Fördelar med att anställa distansmedarbetare

Innan vi går igenom de praktiska riktlinjerna för att anställa distansmedarbetare vill jag säga några ord om varför du över huvud taget kan överväga att göra detta.

• Tillgång till en bredare talangpool: En rekryteringsprocess för distansarbete ger dig möjlighet att få tillgång till en global talangpool som inte begränsas av geografiska gränser. Det innebär större chans att hitta den perfekta personen för specifika roller, med en mängd olika färdigheter och erfarenheter.
• Kostnadsbesparingar: Du kan spara kostnader för att upprätthålla ett fysiskt kontor, inklusive hyra, el och andra tjänster samt kontorsmaterial. Dessutom kan distansmedarbetare acceptera lägre löner i utbyte mot flexibiliteten och besparingarna på pendling.
• En mångfaldig arbetsstyrka: Distansrekrytering bidrar till en mer mångfaldig arbetsstyrka eftersom arbetsgivare inte begränsas till att anställa kandidater från en viss region. Denna mångfald kan tillföra olika perspektiv och idéer, vilket främjar innovation och kreativitet.
• Förbättrat välbefinnande för medarbetare: Distansarbete kan leda till bättre psykisk hälsa och ett bättre allmänt välbefinnande för medarbetare, eftersom de får större kontroll över sin arbetsmiljö och kan upprätthålla en bättre balans mellan arbete och privatliv.
• Kontinuitet i verksamheten: Ett distansteam kan vara tillgängligt dygnet runt och göra din verksamhet mer motståndskraftig i kristider.

Jag minns att jag en gång behövde leta efter en iOS-ingenjör i Grimsby i Storbritannien eftersom det var där vårt kontor låg, och jag kan säga att ingen hade det särskilt roligt. Varken vi, teamet eller kandidaterna.

Efter månader av resultatlöst sökande bestämde vi oss för att anställa på distans, och vi tillsatte tjänsten inom en månad.

Author's Tip

Distansrekrytering ger också möjlighet att rikta om insatserna mot era företagsvärderingar och det som förenar människor—oavsett var de befinner sig. När jag ser organisationer få panik över att de kommer att förlora ”företagskulturen” när de lämnar en kontorslokal säger jag: “Jag beklagar att ni inte hade en företagskultur, utan en kontorskultur”.

Så anställer du distansmedarbetare

Nu går vi in på det. Att anställa distansmedarbetare innebär att du behöver anpassa din nuvarande rekryteringsprocess för att ta hänsyn till sådant som språkskillnader och var du ska söka efter kandidater. 

Här är vad du bör fokusera på:

Anpassa arbetsbeskrivningarna

Ett av de första stegen är att granska dina arbetsbeskrivningar för att säkerställa att de är lätta att förstå för olika målgrupper. Det innebär att de ska vara skrivna på ett lättillgängligt språk utan slang eller idiomatiska uttryck. 

Försök till exempel att undvika klyschor som ”driven” eller att göra något i stil med ”god humor” till ett krav.

Människor kan tala utmärkt engelska utan att nödvändigtvis förstå idiomatiska uttryck, och ingen ska behöva läsa din arbetsbeskrivning med en ordbok. 

Se till att eventuella begränsningar, till exempel lön, tidszon eller arbetsskift, framgår tydligt i arbetsbeskrivningen.

Dessutom brukar jag alltid nämna vilken typ av inställning vi söker, det vill säga någon som är företagsam och initiativrik.

Distansarbete innebär vanligtvis mindre detaljstyrning, men det betyder att mycket arbete måste utföras självständigt.

Potentiella kandidater bör vara redo för det och kunna visa det under en intervju genom att ge exempel på när de tog initiativ till att upptäcka problem och lösa dem, eller när de kommunicerade effektivt med flera intressenter för att genomföra ett komplext projekt på distans.

Om du vill läsa mer om att skriva arbetsbeskrivningar kan du läsa min artikel om hur man skriver en arbetsbeskrivning.

Variera var du publicerar jobbannonser

Även om vissa vanliga jobbportaler har försökt erbjuda fler distanstjänster kan det vara bra att titta på jobbportaler som är särskilt inriktade på distansarbete.

De flesta är betalda, men det finns några kostnadsfria. Mina förslag är: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Ett bra system för kandidatspårning hjälper dig att bygga upp din kandidatpool och hantera kandidaterna genom processen.

Det är också viktigt att utveckla en bra rekryteringssida för att marknadsföra lediga tjänster till potentiella sökande som kanske följer ditt företag direkt.

Programvara för karriärsidor kan göra det mycket enklare att hantera den här processen och samtidigt se till att dina jobbannonser är konsekventa med ditt arbetsgivarvarumärke.

Lite mer förberedelser inför intervjun

Distansintervjuer kan kräva lite mer förberedelser av dig och av alla i ditt team som kommer att genomföra dem.

Du måste se till att du är förberedd både när det gäller utrustning och inställning:

Se till att du har en bra uppställning för distansintervjuer. Du behöver inte en 4K-kamera eller utrustning på streamer-/Youtuber-nivå, men se till att du syns tydligt i kameran och att det finns få störningsmoment när du genomför intervjuer. 

Helst sitter du vid ett skrivbord—undvik att genomföra intervjuer i en bil eller på väg någonstans; du blir distraherad och det är respektlöst mot den andra personens tid. 

Sträva alltid efter att vara med på video så att du kan få bättre kontakt med personen och be, när det är möjligt, personen att vara med på video åtminstone en gång under processen. 

Du måste få fram mycket genom ett videosamtal—vilket kan vara svårare—och det innebär att du förmodligen behöver ägna mer tid åt varje kandidat. 

Och precis som du kan behöva mer tid för att skapa dig en bild, kan de behöva samma sak för att förstå mer om dig och ditt företag. 

Fokusera på att tillbringa tid med varje kandidat för att hjälpa dem att förstå teamets eller företagets kultur och mål.

De kommer kanske från en annan kultur, så du måste se till att de förstår förväntningar och normer och är okej med dessa.

Om du till exempel har ett mycket samarbetsinriktat team, men kandidaten kanske har varit konsult och bara fått ett projekt att leverera utan särskilt mycket kommunikation, ska du se till att förklara skillnaden för dem och att de är okej med det.

Om du dessutom intervjuar personer på distans från ett kontor ska du vara beredd på att svara på frågor om hur ditt företag balanserar kontorsbaserade respektive distansarbetande medarbetare när det gäller möjligheter eller synlighet. 

En kommentar om intervjuer över kulturgränser. Om du öppnar din kandidatpipeline för hela världen måste du vara beredd på alla möjliga kommunikationsstilar. 

Jag rekommenderar Kulturkartan av Erin Meyer som en bra introduktion till interkulturell kommunikation.

För fler råd om bättre intervjuer i allmänhet kan du läsa min artikel nyckeln till fokuserade och engagerande intervjuer, där jag går igenom strukturerade, standardiserade intervjuer (som är ännu viktigare att ha vid distansrekrytering).

Om du dessutom behöver hjälp med att hitta programvara som hjälper dig att genomföra distansintervjuer kan du läsa People Managing Peoples artikel om den bästa programvaran för videointervjuer på marknaden idag.

Mer tålamod när du lämnar ett erbjudande 

Som alltid ska du se till att du är välinformerad och har rätt förutsättningar för att lämna ett erbjudande innan du ens är i närheten av det här skedet.

Ett erbjudande kan kräva lite mer fram och tillbaka med distanskandidater och kanske lite mer vägledning för att hjälpa personer genom din process, eftersom det kan vara första gången en kandidat har kontakt med ett företag från ditt land. 

Utrusta dig med tålamod. 

För mer information om att lämna ett erbjudande kan du läsa min artikel om hur man lämnar ett jobberbjudande.

Bästa metoder för att anställa distansmedarbetare

Att anställa distansmedarbetare kräver andra processer och metoder. Här är några bästa metoder att följa när du utökar din distansarbetsstyrka.

Undersök lokal arbetslagstiftning

När du anställer distansarbetare är det viktigt att först bekanta dig med arbetslagstiftningen i de delstater eller länder där potentiella distansmedarbetare bor. 

Detta omfattar förståelse för regler kring arbetstid, minimilön, förmåner och uppsägningsförfaranden.

Skapa en global ersättningsstrategi

I slutändan är ersättningen det främsta skälet till att de flesta av oss går till arbetet, så det är värt att fundera på hur du ska hantera detta när du anställer på distans.

Som Liam Reese rekommenderar i sin utmärkta artikel om global ersättning ”De flesta organisationer väljer att anpassa grundlönen efter den lokala marknaden, så här behöver du ta dig tid att undersöka lokala marknadslöner och sedan justera beroende på din strategi för respektive roll (släpa efter marknaden, följa marknaden eller leda marknaden).

Självklart behöver du också ta hänsyn till lokala regler, inklusive lagar om minimilön, regler för övertid, skattemässiga konsekvenser och obligatoriska förmåner.

Om du saknar resurser för att genomföra den här typen av analys för varje roll i varje land kan du alltid justera utifrån levnadskostnaderna. Detta kan också vara relevant för länder där du inte har särskilt många roller.”

Visa upp din distanskultur tidigt

När du anställer på distans får kandidaterna inte möjlighet att gå runt på kontoret, se hur teamen samarbetar eller få en känsla för er kultur genom vardagliga interaktioner. 

Det innebär att det är ditt ansvar att aktivt visa dem hur det är att arbeta med ditt team.

Det innebär att introducera dem för framtida kollegor, inte bara rekryterande chefer, och låta dem höra hur människor kommunicerar och samarbetar. 

Du kan också dela sådant som er Slack-etikett, ett utdrag ur er personalhandbok eller till och med en kort Loom-video som visar era teamrutiner.

Du kan också ge kandidaterna en inblick i era värderingar i praktiken. Om ni säger att ni prioriterar asynkront arbete eller lägger stor vikt vid självständighet, visa hur det fungerar i praktiken – berätta hur ni genomför dagliga avstämningar eller fattar beslut utan ändlösa möten.

Det är också bra att vara ärlig om utmaningar (”Vi håller fortfarande på att hitta den perfekta mötesfrekvensen”). Den ärligheten bygger förtroende och hjälper kandidaterna att känna att de fattar ett välinformerat beslut, i stället för att bara låta sig övertygas av en polerad presentation.

Överväg experthjälp

Att navigera bland mängder av obekanta arbetsrättsliga lagar och löneprocesser i en ny jurisdiktion kan bli för mycket för vissa organisationer.

Därför väljer många organisationer att använda en tjänst för extern arbetsgivare. Det innebär att du snabbt kan anställa heltidsmedarbetare utan att behöva starta en utländsk juridisk enhet eller hantera löner.

Alternativt kan du anlita uppdragstagare eller kanske starta en utländsk juridisk enhet och samarbeta med en lokal PEO eller en HR-konsultbyrå för att säkerställa att allt blir rätt.

Att tänka på vid anställning av distansmedarbetare

Det låter bra att utöka den talangpool du har tillgång till, men det kan medföra vissa komplikationer.

Hantera löneadministrationen

Löneadministration kan vara komplicerad, särskilt för småföretag. Att hantera löner i olika jurisdiktioner ökar komplexiteten och riskerna om det inte görs korrekt.

Beräkna ersättning

Att fastställa en rättvis ersättning för distansmedarbetare innebär att ta hänsyn till lokala lönenivåer, levnadskostnader och förväntade förmåner.

Risk för fast driftställe

En affärsnärvaro i ett annat land kan medföra bolagsskatt och ytterligare krav på efterlevnad.

Med fast driftställe avses den miniminivå som, när den överskrids, leder till att ett företag beskattas och omfattas av reglerna i ett annat land.

Felklassificering av anställda som uppdragstagare

Felklassificering av arbetstagare kan leda till böter, sanktioner och rättsliga tvister. Därför är det viktigt att tydligt definiera arbetsroller och överväga att omvandla uppdragstagare till anställda för att följa reglerna (för vägledning genom detta komplexa delområde rekommenderar jag att du härnäst läser vår förklaring av felklassificering av anställda och hur du undviker det.)

IP- och uppfinningsrättigheter

Internationella anställningar kan försvåra skyddet av immateriella rättigheter (IP) på grund av varierande IP-lagstiftning och arbetsmiljöer på distans.

Beskattning av distansanställda

Det är avgörande att fastställa var distansanställda ska betala skatt. Det kan vara svårt att förstå hur man navigerar i detta och du kan behöva rådfråga en tjänsteleverantör som kan hjälpa dig att förstå efterlevnadshinder och utländska skatteregler.

Så skapar du förutsättningar för att distansanställda ska lyckas

Jag har lett distansteam i några år nu, så slutligen tänkte jag dela med mig av några lärdomar som kan hjälpa dig att skapa goda förutsättningar för att dina distansanställda ska lyckas.

Grundlig introduktion 

Att introducera någon på distans är svårare än att välkomna personen till ett kontor, eftersom det ofta handlar om möte efter möte och väntetid mellan mötena, då personen antingen måste läsa mekaniskt eller vänta på nästa uppgift.

Här är ett par saker jag fokuserar på för att göra introduktionsprocessen på distans så smidig som möjligt: 

• Se till att du är redo att skicka ut all information och utrustning i förväg.
• Börja bjuda in personen till dagliga avstämningar och samtal redan före den första arbetsdagen. På så sätt kan personen redan känna igen namn och veta vem det eventuellt går att vända sig till när arbetet börjar. 
• Om ni har en företagsresa nära inpå startdatumet kan du fråga om den nya medarbetaren kan följa med (men se till att respektera den nya medarbetarens tid – personen kanske inte kan delta i alla möten eller resor eftersom det kan finnas saker att avsluta på den tidigare arbetsplatsen).

För mer information kan du läsa 11 tips för introduktion av distansanställda.

