Çalışan Verileri: Türleri, Kullanımları ve En İyi Uygulamalar

Yakın zamanda People Managing People, İK'nın kuruluşlarda nasıl daha büyük bir etki yaratabileceği hakkında bir dizi İK lideriyle görüştü.

Neredeyse tamamı, karar alma süreçlerini yönlendirmek için verilerden yararlanmanın öneminden bahsetti; bu durum, insan analitiği disiplininin yükselişiyle de örtüşüyor.

Çalışan verileri yasal amaçlarla gereklidir; ancak kuruluşunuzda neler olup bittiğine dair bir hikâye anlatmaya yardımcı olur ve yetenek yönetimi stratejinize yön verir.

Peki çalışan verileri tam olarak nedir ve bunları nasıl toplarsınız? Ayrıca etik açıdan hangi hususlar dikkate alınmalı ve verileri nasıl güvende tutabilirsiniz?

Çalışan Verilerinin Türleri

Her gün ele aldığımız farklı veri türlerine daha yakından bakarak çalışan verileri dünyasındaki yolculuğumuza başlayalım. 

Burada karmaşık veri teorilerine dalmayacağız—bunu daha çok samimi bir öğle yemeği ve öğrenme sohbeti gibi düşünebilirsiniz. 

Kişisel bilgiler:

• Temel bilgiler: ad, doğum tarihi, adres ve benzeri.

İstihdam bilgileri:

• İş tanımı, iş unvanı ve departman
• İşe başlama tarihi
• İstihdam ayrıntıları ve durumu (tam zamanlı, yarı zamanlı, sözleşmeli vb.)
• Ücret ayrıntıları (maaş, ikramiyeler, yan haklar)
• Çalışma yeri ve ofis ataması

Eğitim ve mesleki geçmiş:

• Akademik yeterlilikler (dereceler, devam edilen okullar)
• Mesleki sertifikalar
• Önceki iş deneyimi

Performans ve çalışma geçmişi:

• Performans değerlendirmeleri ve incelemeleri
• Çalışma görevleri ve projeler
• Maaş geçmişi
• Terfiler ve transferler
• Disiplin işlemleri ve uyarılar

Zaman takibi ve devam kayıtları:

• Çalışma çizelgeleri ve devam kayıtları
• Fazla mesai ve izin talepleri
• Çalışanın çalışma süresi ve devam geçmişi

Yan haklar ve ücretlendirme:

• Sağlık sigortası bilgileri
• Emeklilik planı ayrıntıları
• Hisse senedi opsiyonları veya hisse tahsisleri
• Vergi kesintisi bilgileri
• Kesintiler ve katkılar

Acil durum iletişim bilgileri:

• En yakın akrabaların veya acil durum kişilerinin adları ve iletişim bilgileri

Çeşitlilik ve demografik bilgiler:

• Cinsiyet
• Irk/etnik köken
• Engellilik durumu
• Gazi durumu (ilgiliyse)

Personel bilgileri

• Çalışan sayısı

Hukuki ve uyum belgeleri:

• İş sözleşmeleri
• Gizlilik sözleşmeleri (NDA'lar)
• Gizlilik anlaşmaları
• I-9 formları (istihdam uygunluğu doğrulaması)
• Vergi formları (W-4, W-2, 1099 vb.)

Performans ölçütleri ve hedefleri:

• Temel performans göstergeleri (KPI'lar)
• Hedefler ve amaçlar
• Performans verilerini içeren performans değerlendirmeleri
• Performans iyileştirme planları (PIP'ler)

Eğitim ve gelişim:

• Eğitim geçmişi ve sertifikalar
• Beceri ve yetkinlik değerlendirmeleri

İşten ayrılma ve iş akdinin feshi kayıtları:

• İşten ayrılma görüşmeleri
• Çalışma süresi
• İş akdinin feshedilme nedenleri
• Son ücret ve yan hak bilgileri

Çalışan bağlılığı

• Anket geri bildirimleri
• Görüşme geri bildirimleri
• Çalışan net tavsiye skoru

İşe alım ölçütleri

• İşe alım kaynağı
• İş teklifini kabul oranı
• İşe alım başına maliyet
• İşe alım süresi

Yukarıdaki veriler, süreçleri ve genel çalışan deneyimini iyileştirmek için giderek daha gelişmiş şekillerde bir araya getirilebilir.

Örneğin, belirli demografik gruplardaki çalışan devir oranlarını veya insanların terfi aldıktan kısa süre sonra ayrılıp ayrılmadığını incelemek isteyebilirsiniz.

