Was ist Zeiterfassung und wie kann sie Ihnen nützen?
Zeiterfassung ist der Prozess, bei dem die Anzahl der Stunden, die Mitarbeitende innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder an einem bestimmten Projekt arbeiten, aufgezeichnet wird.
Wenn Sie beim Stichwort „Zeiterfassung“ an Arbeiter denken, die in einer Fabrik ihre Stempelkarten drücken, dann ist das nicht das Einzige, worauf wir hier eingehen werden. Wir werden tiefer darauf eingehen, was Zeiterfassung bedeutet und warum sie für Geschäftsinhaber und Personalverantwortliche unverzichtbar ist.
Warum ist Zeiterfassung wichtig?
Weihnachten steht vor der Tür und ich versuche, an den meisten Tagen früh mit der Arbeit fertig zu sein. Nachdem ich Feierabend gemacht habe, schreibe ich meinem Freund und frage, ob er nach der Arbeit etwas essen gehen will.
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„Bring Essen mit!“ sagte er. Und schon war ich unterwegs.
Beim Genießen von leckerem Thai-Essen kamen wir ins Gespräch. Ich fragte ihn, ob sein Vorgesetzter unzufrieden mit seiner ungeplanten Pause mitten am Tag war. „Nee, ich habe nur noch eine Stunde Arbeit, um das Projekt abzuschließen.“
Für einen Moment dachte ich, das sei eine harmlose Pause… aber ist sie das wirklich?
Persönliche Pausen bieten viele Vorteile. Aber mein Gehirn ist fest verdrahtet, wie ein Buchhalter zu denken. Mir wurde sofort klar, wo die persönliche Pause meines Freundes letztendlich auftauchen wird – in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens.
Wie? Ich erkläre es gerne.
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen nutzt Standardkostenrechnung, um Preise präzise zu kalkulieren. Ohne Zeiterfassungssoftware hat das Unternehmen keine Daten, um unproduktive Stunden – oder in der Buchhaltungssprache normale Leerlaufzeiten – in die Standardkosten einzubeziehen. Dadurch spiegeln die Standardkosten nicht die tatsächlichen Unternehmensausgaben wider.
Was Sie benötigen, um dieses und viele weitere Probleme zu lösen, ist Zeiterfassung.
Wie hilft Zeiterfassungssoftware?
Alle Unternehmen verfolgen das gemeinsame Ziel, effizientere HR-Workflow-Systeme zu erreichen, Personalkosten schlank zu halten und Produktivitätsverluste zu minimieren. Aber ohne Daten sind Sie nicht in der Lage, dieses Ziel zu erreichen. Um Ihre Produktivitäts- und Effizienzziele zu erreichen, benötigen Sie verlässliche Zeitdaten.
Deshalb sprechen wir darüber, wie Zeiterfassungssoftware Unternehmen echten Mehrwert bietet und sie bei der Zielerreichung unterstützt.
Automatisierung von Stundenzetteln und Rechnungsstellung
Ein riesiger Berg Papierarbeit fällt weg – das ist der offensichtlichste und banalste Vorteil einer Zeiterfassungs-App. Wer braucht schon Papierdokumente oder Excel-Tabellen, wenn Mitarbeitende ihre abrechenbaren Stunden selbst erfassen können?
Klassische Tabellenkalkulationen genügen nicht mehr. Sie benötigen eine leistungsfähige und automatisierte Zeiterfassungslösung, die Zugriff auf die Zeitdaten der Mitarbeitenden in Echtzeit ermöglicht und Integrationen mit Rechnungs- und Projektmanagement-Tools bietet.
Je häufiger Mitarbeitende ihre Stundenzettel ausfüllen, desto genauer sind sie.
„Menschen, die täglich ihre Zeiten erfassen, sind zu 66 Prozent genau, während diejenigen, die wöchentlich erfassen, nur zu 47 Prozent genau sind. Und wer die Stundenzettel seltener ausfüllt, landet bei nur 35 Prozent Genauigkeit,“ so eine Studie von AffinityLive.
Diese Zahlen unterstreichen, wie wichtig Echtzeit-Tracking ist, wie es Fehlerrisiken verringern und Ihrem Unternehmen jede Menge Geld sparen kann.
Wenn Sie Freelancer oder externe Auftragnehmer beschäftigen und einen Stundenlohn vereinbart haben, können diese ihre abrechnungsfähige Zeit so erfassen, dass sie direkt in das Projektmanagement-Tool übertragen wird.
Umgekehrt kann Zeiterfassung, wenn Sie Ihren Kunden stundenweise abrechnen, das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln überflüssig machen. Nach Abschluss eines Projekts erstellt die Integration von Rechnung und Lohnabrechnung in Ihrer Zeiterfassungssoftware automatisch die Rechnung.
