13 tips för att introducera distansanställda på ett effektivt sätt

Gör om din befintliga introduktionsprocess

En rapport från Boston Consulting Group visade att företag med effektiva introduktionsstrategier har 2,5 gånger högre intäktstillväxt än sina motsvarigheter. 

Om ni nyligen har gått över till en miljö för distansarbete är det dags att se över arbetsbeskrivningar, er förintroduktionsprocess, välkomstmejl och handböcker för att införa fler riktlinjer för distansarbete, bland annat genom att införa flexiblare arbetstider där det är möjligt.  

En introduktionsplan för distansarbete kommer att ha en helt annan uppsättning prioriteringar än din ursprungliga plan, som sannolikt var utformad för en traditionell kontorsmiljö på plats. Det är också värt att fundera på hur du kan anpassa upplevelsen när du introducerar fristående konsulter jämfört med anställda som en del av denna process.

Gör personalhandboken anpassad för distansarbete

Om du inte redan har gjort det är det dags att omarbeta din personalhandbok till något som fungerar bra digitalt. Här är några tips för att effektivisera den processen: 

• Samla de viktigaste riktlinjerna i ett PDF-paket, tillsammans med viktiga blanketter eller länkar för skatter och förmåner. 
• Använd länkar för att hänvisa till bestämmelser och resurser. 
• Använd särskild programvara för personalhandböcker för att förenkla uppdateringar av riktlinjer (det bidrar till att säkerställa att personalhandboken aldrig blir inaktuell).
• Bädda in länkar till multimedieresurser (inklusive webbseminarier och fokuserade digitala moduler) för att dela ytterligare information. 

Om din befintliga personalhandbok är så lång att den riskerar att överväldiga dina nya kollegor kan du överväga att skapa en förkortad personalhandbok för nyanställda som hjälper dem att komma in i arbetet utan att utlösa informationsöverbelastning.

Analysera ditt befintliga introduktionsprogram

Introduktion av medarbetare i distansteam innebär ett utmärkt tillfälle att granska de nuvarande introduktionsprocesserna och göra justeringar. Du bör fundera på:  

• Vad ingår i er nuvarande introduktionsplan för medarbetare?
• Hur väl fungerar er nuvarande introduktionsprocess? 
• Vad har andra medarbetare upplevt som användbart? 
• Finns det delar som medarbetarna har upplevt som överväldigande eller oanvändbara?
• Har ni en digital introduktionschecklista på plats?
• Vad saknas i de gamla sätten att få människor att känna sig bekväma? 
• Har en övergång till distansarbete förändrat er arbetsplatskultur?
• Vad får alla medarbetare att känna sig djupt uppskattade? 
• Har ni infört några roliga inslag, till exempel presentationsmöten eller teambuildingaktiviteter?

När du börjar besvara de här frågorna kommer du att kunna identifiera svagare områden i introduktionsprocessen som kan behöva justeras för att fungera för distansarbetande medarbetare.

Hantera vanliga utmaningar med distansarbete

Vilken typ av och hur omfattande utmaningar distansarbetare och chefer möter beror till viss del på hur vana teammedlemmarna är vid att arbeta online.  

Vanliga svårigheter som alla kan möta vid distansarbete är bland annat:  

• Bristande produktivitet eller överarbete
• Brist på kamratskap
• Att kommunicera företagets policyer och rutiner tydligt
• Att hantera HR-dokumentation, som att registrera sig för direktinsättning
• Utmaningar med videokonferenser, inklusive trötthet 
• En ny medarbetare kanske inte känner sig motiverad att prata med andra medarbetare 
• Bristfälliga utbildningsverktyg och/eller strukturer
• Ledningen är inte tillgänglig 
• Brist på omedelbar kontakt ansikte mot ansikte 
• Brist på icke-verbala signaler i samtal
• Brist på flexibilitet i schemaläggningen. 

Nya medarbetare med erfarenhet av arbetslivet, oavsett om den är virtuell eller på plats, har förmodligen redan etablerade arbetsstilar och vanor.

Chefer bör ha ett samtal om detta och klargöra önskemål kring arbetsstil och arbetsschema under introduktionsfasen.  

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Klargör förväntningarna under introduktionen

Virtuella miljöer tenderar att medföra en brist på gränser mellan hem och arbete, och medarbetare kan ha svårt att upprätthålla en hälsosam balans mellan arbete och fritid, antingen genom att inte arbeta tillräckligt eller genom att ha svårt att ”koppla bort”.

Att införa rekryteringsprogramvara kan hjälpa till med detta genom att automatisera och effektivisera den distansbaserade rekryteringsprocessen, så att nyanställda på distans passar väl för den distansbaserade arbetsmiljön och förstår vikten av att upprätthålla denna balans.

