Så tar du fram ett affärsunderlag för HR-programvara: en guide i 10 steg
Att hantera HR med kalkylblad i ett växande företag leder till ineffektivitet och utmaningar med dokumentation, vilket gör uppgifter som semesterregistrering och snabb rekrytering svåra.
Att använda smart HR-programvara kan vara en enklare lösning än du tror, särskilt för HR-team i småföretag med begränsade budgetar. I den här artikeln förklarar vi vilka steg du behöver ta för att bygga ett starkt affärsunderlag för att få den nya HR-programvara du är ute efter.
Så bygger du ett affärsunderlag för HR-programvara:
- Verksamhetens behov och vision
- Identifiera problemområden
- Stegen i den nuvarande processen
- Definiera mått på framgång (ROI – avkastning på investering)
- Få inledande stöd och godkännande
- Samla in krav
- Kontakta leverantörer
- Förbered dig på att bemöta invändningar
- Bygg ett affärsunderlag och få godkännande
- Välj den vinnande programvaran
Steg 1 – verksamhetens behov och vision
Verksamhetens behov är de specifika krav och utmaningar som ditt företag står inför när det gäller att hantera personalresurser effektivt, medan visionen snarare handlar om de långsiktiga mål och den riktning som företaget vill följa genom en framgångsrik implementering av ny HR-programvara.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det första steget är att formulera visionen för HR och se till att den stämmer överens med verksamhetens strategi, riktning och vision.
Fördelarna med detta är att skapa stöd hos de viktigaste intressenterna och beslutsfattarna i ledningsgruppen. Lista dina viktigaste behov och anledningen till dem för att skapa samsyn kring vilka krav på HR-programvara organisationen har.
Innan ni investerar i ny HR-teknik bör ni definiera verksamhetens behov – oavsett om det gäller talanganskaffning, introduktion eller ledarskapsutveckling. Genom att förstå era mål säkerställer ni att tekniken överensstämmer med er strategi.
Anpassa din riktning och vision
Här är ett exempel på hur du kan anpassa verksamhetens behov till anledningen till att du bör investera i ett nytt HR-system.
| Affärsbehov | Varför? |
|---|---|
| Vi behöver bättre verktyg för att följa vårt antal anställda. | Vår nuvarande process för att följa antalet anställda är tidskrävande och felbenägen, eftersom viktiga mätvärden beräknas manuellt. |
| Vi behöver effektivisera vår rekryteringsprocess eftersom vi planerar att anställa X nya medarbetare i år. | Kandidaternas återkoppling har varit att vår process är långsam och förvirrande. Genom att investera i ett nytt ATS kan vi påskynda granskningen av CV:n, schemaläggningen av intervjuer och urvalet av kandidater med x %. |
| Uppföljningen av anställningsavtal sker manuellt | Med våra mål för tillväxt av antalet anställda behöver vi ett automatiserat och integrerat sätt att följa upp signaturer på avtal. |
| Öka medarbetarnas engagemang | Vårt engagemang är oroande och vi har för närvarande en manuell process för prestationsbedömningar och enkäter, där informationen inte är lättillgänglig eller möjlig att omsätta i åtgärder. |
Fall inte heller offer för syndromet med glänsande föremål och driv inte på införandet av ny programvara bara för att den marknadsför några tjusiga nya funktioner.... host, host, till exempel AI-baserade verktyg! Fokusera i stället på programvara som löser era specifika behov och stödjer er vision om att uppnå era mål.
Jaga inte trender utan att förstå era unika affärsbehov. Oavsett om det handlar om ett nytt verktyg, en policy eller en förmån bör varje initiativ anpassas till organisationens mål och medarbetarnas prioriteringar.
Steg 2 – Identifiera problemområden
Strategisk talanghantering stärker affärsargumenten för HR-programvara genom att anpassa tekniska lösningar till problemområden inom personalutvecklingen.
Problemområden syftar i det här sammanhanget på de specifika svårigheter och ineffektiviteter som ett företag upplever i sina nuvarande processer för HR-hantering och som HR-programvara ska åtgärda och minska. Lista alla era problemområden och håll inte tillbaka.
Exempel på checklista för att identifiera problemområden
- Hur många kalkylblad måste ni uppdatera när ni lägger till eller ändrar en medarbetare?
- Kan medarbetarna uppdatera sina egna uppgifter?
