10 beste Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege im Jahr 2026
Auswahl der besten Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege
Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege wurde speziell dafür entwickelt, Agenturen bei der Verwaltung von Pflegekräftevergütungen, der Einsatzplanung und der Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften zu unterstützen. Wenn Sie nach der besten Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege suchen, müssen Sie wahrscheinlich komplexe Anforderungen miteinander in Einklang bringen – etwa die Nachverfolgung von Qualifikationen, die Kombination verschiedener Vergütungssätze und die Einhaltung von Medicaid- oder EVV-Vorschriften – und gleichzeitig Pflegekräfte an mehreren Standorten unterstützen. Dieser Leitfaden basiert auf praktischen Erfahrungen mit branchenspezifischen Lohnabrechnungs- und HR-Tools, die diese täglichen Herausforderungen bewältigen. Sie finden gezielte Empfehlungen für Plattformen, die HR-Fachkräften helfen, eine korrekte Vergütung sicherzustellen, Compliance-Anforderungen zuverlässig einzuhalten und den gesamten Betrieb der Agentur reibungslos am Laufen zu halten.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als HR-Experten wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden HR-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen für meine Auswahl der besten Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Einhaltung von Vorschriften für globale Belegschaften in großem Maßstab | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 2 | Am besten für in Sandata integrierte Lohnabrechnungsprozesse | Nicht verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten für die automatisierte regionsspezifische Steuerkonformität geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten für die Konsolidierung von HCM in häuslichen Pflegediensten geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für Wallet-Funktionen für Pflegekräfte und On-Demand-Gehaltszahlungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für den automatisierten Schichtabgleich in Agenturen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für die Nachverfolgung von Pflegekräftequalifikationen in mehreren Bundesstaaten | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten für Medicaid-konforme Abrechnung und Vergütung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für die direkte Verarbeitung von EVV-Daten zur Lohnabrechnung mit Regeln zur Lohnparität | Kostenlose Demo verfügbar | Ab 195 $/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für Lohnabrechnungen mit Überstunden mit Mischsatz und Lohngleichheit | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website |
Bewertungen von Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege, die es in meine Auswahl geschafft hat. Meine Bewertungen geben einen detaillierten Einblick in die Funktionen, die besten Einsatzmöglichkeiten und die Integrationen jeder Software, damit Sie die für Sie beste Lösung finden können.
Dayforce
Einhaltung von Vorschriften für globale Belegschaften in großem Maßstab
Dayforce ist eine HCM-Plattform für Unternehmen, die Lohnabrechnung, Steuererklärungen, Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung, Personaleinsatzplanung und Selbstbedienungsfunktionen für Pflegekräfte in einem einzigen System vereint.
Für wen eignet sich Dayforce am besten?
Dayforce eignet sich hervorragend für große häusliche Pflegedienste, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind und eine Lohnabrechnung auf Unternehmensniveau sowie die Einhaltung steuerlicher Vorschriften in Dutzenden von Steuergebieten und für Hunderte von Pflegekräften benötigen.
Warum ich Dayforce ausgewählt habe
Dayforce steht auf meiner Auswahlliste, weil keine andere Plattform auf dieser Liste die Einhaltung der Vorschriften für die Lohnabrechnung in mehreren Bundesstaaten in einem vergleichbaren Umfang bewältigt. Die kontinuierliche Lohnberechnung verarbeitet die Vergütung, sobald die Arbeitszeit erfasst wird. Das ist wichtig, wenn die Lohnabrechnung in Dutzenden von Steuergebieten mit unterschiedlichen Regeln für den Lohnsteuerabzug durchgeführt wird. Mir gefällt außerdem, dass Dayforce Wallet Pflegekräften ohne zusätzliche Kosten für den Arbeitgeber einen bedarfsgerechten Zugriff auf bereits verdiente Löhne ermöglicht – ein echter Vorteil für Pflegedienste, die in angespannten Arbeitsmärkten um Arbeitskräfte im Stundenlohn konkurrieren.
Wichtigste Funktionen von Dayforce
- Konfigurierbares Regelwerk für die Vergütung: Richten Sie Überstunden mit gemischten Vergütungssätzen, Schichtzulagen und mehrere Vergütungssätze pro Mitarbeiter ein, ohne manuelle Änderungen an der Lohnabrechnung vornehmen zu müssen.
- Automatisierung von ACA und Lohnpfändungen: Erstellt automatisch Formulare 1095-C, verwaltet Lohnpfändungen und übermittelt Meldungen zu neuen Mitarbeitern, um die bundesweiten Anforderungen zu erfüllen.
- Nachverfolgung von Zertifizierungen der Pflegekräfte: Das Lernmodul verwaltet eine Zertifizierungsbibliothek mit für Mitarbeiter sichtbaren Ablaufdaten und automatischen Benachrichtigungen über bevorstehende Abläufe.
- Verwaltete Lohnabrechnungsdienste: Lagern Sie die Lohnabrechnung und Steuererklärungen vollständig oder teilweise an Dayforce-Experten für die Einhaltung von Vorschriften auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene aus.
Integrationen von Dayforce
Direkte Integrationen mit EVV-Plattformen für die häusliche Pflege sind nicht eindeutig dokumentiert. Dayforce unterstützt individuelle Verbindungen über die offene API von Integration Studio, SFTP, den Marktplatz Dayforce Exchange und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Bewältigt die Einhaltung der Vorschriften für die Lohnabrechnung in mehreren Bundesstaaten in großem Maßstab
- Bietet Lohnberechnung und Berichterstattung in Echtzeit
- Prognostiziert den Arbeitskräftebedarf mithilfe von Algorithmen
Cons:
- Keine integrierte EVV-Integration für die häusliche Pflege
- Keine Vorlagen für Entgeltgleichheit und CDPAP-Vergütung
Paypro ist eine umfassende HR- und Lohnabrechnungsplattform für häusliche Pflegedienste, die eine in EVV integrierte Lohnabrechnung, die Nachverfolgung von Pflegekraftzertifizierungen, die Einreichung von Steuererklärungen in mehreren Bundesstaaten und Tools für den Zugriff auf bereits verdientes Gehalt kombiniert.
Für wen eignet sich Paypro am besten?
Paypro eignet sich besonders für häusliche Pflegedienste, die bereits Sandata Santrax für EVV verwenden und deren Lohnabrechnung direkt auf verifizierten Besuchsdaten basieren soll.
Warum ich Paypro ausgewählt habe
Paypro hat sich aufgrund der langjährigen operativen Integration mit Sandata Santrax EVV einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient. Diese Integration treibt seit 2014 das integrierte Lohnabrechnungsmodul von Sandata an. Mir gefällt, dass die verifizierten Besuchsdaten direkt in die Lohnabrechnung einfließen, sodass Pflegekräfte die exakten Besuche sehen können, die jedem Gehaltsscheck zugrunde liegen. Das Kommandozentrum von Paypro überwacht jeden Lohnabrechnungslauf in Echtzeit und erkennt Unstimmigkeiten, bevor sie zu Fehlern werden. Das ist besonders wichtig, wenn Ihre Gehaltsdaten aus EVV-Aufzeichnungen von Hunderten von Pflegekräften stammen.
Wichtige Funktionen von Paypro
- Elektronische Steuererklärungen in mehreren Bundesstaaten: Automatisiert die Einreichung von Bundes-, Landes- und Kommunalsteuererklärungen – einschließlich 941, 940, W-2, 1099-NEC und 1099-MISC – in mehreren Steuergebieten.