Förväntningar kring schemaläggning, kommunikation och produktivitet kan bli ett problem senare om de inte hanteras direkt. 

Därför behöver chefer fastställa förväntningar och vara så specifika som möjligt kring struktur och gränser under introduktionsfasen. 

Det kan vara så enkelt som att: 

• Boka in ett återkommande dagligt eller veckovist avstämningsmöte  
• Klargöra under vilka specifika tider medarbetarna förväntas vara online
• Dela standardiserade deadlines för projekt och uppgifter
• Bekräfta de lämpligaste och mest tillförlitliga kommunikationskanalerna för specifika situationer    

Här är ytterligare några tips som hjälper dig att förbättra dina medarbetares balans mellan arbete och fritid.

Tips för att hjälpa distansmedarbetare att känna sig engagerade och delaktiga

Att erbjuda en verkligt stödjande miljö för nya medarbetare, särskilt under omständigheter som en global pandemi, är viktigare än någonsin.

Här är några fler saker att tänka på när du introducerar distansmedarbetare, så att de känner sig trygga, engagerade och inspirerade. 

Med dessa förslag bör du se till att ge medarbetarna gott om möjligheter att löpande reflektera över sina egna virtuella erfarenheter. Be regelbundet om feedback och uppmuntra dem att föra en personlig logg eller dagbok för att följa sina framsteg.

Här är en checklista över bästa praxis för introduktion som hjälper dig att hålla rätt kurs när du välkomnar distansmedarbetare. 

1. Fråga vad som fungerar

Om du vill förstå hur du introducerar distansmedarbetare på ett effektivt sätt är det bara att fråga! Fråga ditt team, en partnerorganisation eller någon som du tidigare har introducerat. 

Om du har arbetat i ett distansteam under en längre tid har du förmodligen redan etablerade kommunikationspreferenser. Klargör tidigt: 

• Föredragna kommunikationskanaler 
• Hänsyn till tidszoner
• Verktyg för dokumenthantering och åtkomst
• Den virtuella arbetsplatsens kultur och organisatoriska struktur 
• Att ge den nya personen tillgång till rätt teknik 
• Föredragna projektledningsverktyg 
• Förväntningar kring schemaläggning och produktivitet
• Hantering av tid och välbefinnande  
• Inlärningskurvor när det gäller teknik, programvara och andra verktyg 

Se till att den nya medarbetaren har tillräckligt med resurser och information utan att överväldigas. 

Relaterad läsning: 10 bästa programvarorna för distansarbete för distribuerade team

2. Planera för det långsiktiga

Du kanske redan har en introduktionsplan som sträcker sig över en vecka, en månad eller tre månader (om du inte har det, så här skriver du en). Men tänk på att när du lär dig hur man introducerar distansanställda behöver människor förmodligen mer stöd och uppföljning framöver.

Du kan bygga in detta i ett regelbundet schema, men se till att du tar kontakt och följer upp regelbundet även efter den formella planens slut.  

3. Fastställ några viktiga mål för introduktionen

I en distansmiljö kan inkludering, egenmakt och välbefinnande vara frågor som får större betydelse. Du kan behöva formalisera sådant som tidigare vanligtvis var informellt, till exempel genom att införa virtuella fikastunder, för att skapa goda rutiner och främja engagemang. 

Se till att virtuella teammedlemmar förstår sin roll och sina bidrag till företagets vision och uppdrag som en del av introduktionen för nyanställda.

Author's Tip

Du kan också följa mätvärden som personalomsättning bland nyanställda, tid till produktivitet och testresultat för att mäta hur framgångsrik din introduktionsupplevelse är och optimera introduktionen för framtida nyanställda.

4. Fortsätt med regelbundna avstämningar 

Om du fortfarande genomför traditionella medarbetarsamtal kan det vara dags att ändra dem till tätare och mindre formella möten.  

Fråga hur din nyanställda mår och se till att personen känner sig trygg både i sin sociala roll och när det gäller förväntningar och arbetsuppgifter. 

Detta kommer förmodligen att innebära en serie videosamtal där även andra relevanta teammedlemmar deltar. 

Idén här är att se till att personen verkligen känner sig glad och motiverad (detta gäller naturligtvis alla, inte bara nya teammedlemmar!). 

5. Formalisera ”informella” aktiviteter 

Gemenskap och samarbete bör vara viktiga mål här. 

Oavsett om du har interna introduktionsprocesser på plats som är anpassade till en plattform för introduktionsprogram, kräver förståelsen av hur man introducerar distansanställda ett tydligt fokus på att medvetet utforma sociala strukturer och lärandestrukturer – i praktiken att ”placera” människor i specifika sammanhang så att de automatiskt knyter kontakter och samarbetar.