Verbesserte Rentabilität
Mit einer Zeiterfassung erhalten Sie detailliertere Einblicke in die Projektkosten, wie Ausgaben für Nacharbeiten, Kommunikation und Produktion.
Sobald Sie ausreichend Zeiterfassungsdaten haben, sind Sie besser in der Lage, eine genaue Kostenstruktur für Ihre zukünftigen Projekte zu entwickeln und diese wettbewerbsfähiger zu bepreisen.
Mit den gesammelten Stundennachweisen können Sie prüfen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden in der Vergangenheit durchschnittlich für Aufgabe X benötigt haben. Addieren Sie die durchschnittlichen normalen Leerlaufstunden hinzu und danach berechnen Sie die Arbeitskosten für ein Projekt. Wenn Sie diese Leerlaufzeiten nicht berücksichtigen, werden Sie das Projekt zu günstig ansetzen.
Zeiterfassungsdaten können ein wahrer Augenöffner sein und Teams dazu motivieren, ihr Zeitmanagement zu verbessern. Überlegen Sie mal – wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie herausfinden, dass Sie 30 Minuten Ihres Arbeitstags damit verbringen, durch Ihren Twitter-Feed zu scrollen?
Passende Preisgestaltung und besseres Zeitmanagement können gemeinsam die Rentabilität steigern. Eventuell entscheiden Sie sich sogar dafür, Mitarbeiterüberwachungstools einzusetzen, sodass Nachverfolgung und Berichterstattung automatisiert werden.
Projektmanagement mit Integrationen optimieren
Wenn Mitarbeitende keine genauen Daten in die Stundennachweise eintragen, kostet das Unternehmen das viel Geld. Aus diesem Grund tun Sie sich selbst einen Gefallen, indem Sie Ihre Zeiterfassungs-App mit Ihrer Projektmanagement-Software wie Trello oder Asana integrieren.
Nach der Integration aktualisiert das Zeiterfassungs-Tool den Projektmanager automatisch mit präzisen Zeitdaten.
Je nach den Aufgaben, die Sie Ihren Mitarbeitenden zuweisen, müssen diese möglicherweise auch Zeiten erfassen, während sie außerhalb des Büros arbeiten. Ein Zeiterfassungssystem, das eine mobile App für alle Geräte inklusive Android und iOS bietet, ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit überall zu erfassen.
Leistungsmanagement
Leistungsmanagement bedeutet heute Verbesserung statt bloßer Rechenschaftspflicht. Ihr Ziel ist es nicht, eine ineffiziente Arbeitsweise zu tadeln, sondern sinnvolle Gespräche zu führen, um Mitarbeitende für eine bessere zukünftige Leistung zu fördern.
Natürlich benötigen Sie weiterhin Daten, um Teammitglieder zu unterstützen. Sie müssen analysieren, wie viel Zeit sie für eine bestimmte Aufgabe gebraucht haben, und dies mit den standardisierten Zeitvorgaben vergleichen.
Mit diesen Daten ausgestattet, können Sie Leistungsmanagement-Tools oder Techniken wie die Varianzanalyse nutzen. Sobald Sie einen Einblick in die Mitarbeiterleistung haben, können Sie Anreize anbieten, die dazu motivieren, produktiver zu werden.
So nutzen Sie Zeitdaten
Sie haben sich mit den Zeitdaten Ihrer Mitarbeitenden ausgestattet.
Was passiert also als Nächstes?
Jetzt, da Sie wissen, wie Zeitdaten helfen können, sprechen wir darüber, wie Sie diese nutzen können. Bevor Sie auf Basis von Zeitdaten Entscheidungen treffen, sollten Sie die Arten von Zeitdaten verstehen.
Mitarbeiter-Zeitdaten lassen sich in produktive und unproduktive Zeiten unterteilen.
Produktive Stunden
Produktive Stunden sind diejenigen, in denen etwas vorangeht. Es sind Stunden, für die ein Kunde bereitwillig zahlt. Denken Sie an Arbeitszeit für den Betrieb einer Maschine, das Verpacken eines Produkts oder den Kundenservice – je nachdem, womit Ihr Unternehmen sich befasst.
Unproduktive Stunden
Unproduktive Stunden umfassen alle bezahlten Zeiten, die jedoch nicht für wertschöpfende Tätigkeiten verwendet werden. Diese Stunden werden zwar in Ihre Preisgestaltung einberechnet, aber idealerweise würde Ihr Kunde ungern diese bezahlen. Unproduktive Stunden sind beispielsweise Zeiten für das Überprüfen von E-Mails, das Einholen von Freigaben durch den Vorgesetzten oder persönliche Pausen.
