İşe alıştırma, çalışan yaşam döngüsünün kritik ancak çoğu zaman göz ardı edilen bir aşamasıdır. Gallup araştırmasına göre, çalışanların yalnızca yaklaşık %12'si kuruluşlarının işe alıştırma konusunda harika bir iş çıkardığını düşünüyor.
Daha iyisini yapabilirsiniz!
Bu yazıda işe alıştırmanın neden bu kadar önemli olduğunu, farklı aşamaların neler olduğunu ve etkili bir işe alıştırma süreci geliştirmek için bazı uzmanların en iyi uygulamalarını ele alıyorum.
İşe Alıştırma Nedir?
İşe alıştırma, yeni bir çalışanı bir kuruluşa entegre etme sürecidir. Bu süreç, çalışanın işletmeyi, işletme içindeki rolünü anlaması ve iş arkadaşlarıyla bağ kurması için gerekli zamanı, bilgiyi, eğitimi ve kaynakları sağlamayı içerir.
İşe Alıştırma Neden Önemlidir?
İşe alıştırma önemlidir çünkü yeni ekip üyelerinin mümkün olan en iyi başlangıcı yapmasına yardımcı olur. Etkili bir işe alıştırma şunları sağlayabilir:
Çalışan bağlılığını artırma
Uygun şekilde yürütülen işe alıştırma, yeni işe alınanların kendilerini hoş karşılanmış ve desteklenmiş hissetmelerine yardımcı olarak çalışan devir oranını azaltır.
Brandon Hall Group tarafından yapılan araştırmaya göre, güçlü bir işe alıştırma sürecine sahip işletmeler yeni işe alınan çalışanların elde tutulma oranını %82 artırabilir.
Kabul edelim, ilk gün işe geldiğinizde herkes varışınız karşısında şaşırmış görünüyorsa alarm zilleri çalmaya başlar.
Verimliliği artırma
Etkili işe alıştırma, yeni çalışanların rollerini ve sorumluluklarını daha iyi ve daha hızlı öğrenmesini, dolayısıyla daha kısa sürede verimli çalışanlar hâline gelmesini sağlar.
Aynı Brandon Hall Group araştırması, etkili işe alıştırmanın yeni işe alınan çalışanların verimliliğini %70'in üzerinde artırabileceğini ortaya koymuştur.
Daha güçlü bir işveren markasına katkıda bulunma
Çalışanlar kendilerini hoş karşılanmış, desteklenmiş ve başarıya hazır hissettiklerinde sosyal medyada şirketinizin savunuculuğunu yapma ve Glassdoor gibi sitelerde olumlu değerlendirmeler bırakma olasılıkları artar.
İşe Alıştırma Ne Kadar Sürer?
İşe alıştırma çoğu rol için aslında yaklaşık 90 gün sürer; ancak daha karmaşık roller veya üst düzey pozisyonlar için bir yıla kadar uzayabilir.
“Birçok kuruluş, işe alıştırmayı devam eden bir süreç yerine yanlışlıkla tek seferlik bir etkinlik olarak ele alıyor,” diyor insan ve kültür operasyonları danışmanı Rita Wittek. “Evrak işlerine ve lojistik hazırlıklara aşırı odaklanırken bağlantılar kurmak ve yeni işe alınanları kültüre dahil etmek gibi kritik insani unsurları ihmal ediyorlar.”
Süre; işin karmaşıklığı, kuruluşun büyüklüğü ve sağlanan destek düzeyi gibi faktörlere bağlıdır.
İyi yapılandırılmış bir 30 60 90 günlük işe alıştırma programı genellikle işe başlamadan önceki aşamayı, ilk oryantasyonu (ilk hafta) ve bunu izleyen ilk birkaç ay boyunca devam eden destek, eğitim ve kontrolleri içerir.
Tipik İşe Alıştırma Faaliyetleri
Başarılı bir işe alıştırma için organize edilmesi gereken pek çok şey vardır. İşte işe alıştırma sürecinin her aşamasındaki farklı işe alıştırma faaliyetlerine genel bir bakış.
İşe başlamadan önceki hazırlık
- Hoş geldin e-postaları veya paketleri göndermek.
- Gerekli evrakları sağlamak (sözleşmeler, vergi formları vb.).
- İlk haftanın programını paylaşmak.
- E-posta, yazılım ve sistemler için hesapları oluşturmak.
BT kurulumu ve eğitimi
- Çalışma istasyonlarını, yazılımları ve gerekli ekipmanları kurmak.
