6 tips til effektive samtaler om medarbejdernes løn
Er løn den vigtigste motivationsfaktor for medarbejdere?
Industrielle psykologer har debatteret dette spørgsmål i årevis.
Den aktuelle opfattelse anerkender, at andre faktorer såsom anerkendelse af medarbejdere, muligheder for avancement, arbejdsopgaver og andre belønninger også kan fungere som motivationsfaktorer.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Men for de fleste mennesker er lønnen i hvert fald øverst eller tæt på toppen af listen over grunde til at søge et nyt job, skifte job eller sige op fra et lavtlønnet job.
Som teamleder eller chef er en af dine vigtigste opgaver at holde dine medarbejdere motiverede og produktive. En væsentlig del af din succes vil afhænge af din evne til at håndtere løn og personalegoder og drøfte lønforhold med dine medarbejdere.
Her gennemgår jeg, hvordan du gør netop det.
Covid-effekten
De obligatoriske karantæner under Covid-19-pandemien medførte mange ændringer på arbejdspladsen, tømte kontorerne og placerede medarbejderne i en hjemmearbejdsordning. I marts 2020 gik WFH fra at være marginalt til at blive almindeligt udbredt.
Med denne overgang opstod et nyt medarbejderperspektiv: penge eller liv. En nylig undersøgelse fra World at Work viste, at medarbejdere nu søger en bedre balance mellem arbejde og privatliv. 42% af respondenterne ville acceptere en lavere løn og en ‘lavere’ titel for at arbejde hjemmefra og få en mere afbalanceret arbejdsplan.
Efterhånden som vi bevæger os mod en ny normal, står virksomheder nu over for det, som medierne har døbt “den store opsigelsesbølge”.
Forskellige nyhedsmedier har rapporteret, at så mange som én ud af fire medarbejdere nu overvejer at skifte job under genopretningen efter pandemien. Blandt de ofte nævnte årsager er karriereudvikling, personalegoder, balance mellem arbejde og privatliv samt en følelse af, at WFH ikke længere bør være til forhandling.
Mens arbejdsgiverne kæmper for at fastholde værdifulde medarbejdere, er effektive samtaler om løn og personalegoder vigtigere end nogensinde.
Her er nogle idéer til, hvordan du får mest muligt ud af samtaler om medarbejdernes løn og personalegoder.
1. Forstå din virksomheds lønfilosofi
Det første skridt er at lære din organisations lønfilosofi at kende.
Ledelsen i nogle virksomheder er fast besluttet på at være lønførende for at tiltrække de bedste medarbejdere. Andre virksomheder forsøger at fastsætte lønninger, der er konkurrencedygtige i lokalområdet. I visse brancher kan der anvendes variable løn- og incitamentsordninger til at anerkende og belønne de bedst præsterende medarbejdere.
Nogle virksomheder definerer lønniveauer og lønniveauintervaller, som kommunikeres til medarbejderne, mens andre arbejdsgivere foretrækker at holde lønforhold fortrolige og lade dem være underlagt den øverste ledelses skøn.
Anerkend, at personalegoder såsom forsikringsordninger og betalt ferie er vigtige elementer i en løn- og personalegodeordning. Skriftlige beskrivelser af ordninger, politikker eller opsummerende oplysninger i en personalehåndbog definerer ofte disse indirekte former for kompensation.
En fremvoksende tendens blandt progressive virksomheder er at skabe holistiske belønningssystemer, der er mere personlige og fleksible for at tiltrække, motivere og udvikle talenter. Et kendetegn ved denne tendens er at udvikle belønninger, der gives mere løbende. Dette kan øge udgifterne til personalegoder, men du vil måske opdage, at det betaler sig selv gennem øget fastholdelse, motivation og produktivitet.
Sådanne ordninger er tættere tilpasset individuelle præferencer under hensyntagen til medarbejderens rolle og bidrag til organisationen. To eksempler kunne være at anerkende Juneteenth (19. juni) som en betalt helligdag eller at tilbyde mulighed for at få udbetalt løn dagligt.
