Hur fungerar kandidatspårningssystem?

Vad är ett system för hantering av jobbsökande?

Ett system för hantering av jobbsökande (ATS) är en typ av rekryteringsprogramvara som är utformad för att effektivisera rekryteringsprocessen, minska manuellt arbete och förbättra kvaliteten på rekryteringarna genom att hjälpa företag att snabbt identifiera och hantera kvalificerade kandidater.

System för hantering av jobbsökande fungerar genom att automatisera och effektivisera olika uppgifter, som att publicera lediga tjänster, kommunicera med kandidater, följa sökande genom olika steg i rekryteringsprocessen och organisera kandidatinformation i en centraliserad databas.

Hur fungerar system för hantering av jobbsökande?

I grunden är ATS utformat för att hjälpa rekryterare att hantera kandidater från den första kontakten till den slutliga intervjun och (förhoppningsvis) ett accepterat erbjudande.

Beroende på applikationen kan de också hjälpa en rekryterande chef att publicera jobbannonser, söka upp kandidater, tolka och utvärdera kandidater, genomföra intervjuer och lämna erbjudanden under hela rekryteringsprocessen.

Kärnan i all programvara för hantering av jobbsökande är en databas som lagrar kandidatens uppgifter och information om ansökan, till exempel CV, personligt brev och feedback från intervjuer.

Rekryteringsteam kan sedan konfigurera verktyget efter sin rekryteringsprocess och flytta kandidater framåt när de går vidare genom varje steg. Inga fler tröttsamma kalkylblad!

Automatiseringar i programmet, som påminnelser, bidrar till att säkerställa att inga steg missas och att ingen “faller mellan stolarna”.

Andra användbara funktioner är möjligheten att skicka avslagsmejl till många sökande baserat på vissa kriterier.

HR-proffs som deltar i toppmöten om bemanningslösningar får ofta en djupare förståelse för hur system för hantering av jobbsökande kan integreras effektivt. Genom att delta i toppmöten kan man se hur system för hantering av jobbsökande effektiviserar rekryteringen och hjälper till att snabbare identifiera de främsta talangerna.

Vilka är de viktigaste funktionerna i ett system för hantering av jobbsökande?

Precis som all annan rekryteringsprogramvara erbjuder varje ATS-leverantör olika funktioner och finesser.

Vissa hjälper dig till exempel att söka på marknaden och hitta kandidater samt tolka ansökningar. 

Andra låter dig automatisera rekryteringsprocesser, till exempel schemaläggning av en kandidatintervju. Viktiga funktioner i system för hantering av jobbsökande omfattar:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Publicering av jobbannonser

Vissa ATS fungerar även som plattformar för publicering av jobbannonser, vilket gör det möjligt för dig att snabbt publicera jobbannonser på företagets karriärsidor samt på en jobbsajt och i sociala kanaler.

Fördelarna med detta – *att spara massor av tid och få konsekventa jobbannonser* – märks direkt!

Utskick via e-post

När du har hittat en lista över sannolika kandidater kan de flesta ATS hjälpa dig att strukturera, skicka, följa upp och optimera personliga mejl som en del av processen för talangförvärv.

Kandidatdatabas

Kandidatinformation, inklusive all kontakt med dem, sparas (kontrollera dock hur länge du enligt lag får spara den), så att du kan bygga en kandidatdatabas och vårda relationer över tid. Därför kallas ATS ibland för programvara för rekryteringsdatabaser.

Importera CV:n

När sökande har börjat svara på din jobbannons kommer du sannolikt att få CV:n från många olika källor.

Vissa kandidater kanske till och med väljer den gamla metoden och skickar sitt CV med posten eller lämnar över en papperskopia.

Den bästa ATS-lösningen har flexibla importalternativ, från att skanna papperskopior till att läsa in Indeed-ansökningar i din databas. (Om du använder kompletterande programvara för CV-granskning kan processen också bli effektivare om du hanterar stora mängder kandidater.)

ATS-programvara gör det enkelt att samla alla dina ansökningar på ett och samma ställe.

Elektroniska CV:n importeras snabbt till systemet, papperskopior omvandlas till digitala dokument som kan skannas efter relevanta nyckelord och erfarenhetsmått, och data från externa webbplatser omvandlas till något användbart och lättläst för slutanvändaren. 