- İç araçlar, yazılımlar ve sistemler hakkında başlangıç eğitimi vermek.
- Siber güvenlik ve veri gizliliği eğitimi vermek.
Oryantasyon
- Şirkete genel bakış: Misyon, vizyon ve değerler.
- Şirket politikalarına (İK, güvenlik vb.) giriş.
- Ofis turu (veya uzaktan çalışanlar için sanal tur).
- Ekip üyeleriyle veya kilit çalışma arkadaşlarıyla tanışma.
Uyumluluk ve yasal eğitim
- Güvenlik eğitimi (belirli sektörler için).
- Taciz karşıtı, çeşitlilik ve kapsayıcılık politikaları.
- Ülkeye veya sektöre özgü yasal uyumluluk eğitimi.
İşe özgü eğitim
- Role özgü süreçler ve beklentiler.
- Pozisyonun sorumluluklarını ve hedeflerini gözden geçirme.
- Rehberlik amacıyla daha deneyimli bir çalışma arkadaşıyla mentorluk veya eşleştirme.
Beklentileri ve hedefleri belirleme
- Kısa ve uzun vadeli hedefleri gözden geçirmek için yöneticiyle ilk toplantı.
- Bu rolde başarılı olmak için temel performans göstergelerinin (KPI'lar) belirlenmesi.
Sosyal entegrasyon
- Ekip öğle yemeği veya sanal kahve toplantısı.
- Yeni çalışanın kurum kültürüne uyum sağlamasına yardımcı olacak tanışma amaçlı sosyal etkinlikler.
- Çalışan kaynak gruplarına veya kurum içi ağlara giriş.
Kontroller ve geri bildirim
- İlk birkaç hafta veya ay boyunca yöneticiyle ya da İK ile düzenli kontroller.
- İşe alıştırma sürecini optimize etmeye yardımcı olacak geri bildirimlerin toplanması.
- Yeni çalışanın ilerlemesini gözden geçirme ve karşılaştığı zorlukları ele alma.
Uzman İpucu
İlk adım, güncelliğini yitirmiş görev tanımlarına veya “işlerin her zaman yapıldığı şekle” güvenmek yerine, yeni çalışanın gerçekte hangi görevleri yerine getireceğini belirlemek için bir iş denetimi yapmaktır. İlk çalışanınızı işe alıyorsanız, kendi başınıza üstlenmek için zamanınızın veya becerinizin olmadığı görevleri listeleyerek başlayın. Bu, rolü netleştirmeye ve işe alıştırma sürecini bir amaç doğrultusunda yürütmenize yardımcı olur. – ConsciousHR’da İnsan ve Kültür Stratejisti Lindsay Mastrogiovanni ConsciousHR
Yeni Çalışanlar İçin İşe Alıştırma Süreci
İşe alıştırma yalnızca ilk gün veya hafta sürer, değil mi? Yanlış!
“İşe alıştırma, işteki ilk günün sonunda bitmez,” diyor HumansR'dan Alice Ferretti. “Yeni çalışanların şirkete tamamen uyum sağlaması genellikle 3 ayı bulur; buna yan haklara ve avantajlara tamamen dahil olmak, düzenli olarak birlikte çalıştıkları kişilerle ilişkiler kurmak ve son olarak rollerine ve görevlerine aşina olmak dahildir.
Bu, yeni çalışana başlangıçta verilen desteğin azaltılabilse de hâlâ sürdürülmesi gerektiği anlamına gelir; yeni çalışanla düzenli olarak iletişim kurmak fark yaratabilir.”
Her işe alıştırma süreci aynı görünmeyeceği ve ileride oldukça benzersiz bir örnek sunacağım için çoğu kuruluş, her aşamadaki etkinlikleri geliştirmeye ve ilerlemeyi ölçmeye yardımcı olmak amacıyla işe alıştırma sürecini aşamalara ayırmayı yararlı bulur.
İşe alım öncesi hazırlık
İşe alım öncesi hazırlık, yeni çalışanın iş teklifini kabul etmesi ile işe başladığı ilk gün arasındaki aşamadır. Yeni çalışanların kendilerini hoş karşılanmış ve hazırlıklı hissetmelerine yardımcı olarak şirkete geçişlerini kolaylaştırır.
Yaygın işe alım öncesi hazırlık görevleri şunları içerir:
- Evrak işleri: Sözleşmeler, vergi formları ve politika onayları gibi yeni işe alınan çalışan evraklarının gönderilmesi ve toplanması.