Daha sonra bu verileri ilgili paydaşlara sunabilir ve kaynakları uygun şekilde tahsis edebilirsiniz.

Çalışan Verileri Neden Yararlıdır?

Çalışan verileri, akıllı iş gücü kararları almak ve iş kanunlarına, vergi kurallarına ve veri gizliliği düzenlemelerine uyum sağlamak için kritik öneme sahiptir.

Örneğin kuruluşların, vergi kanunlarına uyum sağlamak ve devlet kurumlarına doğru bildirimde bulunmak için ödenen ücretler, vergi kesintileri ve işveren katkıları dahil olmak üzere doğru bordro kayıtlarını tutmaları gerekir.

Bu işin sıkıcı kısmı; ancak giriş bölümünde de belirtildiği gibi demografik bilgiler, çalışan devir oranları ve diğer İK ölçütleri, kuruluşunuzda neler olup bittiğine dair bir hikâye anlatmak ve stratejik kararlar almak için kullanılabilir.

Örneğin IBM, çalışan devir hızını etkileyen temel faktörleri belirlemek için çalışanların işten ayrılma oranları hakkında kapsamlı bir analiz gerçekleştirdi. Sık seyahat eden çalışanların, nadiren seyahat edenlere kıyasla 2,4 kat daha yüksek çalışan devir oranına sahip olduğunu keşfettiler. 

Ayrıca İnsan Kaynakları departmanındaki çalışanların ayrılma eğiliminin daha yüksek olduğu görüldü. Bu içgörüler, IBM'in belirli sorunları ele almasını ve çalışan devir oranını azaltmaya yönelik stratejiler geliştirmesini sağladı. ​

Çalışan Verileri Nasıl Toplanır?

İyi haber şu ki, doğru araçlara sahipseniz tüm bu verileri toplamak oldukça kolaydır.

İnsan kaynakları bilgi sistemi (HRIS)

Bir HRIS, tüm çalışan verilerinizi tek bir merkezi konumda dijital olarak düzenlemenize ve saklamanıza yardımcı olur; böylece bu verilere erişmek ve verileri güncellemek kolaylaşır. 

İzinleri takip etmek ve çalışan kayıtlarını yönetmek gibi günlük İK görevlerini otomatikleştirir; ayrıca eğilimleri belirlemek veya iş kanunlarına uyumu sürdürmek için hızlı raporlar oluşturabilirsiniz.

İnsan kaynakları yönetim sistemi (HRMS)

Bir HRMS, diğer işlevlerle entegre olarak bir HRIS'in ötesine geçen daha kapsamlı bir çözümdür. Yalnızca veri toplamaya yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda iş gücü planlamasını, bordro işlemlerini ve uyum yönetimini de destekler.

Aday takip sistemleri (ATS) 

Veri toplamanın, özellikle işe alım sürecindeki ilk aşamalarında önemli bir rol oynayan bir ATS, adayların nitelikleri, deneyimleri ve mülakat geri bildirimleriyle ilgili verilerin toplanmasını kolaylaştırır. Bir aday yeni işe alındığında bu veriler daha sonra HRIS veya HRMS'ye aktarılabilir.

Çalışan analitiği yazılımı 

Uzmanlaşmış çalışan analitiği yazılımı, çalışan verilerini yalnızca toplamanıza değil, aynı zamanda iş gücü eğilimleri, performans ölçümleri ve öngörücü analitik hakkında içgörüler elde etmek için analiz etmenize de olanak tanır. Genellikle oldukça uzmanlaşmış olan bu yazılımlar, İK ekiplerinin kuruluşun başarısını destekleyen stratejik kararlar almasını sağlar.

İşe alım analitiği yazılımı 

İşe alım sürecini derinlemesine incelemek üzere gelişmiş işe alım analitiği özellikleriyle tasarlanmış özel işe alım analitiği yazılımı.

İK profesyonelleri ve işe alım ekipleri, işe alım stratejileri hakkında içgörüler elde etmek ve veriye dayalı kararlar almak için bu yazılımları kullanır.

Anketler ve çalışan mülakatları

Anketler, üst yöneticiyle doğrudan görüşmeler ve çalışanı elde tutma mülakatları gibi yöntemler, size değerli çalışan geri bildirimleri, görüşleri ve önerileri sunar. 