- Nachverfolgung von Pflegekraftzertifizierungen: Überwacht Qualifikationen und Ablaufdaten von Schulungen für Pflegekräfte an allen Standorten der Agentur in einer zentralen HR-Akte.
- Zugriff auf verdientes Gehalt über DailyPay: Ermöglicht Pflegekräften durch eine direkte DailyPay-Integration, bereits verdientes Gehalt vor dem Zahltag abzurufen.
- Mobile App HCMtoGo: Ermöglicht Pflegekräften, Gehaltsabrechnungen einzusehen, Dienstpläne zu verwalten und sich über iOS- oder Android-Geräte ein- und auszustempeln.
Paypro-Integrationen
Paypro führt Integrationen mit Sandata Technologies, HHAeXchange, Relias, DailyPay, Rapid Pay Card, HireCredit, QuickBooks, NetSuite und Sage auf. Diese Verbindungen decken Arbeitsabläufe für EVV, die Schulung von Pflegekräften, den Zugriff auf verdientes Gehalt, Überprüfungen und die Buchhaltung ab.
Pros and Cons
Pros:
- Operative EVV-zu-Lohnabrechnungs-Integration mit Sandata
- Dedizierte Unterstützung durch zertifizierte Lohnabrechnungsexperten
- Verwaltet Regeln lokaler Tarifverträge
Cons:
- Keine veröffentlichte Dokumentation zu Regeln für Lohngleichheit
- Funktionen der mobilen App schwächer als auf dem Desktop
Rippling
Am besten für die automatisierte regionsspezifische Steuerkonformität geeignet
Rippling ist eine modulare Plattform für Personalwesen und Lohnabrechnung, die die Verarbeitung von Lohnabrechnungen in mehreren Bundesstaaten, die Einreichung von Steuererklärungen, die Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit, die Nachverfolgung von Qualifikationen und die Einarbeitung von Mitarbeitenden in verteilten Belegschaften übernimmt.
Für wen ist Rippling am besten geeignet?
Rippling eignet sich besonders für ambulante Pflegedienste in mehreren Bundesstaaten, die EVV und Abrechnung in einem separaten System verwalten und eine einheitliche Plattform für Personalwesen und Lohnabrechnung benötigen, um Steuererklärungen, Einarbeitung und Qualifikationsnachverfolgung an verteilten Standorten zu verwalten.
Warum ich Rippling ausgewählt habe
Ich habe Rippling als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Plattform die automatisierte Steuerkonformität in mehreren Bundesstaaten innerhalb eines einzigen Lohnabrechnungslaufs besonders gut bewältigt. Wenn Ihre Pflegekräfte bundesstaatsübergreifend arbeiten, wendet Rippling automatisch bundesstaatsspezifische Quellensteuerabzüge, SUTA-Sätze und Vereinbarungen zur gegenseitigen Anerkennung an, ohne dass eine manuelle Konfiguration erforderlich ist. Außerdem gefällt mir das Modul zur Qualifikationsnachverfolgung, das Benachrichtigungen über den Ablauf von Lizenzen direkt mit der Berechtigung für Lohnabrechnung und Dienstplanung verknüpft und so die Einhaltung der Anforderungen für HHA und CNA ohne ein separates System sichtbar hält.
Wichtige Funktionen von Rippling
- Überstundenberechnung nach der 8-und-80-Regel gemäß FLSA: Rippling wendet die 8-und-80-Methode zur Überstundenberechnung automatisch an. Sie ist für Beschäftigte im Gesundheitswesen mit verlängerten oder wechselnden Schichten vorgesehen.
- AI-gestützte Erkennung von Unregelmäßigkeiten in Arbeitszeitnachweisen: Rippling kennzeichnet doppelte Zeiterfassungen, vergessene Abmeldungen und nicht übereinstimmende Schichten, bevor die Lohnabrechnung ausgeführt wird, und reduziert so Fehler in einer verteilten Pflegekräfte-Belegschaft.
- Digitale Einarbeitung mit Integration von Hintergrundüberprüfungen: Die Einarbeitung neuer Pflegekräfte – einschließlich I-9, W-4, Direktüberweisung und Hintergrundüberprüfungen durch Checkr – kann über ein Selbstbedienungsportal innerhalb weniger Minuten abgeschlossen werden.
- Zugriff auf verdiente Löhne über Tapcheck: Pflegekräfte können über die Integration von Rippling mit Tapcheck bereits vor dem Zahltag auf verdiente Löhne zugreifen, ohne dass dem Arbeitgeber direkte Kosten entstehen.
Integrationen von Rippling
Rippling wirbt mit mehr als 650 nativen Integrationen, darunter QuickBooks Online, NetSuite, Sage Intacct, Checkr, Tapcheck, WellSky und eClinicalWorks. Die Plattform bietet eine API und ein Framework für benutzerdefinierte Konnektoren, jedoch keine bestätigten nativen Integrationen mit HHAeXchange, Sandata, AlayaCare, Axxess oder MatrixCare.
Pros and Cons
Pros:
- Stellt globale Hardwaregeräte automatisch bereit
- Benachrichtigungen zum Ablauf von Qualifikationen mit der Dienstplanung verknüpft
- Mobile Anwendung ermöglicht die Selbstbedienung für Pflegekräfte
Cons:
- Begrenzte detaillierte benutzerdefinierte Sicherheitsrollen
- Keine Unterstützung für Lohngleichheit oder CDPAP
New Product Updates from Rippling
Rippling Expands Automated Compliance With AI Workflows
Rippling expands Automated Compliance with multi-framework support, AI workflows, an audit portal, and trust centers. These updates help GRC teams manage compliance work and audits. For more information, visit Rippling’s official site.
Am besten für die Konsolidierung von HCM in häuslichen Pflegediensten geeignet
Paylocity ist eine HCM-Plattform mit vollständigem Funktionsumfang, die Lohnabrechnung, Steuererklärungen, Arbeitszeit und Arbeitsaufwand, Leistungen und Onboarding abdeckt – entwickelt für Arbeitskräfte an mehreren Standorten und in mehreren Bundesstaaten, einschließlich häuslicher Pflegedienste mit verteilten Pflegeteams.
Für wen ist Paylocity am besten geeignet?
Paylocity eignet sich hervorragend für mittelgroße bis große häusliche Pflegedienste, die eine Vielzahl von HR-Tools durch eine einzige Plattform für Lohnabrechnung, Onboarding, Zeiterfassung und Leistungen ersetzen möchten.
Warum ich Paylocity ausgewählt habe
Ich habe Paylocity in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es die stärkste Option ist, die ich für häusliche Pflegedienste gesehen habe, die eine verstreute Mischung aus HR-Tools durch eine einzige Plattform ersetzen möchten. Besonders gut gefällt mir die Lohnabrechnungsfunktion für mehrere Bundesstaaten, die Steuererklärungen in allen 50 Bundesstaaten in einem einzigen Durchlauf abwickelt, sowie die zertifikatsbasierte Einsatzplanung, die Pflegekräfte anhand ihrer Qualifikationen den Schichten zuordnet. Die integrierte Funktion für bedarfsgerechte Zahlungen ermöglicht Pflegekräften noch am selben Tag den Zugriff auf verdiente Löhne, ohne die Lohnabrechnungsteams zusätzlich zu belasten.
