Yeni işe alınan çalışanı işe alıştırma, yeni işe alınan kişi için heyecan verici bir dönemdir. Birbirinizden hoşlandığınıza ve bazı şeyleri denemeye istekli olduğunuza karar verdiniz.
Ancak işler daha ileriye (yasal olarak) devam etmeden önce, hem kuruluşun hem de yeni çalışanın oldukça fazla sayıda işe alım evrakını tamamlaması gerekir.
İster ilk çalışanınızı ister 100. çalışanınızı işe alıyor olun, her şeyin eksiksiz ve doğru olduğundan emin olmak için bu kılavuzu kullanın.
Yeni İşe Alınan Çalışanlar İçin Hangi Federal ve Eyalet Formları Gereklidir?
I-9 Formu
I-9 formu, yeni çalışanın kimliğini ve Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışma uygunluğunu doğrulamak için gereklidir. Hem çalışan hem de işveren bu formun bölümlerini doldurmalıdır.
İşverenler, her çalışan için işe başlama tarihinden itibaren üç gün içinde I-9 Formunu tamamlamalıdır.
I-9 Formuna genel bakış
I-9 Formu üç ana bölüme ayrılır:
- 1. Bölüm: Çalışan Bilgileri ve Beyan
- 2. Bölüm: İşveren veya Yetkili Temsilci İncelemesi ve Doğrulaması
- 3. Bölüm: Yeniden doğrulama ve yeniden işe alma (gerektiğinde işverenler tarafından doldurulur)
1. Bölüm: Çalışan bilgileri ve beyan
- Kim doldurur: Çalışan.
- İçeriği:
- Ad soyad
- Kullanılan diğer adlar (varsa)
- Adres (Sokak numarası ve adı, Daire numarası, Şehir veya Kasaba, Eyalet, Posta Kodu)
- Doğum tarihi
- ABD Sosyal Güvenlik numarası (işveren E-Verify programına katılmıyorsa isteğe bağlıdır)
- E-posta adresi ve telefon numarası (isteğe bağlı)
- Aşağıdakilerden biri seçilerek vatandaşlık veya göçmenlik durumu beyanı:
- ABD vatandaşı
- ABD vatandaşı olmayan ancak ABD uyruklusu
- Yasal daimi ikamet eden
- Çalışma izni bulunan yabancı
2. Bölüm: İşveren veya yetkili temsilci incelemesi ve doğrulaması
- Kim doldurur: İşveren veya yetkili temsilci.
- İçeriği:
- Belge adı
- Düzenleyen makam
- Belge numarası
- Son kullanma tarihi (varsa)
- İşveren, çalışan tarafından sunulan belgeleri fiziksel olarak incelemeli ve bölümü imzalayıp tarih atmalıdır.
3. Bölüm: Yeniden doğrulama ve yeniden işe alma
- Kim doldurur: İşveren (gerektiğinde).