Anpassa återkopplingen

När du leder ett distansteam kommer du ofta att behöva förlita dig på teammedlemmarnas egen initiativförmåga och entreprenörsanda. 

Som jag nämnde ovan tycker jag om att lägga till detta i mina arbetsbeskrivningar. Men du måste se till att du fortfarande ger alla återkoppling och vägledning i rätt tid 

Du kanske inte har haft möjlighet att bygga en lika nära relation med dina teammedlemmar eftersom de arbetar på distans

Därför är det viktigt att du försöker skapa dig en så god förståelse som möjligt för situationen och personens tankar innan du ger återkoppling. 

Se till att ställa frågor som ”Var befinner vi oss i detta? Vilka hinder ser vi framför oss/vilka hinder har vi? Vad behöver du från mig för att jag ska kunna hjälpa dig att leverera detta?”. 

Jag tycker också om att diskutera de mål jag sätter upp för det kommande kvartalet med mitt team, för att stämma av vad som händer med var och en av dem individuellt och sedan med hela gruppen. Jag går igenom och sätter de viktigaste målen en gång per kvartal, och sedan följer vi upp framstegen varje månad. 

Jag följer också regelbundet upp individuella mål i våra 1:1-samtal varannan vecka och använder även denna tid till att se hur personen mår.

Du träffar inte människor i verkligheten, så du vet inte om deras barn är sjukt eller om de har haft problem som tillfälligt kan påverka deras arbete. Dra därför inte förhastade slutsatser. 

Du kan inleda möten med rött/gult/grönt eller en skala från 1 till 10 för att få en uppfattning om hur teamet mår. Se till att följa upp med personer som ger vissa signaler (låga siffror eller gult/rött)

Sammanhanget är avgörande, men det går lättare förlorat på distans. Se därför till att avsätta tid för att förstå ditt team bättre och inte bara genomföra ytliga avstämningar.

Teambuilding 

För att skapa goda relationer tycker jag om att avsätta tid för informella och icke arbetsrelaterade aktiviteter. Det kan vara en afterwork eller en fikapaus med teamet.

Det kan vara en spelsession under lunchen eller att skapa en Discord-server där människor kan gå in i ett rum med enbart ljud (för att motverka videotrötthet) och umgås så lite eller så mycket de vill medan de arbetar med annat. 

Man kan också dela flera skärmar samtidigt för att göra samarbetet enklare.

Just nu, när jag skriver detta, befinner jag mig i en Discord-server efter arbetstid med mina vänner, som spelar några spel, och jag känner mig inte alls trött efter en hel dag med videosamtal. 

Distansrekrytering kan hjälpa dig att nå dina mål

Att rekrytera på distans är ett utmärkt sätt att se till att du får den bästa personen för rollen, snarare än den bästa personen inom ett visst geografiskt område.

Ja, det kan kräva mycket arbete för att få det rätt, men belöningen är stor eftersom du kan få en sådan mångfald av perspektiv.

På mitt företag uppskattar vi verkligen att höra människors olika perspektiv, eftersom vi vill skapa en global produkt.

Distansarbete är inte en fluga, och det är inte längre bara till för ett fåtal ”digitala nomader” – det är en förändring av arbetsparadigmet.

För ytterligare hjälp med att hitta den kompetens du behöver kan du ta en titt på dessa tips för kandidatsökning, specifikt tips för att anställa internationella medarbetare, eller råd om hur du bygger ett starkt arbetsgivarvarumärke för att attrahera kandidater.

Vanliga frågor om hur man anställer distansmedarbetare

Vilka roller är vanliga för distansarbetare?

Vanliga distansroller är bland annat:

• Programvaruutvecklare
• Marknadsförare
• Kundsupportmedarbetare
• Formgivare
• Innehållsskapare
• Projektledare.
  

Roller som bygger på digitala verktyg och självständigt arbete anpassar sig generellt väl till distansarbete.

Vilket är det bästa sättet att betala distansmedarbetare?

Om du hanterar det själv kan du använda globala löneplattformar som Deel, Remote.com eller Papaya Global för att hantera efterlevnad, skatter och valutaomvandlingar.

Alternativt kan du anställa genom en extern juridisk arbetsgivare (EOR) om du inte har en lokal juridisk enhet i medarbetarens land.

Är det billigare att ha distansmedarbetare?

Ofta ja – företag sparar in på kontorslokaler, driftkostnader och flyttkostnader, och i vissa fall även på löner beroende på geografiska levnadskostnader.

Men kostnader som teknikbidrag för distansarbete, globala lönetjänster och lokala efterlevnadsavgifter bör också räknas med.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För ytterligare vägledning om hur du anställer distansmedarbetare och andra ämnen inom talanghantering kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får alla våra senaste artiklar som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.