- Hoş geldin iletişimi: Şirket bilgileri, ekibe tanıtım ve ilk güne ilişkin ayrıntıları içeren bir hoş geldin e-postası veya paketi gönderilmesi.
- Teknoloji kurulumu: İş bilgisayarı, e-posta hesabı, yazılım erişimi ve çalışma alanı gibi gerekli araçların hazırlanması.
- Şirket kaynakları: çalışan el kitabı, şirket politikaları ve organizasyon şemaları gibi materyallerin paylaşılması.
- Tanıştırmalar: Yeni işe alınan çalışanın gelecekteki çalışma arkadaşlarını tanımasına yardımcı olmak için ekip üyeleri, yöneticiler ve önemli iletişim kişileri hakkında bilgi verilmesi.
Oryantasyon
Oryantasyon, işe alıştırma sürecinin yeni işe alınan çalışanın ilk gününde başlayan ve ilk hafta boyunca devam eden başlangıç aşamasıdır. Çalışanın şirketi, şirket kültürünü ve temel operasyonel prosedürleri tanımasına odaklanır.
Yaygın oryantasyon görevleri şunlardır:
- Şirkete genel bakış: Yeni işe alınan çalışanın kuruluşun kimliğini ve amacını anlamasına yardımcı olmak için şirketin geçmişinin, misyonunun, değerlerinin ve hedeflerinin sunulması.
- Tanıştırmalar: Aidiyet duygusunu güçlendirmek amacıyla yeni işe alınan çalışanın ekip üyeleri, yöneticiler ve kilit personelle tanıştırılması.
- Politika incelemesi: Kıyafet yönetmeliği, çalışma saatleri ve iş yeri güvenliği gibi konular da dahil olmak üzere şirket politikalarının, prosedürlerin ve davranış kurallarının gözden geçirilmesi.
- Ofis turu: Yeni işe alınan çalışanın tesisleri, toplantı odalarını ve önemli alanları tanıması için çalışma alanının (veya uzaktan çalışanlar için sanal turun) tanıtılması.
- Yan haklar ve ücretlendirme: çalışan yan haklarının, ücretlendirme yapısının ve ilgili kaynaklara nasıl erişileceğinin açıklanması.
- İş rolüne genel bakış: Yeni işe alınan çalışanın iş sorumluluklarının, ekip yapısının ve performans beklentilerinin gözden geçirilmesi.
- Eğitim programı: Çalışanın rolünde kullanacağı başlangıç eğitimlerinin, kaynakların ve araçların ana hatlarıyla açıklanması.
0-30 gün
İşe alıştırma sürecinin 0-30 günlük döneminde odak noktası, yeni işe alınan çalışanın rolüne yerleşmesine, ilişkiler kurmasına ve ekibe katkıda bulunmaya başlamasına yardımcı olmaktır. Bu dönem, çalışanın başarısının temelini oluşturmak açısından kritik öneme sahiptir.
Bu aşamadaki temel faaliyetler şunlardır:
- İşe özgü eğitim: Yeni işe alınan çalışanın kullanması gereken araçlar, yazılımlar ve süreçler de dahil olmak üzere, çalışanın özel rolüyle ilgili ayrıntılı eğitim verilmesi.
- Hedef belirleme: İlk birkaç ay için net bir odak noktası sağlamak amacıyla, genellikle yöneticisiyle birlikte yeni işe alınan çalışanla kısa vadeli hedeflerin ve beklentilerin görüşülmesi.
- Düzenli kontroller: Çalışan uyum sağlarken sorularını yanıtlamak, geri bildirim sunmak ve destek sağlamak için yöneticilerle veya insan kaynaklarıyla sık sık görüşmeler planlanması.
- Mentor veya iş arkadaşı atanması: Rehberlik sağlamak, soruları yanıtlamak ve yeni işe alınan çalışanın şirket kültürüne uyum sağlamasına yardımcı olmak için çalışanın bir iş arkadaşı veya mentorla eşleştirilmesi.
- Ekibe entegrasyon: Yeni işe alınan çalışanın ilişkiler kurmasına ve ekip dinamiklerini anlamasına yardımcı olmak için ekip toplantılarına, projelere ve gayriresmî buluşmalara katılımının teşvik edilmesi.
- Geri bildirim ve düzenlemeler: İlerlemesini desteklemek amacıyla performans hakkında geri bildirim verilmesi ve eğitiminde veya iş yükünde gerekli düzenlemelerin yapılması.
Bu aşama, özgüven oluşturmayı, beklentileri netleştirmeyi ve ekip içinde aidiyet duygusunu güçlendirmeyi amaçlar.
