Företagskostnader: Vad är avdragsgillt & vad är inte avdragsgillt
Oavsett om du är en entreprenör som driver ett litet företag eller en W-2-anställd som vill göra skatteavdrag för din sidoverksamhet är det viktigt att förstå hur företagskostnader som försäkring, hyra och material fungerar.
I den här artikeln går jag igenom vad som är (och inte är) avdragsgillt, tillsammans med exempel som hjälper dig att inte missa möjligheter till besparingar eller råka ut för potentiella problem med skattemyndigheterna.
Observera att den här artikeln gäller företag baserade i USA och är avsedd som en vägledning. Rådgör med en skatteexpert och använd en programvara för kostnadshantering för att säkerställa att din ekonomiska rapportering och kostnadsrapportering följer IRS-reglerna.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är företagskostnader?
Företagskostnader är de kostnader som uppstår när man driver ett vinstdrivande företag. Att beräkna företagets kostnader och dra av dem från företagets intäkter kan bidra till att minska skattebördan. De kallas ofta för avdrag.
Alla företagskostnader är dock inte likvärdiga. För att kvalificera sig som avdragsgilla måste kostnaderna betraktas som ”vanliga och nödvändiga” kostnader för att bedriva verksamhet, i enlighet med USA:s skattelagstiftning (IRC).
Effektiv kostnadshantering handlar inte bara om att sänka kostnaderna – det handlar om att fatta strategiska ekonomiska beslut som stödjer företagets tillväxt, medarbetarnas välbefinnande och långsiktiga hållbarhet.
Förstå olika typer av företagskostnader
Det finns två typer av företagskostnader som jag tar upp i det här avsnittet: avdragsgilla och icke avdragsgilla. För varje typ ger jag en definition tillsammans med några exempel.
Avdragsgilla företagskostnader
Avdragsgilla företagskostnader är sådana som kan dras av från företagets skatter. Detta omfattar kostnaden för sådant som företaget använde indirekt för att tillhandahålla varor eller tjänster, men kom ihåg att kostnaden måste betraktas som ”vanlig och nödvändig”.
- Enligt IRS anses en vanlig kostnad vara ”vanlig och accepterad” (det vill säga inte ovanlig) inom din bransch eller ditt verksamhetsområde.
- IRS definierar en nödvändig kostnad som en kostnad som är ”hjälpsam och lämplig” för att bedriva verksamhet inom din bransch.
Avdragsgilla företagskostnader kan avsevärt minska din skattebörda. Genom att förstå reglerna för skatteefterlevnad kan du förebygga kostsamma revisioner och straffavgifter – det är viktigt att upprätthålla korrekta register. För att hantera dessa kostnader effektivt kan du överväga att använda tillförlitlig programvara för företagsskatt för korrekt uppföljning och efterlevnad.
Exempel på avdragsgilla företagskostnader:
Olika branscher har unika avdragsgilla kostnader, från avdrag för hemmakontor för distansarbetare till skatteavdrag för forskning och utveckling för teknikföretag. Exempel på avdragsgilla företagskostnader omfattar, men är inte begränsade till:
- Löneprogramvara och utgifter
- Program för personalförmåner
- Driftskostnader, förbrukningsmaterial och material
- Hyra av fastigheter och utrustning
- Företagsförsäkring
- Annons- och marknadsföringskostnader
- Välgörenhetsbidrag
- Provisioner (tilläggslöner)
- Resekostnader i tjänsten
- Utbildningskostnader för anställda
- Utgifter för utbildning av anställda
- Hyra av utrustning
- Ränta som betalats på vissa företagslån, företagskreditkort och hypotekslån för fastigheter som köpts av företaget (eller en enskild näringsidkare).
- Måltider
USA:s skattemyndighet (IRS) tillhandahåller detaljerade riktlinjer för vilka utgifter som kan tas upp för att minska din skatteskuld i Publikation 535 (2021), företagsutgifter. Du kan läsa hela listan över IRS-publikationer för mer information.
Tips för småföretag: Att minska företagets utgifter kan bidra till att förbättra lönsamheten. Att investera i de bästa lönetjänsterna för småföretag kan bidra till att sänka lönekostnaderna.
Experttips: Överväg att använda programvarulösningar för att spåra och rapportera utgifter. Här kan du läsa om hur programvara för utgiftshantering fungerar.
En kort berättelse
För att göra detta mer konkret ska jag berätta om en vän till mig, Katherine, som driver en HR-konsultverksamhet hemifrån och är den enda anställda på lönelistan.
Att hantera utgifter effektivt har länge varit avgörande för att upprätthålla lönsamheten i små företag som Katherines. Eftersom hon drev verksamheten hemifrån fokuserade hon till en början på att spåra uppenbara utgifter som kontorsmaterial och internetkostnader.
Men snart insåg hon att det fanns ytterligare möjligheter att maximera avdragen.
Efter sitt första möte med en ny revisor insåg hon att hon kunde göra avdrag för en del av sina boendekostnader, såsom bolåneränta, driftskostnader och fastighetsskatt, som företagsutgifter.
