Undersøgelser fra Remote viste, at 59 % af de adspurgte rapporterede øget stress, angst og familiemæssigt pres på grund af fejl i lønudbetalinger. Det er også yderst vigtigt for at overholde skattereglerne og undgå sanktioner og bøder. Ifølge en undersøgelse foretaget af EY koster en gennemsnitlig lønfejl organisationer ~$300.
Det kræver blot ét forkert indtastet ciffer i din lønsoftware at skabe kaos. For at hjælpe har jeg udarbejdet en tjekliste til en vellykket lønadministration. Betragt den som din bibel til effektiv lønadministration, beskyttelse af dine medarbejdere og forebyggelse af juridiske problemer.
Selvom den ikke er udtømmende for alle virksomheder, hjælper den dig med at komme godt fra start.
Tjekliste til lønadministration
Før du kan begynde at behandle løn, skal din lille virksomhed have et arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN).
EIN-nummeret er nødvendigt for at foretage føderale lønskattebetalinger. Du kan ansøge om dit via IRS' websted.
Afhængigt af din placering og de specifikke krav i din delstat og lokale jurisdiktioner kan du også have brug for yderligere identifikationsnumre. For at være sikker bør du rådføre dig med erfarne HR-konsulenter i dit område.
Følg trin et til fem for at køre lønkørslen problemfrit.
Trin et: Indsaml alle relevante skatte- og medarbejderoplysninger
Dit første trin er at indsamle data. Her er, hvad du skal bruge for hver medarbejder:
Medarbejderoplysninger
- Fulde juridiske navn, adresse, socialsikringsnummer (SSN) og kontaktoplysninger
- Ansættelsesdato
- Formular W-4 for fuldtids- og deltidsansatte
- Formular W-9 for selvstændige kontrahenter
- USCIS-formular I-9 til dokumentation af retten til at arbejde i USA
- Delstatens konto til indberetning af nyansatte
- Delstatens konto til arbejdsskadeforsikring
- Oplysninger om bankkonto til direkte indbetaling
- Tilmelding til personalegoder
- Aktuelle lønindeholdelser.
Kontrollér medarbejderdata
- Sørg for, at alle medarbejderoplysninger er korrekte og opdaterede
- Kontrollér SSN-numre og navne i forhold til officielle dokumenter
Medarbejderklassifikation
- Afklar ansættelsesstatus – deltid eller fuldtid
- Klassificér medarbejdere korrekt af hensyn til skatten – kontrahenter eller ansatte
Betalingsplan
- Betalingshyppighed – ugentlig, løn hver anden uge, to gange om måneden eller månedlig
- Bekræft datoerne for hver lønperiode
Skatteoplysninger
- Indhent de nyeste tabeller for tilbageholdelse af delstatslige, føderale og lokale skatter
- Skatteformularer og publikationer fra skattemyndighederne
Have an account? Log In
Lønfradrag
- Identificér obligatoriske fradrag (såsom føderal og delstatslig indkomstskat, Social Security og Medicare)
- Notér frivillige fradrag (såsom sygeforsikring og pensionsbidrag)
Kontrol af overholdelse
- Sørg for, at dine lønprocesser overholder føderale, statslige og lokale arbejdsmarkedslove
- Hold dig opdateret om eventuelle juridiske ændringer, der kan påvirke lønbehandlingen
Når du har indsamlet alle disse oplysninger, kan du gå videre til trin to og beregne lønnen.
Eksperttip: Små virksomheder kan drage fordel af pålidelige løntjenester, der er skræddersyet til deres behov for at overholde reglerne.
Trin to: Beregn lønnen
For at beregne lønnen korrekt skal du først beregne medarbejdernes bruttoløn (før skat).
Gør dette ved at følge disse tre trin:
- Indsaml nøjagtige timesedler eller fremmøderegistreringer for timelønnede medarbejdere
- Sørg for, at saldi for betalt fri (PTO) er opdaterede
- Gennemgå eventuelle nylige lønforhøjelser, efterbetalinger, forfremmelser eller opsigelser
Det er også vigtigt at fratrække alle relevante fradrag. Værktøjer som software til udgiftsrapportering kan forenkle denne proces.
