Hvad er software til opgavestyring, og hvordan kan det hjælpe dig?
Software til opgavestyring giver dig mulighed for at organisere, prioritere og holde styr på individuelle opgaver, så du kan nå dine mål eller færdiggøre et projekt. Tænk på det som din digitale to-do-liste. Det er perfekt til at håndtere store projekter ét overskueligt skridt ad gangen. Sådan hjælper dette værktøj dig med at holde arbejdet effektivt og stressfrit.
Opgavestyring kontra projektstyring
Din bedste ven vil arrangere en forlovelsesfest, og du har fået ansvaret for at organisere festen på grund af dine evner inden for festplanlægning.
At planlægge festen er grundlæggende et projekt, som du skal færdiggøre. Men du skal færdiggøre en række mindre opgaver (booke lokalet, cateringfirmaet osv.) for at færdiggøre hele projektet (festen).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Forskellen er hårfin.
Når du styrer et projekt, har du en dato og et mål – det store billede – i tankerne. Projektstyring har et bredere omfang, hvor lederen skal se på faktorer som omkostningsstyring, arbejdsgange og tilgængelige ressourcer.
Opgavestyring handler om at styre ét aspekt af et projekt ad gangen. Når du styrer opgaver, skal du for eksempel se på opgavens deadline og prioritet, tildeling og fremskridt. Det er rigeligt at holde styr på, men et værktøj til opgavestyring kan gøre dit arbejde lettere.
Fordele ved software til opgavestyring
Software til opgavestyring gør det muligt for dig at overvåge alle aspekter af opgavestyring fra ét enkelt kontrolpanel, men det er ikke alt.
Når du udarbejder en forretningssag for ny software, er der ting, du bør fremhæve, så ledelsen kan tage dem i betragtning. Her er nogle vigtige punkter, du kan fremhæve ved software til opgavestyring:
- Reducerer risikoen for tab af information: Der kan være et overvældende antal dokumenter, adgangskoder og oplysninger, som du udveksler med de ansvarlige, mens de udfører deres opgaver. Et værktøj til opgavestyring mindsker risikoen for tab af information, fordi du kan samle alle oplysningerne ét sted.
- Nem delegering og forbedret samarbejde: Du behøver ikke at sende e-mails til teammedlemmer eller tilkalde dem til kontoret for at delegere individuelle opgaver. Når du tildeler et medlem en opgave ved hjælp af et værktøj til opgavestyring, modtager vedkommende en meddelelse om opgavetildelingen. Du kan derefter bruge kommentarsektionen til at samarbejde om teamopgaver på afstand.
- Effektiv prioritering: Muligheden for at prioritere opgaver for dine medarbejdere er en af de mest bemærkelsesværdige fordele ved et værktøj til opgavestyring. Dine teammedlemmer kan finde det udfordrende at skifte mellem opgaver. Prioritering gør det muligt for teammedlemmerne at administrere deres tid bedre og giver dem en klarere idé om, i hvilken rækkefølge opgaverne skal udføres.
- Forbedret fokus: Et værktøj til opgavestyring fjerner følelsen af at skulle færdiggøre en stor opgave inden for en bestemt tidsramme. Det skyldes, at det gør det muligt at opdele opgaver i mindre og mere overskuelige opgaver, som gør det lettere at fokusere.
Relateret læsning: De 10 bedste softwareløsninger til integreret risikostyring
Funktioner i software til opgavestyring
Værktøjer til opgavestyring har en funktionsportefølje, der er en delmængde af funktionerne i projektstyringssoftware som Trello og Asana. Følgende er de mest almindelige funktioner i software til opgavestyring:
1. Planlægning og tidsplanlægning
Planlægning og tidsplanlægning er de mest grundlæggende funktioner i et værktøj til opgavestyring. Planlægning indebærer at opdele hele arbejdsgangen i simple opgaver. Når du har opgaverne klar til at blive tildelt, kan du angive deadlines eller indstille dem som tilbagevendende opgaver.
Du opretter for eksempel en opgaveliste med tre opgaver: introduktion af en ny medarbejder, klargøring af vedkommendes skrivebord og en evaluering af den første uge for at se, om den nye medarbejder falder godt til. Du har tildelt disse opgaver til forskellige teammedlemmer. Når du har tildelt opgaverne, følger du fremskridtene, mens medlemmerne fortsætter med at arbejde på opgaverne.
2. Samarbejde
Samarbejde kan være vanskeligt uden et system, især i et miljø med fjernarbejde. Teammedlemmer kan ikke stole på regneark til komplekse opgaver, i hvert fald ikke uden at rive håret ud af hovedet, fordi de kan have flere delopgaver, opgaveafhængigheder eller milepæle.
Et robust online-system til opgavestyring strømliner processerne for teamsamarbejde. Teammedlemmer kan udveksle oplysninger og modtage opdateringer om igangværende opgaver, og ledere kan besvare spørgsmål om individuelle opgaver og følge opgavernes fremskridt med et system til opgavestyring.
