Die 10 besten Softwarelösungen für Mitarbeiterselbstplanung im Jahr 2026 im Test
Beste Software für die Mitarbeiterselbstplanung – Shortlist
Die Verwaltung von Dienstplänen ist für jede HR-Fachkraft eine Herausforderung. Sie kennen die Schwierigkeiten, die richtige Anzahl an Mitarbeitenden einzuplanen, die Verfügbarkeit zu koordinieren, auf kurzfristige Änderungen zu reagieren und dafür zu sorgen, dass alle fair mit Schichten bedacht werden. Hier kommt Mitarbeiterselbstplanung-Software ins Spiel. Sie gibt Ihrem Team die Möglichkeit, ihre eigenen Schichten zu verwalten, was Ihnen Zeit spart und Stress reduziert.
Aus meiner Erfahrung steigern diese Tools auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da sie mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten erhalten. Ich habe zahlreiche Tools getestet und bewertet, um Ihnen die besten Optionen auf dem Markt bieten zu können. Hier finden Sie neutrale Einblicke in Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Preisgestaltung.
In diesem Artikel stelle ich Ihnen meine Top-Empfehlungen vor, damit Sie die passende Lösung für Ihr Team finden. Lassen Sie uns den Planungsprozess vereinfachen.
Weshalb Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Software-Systeme seit 2019. Als HR-Experten wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, bei der Softwareauswahl die richtige Entscheidung zu treffen. Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bei besseren Software-Kaufentscheidungen zu helfen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Anwendungsfälle im HR-Management getestet und über 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir Transparenz garantieren & unsere Methodik für Softwarebewertungen.
Zusammenfassung: Beste Software für die Mitarbeiterselbstplanung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Software für die Mitarbeiterselbstplanung zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für Bauteams geeignet | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $36/Monat + $8,10/Benutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für Zeiterfassung unterwegs geeignet | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $20/Monat + $8/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für kleine und mittelgroße HR-Teams | Kostenlose 30-tägige Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab £5/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für schichtbasierte Personaleinsatzplanung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen | Preise auf Anfrage | Website | ||
| 6 | Am besten für eine einheitliche Dienstplanung und Kommunikation | Kostenlose 15-tägige Testphase + kostenloser Tarif verfügbar | Ab $1,70/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für die vereinfachte Personaleinsatzplanung | 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $2.50/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten für mitarbeiterorientierte Schichtplanung | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | $2.75/user/month (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 9 | Am besten für sofortige Planaktualisierungen | 21-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $2.93/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 10 | Am besten für Teams ohne festen Arbeitsplatz | Kostenloser Plan verfügbar + 14 Tage kostenlose Testphase | Ab $29/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
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Justworks
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Paycom
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HiBob
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Testberichte: Beste Software für die Mitarbeiterselbstplanung
Nachfolgend finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen für die Mitarbeiterselbstplanung, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen geben Ihnen einen genauen Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und ideale Anwendungsbereiche jeder Lösung, damit Sie die beste für sich finden.
ClockShark ist ein Zeiterfassungs- und Planungstool, das speziell für Bauunternehmen und den Außendienst entwickelt wurde. Es bietet Funktionen wie GPS-Tracking, Zeiterfassung und Kostenkalkulation, um externe Teams effizient zu verwalten.
Warum ich ClockShark ausgewählt habe: ClockShark eignet sich hervorragend für Bauunternehmen dank des GPS-Trackings, das genaue Standortdaten für Außendienstmitarbeiter liefert. Die Kostenkalkulationsfunktion unterstützt Sie bei der effektiven Budgetverwaltung, und Echtzeit-Updates halten Ihr Team über Planänderungen informiert. Die mobile App ermöglicht zudem ein einfaches Ein- und Ausstempeln, was eine genaue Zeiterfassung gewährleistet.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen einen Drag-and-Drop-Planer, der die Schichtplanung vereinfacht. Das Tool bietet zudem eine GPS-Zeituhr mit Geofencing, sodass Mitarbeitende am richtigen Ort ein- und ausstempeln können, während detaillierte Stundenzettelberichte die geleisteten Arbeitsstunden und Lohnkosten überwachen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, ADP, Sage, Gusto, Zapier, Microsoft Teams, Google Kalender, Slack, BambooHR und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Präzise bidirektionale Datensynchronisierung
- Detaillierte Kostenkalkulation
- Geofencing-Funktionen
Cons:
- Begrenzte erweiterte Analysen
- Grundlegende Anpassungsoptionen
QuickBooks Time ist eine Zeiterfassungs- und Mitarbeitereinsatzplanungssoftware, die für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde, insbesondere für jene, die eine nahtlose Integration mit Buchhaltungssoftware benötigen. Sie bietet Zeiterfassung, Mitarbeitereinsatzplanung und Reporting-Funktionen, die das Personalmanagement optimieren.