Det förändrade allt. Hon beräknade noggrant hemmakontorets yta i förhållande till bostadens totala yta för att fastställa den avdragsgilla procentandelen.
Katherine började också registrera körsträckan för tjänsteresor, något hon tidigare hade förbisett, och inkluderade affärsrelaterade måltider och nätverksevenemang. Till en början var det något omständligt att hålla reda på alla dessa kvitton.
Men efter att jag visat henne några lösningar för utgiftshantering hittade hon till slut en lösning som gjorde det enklare att kategorisera och dokumentera hennes utgifter korrekt, utan behov av en stor hög med papperskvitton.
Detta proaktiva sätt att hantera utgifter förbättrade inte bara Katherines möjligheter att följa sin ekonomi och hantera medel i realtid, utan minskade också hennes beskattningsbara inkomst avsevärt, vilket gjorde det möjligt för henne att återinvestera mer i att utveckla verksamheten.
Råd om avdragsgilla företagsutgifter
När du gör avdrag för utgifter är det värt att komma ihåg att vissa utgifter är fullt avdragsgilla, andra endast delvis avdragsgilla och andra inte kan dras av under samma år som de uppstod.
Vissa utgifter (t.ex. aktiverade företagstillgångar) måste skrivas av över flera år genom avskrivningar (eller amorteringar för immateriella tillgångar).
Det är också viktigt att notera att vilka utgifter som är avdragsgilla beror på företagets struktur. Det innebär att de tillåtna avdragen och kraven på finansiella HR-rapporteringssystem varierar mellan enskilda firmor, handelsbolag, aktiebolag med begränsat ansvar (LLC) och bolag (s-bolag och c-bolag).
Att förstå de relativa skattemässiga fördelarna och den administrativa bördan – samt tillhörande kostnader – för var och en av dessa företagsstrukturer kan vara avgörande när du startar ditt företag, så att du balanserar skatteeffektivitet med tillgängliga resurser.
Ej avdragsgilla företagsutgifter
Ej avdragsgilla företagsutgifter är sådana som inte kan dras av från företagets skatter. Allt som rör personliga aktiviteter eller privata utgifter är en ej avdragsgill utgift. Nedan har jag listat exempel på sådana utgifter.
Exempel på ej avdragsgilla utgifter
- Förväntade skulder (eller reserver för förväntade skulder)
- Vissa juridiska kostnader (t.ex. sådana som uppstår vid förvärv av en tillgång)
- Klubbavgifter och medlemsavgifter (med vissa undantag)
- Rivningskostnader eller förluster
- Utbildningskostnader som uppstår för att uppfylla minimikraven enligt regelverket för att bedriva verksamhet
- Böter från myndigheter (t.ex. avgifter för sen inlämning)
- Olagliga aktiviteter (t.ex. mutor och olagliga provisioner)
- Lobbykostnader
- Privata utgifter (såvida utgiften inte delvis gäller verksamheten)
- Politiska donationer
Varför du bör hålla koll på företagets utgifter
Det finns stora fördelar med att regelbundet granska företagets intäkter och utgifter (och inte bara under skattesäsongen):
- Det blir enklare att komma ihåg de exakta detaljerna och omständigheterna kring en transaktion
- Det är mindre sannolikt att du tappar bort viktiga underlag, till exempel papperskvitton
- Korrekta uppgifter gör att du kan planera för framtida utgifter och hålla dig inom budgeten
- Det blir enklare att prognostisera företagets lönsamhet (eller brist på sådan) och göra justeringar
Förutom att minska den administrativa bördan under skattesäsongen kan det också innebära snabbare handläggning av ersättningar till anställda, vilket bidrar till bättre arbetsmoral.
Att använda kostnadsfri HR-programvara eller programvara för utgiftshantering för småföretag kan hjälpa dig att hålla noggrann koll på HR-relaterade utgifter utan att, ja, ådra dig ytterligare utgifter!
Så rapporterar du företagets utgifter
En tydlig och transparent policy för utgiftsersättning säkerställer att anställda får rättvis ersättning för verksamhetsrelaterade kostnader samtidigt som reglerna följs. Så här gör du på egen hand:
Steg 1: Upprätta resultaträkningen
Företagets utgifter rapporteras i företagets resultaträkning, där alla intäkter och utgifter ska redovisas. Detta är en finansiell resultat- och förlustredovisning (P&L) som används för att beräkna företagets ekonomiska hälsa. För att skapa den gör du helt enkelt följande:
- Välj en rapporteringsperiod: vanligtvis årsvis, kvartalsvis eller månadsvis.
- Skapa en standardrapport över saldobalansen: använd ditt bokföringsprogram för att lista slutsaldot för varje konto i huvudboken för rapporteringsperioden.
- Beräkna dina intäkter: beräkna alla pengar du har tjänat på dina tjänster under rapporteringsperioden, även om du ännu inte har fått in alla betalningar.
Steg 2: Kategorisera din resultaträkning
När du har förberett större delen av din resultaträkning ska du registrera företagets utgifter efter kategori. Dessa kategorier omfattar:
- Direkta kostnader eller kostnad för sålda varor (COGS) såsom arbetskraftskostnader, materialkostnader, kostnader för företagslokaler, lagring med mera. Dessa dras av från företagets totala intäkter för att fastställa din bruttoinkomst eller bruttovinst.
- Indirekta kostnader såsom allmänna kostnader, marknadsföringskostnader och ersättning till företagsledningen dras av från bruttovinsten för att fastställa rörelseresultatet.
- Avskrivningar och amorteringar används för att kostnadsföra materiella respektive immateriella företagstillgångar över flera år. Dessa tillgångar omfattar fastigheter, möbler, utrustning, fordon med mera (materiella) samt patent, varumärken, licenser för immateriella rättigheter, programvara för företagsledning med mera (immateriella).
4. Ränta är den sista kostnaden som dras av från ett företags intäkter.
Steg 3: Välj en bokföringsmetod
Du måste också bestämma vilken bokföringsmetod du ska använda när du rapporterar dina intäkter och utgifter. De två grundläggande bokföringsmetoderna är kontantmetoden och periodiseringsmetoden:
- Kontantmetoden: du rapporterar intäkter under samma beskattningsår som du tog emot dem och drar vanligtvis av och/eller aktiverar utgifter under samma beskattningsår.
- Periodiseringsmetoden: du rapporterar vanligtvis intäkter under det beskattningsår då du tjänar in dem, även om du får den faktiska betalningen först under ett senare år. På samma sätt drar du i allmänhet av och/eller aktiverar utgifter under det beskattningsår då de uppstod, oavsett om du betalade dem det året eller inte.
För detaljerad information om de olika bokföringsmetoderna (och perioderna) som erkänns av IRS, se denna PDF av publikation 583 (reviderad januari 2022). Om du vill se aktuella uppdateringar kan du bokmärka Om publikation 583 som en aktiv resurs.
Så håller du koll på företagsutgifter
Även om avdrag för företagsutgifter är det bästa sättet att minska din skatteskuld är det viktigt att du noggrant dokumenterar alla dina transaktioner. IRS kan besluta att granska dig för att kontrollera om dina rapporter stämmer överens med dina faktiska utgifter.
Utöver att använda någon form av programvara för utgiftshantering följer här några tips och bästa praxis för att hålla ordentlig koll på företagsutgifter:
- Håll företagets ekonomi åtskild från dina privata utgifter. Ett separat företagsbankkonto gör det enklare att hålla koll på företagets utgifter.
- Beräkna användningsfördelningen och gör avdrag för företagsdelen om en utgift delvis gäller företaget och delvis är privat (t.ex. ditt hemmakontor eller fakturan från din mobiloperatör).
- Spara alla dina kvitton och digitalisera dem. För att minska risken att tappa bort dem kan du fotografera dem och lagra dem online. Med de flesta moderna HR- och bokföringsprogram kan du ta ett foto och ladda upp det direkt.
- Håll ordning på dina fakturor och kvitton. Sortera dem helst först i mappar efter månad och sedan efter utgiftskategori. Då blir det enkelt att hitta uppgifterna och underlagen för varje transaktion senare.
- För detaljerade anteckningar. Även om du tror att du kommer att komma ihåg alla detaljer kring varje transaktion bör du anteckna datum, utgiftskategori och vad utgiften gällde, t.ex. att bjuda en kund, bensin till företagsbilen osv.
- Gå igenom dina register så ofta som möjligt. Även om du använder programvara som automatiserar en stor del av processen är det en god idé att regelbundet kontrollera dina register, verifiera att de stämmer och kategorisera om sådant som har märkts fel.
- Skapa ett formellt arbetsflöde för att följa utgifter och stämma av dina register. Kartlägg vilka uppgifter som behöver utföras dagligen/omedelbart (t.ex. uppladdning av kvitton), veckovis, månadsvis, kvartalsvis, halvårsvis och årsvis.
- Överväg att investera i programvara för utgiftsrapportering. Den registrerar utgifter, lagrar kvitton, kategoriserar transaktioner automatiskt och låter dig se din ekonomi i instrumentpaneler och diagram. Den gör det också enklare att skapa rapporter.
Mer information om hur du följer företagets utgifter finns i IRS publikation 583 (01/2021), Starta ett företag och föra register.
Gå vidare och gör avdrag (eller inte)
Poängen är att beräkning av företagets utgifter och avdrag för dem från företagets intäkter kan ge dig en viss skattelättnad – pengar som kan återinvesteras i företaget. Kom ihåg följande:
- Det finns två typer av företagsutgifter: avdragsgilla och icke avdragsgilla
- Dina företagsutgifter redovisas i resultaträkningen
- Gå regelbundet igenom dina utgifter och håll allting extremt välorganiserat
Om du hade nytta av den här artikeln kan du prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People för mer djupgående innehåll om organisationsutveckling.