Timelønnede medarbejdere
Gang deres timeløn med det antal timer, de har arbejdet i lønperioden. Sørg for at medregne eventuelle overarbejdstimer (hvis det er relevant), og anvend den korrekte overtidsats i henhold til arbejdsmarkedslovgivningen.
Fastlønnede medarbejdere
For fastlønnede medarbejdere skal du dividere deres årsløn med antallet af lønperioder på et år for at fastslå deres bruttoløn for lønperioden.
Hvis medarbejderne modtager provisioner eller bonusser, skal du beregne disse separat og lægge dem til den almindelige bruttoløn.
Det bliver mere kompliceret, når forskellige roller følger forskellige lønmodeller. I tandlægeklinikker kan lønnen for eksempel omfatte fastansat personale, timelønnede tandplejere, produktionsbaseret løn til associerede medarbejdere og bonusser, som alt sammen skal beregnes korrekt inden for den samme løncyklus.
Nu har du alle disse oplysninger og kan gå videre med at beregne nettolønnen.
- Fratræk alle relevante fradrag fra bruttolønnen for at nå frem til nettolønnen (den udbetalte løn) for hver medarbejder.
- Fradrag kan omfatte:
- Føderale og statslige indkomstskatter
- Skat til social sikring og Medicare
- Sundhedsforsikringspræmier
- Pensionsbidrag
- Alle andre frivillige fradrag
- Efter at have taget højde for alle fradrag, skatter og bidrag skal du beregne den endelige nettoløn, som hver medarbejder modtager.
- Generér lønrapporter, der opsummerer medarbejdernes indtjening, fradrag, skatter og bidrag. Disse rapporter er afgørende for journalføring og overholdelse af reglerne.
Trin tre: Kontrollér dit arbejde
Dette er måske det vigtigste trin: Kontrollér dit arbejde. Kontrollér det derefter igen.
Uoverensstemmelser i lønnen er almindelige, så det kan bogstaveligt talt betale sig at foretage grundige lønkontroller og verificere, at oplysningerne i dit lønregister er korrekte.
Overvej at køre en testløn for en lille gruppe medarbejdere, før du behandler hele lønkørslen. Det hjælper dig med at identificere og rette eventuelle problemer uden at påvirke alle medarbejdere.
Det er også en god idé at få et ekstra sæt øjne til at gennemgå lønoplysningerne for at opdage eventuelle fejl.
Hvis du opdager noget, der er forkert, kan din lønsoftware vise en anden medarbejders løn end den, der fremgår af dine registre. Kontrollér uoverensstemmelser med dine medarbejdere og de ansvarlige teammedlemmer for at rette eventuelle fejl.
Gå videre, og kør dine beregninger igen.
Trin fire: Afslut lønkørslen
Afslutning af lønkørslen er det sidste trin i lønbehandlingscyklussen. Det er et vigtigt trin, uanset om det drejer sig om én medarbejder på lønningslisten eller 500.
Det omfatter opgaver, der sikrer, at du har gennemført alle de nødvendige lønrelaterede aktiviteter korrekt for den aktuelle lønperiode.
Her er en trin-for-trin-guide til afslutning af lønkørslen:
- Kontrollér løndata: Dobbelttjek alle løndata, beregninger og fradrag for at sikre nøjagtighed og fuldstændighed.
- Foretag justeringer: Hvis du identificerer fejl eller uoverensstemmelser under kontrollen, skal du foretage de nødvendige justeringer af løndataene.
- Afstem konti: For eksempel lønforpligtelseskonti og udgiftskonti for at sikre, at de stemmer overens med løndataene.
- Behandl betalinger af lønskatter: Beregn det samlede beløb af lønskatter, der er tilbageholdt fra medarbejdernes lønchecks i lønperioden.
- Forbered og indsend betalinger af lønskatter til de relevante skattemyndigheder. Sørg for, at du overholder alle frister for skatteindbetaling.