- Hur ofta stöter ni på fel vid dataregistrering?
- Vilka uppgifter tar upp det mesta av er dag?
Svaren på frågorna kommer att ligga till grund för ert affärsunderlag för att skaffa ny HR-programvara.
Steg 3 – Nuvarande processsteg
Nuvarande processsteg beskriver hur ni gör saker i HR-avdelningen i dag. Detta bör omfatta alla era centrala HR-uppgifter, till exempel hur ni hanterar medarbetarregister, ledighetsansökningar, rekrytering och introduktion. (Jag gissar att ni främst använder kalkylblad och e-post.)
Börja med att lista de viktigaste processerna, stegen för varje process, vem som ansvarar för varje steg och hur lång tid varje process tar.
Exempel på förenklad processkarta
| Huvudprocess | Underprocess | Processsteg | Vem | Tid |
|---|---|---|---|---|
| Personalregister | Lägg till ny medarbetare | Öppna ett kalkylblad och lägg till en ny rad med medarbetarens information. Se till att medarbetarnumret är uppdaterat. Lägg till medarbetaren i förmånsregistret och uppdatera kalkylbladet för uppföljning av förmåner. Uppdatera löneuppföljningen. Skicka ett e-postmeddelande till löneavdelningen med medarbetarens information. Registrera medarbetare i löneplattformen osv. | HR | 30-45 minuter |
| Personalregister | Uppdatera medarbetares adress | Öppna kalkylblad nr 1 och uppdatera det. Öppna löneuppföljningen och uppdatera den. Skicka ett e-postmeddelande till löneavdelningen med den nya adressen. | HR | 15 minuter |
| Personalregister | Medarbetares semesterbalans | Skicka ett e-postmeddelande till chefen för avstämning. Jämför chefens anteckningar med HR:s anteckningar. Öppna tidrapporteringssystemet och verifiera. Beräkna saldot utifrån eventuell proportionering (vid behov). | HR och chef | 15-45 minuter |
Tips från experten: Du kan ta processkartläggningen ett steg längre och, bredvid alla processsteg, ange om steget tillför värde till organisationen (VA – värdeskapande) eller inte tillför något värde (NVA – icke värdeskapande).
Steg 4 – Definiera mått på framgång (ROI – avkastning på investering)
Det kan handla om högre engagemang, bättre kvarstannandegrad, snabbare tillsättning av tjänster eller mer utrymme i HR-teamet för sådant som relationsskapande, utbildning och värdeskapande aktiviteter.
Om du kan spara tid genom att investera i HR-programvara, vad skulle du då använda den tiden till?
Beslutsfattare vill gärna se ROI-siffrorna. För HR-programvara mäts detta vanligtvis i tidsbesparingar, och därför kan du ange ett belopp i dollar för besparingen.
Exempel (många antaganden görs och vi uppmuntrar dig att ange dem):
Som referens: 52 veckor per år * 8 timmar per dag = 2 080 timmar
2 080 timmar * 60 minuter per timme = 124 800 minuter per år
Lön = $80,000
Tid per given uppgift = 15 minuter
Uppgifter per månad = 50
Total tid per månad = 750 minuter
Total kostnad per månad = (124,800/$80,000 = $1.56 av lönen per minut). $1.56 * 750 minuter per månad = $1,170 per månad i arbetskostnad.
Formeln ovan visar den positiva effekten av att hitta en ny HR-lösning som använder automatisering för att eliminera en 15 minuter lång uppgift som din HR-personal utför ofta – så ofta som 50 gånger per månad.
Genom att eliminera den uppgiften med hjälp av automatisering skulle ditt företag spara $1,170 per månad i arbetskostnader. Det är en betydande kostnadsbesparing för företagets resultat!
Steg 5 – Få inledande stöd och godkännande
Använd den här tiden till att presentera dina resultat från stegen ovan och säkerställ att du har stöd från dina HR-chefer för att fortsätta, eller avgör om du behöver avsluta processen. Om du har fått ett muntligt godkännande kan du fortsätta!
Exempel på hur du får inledande stöd
- Fallstudier: Presentera fallstudier från liknande organisationer som framgångsrikt har implementerat HR-programvara och visa konkreta fördelar.
