Hvad er et HRMS-system? Funktioner, fordele og baggrund

Hvad er forskellen mellem et HRMS og et HRIS?

HRIS er en forkortelse for informationssystem til menneskelige ressourcer og bruges synonymt med HRMS. Begrebet går tilbage til 1980'erne, hvor IT-løsninger almindeligvis blev omtalt som ledelsesinformationssystemer (MIS). Senere, da systemer til HR-administration blev opgraderet, blev MIS ændret til HRIS.

I dag, efter yderligere teknologisk udvikling af systemer til HR-administration ud over lagring af medarbejderoplysninger, bruges HRIS til at beskrive mere grundlæggende systemer til HR-administration, mens betegnelsen HRMS beskriver systemer med mere avancerede funktioner. For en person som en HRMS-analytiker er der viden på tværs af systemerne, som er nyttig, men specialiseret viden om hvert system er nødvendig for at få succes i rollen.

På trods af de væsentlige forskelle mellem HRIS og HRMS bruges de to betegnelser ofte synonymt til at beskrive den HR-software, som en organisation bruger til at administrere medarbejderdata.

HRMS'ets historie

Historien om HRMS-systemer kan spores tilbage til 1970'erne, hvor virksomheder håbede på at automatisere lønadministrationen og skabe bedre arbejdsstyring. Computerbrug var begrænset på det tidspunkt, og virksomhederne var afhængige af manuel indtastning i forbindelse med medarbejdervurderinger.

Stormaskiner blev taget i brug til at beregne fradrag og medarbejdernes indtjening, holde styr på lønforpligtelser og udskrive løncheck.

Blandt de første virksomheder, der udviklede et komplet HR-system, var PeopleSoft i 1987. Deres system omfattede administration af medarbejderoplysninger, administration af personalegoder, tid og fremmøde, rekruttering af medarbejdere, compliance-rapportering, lønadministration og oplysninger om aflønning. HR-professionelle kunne nu i højere grad automatisere medarbejdernes livscyklus og samtidig forbedre beslutninger vedrørende arbejdsstyrken.

Den hurtige udvikling i internetbrugen hen mod slutningen af 1990'erne forbedrede HR-processerne. Stillingsannoncer på papir blev hurtigt udfaset og erstattet af elektroniske jobportaler. Lønadministrationen blev fuldt elektronisk i år 2000, da selvbetjening for medarbejdere og værktøjer til direkte indbetaling blev udbredt. 

Omkring dette tidspunkt kom cloudbaserede HR-tjenester på markedet, og i 2010'erne var denne tjeneste blevet almindeligt udbredt og tilgængelig for organisationer af alle størrelser til overkommelige priser.

I dag har HRMS og HRIS fuldstændigt vundet indpas og fortsætter med at integrere de nyeste teknologier. For eksempel har AI-drevne HRMS-platforme nu indbygget prædiktiv analyse og kunstig intelligens, som hjælper organisationer med opgaver som at identificere tendenser i arbejdsstyrken og analysere kandidater under rekrutteringen.

Funktioner i et HRMS

Et HRMS hjælper din HR-funktion med at arbejde mere effektivt og præcist ved at opbevare sikre oplysninger og automatisere grundlæggende processer. Et veludviklet HRMS understøtter HR-teams inden for følgende områder: 

Administration af medarbejdernes livscyklus

Det bedste HRMS-system understøtter medarbejdere gennem hele deres ansættelsesforløb, fra ansøgning til løbende uddannelse, forfremmelser og endda administration af personalegoder. Medarbejderadministration kan også omfatte indsamling, lagring og analyse af medarbejderdokumenter og -data.

En anden populær funktion i HRMS er selvbetjening for medarbejdere, som giver medarbejderne mulighed for at få adgang til og opdatere deres egne oplysninger, booke fri osv.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Arbejdsstyring

Funktioner til arbejdsstyring i et HRMS hjælper virksomheder med effektivt at administrere medarbejdernes tidsplaner, fremmøde og fordeling af arbejdsbyrden. Med automatisering og opdateringer i realtid minimerer de konflikter, sikrer overholdelse af arbejdsmarkedslovgivningen og opretholder arbejdsstyrkens produktivitet. Avancerede analyser muliggør bedre prognoser for ressourcebehov, hvilket reducerer omkostningerne og forbedrer den operationelle effektivitet.

Der findes også selvstændige systemer til arbejdsstyring, hvis det er alt, du har brug for.

Medarbejderengagement

Et HRMS kan hjælpe med at holde dine medarbejdere engagerede ved at støtte tilegnelsen af nye færdigheder, udviklingen af en karrierevej og anerkendelse (dvs. evalueringer eller priser) af dit personale. Ansættelse, afskedigelse og pensionering bør ikke være de eneste muligheder for at være i kontakt med medarbejderne. Et HRMS understøtter positive feedbackcyklusser, fortsat udvikling og personlig tilfredshed.

Lønadministration

En af HRMS-softwarens primære funktioner siden dens begyndelse har været lønadministration. Gennem selvbetjeningsfunktionerne i HRMS-systemet kan medarbejdere ændre valgfri løntræk, skatteindeholdelser og konti til direkte indbetaling samt hente deres lønopgørelser.