Gør dig bekendt med din virksomheds lønordninger og politikker, så du trygt kan drøfte disse forhold med medarbejderne.
2. Lønforhold ved ansættelsen
Vil du tiltrække medarbejdere? For det meste er lønnen den vigtigste del af et stillingsopslag. Generelt skaber oplysninger om løn og personalegoder i et opslag større interesse og respons fra ansøgere.
En undersøgelse fra LinkedIn viste, at 70 procent af de erhvervsaktive gerne vil høre oplysninger om løn fra rekrutteringskonsulenter, og at 59 procent af kandidaterne mente, at lønnen var den vigtigste faktor, der driver karrieremål.
Teamledere og supervisorer deltager ofte i kandidatinterviews og udvælgelsen af nye medarbejdere. Ud over de sædvanlige spørgsmål om kandidatens færdigheder, evner eller erfaring kan sådanne interviews omfatte en drøftelse af lønforventninger og en gennemgang af fordelene ved at arbejde for arbejdsgiveren.
Hvis du har tilladelse til at udarbejde jobtilbuddet til en ny medarbejder, så prøv at formulere et tilbud, der er rimeligt i forhold til kandidatens erfaring og forventninger, samtidig med at du tager hensyn til lønniveauerne for nuværende medarbejdere i lignende stillinger.
Din evne til at vurdere kandidaten og besvare dennes spørgsmål er en vigtig del af udvælgelsen af kvalificerede medarbejdere. Eksempeldata, der viser interne og eksterne lighedsproblemer, fremgår af følgende skema:
| Medarbejdere/stilling | Erfaring | Uddannelse | Løn |
|---|---|---|---|
| #1 / Ingeniør II | 10 år | BS | $80,000 |
| #2 / Ingeniør I | 20 år | AA | $85,000 |
| #3 / Ingeniørtekniker | 5 år | AA | $55,000 |
| #4 / Administrativ medarbejder | 4 år | HS | $35,000 |
| Kandidat | Søger | ||
| #1 / Ingeniør | 2 år | MS | $80,000 |
| Arbejdsmarked | Medianløn | ||
| Maskiningeniør | BS | $90,000 | |
| Maskiningeniørtekniker | AA | $58,000 | |
| HR anbefaler | jobtilbud til kandidaten | $70-75,000 | |
| Revurder ingeniørlønnen |
Nogle arbejdsgivere i den offentlige sektor eller i fagforeningsorganiserede miljøer fastsætter lønintervaller med en række løntrin inden for intervallet. En medarbejder avancerer normalt til hvert løntrin efter en vis periode, f.eks. årligt. Andre virksomheder i den private sektor kan fastsætte et løninterval for hver stilling med en minimumsløn (eller begyndelsesløn) og en maksimumsløn.
Typisk fastsættes jobtilbuddet til en ny medarbejder i den lavere halvdel af lønintervallet, medmindre en særlig erhvervserfaring begrunder en højere begyndelsesløn.
Iværksættervirksomheder i opstartsfasen opererer ofte uden fastsatte lønintervaller og vælger i stedet at forsøge at finde den bedste kandidat til den lavest mulige løn ved at forhandle løn, efterhånden som kandidatfeltet indsnævres til finalisterne.
En kilde til løndata er håndbogen om jobudsigter, der udgives af det amerikanske Bureau of Labor Statistics.
3. Det store billede
Vær forberedt på at “sælge” lønpakken til den eller de kandidater, som virksomheden ønsker at ansætte.
Anerkend, at virksomhedens samlede kompensationsordning omfatter forsikringer, betalt fravær og lovpligtige ydelser ud over den direkte løn. Omkostningerne ved medarbejdergoder udgør ofte 30 %-35 % af en medarbejders samlede kompensation.
Som medlem af ledelsen er det dit ansvar at præsentere lønforhold for medarbejderen på en måde, der fremhæver de positive aspekter ved ansættelsen i din virksomhed. Fremhæv for eksempel den procentdel af forsikringspræmierne, som arbejdsgiveren betaler, eller beskriv særlige goder, rabatter eller fordele, der er knyttet til din virksomheds branche eller tjenester.
Inden for HR kan viden om, hvordan man implementerer en overskudsdelingsordning eller andre forbedringer af kompensationen, i høj grad øge medarbejdertilfredsheden og fastholdelsen.
Hvor mange feriedage (eller dage med betalt frihed) får medarbejderen hvert år? Er der en ventetid, eller kan disse dage bruges med det samme? Fremhæv på samme måde andre betalte fridage såsom sygedage, familieorlov, sorgorlov, militærorlov, frihed til at stemme eller andre betalte fraværsydelser. Betalt frihed er et vigtigt element i balancen mellem arbejdsliv og privatliv.
4. Beskyttelse af fortroligheden omkring lønoplysninger
Mange virksomheder fastlægger en retningslinje for lønpolitikken for tilsynsførende og ledere med instruktioner om administration af medarbejdernes kompensation.
Oplysninger om en enkelt medarbejders løn skal behandles fortroligt. Sådanne forhold bør drøftes privat, hvor andre ikke kan overhøre oplysningerne.
Selv i organisationer, hvor der kan være offentliggjorte lønintervaller for stillinger, såsom i den offentlige sektor eller i fagforeningsorganiserede miljøer, bør drøftelser om en medarbejders lønsats foregå privat med medarbejderen.
Medarbejdere sammenligner ofte lønoplysninger og klager måske til en teamleder over en oplevet uretfærdighed. Igen vil en privat samtale med den enkelte om dennes løn være passende for at afklare bekymringens karakter.
En sådan samtale bør dog ikke indeholde detaljer eller oplysninger om andre medarbejderes lønsatser.
Det kan være relevant at forklare, hvordan faktorer såsom arbejdsopgaver, ansvar, arbejdets kvantitet eller kvalitet, anciennitet, uddannelse, erfaring eller arbejdsforhold kan påvirke fastsættelsen af lønnen for en bestemt medarbejder eller en bestemt klasse eller kategori af stillinger.
5. Lige lønningsdag
På verdensplan får kvinder mindre i løn end mænd. Dagen for lige løn til alle kvinder er den 24. marts (USA) som anerkendelse af, at kvinder, der arbejder fuld tid året rundt, får 82 cent for hver dollar, der udbetales til en mand, som arbejder det samme antal timer.
Bemærk, at Det nationale arbejdsmarkedsråd, en føderal myndighed, der administrerer føderal arbejdsret, har fastslået, at medarbejdere lovligt kan drøfte deres kompensation, uanset om de har underskrevet en fortrolighedsaftale. Nævnets holdning er, at en arbejdsgiver ikke lovligt kan disciplinere eller opsige medarbejdere for at drøfte deres løn på arbejdspladsen.
Der findes lignende juridisk beskyttelse i Ontarios lovgivning om løntransparens, Storbritannien har fastlagt regler om rapportering af lønforskelle for større arbejdsgivere, og Den Europæiske Union har foreslået regler om løntransparens og adgang til retfærdighed for ofre for løndiskrimination.
Den amerikanske lov om lige løn forbyder løndiskrimination på grund af køn, og afsnit VII i loven om borgerlige rettigheder forbyder diskrimination (herunder i lønforhold) på grund af køn, race, religion, national oprindelse og hudfarve. Mange delstater har tilsvarende lovgivning.
Hvis en medarbejder klager over sin løn sammenlignet med en eller flere andre medarbejdere, skal du anerkende bekymringen og stille nogle få spørgsmål for at identificere det konkrete problem. Som HR-chef og senere som føderal EEO-efterforsker lærte jeg at håndtere lønklager og andre klager nænsomt ved først at stille en række spørgsmål for at tydeliggøre de væsentlige problemstillinger.
Mulige spørgsmål:
- Hvilken medarbejders lønsats sammenligner du med din egen?
- Hvorfor mener du, at den er uretfærdig?
- Forstår du, at hver stilling har sit eget fastsatte løninterval?
Der er højst sandsynligt en objektiv, arbejdsrelateret årsag til en lønforskel. Faktorer såsom stillingsklassifikation, anciennitet, præstationsniveau eller geografisk placering kan forklare lønforskelle. På samme måde kan selvstændige kontrahenter være en del af et arbejdsteam, men de er ikke medarbejdere, der er omfattet af den samme lønordning.
Den føderale lov om lige løn tillader, at sådanne faktorer påvirker lønnen, så længe der ikke forekommer diskrimination på grund af køn. Vær omhyggelig med ikke at drøfte eller videregive andre medarbejderes lønoplysninger.
Husk, at lønforhold er et væsentligt og personligt anliggende for enhver medarbejder. Uhåndteret behandling af lønforhold kan føre til juridisk ansvar. Det er bedst at søge at få oplysninger eller rådgivning afklaret hos ledelsen eller HR, hvis du støder på et særligt eller følsomt forhold.
En god informationskilde til håndtering af følsomme lønforhold er “Opnåelse af præstationsresultater: Styrkelse af præstationer på den virtuelle arbejdsplads.”
6. Pas på forbud mod lønhistorik (USA)
I USA fastsætter lovgivningen i mange stater nu begrænsninger eller forbud mod at spørge til en kandidats aktuelle løn eller lønhistorik som en del af screeningsprocessen for ansøgere. Nogle af de 21 stater, der er anført nedenfor, samt en række kommuner forbyder denne praksis på grund af dens diskriminerende virkninger på kvinder, minoriteter og personer med en kriminel baggrund.
I jurisdiktioner, hvor sådanne love gælder, må rekrutteringsmedarbejderen eller intervieweren ikke stille spørgsmål om en medarbejders aktuelle løn eller lønhistorik eller tage sådanne oplysninger i betragtning i forbindelse med en ansættelsesbeslutning. Tilsvarende skal sådanne spørgsmål fjernes fra alle dokumenter eller processer vedrørende ansættelse.
Ontarios lov om løngennemsigtighed giver tilsvarende beskyttelse. Kontakt din compliance-specialist for at se, om disse begrænsninger gælder for din virksomhed.
Stater med forbud mod lønhistorik
- Alabama
- Californien
- Colorado
- Connecticut
- Delaware
- District of Columbia
- Georgia
- Hawaii
- Illinois
- Kentucky
- Louisiana
- Maine
- Maryland
- Massachusetts
- Mississippi
- Missouri
- Nevada
- New Jersey
- New York
- North Carolina
- Ohio
- Oregon
- Pennsylvania
- Puerto Rico
- Rhode Island
- South Carolina
- Vermont
- Virginia
- Washington
- Wisconsin
Næste skridt
Husk, at en grundig forståelse af din virksomheds lønfilosofi og -praksis vil hjælpe dig med at navigere i de vanskelige beslutninger om medarbejderløn ved at hjælpe dig med at tiltrække, fastholde og motivere de bedste medarbejdere til dit team.
Ved også at anvende og vælge den mest pålidelige lønsoftware kan du holde styr på ændringer og opdateringer, der foretages under lønforhandlinger, og dermed sikre løbende nøjagtighed og overholdelse af reglerne.
Hvis du har spørgsmål vedrørende ovenstående, kan du stille mig et spørgsmål i kommentarfeltet eller besøge People Managing People-fællesskabet, et støttende fællesskab af HR- og virksomhedsledere, der deler viden og rådgivning.
Hvis du vil blive mere sikker i håndteringen af lønforhold, kan du overveje at tage en af disse certificeringer inden for løn og kompensation.
Relaterede artikler:
- 10 bedste softwareløsninger til administration af medarbejderkompensation
- Sådan skaber løngennemsigtighed en tillidskultur på arbejdspladsen
- Case: Værdien af løngennemsigtighed, og hvordan den implementeres
- Bedste software til medarbejderincitamenter
Se også: Sådan overvinder du målretning på arbejdspladsen (del 3)