- Kostnads- och nyttoanalys: Visa en detaljerad kostnads- och nyttoanalys som belyser kostnaderna för HR-programvara i förhållande till kostnadsbesparingarna och den förbättrade effektivitet som du förväntar dig att få genom den nya HR-tekniken.
- Demonstrationer: Ordna en demonstration av HR-programvaran för att visa dess funktioner och användarvänlighet samt hur den står sig jämfört med ditt nuvarande system.
- Produktivitetsstatistik: Visa statistik över förbättrad produktivitet och tidsbesparingar från företag som använder liknande HR-programvara.
Steg 6 – Samla in krav
Jag vet att det här inte är det roligaste steget, men det är ett av de viktigaste. Innan du kontaktar programvaruleverantörer bör du vara tydlig med dina krav och inhämta synpunkter från alla viktiga intressenter.
| Viktigt krav | Vem | Varför |
|---|---|---|
| En enda tillförlitlig källa för medarbetardata | CEO, COO, HR, chef, medarbetare | Förhindra fel, öka hastigheten och förenkla användningen |
| Mål följs upp och är synliga för företagsledningen | Företagsledning, chef, HR, medarbetare | Alla mål måste samlas i en vy för företagsledningen och teamledaren. |
| CV:n granskas av den rekryterande chefen | HR, rekryterande chef | I dagsläget kopierar HR CV:n och klistrar in dem i en mapp på den gemensamma enheten. Chefer behöver automatiskt meddelas när ett CV kommer in så att de snabbt kan sortera bort eller gå vidare med det. |
| Kompatibilitet med annan programvara som redan används | CTO, IT-chef | För att få ut så mycket som möjligt av din nya HR-teknik behöver du säkerställa att den är kompatibel med annan programvara som organisationen redan använder. |
Steg 7 – Kontakta leverantörer
Jämför olika alternativ, be om några demonstrationer och dela dina krav med en kortlista över HR-programvaruleverantörer som verkar passa bra inledningsvis. Det hjälper dem att visa hur deras programvara kan göra din vardag enklare!
Om plattformen du är intresserad av inte har alla funktioner du behöver kan du fråga hur enkelt det är att integrera den med andra applikationer i din teknikstack för HR.
När du har fått kontakt med leverantörerna bör du se till att följa upp deras produkts funktioner i förhållande till dina unika krav.
| Viktigt krav | Kritiskt (Ja/Nej) |
|---|---|
| Inbyggda avtal och bekräftelse av underskrift | Nej |
| Medarbetare kan uppdatera sina egna uppgifter | Ja |
| Semester följs upp via ett system och godkänns av chefen. HR har insyn. | Ja |
Steg 8 – Förbered dig på att bemöta invändningar
Innan du lämnar din slutliga rekommendation bör du ta dig tid att förbereda dig på möjliga invändningar – särskilt kring kostnaden. Ekonomiska farhågor är ofta det största hindret när man presenterar ny HR-programvara, så det är viktigt att vara redo med tydliga och övertygande svar.
Vanlig invändning: ”Det är för dyrt.”
Bekräfta oron och fokusera sedan på värdet. Lyft fram de långsiktiga besparingarna som programvaran erbjuder genom att minska manuellt arbete, minimera fel och sänka efterlevnadsriskerna. Visa om möjligt hur kostnaden står sig i jämförelse med det nuvarande systemets dolda utgifter – till exempel den tid som läggs på att rätta till misstag eller hantera krångliga lösningar.
Vanlig invändning: ”Kan vi inte bara fortsätta använda det vi har?”
Förklara riskerna med att inte göra något. Äldre system leder ofta till ineffektivitet, dålig insyn i data och en ökad administrativ belastning. Betona hur den nya programvaran stöder tillväxt, effektiviserar verksamheten och hjälper företaget att fatta bättre beslut snabbare.
Vanlig invändning: ”Vad är avkastningen på investeringen?”
Kom förberedd med data. Använd riktmärken, fallstudier eller ROI-kalkylatorer från leverantörer för att uppskatta kostnadsbesparingar, sparad tid eller produktivitetsökningar. Uttryck det i termer som är viktiga för dina intressenter – sparade pengar, minskade risker eller skyddade intäkter.
Genom att bemöta invändningar direkt stärker du ditt argument och visar att du har övervägt beslutet ur alla perspektiv.