Warum ich QuickBooks Time ausgewählt habe: QuickBooks Time lässt sich nahtlos in QuickBooks integrieren und ist daher eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, die diese Plattform bereits nutzen. Die GPS-Tracking-Funktion ist für Teams im Außendienst besonders wertvoll. Über die benutzerfreundliche Oberfläche können Sie Mitarbeiterstunden leicht erfassen und Einsatzpläne des Teams verwalten. Mit der mobilen App kann Ihr Team außerdem unterwegs Arbeitszeiten erfassen und Pläne einsehen.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen GPS-Tracking zur Überwachung, wo Ihr Team arbeitet, sowie anpassbare Benachrichtigungen, die über Planänderungen oder das Ein- und Ausstempeln von Mitarbeitern informieren. Es bietet zudem detaillierte Berichte, um Sie bei der Prognose von Personalkosten und Produktivität zu unterstützen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Gusto, ADP, Square, BambooHR, Expensify, Salesforce, Sage, Microsoft Teams und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- GPS-Tracking für Außendienstteams
- Mehr Kontrolle und Nachvollziehbarkeit durch Gesichtserkennung
- Mobile App für Zugriff von unterwegs
Cons:
- Komplexe Ersteinrichtung
- Keine automatische Einsatzplanung vorhanden
Sage HR Software ist ein Personalmanagement-Tool, das für kleine bis mittelgroße Unternehmen entwickelt wurde und sich auf Mitarbeitereinsatzplanung und Leistungsmanagement konzentriert. Es unterstützt HR-Teams bei der Erstellung von Einsatzplänen, der Leistungsüberwachung und der Synchronisierung von HR-Prozessen.
Warum ich Sage HR ausgewählt habe: Sage HR Software ist eine intelligente Wahl für kleine HR-Teams, die eine einfache und effektive Plattform zur Mitarbeitereinsatzplanung benötigen. Die Funktion zur Überwachung der Leistungen erleichtert die Fortschrittskontrolle, und die anpassbaren HR-Module passen sich unterschiedlichen Team-Anforderungen sehr gut an. Die benutzerfreundliche Oberfläche unterstützt außerdem ein reibungsloses Onboarding und den täglichen Einsatz.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen ein anpassbares Dashboard, das einen klaren Überblick über HR-Aktivitäten bietet. Tools zur Leistungsbewertung ermöglichen eine effektive Einschätzung der Mitarbeiterbeiträge. Zusätzlich bietet die Plattform Mitarbeiter-Self-Service-Optionen mit Planungsvorlagen, sodass Teammitglieder ihre Informationen selbst verwalten können.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Sage 50cloud, Sage 200cloud, BambooHR, Gusto, ADP, Microsoft Teams, Slack, Google Workspace und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare HR-Module
- Intuitive Bedienoberfläche für einfache Nutzung
- Mitarbeiter-Self-Service-Optionen
Cons:
- Begrenzte erweiterte Analysen
- Erfordert anfängliche Einrichtungszeit
Shiftboard ist eine Cloud-basierte Personaleinsatzplanungs-Lösung, die sich an Branchen richtet, die ein Compliance-Management benötigen, wie etwa das Gesundheitswesen und die Fertigung. Sie verwaltet effizient Schichtpläne, Arbeitskosten und Compliance-Anforderungen.
Warum ich Shiftboard gewählt habe: Shiftboard ist ideal für Unternehmen, die sich an strenge Arbeitsvorschriften halten und eine durchgängige Compliance sicherstellen müssen. Ich habe es ausgewählt, weil seine Möglichkeiten zur Nachverfolgung von Compliance dazu beitragen, die Einhaltung von Branchenstandards zu gewährleisten, während seine Budgetierungswerkzeuge eine effektive Steuerung der Personalkosten unterstützen. Die Plattform überzeugt zudem durch die Bewältigung komplexer Schichtmuster und ist daher besonders wertvoll für Branchen, die im 24/7-Betrieb arbeiten.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen fortschrittliche Berichtsfunktionen, die Ihnen helfen, die Leistung Ihrer Belegschaft zu analysieren. Das Programm unterstützt außerdem die Automatisierung der Dienstplanung, wodurch manueller Aufwand und Fehler reduziert werden. Echtzeit-Benachrichtigungen informieren Ihr Team über Änderungen im Schichtplan.