Wichtige Funktionen von Paylocity
- Digitales Onboarding: Erfasst I-9-Verifizierungen, W-4-Formulare, Angaben zur direkten Einzahlung und Hintergrundüberprüfungen über einen mobilfreundlichen Preboarding-Workflow.
- Compliance-Dashboard: Zeigt bundesstaatsspezifische Warnungen und den Compliance-Status für mehrere Bundesstaaten in einer zentralen Ansicht an.
- GPS-basierte Kilometererfassung: Protokolliert die Fahrten der Pflegekräfte zwischen den Kundenbesuchen direkt in der mobilen App zur DOL-konformen Erstattung.
- AxisCare-Integration: Synchronisiert Mitarbeiterdaten zwischen Paylocity und der Pflegemanagementplattform AxisCare, um die Zeiterfassung und die Einleitung der Lohnabrechnung zu unterstützen.
Paylocity-Integrationen
Paylocity bietet Marketplace-Integrationen mit AxisCare, MedTrainer, Relias und DailyPay, die Pflegebetrieb, Schulungen, Qualifikationsverwaltung und den Zugriff auf verdiente Löhne miteinander verbinden. Die mehr als 400 Marketplace-Integrationen und die offene API ermöglichen zusätzliche individuelle Verbindungen.
Pros and Cons
Pros:
- Überträgt Videoankündigungen an Mitarbeiter
- Mobile App unterstützt Onboarding und Bezahlung von Pflegekräften
- Integrierter Zugriff auf verdiente Löhne für Pflegekräfte
Cons:
- Keine Automatisierung von lohnspezifischen Regeln für die häusliche Pflege
- Begrenzte Reife und Abdeckung der EVV-Integration
New Product Updates from Paylocity
Paylocity Expands Expense and Purchase Request Tools
Paylocity adds connected personal cards, smarter expense categorization, and a streamlined purchase request experience. This reduces manual entry and helps finance teams manage expenses and approvals more efficiently. For more information, visit Paylocity’s official site.
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Paycor
Am besten für Wallet-Funktionen für Pflegekräfte und On-Demand-Gehaltszahlungen
Paycor ist eine HCM-Plattform mit umfassendem Leistungsumfang, die Lohnabrechnung, Steuererklärungen, Arbeitszeiterfassung, Onboarding und den Selbstbedienungszugang zur Vergütung für Pflegekräfte abdeckt – entwickelt für Gesundheitsorganisationen mit komplexen, bundesstaatenübergreifenden Belegschaften.
Für wen ist Paycor am besten geeignet?
Paycor eignet sich besonders für Gesundheitsorganisationen, die Instrumente zur Bindung von Pflegekräften wie den Zugriff auf bereits verdientes Gehalt und mobile Selbstbedienungsfunktionen gegenüber Compliance-Funktionen bevorzugen, die speziell auf die häusliche Pflege ausgerichtet sind.
Warum ich Paycor ausgewählt habe
Ich habe Paycor aufgrund der guten Unterstützung seiner Wallet-Funktionen für Pflegekräfte in meine Top-Auswahl aufgenommen, da sie eine der hartnäckigsten Herausforderungen in der häuslichen Pflege angehen: Pflegekräfte im Unternehmen zu halten. Mit Paycor Wallet erhalten Beschäftigte über OnDemand Pay nativ Zugriff auf bis zu 50 % ihres bereits verdienten Gehalts vor dem Zahltag, und mit der Paycor Visa Card können sie ihr Gehalt bis zu zwei Tage früher erhalten, ohne Aktivierungsgebühren. Ein derart flexibler Gehaltszugang, der direkt in die Lohnabrechnung integriert und nicht nachträglich angebunden wird, ist in dieser Preisklasse tatsächlich selten.
Wichtige Funktionen von Paycor
- Steuererklärungen in mehreren Bundesstaaten: Paycor berechnet, übermittelt und gleicht Lohnsteuern automatisch in allen 50 Bundesstaaten ab und berücksichtigt dabei Gegenseitigkeitsvereinbarungen sowie bundesstaaten- und gebietsspezifische Fristen.
- Schichtzulagen und Überstundenberechnung mit Mischsätzen: Mehrere Vergütungssätze pro Beschäftigtem, Schichtzulagen und Überstundenberechnungen mit Mischsätzen lassen sich direkt in der Lohnabrechnungs-Engine konfigurieren.
- Spesenverwaltung mit Kilometererfassung: Beschäftigte erfassen über die mobile App ihre gefahrenen Kilometer und reichen Erstattungsanträge ein. Die Berechnungen auf Grundlage der IRS-Sätze fließen direkt in die Lohnabrechnung ein.
- ACA-Compliance und Berichterstattung: Paycor verfolgt die ACA-Berechtigung ganzjährig und automatisiert die Erstellung und elektronische Übermittlung der Formulare 1094-C und 1095-C auf Bundesebene sowie in den jeweils geltenden Bundesstaaten.
Paycor-Integrationen
Paycor bietet mehr als 320 Marketplace-Integrationen, darunter Relias, SmartLinx, Timeero, Expiration Reminder, eRSP by Kaleida Systems, DailyPay und Tapcheck. Die mehr als 140 APIs unterstützen individuelle Verbindungen, native Integrationen mit HHAeXchange, Sandata, AlayaCare, Axxess und MatrixCare sind jedoch nicht dokumentiert.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt interne Auszeichnungen zur Anerkennung durch Kollegen
- Ermöglicht die Konfiguration individueller Sachkontenzuordnungen
- Verfolgt spezielle Beschäftigtenzertifizierungen nativ
Cons:
- Keine integrierte Patientenplanung
- Unterstützt weder Lohnparität noch CDPAP-Vergütungsregeln
Am besten geeignet für den automatisierten Schichtabgleich in Agenturen
CareSmartz360 ist eine Verwaltungsplattform für Agenturen für häusliche Pflege mit einem integrierten Lohnabrechnungsmodul, das Planung, durch EVV verifizierte Arbeitszeitnachweise und die Automatisierung von Vergütungsregeln für Pflegekräfte miteinander verbindet – einschließlich Überstunden, Feiertagssätzen, Fahrtkostenerstattung und Lohnparität – mit Exporten zu Lohnabrechnungsdienstleistern wie Paychex, Viventium und ADP.
Für wen ist CareSmartz360 am besten geeignet?
CareSmartz360 eignet sich besonders für Agenturen für häusliche Pflege, die durch EVV verifizierte Besuchsdaten direkt mit der Lohnabrechnung der Pflegekräfte verbinden müssen, ohne manuelle Abstimmung zwischen den Systemen.
Warum ich CareSmartz360 ausgewählt habe
Ich habe CareSmartz360 als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Plattform die Lücke zwischen durch EVV verifizierten Besuchsdaten und der Vergütung von Pflegekräften schließt, ohne dass eine manuelle Übergabe zwischen den Systemen erforderlich ist. Wenn ein Besuchsdatensatz bearbeitet wird, berechnet die Lohnabrechnung automatisch neu. Dadurch erfolgt der Schichtabgleich innerhalb der Plattform und nicht über Tabellenkalkulationen. Außerdem gefällt mir, dass Überstunden, Feiertagssätze, Fahrtkostenerstattung und Zuschläge für die Lohnparität in New York alle auf Grundlage derselben verifizierten Besuchsdaten berechnet werden, sodass keine separate Berechnungsebene verwaltet werden muss.
