¿Qué es un sistema ERP? Cómo funcionan y por qué usar uno
ERP, o planificación de recursos empresariales, es un sistema de software que reúne funciones empresariales clave como RRHH, cadena de suministro, CRM y finanzas en una sola plataforma. Si estás cansado de gestionar estas tareas por separado, los sistemas ERP te ayudan a automatizar procesos, aumentar la eficiencia y proporcionarte información precisa y en tiempo real, para que puedas centrarte en lo que importa.
En este artículo, te explicaré qué es un ERP, cómo funciona y por qué podría facilitarte mucho el trabajo.
¿Qué es un sistema ERP?
ERP es un acrónimo de planificación de recursos empresariales, un software de gestión empresarial. En un artículo elaborado para el sitio de noticias CIO.com, orientado a ejecutivos de negocios y tecnología, CIO.com, el columnista colaborador Bart Perkins proporciona una definición completa de un sistema ERP.
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Él lo define como un “sistema de aplicaciones de software integradas que estandariza, optimiza e integra los procesos empresariales en finanzas, recursos humanos, compras, distribución y otros departamentos.”
La corporación multinacional estadounidense de tecnología informática, Oracle, define el ERP como “un tipo de software que las organizaciones utilizan para gestionar las actividades empresariales diarias, como contabilidad, compras, gestión de proyectos, gestión de riesgos y cumplimiento, y operaciones de la cadena de suministro.”
Oracle agrega que para que una suite ERP se considere completa, debe incluir software que ayude a las organizaciones con la planificación, la gestión del rendimiento empresarial, presupuestación, previsiones y la creación de informes con detalles de los resultados financieros de la organización.
Los sistemas ERP también pueden ampliarse con aplicaciones de terceros para acceder a funciones como la gestión del ciclo de vida del producto, compras electrónicas, gestión de datos de productos, minería de datos y otras funcionalidades. El sistema ERP suele ampliarse mediante interfaces suministradas por el proveedor.
Breve historia del ERP
Los sistemas ERP fueron introducidos alrededor de 1990 principalmente para ser utilizados por empresas manufactureras. El concepto surgió de sistemas como la planificación de necesidades de materiales II (MRP II) desarrollada en 1983, la MRP en 1964, y la Cantidad Económica de Pedido (EOQ), que apareció en 1913.
Según el proveedor de software de planificación de recursos empresariales, QAD.Inc, el término ERP fue acuñado por Gartner Group para distinguir los sistemas ERP de los sistemas MRP en la década de 1990. QAD.Inc afirma que durante este período, los sistemas ERP comenzaron a desarrollarse para incluir inteligencia empresarial “al tiempo que gestionaban otras funciones, como la automatización de la fuerza de ventas (SFA), la automatización del marketing y el comercio electrónico.”
Debido a algunos de los desafíos del ERP local, los proveedores empezaron a desarrollar ERP basado en la nube para ofrecer un sistema SaaS ERP (ERP proporcionado como servicio de software). Algunas de las desventajas de la implantación local del ERP incluyen el coste de implementación, licencias y una larga duración de implementación, entre otros.
En cambio, el SaaS es fácil y más económico de implementar, ya que normalmente se paga una suscripción mensual. Los usuarios pueden personalizar el software en función de las necesidades específicas del sector. Esto hace que el sistema sea adecuado incluso para una pequeña empresa.
Las principales características del sistema ERP
Un sistema de planificación de recursos empresariales tiene cuatro características principales: diseño modular, base de datos centralizada y abierta, flexibilidad y generación automática de información. Este sistema de software funciona en tiempo real, a partir de una base de datos general que respalda todo el software. Esto da como resultado una apariencia y funcionamiento coherentes en todos los módulos del ERP.
El objetivo principal de una solución de software ERP es reunir todas las áreas funcionales de la empresa para alcanzar los objetivos operativos rápidamente. Todos los procesos empresariales se integran en todas las unidades del negocio, en un enfoque completo para agilizar procesos e información en toda la organización.