Integrationen umfassen ADP, Workday, SAP, Oracle, Kronos, Microsoft Teams, Slack, BambooHR, QuickBooks, Salesforce und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Nachverfolgung von Compliance
- Komplexe Schichten werden abgedeckt
- Effiziente Verwaltung der Personalkosten
Cons:
- Hohe Lernkurve für Manager
- Komplexer Einrichtungsprozess
OnShift ist ein Workforce-Management-Tool, das für das Gesundheitswesen und Pflegeeinrichtungen entwickelt wurde und sich auf Dienstplanung, Mitarbeiterengagement und Workforce-Analysen konzentriert. Es hilft dabei, den Personalbedarf zu verwalten, Fehlzeiten zu minimieren, die Fluktuation zu senken und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.
Warum ich mich für OnShift entschieden habe: OnShift ist besonders vorteilhaft für Senioreneinrichtungen, da es sich darauf konzentriert, die Mitarbeiterfluktuation durch effektive Dienstplanung und Mitarbeiterengagement zu reduzieren. Das Tool bietet prädiktive Analysen, die helfen, den Personalbedarf vorauszusehen, und seine Kommunikationsfunktionen halten die Teammitglieder informiert und verbunden. Der Fokus auf Mitarbeiterzufriedenheit unterstützt zudem ein positives und stabiles Arbeitsumfeld.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen prädiktive Analysen, die ein Verständnis für die Personalanforderungen und optimale Dienstplanung ermöglichen. Die Mitarbeiterbefragungen zur Engagementmessung sammeln Feedback und verbessern die Zufriedenheit. Zusätzlich bietet OnShift ein Prämienprogramm zur Anerkennung und Motivation der Mitarbeitenden.
Integrationen beinhalten ADP, Kronos, Paychex, Oracle, SAP, BambooHR, Microsoft Teams, Google Workspace, Salesforce, Workday und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Effektiv zur Reduzierung der Fluktuation
- Prädiktive Personalbedarfsanalysen
- Prämienprogramm für Mitarbeitende
Cons:
- Komplexe Benutzeroberfläche für manche Nutzer
- Eingeschränkte Admin-Kontrolle
Sling ist eine Software zur Mitarbeitereinsatzplanung, die ein Schichtplanungs-Tool für Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Gesundheitswesen anbietet. Zu den Funktionen gehören die Dienstplanerstellung, Zeiterfassung und Lohnkostenverwaltung, die für ein effizientes Personalmanagement unerlässlich sind.
Warum ich Sling gewählt habe: Sling ist eine ausgezeichnete Wahl für Einzelhandelsleiter, die Arbeitskosten optimieren und unnötige Überstunden vermeiden möchten. Ich habe es ausgewählt, weil es die Dienstplanung durch Funktionen wie Urlaubsverwaltung und Schichttausch vereinfacht, was eine ausgewogene Abdeckung erleichtert. Integrierte Kommunikationstools halten Teams in Verbindung und die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt dafür, dass neue Nutzer schnell eingearbeitet werden.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen beinhalten Personalprognosen und Kostenoptimierung, mit denen Budgets effizient verwaltet werden können. Das Aufgabenmanagement ermöglicht es, Aufgaben teamübergreifend zuzuweisen und zu überwachen. Zusätzlich bietet die Plattform mobile Zeiterfassung, sodass Mitarbeitende sich über die mobile Stempeluhr an- und abmelden können.
Integrationen umfassen Square, ADP, QuickBooks, Xero, Gusto, BambooHR, PayrollHero, Namely, Deputy, Toast und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Effiziente Verwaltung der Lohnkosten
- Mobiler Zugriff für Android, iPhone und iPad
- Aufgabenmanagement-Funktionen
Cons:
- Keine integrierte Lohnbuchhaltung
- Basisfunktionen für Analysen
Orbital Shift ist ein Planungs- und Personalmanagement-Tool für Gesundheitseinrichtungen und andere schichtbasierte Branchen. Es bietet Lösungen für die Mitarbeitereinsatzplanung, Zeiterfassung und Verwaltung der Personalkosten, um die betriebliche Effizienz zu steigern.