Skapa strukturer (tänk på dem som faktiska rum) som i grunden är samlingsplatser med ett syfte. 

Se till att de har rätt resurser på plats så att de kan: 

• Lära sig på egen hand och tillsammans med andra 
• Skapa en känsla av egenmakt i sin roll 
• Känna att de hör hemma 
• Samarbeta enkelt med andra.  

Tidigare kunde människor prata i fikarummet eller i andra spontana sammanhang, men det händer inte naturligt på distans. 

Ordna därför organiserade spel och liknande för att se till att människor umgås och känner sig bekväma (detta gäller all personal). 

Engagemangsaktiviteter ska vara något som din nyanställda känner sig bekväm med och som inte är alltför betungande. De ska också ha ”hög personlig närvaro” -- vara personliga och roliga.  

6. Skapa samtalsutrymmen med fokus på välbefinnande 

Vissa företag har infört dokument som innehåller fält där medarbetare kan rapportera om sin övergripande balans mellan arbete och privatliv, inklusive ämnen som kost- och sömnmål samt professionella arbetsmål. 

Ett annat förslag är att använda en hälso- eller produktivitetsapp med sociala funktioner och få teammedlemmarna att knyta kontakt genom appen. 

Du kan se detta som ett alternativ till ett yogapass på lunchen eller ett seminarium om välbefinnande, men med större fokus på att skapa naturliga kontakter.

Idén här är inte att pressa människor att avslöja personlig hälsoinformation, utan att uppmuntra och stödja balansen mellan arbete och privatliv när de anpassar sig till att arbeta hemifrån.  

7. Skapa och underlätta virtuella utrymmen för utbildning & support 

Det huvudsakliga sättet att utbilda och introducera distansanställda är genom videosamtal och instruktionsvideor. Du bör också inkludera ämnen som välmående, produktivitet och schemaläggning.

Om du till exempel använder ett samarbetsverktyg som Slack kan du skapa en eller flera kanaler som är särskilt avsedda för ämnen inom utbildning och produktivitet. Du kan vilja utse någon som ansvarar för var och en av dessa kanaler och håller dem aktiva. 

Även att låta en ”coach” följa upp i kanalen kan hjälpa till att hålla hela teamet på rätt spår. De kan till exempel använda en kanal för att skicka frågor för avstämning som: 

• Vilken är din favoritaktivitet under en 5-minuterspaus?  
• Vilket är ditt bästa produktivitetstips? 
• Dela din favoritvideo med humor!

Poängen här är att främja en virtuell kontorsmiljö där resurser och stöd kontinuerligt erbjuds av både chefer och teammedlemmar. Detta hjälper nya medarbetare att etablera regelbundna rutiner och känna sig mer bekväma när de kommer till rätta.

8. Skapa ett gemensamt dokument för frågor 

Ett enda Google-dokument kan ställas i ordning så att personer kan skriva ner frågor, anteckningar och svar. Att dela det med personer som du litar på kan ge den nya medarbetaren välgrundade svar, och se till att den nya medarbetaren förstår hur hen ska meddela andra om något är brådskande. 

Se till att hålla detta sakligt och lättsamt—allvarliga samtal bör sparas till personliga videosamtal. 

9. Ge nyanställda en introduktionspartner

En introduktionspartner är en person som har tid och möjlighet att både vara en vänlig och självklar kontaktperson för den nya medarbetaren och ha den kunskap som krävs för att erbjuda arbetsrelaterad vägledning. 

Den här artikeln i Harvard Business Review lyfter fram hur effektivt det är att ha en ”introduktionspartner”. Författarna, som införde ett introduktionspartnerprogram på Microsoft, fann att nyanställda med introduktionspartner var 23 % mer nöjda med introduktionen än personer som hade anställts utan en sådan efter den första veckan. Dessutom hade högre produktivitet ett samband med fler möten med introduktionspartnern.  

Detta kan vara ömsesidigt fördelaktigt eftersom introduktionspartnern får möjlighet att agera som ledare och lärare. 

Se till att introduktionspartnern har tid och är tydlig med gränserna gentemot den nya teammedlemmen. Helst bör det också vara någon som har god kunskap om den nyanställdas roll. 

10. Skapa en välkomstkanal så att nya medarbetare känner sig som en del av teamet

Om du använder ett projekthanteringsverktyg som Slack är en välkomstkanal ett utmärkt sätt att skapa en kontakt mellan den nya medarbetaren och resten av teamet. 

Inkludera en presentation som introduktion och skapa en rutin för att välkomna nya medarbetare med ett ”GIF”-bombardemang. Du kanske blir förvånad över hur enkelt det är att få människor att börja prata med några animerade bilder! 