30-60 gün
İşe alıştırma sürecinin 30-60 günlük döneminde odak noktası, yeni işe alınan çalışanın rolüne ilişkin anlayışını derinleştirmeye, katkılarını artırmaya ve çalışanı ekibe ve şirket kültürüne daha fazla entegre etmeye kayar.
Bu aşamadaki temel faaliyetler şunlardır:
- İleri düzey rol eğitimi: Yeni çalışanın becerilerini ve bilgilerini geliştirmek için daha kapsamlı, role özgü eğitim sağlamak. Bu, pozisyonuyla ilgili karmaşık görevleri, araçları veya sistemleri içerebilir.
- Genişletilmiş sorumluluklar: Yeni çalışanın özgüven kazanmasına ve yeteneklerini sergilemesine yardımcı olmak için daha zorlu görevleri veya projeleri kademeli olarak vermek.
- Sürekli kontrol görüşmeleri: İlerlemeyi görüşmek, zorlukları ele almak ve yapıcı geri bildirim sağlamak için yöneticilerle düzenli kontrol görüşmelerine devam etmek. Bu toplantılar, yeni çalışanın desteklendiğini ve değer gördüğünü hissetmesini sağlamaya yardımcı olur.
- Ağ oluşturma: Yeni çalışanın şirketin daha geniş kapsamlı faaliyetlerini anlaması ve profesyonel bir ağ oluşturması için diğer departmanlardan çalışma arkadaşlarıyla tanışmasını teşvik etmek.
- Hedefleri gözden geçirme ve düzenleme: İlk hedefleri yeniden ele almak ve yeni çalışanın ilerlemesine göre bu hedefleri düzenleyerek bireysel ve ekip hedefleriyle uyumlu hâle getirmek.
- Kültürel entegrasyon: Şirket kültürüyle bağlarını güçlendirmek için şirket etkinliklerine, ekip oluşturma faaliyetlerine veya sosyal buluşmalara katılımı teşvik etmek.
- Geri bildirim isteme: Süreçte iyileştirilmesi gereken alanları belirlemek için yeni çalışandan şimdiye kadarki işe alıştırma deneyimi hakkında geri bildirim istemek.
Bu dönem, ilişkileri geliştirmek, rollerine ilişkin anlayışlarını pekiştirmek ve bilgileri nerede bulacaklarını bildiklerinden emin olmak açısından kritik öneme sahiptir.
60-90 gün
İşe alıştırmanın 60-90 günlük döneminde odak noktası, yeni çalışanın bağımsızlığını pekiştirmek, rolüne tamamen entegre olmasını sağlamak ve şirket içindeki uzun vadeli başarının temelini oluşturmaktır.
Bu aşamadaki temel faaliyetler şunlardır:
- Artan özerklik: Yeni çalışanın projelerinin ve görevlerinin sorumluluğunu üstlenmesine kademeli olarak izin vermek; yeteneklerine ve karar alma becerilerine duyulan güveni göstermek.
- Performans değerlendirmesi: Yeni çalışanın ilerlemesini, güçlü yönlerini ve geliştirilmesi gereken alanlarını değerlendirmek için resmî bir performans incelemesi yapmak. Bu inceleme, beklentilerin uyumlu hâle getirilmesine yardımcı olur ve gelecekteki performans için bir ölçüt belirler.
- Sürekli geri bildirim: Yeni çalışanın becerilerini geliştirmeye devam etmesine ve karşılaştığı zorluklara uyum sağlamasına yardımcı olmak için yapıcı ve uygulanabilir geri bildirim sağlamak.
- Kariyer gelişimi görüşmeleri: İlerleyebileceği yolu göstermek için yeni çalışanın kariyer hedefleri ve şirket içindeki olası gelişim fırsatları hakkında görüşmeler başlatmak.
- Ağ oluşturmayı genişletme: Şirketin faaliyetlerini ve daha geniş bağlamdaki rollerini daha iyi anlamaları için işlevler arası ekiplerle, paydaşlarla ve diğer departmanlarla daha fazla iletişim kurmalarını teşvik etmek.
- Beceri geliştirme: Performanslarına ve gelecekteki kariyer hedeflerine göre ek eğitim veya gelişim fırsatlarını belirlemek.
- Projelere katılım: Entegrasyonlarını ve daha üst düzeyde katkı sağlamaya hazır olduklarını göstermek için yeni çalışanı daha karmaşık veya iş birliğine dayalı projelere dâhil etmek.