Warum ich Orbital Shift gewählt habe: Orbital Shift überzeugt insbesondere für Gesundheitsteams, die auf ein starkes Schichtmanagement und Compliance-Tracking angewiesen sind. Die automatisierten Planungsfunktionen helfen dabei, Konflikte zu minimieren und eine ausreichende Besetzung sicherzustellen. Benachrichtigungen und Alarme informieren alle stets über Schichtänderungen, während die Tools zur Verwaltung der Personalkosten die Nachverfolgung und Kontrolle der Ausgaben vereinfachen.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen bieten ein benutzerfreundliches Dashboard, das einen klaren Überblick über Dienstpläne und Personalbedarf liefert. Das Abwesenheitsmanagement ermöglicht es, Anfragen zu Urlaubs- und Abwesenheitszeiten effizient zu bearbeiten, und das Compliance-Tracking stellt sicher, dass Ihr Team die Branchenvorgaben erfüllt.
Integrationen sind unter anderem QuickBooks, ADP, Paychex, Gusto und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Planungsfunktionen
- Echtzeit-Benachrichtigungen und Alarme
- Präzise Zeiterfassung
Cons:
- Starke Lernkurve
- Kaum Offline-Zugriff
Humanity Schedule von TCP ist ein Workforce-Management- und Planungs-Tool, das speziell für große Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellen möchten. Es bietet Lösungen für Zeiterfassung, Schichtplanung und Personalmanagement. Die Software unterstützt Organisationen dabei, ihre Belegschaft effizient zu verwalten und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen zu gewährleisten.
Warum ich Humanity Schedule ausgewählt habe: Humanity Schedule ist dank seiner Skalierbarkeit und umfassenden Funktionen im Workforce Management eine starke Wahl für große Unternehmen. Das Tool bietet erweiterte Planungstools, die für komplexe Organisationsstrukturen geeignet sind, sowie Compliance-Werkzeuge, die bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen unterstützen. Die Berichtsfeatures liefern zudem hilfreiche Analysen zur Leistung und zu den Arbeitskosten der Belegschaft.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen automatisches Planen, das manuelle Fehler reduziert und Zeit spart. Das Tool bietet anpassbare Berichte, um Einblicke in die wichtigsten Personalmetriken zu gewinnen. Es ermöglicht außerdem die Nachverfolgung der Compliance, damit Ihr Team die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.
Integrationen umfassen ADP, QuickBooks, SAP, Oracle, Workday, BambooHR, Microsoft Teams, Slack, Google Workspace und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Effektiv für den Einsatz im großen Maßstab
- Erweiterte Planungsfunktionen
- Skalierbar für Unternehmensanforderungen
Cons:
- Benötigt technisches Know-how
- Hohe Einarbeitung erforderlich
Agendrix ist ein Terminplanungs- und Personalmanagement-Tool, das speziell für die Gastronomiebranche und ähnliche schichtbasierte Unternehmen entwickelt wurde. Es bietet Mitarbeitereinsatzplanung, Zeiterfassung und Kommunikationstools, um die betriebliche Effizienz zu steigern.
Warum ich Agendrix gewählt habe: Agendrix ist besonders für Restaurants nützlich, da seine intuitive Planungsoberfläche die Schichtplanung erheblich vereinfacht. Das Programm bietet Funktionen wie Schichttausch und Verfügbarkeitsmanagement, die für dynamische Umgebungen unerlässlich sind. Benachrichtigungen halten Ihr Team über Planänderungen auf dem Laufenden, sodass sie offene Schichten übernehmen können, und die mobile App ermöglicht jederzeitigen Zugriff auf die Einsatzpläne.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen einen Drag-and-Drop-Schichtplaner, der die Einsatzplanung schnell und einfach macht, sowie integrierte Teamnachrichten zur Förderung der Teamkommunikation. Darüber hinaus bietet Agendrix Berichtswerkzeuge zur Analyse der Mitarbeiterleistung und zur Prognose der Personalkosten.
Integrationen umfassen QuickBooks Online, Xero, EmployerD, Nethris, Ceridian PowerPay, Payworks, Sage50, Acomba, Hopem, EasyPay und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Effiziente Schichttauschfunktion
- Exzellenter mobiler Zugriff
- Zentralisierte In-App-Kommunikation
Cons:
- Komplizierte API-Integration
- Manuelle Anpassungen erforderlich
Connecteam ist eine Mitarbeiterplanungs-App, die speziell für Teams ohne festen Arbeitsplatz entwickelt wurde. Sie bietet Werkzeuge für die Einsatzplanung, Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung und ist somit ideal für Branchen wie Bauwesen, Gesundheitswesen und Einzelhandel.
Warum ich Connecteam gewählt habe: Connecteam eignet sich ideal für Teams ohne Schreibtisch, die eine zentrale Plattform für Dienstpläne, Kommunikation und tägliche Abläufe benötigen. Ich habe es ausgewählt, weil seine Tools zur Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und Teamkommunikation speziell auf mobile Arbeitskräfte zugeschnitten sind. Darüber hinaus unterstützt es wichtige HR-Funktionen innerhalb der App, und kleine Unternehmen profitieren davon, dass alle Premium-Funktionen für bis zu 10 Nutzer kostenlos sind.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen eine benutzerfreundliche Oberfläche, die die Einsatzplanung und Aufgabenverwaltung vereinfacht. Die Mitarbeiterplanungs-App unterstützt zudem Onboarding- und Engagement-Tools, die die Teamvernetzung fördern. Compliance sowie Gesundheits- und Sicherheitstracking sind integriert, um Ihr Team auf Branchenstandards abzustimmen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Gusto, Zapier, Xero, Square, BambooHR, HubSpot, ADP, Microsoft Teams, Google Kalender und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- All-in-One-Mobile-Hub
- Umfangreiche Planungswerkzeuge
- Integriertes Compliance-Tracking
Cons:
- Eingeschränkte Offline-Funktionalität
- Grundlegende Aufgabenfunktionen
New Product Updates from Connecteam
Connecteam Adds Pay Period Locks and Break Premium Controls
Connecteam adds closed and locked pay periods, Payroll Manager permissions, and timesheet actions for dismissing or reapplying Break Premiums to protect payroll accuracy and simplify exception management. For more information, visit Connecteam’s official site.
.Weitere Software für die Mitarbeiterselbstplanung
Hier sind weitere Optionen, die es zwar nicht auf meine Shortlist der besten Software zur Mitarbeitereinsatzplanung geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Parim
Am besten geeignet für Eventpersonal und Sicherheitsunternehmen
- Homebase
Am besten geeignet für integrierte Lohnabrechnungsanforderungen kleiner Unternehmen
- When I Work
Am besten für kleine bis mittelgroße Belegschaften geeignet
- Deputy
Am besten für die Personaleinsatzplanung im Gastgewerbe
- TimeTrex
Am besten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung geeignet
- TeamBridge
Am besten für KI-gestützte Terminplanung
- Qgenda
Am besten für die Einsatzplanung von medizinischem Personal
Wie ich Software für die Selbstplanung von Mitarbeiterschichten bewerte
Ich unterteile meine Bewertung in zwei Ebenen – grundlegende Funktionen, die jedes Tool haben muss, wie die eigenständige Übernahme und den Tausch von Schichten, sowie die Alleinstellungsmerkmale, die Plattformen für schichtintensive Teams hervorheben.
Kernfunktionen (Mindestanforderungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (überzeugt in diesem Bereich) in Bezug auf jede unten aufgeführte Kernfunktion. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss mindestens 65 % der Maximalpunktzahl erreichen, um in die engere Auswahl zu kommen.
- Selbstständige Schichtauswahl durch Mitarbeitende: Ich prüfe, ob Mitarbeitende selbstständig offene Schichten durchsuchen und übernehmen können, etwa wie eine Pflegekraft, die sich einen zusätzlichen Wochenenddienst sichert, ohne beim Vorgesetzten anzurufen.
- Tools für Schichttausch & -handel: Der Tauschprozess ist entscheidend – ich achte auf Peer-to-Peer-Tauschanfragen mit automatischen Eignungsprüfungen, sodass nur qualifiziertes Personal Schichten übernehmen kann.
- Eingabe von Verfügbarkeiten & Präferenzen: Mitarbeitende sollten ihre wiederkehrende Verfügbarkeit und Abwesenheitswünsche direkt im System einreichen können, nicht per Nebenschauplatz wie Tabellen oder E-Mail-Ketten.
- Mobiler Self-Service-Zugang: Ich bewerte, ob die mobile Nutzung alle Funktionen ermöglicht, wie das Übernehmen von Schichten, das Einreichen von Tauschanfragen und das Empfangen von Push-Benachrichtigungen – nicht nur die Anzeige eines statischen Dienstplans.
- Automatisierte Dienstplanveröffentlichung: Ich achte darauf, ob die Tools es Managern ermöglichen, Schichtpläne zu erstellen, zu veröffentlichen und dem Team in Echtzeit bereitzustellen, sodass z. B. eine kurzfristige Abdeckung sofort an alle kommuniziert wird.
- Einhaltung von Regeln & Compliance: Die Plattform sollte Arbeitszeitregelungen wie Überstundenbegrenzung, vorgeschriebene Ruhezeiten und Minderjährigenvorgaben schon vor der Schichtzuweisung automatisch prüfen und durchsetzen.
Sobald ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllt, prüfe ich die jeweiligen Alleinstellungsmerkmale der Plattformen.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter einzigartig macht)
So vergleiche und bewerte ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Ein Schichtmarktplatz, auf dem Mitarbeitende auf offene Schichten bieten können – z. B. nach Dienstjahren oder Qualifikation sortiert – entlastet Manager von manuellen Schichtzuweisungen. Ich prüfe außerdem, ob die Plattform eine integrierte Zeiterfassung bietet, die mit den eigenständigen Schichteinträgen verknüpft ist, da getrennte Systeme oft zu Lohnabrechnungsfehlern führen. Weitere Unterscheidungsmerkmale sind Fatigue- und Wohlfühlregeln: Tools, die z. B. das direkte Aneinanderreihen von Schluss- und Frühschichten blockieren oder zu viele Arbeitsstunden kennzeichnen, helfen Teams, Überlastung und Ausfall vorzubeugen.
Mehr als nur Funktionen
Integration in Lohnabrechnung und HRIS ist hier besonders wichtig. Ein Planungssystem, das Mitarbeitendenstammdaten und Arbeitsstunden direkt mit Plattformen wie ADP oder BambooHR synchronisiert, spart doppelte Datenerfassung und sorgt für exakte Lohnabrechnungen. Ebenso bewerte ich die Branchenpassung – ein Krankenhaus mit personenbezogener Qualifikationsplanung benötigt andere Planungslogik als eine Einzelhandelskette mit Teilzeitkräften. Schließlich ist die Tiefe der Compliance entscheidend: Ich prüfe insbesondere, ob das System spezifische arbeitsrechtliche Vorgaben wie Vorlaufzeiten für Dienstpläne oder senioritätsbasierte Regeln gemäß Tarifvertrag abbildet.
So wählen Sie die passende Selbstplanungs-Software für Mitarbeitende aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie beim Auswahlprozess den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Faktoren:
| Faktor | Worauf achten? |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Wächst die Software mit Ihrem Team? Suchen Sie nach Tools, die sowohl Ihre aktuelle Größe unterstützen als auch zukünftiges Wachstum. Vermeiden Sie starre Systeme, die die Weiterentwicklung einschränken könnten. |
| Integrationen | Verbindet sich die Software mit Ihren bestehenden Systemen wie Lohnabrechnung oder HR-Software? Nahtlose Integration spart Zeit und reduziert Fehler. |
| Anpassbarkeit | Lässt sich das Tool auf Ihre Workflows abstimmen? Achten Sie auf anpassbare Einstellungen oder Vorlagen, die Ihre individuellen Bedürfnisse abbilden. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Oberfläche intuitiv? Prüfen Sie, wie leicht das System zu bedienen ist, damit Ihr Team es ohne großen Schulungsaufwand nutzen kann. |
| Implementierung und Onboarding | Wie schnell können Sie starten? Berücksichtigen Sie den Zeitaufwand sowie die notwendigen Ressourcen für Einrichtung und Schulung. Suchen Sie nach Tools mit klarer Unterstützung beim Einstieg. |
| Kosten | Prüfen Sie die Gesamtkosten, inkl. versteckter Gebühren. Vergleichen Sie die Preisstrukturen und überlegen Sie, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis zu Ihrem Budget passt. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Sind Ihre Daten und die Ihrer Mitarbeitenden geschützt? Achten Sie auf die Einhaltung von Datenschutzvorgaben und auf starke Sicherheitsfunktionen. |
| Support-Verfügbarkeit | Welche Support-Optionen werden angeboten? Suchen Sie nach 24/7-Support, verschiedenen Kontaktmöglichkeiten und einem reaktionsschnellen Hilfezentrum, damit Sie bei Problemen Unterstützung erhalten. |
Was ist eine Software für Mitarbeiterselbstplanung?