Çalışan anketi yazılımı gibi araçlardan elde edilen bu nitel veriler, HRIS/HRMS'de depolanan nicel verileri tamamlar ve çalışan deneyimleri ile algılarına ilişkin bütünsel bir görünüm sağlar.

Performans değerlendirme yazılımı

Performans yönetimi araçları; hedefler, geri bildirimler, değerlendirmeler ve gelişim planları gibi önemli çalışan verilerinin erişilebilir tek bir konumda izlenmesine ve saklanmasına yardımcı olur.

Bu sayede eğilimleri fark etmek, gelişimi desteklemek ve terfi ya da eğitimler hakkında bilinçli kararlar almak kolaylaşır.

Çalışan Verileri İçin En İyi Uygulamalar

Çalışan verilerini yönetmek; en iyi uygulamalara uymak, veri güvenliğini sağlamak, düzenlemelere uyum göstermek ve iş gücünüze etik biçimde davranmak arasında denge kurmayı gerektirir. 

Veri hijyeni için en iyi uygulamalar

Veri hijyeni, verilerinizin kalitesini, doğruluğunu ve kullanışlılığını korumak için gereklidir. Yetersiz veri hijyeni her türlü hataya, verimsizliğe ve kaçırılmış fırsatlara yol açabilir.

Yapmanız gerekenler şunlardır:

• Veri doğruluğu ve bütünlüğü: Doğru ve güncel çalışan kayıtlarını koruyun. Bunu yapmak için verilerin doğruluğundan emin olmak üzere düzenli olarak denetim gerçekleştirin ve verileri doğrulayın. Hatalı veriler bordroda, yan haklarda ve diğer konularda sorunlara (yani felakete) yol açabilir.
• Veri saklama politikaları: Çalışan verilerini ne kadar süreyle saklayacağınızı ve ne zaman güvenli bir şekilde silinmesi veya arşivlenmesi gerektiğini belirten açık veri saklama politikaları geliştirin. Bu, yasal gerekliliklere uyumu sağlar ve veri karmaşasını azaltır.
• Verilerin imha edilmesi: Fiziksel veya elektronik kayıtları imha ederken güvenli veri imha prosedürlerini izleyin. Veri sızıntısını önlemek için kağıt belgeleri parçalayın ve elektronik ortamları güvenli bir şekilde silin.
• Veri yedeklemeleri: Sistem arızaları veya veri bozulması durumunda kaybı önlemek için çalışan verilerini düzenli olarak yedekleyin. Verilerin kurtarılabildiğinden emin olmak için veri geri yükleme prosedürlerini test edin.

İpucu

Belgeleri sizin için uygun bir düzende ve düzenli olarak dosyalamak üzere bir plan oluşturun. Örneğin, ekibim çalışan verilerinde değişiklik yaptığında, tüm belgeleri günün sonunda tek seferde dosyalamak için beklemek yerine çalışırken dosyalar. Her değişiklikle ilgili tüm belgeleri dosyalamayı hatırlamak için bunun daha etkili bir yöntem olduğunu gördük. — Jessica Cieslinski, İnsan Kaynakları Uzmanı, Arhaus

Güvenlik

Güvenlik hepimizi etkiler ve kuruluşunuzun hassas verilerini güvence altına almak özellikle kritik önem taşır. 

Bunu göz önünde bulundurarak, güvenliği ele alırken dikkate almanız gereken bazı en iyi uygulamaları aşağıda bulabilirsiniz:

• Düzenli veri riski değerlendirmeleri: Veri yönetimi uygulamalarınızdaki olası tehditleri ve zayıflıkları belirlemek ve düzeltici önlemler almak için veri risklerini ve güvenlik açıklarını düzenli olarak değerlendirin. Bu sistemleri kurma konusunda yardıma ihtiyacınız varsa, ihtiyacınız olan desteği almak için bir veri yönetişimi danışmanına başvurun.