Använd den här kanalen som en startpunkt för att samordna introduktioner mellan personer med liknande roller eller intressen. Uppmuntra några teammedlemmar att starta 1:1-chattar med den nya medarbetaren. 

Den enda egentliga ”regeln” är att hålla detta utrymme helt informellt och roligt!

11. Skapa relationer mellan kollegor

Även om många kan uppskatta att arbeta bekvämt hemifrån kan den isolering som följer med distansarbete vara ett stort hinder för både social samvaro och produktivitet. 

Nya medarbetare kommer nästan säkert att känna sig obekväma och göra misstag under de första veckorna och månaderna på jobbet, och vissa kan dra sig undan om de inte känner sig bekväma i en distansarbetsmiljö. 

Chefer och andra teammedlemmar bör anstränga sig extra för att ta kontakt med nyare medarbetare så ofta som möjligt under introduktionsfasen, men detta behöver inte vara en formell övning! Nedan har vi listat några kreativa förslag. 

Att leda virtuella team genom regelbundna avstämningar säkerställer att nyanställda känner sig delaktiga trots att de arbetar på distans.

12. Gör det roligt med multimedia 

När du introducerar nya distansanställda blir de förmodligen trötta på Zoom-möten och utbildningsvideor, så det är viktigt att erbjuda andra möjligheter att umgås med andra. 

Överväg att anordna kaffemöten, afterwork eller andra informella videosamtal och inkludera isbrytaraktiviteter och enkla spel där det passar.

Här är några förslag: 

• Dela Spotify-spellistor 
• Prata om ett favoritfoto eller ett konstverk 
• Skicka överraskningsgåvor med vanlig post och låt alla öppna dem under ett möte  
• Starta en filmkväll eller bokklubb för medarbetarna 
• Överväg spel baserade på Pictionary eller Words with Friends 
• Överväg ett spelifieringsprogram som passar företagets kultur och medarbetarnas mål.

13. Automatisera det vardagliga så att du kan fokusera på det roliga

Genom att automatisera repetitiva introduktionsuppgifter får HR-team mer tid att fokusera på att skapa engagerande och kreativa upplevelser för nyanställda.

Genom att ta hand om vardagliga processer som insamling av dokument, uppföljning av uppgifter och e-postpåminnelser kan du prioritera aktiviteter som skapar kontakter, stärker företagskulturen och gör introduktionen trevlig för alla.

HR-arbetsflödesprogramvara kan automatisera dina tråkiga administrativa uppgifter, till exempel:

• Insamling av dokument: Begär automatiskt in och lagra medarbetarnas dokumentation.
• Uppgiftsfördelning: Tilldela introduktionsuppgifter till relevanta intressenter.
• Välkomstmeddelanden: Skicka automatiskt personliga meddelanden till nyanställda.
• Planering av utbildningar: Automatisera bokningar och påminnelser för utbildningstillfällen.
• Bekräftelser av policyer: Följ upp att medarbetare har tagit del av och godkänt handboken och policyerna.
• Systemåtkomst: Automatisera konfigureringen av konton och programbehörigheter.
• Uppföljning av framsteg: Övervaka automatiskt slutförandet av uppgifter och introduktionens milstolpar.
• Insamling av feedback: Planera och skicka introduktionsenkäter för att samla in feedback om introduktionen.

Få sådana saker ur vägen så att du kan fokusera på den typ av interaktioner som programvara inte kan hantera: att skapa meningsfulla kontakter och få dem att bestå.

Om du behöver tips om hur du väljer den bästa introduktionsprogramvaran kan vi hjälpa dig med det också.

Introduktionen formar medarbetarupplevelsen

Introduktionen är en av de viktigaste utmaningarna med att leda distansanställda.

Att skapa en framgångsrik introduktionsupplevelse på distans är en relativt ny utmaning inom HR-området, så det är inte ovanligt att HR-experter fortfarande söker svar på detta. Att gå en kurs i introduktion av medarbetare hjälper dig att hålla dig uppdaterad om de senaste trenderna och metoderna för att introducera distansarbetare.

När du väl har etablerat en introduktionsprocess på distans kan du även använda delar av den som inspiration för hur du introducerar fristående uppdragstagare.

Genom att ta hand om dina främsta talanger redan från början får du dem att känna sig viktiga och uppskattade, vilket skapar förutsättningar för hög tillfredsställelse och en känsla av tillhörighet. Om du vill fördjupa dig erbjuder den här artikeln ännu fler tips som hjälper dig att optimera din introduktionsprocess från början till slut.

Du kan också använda en arbetsgivare på papperet eller en professionell arbetsgivarorganisation för att ta hand om mycket av det administrativa och säkerställa att du fortsätter att följa reglerna.