Hvad er fleksibel pladsdeling? Fordele, ulemper og sådan implementerer du det

Hvad er fleksibel pladsdeling?

Fleksibel pladsdeling er en fleksibel arbejdspladsmodel, hvor medarbejderne bruger ledige skriveborde efter først til mølle-princippet i stedet for at have faste pladser. Denne tilgang, der også kaldes skrivebordsdeling eller fleksibelt arbejde, understøtter den hybride arbejdsplads ved at reducere uudnyttet kontorplads og fremme samarbejde i teamet.

Moderne fleksibel pladsdeling er ofte baseret på værktøjer til reservation af skriveborde eller software til styring af kontorplads, som holder styr på tilgængelighed, analyserer udnyttelsen af arbejdspladsen og skaber en problemfri brugeroplevelse for medarbejderne. Ved at optimere brugen af kontorplads hjælper fleksibel pladsdeling virksomheder med at reducere ejendomsomkostningerne og samtidig tilpasse sig mere fleksible arbejdsplaner.

Efterhånden som flere organisationer tager hybride arbejdsplaner til sig, reducerer mange organisationer kontorarealet og går fra faste skriveborde til fleksibel pladsdeling. Fleksibel pladsdeling og andre mere avancerede platforme til styring af kontorplads kan gøre denne proces betydeligt enklere.

Findes der forskellige modeller for fleksibel pladsdeling?

Ja! Fleksibel pladsdeling kan antage flere former afhængigt af, hvor meget struktur eller fleksibilitet din organisation ønsker. Nogle modeller tillader helt fri placering, mens andre benytter systemer til reservation af skriveborde eller udpegede zoner for at understøtte bestemte teams eller arbejdsformer.

For at hjælpe dig med at finde den løsning, der passer bedst til dine behov, har jeg forklaret hver type fleksibel pladsdeling mere detaljeret nedenfor.

Bær over med mig her, for terminologien bliver snart en smule forvirrende...

Fleksibel pladsdeling kontra frit valg af plads

Selvom fleksibel pladsdeling og frit valg af plads nogle gange bruges som synonymer, er der en mindre forskel.

Fleksibel pladsdeling henviser typisk til et system efter først til mølle-princippet, hvor medarbejderne tager en ledig plads, når de møder ind. Mange virksomheder bruger dog nu software til reservation af fleksible skriveborde (der findes både betalingsbaserede og gratis muligheder) for at gøre processen mere struktureret, så brugerne kan se og reservere skriveborde i realtid.

Frit valg af plads eliminerer også faste pladser, men omfatter normalt belægningsdata i realtid, der indsamles fra IoT-aktiverede skrivebordssensorer og platforme til styring af arbejdspladsen. Denne teknologidrevne tilgang giver medarbejderne større overblik over og kontrol med, hvor de sidder, og kan hjælpe drifts- og facilitetsteams med at overvåge brugstendenser.

Begge modeller har til formål at nedbryde hierarkier, fremme spontant samarbejde og styrke kulturen omkring hybridarbejde ved at opmuntre til tværfaglig kommunikation og et fælles ansvar for kontorpladsen.

Fleksibel pladsdeling kontra kontorreservation

Den vigtigste forskel mellem fleksibel pladsdeling og kontorreservation er, hvordan skrivebordene tildeles.

• Ved fleksibel pladsdeling tages skrivebordene efter først til mølle-princippet.
• Ved kontorreservation reserverer medarbejderne et skrivebord på forhånd, på samme måde som når man reserverer et hotelværelse.

Begge modeller eliminerer faste skriveborde og er afhængige af tilgængelighed i realtid, men kontorreservation giver større forudsigelighed – især for teams, der har brug for at koordinere tidsplaner eller sikre adgang til bestemte ressourcer.

Efterhånden som hybride arbejdsplaner bliver mere komplekse, kombinerer mange organisationer elementer fra begge modeller ved hjælp af software til reservation af skriveborde for at understøtte medarbejdernes selvstændighed og samtidig bevare struktur og ansvarlighed.

Tankegangen bag fleksibel pladsdeling

Fleksibel pladsdeling er ikke bare en strategi for placering af medarbejdere – det er også en tankegang.

Ved at fjerne ejerskabet over faste skriveborde fremmer fleksibel pladsdeling ansvarlighed, orden og et fælles ansvar. Medarbejderne er mere tilbøjelige til at rydde op på deres arbejdsplads sidst på dagen, fordi de ved, at den vil blive brugt af en anden næste dag.

På en postpandemisk arbejdsplads er denne kultur med fælles ansvar afgørende for at opretholde hygiejne og tillid. Kontorer, der understøtter fleksible arbejdspladser, tilbyder ofte desinfektionsstationer, politikker for ryddelige skriveborde og berøringsfri bookingværktøjer for at hjælpe medarbejderne med at føle sig trygge og have indflydelse.

Tænk på det som et system til booking af mødelokaler, men til hele kontoret – delte ressourcer, der administreres effektivt og bruges af alle.

Historien bag begrebet

Begrebets oprindelse kan spores tilbage til et udtryk fra flåden. På ethvert givent tidspunkt på et skib skal nogen være på arbejde. For at udnytte pladsen mere effektivt deles sovepladserne, så matroserne skiftes til at bruge en køje, når den ene gik på vagt, og den andens vagt sluttede. Dette blev kaldt \u0022varm køjeordning\u0022, fordi køjerne altid ville være varme efter den seneste person, der havde brugt dem.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fordele og ulemper ved fleksible arbejdspladser

Fordele ved fleksible arbejdspladser

Organisationer vælger at indføre fleksible arbejdspladser af flere årsager:

Optimeret pladsudnyttelse

Fleksible arbejdspladser giver mulighed for en mere effektiv udnyttelse af kontorpladsen ved at dele skriveborde mellem medarbejderne. Det gælder især for hybride arbejdsstyrker, hvor medarbejderne er på kontoret efter behov.

Omkostningsbesparelser

Ved at reducere behovet for individuelle arbejdsstationer kan fleksible arbejdspladser føre til lavere ejendomsomkostninger for virksomheder.

En interessant datamodel for, hvor meget man kan spare ved at anvende forskellige kontordesigns, findes i CBRE's rapport Matematikken bag den hybride arbejdsplads, som anslår, at virksomheder, der går over til hybridarbejde og gentænker deres lokaler, vil opleve pladsbesparelser på mellem 10%-50%.

Fleksibilitet og selvbestemmelse

Medarbejderne har frihed til at vælge deres arbejdsplads ud fra deres behov og præferencer, hvilket fremmer fleksibilitet og selvbestemmelse. Der er ikke behov for forhåndsbooking, hvilket betyder, at de også kan være fleksible i deres planlægning.

Øget samarbejde

I modsætning til en indretning med naboskriveborde, hvor faste pladser fjernes, men bestemte teams grupperes sammen, så personer inden for samme forretningsområde stadig deler plads, tilskynder fleksible arbejdspladser til interaktion mellem medarbejdere fra forskellige teams og afdelinger og fremmer samarbejde og videndeling.

Øget kreativitet og produktivitet

Varierede arbejdsmiljøer kan stimulere kreativiteten og produktiviteten blandt medarbejderne. Fleksible arbejdspladser placerer dog stadig medarbejderne i bestemte områder, mens noget som aktivitetsbaseret arbejde får medarbejderne til at finde det rette miljø til det arbejde, de udfører på et givent tidspunkt.

"Det, man skal vide om aktivitetsbaseret indretning, er, at det hele handler om valg og frihed," sagde Rebecca Swanner, leder for arbejdspladsdesign hos HED, i et nyligt afsnit af People Managing People-podcasten. "At give folk frihed – uanset om det handler om, hvilke dage de møder ind, hvor meget de møder ind, eller hvilke områder på kontoret de bruger, når de er der – er virkelig et frynsegode, man kan give folk, og som de sætter stor pris på."

"Der ligger stor værdi i at give nogen muligheden eller beføjelsen til selv at beslutte, hvordan de kan udføre deres bedste arbejde. Aktivitetsbaseret indretning handler derfor virkelig om at sikre, at ens lokaler ikke kun er designet med én type arbejdsområde."

Lyt til hele afsnittet, mens du læser:

Fremme af bæredygtighed

Delte skriveborde fremmer en mere bæredygtig tilgang til kontordesign og ressourcefordeling og reducerer dermed organisationens CO2-aftryk, samtidig med at man i det mindste kommer tættere på at nå nogle af de ESG-mål, der ofte loves, men ikke bliver opfyldt.

Mulighed for at kombinere forskellige siddeprincipper

Fordi det sker efter først til mølle-princippet, kan delte skriveborde kombineres med andre principper for styring af kontorplads, såsom agile arbejdsområder, der tilbyder en række multifunktionelle fællesområder, som giver medarbejderne mulighed for at bevæge sig frit rundt på kontoret.

Potentielle ulemper ved delte skriveborde

Selvom delte skriveborde har mange fordele, er det altid klogt at overveje de potentielle ulemper ved en sådan tilgang. Her er nogle, man bør have in mente.

• Vanskeligheder med at finde ledig plads: I spidsbelastningsperioder kan medarbejderne have svært ved at finde ledige skriveborde, hvilket kan føre til frustration og lavere produktivitet.
• Tab af teamsammenhold: Konstant skiftende arbejdspladser kan hæmme teamsammenhold og kommunikation, da medarbejderne ikke altid befinder sig tæt på deres teammedlemmer.
• Hygiejneproblemer: Fælles skriveborde kan øge risikoen for spredning af bakterier og sygdomme, hvis de rette rengøringsprocedurer ikke følges konsekvent.
• Sikkerhedsrisici: Delte skriveborde kan medføre sikkerhedsrisici, hvis fortrolige oplysninger efterlades synlige på fælles skriveborde, eller hvis uautoriserede personer får adgang til følsomme områder.
• Håndtering af personlige ejendele: Engang mødte man op på arbejde, låste sine personlige ting inde i skrivebordet og gik i gang med dagen. Med delte skriveborde er det usandsynligt, at medarbejderne kan gøre det, hvilket kræver, at man stiller en form for skabs- eller opbevaringssystem til rådighed.
• Risiko for forstyrrelser: Arbejde i et åbent og fælles miljø kan føre til flere forstyrrelser, der påvirker koncentrationen og fokus. Sørg for, at der er stillezoner, som kan bookes, for at imødekomme disse bekymringer.

Sådan implementerer du delte skriveborde i din organisation

Overgangen til en model med delte skriveborde kræver omhyggelig planlægning af kontorpladsen og kommunikation. Her er nogle trin, du kan følge:

1. Evaluer og analyser den nuværende udnyttelse af kontorpladsen for at identificere områder, hvor delte skriveborde kan implementeres.
2. Tilbyd medarbejderne oplæring og support i, hvordan de navigerer i den nye indretning af arbejdspladsen og bruger de tilgængelige værktøjer inden for kontorteknologi.
3. Kommuniker årsagerne til ændringen og de fordele, medarbejderne kan forvente ved delte skriveborde.
4. Overvej at implementere ny kontorteknologi, såsom et bookingsystem til skriveborde eller software til kontoradministration, så medarbejderne kan se tilgængelighed og reservere arbejdspladser på forhånd. Disse systemer kan leveres med en mobilapp, der tilbyder pladsoversigter i realtid, så medarbejderne kan finde plads, og udnyttelsen af skrivebordene forbliver høj.
5. Indhent regelmæssigt feedback fra medarbejderne, og foretag justeringer for at imødekomme eventuelle bekymringer eller udfordringer, der opstår.

Sådan overvindes udfordringer ved implementering af delte skriveborde

Implementering af delte skriveborde kan medføre visse udfordringer, men med omhyggelig planlægning og strategiske løsninger kan de håndteres effektivt. Her er nogle eksempler:

Modstand mod forandring

Medarbejderne kan i begyndelsen modsætte sig ændringen på grund af bekymringer om at miste deres personlige plads. Regelmæssig kommunikation, oplæring og åben dialog om deres bekymringer kan hjælpe med at mindske denne modstand. En forklaring af fordelene, såsom øget fleksibilitet og samarbejde, kan gøre overgangen lettere.

Derudover kan muligheder for personlig tilpasning, såsom skabe til personlige ejendele, hjælpe medarbejderne med at føle sig mere trygge ved den nye indretning.

Sikring af retfærdighed og tilgængelighed

Fastlæggelse af klare retningslinjer og politikker vil sikre en retfærdig fordeling af skriveborde og forhindre medarbejderne i at beslaglægge attraktive arbejdspladser.

Implementering af et bookingsystem til skriveborde kan hjælpe med at administrere tilgængeligheden, så medarbejderne kan reservere skriveborde på forhånd og mindske den frustration, der skyldes konkurrence om pladserne.

Disse systemer leveres ofte med realtidsopdateringer om tilgængeligheden af skriveborde, hvilket gør processen mere gennemsigtig og effektiv og eliminerer mange HR-klager eller supportsager.

Overvågning og håndtering af støjniveauer

Åbne kontormiljøer kan føre til øgede støjniveauer, som kan distrahere medarbejderne og påvirke produktiviteten.

Indførelse af særligt indrettede stillezoner, lydisolerede arbejdsbokse eller udlevering af støjreducerende hovedtelefoner kan hjælpe medarbejderne med at koncentrere sig.

Derudover kan tydelige retningslinjer for støjniveauer i fællesområder medvirke til at opretholde en balance mellem samarbejde og stille arbejdsområder.

Måling af succes

Et af de vigtigste værktøjer til at overvinde udfordringerne ved pladsdeling er dataanalyse, som kan hjælpe med at optimere kontorindretningen og sikre, at skrivebordene bruges effektivt. Målinger som tilstedeværelsesdata, pladsudnyttelse og belægningsgrad giver værdifuld indsigt i, hvor ofte skrivebordene bruges, hvilke områder der er mest populære, og hvor godt pladsen imødekommer arbejdsstyrkens behov.

• Tilstedeværelsesdata: Dette registrerer, hvornår medarbejderne fysisk befinder sig på kontoret, så virksomheder kan identificere tidspunkter med spidsbelastning og træffe datadrevne beslutninger om tilgængelighed af skriveborde og behov for kapacitet.
• Pladsudnyttelse: Ved at måle, hvor ofte arbejdsstationer, mødelokaler og fællesområder bruges, kan virksomheder optimere deres indretning, potentielt reducere ubenyttede områder og omfordele ressourcer til områder med større efterspørgsel.
• Belægning: Overvågning af belægningsniveauer hjælper med at opretholde balancen i fællesområder og sikrer, at ingen områder bliver for overfyldte, mens andre er underudnyttede. Denne indsigt kan danne grundlag for beslutninger om, hvor stillezoner eller samarbejdsområder skal placeres, baseret på medarbejdernes faktiske bevægelser og brug af skriveborde.

Retningslinjer for god etikette ved pladsdeling

For at sikre et harmonisk og produktivt miljø med pladsdeling er det dit ansvar som HR-leder at fastlægge tydelige retningslinjer for god etikette.

Disse retningslinjer bidrager til at fremme respekt og opretholde en effektiv og behagelig arbejdsplads for alle. Vigtige principper for god etikette omfatter:

• Respekt for personligt rum og ejendele: Selvom skrivebordene deles, er det vigtigt at respektere kollegernes personlige rum. Undgå at trænge ind på andres arbejdsstationer eller bruge deres personlige ejendele uden tilladelse.
• Ryd op efter brug: Efterlad altid arbejdspladsen ryddelig og klar til den næste bruger. Tør overfladerne af, læg fælles udstyr tilbage på den rigtige plads, og fjern personligt rod eller arbejdsrelaterede genstande. Et rent skrivebord sikrer en behagelig oplevelse for den næste person og fremmer den generelle hygiejne på arbejdspladsen.
• Oprethold et passende støjniveau: Vær opmærksom på støj, især på kontorer med åbent kontorlandskab. Hold samtaler på et rimeligt lydniveau, brug hovedtelefoner til lyd, og gå til særligt indrettede områder ved telefonsamtaler eller gruppediskussioner. Det hjælper med at opretholde et fokuseret og roligt miljø for alle.
• Tag hensyn til andres præferencer og behov: Pladsdeling kræver hensyn til kolleger med forskellige arbejdsstile. Respekter ønsker om ro, og imødekom teammedlemmer, der kan have brug for bestemte værktøjer eller opsætninger til deres opgaver.
• Tips til personliggørelse af arbejdspladsen: Selvom pladsdeling kan begrænse muligheden for permanent personliggørelse af skrivebordet, kan medarbejderne stadig sætte et personligt præg på deres arbejdsplads for dagen. Tilskynd medarbejderne til at medbringe små ting såsom deres yndlingskrus, en notesbog eller endda en lille plante for at skabe en følelse af genkendelighed.
• Få mest muligt ud af fællesområderne: Fælles opslagstavler kan være et godt sted for teammedlemmer at hænge inspirerende citater, opdateringer eller sjove billeder op, hvilket bidrager til at skabe et mere engagerende og personligt kontormiljø.

Skabelsen af fremtidens kontorer

Overgangen til fjernarbejde og hybridarbejde har fået mange organisationer til at reducere kontorarealet og redesigne deres smarte arbejdspladser for at udnytte pladsen bedre og forhåbentlig fremme større samarbejde, samtidig med at der tages højde for specifikke aktiviteter.

Pladsdeling vil fortsat spille en vigtig rolle ved at optimere brugen af kontorarealet og fremme en kultur præget af fleksibilitet og samarbejde.

Hvis du endnu ikke er begyndt at undersøge en løsning til pladsstyring, er det et godt tidspunkt at komme i gang. Det er disse værktøjer, der gør det muligt for medarbejderne at gøre hybridarbejde til den arbejdsmodel, som 71% af de amerikanske arbejdsgivere håbede, den kunne blive, da de indførte den.

Funktioner til scenarieplanlægning giver også organisationer mulighed for at eksperimentere med forskellige indretninger af arbejdspladsen og sikrer, at kontordesign kan tilpasses og udvikles i takt med ændrede arbejdsmønstre.

Fremtidens kontor er afhængigt af denne teknologi for at opretholde effektiviteten og imødekomme behovene hos en dynamisk arbejdsstyrke.

Du kan få mere at vide i vores podcast om dynamiske kontorlokaler til en moderne arbejdsstyrke.

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Kunne du lide det, du så her? Tilmeld dig People Managing Peoples nyhedsbrev, og modtag hver uge vores seneste artikler, podcasts, ressourcer og inspiration om alt inden for talentledelse.