Tolka CV:n

Funktionen för CV-tolkning är utmärkt när du får in mängder av ansökningar, eftersom den gör det möjligt att snabbt tolka hundratals CV:n med hjälp av förvalda kriterier.

En ATS-skanning hjälper också till att hitta relevant information oavsett var i dokumentet den finns. 

Även om det finns vissa standarder för CV-format ser varje CV annorlunda ut. Vissa personer listar till exempel sina färdigheter under varje arbetserfarenhet, medan andra skapar en separat rubrik för att lista dem i slutet. 

Funktionen för CV-tolkning plockar ut nyckelord från varje CV, oavsett format, och kategoriserar varje jobbkandidat utifrån vem som bäst motsvarar jobbeskrivningen.

Schemalägga intervjuer

ATS-systemet kan synkroniseras med kalendrar och använda inbyggd programvara för intervjuschemaläggning för att automatisera schemaläggningen av intervjuer samt utskicket av nödvändig information och påminnelser.

Följa upp kandidater

Ett ATS-system hjälper HR-teamet att hålla reda på vem de har kontaktat, vilket steg varje person befinner sig i och när ett lämpligt datum för uppföljning kan vara. Detta bidrar till att effektivisera rekryteringsprocessen och säkerställer en utmärkt kandidat­upplevelse.

Dataanalys

Om ditt HR-team har kvoter att uppfylla bör ATS-plattformen även kunna följa upp och rapportera om dessa. 

Du kan följa upp och rapportera viktiga insikter från rekryteringsmått, till exempel vilka källor som är mest effektiva och i vilket skede flest kandidater hoppar av.

Mer avancerad analys kan kosta mer, så kontrollera vad som ingår i din ATS-prissättning.

Vilka är fördelarna med att använda ett ATS?

Vi går igenom detta mer utförligt i vår artikel om fördelarna med ATS, men sammanfattningsvis kan användningen av ett ATS gynna din organisation på följande sätt:

1. Effektivitet och tidsbesparingar: Centraliserar datahanteringen och effektiviserar rekryteringsprocessen.
2. Förbättrad kandidatupplevelse: Förenklar ansökningsprocessen och automatiserar kommunikationen, vilket bidrar till en bättre kandidatupplevelse.
3. Bättre organisation och samarbete: Standardiserar processer och förbättrar teamsamarbetet.
4. Förbättrad rapportering och analys: Inbyggda analysverktyg för rekrytering ger datadrivna insikter och säkerställer efterlevnad.
5. Skalbarhet: Hanterar stora volymer och anpassningsbara HR-arbetsflöden.
6. Kostnadsminskning: Minskar beroendet av rekryterare och administrativa kostnader.
7. Bättre kandidatkvalitet: Riktar jobbannonseringen och förbättrar matchningen av färdigheter.

Sammanfattningsvis effektiviserar ett ATS rekryteringen, förbättrar anställningsbesluten och stärker rekryteringsstrategin.

Använder många företag ATS-programvara? 

Minst 40 % av företagen använder för närvarande en ATS-plattform. Detta ökar dock, eftersom företag över hela världen fokuserar på att bli mer tekniskt relevanta i internetåldern, med stora datamängder och ekosystem online. 

De flesta stora företag har länge använt ATS-system eller andra typer av rekryteringsprogramvara, oavsett om det handlar om ett externt system eller en kandidatportal som ingår i deras egen HR-programvara. 

Det finns dock glädjande nog nu alternativ för små och medelstora företag att investera i dessa system och dra nytta av fördelarna.

Därför har vi sammanställt den här användbara listan över de bästa rekryteringssystemen för små företag.

En bättre rekryteringsupplevelse för båda parter

ATS-programvara kan spara tid och därmed pengar genom att automatisera en stor del av processen för att rekrytera nya medarbetare.

Detta gäller särskilt för moderna AI-drivna ATS-system, eftersom de kan påskynda processen för att sålla bland kandidater avsevärt.

Det som effektiviserar rekryteringen för rekryteringsteam är också effektivt för kandidater, och ATS-system kommer sannolikt att förbättra kandidatupplevelsen och bidra till att säkerställa att ingen faller mellan stolarna. Det är dock viktigt att välja det bästa ATS-systemet för dina behov.

För fler insikter om HR-programvara och bästa praxis kan du prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People.