Steg 9 – Ta fram ett affärsunderlag och få godkännande
När du har samlat in all information ovan är det dags att sammanställa ditt affärsunderlag. Det behöver inte vara ett dokument på tio sidor – det kan vara så enkelt som ett PM på en sida (för vem har egentligen tid att läsa tio sidor?).
Beslutsfattare vill ha svar på följande frågor:
- Hur mycket kostar det?
- Vilka problem kommer programvaran att lösa?
- Vad händer om vi inte investerar i programvaran?
- Hur lång tid kommer implementeringen att ta?
- Varför behöver vi investera nu?
- Vilken ROI ger implementeringen av den här programvaran?
Du kanske inte känner till svaren på kostnadsfrågorna. Att söka godkännande i det här skedet kommer dock att lägga grunden för framgång.
En välstrukturerad RFP för HR-programvara hjälper dig att presentera denna information i ett format som leverantörer enkelt kan förstå och svara på.
Många företag testar kostnadsfria HR-system för att visa fördelarna med HR-automatisering innan de investerar i betalda lösningar.
Här är en mall för ett beslutsunderlag som du kan använda för HR-programvara:
- Sammanfattning: Kort översikt över förslaget, de viktigaste fördelarna och slutsatserna.
- Nuvarande situation och problembeskrivning: Beskrivning av nuläget samt de specifika utmaningar eller problem som hanteras.
- Föreslagen lösning och fördelar: Detaljerad beskrivning av den föreslagna lösningen och dess förväntade fördelar, inklusive en kostnads- och nyttoanalys (använd beräkningen i steg 4 för att jämföra med den potentiella programvarukostnaden och lista besparingarna).
- Implementeringsplan och riskbedömning: Implementeringsstrategi steg för steg, tidsram och en sammanfattning av potentiella risker med planer för riskreducering.
- Slutsats och rekommendationer: En kort sammanfattning av beslutsunderlaget med slutliga rekommendationer för beslutsfattarna.
Det blir enklare att ta fram ett starkt beslutsunderlag för HR-programvara med hjälp av ledande HRIS-certifieringar som styrker din expertis.
Steg 10 – Välj den vinnande programvaran
Hurra! Du har kommit så här långt och fått godkännande att gå vidare med den leverantör du valt.
Men kom ihåg att godkännande genom processen för beslutsunderlaget inte ens är hälften av arbetet. Nästa steg är att välja den HR-programvara som bäst passar verksamhetens behov och förutsättningar när det gäller implementering, introduktion och utbildning.
Om du ansvarar för HR i ett mindre företag kommer dina krav på programvaran att skilja sig från kraven hos ett företag med 2 000 anställda. Dina prioriteringar bör motsvara både dina aktuella behov och sådant som stödjer er tillväxt.
HR-programvara gör HR effektivare
Genom att automatisera dina HR-processer skapar du en bättre upplevelse för medarbetare, chefer och kandidater. Att lägga tid på att ta fram ett detaljerat beslutsunderlag ger följande fördelar:
- Definiera viktiga processer som behöver förändras eller förbättras
- Samla in synpunkter och krav från rätt personer
- Identifiera vilken tid som kan sparas och läggas på värdeskapande arbete
- Visa var investeringar i programvara bör prioriteras. Du kanske tror att du behöver en plattform för prestationshantering, men i själva verket behöver du börja med ett personaladministrativt system.
Oavsett hur ingående eller detaljerad du är kommer ett gediget beslutsunderlag för HR-programvara att förbättra din organisation.
Enligt min erfarenhet såg vi, när vi införde ett HRIS, ATS, måluppföljning och programvara för prestationshantering (allt samtidigt), en mätbar ökning av medarbetartillfredsställelsen, en minskning av den administrativa tiden och mer tid åt värdeskapande aktiviteter.
Detta skapar i sin tur en bättre medarbetarupplevelse för både dina medarbetare, chefer och HR-specialister.
Lycka till med din resa inom digital transformation av HR!
Vad händer härnäst:
Om du håller på att undersöka hur du kan ta fram ett affärsunderlag för HR-programvara kan du kontakta en SoftwareSelect-rådgivare för kostnadsfria rekommendationer.
Du fyller i ett formulär och har ett kort samtal där de går igenom dina specifika behov. Sedan får du en kortlista med programvara att utvärdera. De hjälper dig dessutom genom hela köpprocessen, inklusive prisförhandlingar.
