Hvad er software til etik og compliance egentlig?
Compliance-software er en digital løsning, der hjælper dig med at administrere, følge og håndhæve virksomhedens politikker for at overholde brancheregler og holde din virksomhed på den rigtige side af loven.
Ved at automatisere compliance-opgaver reducerer denne software risici, styrker arbejdsmoralen og beskytter dit omdømme. Jeg vil gennemgå, hvordan compliance-software fungerer, og hvordan det gør det lettere og mere effektivt for organisationer af alle størrelser at overholde reglerne.
Hvad er compliance-software?
Compliance er handlingen at overholde et sæt regler og bestemmelser.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Organisationer på tværs af brancher oplever en stigende compliance-byrde på både nationalt og internationalt plan. Det kræver, at virksomheder har et robust compliance-program, der tager højde for alle compliance-krav, og det er her, compliance-software er nyttig.
Compliance-software er et digitalt system, der centraliserer og effektiviserer en virksomheds overholdelse af juridiske og faglige standarder inden for dens branche. Systemet består typisk af værktøjer til medarbejderuddannelse, software til indberetning af hændelser (herunder en anonym tiplinje) samt dataindsamling, så ledere kan følge udviklingen i og effektiviteten af deres compliance-politikker.
Med compliance-software kan den øverste ledelse sikre, at alle medarbejdere overholder alle faglige standarder og regler. Ved at følge medarbejdernes uddannelse og muliggøre hurtig indberetning af hændelser kan en organisation vurdere effektiviteten af sin compliance – og brugen af én centraliseret software er den nemmeste måde at holde styr på disse vigtige data.
Vigtige komponenter i software til compliance-styring
Compliance i virksomheden er særligt vigtigt, men som enhver complianceansvarlig vil fortælle dig, er det også ekstremt komplekst.
Der er mange elementer, der skal håndteres, lige fra introduktion af nye medarbejdere til overvågning og justering af politikker, så de lever op til nye branchekrav. Et compliance-styringssystem samler alt, hvad en organisation har brug for, på ét brugervenligt sted, hvilket gør det nemmere at holde styr på compliance.
Almindelige funktioner i compliance-software er:
- Uddannelsesmoduler: Korte videoer, undervisningsmanuskripter og andre værktøjer, der hjælper med medarbejderuddannelse.
- Opgavestyring: Effektive arbejdsgange, der sikrer, at alle medarbejdere overholder branchereglerne gennem deres daglige aktiviteter.
- Rapporteringsfunktioner: Systemer, der giver medarbejdere mulighed for anonymt at indberette tilfælde af uregelmæssigheder, manglende compliance eller anden upassende adfærd.
- Hændelsesstyring: En arbejdsgang, der sikrer, at alle indberettede hændelser undersøges grundigt, og at complianceansvarlige træffer passende foranstaltninger for at løse hvert problem.
- Notifikationer og advarsler: Softwaren giver både medarbejdere og ledelse besked, når organisationen ikke fuldt ud overholder reglerne (f.eks. når nogen har indberettet en hændelse, eller når en medarbejder ikke har afsluttet sin uddannelse osv.)
- Dataoversigt: Regelmæssige dataudtræk, der viser, hvor organisationen har succes med sin compliance, og hvor der er plads til forbedring.
- Risikostyring: Fastslå dit risikoniveau, og håndter svage punkter i din sikkerhed med risikostyring for at minimere compliance-risici.
- Revisionsstyring: Planlæg og overvåg revisioner for at sikre, at du altid gennemfører systemrevisioner som foreskrevet i reglerne.
- Integration med tredjeparter: Integrer compliance-styringsværktøjet med dit HRMS, CRM og andre værktøjer eller apps, så du kan minimere manuelle opgaver og fokusere på strategiske aspekter som politikstyring, afhjælpning eller forandringsledelse.
Det er vigtigt at undersøge forskellige compliance-softwareløsninger til HR for at finde den, der bedst passer til din organisations behov.