3. Automatisering
Automatisering gør det lettere at håndtere komplekse opgaver. Tænk for eksempel på opgaver, der kræver samarbejde mellem flere projektteams, godkendelse fra ledere på forskellige stadier og beskeder til teammedlemmer flere gange, efterhånden som opgaven skrider frem.
Manuel håndtering af komplekse opgaver er ineffektiv, og derfor tilbyder mange systemer til opgavestyring automatiserede løsninger. Automatisering kan frigive en værdifuld del af din tid, som du ellers ville bruge på trivielle opgaver.
Du behøver dog ikke begrænse dig til de automatiserede løsninger, der er indbygget i dit system til opgavestyring. Du kan også automatisere processer selv ved hjælp af integrationer.
Hvis du for eksempel vil minde en ansvarlig om en opgave, der skal afleveres inden for 24 timer, kan du bruge en Zapier-integration til at minde medarbejderen om det via kommentarsektionen i dit opgavestyringsværktøj eller med en Slack-besked.
4. Visninger
Opgavestyringssoftware tilbyder flere samarbejdsvisninger baseret på dine præferencer. De fleste har som minimum en kalendervisning og kanban-tavler. Nogle værktøjer tilbyder dog flere muligheder såsom Gantt-diagrammer, tidslinjer, lister og gittervisning.
Kanban-skabeloner er særligt populære. De giver en enkel og effektiv opbygning for hvert trin i processen. Du kan delegere opgaver på hvert trin i projektet og kommunikere med de ansvarlige i realtid.
5. Tidsregistrering
Tidsregistrering er en vigtig funktion, som du bør se efter i et system til opgavestyring. Data om, hvor meget tid der blev brugt på hver projektopgave, gør det muligt at identificere flaskehalse og ressourcetunge opgaver.
Du får også brug for tidsregistreringsfunktionalitet, hvis din virksomhed ofte ansætter medarbejdere på timebasis eller accepterer projekter, der faktureres efter en timepris.
Du vil kunne give medarbejdere eller kontrahenter mulighed for at registrere deres tidsdata direkte i opgavestyringssoftwaren. Ledelsen kan derefter se timeseddeldata med jævne mellemrum for at forbedre ressourcehåndteringen, kontrollere lønudbetalinger eller håndtere fakturering.
Relateret: 20 programmer til kontrahenthåndtering til planlægning og betaling af kontrahenter
Sådan håndterer du opgaver
De fleste værktøjer til opgavestyring følger en almindelig proces. Hvis du spekulerer på, hvordan processen ser ud, har vi illustreret den overordnet nedenfor.
1. Opret og tildel opgaver
Det er normalt hurtigt og nemt at oprette og tildele opgaver. Du opretter en opgave, tilføjer relevante oplysninger til den ansvarlige, angiver en deadline og tildeler kortet.
Når du for eksempel introducerer en ny medarbejder, skal du tildele opgaver vedrørende dokumentation, fortælle vedkommende, hvem han eller hun skal kontakte for at få hjælp eller ressourcer, og koordinere med medarbejderne for at gøre skrivebordet klar. Du kan tildele alle opgaver fra opgavestyringsværktøjet.
Nogle værktøjer gør det muligt at importere regneark, hvis du allerede har opgaver udfyldt i en Excel-fil. Når du har tilføjet opgaverne, kan du oprette skabeloner, så du ikke behøver at oprette opgaver fra bunden i fremtiden.
2. Samarbejd
Værktøjer til opgavestyring kan tilbyde en interaktiv grænseflade, der gør styring af arbejdsgange og samarbejde nemt. Når du har tildelt en opgave, kan den ansvarlige stille spørgsmål om leverancer eller informere lederen om potentielle forsinkelser via kommentarsektionen.
3. Følg fremskridt
Dit team kan opdatere deres opgavefremskridt ved hjælp af en løsning til opgavestyring.
Forestil dig dette.
Du har tildelt dit teammedlem opgaven med at forberede den nye medarbejderintroduktion, der er planlagt til den kommende uge. Du har tilføjet en opgaveliste med tre punkter – arrangere projektoren, få et personalemedlem til at arrangere stolene samt bestille kaffe og donuts.
Du har tildelt lignende opgaver med tjeklister til fire andre teammedlemmer. Medlemmerne markerer punkterne, når de afslutter opgaverne, og tagger dig i kommentarer, når de har brug for hjælp.
Godt indtil videre? Tænk nu på at gøre det samme uden et værktøj til opgavestyring.
Kan du se, hvad jeg mener?
Gå efter det enkle og nemme
Det er nemt at lade sig forføre af smarte funktioner (som du sandsynligvis aldrig kommer til at bruge) og investere i et avanceret værktøj til opgavestyring. Men når det gælder software til opgavestyring, er jo enklere, jo bedre.
Dit mål er at gøre processen med at tildele, samarbejde om og færdiggøre opgaver nemmere for dig og dit team. En stejlere læringskurve vil gøre ændringen skræmmende for dit team og kræve, at du bruger mere tid på at få nye medarbejdere op på samme niveau med dit opgavestyringssystem.
Se også:
