Medarbetardata: typer, användningsområden och bästa praxis

Men vad är medarbetardata egentligen, och hur samlar man in den? Vilka etiska överväganden finns dessutom, och hur håller man data säker?

Typer av medarbetardata

Låt oss börja vår resa genom medarbetardatans värld med en närmare titt på de olika typer av datapunkter som vi hanterar dagligen. 

Vi går inte in på komplex datateori här—se det snarare som en avslappnad lunch och lärande. 

Personuppgifter:

• Grunderna: namn, födelsedatum, adress och så vidare.

Anställningsinformation:

• Arbetsbeskrivning, befattning och avdelning
• Startdatum
• Anställningsuppgifter och anställningsstatus (heltid, deltid, visstidsanställning och så vidare)
• Ersättningsuppgifter (lön, bonusar, förmåner)
• Arbetsplats och kontorstillhörighet

Utbildnings- och yrkesbakgrund:

• Akademiska meriter (examina, utbildningsinstitutioner)
• Yrkescertifieringar
• Tidigare arbetslivserfarenhet

Prestations- och arbetshistorik:

• Prestationsutvärderingar och bedömningar
• Arbetsuppgifter och projekt
• Lönehistorik
• Befordringar och omplaceringar
• Disciplinära åtgärder och varningar

Tidrapportering och närvaroregister:

• Tidrapporter och närvaroregister
• Övertid och ledighetsansökningar
• Medarbetares arbetstids- och närvarohistorik

Förmåner och ersättning:

• Information om sjukförsäkring
• Uppgifter om pensionsplan
• Aktieoptioner eller aktietilldelningar
• Information om skatteavdrag
• Avdrag och inbetalningar

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Information om nödkontakt:

• Namn och kontaktuppgifter till närmast anhöriga eller nödkontakter

Information om mångfald och demografi:

• Kön
• Ras/etnicitet
• Funktionsnedsättningsstatus
• Veteranstatus (om relevant)

Personalinformation

• Antal anställda

Juridiska dokument och efterlevnadsdokument:

• Anställningsavtal
• Sekretessavtal (NDAs)
• Konfidentialitetsavtal
• I-9-blanketter (verifiering av rätt att arbeta)
• Skatteblanketter (W-4, W-2, 1099 och så vidare)

Prestationsmått och mål:

• Viktiga prestationsindikatorer (KPIs)
• Mål och målsättningar
• Prestationsbedömningar inklusive prestationsdata
• Planer för prestationsförbättring (PIPs)

Utbildning och utveckling:

• Utbildningshistorik och certifieringar
• Bedömningar av färdigheter och kompetenser

Uppgifter om avslut och uppsägning:

• Avslutningsintervjuer
• Anställningstid
• Orsaker till uppsägning
• Information om slutlön och förmåner

Medarbetarengagemang

• Återkoppling från enkäter
• Återkoppling från intervjuer
• Medarbetarnas nettopromotörpoäng

Rekryteringsmått

• Rekryteringskälla
• Acceptansgrad för jobberbjudanden
• Kostnad per anställning
• Tid till anställning

Ovanstående data kan kombineras på allt mer avancerade sätt för att förbättra processerna och den övergripande medarbetarupplevelsen.

Du kanske till exempel vill undersöka personalomsättningen bland vissa demografiska grupper eller se om personer slutar kort efter att de har blivit befordrade.

Du kan sedan presentera dessa data för relevanta intressenter och fördela resurserna på lämpligt sätt.

Varför är medarbetardata användbara?

Medarbetardata är avgörande för att fatta välgrundade beslut om arbetsstyrkan och följa arbetslagstiftning, skatteregler och bestämmelser om datasekretess.

Organisationer behöver till exempel upprätthålla korrekta löneuppgifter, inklusive utbetalda löner, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter, för att följa skattelagstiftningen och säkerställa korrekt rapportering till myndigheter.

Det är den tråkiga delen men, som nämndes i inledningen, kan medarbetardata som demografi, personalomsättning och andra HR-mått användas för att berätta vad som händer i organisationen och ligga till grund för strategiska beslut.

IBM genomförde till exempel en djupgående analys av medarbetarnas avgångar för att identifiera viktiga faktorer som påverkar personalomsättningen. De upptäckte att medarbetare som reste ofta hade 2,4 gånger högre personalomsättning än de som sällan reste. 

Dessutom uppvisade medarbetare på personalavdelningen en större benägenhet att sluta. Dessa insikter gjorde det möjligt för IBM att hantera specifika problem och utveckla strategier för att minska personalomsättningen. ​

Så samlar du in medarbetardata

Den goda nyheten är att det är ganska enkelt att samla in all denna data om du har rätt verktyg.