Wichtige Funktionen von CareSmartz360
- Mehrsprachige mobile App für Pflegekräfte: CareSmartz360+ unterstützt mehr als 7 Sprachen auf iOS und Android. GPS-basierte An- und Abmeldung, per Sprache-zu-Text erstellte Pflegenotizen und die Erfassung von Fahrtkilometern sind integriert.
- Über Tapcheck vorgezogener Lohnzugang: Pflegekräfte können für bereits geleistete Arbeitsstunden auf Anfrage Lohnvorschüsse erhalten, ohne Kosten für die Agentur.
- Verfolgung von Qualifikationen der Pflegekräfte: Die Plattform sendet automatische Benachrichtigungen über ablaufende Lizenzen und Zertifizierungen. Pflegekräfte können Dokumente zur Einhaltung von Vorschriften direkt über das Portal hochladen.
- Lohnabrechnung für mehrere Standorte: Führen Sie die Lohnabrechnung für mehrere Standorte einer Agentur über eine einzige Plattform durch und filtern Sie sie dort. In höheren Tarifen stehen rollenbasierte Datenkontrollen zur Verfügung.
Integrationen von CareSmartz360
CareSmartz360 unterstützt mehr als 45 EVV-Integrationen, darunter Sandata, HHAeXchange, CareBridge, AuthentiCare und eMedNY, sowie Paychex Flex, Viventium, ADP Workforce Now, QuickBooks, Gusto und Tapcheck. Unternehmenstarife umfassen ein offenes API-Ökosystem für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierter Schichtabgleich mit EVV-Integration
- Mehrsprachige mobile App für Pflegekräfte unterstützt vielfältige Belegschaften
- Verfolgung der Lohnparität für Agenturen in New York
Cons:
- Für die Einreichung von Steuerunterlagen ist ein Drittanbieterdienst erforderlich
- Begrenzte mobile Dateneingabe im Offline-Modus
Netchex
Am besten für die Nachverfolgung von Pflegekräftequalifikationen in mehreren Bundesstaaten
Netchex ist eine cloudbasierte Plattform für Lohnabrechnung und Personalwesen, die für ambulante Pflegedienste entwickelt wurde und eine umfassende Lohnabrechnung über mehrere Bundesstaaten, die Nachverfolgung von Pflegekräftequalifikationen, die mobile Zeiterfassung und den Zugriff auf bereits verdientes Gehalt in einem einzigen System abdeckt.
Für wen ist Netchex am besten geeignet?
Netchex eignet sich hervorragend für ambulante Pflegedienste in mehreren Bundesstaaten, die Qualifikationsnachverfolgung, Selbstbedienungsfunktionen für Pflegekräfte und eine umfassende Lohnabrechnung in einer Plattform benötigen – insbesondere für diejenigen, die WellSky bereits für die Einsatzplanung verwenden.
Warum ich Netchex ausgewählt habe
Ich habe Netchex als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil das integrierte Qualifikationsdashboard die Lösung für Agenturen, die Pflegekräfte in mehreren Bundesstaaten verwalten, wirklich hervorhebt. Es verfolgt CNA-, HHA-, CPR- und BLS-Zertifizierungen mit automatisierten Ablaufwarnungen 30, 60 und 90 Tage im Voraus und verknüpft diese Qualifikationen direkt mit der Berechtigung für Einsätze, sodass nicht zertifizierte Pflegekräfte keinen Besuchen zugewiesen werden können, für die sie nicht zugelassen sind. Zusammen mit dem WellSky-Dateiimport, der die manuelle Neueingabe von Arbeitsstunden reduziert, ist dies eine solide Wahl für Agenturen in mehreren Bundesstaaten, die der Einhaltung der Medicaid-Abrechnungsvorschriften Priorität einräumen.
Die wichtigsten Funktionen von Netchex
- FlexPay-Zugriff auf bereits verdientes Gehalt: Pflegekräfte können über die mobile Netchex-App bis zu 50 % des während des laufenden Abrechnungszeitraums verdienten Gehalts abrufen, ohne zusätzliche Kosten für den Arbeitgeber.
- OneScreen Payroll™-Fehlerdashboard: Ein Prüfbildschirm vor der Lohnabrechnung kennzeichnet Ausnahmen und Abweichungen, bevor Sie die Auszahlung verarbeiten, und reduziert so kostspielige Korrekturen.
- Mehrsprachiger AskHR-Chatbot: Ein rund um die Uhr verfügbarer KI-gestützter HR-Assistent in der mobilen App ermöglicht es Pflegekräften, Fragen zu Lohnabrechnung und Leistungen in ihrer bevorzugten Sprache zu stellen.
- Integriertes LMS mit mehr als 2.000 Kursen: Vorgefertigte Schulungskurse zu HIPAA, CPR/BLS und OSHA unterstützen die Aufrechterhaltung der Zertifizierungen von Pflegekräften direkt innerhalb der Plattform.
Netchex-Integrationen
Netchex bietet einen dokumentierten unidirektionalen Dateiimport aus WellSky sowie Integrationen mit mehr als 100 Anbietern von Altersvorsorge- und Leistungsprogrammen, darunter Fidelity, Vanguard und Empower. Die offene API und Webhooks unterstützen individuelle Verbindungen mit EVV- und Einsatzplanungsplattformen.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisiert standardmäßige COBRA-Verwaltungsaufgaben
- Mobile App unterstützt qualifikationsabhängige Einsatzplanung
- Verwaltet die Anmeldung zu Mitarbeiterleistungen nativ
Cons:
- Erfordert
- Tool zur Zuweisung der Lohngleichheit nicht verfügbar
HHAeXchange ist eine ausschließlich für Medicaid-LTSS- und HCBS-Agenturen entwickelte Plattform zur Verwaltung häuslicher Pflege, die native EVV, die Planung von Pflegekräften, die Medicaid-Abrechnung und die vollständige Lohnabrechnung über seine CarePay-Engine kombiniert.
Für wen ist HHAeXchange am besten geeignet?
HHAeXchange wurde für häusliche Pflegedienste im Bereich Medicaid LTSS und HCBS entwickelt, die EVV, Abrechnung und Lohnabrechnung in einem speziell dafür konzipierten System benötigen.
Warum ich HHAeXchange ausgewählt habe
HHAeXchange verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es die einzige mir bekannte Plattform ist, auf der Medicaid-Abrechnung und die Lohnabrechnung von Pflegekräften in demselben nativen System integriert sind. CarePay wurde speziell für die Vergütungsregeln in der häuslichen Pflege entwickelt und verarbeitet automatisch Berechnungen zur Lohngleichheit, Überstunden mit Mischlohnsätzen und die Vergütung persönlicher Assistenten im Rahmen von CDPAP, ohne manuelle Anpassungen. Der native Datenfluss von EVV zur Lohnabrechnung hebt die Plattform besonders hervor: Genehmigte Besuchsdaten fließen direkt in die Lohnabrechnung ein, sodass Arbeitszeiten nicht erneut aus einem separaten EVV-System eingegeben werden müssen.
Wichtige Funktionen von HHAeXchange
- Modul zur Einhaltung von Pflegekräfteanforderungen: Verfolgt direkt innerhalb der Plattform Ablaufdaten von Qualifikationen für HHA und CNA, Fristen für Schulungen sowie Prüfungen der OIG-Ausschlussliste.
- Mobile App HHAeXchange+: Eine mehrsprachige App für Pflegekräfte, die in 23 Sprachen verfügbar ist und einen Offline-Modus für das Ein- und Ausstempeln, den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und die Verwaltung von Direktüberweisungen bietet.