Perkins proporciona un excelente ejemplo de cómo el ERP utiliza datos en tiempo real para integrar varios procesos empresariales. Utiliza el caso de una empresa que requiere que los clientes realicen pedidos en línea. En cuanto se completa un nuevo pedido, el ERP comprueba automáticamente el precio e inicia una verificación de crédito, si es necesario. Comprueba si el producto está disponible y avisa a la unidad que programará la entrega. Tan pronto como se entrega el pedido, se envía una factura y el departamento de contabilidad puede actualizar sus registros.
Echemos un vistazo más en profundidad a las distintas características de un sistema ERP moderno:
Apariencia y funcionamiento coherentes
La apariencia y sensación coherentes de un ERP ayudan a una empresa a reducir el coste de la formación. Perkins señala que los primeros proveedores se dieron cuenta de que una apariencia coherente ayuda a que la organización parezca más profesional. Los empleados que trabajan en diversas áreas del negocio pueden confiar en la misma información mientras satisfacen las necesidades específicas de los clientes.
La integración de un ERP permite que una organización proyecte una imagen coherente al mercado, tanto si se observa su software contable, su sistema de gestión de almacenes o simples hojas de cálculo de los procesos manuales.
Todas las aplicaciones soportadas desde una base de datos común
Uno de los retos significativos que enfrentan las organizaciones es que los diferentes departamentos operan de manera aislada (unidades desarticuladas). Esto puede llevar a situaciones embarazosas en las que departamentos distintos dan información contradictoria a los clientes, lo que afecta negativamente a la calidad del servicio al cliente.
Un sistema ERP garantiza que una base de datos compartida respalde todas las aplicaciones para asegurar el éxito del cliente. Esto significa que los trabajadores de distintas unidades pueden depender de la misma información de la base de datos tanto para sus actividades diarias como para cualquier necesidad del negocio.
Opera en tiempo real
En esta era del Internet de las Cosas (IoT), donde los dispositivos están constantemente conectados mediante tecnologías como la computación en el borde, la función de tiempo real garantiza que cada proceso empresarial pueda acceder rápidamente a la información que necesita. La computación en el borde es un sistema que acerca el almacenamiento y procesamiento de datos al lugar donde se utilizarán.
La función en tiempo real de los ERP ayuda a identificar los problemas rápidamente y da tiempo a los ejecutivos de la empresa para corregir cualquier inconveniente.
Tipos de sistemas ERP
Básicamente existen tres diferentes sistemas ERP: software local (on-premise), software basado en la nube y software híbrido. El tipo específico que necesite cualquier organización depende principalmente del tamaño de la empresa, de los dispositivos informáticos disponibles y de la capacidad del sistema para satisfacer las necesidades de la empresa.
Veamos en detalle los tres tipos:
Software ERP local (On-Premise)
Como su nombre lo indica, el software ERP local se despliega en las instalaciones de la empresa. Es controlado principalmente por su empresa después de la instalación, o por un consultor de ERP. Esta es la solución ERP que necesita si desea tener el control total de la seguridad de su sistema ERP. Sin embargo, implementar este tipo de aplicación ERP requerirá que disponga de recursos informáticos dedicados en sus instalaciones para encargarse del mantenimiento de las aplicaciones y los servidores.
El software ERP local ofrece diversas ventajas, entre ellas:
- Sus datos confidenciales no tienen que ser gestionados por terceros.
- Cada módulo ERP se puede personalizar según las necesidades específicas de su negocio.
- Ofrece potentes opciones de integración con sus otros sistemas (incluyendo su software CRM).
Sistema ERP basado en la nube
Este tipo de sistema ERP suele denominarse Software como Servicio (SaaS), lo que implica que un tercero gestiona el servicio. Su diseño flexible permite a su personal almacenar y consultar datos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Normalmente, el precio se basa en una suscripción periódica.
La principal desventaja de este tipo de implementación ERP es que debe confiar en que un proveedor de ERP gestione parte de sus datos sensibles. Sin embargo, tiene varias ventajas. Por ejemplo, no necesita hacer una inversión inicial importante para obtener el sistema. Tampoco necesita equipos o habilidades especializadas antes de implementar el sistema.