- İçeriği:
- Çalışma izninin yeniden doğrulanması (çalışma izninin süresi dolmuş çalışanlar için)
- Yeniden işe alınan çalışanlara ilişkin bilgilerin güncellenmesi
Kabul edilebilir kimlik ve çalışma izni belgeleri
Çalışanlar, hem kimliği hem de çalışma iznini kanıtlayan orijinal belgeleri sunmalıdır. Belgeler üç listeye ayrılır:
- A Listesi: Hem kimliği hem de çalışma iznini kanıtlayan belgeler
- B Listesi: Yalnızca kimliği kanıtlayan belgeler
- C Listesi: Yalnızca çalışma iznini kanıtlayan belgeler
Kabul edilebilir belge örnekleri
A Listesi (Kimlik ve Çalışma İzni)
- ABD Pasaportu veya ABD Pasaport Kartı
- Kalıcı Oturma İzni Kartı veya Yabancı Kayıt Makbuzu Kartı (Form I-551)
- Fotoğraf içeren Çalışma İzni Belgesi (Kart) (Form I-766)
- Serbest Birlik Sözleşmesi kapsamında FSM veya RMI'da göçmen olmayan kişi olarak kabul edildiğini gösteren Form I-94 veya Form I-94A ile birlikte Mikronezya Federal Devletleri (FSM) veya Marshall Adaları Cumhuriyeti (RMI) tarafından verilmiş pasaport
Liste B (Yalnızca Kimlik)
- Fotoğraf veya ad, doğum tarihi, cinsiyet, boy, göz rengi ve adres gibi bilgiler içermesi koşuluyla, ABD'deki bir eyalet ya da bağlı bölge tarafından verilmiş sürücü belgesi veya kimlik kartı
- Fotoğraf veya ad, doğum tarihi, cinsiyet, boy, göz rengi ve adres gibi bilgiler içermesi koşuluyla, federal, eyalet veya yerel hükümet kurumları ya da kuruluşları tarafından verilmiş kimlik kartı
- Fotoğraf içeren okul kimlik kartı
- Seçmen kayıt kartı
- ABD askerî kimlik kartı veya askerlik kayıt belgesi
Liste C (Yalnızca Çalışma İzni)
- Kartın çalışma için geçerli olmadığını belirtmediği sürece Sosyal Güvenlik Hesap Numarası kartı
- ABD Dışişleri Bakanlığı tarafından verilmiş Yurtdışında Doğum Belgesi (Form FS-545)
- ABD Dışişleri Bakanlığı tarafından verilmiş Doğum Raporu Belgesi (Form DS-1350)
- Resmî mühür taşıyan ve bir eyalet, ilçe, belediye makamı veya ABD'nin bağlı bir bölgesi tarafından verilmiş doğum belgesinin aslı ya da onaylı sureti
Kabul edilebilir makbuzlar
Çalışanlar, Liste A, B veya C belgeleri yerine belirli makbuzları sunabilir. Kabul edilebilir makbuzlar şunlardır:
- Kaybolan, çalınan veya hasar gören bir belgenin yenilenmesi için yapılan başvuruya ilişkin makbuz (90 gün içinde yenilenmelidir)
- Geçici I-551 damgası ve kişinin fotoğrafını içeren Form I-94/I-94A'nın giriş bölümü
- Süresi dolmamış mülteci kabul damgası bulunan Form I-94/I-94A'nın çıkış bölümü
E-Verify
E-Verify, işletmelerin çalışanlarının ABD'de çalışma hakkına sahip olup olmadığını belirlemesini sağlayan internet tabanlı bir sistemdir. Çalışma uygunluğunu doğrulamak için çalışanın Form I-9'undaki bilgileri ABD İç Güvenlik Bakanlığı ve Sosyal Güvenlik İdaresi kayıtlarındaki verilerle karşılaştırır.
- E-Verify'e katılan işverenler: Her yeni işe alınan kişi için, çalışanın işe başlamasından sonraki üç iş günü içinde bir vaka oluşturmalıdır.
- Çalışanların sorumlulukları: Doğrulama sürecinde bir uyuşmazlık (Geçici Doğrulanamama) bulunması hâlinde çalışanların ek bilgi veya belge sunması gerekebilir.
Önemli notlar
- Çalışanlar, Form I-9'un 1. Bölümünü en geç işe başladıkları ilk gün doldurup imzalamalıdır.
- İşverenler, çalışanın işe başladığı ilk günden itibaren üç iş günü içinde kimlik ve çalışma izni kanıtlarını inceleyerek 2. Bölümü tamamlamalıdır.
- Yeniden doğrulama (3. Bölüm), yalnızca çalışanın çalışma izninin veya belgelerinin süresi dolmuşsa gereklidir.
Form W-2
Resmî adı "Ücret ve Vergi Beyanı" olan Form W-2, ABD'de çalışanlara ödenen ücretleri ve bu ücretlerden kesilen vergileri bildirmek için kullanılan bir formdur. Öncelikle vergi beyannamesi verme amacıyla kullanılan bu belge, hem işverenler hem de çalışanlar için temel öneme sahiptir.
Have an account? Log In
Form W-2'nin temel bileşenleri
- Çalışanın kişisel bilgileri: Ad, adres ve Sosyal Güvenlik numarası.
- İşverenin bilgileri: İşverenin adı, adresi ve İşveren Kimlik Numarası (EIN).
- Ücretler, bahşişler ve diğer ödemeler: Çalışana ödenen vergilendirilebilir ücretlerin, bahşişlerin ve diğer ödemelerin toplam tutarı.
- Kesilen federal gelir vergisi: Çalışanın ücretinden kesilen federal gelir vergisinin toplam tutarı.
- Sosyal Güvenlik ücretleri ve kesilen vergi: Sosyal Güvenlik vergisine tabi ücret tutarı ve buna karşılık gelen kesilen vergi.
- Medicare ücretleri ve kesilen vergi: Medicare vergisine tabi ücret tutarı ve buna karşılık gelen kesilen vergi.
- Eyalet ve yerel vergi bilgileri: Eyalet ve yerel vergilere tabi ücretler ve buna karşılık gelen kesilen vergiler.
Dağıtım ve dosyalama
- İşveren sorumlulukları:
- Çalışanlara nüsha sağlama: İşverenler, çalışanlara bir sonraki yılın 31 Ocak tarihine kadar W-2 formlarının bir nüshasını vermelidir. Bu, çalışanların kişisel vergi beyannamelerinde kullanmak üzere bilgileri zamanında edinmesini sağlar.
- Sosyal Güvenlik İdaresine (SSA) gönderme: İşverenler ayrıca W-2 Formunu ocak ayının sonuna kadar SSA'ya sunmalıdır. SSA, Sosyal Güvenlik yardımlarını hesaplamak için bu bilgileri kullanır.
- Eyalet ve yerel makamlar: Eyalet ve yerel düzenlemelere bağlı olarak işverenlerin W-2 Formunu ilgili eyalet ve yerel vergi makamlarına da sunması gerekebilir.
- Çalışan sorumlulukları:
- Vergi beyannamesi verme amacıyla kullanma: Çalışanlar, federal, eyalet ve yerel vergi beyannamelerini vermek için W-2 Formundaki bilgileri kullanır. Form, kazançları ve kesilen vergiler hakkında gerekli bilgileri sağlar.
- Kayıtlar için saklama: Çalışanlar, gelecekte başvurabilmek için W-2 formlarını saklamalıdır; özellikle vergi beyannameleriyle ilgili sorular ortaya çıkarsa bu formlara ihtiyaç duyabilirler.
W-2 Formunun önemi
- Vergi beyannamesi verme: Çalışanların vergi beyannamelerini doğru şekilde doldurabilmesi için gereklidir.
- Doğrulama: IRS ve diğer vergi makamları, çalışanlar tarafından bildirilen gelirleri ve kesintileri doğrulamak için bu formu kullanır.
- Yardımların hesaplanması: SSA, Sosyal Güvenlik yardımlarını hesaplamak için W-2 Formundaki bilgileri kullanır.
Son tarihler
- İşverenler için: 31 Ocak (çalışanlara ve SSA'ya).
- Çalışanlar için: 15 Nisan'a kadar kullanılır (çoğu kişi için vergi beyannamesi verme son tarihi).
W-4 Formu
Resmî adı "Çalışan Stopaj Belgesi" olan W-4 Formu, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki çalışanlar tarafından işverenlerini vergi durumları hakkında bilgilendirmek için kullanılır. Bu form, bir çalışanın maaşından kesilecek federal gelir vergisi tutarını belirler.
W-4 Formunun temel bileşenleri
- Kişisel bilgiler:
- Ad soyad
- Sosyal Güvenlik numarası
- Adres
- Beyanname verme durumu (Bekâr, Evli ve ortak beyanname veren, Hane reisi vb.)
- Birden fazla iş veya çalışan eş:
- Birden fazla işi olan veya çalışan bir eşi bulunan çalışanlar, vergi stopajlarını buna göre ayarlayabilir. Bu bölüm, birden fazla gelir kaynağı bulunduğunda doğru miktarda vergi kesilmesini sağlamaya yardımcı olur.