- Steuererklärungen in mehreren Bundesstaaten: CarePay berechnet, meldet und überweist bundesweite, staatliche und lokale Lohnsteuern in allen 50 Bundesstaaten. Dabei werden bundesstaatsspezifische Lohn- und Arbeitszeitvorschriften automatisch angewendet.
- Modul zur Besuchsverwaltung: Eine Benutzeroberfläche mit einer einzigen Ansicht zum Filtern, erneuten Verarbeiten und Beheben von EVV-Ausnahmen, Korrekturanfragen und Problemen mit dem Status von Stundenzetteln, bevor diese die Lohnabrechnung beeinflussen.
Integrationen von HHAeXchange
HHAeXchange bietet über Partner Connect Integrationen aus seinem Marktplatz an, darunter ADP, DailyPay, CareAcademy, Bolt Healthcare und Sapphire Background Check. Außerdem steht eine Provider-EDI-API für individuelle Verbindungen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Die native Automatisierung von EVV zur Lohnabrechnung macht die manuelle Eingabe überflüssig
- Die Prüfung vor der Abrechnung reduziert Fehler bei Lohnabrechnungsansprüchen
- Übermittelt offene Schichten an Pflegekräfte
Cons:
- Das Lohnabrechnungsprodukt wurde ab 2026 neu eingeführt
- Funktionen zur ACA-Konformität erfordern eine Integration eines Drittanbieters
Aaniie
Am besten für die direkte Verarbeitung von EVV-Daten zur Lohnabrechnung mit Regeln zur Lohnparität
Aaniie ist eine auf die häusliche Pflege spezialisierte Plattform, die Einsatzplanung, EVV, die Einarbeitung von Betreuungskräften, die Abrechnung mehrerer Kostenträger und eine integrierte Lohnabrechnung mit Unterstützung für komplexe Lohnregeln wie geteilte Schichten, die Spread-of-Hours-Regelung und Lohnparität kombiniert.
Für wen ist Aaniie am besten geeignet?
Aaniie eignet sich besonders für aus Medicaid-Mitteln finanzierte Anbieter persönlicher Pflege, die EVV-Konformität, Regeln zur Lohnparität und die Lohnabrechnung über eine einzige Plattform abwickeln müssen.
Warum ich Aaniie ausgewählt habe
Aaniie hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil es die einzige Plattform ist, die ich bisher gesehen habe, die EVV-Daten übernimmt und ohne manuelle Übergabe direkt bis zur Lohnabrechnung verarbeitet. Ich schätze besonders, wie die von Salsa unterstützte Lohnabrechnungs-Engine Regeln zur Lohnparität, geteilte Schichten und Berechnungen der Spread-of-Hours-Regelung nativ verarbeitet, sodass aus Medicaid-Mitteln finanzierte Anbieter kein allgemeines Lohnabrechnungstool behelfsmäßig anpassen müssen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Wenn eine Betreuungskraft sich per GPS abmeldet, fließen die Besuchsdaten direkt in die abrechenbaren Arbeitsstunden ein, wobei die kostenträgerspezifischen Sätze bereits angewendet werden.
Die wichtigsten Funktionen von Aaniie
- Elektronische Abrechnung mehrerer Kostenträger: Elektronische Ansprüche direkt aus der Plattform an Medicaid, die VA und MCOs übermitteln, mit automatisierten Prüfungen zur Rechnungsbearbeitung, um Fehler bei Ansprüchen zu reduzieren.
- Programm für Belohnungen von Betreuungskräften: Ein integriertes Gamification-System, das Betreuungskräften für Meilensteine beim Engagement Punkte vergibt, um die Mitarbeiterbindung zu fördern.
- Digitale Einarbeitung und Bewerbermanagementsystem: Die Rekrutierung von Betreuungskräften, Hintergrundprüfungen und die Nachverfolgung von Qualifikationen über ein integriertes Bewerbermanagementsystem und einen Einarbeitungsprozess verwalten.
- KI-gestützte operative Einblicke: Aaniie Ally zeigt Echtzeittrends bei wichtigen Leistungskennzahlen in den Bereichen Personalbesetzung, Abrechnung und Lohnabrechnung auf, um operative Entscheidungen zu unterstützen.
Integrationen von Aaniie
Aaniie verfügt über dokumentierte Integrationen mit HHAeXchange, Sandata, Netsmart, AuthentiCare, Tellus, QuickBooks Desktop, QuickBooks Online und PointClickCare. Außerdem werden API- und SFTP-Verbindungen für benutzerdefinierte Datenaustausche unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- EVV-Daten fließen nativ direkt in die Lohnabrechnung
- Unterstützt Regeln zur Lohnparität und für geteilte Schichten
- Integrierte Einarbeitung von Betreuungskräften und Nachverfolgung von Qualifikationen
Cons:
- Keine Funktion für den vorzeitigen Zugriff auf bereits verdienten Lohn dokumentiert
- Nur eine SOC-2-Typ-1-Zertifizierung wird angeboten
Viventium
Am besten für Lohnabrechnungen mit Überstunden mit Mischsatz und Lohngleichheit
Viventium ist eine Lohnabrechnungs- und HCM-Plattform für die häusliche Pflege, die speziell für Agenturen in der postakuten und häuslichen Pflege entwickelt wurde und die Lohnabrechnung, die Erfassung von Arbeitszeiten und Anwesenheit der Pflegekräfte, die Einarbeitung, die Verwaltung von Zusatzleistungen und die ACA-Konformität abdeckt.
Für wen ist Viventium am besten geeignet?
Viventium eignet sich besonders für Agenturen in der postakuten und häuslichen Pflege, die komplexe Vergütungsstrukturen für Pflegekräfte wie Überstunden mit Mischsatz, Lohngleichheit und CDPAP an mehreren Standorten oder in mehreren Bundesstaaten verwalten müssen.
Warum ich Viventium ausgewählt habe
Viventium hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil die Plattform Überstunden mit Mischsatz und Lohngleichheit bewältigt – zwei Vergütungsstrukturen, an denen die meisten allgemeinen Lohnabrechnungstools scheitern. Besonders gut gefällt mir, dass die Plattform die FLSA-Methode 7 zur Berechnung gewichteter Durchschnittsüberstunden für Pflegekräfte automatisiert, die in mehreren Fällen zu unterschiedlichen Sätzen arbeiten, und die Berechnung rückwirkend aktualisiert, wenn verspätete Stundenzettel eingehen. Außerdem verwaltet sie die Leistungen zur Lohngleichheit im Bundesstaat New York und verteilt diese auf Krankenversicherung, bezahlte Freistellung, 401(k) und zusätzliche Barzahlungen. Ergänzend stehen veröffentlichte Leitfäden zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Verfügung.
Die wichtigsten Funktionen von Viventium
- Digitale Einarbeitung für Pflegekräfte: Neue Mitarbeitende schließen I-9, W-4, die Einrichtung der direkten Einzahlung und die Hintergrundprüfungen vor ihrem ersten Arbeitstag digital ab. Anmeldedaten werden dabei erfasst und Ablaufwarnungen sind im Mitarbeiterprofil integriert.
- Zugriff auf bereits verdiente Löhne: Viventium Pay, unterstützt von Tapcheck, ermöglicht Pflegekräften rund um die Uhr und kostenlos für den Arbeitgeber den Zugriff auf bereits verdiente Löhne. Die Lohndaten werden automatisch synchronisiert.
