Löneskatt jämfört med inkomstskatt: viktiga skillnader förklarade

• Vem som bidrar
• Vad de tillämpas på
• Hur de beräknas
• Vad de finansierar.

Exempelvis betalas löneskatter in av både organisationen och den anställda, medan inkomstskatter endast tas ut av anställda.

Löneskatter beräknas också som en fast procentsats av bruttolönen, medan inkomstskatt är progressiv och omfattar flera inkomstkällor.

Medan löneskatter går till specifika program används inkomstskatter till en mängd olika statliga program.

Nu går jag igenom varje skatt mer i detalj.

Vad är löneskatter?

I USA tas löneskatter ut av både anställda och arbetsgivare för att finansiera specifika federala program och delstatsprogram:

• FICA-skatter (skatter till socialförsäkringen och sjukförsäkringen Medicare)
• Den federala arbetslöshetsskattelagen (FUTA)
• Den delstatliga arbetslöshetsskattelagen (SUTA).

Dessa tillämpas på den anställdas lön upp till en viss gräns.

Från och med 2025 gäller skatten till socialförsäkringen för löner upp till $168,600, medan skatten till sjukförsäkringen Medicare inte har något inkomsttak.

Vilka är skattesatserna för löneskatt?

• Skattesatsen för socialförsäkringen är 6.2% för både anställda och arbetsgivare (12.4% totalt).
• Skattesatsen för sjukförsäkringen Medicare är 1.45% vardera för anställda och arbetsgivare (2.9% totalt). Ytterligare skatter till sjukförsäkringen Medicare kan gälla för personer med högre inkomster.
• FUTA-skattesatsen är 6% på de första $7,000 i lön som betalas till varje anställd under ett kalenderår (högst $420). Arbetsgivare kan dock få en kreditering på upp till 5.4% för att de betalar delstatlig arbetslöshetsskatt, vilket ger en faktisk FUTA-skattesats på 0.6%.
• SUTA-skattesatser och löneunderlag varierar mellan delstaterna och omfattas av delstatsspecifika bestämmelser.

Vad finansierar löneskatter?

I USA finansierar skatterna till socialförsäkringen och sjukförsäkringen Medicare specifika statliga program. 

Skatterna till socialförsäkringen stöder främst pensionsförmåner, förmåner vid funktionsnedsättning och efterlevandeförmåner, medan skatterna till sjukförsäkringen Medicare finansierar sjukförsäkringsprogrammet Medicare för äldre och vissa personer med funktionsnedsättning.

Tips: Genom att använda lösningar för skattehantering kan företag följa reglerna och hantera dessa inbetalningar effektivt.

Exempel på hur man beräknar löneskatter

Löneskatter är relativt enkla att beräkna. Du behöver bara beräkna hur mycket som ska betalas som en procentandel av den anställdas bruttolön.

Om en anställd till exempel tjänar $60,000 per år och får $5,000 utbetalt varje månad blir månadsinbetalningarna följande:

• Skatt till socialförsäkringen (12.4%): $620 fördelat 50/50 mellan den anställda och arbetsgivaren
• Medicare (2.9%): $145 fördelat 50/50 mellan den anställda och arbetsgivaren
• FUTA (6%): $300 betalas av arbetsgivaren
• SUTA (2.8%): $140 betalas av arbetsgivaren.

Totalt betalat av den anställda: $310 + $72.50 = $382.5 0

Totalt betalat av arbetsgivaren: $310 + $72.50 + $300 + $140 = $822.50

Vad är inkomstskatter?

Inkomstskatter är skatter som tas ut av myndigheter på individer, inklusive löner, arvoden, ränta, utdelningar, kapitalvinster, hyresintäkter och företagsvinster.

Skattesatserna beräknas av organisationer baserat på inkomstnivåer och deklarationsstatus. 

Individer ansvarar för att lämna inkomstdeklarationer årligen och betala eventuella skatter som ska betalas direkt till myndigheterna.

Vilka är inkomstskattesatserna?

Amerikanska inkomstskattesatser är progressiva, vilket innebär att de ökar med inkomsten. Från och med 2025 finns det sju skatteklasser som sträcker sig från 10 % till 37 %, där skattesatserna tillämpas på olika inkomstintervall.

Skattelagstiftningen omfattar även avdrag, skattelättnader och undantag som kan påverka det skattebelopp som ska betalas.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vad finansierar inkomstskatterna?