- Bakmakla yükümlü olunan kişileri bildirme:
- Çalışanlar, maaşlarından kesilecek vergi tutarını azaltabilecek bakmakla yükümlü oldukları kişileri bildirebilir. Formda, bakmakla yükümlü olunan kişiler için toplam tutarın nasıl hesaplanacağına ilişkin talimatlar yer alır.
- Diğer ayarlamalar:
- Ek gelir (işlerden elde edilmeyen): Çalışanlar, kesilecek vergi tutarını artırmak için faiz, temettü veya emeklilik geliri gibi diğer gelir kaynaklarını ekleyebilir.
- İndirimler: Çalışanlar, standart indirim dışında başka indirimlerden yararlanmayı bekliyorsa, stopajlarını azaltmak için bunları hesaba katabilir.
- Ek stopaj: Çalışanlar, daha fazla vergi borçlanacaklarını öngörüyorlarsa her maaş ödemesinden kesilecek ek bir tutar belirtebilir.
- İmzalama ve tarih atma:
- Formun geçerli olabilmesi için çalışan tarafından imzalanması ve tarih atılması gerekir.
W-4 Formunun amacı
- Doğru vergi stopajı: İşverenlerin çalışanların maaşlarından doğru miktarda federal gelir vergisi kesmesine yardımcı olur. Doğru stopaj, çalışanların yıllık vergi beyannamelerini verirken yüksek miktarda vergi borçlanmasını önlemeye yardımcı olur.
- Vergi planlaması: Çalışanların stopajlarını beklenen vergi yükümlülüklerine daha iyi uyacak şekilde ayarlamasına olanak tanıyarak yıl boyunca mali planlamaya yardımcı olur.
W-4 Formu ne zaman doldurulmalı veya güncellenmeli?
- Yeni işe başlama: Çalışanlar yeni bir işe başlarken işverenleri için Form W-4'ü doldurmalıdır.
- Hayat değişiklikleri: Çalışanlar evlilik, boşanma, çocuk sahibi olma veya gelirde önemli bir değişiklik gibi vergi durumlarını etkileyebilecek büyük hayat değişiklikleri yaşarlarsa Form W-4'lerini güncellemelidir.
- Vergi düzenlemeleri: Çalışanlar çok fazla veya çok az vergi kesintisi yapıldığını fark ederse, kesinti tutarını ayarlamak için işverenlerine yeni bir Form W-4 sunabilir.
Eyalet yeni işe alım vergi formları
Her eyalette zorunlu olmasa da bazı eyaletler çalışanların eyalete özgü bir W-4 formu doldurmasını gerektirir.
Yazının kaleme alındığı tarihte 41 eyalet, eyalete özgü bir W-4 formu doldurulmasını gerektirmektedir. Uzaktan çalışanlar işe alıyorsanız, çalışanların yerel vergi kurallarını anlamanız ve bunlara uymanız önemlidir.
Eyalet yeni işe alım bildirimleri
Bazı eyaletlerde, işverenlerin yeni işe alınan veya yeniden işe alınan çalışanlar hakkındaki bilgileri belirlenmiş bir eyalet kurumuna bildirmesini zorunlu kılan yeni işe alım bildirim gereklilikleri vardır.
Belirli gereklilikler eyalete göre değişebilse de bazı yaygın unsurlar ve örnekler şunlardır:
Kaliforniya
- Bildirim süresi: Çalışanın ilk iş gününden itibaren 20 gün içinde.
- Gerekli bilgiler: Çalışanın adı, adresi, Sosyal Güvenlik numarası ve işe başlama tarihi; işverenin adı, adresi ve FEIN'i.
- Bildirim yöntemleri: İstihdam Geliştirme Dairesi (EDD) web sitesi üzerinden çevrim içi olarak, posta veya faks yoluyla.
