Vad är övervakning av anställda?

Vad är personalövervakning?

Personalövervakning kan vara vilken process som helst som handlar om att samla in information om medarbetarnas aktiviteter.

Aktiviteter kan omfatta allt som medarbetaren utför. Till exempel:

• Internettrafik (besökta webbplatser, aktivitet på sociala nätverk)
• Geolokalisering (GPS-positionsdata)
• Hälsodata (medicinska undersökningar, träningsenheter)
• Användning av appar (vilka appar medarbetaren använder och hur länge)

Vilka typer av personalövervakning finns det?

Även om tekniken har öppnat Pandoras ask med ett enormt utbud av alternativ och priser har alla metoder tre grundläggande delar:

1 - Övervaka (de flesta med övervakning i realtid och integrationer med programvara från tredje part)

2 - Rapportera (inklusive push- och e-postaviseringar eller anpassade rapporter)

3 - Tillåt inte avbrott i de två föregående stegen.

Internetövervakning (webbplatser, e-postövervakning och sociala medier)

Internet är för närvarande det främsta fokuset för personalövervakning. Rapporter kan innehålla allt från webbläsarhistorik till tidrapporter som visar hur mycket tid som ägnas åt sociala medier.

E-post håller långsamt på att bli ett föråldrat kommunikationsverktyg eftersom e-post är så improduktivt och ineffektivt jämfört med nyare kommunikationsverktyg. 

Det används dock fortfarande, och många organisationer förlitar sig på programvara för e-postövervakning för att övervaka det. Data som samlas in från medarbetarnas e-postmeddelanden omfattar vanligtvis meddelandenas innehåll, ämne och mottagare.

Övervakning av operativsystem

De flesta programvaror för personalövervakning registrerar datoraktivitet från medarbetarens dator, inklusive vilka program användaren kör och hur länge. Datorns inaktivitetstid registreras ofta också.

Vissa spårningsprogram kan även skapa en tidsförkortad film med hjälp av bilder tagna från en webbkamera eller automatiskt ta skärmdumpar.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Datorövervakning med tangentbordsloggare

Tangentbordsloggning, eller registrering av tangenttryckningar, är en metod som registrerar allt en användare skriver och som även kan ta skärmdumpar.

Den här metoden medför betydande risker kopplade till medarbetarnas integritet och dataintrång. Anledningen är att nästan all övervakningsprogramvara i dag finns online, vilket innebär att allt från kreditkortsnummer till företagshemligheter kommer att fångas upp och överföras via ett nätverk med denna metod.

Organisationer som behöver behålla övervakningsdata inom sin egen infrastruktur kan i stället använda lokalt installerad programvara för personalövervakning.

Övervakning av telefon och chatt

Viss övervakningsprogramvara gör det möjligt att spela in telefonsamtal och övervaka snabbmeddelanden under arbetstid för att hämta data senare för analys.

Platsövervakning

Företag kan använda GPS-spårning för att spåra bilar och lokalisera bärbara datorer och mobila enheter under medarbetarens arbetsdag.

Videoövervakning

Många företag integrerar videokamerabilder för att övervaka medarbetarnas närvaro och handlingar under arbetstid.

Fördelar med personalövervakning i en miljö med stort förtroende

Det finns flera viktiga fördelar med programvara för personalövervakning:

• Du kan använda de insamlade uppgifterna för att hjälpa medarbetare som har svårt att utföra sitt arbete och avgöra vilken typ av utbildning som efterfrågas för varje team.
• Det är också ett utmärkt tillfälle att ge feedback och prata om hur varje medarbetare kan stärka sina färdigheter och planera sin karriär för att använda dem på bästa sätt.
• Du kan också använda rapporterna för att hjälpa till att sätta mer realistiska mål och förväntningar för teamen och hjälpa dem att förbättras genom att nå en milstolpe i taget.
• Att skapa öppna diskussioner om uppgifterna visar att du bryr dig och ökar teamets engagemang och trivsel.