- Generér lønrapporter for lønperioden: Disse rapporter skal indeholde oplysninger om den enkelte medarbejders løn, fradrag, skatter og arbejdsgiverbidrag.
- Udsend lønchecks eller behandl direkte indbetalinger: Forbered lønchecks til medarbejdere, der modtager papirchecks, eller igangsæt direkte indbetalinger til medarbejdernes bankkonti.
- Sørg for, at alle betalinger er korrekte og rettidige.
- Fremsend lønoversigter: Udsted lønoversigter til medarbejderne, som viser deres løn, tilbageholdte skatter, fradrag og nettoløn for lønperioden.
- Opdater lønregistreringerne: Medtag data fra den seneste lønperiode, herunder arbejdstimer, lønjusteringer og andre ændringer.
- Indsend lønskatteblanketter: Udfyld og indsend alle nødvendige lønskatteblanketter, f.eks. Form 941 (arbejdsgiverens kvartalsvise føderale selvangivelse), Form WH-347 for certificeret løn samt statslige eller lokale skatteblanketter.
- Opbevar lønregistreringerne sikkert: Opbevar alle lønrelaterede dokumenter sikkert – herunder lønsedler, lønrapporter, skatteblanketter og andre registreringer – som krævet ved lov.
- Foretag lønafstemning: Afstem lønnen samt virksomhedens udgifter og forpligtelser i dit regnskabssystem for at sikre, at de stemmer overens med lønregistreringerne.
- Forbered den næste lønperiode: Indsaml medarbejdernes tidsregistreringer, opdater eventuelle ændringer i medarbejdernes status, og gennemgå de kommende lønplaner.
Trin fem: Fordel bidrag/indsend tilbageholdelser
Efter afslutningen af lønkørslen er det tid til at fordele arbejdsgiverbidrag og indsende tilbageholdte lønskatter.
Dette trin sikrer, at de korrekte beløb indbetales til de respektive konti og skattemyndigheder.
Her er en oversigt over de involverede opgaver:
- Fordel arbejdsgiverbidrag såsom sundhedsforsikring, pensionsordninger (f.eks. 401(k)) eller andre personalegoder, og fordel de relevante beløb til hver medarbejders individuelle konto.
- Indbetal lønskatter til skattemyndighederne baseret på de beregnede tilbageholdte lønskatter. Disse skatter omfatter typisk føderal indkomstskat, socialsikringsskat, Medicare-skat, statslig indkomstskat og eventuelle gældende lokale skatter (se vores artikel om lønskat kontra indkomstskat for at få hjælp).
- Indbetal tilbageholdte beløb og medarbejderbidrag til de relevante skattemyndigheder eller udbydere af personalegoder.
- Udsted medarbejderopgørelser med oplysninger om deres samlede løn, tilbageholdte lønskatter og eventuelle arbejdsgiverbidrag, der er foretaget på deres vegne (f.eks. bidrag til pensionsordninger).
- Opbevar registreringer af lønskatterapporter, indbetalinger og medarbejderbidrag til personalegoder som krævet ved lov.
Tjekliste til løn ved årets udgang
At køre årsslutningsløn handler om mere end blot at udstede de sidste lønchecks – det handler om at afslutte lønarbejdet for regnskabsåret korrekt, i overensstemmelse med reglerne og til tiden. Her er en detaljeret tjekliste, der kan guide dig gennem processen:
1. Gennemgå vigtige datoer og frister
- Markér frister for de sidste lønkørsler, skatteindberetninger og udsendelse af blanketter (f.eks. W-2'er, 1099'er).
- Find ud af, hvornår årets sidste lønkørsel vil blive behandlet.
- Kontrollér IRS' og delstaternes frister for indsendelse af W-2, 1099 og skatter (normalt 31. januar for W-2'er/1099'er).
2. Bekræft oplysninger om medarbejdere og kontrahenter
- Bekræft, at alle medarbejderes navne, Social Security-numre og adresser er opdaterede.
- Sørg for, at oplysninger om kontrahenter/leverandører er komplette i forbindelse med 1099-behandlingen (TIN, adresse osv.).
- Markér fratrådte medarbejdere, og sørg for, at den endelige løn er inkluderet.
- Kontrollér særlige omstændigheder:
- Nyansatte medarbejdere eller medarbejdere, der ikke udfyldte en W-4 ved ansættelsen
- Medarbejdere med annullerede eller tilbageførte lønsedler
- Medarbejdere eller tidligere medarbejdere med aktive løntvister
3. Gennemgå og afstem årets løndata til dato (YTD)
- Afstem bruttoløn, nettoløn, fradrag og tilbageholdt skat.
- Sørg for, at manuelle lønudbetalinger og betalinger uden for den normale løncyklus er registreret.
- Kontrollér, om der mangler lønkørsler eller findes dubletter.
4. Bekræft fradrag og personalegoder
- Valider årets samlede beløb for:
- Sundhedsforsikring
- 401(k)-bidrag
- HSA/FSA-fradrag
- Pendler- eller personalegoder
- Kontrollér beregnet indkomst (f.eks. gruppelivsforsikring over $50,000).
- Afstem fradrag før skat med fradrag efter skat.
5. Kør årets sidste løn
- Behandl de sidste lønsedler korrekt med alle bonusser eller justeringer ved årets udgang.
- Sørg for korrekt skattemæssig behandling af bonusser (fast sats eller aggregatmetoden).
- Tilbagehold eventuelle udskudte lønskatter (hvis relevant).
6. Forbered og distribuer formularer ved årets udgang
- Generér og distribuer W-2'er til medarbejderne senest den 31. januar.
- Send 1099-NEC'er til kontrahenter, og indsend dem til IRS (også senest den 31. januar).
- Indsend W-3 (oversigt over W-2'er) til SSA.
- Udlever ACA-formularer (1095-C), hvis det kræves for at overholde arbejdsgivermandatet.
7. Indsend årlige skatteindberetninger
- Indbetal de endelige føderale og statslige skattebeløb.
- Indsend kvartalsformular 941 (Q4) og den årlige formular 940 for FUTA-skat.
- Dobbelttjek lokale skatteforpligtelser, hvis du driver virksomhed i flere jurisdiktioner.
8. Sikkerhedskopiér og arkivér lønregistreringer
- Gem alle rapporter ved årets udgang: lønoversigt, skatteindberetninger, fradragsrapporter osv.
- Opbevar registreringerne i overensstemmelse med lovkravene (typisk 3–7 år).
- Begræns adgangen til følsomme dokumenter, og sørg for sikker opbevaring.
9. Kommunikér med medarbejderne
- Underret medarbejderne om, hvornår og hvordan de modtager W-2'er (med posten eller digitalt).
- Oplys en kontaktperson til spørgsmål om løn.
10. Planlæg det nye år
- Opdatér skattetabeller og satser for personalegoder for det nye år.
- Kontrollér ændringer i mindsteløn og lokale krav.
- Overfør eller nulstil PTO- og personalegode-saldi efter behov.
- Dette er et godt tidspunkt til at gennemgå og fastlægge dine lønpolitikker for det nye år – måske vil du tilbyde større fleksibilitet.
Sådan sikrer du en problemfri lønproces
Vil du gøre lønadministrationen lidt mere smidig? Det vil vi alle. Læs videre.
Præcis registrering
Dette er afgørende, for hvis dine registreringer er forkerte, er din lønadministration det også.
Nogle bedste praksisser for lønadministration til præcis registrering omfatter:
- Vedligeholdelse af medarbejderfiler: Opret individuelle medarbejderfiler med de nødvendige lønoplysninger.
- Hurtig indtastning af data: Kontrollér, at dine registreringer afspejler de mest opdaterede oplysninger for hver lønperiode.
- Gennemførelse af regelmæssige revisioner: Revisioner hjælper dig med at identificere og rette eventuelle uoverensstemmelser eller fejl samt bevare dataintegriteten.
- Sikring af løndata: Implementér processer til beskyttelse af følsomme oplysninger, såsom adgangskodebeskyttelse, sikker opbevaring og adgangskontrol.