- Cezalar: Bildirim yapılmayan her yeni işe alım için 24 $'a kadar ve bildirim yapılmaması için bir çalışanla iş birliği yapılması durumunda 490 $'a kadar.
Teksas
- Bildirim süresi: İşe alım tarihinden itibaren 20 takvim günü içinde.
- Gerekli bilgiler: Çalışanın adı, adresi, Sosyal Güvenlik numarası ve işe başlama tarihi; işverenin adı, adresi ve FEIN'i.
- Bildirim yöntemleri: Teksas Başsavcılığı Yeni İşe Alım Bildirim Programı üzerinden çevrim içi olarak, posta, faks veya EDI yoluyla.
- Cezalar: Bildirilmeyen her yeni işe alım için 25 $'a kadar ve bildirim yapılmaması için bir çalışanla iş birliği yapılması durumunda 500 $'a kadar para cezası.
New York
- Bildirim süresi: Çalışanın işe başlama tarihinden itibaren 20 gün içinde.
- Gerekli bilgiler: Çalışanın adı, adresi, Sosyal Güvenlik numarası ve işe başlama tarihi; işverenin adı, adresi ve FEIN'i.
- Bildirim yöntemleri: New York Eyaleti Vergilendirme ve Maliye Bakanlığı üzerinden çevrim içi olarak, posta veya faks yoluyla.
- Cezalar: Bildirim yapılmayan her yeni işe alım için 20 $'a kadar para cezası.
Florida
- Bildirim süresi: Çalışanın ilk iş gününden itibaren 20 gün içinde.
- Gerekli bilgiler: Çalışanın adı, adresi, Sosyal Güvenlik numarası ve işe başlama tarihi; işverenin adı, adresi ve FEIN'i.
- Bildirim yöntemleri: Florida Gelir İdaresi üzerinden çevrim içi olarak, posta veya faks yoluyla.
- Cezalar: Uyumsuzluk nedeniyle uygulanacak cezalar Florida Gelir İdaresi tarafından belirlenir.
Illinois
- Bildirim süresi: Bir çalışanın işe alınmasından veya yeniden işe alınmasından itibaren 20 gün içinde.
- Gerekli bilgiler: Çalışanın adı, adresi, Sosyal Güvenlik numarası ve işe başlama tarihi; işverenin adı, adresi ve FEIN'i.
- Bildirim yöntemleri: Illinois İstihdam Güvenliği Bakanlığı üzerinden çevrim içi olarak, posta veya faks yoluyla.
- Cezalar: Bildirim yapılmaması durumunda çalışan başına 15 $ ve ihlalin işveren ile çalışan arasındaki bir iş birliğinden kaynaklanması durumunda 500 $.
Standart Ancak Yasal Olarak Zorunlu Olmayan Yeni İşe Alım Formları
Zorunlu federal ve eyalet formlarının yanı sıra, yeni işe alınan çalışanın aşağıdaki belgeyi inceleyip imzalamasını da muhtemelen isteyeceksiniz.
İş teklifi mektubu
İş teklifi mektubu, iş unvanı, maaş ve işe başlama tarihi dahil olmak üzere istihdam koşullarını açıklayan ve iş teklifini doğrulayan, işveren tarafından potansiyel çalışana gönderilen resmi bir belgedir.
İş sözleşmesi
İş sözleşmesi; görevler, ücretlendirme ve çalışma süresi dâhil olmak üzere istihdamın hüküm ve koşullarını belirleyen, işveren ile çalışan arasında yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmedir.
Çalışan el kitabı alındı onayı
Çalışanların şirketin çalışan el kitabını aldıklarını, okuduklarını ve anladıklarını ve politikalarına uymayı kabul ettiklerini doğrulamak için imzaladıkları bir formdur.
İlgili içerik: En İyi Çalışan El Kitabı Yazılımları (tüm İK politikalarınızı daha ölçeklenebilir bir şekilde düzenleme konusunda yardıma ihtiyacınız varsa!)
