Vad är ett ERP-system – hur fungerar de & varför använda ett?

Han definierar det som ett ”system av integrerade programvaruapplikationer som standardiserar, effektiviserar och integrerar affärsprocesser inom ekonomi, personalresurser, inköp, distribution och andra avdelningar.” 

Det amerikanska multinationella dator- och teknikföretaget, Oracle, definierar ERP som ”en typ av programvara som organisationer använder för att hantera dagliga affärsaktiviteter, såsom redovisning, inköp, projektledning, riskhantering och efterlevnad samt leveranskedjeverksamhet.” 

Oracle tillägger att en ERP-svit måste innehålla programvara som hjälper organisationer med planering, resultatstyrning på företagsnivå, budgetering, prognoser och skapande av rapporter med detaljer om organisationens ekonomiska resultat för att kunna definieras som komplett.  

ERP-system kan också utökas med tredjepartsapplikationer för att få tillgång till funktioner som hantering av produktlivscykeln, e-inköp, produktdatahantering, datautvinning och andra liknande funktioner. ERP-systemet utökas vanligtvis genom gränssnitt som tillhandahålls av leverantören.

En kort historik över ERP  

ERP-system introducerades omkring 1990 främst för användning av tillverkningsföretag. Konceptet utvecklades från system som materialbehovsplanering II (MRP II), som utvecklades 1983, MRP från 1964 och ekonomisk orderkvantitet (EOQ), som introducerades 1913. 

Enligt leverantören av programvara för planering av företagsresurser, QAD.Inc, myntades termen ERP av Gartner Group för att skilja ERP-system från MRP-system på 1990-talet. QAD.Inc uppger att ERP-system under denna period började utvecklas för att omfatta verksamhetsanalys ”samtidigt som de hanterade andra funktioner, såsom automatisering av säljkåren (SFA), marknadsföringsautomatisering och e-handel.”  

På grund av vissa av utmaningarna med lokalt installerade ERP-system började leverantörer utveckla molnbaserade ERP-system för att tillhandahålla ett SaaS-ERP-system (ERP som leverantörer tillhandahåller som en programvarutjänst). Några av nackdelarna med lokal ERP-distribution är bland annat kostnaderna för implementering och licenser samt den långa implementeringstiden. 

Däremot är SaaS enkelt och billigare att implementera eftersom du vanligtvis betalar en månadsprenumeration. Användare kan anpassa programvaran efter branschspecifika behov. Det gör systemet lämpligt även för ett litet företag.   

ERP-systemets viktigaste egenskaper 

Ett system för planering av företagsresurser har fyra huvudsakliga egenskaper: modulär design, flexibilitet, en öppen och centraliserad databas samt automatisk generering av information. Detta programvarusystem arbetar i realtid utifrån en gemensam databas som stöder all programvara. Det ger ett enhetligt utseende och en enhetlig känsla i alla ERP-moduler.

Det främsta målet med en ERP programvarulösning är att samla alla delar av verksamheten för att snabbt uppnå operativa mål. Alla företagsprocesser integreras mellan verksamhetens alla enheter i ett komplett tillvägagångssätt för att effektivisera processer och informationsflöden i hela organisationen.

Perkins ger ett utmärkt exempel på hur ERP använder realtidsdata för att integrera olika affärsprocesser. Han använder exemplet med ett företag som kräver att kunderna lägger beställningar online. Så snart en ny beställning har slutförts kontrollerar ERP-systemet automatiskt priset och inleder vid behov en kreditkontroll. Det kontrollerar om produkten finns tillgänglig och meddelar den enhet som ska schemalägga leveransen. Så snart beställningen har levererats skickas en faktura och bokföringsenheten kan uppdatera sina konton. 

Nu ska vi titta närmare på de olika funktionerna i ett modernt ERP-system: 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Enhetligt utseende och enhetlig känsla

ERP-systemets enhetliga utseende och känsla hjälper ett företag att minska kostnaderna för utbildning. Perkins påpekar att tidiga leverantörer insåg att ett enhetligt utseende och en enhetlig känsla hjälper organisationen att framstå som mer professionell. Medarbetare som arbetar inom olika delar av ett företag kan förlita sig på samma information när de arbetar med att uppfylla kundernas specifika behov.  

ERP-integrationen gör det möjligt för en organisation att presentera en enhetlig bild av sig själv på marknaden, oavsett om man tittar på dess bokföringsprogram, lagerhanteringssystem eller enkla kalkylblad för de manuella processerna.

Alla program stöds av en gemensam databas

En av de betydande utmaningar som organisationer ställs inför är att olika avdelningar arbetar i silor (splittrade enheter). Detta kan leda till pinsamma situationer där olika avdelningar ger kunder motstridig information, vilket påverkar kvaliteten på er kundservice negativt.

Ett ERP-system säkerställer att en gemensam databas stöder alla program för att säkerställa kundernas framgång. Det innebär att medarbetare i olika enheter kan förlita sig på samma information från databasen i sitt dagliga arbete och för varje affärsbehov.

Fungerar i realtid

I sakernas internet (IoT), där enheter ständigt ansluts med hjälp av tekniker som kantberäkning, säkerställer realtidsfunktionen att varje affärsprocess snabbt kan få tillgång till den information den behöver. Kantberäkning är ett system som för datalagring och databehandling närmare den plats där den kommer att användas. 

ERP-systemets realtidsfunktion hjälper till att snabbt identifiera problem och ger företagsledare tid att åtgärda eventuella problem. 

Typer av ERP-system

Det finns i princip tre olika ERP-system: lokalinstallerad programvara, molnbaserad programvara och hybridprogramvara. Vilken specifik typ en organisation behöver beror främst på företagets storlek, tillgängliga datorer och systemets förmåga att uppfylla företagets behov. 