Sistema ERP híbrido
El sistema ERP híbrido a veces se llama ERP de dos niveles. Permite que su empresa combine sistemas ERP en la nube y sistemas ERP locales. Este es un sistema que elegiría si quiere disfrutar lo mejor de ambos mundos. Por ejemplo, puede aprovechar la experiencia del consultor de ERP sin necesidad de darle acceso a toda su información.
¿Cómo funciona un sistema ERP?
Un sistema ERP funciona disminuyendo el número de recursos necesarios para operar el negocio de manera óptima, pero a la vez asegurando la rentabilidad y la mejora empresarial.
El sistema ERP se diferencia de una sola aplicación porque permite que los diferentes módulos empresariales de la compañía trabajen desde una única base de datos.
El sistema recopila datos de distintas partes del negocio. Coloca los datos en un lugar central donde los empleados que lo necesiten puedan acceder a ellos. Elimina los silos de información que muchas empresas sufren y garantiza que la información adecuada esté disponible para quienes la necesitan.
Supongamos que el sistema ERP de tu empresa está casi completamente automatizado. El ERP realiza la entrada de datos por ti en el back-end y también intercambia la información con otras unidades que la necesitan.
Por ejemplo, cuando se inicia una orden de envío para el último artículo en stock, los módulos de gestión de inventario deben registrar esta información e informar a los departamentos relevantes para que se pueda reponer el inventario. El equipo de ventas también será informado para no hacer promesas que no pueda cumplir.
Lee más sobre cómo funciona un ERP y cómo puedes usarlo a tu favor aquí.
¿Por qué podrías necesitar un sistema ERP?
Veamos algunas de las razones por las cuales empresas de diferentes tamaños pueden beneficiarse al implementar un ERP.
Compartir información: El sistema ERP puede compartir automáticamente información crucial entre los diferentes departamentos de tu empresa y, como resultado, fomenta la colaboración mediante el intercambio de información integrada.
Mejor desempeño empresarial: El sistema integrado garantizará que los departamentos dediquen su tiempo a gestionar su negocio principal en vez de intentar obtener la información que les ayudaría a hacerlo. Por ejemplo, un sistema ERP podría mejorar el desempeño de tu negocio en la previsión de ventas mediante el seguimiento de pedidos, seguimiento de ingresos y generación de órdenes de compra.
Fácil de gestionar: Con el rápido avance de la tecnología, los sistemas ERP siguen volviéndose más fáciles de gestionar y usar. Esto es especialmente cierto para las empresas que quizás no tengan las habilidades o recursos para integrar sus sistemas. Para las grandes empresas, el ERP puede reducir los recursos necesarios para operar sistemas desarticulados.
Reportes estandarizados: Si quieres que tu organización se comunique al mercado, necesitarás que todos en la organización estén en la misma página. El ERP asegurará que la información entregada por tu organización sea coherente.
Reducción de costos: Según Business Automation Specialists, un proveedor de ERP, soluciones contables y de automatización, “Las empresas manufactureras con mejores prácticas que utilizan sistemas ERP pudieron reducir sus niveles de inventario en un 22%.” Añade: "Esas mismas empresas también vieron casi un 20% de reducción en los costos generales.”
Para profundizar aún más, consulta este artículo sobre los 9 beneficios del software ERP.
¿Buscas más?
Si buscas un software diferente al ERP, revisa lo siguiente:
- Software de gestión de capital humano (HCM) — software creado para gestionar empleados, realizar la planificación de personal, llevar a cabo la gestión del talento y la optimización de la plantilla.
- Software de gestión del desempeño — software para gestionar el rendimiento y el comportamiento laboral de los empleados individuales dentro de una organización.
- Software de gestión de personal — software para gestionar aspectos de la fuerza laboral de una organización, incluido programación de turnos, asistencia, permisos, incorporación y más.
Por último, si no tienes claro si necesitas un sistema ERP o CRM, ¡quizás realmente necesites ambos! Este artículo te guía por las similitudes y diferencias entre los sistemas ERP y CRM para ayudarte a aclararlo.
