Håll lönerna i tid, hela tiden

1. Hur många löneadministratörer har ni?
2. Vet du om ditt företag löper risk att drabbas av personberoende?
3. Är er löneprocess beroende av en person?
4. Är någon av er övriga personal utbildad i att hantera löner, kör viktiga lönerapporter, betala skatter och rapportera till ATO?

Tips för att hålla löneutbetalningarna i tid

Här är 6 enkla tips för att hålla löneutbetalningarna i tid varje månad:

1. Ställ in en påminnelse – Använd telefonen eller kalendern för att påminna dig när lönerna ska betalas ut.
2. Håll personalinformationen uppdaterad – Se till att adresser, arbetade timmar och lönenivåer är korrekta.
3. Organisera dina dokument – Förvara alla tidrapporter, skatteblanketter och personalregister på samma plats.
4. Dubbelkontrollera beräkningarna – Gå alltid igenom timmar, avdrag och totalsummor innan du betalar ut lönerna.
5. Använd löneprogram – Ett löneverktyg kan spara tid och minska antalet fel.
6. Följ ett schema – Hantera lönerna samma dag varje månad för att undvika förseningar.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Löneintegrationer för hantering i tid

Proffstips! Löneintegrationer hjälper till att hålla löneprocesserna i tid genom att automatisera dataflödet och minska manuella uppgifter. Så här fungerar det:

• Konsekventa scheman. Med färre förseningar på grund av manuella flaskhalsar löper lönearbetet smidigt och i tid varje lönecykel.
• Effektiviserad dataöverföring. Integrationer kopplar system som HR och tidsregistrering direkt till lönehanteringen, vilket säkerställer att korrekta data alltid finns tillgängliga.
• Minskad felfrekvens. Automatisk synkronisering av data minskar misstag som orsakas av manuell inmatning och sparar tid på korrigeringar.
• Snabbare hantering. När alla nödvändiga data finns på samma plats kan lönerna beräknas snabbt och effektivt.
• Automatiserad regelefterlevnad. Integrationer säkerställer att skatteberäkningar och avdrag uppdateras automatiskt, vilket förhindrar förseningar på grund av föråldrade regler.
• Uppdateringar i realtid. Ändringar av personaluppgifter, timmar eller lönenivåer synkroniseras omedelbart, så att allt hålls aktuellt och är redo för hantering.

Detta blir ännu viktigare när lönehanteringen är beroende av data från branschspecifik programvara. Inom tandläkarpraktiker kan exempelvis produktions- och intäktsdata finnas i programvara för praktikhantering och behöva stämmas av mot löneunderlaget innan personalen kan få korrekta löneutbetalningar i tid.

Så undviker du personberoende

Som ersättnings- och förmånsansvarig, HR-chef eller CHRO med ansvar för att ersätta och belöna människor finns det några saker du bör se till att ha på plats:

1. Be er löneadministratör/lönechef att dokumentera allt de vet. Genom att dokumentera allt de vet om lönehantering, ordningsföljden för löneuppgifter, lönechecklistor, rapporteringskrav och kartläggningar av kontakterna med intressenter kommer ni ett steg närmare att undvika risken med nyckelpersoner på löneavdelningen. Verkar det överdrivet? Du kommer att tacka mig när löneadministratören blir sjuk, slutar oväntat eller behöver vara ledig under lönekörningen!
2. Förstå löneperioderna och tidslinjerna, och notera särskilt brytpunkter för inlämning och uppdatering av uppgifter, hantering av ledigheter, fastställande av ledighetsskulder, ersättningar, perioder för att öppna och stänga självbetjäningssystem, bankernas behandlingstider och tillhörande processer för utbetalning av medel. Varje person som känner till och förhoppningsvis behärskar dessa detaljer blir genast ovärderlig.
3. Om ni inte redan har gjort det, vidareutbilda någon internt så att personen kan fungera som ersättare inom lönehanteringen. Nu när ni har dokumenterat allt är det enkelt att lära sig hur man sköter lönehanteringen själv genom att organisera ett utbildningsprogram. Med ytterligare en person på avdelningen som känner till hela processen minskar ni risken med nyckelpersoner till nästan noll.
4. Prata med er leverantör av lönesystem eller lönetjänster; de erbjuder sannolikt en tjänst för kontinuitet i lönehanteringen och katastrofåterställning, även om det kan öka era totala lönehanteringskostnader. Gör en kostnadsnyttoanalys av att teckna en sådan tjänst jämfört med att utbilda någon internt eller välja andra alternativ. Dessa tjänster erbjuds både som en procentandel av de anställda på lönelistan och som modeller med fast kostnad. Om ni redan har lagt ut lönehanteringen externt bör ni fråga dem om deras processer för kontinuitet i verksamheten och katastrofåterställning.
5. Slutligen bör ni komma ihåg att komplexiteten hos ersättningslösningen beror på hur många personer ni betalar lön till. Ju fler personer, desto högre risk och därmed desto högre krav på en process för säkerhetskopiering och katastrofåterställning. Därför bör ni undersöka lösningar som gör det möjligt att få mer gjort för fler personer, så att ni kan hålla tidsplanen.

Relaterad läsning: 10 bästa arbetsgivare-of-record-tjänsterna (EOR) att överväga för outsourcing av HR

Löneprogram online

Om det är för dyrt att utföra arbetet manuellt finns det programvarulösningar för lönehantering som gör jobbet. Vi har också två användbara listor över 10 bästa löneprogrammen online och 10 bästa löneprogrammen – granskade och jämförda som du kan utforska för att hitta det bästa alternativet utifrån företagets storlek, behov och eventuella specifika funktioner du letar efter.

Men vad händer om ditt företag inte är riktigt lika stort men ändå har samma problem? Läs vår guide om hur man hanterar lönehantering i små företag.

Behöver du mer hjälp?

Som alltid är du välkommen att lämna dina kommentarer nedan om du vill ha råd om dokumentation av löneprocesser, kartläggning av löneprocesser eller diskutera hur man skapar processer för säkerhetskopiering och katastrofåterställning.

För ännu mer information, uppdateringar och ny kunskap kan du registrera dig för nyhetsbrevet People Managing People.

Se till att teamet har rätt verktyg för att vara välutrustat. Här är ytterligare resurser som kan hjälpa dig:

• 10 bästa HR-programmen med öppen källkod
• Löneföretag som moderniserar era löneprocesser
• Vad är löneprogram? Fördelar och funktioner
• Så outsourcar du HR
• Bästa tjänsterna och företagen för HR-outsourcing &