Låt oss titta närmare på de tre typerna: 

Lokalinstallerad ERP-programvara

Som namnet antyder installeras lokal ERP-programvara på plats. Den kontrolleras huvudsakligen av ert företag efter installationen eller av en ERP-konsult. Det här är ERP-lösningen ni behöver om ni vill ha full kontroll över ERP-systemets säkerhet. Implementering av denna typ av ERP-programvara kräver dock att ni har dedikerade IT-resurser på plats för att hantera underhåll av program och servrar. 

Lokalinstallerad ERP-programvara har flera fördelar, bland annat: 

• Era konfidentiella uppgifter behöver inte hanteras av en tredje part. 
• Varje ERP-modul kan anpassas efter ert specifika affärsbehov. 
• Ger goda integrationsmöjligheter med era andra system (inklusive ert CRM-program).

Molnbaserat ERP-system

Den här typen av ERP-system kallas ofta programvara som tjänst (SaaS), vilket innebär att en tredje part hanterar tjänsten. Den flexibla utformningen gör att personalen kan lagra och bläddra bland data via alla enheter med internetanslutning. Vanligtvis baseras prissättningen på en periodisk prenumeration. 

Den största nackdelen med denna typ av ERP-implementering är att ni måste lita på att en ERP-leverantör hanterar en del av era känsliga uppgifter. Den har dock flera fördelar. Ni behöver till exempel inte göra en betydande initial investering för att få systemet. Ni behöver inte heller specialutrustning eller särskilda kunskaper innan systemet implementeras.  

Hybrid-ERP-system

Hybrid-ERP-systemet kallas ibland för ett ERP-system i två nivåer. Det gör det möjligt för ert företag att kombinera molnbaserade ERP-system med lokalinstallerade ERP-system. Det här är ett system ni skulle välja om ni vill få det bästa av två världar. Ni kan till exempel använda ERP-konsultens expertis utan att behöva ge konsulten tillgång till all er information.

Hur fungerar ett ERP-system?

Ett ERP-system fungerar genom att minska antalet resurser som behövs för att driva verksamheten optimalt, samtidigt som lönsamhet och verksamhetsförbättring säkerställs. 

ERP-systemet skiljer sig från ett enskilt program eftersom det gör det möjligt för andra företagsmoduler i ert företag att arbeta från en databas. 

Systemet samlar in data från olika delar av verksamheten. Det placerar datan på en central plats där de medarbetare som behöver den kan få tillgång till den. Det bryter ner de silor som många företag drabbas av och säkerställer att tillräcklig information finns tillgänglig för dem som behöver den.  

Anta att ditt företags ERP-system är nästan helt automatiserat. ERP-systemet utför datainmatningen åt dig i bakgrunden och utbyter även informationen med andra enheter som behöver den. 

Exempelvis måste lagerhanteringsmodulerna registrera denna information och informera relevanta avdelningar när en leveransorder initieras för den sista varan i lager, så att lagret kan fyllas på. Säljteamet kommer också att informeras så att det inte lovar sådant som det inte kan leverera.  

Läs mer om hur ERP fungerar och hur du kan använda det till din fördel här.

Varför kan du behöva ett ERP-system?

Vi ska titta på några av anledningarna till att företag av olika storlek kan dra nytta av att implementera ERP. 

Informationsdelning: ERP-systemet kan automatiskt dela viktig information mellan företagets olika avdelningar och främjar därmed samarbete genom integrerad informationsdelning.

Förbättrade affärsresultat: Det integrerade systemet säkerställer att avdelningarna kan ägna tid åt att hantera sin kärnverksamhet i stället för att försöka få fram den information som skulle hjälpa dem att göra det. Ett ERP-system kan exempelvis förbättra företagets resultat inom försäljningsprognoser genom orderuppföljning, intäktsuppföljning och skapande av inköpsorder.

Enkelt att hantera: I takt med den snabba teknikutvecklingen blir ERP-system allt enklare att hantera och använda. Detta gäller särskilt företag som kanske inte har de kunskaper eller resurser som krävs för att integrera sina system. För stora företag kan ERP minska de resurser som krävs för att driva separata system. 

Standardiserad rapportering: Om du vill att din organisation ska kommunicera med marknaden måste alla i organisationen utgå från samma information. ERP ser till att den information som din organisation levererar är sammanhängande. 

Minskade kostnader: Enligt Business Automation Specialists, en leverantör av ERP-, redovisnings- och automatiseringslösningar, ”Tillverkningsföretag med bästa praxis som använder ERP-system kunde minska lagernivåerna med 22 %.” De tillägger: ”Samma företag såg också en minskning av de totala kostnaderna med nästan 20 %.” 

För en ännu djupare genomgång kan du läsa den här artikeln om 9 fördelar med ERP-programvara.

Letar du efter mer?

Om du letar efter annan programvara än ERP-programvara kan du ta en titt på följande:

• Programvara för hantering av humankapital (HCM) — programvara som är utvecklad för att hantera medarbetare, planera arbetsstyrkan, genomföra talanghantering och optimera arbetsstyrkan. 
• Programvara för prestationshantering — programvara för att hantera enskilda medarbetares prestationer och arbetsbeteende inom en organisation.
• Programvara för hantering av arbetsstyrkan — programvara för att hantera olika aspekter av en organisations arbetsstyrka, inklusive schemaläggning, närvarohantering, ledighet, introduktion av nyanställda och mycket mer.

Slutligen, om du inte är säker på om du behöver ett ERP- eller CRM-system kan du faktiskt behöva båda! Den här artikeln går igenom likheterna och skillnaderna mellan ERP- och CRM-programvara för att hjälpa dig att reda ut det.