Att tänka på vid införande av personalövervakning

Riskerna nedan i samband med personalövervakning behöver minimeras genom en genomtänkt övervakningspolicy.

Integritet

Att ha ett system för personalövervakning öppnar dörren för flera integritetsproblem. 

Det finns en hög risk för att företags- eller personuppgifter röjs genom en cybersäkerhetsincident eller skadlig kod, som en trojan eller ett datorvirus.

Tyvärr kan ingen lösning garantera att de insamlade uppgifterna är 100 % säkra.

Medarbetarengagemang

Om du inte litar på dina medarbetare, varför skulle de lita på dig?

Och varför skulle de bry sig om sitt arbete om de inte litar på företaget de arbetar för?

Därför är det viktigt att tänka på hur du tar upp ämnet med medarbetarna för att undvika att påverka deras arbetsmoral.

Ökad stress

Vissa personer tenderar att naturligt utöva sitt inflytande och sin kontroll över andra när de får makt.

När de har verktyg för personalövervakning och andra HR-appar till hands blir det mycket lättare för dem att behandla medarbetare illa.

Dessutom ökar stressnivåerna när människor vet att företaget de arbetar för spionerar på dem, och risken för utbrändhet blir större.

Juridiska frågor 

Enligt Society for Human Resource Management (SHRM), som strävar efter att skapa bättre arbetsplatser, bör du skaffa juridisk rådgivning innan du inför ett program för övervakning på arbetsplatsen. 

I USA måste du till exempel följa federala lagar och delstatslagar, och varje fall är unikt.

Du måste också följa Electronic Communications Privacy Act (ECPA) för att övervaka telefonsamtal.

I EU finns rätten till integritet på arbetsplatsen. Arbetsgivare måste be om medarbetarens samtycke för att samla in personuppgifter, och de måste ange hur och varför de samlar in dem.

Du måste också följa särskilda integritetslagar. GDPR (General Data Protection Regulation) har strikta krav på lagring och överföring av känslig information.

Här är några saker att tänka på:

• Vilka metoder får jag använda för aktivitetsövervakning?
• När är det okej att övervaka, och på vilken plats?
• Måste jag inhämta medarbetarnas samtycke eller räcker det att informera dem?

Så tar du som ledare upp personalövervakning med teammedlemmar

Det är viktigt att ta sig tid att reflektera över de verkliga orsakerna till att du har börjat tänka på det här sättet genom att använda följande frågor.

• Vilka ursäkter använder jag för att rättfärdiga detaljstyrningen av den här medarbetaren? Tänker jag till exempel att jag är den enda personen som kan lämna in den här uppgiften?

• Varför kan jag inte se helheten? Som ledare är det viktigt att lämna detaljerna åt teamet och fokusera på helheten. 

• Hur kan jag hjälpa den här medarbetaren att göra framsteg? När rapporterade medarbetaren senast om det? Finns det några tidigare händelser som kan få dig att ifrågasätta medarbetarens förmåga eller göra att du inte litar på hen?

• Hur kan jag använda programvara för aktivitetsövervakning på ett positivt sätt? Tycker du att närvaro är viktigare än prestation? Hur skulle du känna som anställd om ditt företag beslutade sig för att övervaka dina aktiviteter? Vilka metoder skulle jag överväga att använda och vilka skulle jag inte använda?

Effektiva plattformar för hantering av HR-ärenden säkerställer att anställdas oro kring övervakningsrutiner hanteras rättvist och transparent.

Det perfekta företagsmässiga förhållningssättet till medarbetarövervakning

Om du vill se enastående resultat när du använder medarbetarövervakning bör du investera dina resurser i att bygga en företagskultur med hög tillit där de anställda känner sig:

• Respekterade som yrkespersoner
• Ledda av ledare, inte chefer
• Att företagskulturen i grunden är rättvis
• Att det finns genomtänkta övervakningspolicyer på plats.

