Bygg ett introduktionsflöde för anställda: guide + mall

Vad är introduktionsflödet?

Ett introduktionsflöde för anställda är en strukturerad process som vägleder nyanställda under deras första tid på ett företag och säkerställer en smidig och effektiv övergång till deras roller.

Det beskriver de steg, uppgifter och mål som nyanställda behöver genomföra för att framgångsrikt integreras i organisationen.

Som vi kommer att gå igenom börjar introduktionsflödet i organisationer i framkant efter att den nyanställda har tackat ja till erbjudandet och kan i vissa fall pågå i upp till ett år.

Vanliga aktiviteter omfattar grundläggande administration, till exempel att fylla i nödvändiga dokument för nyanställningen, och kan sträcka sig ända till avslutningsceremonier.

Viktiga steg i introduktionsflödet

För att göra det enklare kan man dela upp introduktionsflödet i olika steg och genomföra någon form av avstämning eller enkät i slutet av varje steg.

Förintroduktion

Kommer du ihåg att jag sa att organisationer i framkant börjar introduktionen innan den nyanställda officiellt börjar? Förintroduktionsfasen handlar om att få den nyanställda att känna sig förberedd inför sin första dag och redo att komma igång direkt – eller åtminstone i lugn takt.

Den här fasen omfattar administrativa uppgifter som att skriva under avtal, fylla i dokument och förbereda IT-konfigurationer (t.ex. e-postkonton och åtkomst till programvara). 

Det handlar också om de små sakerna som minskar nervositeten och ger ett gott första intryck, till exempel att skicka ett välkomstbrev, ett schema för den första veckan eller en personalhandbok för att säkerställa att den nyanställda känner sig informerad och entusiastisk. 

En väl förberedd förintroduktion visar att organisationen är professionell och minskar nervositeten inför den första dagen.

Introduktion

Den första veckan fokuserar på att skapa ett starkt första intryck och hjälpa den nyanställda att känna sig välkommen och uppskattad. 

Aktiviteterna kan omfatta en rundtur i lokalerna, en presentation av företagets uppdrag, värderingar och policyer samt möten med teamet och viktiga intressenter.

Målet är att skapa en positiv och engagerande upplevelse och samtidigt tydliggöra den nyanställdas roll och hur den bidrar till organisationens mål. 

Studier bekräftar att medarbetare som känner sig välkomna den första dagen löper större sannolikhet att förbli engagerade och lojala på lång sikt.

Genom att tidigt skapa en koppling till företagskulturen lägger du grunden för ett meningsfullt engagemang.

Mike Gibbons artikel om introduktion av anställda är en utmärkt resurs i det här sammanhanget.

0–30 dagar

Efter introduktionen kan vi titta på vad som bör ingå i arbetsflödet under de första 30 dagarna i den nyanställdas roll.

Den första månaden handlar om att hjälpa nyanställda att komma in i sin roll, sitt team och arbetsplatsens kultur. 

Chefer ger praktisk vägledning, säkerställer introduktioner mellan avdelningar och planerar regelbundna återkopplingsmöten för att hantera tidiga frågor och utmaningar.

Det kommer också att finnas störst överlappning i det som tas upp, oavsett roll eller erfarenhetsnivå, vilket gör den här delen enklast när det gäller att skapa återanvändbara element.

Här är några saker som du vill att nyanställda ska gå igenom under de första 30 dagarna:

• Få klarhet i rollen och ansvarsområdena (superviktigt)
• Var medveten om personalpolicyer och förväntade beteenden
• Få en förståelse för den teknik, programvara och de verktyg som organisationen använder samt de processer som ska följas
• Lär dig mer om organisationens uppdrag, vision, värderingar, produkter, affärsmodell och kunder
• Få en förståelse för organisationens intressenter
• Få en förståelse för de aktuella projekt som organisationen fokuserar på och vad de kommer att fokusera på i sin roll
• Ha veckovisa möten med sin chef
• Utveckla en förståelse för er företagskultur och teamets normer
• Lära känna sina teammedlemmar och vem de ska vända sig till i olika frågor
• Identifiera kompetensluckor och formulera några kortsiktiga och långsiktiga mål för resten av planen.

Eftersom de första 30 dagarna kommer att vara den nyanställdas första tid på kontoret (fysiskt eller virtuellt) är det värt att utveckla återanvändbara introduktionsaktiviteter för medarbetare, som välkomstpresentationer, läsning av personalhandboken och teamluncher.

Proffstips

Om möjligt bör utbildningen delegeras inom teamet, det vill säga att varje befintlig teammedlem utbildar den nyanställda inom minst ett ämne. Det hjälper till att föra vidare specialistkunskap, dela på utbildningsbördan och bygga viktiga relationer. Ytterligare en viktig sak: Gallup fann att när chefen tar en aktiv roll i introduktionen är det 3,4 gånger så sannolikt att medarbetarna upplever att introduktionsprocessen var framgångsrik. — Paul Lopusushinsky, grundare av Playficient

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Intervallet 30–60 dagar

Nu när de nyanställda har passerat 30-dagarsgränsen är det dags för dem att ta steget längre in i verksamheten och bli mer delaktiga.

Kunskaperna från de första 30 dagarna kommer nu att byggas på och omsättas i praktiken, och de kan bli mer involverade i projekt samt börja uttrycka sina tankar och idéer mer.

De roller och ansvarsområden som de nyanställda gick igenom när de började? Nu kan de börja göra framsteg på det området.

De nyckeltal, mål och milstolpar som ni fastställde under de föregående 30 dagarna? De kommer att börja göra framsteg mot dem.

Det här är den del av 30-60-90-dagarsplanen där varje plan börjar skilja sig åt beroende på avdelning, individ eller senioritetsnivå.

Intervallet 60–90 dagar

I det här skedet fortsätter den nyanställda att göra framsteg mot de nyckeltal, specifika mål och milstolpar som fastställdes under de första 30 dagarna.

Eftersom den här tidsperioden lägger mycket större vikt vid självständighet kommer den här delen av planen att vara betydligt mer öppen och anpassad efter individen.

De nyanställda kommer att arbeta med projekt under mindre övervakning, bli mer involverade i sina team och organisationen som helhet samt följa upp med sina chefer för att säkerställa att de når sina mått.

Vid det här laget kan teammedlemmarna börja vända sig till den nyanställda för dennes expertis. Kanske bildar de ett nytt team för ett projekt som de arbetar med.

Misstag kommer fortfarande att göras, och det är helt okej. De är fortfarande nya i organisationen och har fortfarande mycket att lära sig.

Med det sagt måste ansvarstagandet vara högre jämfört med tidigare under 90-dagarsplanen, och det kommer bara att fortsätta öka med tiden.

Efter 90 dagar

Studier visar att omkring 72 % av de nyanställda har kommit till rätta i sin nya roll inom tre månader, 22 % inom nio månader och resten omkring 10–12 månader.

Så även om de kommer att vara ganska självständiga kan vissa fortfarande behöva lite extra tålamod och vägledning.

Överlag skiftar chefer numera fokus till att stödja långsiktiga karriärambitioner genom att erbjuda avancerad utbildning, ledarskapsmöjligheter eller mentorsroller.

Regelbundna 1:1-avstämningar, prestationsutvärderingar och karriärdiskussioner säkerställer en fortsatt överensstämmelse med företagets mål.

Forskning bekräftar att fokus på kontinuerlig utveckling inte bara ökar personalens kvarstannande, utan också förbättrar medarbetarnas övergripande tillfredsställelse och bidrag.

En av de bästa sakerna som din organisation kan införa efter 90-dagarsperioden är en kvarstannandeintervju.

En kvarstannandeintervju innebär att man intervjuar medarbetare om vad som har fungerat bra och var förbättringar kan göras.

En kvarstannandeintervju är ett utmärkt sätt att förbättra introduktionsprocessen. Det är ett bra tillfälle att ställa frågor om hur väl planen utformades, hur den genomfördes och var den kan förbättras. 

Feedback från kvarstannandeintervjuer kan stärkas med en annan feedbackmetod, till exempel undersökningar om introduktionen.

Steg för att skapa ett effektivt introduktionsarbetsflöde

Om du, precis som jag, ser medarbetarupplevelsen som en produkt som människor prenumererar på när de ansluter sig till en organisation, är introduktionen ungefär som det som händer när du till exempel köper ett nytt paket med HR-programvara. 

Produktchefer talar med slutanvändaren och går igenom data för att skapa smidiga introduktionsupplevelser för sina kunder, så det är dags att ta på sig den rollen!

1. Definiera målen

För att skapa ett meningsfullt introduktionsarbetsflöde börjar du med att tydligt definiera vad du vill uppnå. 

Målen kan till exempel vara att göra nyanställda bekanta med efterlevnadsbestämmelser, integrera dem i företagskulturen eller säkerställa att all nödvändig utbildning i nya verktyg och processer slutförs.

Bästa praxis:

• Identifiera viktiga resultatindikatorer (KPI:er) för att följa upp framgången, till exempel slutförandegraden för utbildningen eller ett visst eNPS.
• Anpassa introduktionsmålen till företagets övergripande mål, till exempel att öka personalens kvarstannande eller förbättra teamsamarbetet.
• Använd synpunkter från chefer, HR och nyanställda för att säkerställa att målen tar itu med verkliga utmaningar.

2. Utforma processen

Utformningen av introduktionsarbetsflödet bör vara ett samarbete mellan HR, chefer och L&D-teamet, eftersom alla bidrar med expertkunskaper om medarbetarutveckling och rollspecifika behov.

Genom att involvera intressenter från olika avdelningar säkerställs att processen är heltäckande och anpassad till organisationens mål. Det blir också enkelt att fördela tydliga ansvarsområden till HR, chefer och andra intressenter för att förebygga flaskhalsar.

Säkerställ till exempel att någon med goda kunskaper ansvarar för efterlevnadsutbildningen och att relevant dokumentation är lättillgänglig.

För varje steg bör du i så stor utsträckning som möjligt specificera vilka uppgifter, mål och material som behövs. 

Bästa praxis:

• Skapa en introduktionschecklista för att bidra till att standardisera processen och säkerställa att inget förbises.
• Förbered resurser som en personalhandbok, utbildningsmaterial och guider för IT-konfiguration i förväg. Gör dem lättillgängliga i exempelvis ett personalintranät.
• Ta hänsyn till flexibilitet för att anpassa introduktionen till olika roller, till exempel tekniska respektive ledande befattningar.

3. Implementera arbetsflödet

En smidig implementering kräver samordning mellan olika avdelningar för att ge nyanställda allt de behöver.

Använd teknik som plattformar för IT-tjänstehantering (ITSM) (till exempel Jira) för att effektivt hantera åtkomst till maskinvara, programvara och nätverk samt introduktionsprogramvara, HRMS eller LMS för att följa upp framstegen och bidra till att hantera arbetsflödet.

Dessa verktyg kan bidra till att automatisera introduktionen, till exempel uppgifter som att skicka dokument eller meddela intressenter om utestående uppgifter, vilket säkerställer enhetlighet i introduktionsupplevelserna.

De är ett relativt enkelt sätt att öka avkastningen på introduktionen.

Bästa praxis:

• Planera och kommunicera introduktionsuppgifter i god tid för att undvika problem i sista minuten.
• Utse en särskild kontaktperson för nyanställda som snabbt kan besvara frågor eller hantera funderingar.

4. Följ upp och samla in feedback

Samla regelbundet in feedback från nyanställda och deras chefer för att bedöma hur effektiv introduktionsprocessen är.

Kombinera data från introduktionsenkäter, enskilda intervjuer och prestationsmått för att identifiera områden som kan förbättras.

Var särskilt uppmärksam på om nyanställda känner sig rustade för att lyckas och bekväma med att be om hjälp.

Bästa praxis:

• Använd prestationsmått som tid till produktivitet eller kvarstannandegrad under de första 90 dagarna för att mäta framgång.
• Håll regelbundna avstämningar med chefer för att diskutera nyanställdas framsteg och samla in insikter om vad som fungerar bra.

5. Utvärdera och förfina

Använd feedback och prestationsdata för att mäta hur väl introduktionsprocessen uppfyller sina ursprungliga mål.

Identifiera svagheter, till exempel brister i utbildningen eller otydliga förväntningar, och förfina arbetsflödet i enlighet med detta.

Feedback från medarbetare som avslutar sin anställning kan också ge värdefulla insikter för förbättringar.

Bästa praxis:

• Planera kvartalsvisa genomgångar av introduktionsprocessen för att säkerställa att den förblir relevant och effektiv.
• Involvera alla intressenter – HR, chefer och även nyligen anställda – i att ta fram lösningar på identifierade problem.
• Uppdatera kontinuerligt utbildningsmaterial och arbetsflöden så att de återspeglar förändringar i företagets policyer eller verktyg.