- Übersicht für mehrere Lohnabrechnungen: Mehrere Lohnabrechnungen können gleichzeitig mit Echtzeitvorschauen verarbeitet werden. Dabei werden Agenturen mit mehreren EINs und Standorten in allen 50 Bundesstaaten unterstützt.
- Modul zur ACA-Konformität: Die Plattform erfasst die Anspruchsberechtigung der Mitarbeitenden, erstellt 1095-C-Einreichungen und weist auf mögliche Strafen hin – alles innerhalb derselben Plattform wie die Lohnabrechnung.
Viventium-Integrationen
Viventium lässt sich mit HHAeXchange, AlayaCare, AxisCare, KanTime und Tapcheck integrieren. Außerdem stehen eine offene API und benutzerdefinierte Importe zur Anbindung weiterer Systeme zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisiert Überstunden mit Mischsatz und Lohngleichheit
- Bewältigt rückwirkende Überstunden für verspätete Stundenzettel
- Integrierte Konformitätswerkzeuge für die Lohnabrechnung in der häuslichen Pflege
Cons:
- Antwortzeiten des Kundensupports können lang sein
- Mehrsprachige Selbstbedienungsfunktionen für Pflegekräfte nicht bestätigt
Weitere Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege
Hier finden Sie einige weitere Optionen für Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Paycom
Am besten für komplexe Steuerkonformität über mehrere Bundesstaaten hinweg
- ADP Workforce Now
Am besten für mit HHAeXchange verbundene Gehaltsabrechnungen von Pflegediensten
- Paychex Flex
Am besten für Agenturen mit einer bestehenden EVV-Plattform
- AlayaCare
Am besten für die Übergabe von Betriebs- an Gehaltsabrechnungsdaten in der häuslichen Pflege
- Gusto
Am besten für die Einarbeitung und Bezahlung von Pflegekräften in kleinen Agenturen
- UKG Pro
Ideal für die Gehaltsabrechnung in der häuslichen Pflege auf Unternehmensebene
- OnPay
Am besten für die Lohnabrechnung kleiner Agenturen ohne versteckte Gebühren
- AxisCare
Am besten für den Betrieb häuslicher Pflege mit einer Option zur Zusammenarbeit mit einem Lohnabrechnungspartner
- CareVoyant
Am besten geeignet für den Abgleich von Schichtwechseln zwischen Pflegebereichen
- isolved
Am besten für Agenturen mit privater Kostenübernahme in der Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung
Wie ich Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege bewerte
Wenn eine Agentur EVV-Daten abgleichen, Zuweisungen zur Lohnparität vornehmen und Steuern in einem Dutzend Bundesstaaten einreichen muss, teile ich meine Bewertung in grundlegende Kriterien auf, die jedes Werkzeug erfüllen muss, und in Unterscheidungsmerkmale, die einen Spezialisten von einer generischen Lösung abheben.
Grundlegende Funktionen (Voraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Werkzeuge für meine Liste bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktionalität nicht an) bis 5 (zeichnet sich in diesem Bereich aus) für jede der unten aufgeführten grundlegenden Funktionen. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Werkzeugs als Prozentsatz und verwende 55 % als Richtwert, um die grundsätzliche Eignung für die Liste zu beurteilen.
- Lohnabrechnung und Steuererklärungen: Ich bewerte, ob ein Werkzeug eine vollständige Lohnabrechnung mit automatisierten Steuerberechnungen, Einreichungen und Dokumenten zum Jahresende wie W-2 und 1099 für alle relevanten Rechtsgebiete durchführt.
- EVV- und Stundenzettel-Integration: Die Fähigkeit, Daten aus der elektronischen Besuchsverifizierung aufzunehmen und Besuche in vergütete Arbeitsstunden umzuwandeln, ist hier entscheidend. Ich prüfe, ob direkte Verbindungen zu staatlichen Aggregatoren und gängigen EVV-Plattformen vorhanden sind.
- Automatisierung von Vergütungsregeln für Pflegekräfte: Ich suche nach Werkzeugen, die Schichtzulagen, Überstunden mit Mischsätzen, Reisezeit und Vergütungssätze pro Besuch verarbeiten, ohne dass in jedem Abrechnungszyklus manuelle Überschreibungen erforderlich sind.
- Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften in der häuslichen Pflege: Berechnungen der Lohnparität, Regeln für Medicaid-Waiver-Programme, Vergütungsstrukturen für im Haushalt lebende Pflegekräfte und CDPAP-Anforderungen spielen hier eine Rolle. Ich bewerte, wie umfassend ein Werkzeug diese branchenspezifischen Vorgaben abdeckt.
- Lohnabrechnung für mehrere Bundesstaaten und Standorte: Agenturen beschäftigen häufig Pflegekräfte, die Bundesstaatsgrenzen überschreiten. Daher prüfe ich, ob die Plattform bundesstaats- und standortspezifische Steuer-, Überstunden- und Urlaubsregelungen für mehrere Standorte und EINs verwalten kann.
- Selbstbedienung und Gehaltszugang für Pflegekräfte: Eine verteilte, mobile Belegschaft benötigt mehr als ein Desktop-Portal. Ich suche nach mobilfreundlichen Gehaltsabrechnungen, Zugriff auf Steuerdokumente und Funktionen wie den vorzeitigen Zugriff auf bereits verdientes Gehalt, die zur Bindung von Pflegekräften beitragen.
Sobald ich eine Liste von Werkzeugen habe, die die Kriterien erfüllen, prüfe ich, wodurch sich die einzelnen Plattformen voneinander abheben.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche ich die verschiedenen Anbieter:
Herausragende Funktionen
Die Zuweisung von Leistungen im Rahmen der Lohnparität nimmt bei meiner Bewertung die meiste Zeit in Anspruch. Ich prüfe, ob ein Werkzeug den ergänzenden Anteil auf Gesundheitsleistungen, bezahlte Freistellung und Barauszahlungen aufteilen kann und ob es die Berechnung automatisch neu vornimmt, wenn eine Agentur ihre Leistungsmischung anpasst. Auch der vorzeitige Zugriff auf bereits verdientes Gehalt ist in einem Markt wichtig, in dem die Bindung von Pflegekräften von flexiblen Vergütungsmöglichkeiten abhängt. Ich bewerte, wie die tägliche oder bedarfsgesteuerte Auszahlung finanziert wird und ob dadurch versteckte Gebühren pro Transaktion entstehen. Schließlich prüfe ich die an die Berechtigung zur Lohnabrechnung geknüpfte Qualifikationsverwaltung, denn ein abgelaufenes CNA-Zertifikat sollte verhindern, dass eine Pflegekraft in einem abrechenbaren Dienstplan erscheint.
Über die Funktionen hinaus
Ich bewerte, ob ein Anbieter einen eigenen Geschäftsbereich für die häusliche Pflege mit veröffentlichtem Fachwissen zu Themen wie CDPAP und Lohnparität hat und nicht nur ein allgemeines Lohnabrechnungswerkzeug mit einer Branchenseite anbietet. Direkte Integrationen mit Plattformen wie HHAeXchange, Sandata und staatlichen Medicaid-Aggregatoren sind wichtig, weil sie den Abgleich von abgerechneten und vergüteten Stunden ohne manuelle Exporte ermöglichen. Ich prüfe außerdem die Preistransparenz, da bei Agenturen mit hoher Fluktuation die Kosten durch außerplanmäßige Abrechnungsläufe, Gebühren für Pfändungen und Einreichungen zum Jahresende stark ansteigen können, wenn diese nicht im Basistarif enthalten sind.