Så bygger du en miljö med hög tillit

I mer än 30 år har Great Place to Work studerat sambandet mellan en kultur med hög tillit och ett företags övergripande framgång. 

År 2016 publicerade de "Affärsnyttan med en kultur präglad av hög tillit", där ett avgörande resultat ingick:

Företag med tillitsbaserade kulturer presterar bättre på aktiemarknaden, har betydligt lägre personalomsättning och är mer kreativa, samtidigt som de anställda är mer engagerade och produktiva. De uppvisar också högre nivåer av kundnöjdhet.

Enligt GPW har dessutom inget företag utan en kultur med hög tillit någonsin tagit sig in på listan "De 100 bästa företagen att arbeta för enligt Fortune".

År 2020 visade en studie från London School of Economics (LSE) att "ledare och chefer i allt högre grad kommer att behöva lära sig att tillit är central för produktiva medarbetares prestation, engagemang, delaktighet och vilja att stanna kvar."

Doist, ett företag inom produktivitetsprogramvara som omdefinierar framtidens arbetsliv, har ett intressant sätt att ta sig an denna utmaning.

De börjar med att anställa rätt personer genom att leta efter lättidentifierade egenskaper som visar att någon sannolikt är pålitlig.

Du kommer inte att se några jobbannonser med orealistiska krav, som att kunna multitaska och vara tillgänglig för arbete dygnet runt. 

Urvalsprocessen är så transparent som möjligt, med regelbunden återkoppling från både kandidaten och företaget.

När de har beslutat sig för att anställa kandidaten bygger de tillit från dag ett genom att ha en särskild introduktionsprocess som omfattar följande:

• Att bjuda in någon från teamet att bli mentor för den nyanställda. De ser också till att mentorn avsätter tid i sitt schema för att vara tillgänglig under den första månaden och svara på eventuella frågor.

• Att kommunicera ofta och alltid vara ärlig när de ger återkoppling.

• Att ge nyanställda verkliga möjligheter att bidra till företaget från dag ett.

• Att tydliggöra förväntningarna på resultatet av deras arbete och de prestationsindikatorer som kommer att användas för att bedöma arbetet.

• Att skapa tillfällen för informella samtal där nyanställda kan umgås med kollegor, så att de kan lära känna varandra bättre.

Efter några veckor fortsätter de att bekräfta sitt förtroende genom att ge nya teammedlemmar självständighet att utföra sitt arbete.

En lärdom här är att ledare behöver behärska konsten att delegera uppgifter till andra för att bygga tillit; de behöver byta ut sin impuls att detaljstyra mot ledarskapskompetens. 

Det är inte enkelt, men det ger resultat i form av ett överraskande utfall:

De anställda kommer automatiskt att svara på detta förhållningssätt med högre produktivitet och känna sig ansvarstagande och motiverade.

Avslutande tankar

Du bör använda medarbetarövervakning i en miljö med hög tillit för att öka den positiva påverkan på de anställdas prestation, effektivitet och engagemang.

Kom ihåg att den centrala punkten är att bygga en företagskultur med hög tillit.

Anställ rätt personer, ha en noggrant utformad introduktionsprocess och ge de anställda den självständighet de behöver för att utföra sitt arbete.

Det är avgörande att ledningen fokuserar på att undanröja det som hindrar arbetsflödet, samtidigt som de anställda blir mer engagerade och motiverade. Medarbetarövervakning kan vara ett utmärkt verktyg för att hjälpa dem att nå detta mål.

När ni tillsammans har etablerat en kultur präglad av hög tillit med rätt verktyg kommer organisatorisk framgång att följa.

För att hjälpa till, se vårt urval av den bästa programvaran för medarbetarövervakning på marknaden idag.

Relaterad läsning: Bästa programvaran för produktivitetsuppföljning för hybridteam