- Dokumentation af ændringer: Sørg for at foretage ændringer, så snart de sker – eksempelvis lønjusteringer, opdateringer af personalegoder eller ændringer i jobstatus.
Uddannelse
Overvej specialiseret uddannelse i lønadministration for at opdatere dine færdigheder. Nogle udbydere omfatter:
- Certificeret lønprofessionel – dækker alle aspekter af lønadministration, herunder overholdelse af regler, registrering, rapportering, beskatning og overholdelse af regler.
- Grundlæggende løncertificering – er udviklet til lønprofessionelle på begynderniveau.
Der findes også masser af onlineudbydere af uddannelse i lønadministration, som tilbyder løncertificeringer, du kan tage i dit eget tempo.
Brug software
Hvis du selv håndterer lønadministrationen, kan den rigtige lønsoftware til små virksomheder forbedre nøjagtigheden og effektiviteten.
Når du vælger den rigtige lønsoftware og følger en omhyggelig implementeringsproces for software, kan du betale medarbejderne til tiden (og de rigtige beløb) uden at være afhængig af en omfattende løntjekliste.
Hvad gør lønsoftware? Lønsoftware er udviklet til at køre problemfri lønadministration, hvilket nemt retfærdiggør eventuelle tilknyttede omkostninger ved lønløsninger.
Afhængigt af lønudbyderen kan de tilbyde en bred vifte af funktioner for at forenkle lønbehandlingen for virksomheder af alle størrelser og give mulighed for at indføre fleksibel løn, såsom løn efter behov.
Specialiseret software automatiserer grundlæggende alt det, jeg har nævnt ovenfor. Nogle kombinerede HR- og lønsystemer integreres også med værktøjer til registrering af arbejdstid og fremmøde. For ikke at nævne, at de fungerer godt sammen med regnskabsprogrammer, så overførsel af løndata bliver en leg.
For hold, der ønsker webbaseret adgang til processen, kan online lønsoftware gøre det muligt at administrere løn, uanset hvorfra de arbejder.
Og hvis du er helt ny inden for lønbehandling, tilbyder nogle softwareudbydere endda specialiserede lønløsninger til nystartede virksomheder.
Outsourcing
Som regel fører HR tilsyn med lønadministrationen, eller også varetages den af en dedikeret regnskabs-/lønafdeling. Nogle virksomheder ønsker dog ikke at påtage sig den byrde.
Men en anden mulighed er at outsource lønadministrationen til en lønserviceudbyder. Det gør mange virksomhedsejere. Og de er begejstrede for det.
Lønserviceudbydere er eksperter inden for deres felt. Hvad laver en lønservice? Det er deres opgave at holde sig opdateret om de nyeste skattelove og regler. Det sikrer, at du får nøjagtige lønbehandlingsrapporter, der overholder reglerne, med langt mindre risiko for fejl.
Outsourcing af lønadministrationen kan bestemt spare dig værdifuld tid, så du kan fokusere på kerneaktiviteterne i virksomheden. Og efterhånden som din virksomhed vokser, bliver lønadministrationen uundgåeligt mere kompleks.
Ved at overlade denne opgave til andre kan du nemt skalere og imødekomme ændringer i antallet af medarbejdere og yderligere lønbehov uden forstyrrelser.
Du kan læse mere i vores artikel om fordele og ulemper ved at outsource lønadministrationen.
Kom i gang med lønkørslen
Uanset om du er virksomhedsejer eller arbejder med menneskelige ressourcer, er du nu udstyret med den viden, du skal bruge for at køre løn med selvtillid.
Hvad er det næste? Du kunne jo gøre en anden virksomhed en tjeneste og dele tjeklisten på dine sociale medier. Deling er omsorg, trods alt!
Hvis du vil have det nyeste indhold fra People Managing People, kan du tilmelde dig vores ugentlige nyhedsbrev for HR- og virksomhedsledere. Du modtager alt vores nyeste indhold, som kan hjælpe dig med at udvikle dig i din karriere og skabe større indflydelse i din organisation.