So wählen Sie eine Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege aus
Bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege kommt es darauf an, die Funktionen auf die betrieblichen Anforderungen und Compliance-Risiken Ihrer Agentur abzustimmen: Entscheidend ist, wie gut eine Lösung Ihre tatsächlichen Abrechnungszyklen, die Nachverfolgung von Qualifikationen und spezielle Vergütungsregeln bewältigt.
| Wenn Ihre Priorität … ist | Achten Sie auf … |
|---|---|
| Automatisierung der Einhaltung von Lohnparitätsvorschriften | Automatisierte Tools zur Lohnzuweisung |
| Abstimmung von Medicaid und EVV | Native Medicaid- und EVV-Integrationen |
| Verwaltung von Pflegekräften in mehreren Bundesstaaten | Dynamische Lohnabrechnung für mehrere Rechtsgebiete |
| Verhinderung der Vergütung bei abgelaufenen Qualifikationen | An die Lohnabrechnung gekoppelte Sperrung aufgrund von Qualifikationen |
| Unterstützung der Bindung von Pflegekräften | Vorzeitiger Zugriff auf verdiente Löhne, Selbstbedienung |
So prüfen Sie Ihre Auswahl
- Fordern Sie einen Bericht zur Lohnparität an: Bitten Sie um ein anonymisiertes Beispielarbeitsblatt zur Zuweisung der Lohnparität bei mehreren Leistungen.
- Testen Sie die EVV-Integration: Führen Sie einen EVV-Datenimport durch und bestätigen Sie, dass der Abgleich von Besuchen und Lohnabrechnung ohne manuelle Eingriffe abgeschlossen wird.
- Überprüfen Sie die Compliance-Tiefe: Bitten Sie den Anbieter um eine schriftliche Aufschlüsselung, aus der hervorgeht, wie Medicaid-spezifische und bundesstaatenübergreifende Lohnabrechnungsregeln verwaltet werden.
- Prüfen Sie die Durchsetzung von Qualifikationen: Fordern Sie Unterlagen an, die bestätigen, dass das System nicht berechtigte Pflegekräfte aufgrund abgelaufener Qualifikationen für Abrechnungszyklen sperrt.
- Entscheiden Sie zwischen Spezialisierung und Flexibilität: Wählen Sie entweder eine speziell für die häusliche Pflege entwickelte Plattform mit integrierten Compliance-Tools oder ein flexibles allgemeines Lohnabrechnungssystem mit nachrüstbaren Modulen – je nachdem, was langfristig zum Wachstum und Risikoprofil Ihrer Agentur passt.
Was ist Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege?
Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege ist ein spezialisiertes Werkzeug, das Agenturen zur Verwaltung von Lohnabrechnungen, Einsatzplanung und Regelkonformität für Pflegekräfte in der häuslichen Pflege einsetzen. Damit können Sie Gehaltsberechnungen automatisieren, Daten aus der elektronischen Besuchsverifizierung verarbeiten und die Einhaltung von Regeln zur Lohnparität und zu Qualifikationen unterstützen. Diese Software ist entscheidend für die Erfassung der Arbeitszeiten von Pflegekräften, die Verwaltung komplexer Vergütungsstrukturen und die Sicherstellung, dass Ihre Agentur die gesetzlichen Anforderungen im Bereich der häuslichen Pflege erfüllt.
Funktionen
Hier sind die wichtigsten Funktionen, über die jede gute Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege verfügen sollte:
- Lohnabrechnung und Steuererklärung: Deckt alle Aspekte der Lohnabrechnung für Pflegekräfte ab, einschließlich der Berechnung von Verdiensten, der Verwaltung von Abzügen und der Einreichung von Steuererklärungen in allen relevanten Rechtsgebieten. Dies gewährleistet pünktliche und korrekte Gehaltszahlungen sowie die Einhaltung staatlicher Anforderungen.
- Integration von EVV und Stundenzetteln: Verbindet sich direkt mit Systemen zur elektronischen Besuchsverifizierung und digitalen Stundenzetteln, um die Arbeitszeiten von Pflegekräften zu erfassen. Dadurch werden Besuche mit den Lohnabrechnungszeiträumen verknüpft und die manuelle Dateneingabe oder Abstimmung entfällt.
- Automatisierung von Vergütungsregeln für Pflegekräfte: Wendet komplexe Vergütungsstrukturen wie Schichtzulagen, Überstunden, Reisezeiten und gemischte Vergütungssätze automatisch an. Dies verhindert Fehler und reduziert den Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit individuellen Vergütungsrichtlinien für die häusliche Pflege.
- Unterstützung bei der Regelkonformität in der häuslichen Pflege: Enthält integrierte Regeln für Lohnparität, Medicaid-Programme mit Ausnahmegenehmigung, die Vergütung von Bereitschaftsdiensten und andere branchenspezifische Vorgaben. Diese Funktion verringert das Risiko von Verstößen und hält die Lohnabrechnung mit den sich ständig ändernden Branchenvorschriften in Einklang.
- Lohnabrechnung über mehrere Bundesstaaten und Standorte hinweg: Unterstützt Agenturen mit Pflegekräften, die in mehreren Bundesstaaten, Städten oder Franchise-Standorten arbeiten. Die Software verwaltet unterschiedliche Steuergesetze, Überstundenregelungen und Arbeitgeber-Identifikationsnummern (EINs) an einem Ort.
- Selbstbedienung und Gehaltszugriff für Pflegekräfte: Bietet mobilfreundliche Portale, über die Pflegekräfte Gehaltsabrechnungen einsehen, Steuerformulare abrufen und manchmal sogar Funktionen für den vorzeitigen Zugriff auf bereits verdientes Gehalt nutzen können. Dies unterstützt die Mitarbeiterbindung, da Gehaltsdetails transparent und einfach zu verwalten sind.
- Verfolgung von Qualifikationen und Lizenzen: Überwacht Zertifizierungen und Lizenzen von Pflegekräften und sperrt oder markiert Personen mit abgelaufenen oder fehlenden Qualifikationen, sodass keine Gehaltszahlung erfolgt. Dies stellt sicher, dass nur berechtigte Arbeitskräfte bezahlt werden, und hilft Agenturen, Strafen wegen Verstößen gegen Vorschriften zu vermeiden.
- Werkzeuge zur Aufteilung der Lohnparität: Berechnet und verteilt Leistungen aus der Lohnparität auf mehrere Kategorien wie Barzahlungen, Gesundheitsleistungen und bezahlte Freistellung. Das System berechnet die Aufteilungen automatisch neu, wenn sich Leistungen ändern oder Regeln aktualisiert werden.
- Direkte Integrationen mit Pflegeplattformen: Verbindet sich mit gängigen Plattformen für die häusliche Pflege und staatlichen Medicaid-Datenaggregatoren wie HHAeXchange oder Sandata und vereinfacht so den Abgleich der abgerechneten und bezahlten Arbeitsstunden.
- Transparente Preise und Berichte: Liefert detaillierte, leicht verständliche Berichte über die Lohnabrechnungsaktivitäten sowie klare Kostenaufstellungen, einschließlich außerplanmäßiger Lohnabrechnungen, Lohnpfändungen und Jahresabschlussmeldungen. Dies hilft Agenturen, ohne Überraschungen zu budgetieren und zu planen.