Bästa praxis för introduktionsarbetsflödet

Introduktionen är en intensiv period med många inblandade, så det är lätt att missa något eller skapa ineffektiviteter. 

Genom att följa några enkla bästa praxis kan du dock göra processen smidigare och effektivare:

1. Börja tidigt: Påbörja introduktionen före den nyanställdas första dag genom att tillhandahålla välkomstmaterial, skapa konton och dela ett schema för att minska stressen under den första dagen.
2. Fördela tydligt ansvar: Säkerställ att HR, chefer och teamledare känner till sina ansvarsområden i varje skede för att förhindra förseningar eller förvirring.
3. Anpassa upplevelsen: Anpassa processen efter individuella roller och önskemål så långt det är möjligt. Ett trevligt inslag kan till exempel vara att använda ett frågeformulär för att ta reda på den nyanställdas favoritmat eller favoritsnacks och sedan anpassa en välkomstlunch eller välkomstgåva efter det.
4. Använd teknik: Använd verktyg som introduktionsprogram, lärplattformar (LMS), plattformar för IT-tjänstehantering (ITSM) och HRIS för att automatisera uppgifter och följa framsteg.
5. Prioritera integration i företagskulturen: Försumma inte aktiviteter som visar företagets värderingar, till exempel teambuilding-evenemang, mentorsprogram och öppna diskussioner om organisationens mål.
6. Ge regelbunden feedback: Planera återkommande avstämningar för att bedöma framsteg, besvara frågor och justera introduktionsplanerna efter behov.
7. Fortsätt efter 90 dagar: Se introduktionen som en pågående process genom att erbjuda långsiktiga utvecklingsmöjligheter, avancerad utbildning och samtal om karriärutveckling för att hålla medarbetarna engagerade.

Verktyg och resurser:

Avslutningsvis följer här en sammanfattning av användbara verktyg och resurser som kan hjälpa dig att skapa ett bra introduktionsarbetsflöde:

1. Introduktionsprogramvara: Fördelarna med introduktionsplattformar som Sapling, Enboarder eller Rippling är att de erbjuder heltäckande introduktionslösningar och integrerar HR-uppgifter, medarbetarengagemang och automatiserade arbetsflöden.
2. Lärplattformar (LMS): Verktyg som Leapsome, Docebo eller TalentLMS hjälper till att leverera utbildningsmaterial, följa upp framsteg och säkerställa att medarbetarna slutför obligatoriska kurser.
3. HRIS/HRMS: Plattformar som BambooHR, Workday eller UKG effektiviserar administrativa uppgifter som dokumenthantering, registrering av förmåner och löneadministration.
4. Programvara för uppgiftshantering: Verktyg som Asana, Trello eller Monday organiserar checklistor för introduktionen och följer upp slutförandet av uppgifter mellan avdelningar.
5. Plattformar för IT-tjänstehantering (ITSM): Lösningar som Jira Service Management säkerställer smidig installation av maskinvara, programvara och nätverksåtkomst för nyanställda.
6. Medarbetarfeedback och enkäter: Verktyg för medarbetarenkäter som SurveyMonkey, Qualtrics eller Culture Amp samlar in insikter om introduktionsupplevelsen för att förbättra processerna.
7. Plattformar för digitala signaturer: Tjänster som DocuSign eller Adobe Sign förenklar distanssignering av avtal, sekretessavtal och annat introduktionsrelaterat pappersarbete.
8. Verktyg för kunskapsdelning: Wikier eller intranätplattformar som Confluence eller Notion samlar introduktionsmaterial på ett ställe och gör det tillgängligt för nyanställda.
9. Verktyg för mentorskap och samarbete: Appar som Together Platform eller MentorcliQ underlättar matchningen mellan mentorer och adepter och uppmuntrar till samarbete under introduktionen.

Om du känner dig överväldigad av alla alternativ kan vi även ge dig råd om hur du väljer introduktionsprogramvara . Du kan också ladda ner vår användbara mall för en 30-60-90-dagarsplan som hjälper dig att komma igång med att utforma ditt introduktionsarbetsflöde:

Hämta vår introduktionsmall!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För fler insikter om introduktion kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större påverkan i din organisation.