• Olay müdahale planı: Veri ihlallerini veya güvenlik olaylarını derhal ele almak için kapsamlı bir olay müdahale planı geliştirin ve belgeleyin. Çalışanların bir veri ihlali durumunda izlenecek adımları bildiğinden emin olun ve bu planı şirket kültürünüze yerleştirin.
• Siber güvenlik önlemleri: Hassas bilgileri korumak için şifreleme, güvenlik duvarları ve çok faktörlü kimlik doğrulama gibi güçlü siber güvenlik önlemleri kullanın.
• Erişim kontrolü: Çalışan verilerine kimlerin erişebileceğini kısıtlamak için sıkı erişim kontrolleri uygulayın. Erişimi yalnızca görev ve sorumluluklarına göre yetkili personelle sınırlandırmalısınız. Veri ihlali riskini en aza indirmek için erişim izinlerini düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin.
• Tedarikçi ve üçüncü taraf risk yönetimi: Üçüncü taraf İK yazılımları veya hizmetleri kullanıyorsanız, veri güvenliği uygulamalarını değerlendirmek için gerekli incelemeleri gerçekleştirin. Örneğin, ISO 27001 ve SOC 2 gibi sertifikalara sahip olup olmadıklarını kontrol edin ve kurum içinde uyguladığınız veri koruma standartlarıyla aynı standartlara uyduklarından emin olun.
• Veri gizliliği uyumluluğu: GDPR (Genel Veri Koruma Tüzüğü), CCPA (Kaliforniya Tüketici Gizliliği Yasası) ve diğer ilgili yasalar gibi veri gizliliği düzenlemelerindeki güncel gelişmeleri takip edin. Çalışan verilerini bu düzenlemelere uygun şekilde topladığınızdan, sakladığınızdan ve işlediğinizden emin olun. Gerektiğinde onay almanız gerektiğini unutmayın. Bu gerekliliklerden sorumlu profesyoneller için uyumluluk sertifikaları, gizlilik ve veri koruma gibi alanlardaki uzmanlığın resmileştirilmesine yardımcı olabilir.
• Denetim izleri ve günlük kaydı: Veri erişimlerinin ve değişikliklerinin denetim izlerini ve günlüklerini tutun. Bu kayıtlar, güvenlik olaylarının araştırılmasına ve veri koruma düzenlemelerine uyumluluğun kanıtlanmasına yardımcı olabilir.

Etik

Kuruluşunuzun uygulamalarında adaleti, saygıyı ve güveni güvence altına almak için veri işleme süreçlerinizin tüm yönlerinde etik hususlara öncelik verin.

• Başlangıçtan itibaren (çalışan işe alımı) sorumlu veri uygulamalarını teşvik edin ve çalışan bilgilerinin kötüye kullanılmasını veya yetkisiz şekilde paylaşılmasını engelleyin.
• Çalışanların verilerini toplamadan ve işlemeden önce bilgilendirilmiş onaylarını alın. Verilerinin nasıl kullanılacağı konusunda şeffaf olun ve açık gizlilik bildirimleri sunun.
• İK profesyonellerini ve çalışanları verilerin nasıl saklanacağı ve veri korumaya ilişkin en iyi uygulamalar konusunda eğitmek için eğitim programları düzenleyin. Yanlışlıkla veri açığa çıkması riskini en aza indirmek için çalışma ortamınızın tamamında veri gizliliği farkındalığı kültürünü teşvik edin.

Çalışan Verileri: Gelişigüzel Yönetmenin Bedeli Ağırdır 

İş gücünü yönetmenin günlük rutininde doğal olarak çok sayıda çalışan bilgisini toplar ve muhafaza ederiz; ancak bunun gelişigüzel yapılıp yapılamayacak bir iş olmadığını akılda tutmak önemlidir.

Çalışan verilerini yönetmek; yasal uyumluluk, veri güvenliği ve etik hususlar arasında hassas bir denge kurulmasını gerektiren çok yönlü bir görevdir. Bu, yüreği zayıf olanlara göre değildir.

Bu nedenle, çalışan verileri söz konusu olduğunda gelişigüzel bir yaklaşım benimsemektense aşırı korumacı olmanın daha iyi olduğunu unutmayın. Çalışanlarınızın güveni ve kuruluşunuzun itibarı buna bağlıdır.

Bu kadar ciddi bir notla bitirmemek için çalışan verilerinin, İK'nın daha stratejik bir ortak olmasına yardımcı olacak bir süper güç gibi olduğunu da unutmayın. Hatta bununla biraz eğlenebilirsiniz.

Verileri en iyi şekilde nasıl sunabileceğinizi Liam Reese'in İK veri analizi hakkındaki mükemmel makalesinde öğrenin.

İnsan analitiği konferansına katılarak veya bir İK analitiği kursuna ve/veya kayıt yönetimi sertifikasyon programına katılarak veri yetkinliğinizi geliştirmek isteyebilirsiniz.

People Managing People Bültenine Abone Olun

Çalışan verileri ve stratejik yetenek yönetimi hakkında daha fazla bilgi için İK ve iş liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en güncel içeriklerimizin tümünü alacaksınız.