Vorteile
Die Einführung von Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Automatisierte Einhaltung von Branchenvorschriften: Die Software verfolgt und wendet komplexe Regeln zur Lohnparität, Medicaid-Anforderungen und Qualifikationsprüfungen an, um das Risiko von Verstößen gegen Vorschriften in jedem Abrechnungszeitraum zu reduzieren.
- Integrierte Verwaltung von EVV und Stundenzetteln: Direkte Verbindungen zu EVV-Plattformen und digitalen Stundenzetteln stellen sicher, dass die Arbeitsstunden jeder Pflegekraft ohne manuelle Dateneingabe korrekt in die Lohnabrechnung übernommen werden.
- Flexible Verwaltung bundesstaatenübergreifender Lohnabrechnungen: Die integrierte Unterstützung mehrerer Rechtsgebiete ermöglicht es Ihnen, Pflegekräfte in verschiedenen Bundesstaaten oder Franchise-Standorten zu bezahlen und dabei die richtigen Steuer- und Überstundenregelungen anzuwenden.
- Genaue Automatisierung von Vergütungsregeln für Pflegekräfte: Die Plattform berechnet gemischte Vergütungssätze, Schichtzulagen, Überstunden und Reisezeiten automatisch und unterstützt damit die besonderen Vergütungsstrukturen in der häuslichen Pflege.
- Durchsetzung der Zahlungsberechtigung auf Grundlage von Qualifikationen: Die an die Lohnabrechnung gekoppelte Lizenzverfolgung verhindert Zahlungen an Pflegekräfte mit abgelaufenen oder fehlenden Qualifikationen und trägt so zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei.
- Selbstbedienung und Zugriff auf verdientes Gehalt für Pflegekräfte: Mobilfreundliche Portale ermöglichen Pflegekräften den sofortigen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, Steuerdokumente und manchmal sogar auf Abrufzahlungen, was die Mitarbeiterbindung und die Transparenz bei der Vergütung unterstützt.
- Klare, transparente Berichte und Preise: Detaillierte Lohnabrechnungsberichte und transparente Preise helfen Agenturen, versteckte Gebühren zu vermeiden und das ganze Jahr über sicher zu budgetieren.
Kosten und Preise
Bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege ist es wichtig, die verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife zu verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und die typischen enthaltenen Funktionen von Lösungen für die Lohnabrechnung in der häuslichen Pflege zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Lohnabrechnung, eingeschränkte Verarbeitung von Zeiterfassungsbögen, einfache Berichte und Standard-Support. |
| Persönlicher Tarif | $25-$50/Benutzer/Monat | Automatisierte Lohnabrechnung, grundlegende Steueranmeldungen, eingeschränkte EVV- und Zeiterfassung-Integration, Lohnabrechnungsberichte und E-Mail-Support. |
| Geschäftstarif | $75-$150/Benutzer/Monat | Umfassende Lohnabrechnung, Compliance in mehreren Bundesstaaten, erweiterte EVV-Integration, Automatisierung von Vergütungsregeln für Pflegekräfte und telefonischer Support. |
| Unternehmenstarif | $200+/Benutzer/Monat | Individuelle Integrationen, Tools zur Zuweisung von Lohngleichheit, Nachverfolgung von Qualifikationen, persönliche Kundenbetreuung und Premium-Support. |
Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege:
Wie verarbeitet Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege EVV-Daten?
Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege verbindet sich mit Systemen zur elektronischen Besuchsverifizierung (EVV), um die Arbeitsstunden der Pflegekräfte abzurufen. Dadurch entfällt der manuelle Abgleich von Besuchen mit Zeiterfassungsbögen und Lohnabrechnungsfehler werden vermieden. Als zentraler Bestandteil einer Verwaltungssoftware für die häusliche Pflege leitet sie die Daten automatisch in die Lohnabrechnungszyklen weiter. Vergewissern Sie sich, dass sie Lohnabrechnungsintegrationen mit dem EVV-Aggregator Ihres Bundesstaates oder wichtigen Plattformen wie HHAeXchange und Sandata unterstützt.
Welche Lohnabrechnungsregeln sind für die häusliche Pflege spezifisch und sollten beachtet werden?
Die Lohnabrechnung in der häuslichen Pflege unterliegt besonderen Regeln wie Lohngleichheit, gemischter Überstundenberechnung, Ausnahmen für im Haushalt lebende Pflegekräfte und Reisevergütung für private Pflegedienste oder persönliche Pflegedienstleistungen. Ihre Software für die häusliche Krankenpflege muss diese automatisch berechnen, um die Einhaltung der örtlichen Arbeitsgesetze sicherzustellen. Fragen Sie Anbieter, wie sie Zuweisungen zur Lohngleichheit, die Vergütungsberechtigung auf Grundlage von Qualifikationen und andere komplexe Szenarien im Pflegemanagement handhaben.
Kann Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege Zahlungen bei abgelaufenen Qualifikationen blockieren?
Ja, viele Lohnabrechnungssysteme für die häusliche Pflege können die Lohnabrechnung für Pflegekräfte mit abgelaufenen Zertifizierungen oder Lizenzen blockieren oder kennzeichnen. Diese Funktion hilft Ihnen, kostspielige Fehler zu vermeiden, beispielsweise die Bezahlung nicht berechtigter Arbeitskräfte, die zu Compliance-Verstößen führen kann. Achten Sie auf eine Qualifikationsverfolgung, die aktiv mit Ihrem Genehmigungsworkflow für die Lohnabrechnung verknüpft ist.
Welche Berichtoptionen sollte ich von Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege erwarten?
Erwarten Sie detaillierte Lohnabrechnungsberichte, die die Vergütung nach Pflegekraft, Standort, Vergütungsart und Leistungszuweisungen aufschlüsseln. Sie sollten außerdem Zugriff auf Compliance-orientierte Berichte wie Arbeitsblätter zur Lohngleichheit und Unterstützung bei Medicaid-Prüfungen erhalten. Transparente Kostenberichte, die außerplanmäßige Abrechnungsläufe oder zusätzliche Gebühren hervorheben, sind ebenfalls für Budgetplanung und Kontrolle wertvoll.
Unterstützt Lohnabrechnungssoftware für die häusliche Pflege Agenturen in mehreren Bundesstaaten?
Ja, die meisten führenden Lohnabrechnungsplattformen für die häusliche Pflege bieten Funktionen für die Lohnabrechnung in mehreren Bundesstaaten. Sie berechnen bundesstaaten- und stadtspezifische Steuern, Überstunden und Urlaubsanforderungen für alle Standorte. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte Plattform Ihre EIN-Struktur verwalten und die Vergütung von Pflegekräften für bundesstaatsübergreifende Arbeitsvereinbarungen abgleichen kann.
Woher weiß ich, ob ein Lohnabrechnungssystem tatsächlich für die häusliche Pflege entwickelt wurde?
Achten Sie auf native Integrationen mit Branchenwerkzeugen wie HHAeXchange oder Sandata, integrierte Unterstützung für Lohngleichheit und Medicaid-Programme sowie eine praktische Qualifikationsprüfung, die mit der Lohnabrechnung verknüpft ist. Fragen Sie außerdem nach Unterlagen oder Referenzen, die die Erfahrung des Anbieters mit Agenturen belegen, die Ihrer ähneln – nicht nur nach einem allgemeinen Lohnabrechnungsangebot mit einer Landingpage für das Gesundheitswesen.