Software til arbejdsstyring: Typer og nøglefunktioner

Arbejdsstyring er en vigtig del af styring af virksomhedens resultater for enhver organisation.

Med hurtigt skiftende markedsforhold, omfattende ændringer i lovgivningen, stigende medarbejderudskiftning, voksende fagforeningsvenlige holdninger og en stadig mere mangfoldig og geografisk spredt arbejdsstyrke bliver arbejdsstyring hele tiden vigtigere – og mere kompleks.

De rette apps til arbejdsstyring kan gøre denne komplekse opgave lettere og mere effektiv.

Hvad er arbejdsstyring?

Arbejdsstyring (WFM) henviser til praksissen med strategisk at fordele, følge og optimere en organisations vigtigste ressource: dens medarbejdere. 

Effektiv arbejdsstyring sikrer, at de rette medarbejdere – med de rette kompetencer – er til rådighed på det rette tidspunkt for at opfylde kravene i deres job.

Selvom hver organisation har sine egne prioriteter, er ressourceeffektivitet et mål, som de fleste virksomheder deler.  

Hvorfor er arbejdsstyring vigtig?

Uanset om din arbejdsplads er et etableret virksomhedsmiljø, en virksomhed i vækst eller en virksomhed, der beskæftiger skifteholdsarbejdere, er arbejdsstyring en uundværlig del af din strategi for virksomhedsdrift.

Effektiv arbejdsstyring, understøttet af software til optimering af arbejdsstyrken, hjælper organisationer med at holde deres arbejdsstyrke så produktiv og omkostningseffektiv som muligt.

Uensartede politikker for arbejdsstyrken og utilstrækkelig håndhævelse af disse politikker kan føre til udfordringer som:

• Personalemangel
• Overflødige medarbejdere
• Medarbejdere med utilstrækkelige kompetencer
• Øgede projektomkostninger
• Forsinket projektlevering 
• Overtrædelser af regler og krav
• Overarbejde, der kunne have været undgået
• Hændelser vedrørende sikkerhed på arbejdspladsen 
• Medarbejdere med lavt engagement
• Lav medarbejdermoral eller udbrændthed
• Høj medarbejderudskiftning.

Derfor er arbejdsstyrkeplanlægning et afgørende aspekt af talentstyring, som hjælper HR-medarbejdere med at:

• Optimere medarbejdernes produktivitet
• Sikre, at projekter får ressourcer på effektiv vis 
• Effektivisere resultatstyring
• Opkvalificere medarbejdere efter behov
• Tage hånd om personalemæssige udfordringer på et tidligt tidspunkt
• Få et præcist overblik over lønomkostninger 
• Reducere organisatoriske risici 
• Fremme sikkerheden på arbejdspladsen
• Overholde arbejdspladsens love og regler
• Implementere initiativer inden for successionsplanlægning
• Forbedre medarbejderengagementet og reducere medarbejderudskiftningen.

Arbejdsstyringsprocessen

Grundlæggende indebærer arbejdsstyringsprocessen at identificere organisationens vigtigste strategiske prioriteter og fordele ressourcerne derefter. Det kræver, at man forudser potentielle HR-udfordringer og tager skridt til at forblive effektiv og undgå ansvar. 

Arbejdsstyringsprocessen omfatter opgaver som:

• Strategisk tilpasning
• Efterspørgselsprognoser 
• Medarbejderplanlægning
• Tidsregistrering 
• Registrering af fremmøde
• Dataanalyse
• Styrkelse af medarbejderne
• Kompetencestyring
• Billettering af HR-anmodninger
• Lønadministration
• Projektomfang og budgettering 
• Opgavestyring.

Der er meget at dække! 

Den gode nyhed er, at alt dette kan strømlines og automatiseres ved hjælp af software til arbejdsstyring. 

Hvad er software til arbejdsstyring?

En softwareløsning til arbejdsstyring (WFM) er et værktøj, der gør det muligt for organisationer at organisere deres politikker for arbejdsstyrken og automatisere mange af opgaverne og processerne i deres system til arbejdsstyring. 

Det giver HR-medarbejdere mulighed for at anvende deres arbejdsstyrke mere effektivt, administrere medarbejdernes tid mere produktivt og i sidste ende nå deres organisatoriske mål med mindre besvær.   

Hvad er fordelene ved software til arbejdsstyring?

Nogle af de vigtigste fordele ved software til arbejdsstyring omfatter at gøre det lettere for ledelsen at strømline vagtplanlægningen, administrere fremmøde og tidsregistrering, følge produktiviteten, optimere resultatstyringen, udføre lønadministration, sikre overholdelse af lovgivningen og fremme medarbejdernes sikkerhed. 

Når den rigtige løsning til arbejdsstyring implementeres og anvendes effektivt, kan den hjælpe arbejdsgivere med at:

• Automatisere manuelle opgaver for at spare tid, fjerne flaskehalse og reducere fejl.
• Indsamle nøjagtige, opdaterede data om arbejdsstyrken og træffe bedre beslutninger baseret på dataanalyse i realtid.
• Implementere omnichannel-arbejdsstyring for at give bedre adgang til jeres hybride eller mobile arbejdsstyrke. 
• Forbedre effektiviteten på tværs af teams for at styrke samarbejdet og medarbejderengagementet, samtidig med at siloer fjernes og dobbeltarbejde reduceres.
• Reducere driftsomkostningerne (som skyldes overbemanding, for meget overarbejde og outsourcing) gennem mere nøjagtig prognosticering og ressourcefordeling. Avancerede WFM-løsninger opdaterer endda budgetterne baseret på ændringer i vagtplanlægningen.
• Optimere kundeoplevelsen gennem kompetencebaseret dirigering, der matcher kunder med den rette ekspert i kontaktcenteret
• Fordele den administrative arbejdsbyrde gennem selvbetjeningsportaler for ledere og medarbejdere, som giver brugerne adgang til udvalgte funktioner

• Forbedre lønnøjagtigheden ved automatisk at afstemme tidsregistrering, betalt fri, registreret overarbejde osv., hvilket reducerer tilfælde af menneskelige fejl, der kan opstå ved manuel indtastning og beregning af data. 
• Proaktivt identificere og håndtere problemer med vagtplanlægningen på forhånd ved at konsultere realtidsdata om medarbejderplanlægning og foretage justeringer for at undgå problemer som underbemanding. Den bedste software til arbejdsstyring giver endda ledere mulighed for at oprette intelligente vagtplaner ved at filtrere efter afdeling, projekt, job eller lokation.
• Opbevare nøjagtige og detaljerede optegnelser, der hjælper med at dokumentere overholdelse af lovgivningen i tilfælde af en revision. 

Hvilke typer software til arbejdsstyring findes der?

Der findes en lang række forskellige WFM-softwareværktøjer. Nogle er selvstændige produkter, der tilbyder en eller flere af funktionerne nedenfor, mens andre tilbyder en mere holistisk, integreret løsning.

• Planlægningssoftware
• Fremmødesoftware
• Projektstyrings- (Kanban osv.) og kommunikationsværktøjer
• Software til tidsregistrering
• Løsninger til fraværsstyring
• Lønsoftware
• Værktøjer til medarbejderengagement
• Værktøjer til styring af kunderelationer
• Løsninger til billetsystemer for kundeservice & support
• Software til registrering af hændelser vedrørende sikkerhed på arbejdspladsen.

Store organisationer kan have brug for software til arbejdsstyring i virksomheder, der er udviklet til at koordinere disse funktioner på tværs af komplekse eller geografisk spredte arbejdsstyrker.

Hvad er de vigtigste funktioner i software til arbejdsstyring?

De bedste softwareløsninger til arbejdsstyring giver moderne virksomheder mulighed for at organisere og følge alle de aktiviteter, der er forbundet med at opretholde en effektivt bemandet, omkostningseffektiv og produktiv arbejdsstyrke. 

Der findes forskellige prismuligheder for software til arbejdsstyring, som giver adgang til flere brugere og/eller forskellige funktioner.

Nedenfor finder du nogle af de vigtigste funktioner, du bør se efter, når du vælger software til arbejdsstyring.

Prognoser for personalebehov

En ordentlig WFM-løsning bør kunne hjælpe dig med at identificere tendenser og forudsige faktorer, der påvirker bemandingsbehov og tilgængelighed, såsom ændrede projekttidsplaner, sæsonbestemte ændringer i medarbejdernes tilgængelighed, udsving i forbrugernes/kundernes efterspørgsel og meget mere. Ved at forudse disse scenarier kan du bedre planlægge dine personalebudgetter og fordele medarbejderne mere effektivt. 

Intelligent vagtplanlægning

Ethvert værktøj til arbejdsstyring, der er værd at bruge, bør indeholde intelligente planlægningsfunktioner, som giver ledere mulighed for at vælge medarbejdere til vagter eller projekter ud fra kriterier som tilgængelighed, kompetencer, omkostninger, erfaring, præferencer, placering og meget mere. Værktøjer til vagtplanlægning bør også tilbyde selvbetjening for medarbejdere, så de kan bytte vagter indbyrdes og sikre fuld vagtdækning. Nogle værktøjer kan også indeholde funktioner, der integrerer AI til arbejdsstyring og planlægning.

Tidsregistrering

Et værktøj til arbejdsstyring bør indeholde eller kunne integreres med tidsregistreringsenheder og -værktøjer som adgangsscannere, cloudbaseret software til tidsregistrering, kiosker, salgssteder (POS), mobilapps eller digitale timesedler for at indsamle tidsregistreringsdata og automatisk behandle dem med henblik på nøjagtig lønadministration. En anden fordel ved software til tidsregistrering er advarsler om overarbejde, som er en yderligere nyttig funktion, der giver arbejdsgivere bedre kontrol over godkendelse og fordeling af overarbejde.

Håndtering af fremmøde og fravær

Software til arbejdsstyring bør registrere medarbejdernes fremmøde, automatisere godkendelser af anmodninger om fri og afstemme medarbejderfravær med virksomhedens politikker for orlov (såsom betalt frihed (PTO)) og offentlige regler.   

Dataanalyse og rapportering

De fleste værktøjer til arbejdsstyring giver brugerne et realtidsoverblik over data om arbejdsstyrken via dashboards, der kan tilpasses. Det gør det nemt at identificere potentielle problemer med vagtplaner eller bemanding og løse dem, længe før de udvikler sig til egentlige problemer.

De bedste værktøjer til arbejdsstyring og analyse af arbejdsstyrken giver også brugerne mulighed for at generere rapporter ved hjælp af specifikke parametre, hvilket forbedrer forretningsindsigten og planlægningen af arbejdsstyrken gennem analyse af historiske data. 

Mobil arbejdsstyring

WFM-værktøjer, der giver adgang via mobile enheder, gør det nemmere at administrere vagtplaner og besætte vagter på farten, hvilket hjælper med at sikre optimal bemanding selv i nødsituationer. Dette er blot nogle få af de mange fordele ved software til mobil arbejdsstyring.

Selvbetjening for medarbejdere 

Din samlede løsning eller dit værktøj til arbejdsstyring bør ideelt set tilbyde en selvbetjeningsportal for medarbejdere, som giver medarbejderne mulighed for hurtigt selv at indtaste deres egne data, når det er muligt, så HR's tid frigøres, og antallet af fejl reduceres. 

Stærke integrationer med forretningsværktøjer

Uanset hvilken WFM-løsning du vælger, bør den kunne fungere problemfrit sammen med den HR-software og de forretningsværktøjer, som din organisation allerede bruger. Dette er især vigtigt, hvis du ikke har en samlet løsning til arbejdsstyring og bruger forskellige specialiserede værktøjer.

Den rigtige software vil gøre processen med at implementere, følge og forbedre dit system til arbejdsstyring langt mere effektiv og givende. 

En glad arbejdsstyrke er nøglen til en succesfuld virksomhed

Effektiv styring af arbejdsstyrken har til formål at holde medarbejderne tilfredse og samtidig imødekomme virksomhedens strategiske behov.

Virksomheder, der lykkes med denne del af deres drift, bliver mere effektive, innovative og modstandsdygtige.

Teknologi anbefales til alle virksomheder bortset fra de mindste. For at hjælpe dig i gang kan du se vores kortliste over den bedste software til styring af arbejdsstyrken og vores anbefalinger til software til tidsregistrering og fremmøde, så du effektivt kan administrere og optimere din arbejdsstyrkes tidsregistrering og fremmøde.

Relateret læsning: Bedste software til orlovsstyring til sporing af PTO