Mitarbeiter-Selbstplanungssoftware ist ein Tool, das es Mitarbeitenden ermöglicht, ihre eigenen Arbeitszeiten innerhalb festgelegter Parameter zu verwalten. Personalverantwortliche, Manager und Teamleiter nutzen diese Tools in der Regel, um die Flexibilität und Effizienz der Belegschaft zu erhöhen. Funktionen wie automatische Dienstplanung, Schichttausch, das Übernehmen offener Schichten und mobiler Zugriff helfen dabei, Konflikte bei der Dienstplanung zu reduzieren und die Mitarbeitendenzufriedenheit zu steigern. Insgesamt unterstützen diese Tools Unternehmen dabei, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und das Engagement der Mitarbeitenden zu verbessern.
Funktionen
Achten Sie bei der Auswahl einer Mitarbeiter-Selbstplanungssoftware auf folgende wichtige Funktionen:
- Automatische Dienstplanung: Erstellen Sie Dienstpläne automatisch auf Basis der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden und des Geschäftsbedarfs und verringern Sie manuellen Aufwand und Fehler.
- Schichttausch: Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, Schichten untereinander zu tauschen, was Flexibilität bietet und Dienstplan-Konflikte reduziert.
- Mobiler Zugriff: Mitarbeitende können ihre Dienstpläne unterwegs über mobile Endgeräte einsehen und verwalten und bleiben so stets informiert.
- Zeiterfassung: Erfassen Sie Arbeitszeiten der Mitarbeitenden genau, was die Lohnabrechnung und das Management der Personalkosten erleichtert.
- Benachrichtigungen und Alarme: Senden Sie Mitarbeitenden Echtzeit-Updates zu Dienstplanänderungen, um Missverständnisse zu minimieren.
- Einhaltungsnachverfolgung: Stellen Sie sicher, dass Dienstpläne gesetzliche Vorgaben und arbeitsrechtliche Regelungen erfüllen, um Rechtsverstöße zu vermeiden.
- Anpassbare Berichte: Erzeugen Sie Berichte zur Analyse der Personalleistung und Personalkosten, um die strategische Entscheidungsfindung zu unterstützen.
- Mitarbeiter-Self-Service: Erlauben Sie Mitarbeitenden, Verfügbarkeiten und persönliche Daten selbst zu verwalten und reduzieren Sie damit den administrativen Aufwand.
- Integrationsmöglichkeiten: Koppeln Sie das System an Lohnabrechnungs- und HR-Software, um einen verbesserten Datenfluss und mehr Effizienz zu erreichen.
- Geofencing: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende an den vorgesehenen Standorten ein- und ausstempeln und verbessern Sie so die Genauigkeit der Zeiterfassung.
Vorteile
Die Einführung einer Mitarbeiter-Selbstplanungssoftware bringt zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Mehr Flexibilität: Mitarbeitende können ihre Schichten eigenständig verwalten und untereinander tauschen, was die Arbeitszufriedenheit und die Work-Life-Balance erhöht.
- Zeitersparnis: Durch automatisierte Dienstplanung verringert sich der zeitliche Aufwand für Führungskräfte bei der Dienstplanerstellung und -verwaltung, sodass sie sich anderen Aufgaben widmen können.
- Verbesserte Kommunikation: Echtzeit-Benachrichtigungen und Alarme sorgen dafür, dass alle über Dienstplanänderungen informiert sind, was Missverständnisse reduziert.
- Kosteneffizienz: Präzise Zeiterfassung und das Einhalten von Vorschriften unterstützen dabei, Personalkosten zu kontrollieren und Überstunden- oder Rechtskosten zu vermeiden.
- Gesteigerte Produktivität: Mit mobilem Zugriff und Self-Service-Optionen können Mitarbeitende ihre Planungsanforderungen schnell bearbeiten und Arbeitsunterbrechungen minimieren.
- Bessere Entscheidungsfindung: Anpassbare Berichte liefern relevante Daten zur Personalperformance und zu Personalkosten und unterstützen Ihre strategische Planung.
- Weniger Verwaltungsaufwand: Indem Mitarbeitende ihre Verfügbarkeiten und persönlichen Daten selbst pflegen, entlastet die Software die HR-Abteilung.