Personaladministrativt informationssystem (HRIS)

Ett HRIS hjälper dig att organisera och lagra alla dina medarbetardata digitalt på en centraliserad plats, vilket gör dem enkla att komma åt och uppdatera. 

Det automatiserar vardagliga HR-uppgifter som att hålla reda på ledighet och hantera medarbetaruppgifter, och du kan snabbt skapa rapporter för att upptäcka trender eller följa arbetslagstiftningen.

Personalhanteringssystem (HRMS)

Ett HRMS är en mer omfattande lösning som går längre än ett HRIS genom att integreras med andra affärsfunktioner. Det hjälper inte bara till med datainsamling utan stöder även arbetsstyrkeplanering, lönehantering och efterlevnadshantering.

System för kandidatspårning (ATS) 

Ett ATS spelar en avgörande roll i de tidiga stadierna av datainsamlingen, särskilt under rekryteringen, och underlättar insamlingen av data om kandidaternas kvalifikationer, erfarenheter och intervjufeedback. Dessa data kan sedan överföras till HRIS eller HRMS när en kandidat blir nyanställd.

Programvara för personalanalys 

Specialiserad programvara för personalanalys gör det möjligt för dig att inte bara samla in utan också analysera medarbetardata för att få insikter om trender i arbetsstyrkan, prestationsmått och prediktiv analys. Dessa lösningar är ofta mycket specialiserade och gör det möjligt för HR-team att fatta strategiska beslut som driver organisationens framgång.

Programvara för rekryteringsanalys 

Specialiserad programvara för rekryteringsanalys är utformad med avancerade funktioner för rekryteringsanalys för att gå på djupet med rekryteringsprocessen.

HR-personal och rekryteringsteam använder den för att få insikter om sina rekryteringsstrategier och fatta datadrivna beslut.

Enkäter och medarbetarintervjuer

Metoder som enkäter, skip-level-möten och stannaintervjuer ger dig värdefull feedback, information om medarbetarnas uppfattningar och förslag. 

Dessa kvalitativa data från verktyg som programvara för medarbetarenkäter kompletterar de kvantitativa data som lagras i HRIS/HRMS och ger en helhetsbild av medarbetarnas upplevelser och uppfattningar.

Programvara för prestationsbedömning

Verktyg för prestationshantering hjälper till att spåra och lagra viktiga medarbetardata som mål, feedback, bedömningar och utvecklingsplaner på en och samma lättillgängliga plats.

Det gör det enklare att upptäcka trender, stödja utveckling och fatta välgrundade beslut om befordringar eller utbildning.

Bästa praxis för medarbetardata

Att hantera medarbetardata innebär en balansgång mellan att följa bästa praxis, säkerställa datasäkerhet, efterleva regler och behandla arbetsstyrkan på ett etiskt sätt. 

Bästa praxis för datahygien

Datahygien är avgörande för att upprätthålla kvaliteten, riktigheten och användbarheten hos dina data. Bristande datahygien kan leda till alla möjliga slags fel, ineffektivitet och missade möjligheter.

Gör så här:

• Datas riktighet och integritet: Se till att medarbetarregister är korrekta och uppdaterade. För att göra detta bör du regelbundet granska och verifiera data för att säkerställa att de är korrekta. Felaktiga data kan leda till fel i löneutbetalningar och förmåner samt problem (dvs. en katastrof).
• Policyer för datalagring: Utveckla tydliga policyer för datalagring som anger hur länge du ska behålla medarbetardata och när de ska raderas eller arkiveras på ett säkert sätt. Detta säkerställer efterlevnad av lagkrav och minskar mängden överflödiga data.
• Kassering av data: Följ säkra rutiner för destruktion av data när fysiska eller elektroniska dokument ska kasseras. Strimla pappersdokument och radera elektroniska medier på ett säkert sätt för att förhindra dataläckage.
• Säkerhetskopiering av data: Säkerhetskopiera regelbundet medarbetardata för att förhindra förlust vid systemfel eller datakorruption. Testa rutinerna för dataåterställning för att säkerställa att data kan återställas.

Proffstips

Skapa en plan för att regelbundet arkivera dokumentation, enligt en tidsplan som fungerar för dig. När mitt team till exempel behandlar ändringar i medarbetardata arkiverar de dokumentationen medan de arbetar, i stället för att vänta till slutet av dagen och arkivera allt på en gång. Vi har upptäckt att detta är ett effektivare sätt att komma ihåg att arkivera all dokumentation som rör varje ändring. — Jessica Cieslinski, HR-generalist, Arhaus

Säkerhet

Säkerhet påverkar oss alla, och det är särskilt viktigt att skydda organisationens känsliga data. 