Doğrudan para yatırma yetkilendirmesi
Doğrudan para yatırma yetkilendirmesi, çalışanın maaşının doğrudan banka hesabına yatırılmasına izin verdiğini belirtmek için doldurduğu bir formdur. Ayrıca banka bilgilerini de toplamanız gerekir.
Acil durum iletişim bilgileri
İş yerinde acil bir durum olması hâlinde iletişime geçilecek kişilerin adlarını ve iletişim bilgilerini içeren, çalışan tarafından sağlanan verilerdir.
Politika onayları
Politika onayları, çalışanların belirli şirket politikalarını okuduklarını, anladıklarını ve bunlara uymayı kabul ettiklerini doğrulamak için imzaladıkları formlardır.
Yan hak formları
Çalışanların sağlık sigortası, emeklilik planları ve diğer çalışan yan hakları programları gibi şirket tarafından sağlanan yan haklara kaydolmak için doldurduğu belgelerdir. Bu süreç, yan hak yönetimi yazılımı ile çok daha kolay hâle gelir.
Yeni işe alınan çalışan anketi
Yeni işe alınan çalışan anketi; kişisel bilgiler, önceki iş deneyimi ve istihdam kayıtları için gereken diğer ilgili veriler gibi yeni çalışanlardan önemli bilgileri toplayan bir formdur.
Bu fırsatı, yeni çalışanın işe alıştırma planını kişiselleştirmeye yardımcı olabilecek yemek tercihleri gibi bazı eğlenceli ayrıntıları toplamak için de kullanabilirsiniz.
İhtiyaç Duyacağınız Bilgiler
Kısaca özetlemek gerekirse, yeni birini işe alırken IRS'nin belirttiği üzere kayıtlarınız için güvence altına almanız ve tamamlamanız gereken formlar için toplamanız gereken bilgiler şunlardır:
Çalışanın Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışma uygunluğu
IRS yönergeleri doğrultusunda her işveren, çalışanlarının Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışma uygunluğunu İstihdam Uygunluğu Doğrulaması olan I-9 Formu'nu kullanarak doğrulamalıdır. Bu form, çalışanların hem kimliklerini hem de çalışma izinlerini kanıtlayan kabul edilebilir belgeler sunmasını gerektirir.
İşverenler, federal göçmenlik yasalarına uyumu sağlamak için bu belgeleri incelemeli ve kaydetmelidir. Bu gerekliliklere uyulmaması, işveren açısından cezalar ve hukuki sonuçlar doğurabilir.
Çalışanın Sosyal Güvenlik Numarası (SSN)
IRS, işverenlerin vergi bildirimleri amacıyla her çalışandan geçerli bir Sosyal Güvenlik Numarası (SSN) almasını zorunlu kılar.
SSN; ücretlerin doğru şekilde bildirilmesi, Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerinin hesaplanması ve çalışanın kazançlarının Sosyal Güvenlik kaydına doğru biçimde işlenmesinin sağlanması açısından kritik öneme sahiptir.
İşverenler, SSN'yi bordro kayıtlarında ve vergi bildirimlerinde toplamak, doğrulamak ve kullanmaktan ve yıl sonunda W-2 formlarını düzenlerken kullanmaktan sorumludur.
Çalışanın vergi kesintisi
Çalışanlar; beyan durumu, bakmakla yükümlü olunan kişi sayısı ve ek vergi düzenlemeleri gibi bilgileri içeren vergi durumlarını işverene bildirmek için Çalışanın Vergi Kesintisi Belgesi olan W-4 Formu'nu doldurmalıdır.
Bu form, çalışanın maaşından kesilecek federal gelir vergisinin doğru miktarını belirlemek için gereklidir.
Yeni İşe Alınan Çalışan Evrakları İçin En İyi Uygulamalar
Öyleyse yapılacak epeyce ince iş var! Ancak biraz hazırlık yaparak ve şu en iyi uygulamaları izleyerek bu süreci tamamen yönetebilirsiniz:
İşe alıştırma kontrol listenize ekleyin
Gerekli tüm evrakların tamamlanıp teslim alındığından emin olmaya yardımcı olacak standartlaştırılmış bir işe alım kontrol listesi oluşturun. Bu, tutarlılığın korunmasına ve hiçbir şeyin gözden kaçırılmamasına yardımcı olur.