Kosten & Preise
Bei der Auswahl einer Mitarbeiter-Selbstplanungssoftware ist es wichtig, die unterschiedlichen Preismodelle und verfügbaren Tarife zu verstehen. Die Kosten variieren abhängig von Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die untenstehende Tabelle gibt eine Übersicht über gängige Tarife, deren durchschnittliche Preise sowie typische Funktionen von Lösungen zur Mitarbeiter-Selbstplanung:
Tarifvergleichstabelle für Mitarbeiter-Selbstplanungssoftware
| Tarif-Art | Durchschnittlicher Preis | Typische Funktionen |
|---|---|---|
| Gratis-Tarif | $0 | Basis-Dienstplanung, Mitarbeiter-Self-Service und eingeschränkter mobiler Zugriff. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/user/month | Automatische Dienstplanung, Schichttausch, mobiler Zugriff und Basis-Reporting. |
| Business-Tarif | $15-$25/user/month | Erweiterte Dienstplanung, Zeiterfassung, Compliance-Tools und detaillierte Berichte. |
| Enterprise-Tarif | $25-$50/user/month | Individuelle Funktionen, Integrationsmöglichkeiten, erweiterte Analysen und Support. |
FAQs zur Mitarbeiterselbstplanung-Software
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Mitarbeiterselbstplanung-Software:
Wie funktioniert eine Mitarbeiterselbstplanung-Software?
Eine Mitarbeiterselbstplanung-Software ermöglicht es Angestellten, ihre Schichten innerhalb vorgegebener Parameter selbst zu verwalten. Die Führungskräfte legen Regeln für die Schichtverfügbarkeit fest, und die Mitarbeitenden melden sich an, um verfügbare Schichten auszuwählen oder zu tauschen. Dadurch verringert sich der Verwaltungsaufwand und die Flexibilität steigt. Beispielsweise kann ein Einzelhandelsgeschäft die Software nutzen, um dem Personal zu ermöglichen, ihre Arbeitszeiten je nach Stoßzeiten auszuwählen.
Ist eine Mitarbeiterselbstplanung-Software sicher?
Ja, die meisten Mitarbeiterselbstplanung-Softwares bieten Sicherheitsfunktionen, um Ihre Daten zu schützen. Sie beinhalten häufig Verschlüsselung, Benutzerauthentifizierung und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen. Prüfen Sie stets, ob die Software die Sicherheitsanforderungen Ihrer Organisation erfüllt, bevor Sie sie einführen. Achten Sie auf Zertifizierungen oder Nachweise zur Einhaltung als Hinweis auf die Sicherheit.
Kann eine Mitarbeiterselbstplanung-Software mit Lohnabrechnungssystemen integriert werden?
Ja, viele Mitarbeiterselbstplanungs-Tools lassen sich mit gängigen Lohnabrechnungssystemen integrieren. Dadurch werden die erfassten Arbeitszeiten direkt in die Lohnabrechnung übernommen, sodass Fehler und manuelle Eingaben reduziert werden. Überprüfen Sie vor dem Kauf, ob die Software eine Anbindung an Ihr bestehendes Lohnsystem unterstützt oder einen einfachen API-Anschluss bietet.
Brauche ich technisches Fachwissen, um eine Mitarbeiterselbstplanung-Software zu nutzen?
Nein, Sie benötigen keine erweiterten technischen Kenntnisse, um diese Tools zu nutzen. Die meisten Lösungen sind benutzerfreundlich gestaltet und bieten intuitive Oberflächen. Für Einrichtung und Anpassung kann jedoch grundlegendes Technikverständnis hilfreich sein. Achten Sie auf Software mit gutem Support und Schulungsressourcen, damit Sie reibungslos starten können.
Kann eine Mitarbeiterselbstplanung-Software dabei helfen, Terminüberschneidungen zu vermeiden?
Ja, die meisten Tools erkennen automatisch sich überschneidende Schichten oder nicht verfügbare Mitarbeitende. Damit können Führungskräfte Probleme lösen, bevor der Dienstplan veröffentlicht wird. So gibt es seltener kurzfristige Personalausfälle im Team.
Unterstützt die Mitarbeiterselbstplanung-Software den mobilen Zugang?
Die meisten modernen Plattformen bieten mobile Apps oder mobil-optimierte Dashboards. Mitarbeitende können Schichtpläne einsehen, Schichten auswählen und Änderungen direkt über ihr Handy anfragen. Das beschleunigt die Kommunikation und sorgt für eine ständige Aktualisierung in Echtzeit.
Was kommt als Nächstes:
Wenn Sie aktuell eine Mitarbeiterselbstplanung-Software recherchieren, kontaktieren Sie einen SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre individuellen Anforderungen geklärt werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste passender Softwarelösungen. Sie werden sogar während des gesamten Kaufprozesses unterstützt, einschließlich Preisverhandlungen.