Med detta i åtanke följer här några bästa metoder att överväga när du hanterar säkerhet:

• Regelbundna riskbedömningar av data: Genomför regelbundna bedömningar av risker och sårbarheter i data för att identifiera potentiella hot och svagheter i dina rutiner för datahantering och vidta korrigerande åtgärder. Om du behöver hjälp med att införa dessa system kan du kontakta en konsult inom datahantering för det stöd du behöver.

• Plan för incidenthantering: Utveckla och dokumentera en omfattande plan för incidenthantering för att snabbt hantera dataintrång eller säkerhetsincidenter. Se till att medarbetarna känner till vilka steg de ska följa vid ett dataintrång och införliva planen i företagskulturen.
• Cybersäkerhetsåtgärder: Använd robusta cybersäkerhetsåtgärder som kryptering, brandväggar och flerfaktorsautentisering för att skydda känslig information.
• Åtkomstkontroll: Inför strikta åtkomstkontroller för att begränsa vilka som kan få tillgång till medarbetaruppgifter. Du bör endast ge behörighet till auktoriserad personal baserat på deras roller och ansvarsområden. Granska och uppdatera åtkomstbehörigheter regelbundet för att minimera risken för dataintrång.
• Hantering av leverantörs- och tredjepartsrisker: Om du använder HR-programvara eller tjänster från tredje part bör du genomföra en noggrann granskning för att bedöma deras rutiner för datasäkerhet. Var exempelvis uppmärksam på certifieringar som ISO 27001 och SOC 2, och se till att de följer samma dataskyddsstandarder som ni tillämpar internt.
• Efterlevnad av dataskyddsregler: Håll dig uppdaterad om dataskyddsbestämmelser som GDPR (dataskyddsförordningen), CCPA (Kaliforniens lag om skydd för konsumenters personuppgifter) och andra relevanta lagar. Se till att du samlar in, lagrar och behandlar medarbetaruppgifter i enlighet med dessa bestämmelser. Kom ihåg att du måste inhämta samtycke när det krävs. För yrkespersoner som ansvarar för dessa krav kan certifieringar inom regelefterlevnad hjälpa till att formalisera kompetens inom områden som integritet och dataskydd.
• Granskningsspår och loggning: Bevara granskningsspår och loggar över åtkomst till och ändringar av data. Dessa register kan vara till hjälp när säkerhetsincidenter utreds och när efterlevnad av dataskyddsbestämmelser ska demonstreras.

Etik

Prioritera etiska överväganden i alla delar av din datahantering för att säkerställa rättvisa, respekt och förtroende i organisationens rutiner.

• Uppmuntra ansvarsfull datahantering från början (introduktion av medarbetare) och motverka all felaktig användning eller obehörig delning av medarbetarinformation.
• Inhämta informerat samtycke från medarbetarna innan du samlar in och behandlar deras uppgifter. Var transparent med hur deras uppgifter kommer att användas och tillhandahåll tydlig information om integritet.
• Utbildningsprogram för att utbilda HR-personal och medarbetare i hur data ska lagras samt i bästa metoder för dataskydd. Främja en kultur av medvetenhet om dataintegritet i hela arbetsmiljön för att minimera risken för oavsiktlig exponering av data.

Medarbetaruppgifter: Hantera dem vårdslöst på egen risk 

I det dagliga arbetet med att hantera en arbetsstyrka samlar vi naturligt in och underhåller en mängd medarbetaruppgifter, och det är viktigt att komma ihåg att detta inte är något man kan hantera hur som helst.

Hantering av medarbetaruppgifter är en mångfacetterad uppgift som kräver en känslig balans mellan juridisk efterlevnad, datasäkerhet och etiska överväganden. Det är inget för den lättskrämda.

Så kom ihåg att när det gäller medarbetaruppgifter är det bättre att vara överdrivet beskyddande än att hantera dem vårdslöst. Dina medarbetares förtroende och organisationens anseende står på spel.

För att inte avsluta på en så allvarlig ton bör du också komma ihåg att medarbetaruppgifter är som en superkraft som kan hjälpa HR att bli en mer strategisk partner. Du kan till och med ha lite roligt med dem.

Lär dig hur du bäst presenterar data i Liam Reeses utmärkta artikel om dataanalys inom HR.

Du kanske vill förbättra din datakompetens genom att delta i en konferens om personalanalys eller gå en kurs i HR-analys och/eller ta en certifiering inom dokumenthantering.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För mer information om medarbetaruppgifter och strategisk talanghantering kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.