Dijital araçları kullanın
Süreci kolaylaştırmak, hataları azaltmak ve yeni işe alınanların evrak işlerini uzaktan tamamlamasını kolaylaştırmak için mümkün olduğunda elektronik formlardan ve dijital imzalardan yararlanın. Çoğu işe alım yazılımı çözümü bunu içerir.
Düzenli uyumluluk güncellemeleri ve tavsiyeleri alın
Uyumluluk konusunda titiz davranmanın bir parçası olarak SHRM gibi insan kaynakları ağlarına katılarak federal ve eyalet düzenlemelerinden haberdar olun. Hukuk danışmanınız da yardımcı olabilir.
Örneğin: Globalization Partners hizmetleri, küresel yeteneklerin işe alımını herkes için sorunsuz ve uyumlu bir süreç hâline getirir.
Önceden hazırlık yapın
Tüm evrak işlerini ilk gün tamamlamayı veya mümkün olduğunca işe alım öncesi aşamada (bir kişinin teklifi kabul etmesi ile ilk iş günü arasındaki süre) tamamlamayı hedefleyin. Bu, yeni işe alınan kişi gerçekten işe başladığında işe alım sürecinizi kolaylaştırmanıza yardımcı olur.
Oryantasyon oturumları düzenleyin
Önemli politikaları, yan hakları ve prosedürleri gözden geçirmek için bir oryantasyon oturumu düzenleyin. Bu, yeni işe alınanların soru sormasına olanak tanır ve evrak işleriyle ilgili belirsizlikleri giderir.
Bir hoş geldin paketi oluşturun
Çalışan el kitabını, şirket politikalarını, önemli iletişim kişileri listesini ve yeni işe alınanların yeni görevlerine uyum sağlamasına yardımcı olacak diğer ilgili bilgileri içeren bir hoş geldin paketi hazırlayın.
Çalışan verilerini düzenli aralıklarla gözden geçirin
Çalışan verilerini gözden geçirmek ve kuruluşta artık çalışmayan kişiler ya da tanımadığınız isimler gibi tutarsızlıkları araştırmak için yılda bir veya iki kez zaman ayırın.
Modern HRMS çözümlerinin çoğunda, çalışanların bilgilerine erişip bunları güncelleyebileceği self servis portalları bulunur.
Kayıtlı işveren, yeni işe alınanların evrak işlerine nasıl yardımcı olur?
EOR, çalışan başka bir şirkette çalışıyor olsa bile onun yasal işvereni olarak hareket eder. EOR; bordro, vergi uyumluluğu, yan hakların yönetimi ve çalışanlar için yasal uyumluluk gibi sorumlulukları üstlenir (daha fazla ayrıntı için EOR nedir? başlıklı makalemize göz atın).
Bu düzenleme, özellikle bir şirketin tüzel kişiliğinin bulunmadığı bir konumda uluslararası çalışanları işe almak istediği durumlarda yaygındır.
EOR'nin yeni işe alınanların evrak işlerini nasıl yürüttüğüne ilişkin bazı temel noktalar şunlardır:
- İş sözleşmeleri ve anlaşmaları: EOR, iş sözleşmelerinin hazırlanmasından ve yönetilmesinden sorumludur ve çalışanların yanlış sınıflandırılması sorunlarını önlemek için bunların yerel iş yasaları ve düzenlemelerine uygun olmasını sağlar.
- Vergi belgeleri: Gerekli vergi formlarını ve belgelerini yöneterek çalışanın kendi yetki alanında vergi işlemleri açısından doğru şekilde kaydedilmesini sağlar.
- Yan haklara kayıt: EOR, geçerli olması hâlinde çalışanların sağlık sigortası, emeklilik planları ve diğer yan haklar gibi çeşitli yan hak programlarına kaydını yönetir.
- Yerel yasalara uyum: EOR, yeni işe alınan çalışanlarla ilgili belgeler de dâhil olmak üzere tüm istihdam uygulamalarının yerel iş yasalarına uygun olmasını sağlar. Bu, farklı ülkelerde veya bölgelerde çalışan istihdam eden şirketler için özellikle önemlidir.
- İşe alıştırma süreci: EOR'lar genellikle yalnızca belgeleri değil, aynı zamanda şirket politikaları, prosedürleri ve kültürüyle tanıştırmayı da içeren işe alıştırma sürecini kolaylaştırır.
- Bordro kurulumu: EOR hizmet sağlayıcısı, yeni işe alınanlar için bordroyu kurar ve zamanında, doğru ödeme yapılabilmesi için tüm ilgili bilgilerin doğru şekilde işlenmesini sağlar.
- Veri gizliliği ve güvenliği: Hassas çalışan verilerinin işlenmesi, EOR'un sorumluluklarının bir parçası olarak yönettiği veri koruma düzenlemelerine uyulmasını gerektirir.
- Vize ve çalışma izni işlemleri: Yeni işe alınan çalışanın çalışma vizesine veya iznine ihtiyacı varsa EOR, bu belgelerin alınmasına ve yönetilmesine yardımcı olabilir.
Profesyonel İşveren Organizasyonu Yeni İşe Alınan Çalışanların Belgelerine Nasıl Yardımcı Olur?
Profesyonel İşveren Organizasyonu, hizmetlerinin bir parçası olarak genellikle yeni işe alınan çalışanların belgelerini yönetir. Bir PEO, işverenle ilgili birçok sorumluluğu ve riski üstlendiği bir ortak istihdam düzenlemesi kapsamında bir şirketle anlaşma yapar (daha fazla ayrıntı için PEO nedir? başlıklı makalemize göz atın).
Bir PEO, yeni işe alınan çalışanların belgeleriyle genellikle şu şekilde ilgilenir:
- İş sözleşmeleri ve anlaşmaları: PEO şirketleri, yerel iş yasalarına uygun iş sözleşmelerinin oluşturulmasına ve yönetilmesine yardımcı olarak tüm yasal gerekliliklerin karşılanmasını sağlar.
- Vergi formu yönetimi: Amerika Birleşik Devletleri'ndeki vergi kesintileri için kullanılan W-4 formları gibi kritik vergi belgelerini yöneterek federal, eyalet ve yerel vergi düzenlemelerine uyulmasını sağlar.
- Yan hakların yönetimi: PEO'lar genellikle sağlık sigortasına, emeklilik planlarına ve diğer çalışan yan haklarına kaydı yönetir ve ilgili tüm belgelerle ilgilenir.
- İş yasalarına uyum: İş yasalarına ve düzenlemelerine uyulmasını sağlamak PEO'nun rolünün temel bir parçasıdır ve bu sorumluluk yeni işe alınan çalışanlara ait belgelerin işlenmesini de kapsar.
- İşe alıştırma süreci: PEO'lar genellikle gerekli belgelerin tamamlanmasını ve şirket politikaları ile kültürüne yönelik oryantasyonu içeren işe alıştırma sürecini kolaylaştırır.
- Bordro kaydı: Yeni çalışanları bordro sistemine kaydeder, bordro yönetiminin tüm unsurlarıyla ilgilenir ve ödemelerin doğru ve zamanında yapılmasını sağlar.
- Veri gizliliği ve güvenliği: PEO'lar hassas çalışan verilerini yönetir, veri koruma yasalarına uyar ve kişisel bilgilerin güvenliğini ve gizliliğini sağlar.
- Eğitim ve gelişim programları: Bazı PEO'lar, yeni işe alınan çalışanlar için gerekli belgeler ve takip işlemleri de dâhil olmak üzere eğitim ve gelişim programlarının oluşturulmasına yardımcı olabilir.
Farklar konusunda hâlâ emin değilseniz PEO ile EOR arasındaki fark hakkında daha fazla bilgi edinmek için makalemize göz atın.