Sie sollten versuchen, unproduktive Stunden im Rahmen Ihrer Kostenkontrolle zu minimieren, ganz eliminieren lassen sie sich jedoch nicht – das ist auch gar nicht das Ziel.
Sie möchten sie minimieren, nicht eliminieren, denn sie tragen oft zur allgemeinen Produktivität der Mitarbeitenden bei. Idealerweise sollten unproduktive Stunden in einem angemessenen Rahmen liegen. Und noch wichtiger: Diese müssen ebenfalls in die Preisgestaltung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung einfließen.
Hier ist ein einfaches Beispiel dafür, wie Sie Zeitdaten in Ihrem Unternehmen nutzen können.
Angenommen, Sie sind Beraterin oder Berater. Sie haben Ihre Dienstleistung für eine bestimmte Projektart – Projekt A – mit $1000 angesetzt. Normalerweise benötigen Sie pro Kunden für einen Projekt-Typ A eine*n Mitarbeiter*in, der oder die für die Erledigung zehn produktive Stunden benötigt.
Die Vergütung Ihres Mitarbeitenden beträgt $1500 pro Woche bei einer 30-Stunden-Arbeitswoche. Das bedeutet, die Personalkosten für Projekt A belaufen sich auf $500. Angenommen, es entstehen keine weiteren Kosten, verdienen Sie pro abgeschlossenem Projekt A $500 (d.h. $1000 Preis - $500 Personalkosten).
Wenn Sie jedoch anfangen, die Zeit zu erfassen, stellen Sie fest, dass Ihr Mitarbeiter tatsächlich 12 Stunden an allen Typ-A-Projekten arbeitet. Der Mitarbeiter verbringt zwei Stunden seiner Zeit damit, mit dem Kunden über das Projekt zu kommunizieren – Updates zu geben, Fragen zu beantworten und Informationen anzufordern.
Diese zwei zusätzlichen Stunden kosten Sie jedes Mal 100 $ extra, wenn Sie ein Typ-A-Projekt abschließen. Ohne Zeittracking-Daten wüssten Sie nicht, wie viel Zeit Ihr Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt aufwendet und könnten es daher nicht angemessen bepreisen.
Zeiterfassung kann Ihnen helfen, Preisunterschiede sowohl für große als auch kleine Unternehmen schnell zu erkennen. Sobald Sie die Daten haben, ist es nur eine Frage des Rechnens. Sie werden überrascht sein, wie aufschlussreich Zeitdaten sein können, vor allem, wenn Sie sie zum ersten Mal nutzen.
Es gibt jedoch einen Haken – Mitarbeitern mitzuteilen, dass Zeitdaten erfasst werden sollen, wird oft als negativ wahrgenommen.
Führen Sie Mitarbeiter behutsam an die Zeiterfassung heran
Sie kennen die Vorteile von Zeiterfassungstools, aber Ihre Mitarbeitenden nicht. Und vermutlich werden sie nicht begeistert sein, ein Zeiterfassungstool zu verwenden. Niemand wird gerne überwacht, daher ist Widerstand nicht ganz überraschend.
Die Ängste Ihrer Mitarbeitenden beruhen auf der falschen Annahme, dass die Zeitdaten zu Mikromanagement-Zwecken verwendet werden. Es liegt jedoch in der Verantwortung des Managers, die wahre Begründung zu vermitteln.
Es ist wichtig zu verstehen, dass Sie Ihre Mitarbeitenden nicht überstürzt dazu bringen können. Helfen Sie ihnen zu verstehen, dass die Zeiterfassung sowohl für sie selbst als auch für das Unternehmen einen Mehrwert bietet – und das durch Gespräche bevor ein Zeiterfassungssystem eingeführt wird. Die Kommunikation von Veränderungen ist der Schlüssel, um Reibungen zu minimieren und die Umstellung erfolgreich umzusetzen.
Jetzt, da Sie wissen, was Zeiterfassung ist, die Vorteile der Zeiterfassung und die möglichen Herausforderungen bei der Nutzung kennen, sollten Sie Zeit investieren, mehr darüber zu erfahren, wie Sie Veränderungen für Ihre Mitarbeiter erleichtern und diese ohne betriebliche Unterbrechungen umsetzen können.
Es lohnt sich auch, die Vorteile von Software für Arbeitszeiterfassung und Anwesenheitskontrolle zu prüfen, um Ihre Zeiterfassungsbemühungen zu ergänzen. Diese HR-Apps & Tools können Ihnen eine breitere Perspektive bieten und dabei helfen, Ihre Strategien zur Steigerung der Produktivität und Effizienz zu verfeinern.