Bu aşama, yeni çalışanın şirketteki rolünü pekiştirir, profesyonel gelişimini destekler ve uzun vadeli başarı için tamamen sürece dâhil olduğunu ve hazır bulunduğunu hissetmesini sağlar.
90+ gün
İlk 90 günden sonra odak noktası uzun vadeli entegrasyona, sürekli gelişime ve performans yönetimine kayar. Bu dönemde:
- Düzenli performans değerlendirmelerine geçiş: Yeni çalışan, sık gerçekleştirilen kontrol görüşmelerinden şirketin standart performans değerlendirme döngüsüne geçer; hedef belirleme, sürekli geri bildirim ve kariyer gelişimi görüşmelerine odaklanır.
- Beceri geliştirme ve eğitim: Yeni çalışanın becerilerini geliştirmek, bunları kariyer gelişimi ve şirketin uzun vadeli hedefleriyle uyumlu hâle getirmek için sürekli eğitim fırsatları sunulur.
- Daha derin entegrasyon: Yeni çalışan ekip projelerine, departmanlar arası iş birliklerine ve şirket girişimlerine tamamen katılarak kuruluştaki rolünü ve katkılarını pekiştirir.
Çalışanları İşe Alıştırmada En İyi 9 Uygulama
Etkili ve verimli bir süreç sağlanmasına yardımcı olacak bazı işe alıştırma uygulamalarını öğrenmek için bazı İK uzmanlarıyla görüştük:
1. İlk günden önce başlayın (işe alıştırma öncesi süreç)
Wittek, “Kuruluşlar, yeni çalışanın ilk gününden önceki dönem olan işe alıştırma öncesi sürecin önemini hafife alıyor,” diyor. “Önceden kaynaklar, tanıştırmalar ve araçlara erişim sağlamak, ilk gün kaygısını önemli ölçüde azaltabilir ve yeni çalışanların kendilerini hazırlıklı ve özgüvenli hissetmelerine yardımcı olabilir. Çalışan yerel bölgedeyse, işe başlama tarihinden önce onu öğle yemeğine veya cuma içkilerine davet edebilirsiniz; çalıştığım her yerde bu davet her zaman memnuniyetle karşılanmıştır.”
Ayrıca, uluslararası çalışanlar işe alınıyorsa, işe alıştırma öncesi aşama daha da önemli hâle gelir.
“Aklıma gelen bir örnek, bize katılmak için henüz farklı bir ülkeye taşınmış olan yeni bir geliştiriciyi işe alıştırdığımız zamandı,” diye hatırlıyor Syndicode şirketinde CAO olarak görev yapan Tetiana Burda. “Her zamanki hazırlıklara ek olarak, konut ve ulaşım bulmalarına, hafta sonları keşfedebilecekleri eğlenceli yerleri öğrenmelerine yardımcı olduk. Bu ekstra çaba, mutluluklarına ve çalışma kültürümüze ne kadar hızlı uyum sağladıklarına olumlu yansıdı. Bunun gibi anlar, işe alıştırmanın neden bu kadar önemli olduğunu bana hatırlatıyor.”
2. Yarı standartlaştırılmış bir plan oluşturun
İşe alıştırma iş akışının her aşamasında işe özgü görevleri, eğitimleri, hedefleri ve önemli toplantıları ana hatlarıyla belirten, 30, 60 ve 90 günlük yarı standartlaştırılmış bir planınız olsun.
Sunumlar gibi tüm yeni çalışanların tamamlaması gereken belirli etkinlikler vardır; ancak bazıları açıkça role özgü olacaktır.
Uzman İpucu: Rita Wittek
3. İdari görevleri otomatikleştirin ve kolaylaştırın
Burda, “İlk günden önce karşılama e-postaları gönderme, eğitim modüllerini düzenleme veya sözleşmeleri dijital olarak imzalama gibi tekrarlayan görevleri otomatikleştirecek araçlarımız var,” diyor. “İnsanlar, basit otomasyonla ne kadar çok sürtüşmeyi ortadan kaldırabileceğinizi çoğu zaman küçümsüyor. Bu, İK ekibinin önemli olana, yani insani bağ kurmaya odaklanmasını sağlıyor.”
Evrak işleri, yan haklara kayıt ve eğitim gibi tekrarlayan görevleri kolaylaştırmak için İK veya işe alıştırma yazılımlarından yararlanın.
4. Yeni çalışanların kendilerini anlatmalarına izin verin
NEOGOV şirketinde İnsan Kaynakları Direktörü olan Reid Walsh, “Herkes tanınmak ve değer görmek ister,” diyor. “Yeni çalışanlara kendileri hakkında paylaşım yapma fırsatı sunarak bunu kolaylaştırın:
- Yeni çalışanların çalışma tercihleri (ör. e-posta, telefon, yüz yüze veya sohbet aracı üzerinden iletişim), kişilik özellikleri, en sevdikleri şeyler (kahve siparişi, atıştırmalıklar, filmler vb.) ve diğer konular hakkındaki soruları yanıtlayabileceği bir işe alıştırma formu oluşturun.
- Yeni çalışanları her hafta e-posta, toplantılar veya sohbet araçları aracılığıyla ekibe tanıtın.
- Tüm departmanın StrengthsFinder veya Enneagram gibi bir kişilik testini tamamladığı ve sonuçlarını paylaştığı bir ekip oluşturma etkinliği düzenleyin.
- Yeni çalışanların (ve ekiplerinin) ilgi alanları, hobileri, aileleri ve geçmişleri hakkında madde işaretleri ve fotoğraflar içeren bir slayt sunumu hazırlayıp sunmasını sağlayın.”
5. Yeni çalışan için bir iş arkadaşı görevlendirin
Walsh, “Yeni çalışanları deneyimli bir iş arkadaşı, mentor veya iş arkadaşıyla eşleştirmek, ilk günden itibaren kendilerini hoş karşılanmış hissetmelerini sağlayabilir,” diyor. “Hatta yeni çalışanları iş arkadaşlarıyla önceden tanıştırabilirsiniz; böylece ilk gün tanıdık bir yüz görürler.
Bir iş arkadaşı, ilk birkaç gün içinde ofisi gezdirebilir ve onları diğer ekip üyeleriyle tanıştırabilir; ancak bu rol birkaç hafta boyunca devam edebilir. Bu tanışmalar sırasında buzları eritmeye yardımcı olmak için tanışma sorularını veya sohbet başlatıcılarını hazır bulundurmak faydalı olabilir.
İş arkadaşları uzaktan çalışma ortamında da değerli destek sunabilir; örneğin soruları yanıtlamak için haftalık görüşmeler yapabilir, diğer çalışanların rollerini açıklayabilir veya önemli araçları göstermek için ekran paylaşımını kullanabilirler.”
6. Görevleri paylaşın
İşe alıştırma planının oluşturulması; İK, BT ve finans gibi departmanlar, yöneticiler ve bazen üst düzey yöneticiler arasında ekip çalışması gerektirir.
Aynı şekilde, uygulama da ekip çalışması gerektirir ve mevcut ekip üyelerinin gelişimine katkıda bulunmak için bir fırsat sunar:
İK uzmanı Maggie Michaels DeCan, “Liderlik etme veya projeleri yönetme fırsatı arayan birçok bireysel katkı sağlayan çalışan var ve yeni ekip üyelerini işe alıştırmak, henüz yönetici veya lider olmayan ancak böyle bir rol üstlenmek isteyen birine görev devretmek için harika bir fırsat,” diyor. “Bu, onların daha fazla sorumluluk üstlenebileceklerini ve önemli bir sorumluluğa liderlik edebileceklerini göstermelerine olanak tanırken, önemli ancak çoğu zaman gözden kaçan bir görevi liderin üzerinden alır.
Bu iş birliğine dayalı yaklaşım, farklı saat dilimlerini, kültürel unsurları ve yerel düzenlemeleri dikkate alması gereken küresel işe alıştırma stratejileri geliştirirken özellikle önemlidir.
7. Düzenli kontroller
Microsoft’un yaptığı araştırma, yöneticileri işe alıştırma sürecinde aktif rol oynadığında yeni işe alınanların memnuniyet bildirme olasılığının 3,5 kat daha yüksek olduğunu ortaya koydu. DeCan da bu bulguya katılıyor:
“Sonuç olarak, işe alım yöneticisinin ilk günden sonra uğramak, ardından ilk hafta ve ilk ayın sonunda tekrar kontrol etmek ve sonrasında işlerin nasıl gittiğini görmek ve geçiş sürecini önemsediklerini göstermek için düzenli olarak iletişime geçmek üzere takvimine not almasının yerini hiçbir şey tutamaz.”
8. Kariyer gelişimi görüşmelerini başlatın
Trainual İnsan ve Kültür Başkan Yardımcısı Sasha Robinson’a göre işe alıştırma süreci, kariyer gelişimi görüşmelerini başlatarak çalışan bağlılığını pekiştirmek için ideal zamandır:
“Yüksek potansiyelli çalışanlar, liderlerle erken dönemde bir araya getirilerek ve gelişim fırsatları sergilenerek belirlenebilir. İşe alıştırma sırasında ekip liderleriyle bire bir görüşmeler planlamak, yeni işe alınanlara ekibinizdeki en iyi ve en yetenekli kişilerle bağlantı kurma ve kendileri için mevcut kariyer yollarını görselleştirme fırsatı verir. Bunu kariyer basamakları, gelişim rotaları ve liderlik beklentilerine ilişkin açık belgelerle desteklemek, onlara nereye ilerleyebileceklerini gösterir ve yüksek hedefler belirlemeleri için ilham verir.”
9. Süreci geliştirmek için verileri kullanın
Son olarak, mevcut araçları kullanarak üretkenliğe ulaşma süresi, görev tamamlama oranları ve çalışan geri bildirimleri gibi ölçümleri takip etmek; darboğazları ve iyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olur, böylece süreci geliştirmek için veriye dayalı kararlar alınabilir.
- Üretkenliğe ulaşma süresi: Yeni işe alınan bir çalışanın tam üretkenliğe ulaşmasının ne kadar sürdüğünü ölçer. Temel görevler için kilometre taşları belirleyerek ve yeni çalışanların işlerini bağımsız olarak yapmaya ne zaman başladığını izleyerek bunu takip edin.
- Yeni işe alınanları elde tutma oranı: İşe alıştırma sürecini başarıyla tamamlayan yeni işe alınanların yüzdesidir (elbette bu oran, işe alım sürecinin ne kadar iyi olduğundan da etkilenir).
- Yeni işe alınanların memnuniyeti: Yeni işe alınan kişinin işe alıştırma deneyimini işe alıştırma anketleri veya geri bildirim formları aracılığıyla değerlendirir. Deneyimleri, bağlılıkları ve karşılaştıkları zorluklar hakkında içgörü toplamak için düzenli kısa anketler kullanın.
- İşe alıştırma görevlerini tamamlama oranı: Yeni işe alınanların eğitim modülleri ve evrak işleri gibi kendilerine verilen işe alıştırma faaliyetlerini tamamlayıp tamamlamadığını takip eder.
İşe alıştırmayı tamamlama süresi: Tüm işe alıştırma sürecinin ne kadar sürdüğünü ölçer. Süreç verimliliğini takip etmek için yeni işe alınan kişinin işe başlama tarihinden son işe alıştırma faaliyetini tamamladığı tarihe kadar geçen süreyi kaydedin.
İşe Alıştırma Araçları
İşe alıştırma büyük ölçüde insanlarla ilgili olsa da işe alıştırmayı otomatikleştirmeye ve süreci daha keyifli ve etkili hale getirmeye yardımcı olabilecek çeşitli araçlar vardır.
- İşe alıştırma yazılımı: Kişiselleştirilmiş kontrol listeleri, görev otomasyonu ve geri bildirim mekanizmalarıyla yapılandırılmış bir işe alıştırma süreci geliştirmeye yardımcı olan özel işe alıştırma araçları.
- İK iş akışı çözümü: Kişiselleştirilmiş hoş geldin e-postaları göndermekten görevlerin tamamlanmasını takip etmeye ve tüm uyumluluk belgelerinin teslim edilmesini sağlamaya kadar her şeyi otomatikleştirin.
- HRMS/HRIS: Bu platformlar, yeni işe alınanların ilerlemesini takip ederken belgeleri, yan haklara kaydı ve uyumluluğu yöneten kapsamlı işe alıştırma modülleri sunar. Daha fazla bilgi için en iyi HRMS ve en iyi HRIS seçimlerimize göz atın.
- Belge yönetimi: Belge yönetim sistemleri, yeni işe alınanların sözleşmeleri, politikaları ve gerekli diğer belgeleri elektronik olarak imzalayıp göndermesine olanak tanıyarak evrak işlerini kolaylaştırır.
- Öğrenme yönetim sistemleri: Bu sistemler işe özgü eğitimleri ve beceri gelişimini kolaylaştırır; yeni işe alınanların eğitim içeriğine erişmesine, kursları tamamlamasına, kişiselleştirilmiş planlar oluşturmasına ve ilerlemelerini takip etmesine olanak tanır.
- Çalışan eğitim yazılımı: Eğitim yönetimi yazılımı, eğitim içeriği oluşturmak, düzenlemek ve sunmak için modüller içerir; ayrıca hangi çalışanların materyali ne zaman incelediğini takip eder.
- Anket araçları: İşe alıştırma deneyimi hakkında geri bildirim toplamaya ve yeni işe alınanların bağlılığını izleyerek iyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olur. En iyi çalışan anketi araçları seçimimize göz atın.
- Yan haklar yönetimi ve bordro yazılımı: Birleşik veya bağımsız olarak sunulan bordro yazılımı ve yan hak yönetim sistemleri, yeni işe alınanların kişisel bilgilerini girmesine, yan hakları seçmesine ve bordro tercihlerini belirlemesine olanak tanır. Bu araçlar işe alıştırma uyumluluğunu otomatikleştirir, yan haklara kayıt sürecini kolaylaştırır ve ücret ile yan hak ayrıntılarına kolay erişim için self servis portalları sunar.
- Kontrol listesi şablonu: People Managing People's yeni işe alınan kontrol listesi şablonu.
Seçenekler karşısında biraz bunalmış hissediyorsanız, işe alıştırma yazılımını nasıl seçeceğiniz konusunda size tavsiyelerde bulunabiliriz.
İlginç Bir İşe Alıştırma Örneği: Zappos
Zappos, özellikle müşteri hizmetlerine odaklanan, değerleri ve kültürü ön plana çıkaran ilginç bir işe alıştırma sürecine sahip çevrim içi bir giyim perakendecisidir.
Uygulamada bu, mühendisler de dahil olmak üzere TÜM yeni çalışanların ilk 4 haftayı müşteri sorularını yanıtlayan müşteri sadakati ekibinde geçirmesi gerektiği anlamına gelir.
Bunu düşündüğünüzde oldukça inanılmaz bir yatırım gibi görünüyor; ancak Zappos bunun değerli olduğunu düşünüyor, çünkü kuruluştaki herkes müşterilerini ve müşteri hizmetlerine adanmışlığın işin temelini nasıl oluşturduğunu anlıyor.
Müşteri hizmetlerindeki bu dönem; şirket tarihi, müşteri felsefesi, kültür, süreçler ve kıdemli çalışanlarla soru-cevap oturumlarıyla desteklenir.
Ayrıca hazine avları, yumurta bırakma yarışmaları ve indirimli içki saati etkinlikleriyle süreci oyunlaştırır ve eğlenceli hale getirirler (bunların tümü, işveren markasını güçlendirmeye yardımcı olmak amacıyla sosyal medyada paylaşılmaya teşvik edilir).
Bu sürenin ardından Zappos, şüphe duyanları elemek için yeni çalışana istifa etmesi karşılığında 4000 $ teklif eder—bu, çalışanın vizyona ve kültüre bağlılığını sınayan bir testtir.
Devam etmeye karar verirlerse bir mezuniyet partisi düzenlenir ve kendi ekiplerinde daha fazla eğitime geçerler.
Zappos'un işe alıştırma süreci, müşteri hizmetleri ve eğlenceye dayalı kuruluş değerlerini yansıtır ve yeni işe alınanların hem şirket hem de ekip düzeyinde uygun şekilde işe alıştırılmasını sağlar.
İşe Alıştırma Aşkı
Düşündüğünüzde işe alıştırma, çalışan ilişkisindeki balayı dönemine çok benzer.
Birbirinizi denemeye yetecek kadar sevdiğinize karar vermişsinizdir ve birbirinizi daha iyi tanımak için heyecan duyarsınız.
İşe alıştırma, kültürünüzün bir yansımasıdır; bu nedenle çekinmeyin! Bunun sürecinizde kendini gösterebileceği sayısız yol vardır.
Örneğin Google, hâlâ ‘Nooglers’ olarak adlandırılan yeni çalışanlara ünlü Noogler şapkasını gönderiyor.
İşe alıştırma süreciniz, başarı ölçütlerinize ve yeni başlayan çalışanlardan aldığınız geri bildirimlere göre zaman içinde gelişecektir.
Standart unsurlara sahip bir tür yapı oluşturmak, ancak ardından role bağlı olarak uyarlamaya yer bırakmak faydalı olacaktır.
Kendi şablonunuzu tasarlamaya başlamanıza yardımcı olması için 30-60-90 günlük şablonumuzu kullanabilirsiniz.
30-60-90 günlük işe alıştırma şablonu
İşe alıştırma şablonumuzu alın!
İnsanları Yöneten İnsanlar Bültenine Abone Olun
İşe alıştırma ve diğer yetenek yönetimi stratejileri hakkında daha fazla bilgi için, kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak bilgi ve en iyi uygulamaları paylaşan İK ve iş liderlerine yönelik bültenimize abone olun.