Sådan automatiserer du styringen af medarbejdernes præstationer i 5 trin
For at automatisere opgaver inden for præstationsledelse skal du fokusere på at strømline gentagne trin – såsom at følge op på mål, indsamle feedback og planlægge evalueringer – ved hjælp af teknologi. I denne artikel kan du se, hvilke dele af præstationsledelsen der er nemmest at automatisere, hvorfor automatisering er vigtigt, samt en praktisk tjekliste, så du trygt kan lette arbejdsbyrden i HR og reducere udbrændthed.
Fordele ved automatiserede præstationsledelsessystemer
Automatisering, herunder den stigende brug af AI i præstationsledelse, har en række fordele for HR-fagfolk, såsom forbedring af arbejdsgange, mindre tidsstyring og forenkling af processer.
Her er 4 væsentlige fordele ved at automatisere opgaver i dit præstationsledelsesprogram.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Øget effektivitet og nøjagtighed
Opgaver som dataindtastning eller generering af rapporter kan være tidskrævende og tilbøjelige til medarbejderfejl. Ved at automatisere dem kan HR-fagfolk fjerne den administrative byrde ved sådanne opgaver, reducere fejl og få mere tid til at fokusere på strategisk arbejde.
Konsistens og standardisering
For at automatisere traditionelle præstationsledelsesopgaver kræver automatiseringsteknologi, at processerne følger ensartede regler og kriterier.
Ved at indarbejde dette i præstationsledelsesprocessen kan du reducere risikoen for bias eller diskrimination og sikre, at der anvendes en mere retfærdig og ligeværdig tilgang til evaluering af medarbejdernes præstationer.
Løsninger til medarbejderevaluering understøtter løbende feedback, hvilket gør præstationsledelse til en kontinuerlig proces.
Feedback i realtid
Automatisering kan udløse næsten øjeblikkelig feedback for både medarbejdere og ledere i realtid, så de løbende kan følge deres fremskridt i forhold til målene.
Det hjælper medarbejderne med at identificere, når de har mistet overblikket over deres mål eller prioriteter, og hjælper ledere med rettidigt at kommunikere, hvad der skal gøres for at rette op på situationen.
For at opnå en problemfri gennemførelse kræver automatisering af præstationsledelsesopgaver HRMS-værktøjer med robuste nøglefunktioner. Vigtige funktioner til automatisering af feedback omfatter sporing af mål i realtid, påmindelser om feedback og kontrolpaneler til analyse af præstationer.
Forbedret medarbejderengagement
Automatiserede præstationsledelsesopgaver gør det muligt at integrere funktioner som målsporing samt lærings- og udviklingsplaner for medarbejderne. Det giver medarbejderne mulighed for at skabe deres egen udviklingsstrategi og dermed øge motivationen og engagementet til et nyt niveau.
»Årlige mål fungerer ikke i vores nuværende tid,« sagde Liz Lockhart Lance, stabschef hos Performica. »Kvartalsmål passer bedre, men de skal være fokuseret på resultater og forbundet med det, der er vigtigst på højeste niveau. Hvis medarbejderne kan forbinde deres arbejde med organisationens overordnede ønskede resultater, kan de se, hvordan deres indsats bidrager, og finde mening i deres arbejde.«
Hvad skal automatiseres?
Når idéen om, hvorfor du ønsker at automatisere, er tydeligt beskrevet, kan du begynde processen med at fastsætte mål, identificere hvilke processer og opgaver i dem du vil automatisere, og overveje, hvilke præstationsledelsesværktøjer du skal vælge.
Her er fire aspekter af præstationsledelse, som egner sig særligt godt til automatisering.
Præstationsevalueringer
Automatisering af planlægning samt distribution og indsamling af materialer i forbindelse med præstationsevalueringsprocessen kan spare tid og gøre organiseringen af materialerne langt enklere.
Det kan også hjælpe dig med at finjustere din evalueringscyklus, så målene for talentledelse fastholdes.
Ressource: Sådan gennemfører du en bedre præstationsevaluering
Målsætning og opfølgning
Et automatiseret system til oprettelse og sporing af SMART-mål (Specifikke, Målbare, Opnåelige, Relevante og Tidsbestemte) vil hjælpe ledere og medarbejdere med at forblive afstemt med virksomhedens målsætninger. Men SMART er kun én model til målsætning.
Andre omfatter OKR-modellen (mål og nøgleresultater) eller modellen med kaskaderende mål. Du bør finde ud af, hvilken der fungerer bedst for din organisation, og hvordan du kan automatisere processerne omkring den.
Coaching og feedback
En kultur med løbende feedback kan understøttes af automatiserede mekanismer, der giver medarbejderne regelmæssige input, så de kan holde kursen, forbedre deres præstationer, anerkende milepæle og udvikle sig professionelt.
Men feedback går begge veje. Du bør også skabe en mekanisme, der opfordrer medarbejderne til at give dig feedback, når tingene ikke fungerer.
“En praktisk tilgang til forandring betyder, at man trækker i to håndtag på samme tid,” sagde Lauren Scholtz, leder for læring og udvikling hos intelliHR. “Hvis vi talte om en båd, ville det handle om at fjerne ankerne og hejse sejlene; vi har brug for begge dele for at kunne sejle hurtigt. Opbygning af en kultur med løbende feedback er et godt eksempel på dette i praksis. Det er ankerne, der får det til at føles, som om tingene trækker os ned. Der kan være store problemer, såsom at en medarbejder føler, at vedkommende ikke har alt, hvad der er nødvendigt for rollen, eller at den årlige præstationsvurderingsproces er tidskrævende og uhensigtsmæssig. Ved at åbne en kanal, hvor medarbejderne kan dele dette med dig, kan du hjælpe med at hejse sejlene.”
Nyttig ressource: Vigtige formuleringer til præstationsvurderinger
Dataanalyse
Automatisering af dataanalyse med AI-værktøjer til præstationsstyring vil hjælpe med at identificere præstationstendenser samt områder, der kan forbedres. Det kan være med til at forhindre falske fortællinger, give større kontekst om medarbejderens indflydelse på større forretningsmål og understøtte beslutningsprocessen for fremtidige målsætningsøvelser og forfremmelser.
Trin til implementering af automatiseret præstationsstyring
Automatisering af præstationsstyring med medarbejderoplevelsen for øje kræver en forståelse af alle de kontaktpunkter og variabler, der indgår.
Det kræver en trinvis proces for at sikre, at automatiseringen understøtter den medarbejderoplevelse, du ønsker at tilbyde, og hjælper med at fastholde og engagere medarbejderne.
Trin 1: Vurdering
For at forstå, hvordan initiativer inden for præstationsstyring kan forbedres, skal du først have et klart billede af den nuværende proces.
Alle involverede trin skal dokumenteres for at identificere problemområder og muligheder for at forbedre effektiviteten samt definere, hvad formålet med automatiseringen er.
Som en del af dette bør du også udarbejde en liste over effektive opgaver inden for præstationsstyring, overveje hvilke der kan automatiseres, og gennemføre en cost-benefit-analyse af automatiseringen.
Trin 2: Analyse og udvælgelse af værktøjer
En forståelse af de værktøjer, der kan hjælpe dig med at automatisere præstationsstyring, kombineret med en gennemgang af din nuværende infrastruktur, vil hjælpe dig med at fastslå, hvilken funktionalitet der mangler i øjeblikket, og om din HR-teknologistak er i stand til at understøtte automatiseringen af de opgaver, du har identificeret.
En del af dette handler om at forstå, hvad du ikke har brug for nye værktøjer til, og hvad dine medarbejdere allerede anvender. Sunder Nookala, medstifter og administrerende direktør hos Huminos, diskuterer dette, når han taler om friktionsfri medarbejderoplevelser.
“Det ene, vi helt praktisk kan gøre for at skabe en bedre arbejdsverden, er at gentænke processerne fra ansættelse til pensionering og forenkle dem, så arbejdet kan møde medarbejderen på vedkommendes foretrukne sted i stedet for at tvinge medarbejderen til at bevæge sig gennem flere systemer for at få arbejdet udført,” sagde Nookala.
“Lad os for eksempel se på processerne for målsætning og præstationsvurdering: Moderne intelligenssystemer som Huminos gør det muligt at udføre daglige opgaver som statusopfølgninger, planlægning af 1:1-samtaler, at give eller modtage anerkendende og udviklende feedback osv. i Slack eller Microsoft Teams uden at skifte til en anden softwareapplikation.”
Som udgangspunkt kan du se vores udvalgte liste over den bedste software til præstationsstyring.
Trin 3: Dataovervejelser
Overholdelse af regler om datasikkerhed og databeskyttelse er kun toppen af isbjerget, når det gælder de dataovervejelser, der følger med automatisering.
En forståelse af, hvilke typer data der kan indsamles, hvilke nøglepræstationsindikatorer (KPIs) de kan understøtte, og hvordan de kan bruges og af hvem, er alt sammen faktorer, der vil være afgørende for, hvordan dataindsamling og -analyse kan forbedre processen for styring af medarbejdernes præstationer.
Du bør også sammen med dit IT-team kortlægge, hvordan datamigrering fra eksisterende systemer til nye teknologiske løsninger vil skabe en problemfri overgang mellem de processer, du har nu, og de nye processer, du vil skabe.
Trin 4: Tilpasning
Alle organisationers arbejdsgange, hierarkier og rapporteringsstrukturer er forskellige. Uanset hvilke evalueringsværktøjer og processer du vælger, skal de tilpasses din organisations behov og mål, samtidig med at de integreres med dit HRIS for at effektivisere dataindsamling og -analyse.
Pilotprogrammer, der tester automatiseringens gennemførlighed og effektivitet i mindre skala, kan hjælpe dig med at finjustere værktøjer og processer yderligere og udarbejde en plan for forandringsledelse, der imødekommer medarbejdernes bekymringer om, hvad automatisering kan betyde for deres arbejde.
Trin 5: Uddannelse
Omfattende uddannelse af HR-teams og ledere vil spille en vigtig rolle i en vellykket indførelse af automatisering.
Ved at inddrage feedback fra interessenter, der deltager i et uddannelsesprogram, kan du forbedre processer og brugeroplevelsen af dine teknologiske løsninger, før de implementeres i fuld skala.
Måling af effekten af automatisering af præstationsstyring
Effekten af din indsats for at automatisere kan vise sig mange steder, lige fra medarbejderfeedback til oplevelsesundersøgelser og en række målepunkter, der vil hjælpe med at tegne et tydeligere billede for HR-ledere.
Nogle bemærkelsesværdige målepunkter til sporing af præstationer omfatter:
- Sparet tid
- Reduktion af fejl
- Medarbejdertilfredshed
- Nøjagtighed og gennemførelsesgrad for hvert trin i processen for præstationsstyring
- Samlede præstationsresultater.
Disse er vigtige, når du beregner dit investeringsafkast (ROI) for automatisering og løbende udvikler din omkostnings- og gevinstanalyse.
Vil du vide mere om, hvordan du kan forbedre din tilgang til præstationsstyring? Læs vores artikel om typer af systemer til præstationsstyring og bedste praksis for implementering af dem.