Fordele ved compliance-software til HR
Din virksomheds HR-afdeling er uden tvivl travl, compliance er komplekst, og det kan være let at overse ændringer i reglerne.
Ved hjælp af automatisering håndterer softwaren compliance i baggrunden og giver kun HR besked, når der er et problem, der skal rapporteres, eller data, der skal gennemgås.
Eksempelvis viser billedet ovenfor data for indberetninger af hændelser på tværs af en organisation. Du kan se, at dataene angiver en hændelses alvorlighed, hvor den fandt sted, og om tipset var anonymt.
HR kan bruge disse data til at afgøre, hvilke compliance-elementer jeres medarbejdere skal gennemgå, hvilke regioner der har de største problemer med ureglementeret adfærd, og på hvilke andre måder jeres organisation kan blive mere etisk og i overensstemmelse med reglerne.
Jeres virksomhed kan holde sig ajour med compliancepolitikker og -procedurer uden at overbelaste medarbejderne!
Det hjælper jer med at gennemføre complianceuddannelse
Uddannelse er den første forsvarslinje mod manglende compliance. Når jeres medarbejdere er grundigt og effektivt uddannet, er der større sandsynlighed for, at de husker de standarder og regler, der forventes af dem i jeres branche. Det kan dog være en reel udfordring at få medarbejderne til at fastholde disse oplysninger – og det er her, compliance-software kommer ind i billedet.
Software til compliancehåndtering indeholder mange metoder til at engagere medarbejderne, så uddannelsen bliver mere fornøjelig og mindeværdig. Vores software er for eksempel udstyret med korte videoer, spil, der kan spilles under uddannelsen, og andre unikke metoder, der får uddannelsen til virkelig at “sidde fast”. Disse funktioner kan også tilpasses, så de imødekommer jeres organisations specifikke uddannelsesbehov.
Desuden giver de fleste compliance-softwareløsninger sandsynligvis mulighed for at følge medarbejdernes fremskridt gennem uddannelsesprocessen. HR modtager datarapporter om hver medarbejders fremskridt samt en rapport, når de har gennemført deres complianceuddannelse.
Med denne software kan en leder bede medarbejderne om selv at gennemføre uddannelsen (ved at se videoer eller tage quizzer), hvilket frigiver lederens tid og giver medarbejderen mulighed for at arbejde i sit eget tempo.
Det hjælper jer med at overvåge ureglementeret adfærd
Dette er måske det vigtigste element i compliance-software. En virksomhed kan ikke have en etisk kultur eller en kultur i overensstemmelse med reglerne, hvis der ikke er et system til indberetning af ureglementeret adfærd. Medarbejderne har brug for en sikker og enkel måde at indberette manglende compliance på, og compliance-software er udviklet specifikt til at levere netop dette.
Som du kan se på billedet ovenfor, kan medarbejderne indberette manglende compliance eller indberettede eller bekymrende forhold via anonyme onlineformularer, der følger med softwaren til whistleblowerordninger. Det giver medarbejderne frihed til at sige fra, når de ser ureglementeret adfærd, uden risiko for urimelige konsekvenser fra kolleger eller ledere.
Derudover giver mange compliance-softwareprogrammer HR mulighed for at oprette en rapporteringskæde som på billedet nedenfor. Denne arbejdsgang giver automatisk bestemte personer besked under en medarbejderundersøgelse og sikrer, at alle udfører deres fornødne omhu, og at organisationen håndterer ureglementeret adfærd korrekt.
Effektiviseret beslutningstagning
Compliance-software samler de complianceoplysninger, du har brug for, på ét kontrolpanel. Ledelsen kan gennemgå alle compliance-relaterede punkter og overvåge complianceproblemer uden at skulle grave dybere for at finde oplysningerne. Adgang til data i realtid effektiviserer beslutningstagningen og sikrer overholdelse af reglerne.
Reducerer compliancerisikoen
Nogle brancher er underlagt omfattende regulering. Virksomheder i sundhedssektoren skal for eksempel overholde HIPAA-reglerne og holde sig ajour med ændringer i lovgivningen for at undgå sanktioner.
På samme måde findes der andre regler, branchespecifikke eller ej, som virksomheder skal overholde, såsom ISO, OSHA eller Sarbanes-Oxley.
Det kan være udfordrende for virksomheder, der opererer i et stærkt reguleret miljø, at sikre compliance. Compliance-software sikrer, at I overholder de relevante standarder og lovkrav og dermed reducerer compliancerisikoen.
Frigiver ressourcer
Compliance er ressourcekrævende. Regelmæssige risikovurderinger og løbende complianceovervågning er omkostningstunge, men nødvendige. I kan ikke overse dem, men I kan automatisere dem med software. Automatisering af jeres complianceprocesser med den rette software sparer arbejdstimer og forbedrer udnyttelsen af jeres ressourcer.
Styrker troværdigheden
Investering i sikkerhed og overholdelse af regler giver dig troværdighed. Kunder foretrækker leverandører, som de har tillid til. Hvis du tilbyder førsteklasses datasikkerhed, fremstår du troværdig og har større sandsynlighed for at blive valgt af kunderne frem for andre leverandører, der er bagud.
Overholdelse af FLSA
USA's arbejdsministerium (DoL) udgav den 24. august 2020 en vejledning (FAB nr. 2020-5) for at vejlede arbejdsgivere om, hvordan de overholder loven om rimelige arbejdsstandarder (FLSA) ved fjernarbejde.
I henhold til FLSA skal arbejdsgivere kompensere medarbejdere ikke kun for planlagte arbejdstimer, men også for overarbejde. FLSA giver også arbejdsgivere mulighed for at sikre, at der ikke udføres uønskede opgaver såsom private gøremål i de timer, der ydes betaling for.
Manglende overholdelse af FLSA medfører store bøder. HR-teamet skal følge de specifikke retningslinjer, der er fastlagt af FLSA. Fejl kan blive dyre, endda dyrere end prisen på en løsning til overholdelse af regler, som kan sikre, at du altid overholder FLSA.
En etisk virksomhedskultur, der overholder reglerne, kan også omfatte en lønlighedsrevision, hvilket betyder, at man bruger lønlighedsløsninger til at vurdere løndata, afdække forskelle og fremme retfærdige og gennemsigtige lønpraksisser.
Overholdelse af I-9
Virksomheder er forpligtede til at få nye medarbejdere til at udfylde I-9-formularen senest på deres første arbejdsdag. Hvis du ikke overholder reglerne, og Immigration and Customs Enforcement (ICE) banker på din dør, kan du få problemer.
HR-teams og arbejdsgivere, der ikke overholder reglerne, kan medføre, at virksomheden skal betale en civilretlig bøde, der fastsættes ud fra blandt andet virksomhedens størrelse, overtrædelsens alvor og historik.
Et værktøj til overholdelse af regler kan give dig besked om udfyldelse af I-9-formularer, opbevare dem og spore dine I-9-aktiviteter, så du altid er informeret. En SaaS-baseret løsning til overholdelse af regler kan også tilbyde integrationer, der kan hjælpe dig med at konvertere papirformularer til digitale dokumenter, så de kan opbevares.
Din løsning kan også tilbyde en E-Verify-integration, så du hurtigt kan sikre, at dine medarbejdere har tilladelse til at arbejde i USA.
Vælg software til overholdelse af regler, og vælg en sikker arbejdsplads
Som du kan se, kan software til overholdelse af regler gøre den omfattende og vigtige opgave med at administrere overholdelse af regler meget nemmere.
Med ét softwaresystem kan du hjælpe din organisation med at blive et mere etisk sted – og alle på din arbejdsplads vil takke dig for det.
Overbevist? Se People Managing Peoples udvalg af den bedste HR-software til overholdelse af regler på markedet i dag. Hvis du ønsker at outsource dine opgaver med administration af overholdelse af regler fuldstændigt, kan en virksomhed, der arbejder med HR-overholdelse, være et bedre valg.
Yderligere ressourcer:
