15 Verhaltensregeln für virtuelle Meetings 2026
Heutzutage ist es üblich, dass Menschen remote arbeiten. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie keinen Kontakt zu ihren Kollegen wünschen.
Tatsächlich fühlen sich viele Mitarbeitende dem Unternehmen stärker verbunden, wenn sie an virtuellen Meetings teilnehmen. Virtuelle Meetings sind zudem oft günstiger als Präsenzmeetings, da keine Reisekosten oder Gebühren für die Anmietung von Büroräumen anfallen.
Warum sind virtuelle Meetings unverzichtbar?
Es gibt viele Gründe, warum virtuelle Meetings an Beliebtheit gewonnen haben, aber der wichtigste ist, dass sie Zeit und Geld sparen. Mit steigenden Benzinpreisen und zunehmenden Staus ist es kein Wunder, dass Menschen nach Möglichkeiten suchen, Zeit auf der Straße zu vermeiden. Virtuelle Meetings ermöglichen zudem, dass Menschen von überall auf der Welt teilnehmen können, was für Unternehmen mit Mitarbeitenden in verschiedenen Ländern ein großer Vorteil ist.
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Was sind die Nachteile von virtuellen Meetings?
Obwohl es viele Vorteile bei virtuellen Meetings gibt, existieren auch einige Nachteile. Einer der größten ist, dass es schwierig sein kann, Körpersprache über Videokonferenz-Software zu lesen. Das kann es erschweren, Vertrauen und eine gute Beziehung zu Teammitgliedern aufzubauen. Außerdem können sich Menschen zu Hause leicht ablenken lassen, was es schwierig macht, dem Meeting die volle Aufmerksamkeit zu schenken.
Leitfaden zur virtuellen Meeting-Etikette
Die Etikette für virtuelle Meetings hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt, da sich die Technologie verändert und wir lernen, was am besten funktioniert, damit sich alle in diesen Sitzungen einbezogen und wertgeschätzt fühlen.
Hier sind 15 Regeln für die Etikette in virtuellen Meetings:
1. Mach dich mit der Technik vertraut: Stelle vor dem Meeting sicher, dass du mit der Software oder der App vertraut bist, die für das Meeting verwendet wird. So kannst du technische Schwierigkeiten während des Gesprächs vermeiden und verschwendest keine Zeit mit Fehlersuche.
2. Mache einen Soundcheck: Teste dein Audio vor Beginn des Meetings, indem du dich frühzeitig in die Konferenz einwählst oder prüfst, ob dein Mikrofon und die Lautsprecher richtig funktionieren. Niemand möchte ein peinliches Schweigen während wichtiger Gesprächsteile!
3. Überprüfe dein Video: Führe einen Webcam-Test durch, um sicherzugehen, dass dein Video klar übertragen wird und du auf dem Bildschirm präsentabel aussiehst. Das ist besonders wichtig, wenn du etwas präsentieren oder eine Diskussion leiten wirst.
4. Sei pünktlich: Genau wie bei Präsenzmeetings ist Pünktlichkeit auch bei virtuellen Treffen wichtig. Falls möglich, logge dich ein paar Minuten früher ein, um dein Audio und Video erneut zu testen und sicherzustellen, dass alles funktioniert.
5. Mikrofon stummschalten, wenn du nicht sprichst: Das hilft, Hintergrundgeräusche zu reduzieren und macht es für andere einfacher, dem Redenden zuzuhören.
6. Nutze die Chatfunktion: Die Chatfunktion kann hilfreich sein, um Fragen zu stellen oder Informationen zu teilen. Damit können auch Unterbrechungen vermieden werden, falls sich jemand parallel austauschen möchte.
7. Aufmerksamkeit zeigen: Genau wie bei einem Präsenzmeeting ist es wichtig, aufmerksam zu sein und aktiv an der Diskussion teilzunehmen. Das bedeutet auch, auf parallele Gespräche oder andere Arbeiten während des Meetings zu verzichten.
8. Angemessen kleiden: Auch wenn die Versuchung groß ist, im Schlafanzug an einem Meeting teilzunehmen, solltest du dich so kleiden, als würdest du ins Büro gehen. Das hilft, ein professionelles Gefühl zu bekommen und konzentriert an der Besprechung teilzunehmen.
9. Ruhigen Ort wählen: Suche dir einen Ort für dein virtuelles Meeting, wo du nicht abgelenkt wirst und es keine störenden Hintergrundgeräusche gibt. Wenn möglich, schließe die Tür, damit dich niemand zu Hause unterbrechen kann.
10. Kein Multitasking: Wie du auch in einem Präsenzmeeting keine Parallelgespräche führen solltest, ist es wichtig, den Fokus auf die Besprechung zu legen und nicht gleichzeitig andere Aufgaben zu erledigen. Das kann im Homeoffice schwierig sein, aber schenke dem Meeting deine volle Aufmerksamkeit – wichtige Notizen nicht vergessen!
11. Sei respektvoll: Das gilt sowohl für virtuelle als auch für persönliche Meetings. Benutze höfliche Umgangsformen und respektiere die Zeit aller, indem du beim Thema bleibst und keine zu weiten Abschweifungen machst.
12. Gib allen die Möglichkeit zu sprechen: Besonders bei größeren Meetings kann es passieren, dass einige die Diskussion dominieren. Um das zu vermeiden, achte darauf, dass jeder zu Wort kommt, indem ihr reihum geht und jeder seine Gedanken teilen kann.
13. Nutze virtuelle Meeting-Tools: Es gibt verschiedene Tools, die virtuelle Meetings produktiver machen, wie Bildschirmfreigabe und Videokonferenzen. Wenn du diese Tools nicht kennst, schau sie dir vorher an, damit du sie im nächsten Meeting nutzen kannst.
14. Vorbereitet sein: Wie bei jedem anderen Meeting ist es wichtig, mit einer Agenda und den benötigten Materialien vorbereitet zu sein. So bleibt das Meeting strukturiert und alle befinden sich auf dem gleichen Stand.
15. Nachverfolgung nach dem Meeting: Sobald das Meeting vorbei ist, sollten Sie unbedingt eine Follow-up-E-Mail mit allen Aufgaben oder nächsten Schritten versenden. Das hilft dabei, sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und wissen, was getan werden muss.
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Holen Sie das Beste aus Ihren Online-Meetings heraus
An virtuellen Meetings teilzunehmen unterscheidet sich etwas von Präsenzsitzungen, aber wenn Sie diese einfachen Etikette-Regeln befolgen, sorgen Sie dafür, dass Ihre Online-Meetings produktiv sind und reibungslos ablaufen.
Indem Sie vorbereitet sind und die Vorteile von virtuellen Meeting-Tools nutzen – ähnlich wie bei effektiven Strategien zur Planung virtueller Veranstaltungen – können Sie sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, sich zu beteiligen und wichtige Themen behandelt werden.
Was sind Ihre Erfahrungen mit der Etikette bei virtuellen Meetings? Haben Sie noch weitere Tipps? Für mehr Hilfestellung zum effektiven Arbeiten im Homeoffice sollten Sie einen dieser Kurse zum Remote-Arbeiten in Erwägung ziehen.
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