Præstationsstyring

HRMS-platforme omfatter ofte værktøjer til at fastsætte tydelige mål for medarbejderne, afstemme dem med virksomhedens målsætninger og gennemføre regelmæssige præstationsvurderinger. Disse systemer leverer strukturerede feedbackmekanismer, der hjælper ledere med at identificere styrker og områder, der kan forbedres, i realtid. Ved at fremme løbende udvikling understøtter de karriereudvikling og sikrer, at medarbejderne forbliver engagerede og motiverede.

Arbejdsstyrkeplanlægning

For at fastholde de bedste talenter og forbedre medarbejderengagementet tager de fleste virksomheder ansvar for at optimere deres arbejdsstyrke, så den forbliver robust under forandringer (undertiden kaldet styring af menneskelig kapital eller arbejdsstyrkeplanlægning). HRMS-systemer kan give dig de virksomhedsdata, du har brug for, for at se, hvad der fungerer i din arbejdsstyrke, og hvad der skal forbedres. 

Fordele ved et HRMS

HRMS-systemer betragtes som en type grundlæggende HR-software. De er med til at få nutidens velfungerende virksomheder til at fungere endnu bedre. Fordelene ved et HRMS omfatter:

Tidsbesparelse

HR-specialister behøver ikke længere bruge lige så meget af deres tid på rutineopdateringer som manuel opdatering af medarbejderoplysninger. HRMS-systemer registrerer og integrerer alle oplysninger i systemet på nøjagtig vis.

Nøjagtighed

Fejlfri rapportering af økonomiske data er blandt de mange fordele, som organisationer har kunnet nyde godt af ved at bruge moderne HRMS-systemer.

Selvbetjening for medarbejdere

Sikre selvbetjeningsfunktioner, der er integreret i HRMS-systemer, har ført til øget produktivitet. Der spildes mindre tid på at spørge HR-medarbejdere om oplysninger, der allerede er tilgængelige i HRMS-systemerne. Medarbejdere kan for eksempel nemt få adgang til formularer som W-2-formularer på egen hånd og også generere lønopgørelser.

Centraliseret lagring

Alle medarbejderdata integreres ét sted, hvilket gør det nemt at hente og dele dem med blot få klik. Det forbedrer sikkerheden for følsomme oplysninger, eftersom adgangen til forskellige filer og oplysninger kan krypteres og skjules bag tildelte tilladelser.

Rapportering efter behov

Det er lige så nemt at dele rapporter med andre afdelinger som at klikke med computermusen. Intet besværligt arbejde med at sortere forskellige Excel-ark.

Fremmer en selvbetjeningskultur

Medarbejderne klarer selv forskellige opgaver, f.eks. at generere lønopgørelser og W-2-formularer.

Forbedret datastyring

HR-medarbejdere kan navigere i og administrere enorme mængder data ved hjælp af en HRMS-løsning. Det bliver også meget nemmere at søge i, filtrere og rapportere om data.

Færre systemer at administrere

Et godt HRMS er tilstrækkeligt til at betjene en hel organisation til en række afgørende formål. HR-processer samles i stedet for at have separate værktøjer til løn, ansættelse, administration af personalegoder og så videre. En forståelse af omkostningsstrukturen for HRMS-løsninger hjælper organisationer med at træffe informerede beslutninger om denne samlede tilgang.

Hurtige introduktionsprocesser

HR-medarbejdere kan benytte sig af løsninger til automatisering af introduktionen, som fjerner noget af den administrative byrde ved at introducere nyansatte uden at gå på kompromis med rekrutteringsprocessen.

HRMS-sikkerhed

Sikkerhed er en af de mest vigtige HRMS-funktioner, som virksomheder ikke bør overse. Dit HRMS bør have rollebaseret adgang til medarbejderne, systemopdeling for forskellige afdelinger, tofaktorgodkendelse, datakryptering samt stærke adgangskoder med gode procedurer for nulstilling.

Valg af et HRMS

Jeg håber, at du nu har et godt svar på spørgsmålet “Hvad er et HRMS-system?” samt på, hvilke funktioner og fordele det har. Nu er du klar til det næste skridt, nemlig at finde ud af, hvordan du vælger det bedste HRMS-system til dine behov. 

Heldigvis har vi allerede gjort forarbejdet for dig. Så tag først et kig på vores liste over de bedste HRMS-systemer eller de bedste HRMS-systemer til små virksomheder. Disse lister hjælper dig med nemt at sammenligne de bedste systemer på markedet, så du kan finde den løsning, der passer bedst til dine behov. 

Hold forbindelsen

People Managing People-bloggen og podcasten findes for at hjælpe dig med at blive en bedre leder for mennesker og en drivkraft for en sund virksomhedskultur. 

Du kan også tilmelde dig nyhedsbrevet for at få opdateringer, når vi udgiver nye artikler og podcasts med den nyeste viden inden for HR fra ledelses- og managementeksperter fra hele verden.