Intäkter från inkomstskatt i USA bidrar till att finansiera olika statliga funktioner, inklusive nationellt försvar, vårdprogram, utbildning, infrastruktur och sociala välfärdsprogram.

Så beräknar du inkomstskatt

Att beräkna inkomstskatt är något mer komplicerat och innebär flera steg. Här är en allmän översikt över hur du beräknar federal inkomstskatt:

1. Hämta formulär W-4 från den anställda

Kräv att varje anställd fyller i formulär W-4, intyg om skatteavdrag för anställda, vid anställningen eller när deras skattesituation förändras. Formuläret innehåller information om den anställdas deklarationsstatus, avdrag och önskemål om ytterligare skatteavdrag.

2. Fastställ deklarationsstatus och avdrag

Granska informationen som den anställda har lämnat i formulär W-4 för att fastställa deklarationsstatus och antalet begärda avdrag. Ju fler avdrag som begärs, desto mindre federal inkomstskatt dras från den anställdas löneutbetalning.

3. Använd IRS publikation 15 (cirkulär E)

Se IRS publikation 15 (cirkulär E), arbetsgivarens skatteguide, som tillhandahålls av Internal Revenue Service (IRS). 

Denna publikation innehåller tabeller och instruktioner för federala inkomstskatteavdrag samt beräkning av avdragsbelopp baserat på anställdas löner, deklarationsstatus, löneintervall och skatteavdrag.

4. Använd IRS tabeller för skatteavdrag

Använd lämpliga tabeller för skatteavdrag från IRS publikation 15 för att beräkna det federala inkomstskatteavdraget baserat på den anställdas deklarationsstatus, löneintervall (t.ex. varje vecka, varannan vecka eller varje månad) och lön.

Om vi till exempel fortsätter med exemplet ovan med en anställd som har en årslön på $60,000 och får lön varje månad, skulle beräkningen se ut så här:

• 10% av de första $11,600 = $1,600
• 12% av $11,601 - $47,150 = $4,266
• 22% av $47,150 - $60,000 = $2,827
• Totalt per år = $8,693
• Totalt per månad = $724.42 

5. Tillämpa procentmetoden om den är tillämplig

Om en anställds lön överstiger det högsta löneintervallet i tabellerna för skatteavdrag ska du använda procentmetoden för att beräkna skatteavdraget. Det innebär att en fast procentsats tillämpas på det belopp som överstiger det högsta intervallet.

6. Ta hänsyn till önskemål om ytterligare skatteavdrag

Ta hänsyn till eventuella ytterligare federala inkomstskatteavdrag som den anställda har begärt i formulär W-4. Anställda kan ange ett ytterligare belopp i dollar som ska dras från varje löneutbetalning om de räknar med att behöva betala mer skatt eller vill säkerställa att tillräckligt mycket skatt dras.

7. Beräkna skatteavdragsbeloppet

Beräkna det federala inkomstskatteavdraget för varje löneperiod baserat på informationen från formulär W-4 och IRS tabeller för skatteavdrag. Dra av detta belopp från den anställdas bruttolön innan löneutbetalningen görs.

8. Betala in innehållna skatter till IRS

Håll inne det beräknade federala inkomstskattebeloppet från varje anställds löneutbetalning och betala in dessa skatter till IRS regelbundet enligt den inbetalningsplan som fastställs utifrån storleken på din lönesumma och skatteskuld.

9. Spara dokumentation

Se till att föra noggranna register över den federala inkomstskatt som hållits inne för varje anställd, inklusive lönespecifikationer och lönerapporter, för att underlätta skatterapportering och efterlevnad.

10. Internationell hjälp

Vid anställning utanför USA bör du se till att anlita specialistteam och använda programvara för att säkerställa efterlevnad av inkomstskattereglerna i det aktuella landet.

Med löneprogramvara för kanadensiska anställda blir det till exempel enklare att hantera skillnaderna mellan skyldigheter avseende löneskatt och inkomstskatt, även om du inte känner till alla regionala bestämmelser.

Viktiga utmaningar vid hantering av löner och inkomstskatter

Företag står inför en rad utmaningar som kräver noggrann uppmärksamhet och rätt system, från att följa föränderliga nationella bestämmelser till att hantera medarbetare i flera länder.

Nedan följer några av de vanligaste problemen som organisationer stöter på vid hantering av löne- och skatteansvar.

1. Efterlevnad av skattelagstiftningen

Skattelagstiftningen ändras relativt ofta, och det kan vara svårt att följa reglerna. I USA måste organisationer till exempel följa olika federala, delstatliga och lokala skattekrav (det är här en PEO kan vara till hjälp).

2. Distansarbetare eller internationella medarbetare

För att göra saken ännu mer komplicerad har vissa organisationer svårt att navigera bland olika regler i olika delstater eller länder, och felklassificering av medarbetare kan leda till kostsamma böter eller rättsliga problem (det är här en EOR kan vara till hjälp).

3. Noggrann dokumentation

Att föra detaljerade och aktuella löneregister är avgörande för efterlevnad och revisioner. Arbetsgivare måste hålla reda på dokument som tidrapporter, lönespecifikationer, W-4-blanketter och skattedeklarationer. 

Saknade eller felaktiga uppgifter kan leda till böter, juridiska problem eller problem under skattesäsongen, så korrekta rutiner för lagring och bevarande är avgörande.

Bästa praxis för hantering av löner och inkomstskatter

Med så många delar kan hanteringen av löneskatter kännas överväldigande. Så här håller du processen smidig:

Håll personaluppgifterna uppdaterade

För noggranna register över ersättning till anställda och dokumentera skatteavdrag, inklusive federal inkomstskatt, socialförsäkringsskatt, Medicare-skatt samt eventuella delstatliga eller lokala skatter. 

Kom ihåg att alla anställda måste fylla i sin W-4-blankett för att betala inkomstskatt

Håll dig uppdaterad om bestämmelserna

Skattelagstiftningen utvecklas. Det är ditt ansvar att hålla dig uppdaterad om de senaste förändringarna och se till att dina processer är anpassade. I USA är IRS webbplats en naturlig utgångspunkt.

Proffstips

Det är en bra idé att ta kalendern från din löneprogramvara och ladda ner den till din egen kalender – från de individuella lönedatumen och när du behöver skicka in uppgifterna till när löneskattebetalningar och rapporter ska vara inlämnade. Om du har lönekalendern i din huvudsakliga arbetskalender (Microsoft Outlook, Google Workspace osv.) blir det enklare för en löne- eller redovisningsansvarig att hålla koll på alla olika tidsfrister och påminnelser. — Kimberly DeCarrera, fraktionerad ekonomichef, Springboard Legal

Använd löneprogramvara

Modern löneprogramvara kan automatisera beräkningar och hjälpa dig att följa reglerna.

Investeringar i lönelösningar lönar sig snabbt genom sparad tid och färre fel. Här är vårt val av den bästa löneprogramvaran.

Proffstips

Mitt råd är att automatisera så mycket av lönehanteringen som möjligt. Börja med introduktionen genom att automatisera ifyllandet och den säkra lagringen av dina anställdas löneblanketter. När det gäller förändringar för anställda bör du göra samma sak. Har du till exempel en anställd med en ny lön? För att säkerställa att lönen behandlas korrekt bör du hitta ett sätt att lägga in en påminnelse eller markering i systemet så snart ändringen av lönen har godkänts. — Katrina Magdol, grundare, Amalou Consulting

Regelbundna revisioner

Genom att regelbundet granska din lönehantering kan du upptäcka och åtgärda fel i ett tidigt skede. Detta omfattar en granskning av hur anställda klassificeras (anställd eller uppdragstagare), kontroll av lönenivåer och arbetade timmar mot tidsregistreringen samt att skatteavdragen är korrekta (federal, delstatlig och lokal nivå).

Lägga ut eller inte?

Vissa organisationer väljer att lägga ut vissa funktioner, till exempel lönehantering, på professionella tjänster som löneföretag eller HR-konsulttjänster som hjälper till att säkerställa korrekthet och efterlevnad.

Men som jag tar upp i min artikel om för- och nackdelarna med att lägga ut lönehanteringen finns det vissa saker att tänka på här, till exempel kostnader, kommunikationsfördröjningar och datasekretess.

Kunskap om lönehantering är användbar

Oavsett om du väljer att sköta lönehanteringen själv eller inte är det alltid värdefullt att ha grundläggande kunskaper om hur lönehantering fungerar samt om olika löneskatter och regler. 

Förhoppningsvis har den här guiden hjälpt dig att förstå skillnaden mellan lönehantering och inkomstskatt. För fler resurser kan du läsa våra artiklar om löneavdrag och certifierad lönehantering.

Du kan också prenumerera på People Managing People-nyhetsbrevet  för att få allt vårt senaste innehåll (inte bara om lönehantering) och få hjälp att bättre hantera talanger i din organisation och utvecklas i din karriär.