¿Qué es un sistema HRMS? Características, beneficios y antecedentes
Un HRMS (sistema de gestión de recursos humanos) es un software que ayuda a agilizar tareas de RRHH como nómina, gestión de beneficios, reclutamiento y seguimiento del desempeño. En este artículo, te explicaré qué es un HRMS, cómo funciona y te mostraré exactamente cómo puede facilitar y hacer más eficientes tus procesos de recursos humanos.
¿Qué es un HRMS?
Un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) es una aplicación informática utilizada por profesionales de RRHH en la gestión de recursos humanos, es decir, de personas. Funcionan integrando varias funciones relacionadas de recursos humanos en una sola plataforma.
Los sistemas HRMS están diseñados para apoyar diferentes funciones de tu departamento de RRHH como la gestión de nómina, reclutamiento, administración de beneficios, gestión de datos de los empleados, gestión del desempeño de los empleados, capacitación y seguimiento de competencias.
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¿Cuál es la diferencia entre un HRMS y un HRIS?
HRIS es un acrónimo de sistema de información de recursos humanos y se usa de manera intercambiable con HRMS. Su uso se remonta a la década de 1980, cuando las soluciones informáticas se denominaban comúnmente sistemas de información de gestión (MIS). Más adelante, cuando los sistemas de gestión de RRHH se actualizaron, MIS cambió a HRIS.
Hoy en día, después de una mayor evolución tecnológica del sistema de gestión de RRHH más allá del almacenamiento de registros de empleados, HRIS se usa para describir sistemas de gestión de RRHH más básicos, mientras que el término HRMS describe sistemas con funciones más avanzadas. Para alguien como un analista de HRMS, existen conocimientos que se superponen y son útiles, pero también conocimientos especializados para cada sistema que son necesarios para tener éxito en el puesto.
A pesar de las diferencias clave entre HRIS y HRMS, los dos términos a menudo se usan como sinónimos para describir el software de RRHH que utiliza una organización para gestionar sus datos de empleados.
Historia de los HRMS
La historia de los sistemas HRMS se remonta a la década de 1970, cuando las empresas buscaban automatizar las nóminas e iniciar una mejor gestión de la plantilla. El uso de computadoras era limitado entonces y las empresas dependían de la entrada manual para realizar la evaluación de empleados.
Luego llegaron las computadoras mainframe, que se usaron para calcular deducciones y sueldos de los trabajadores, seguir los pasivos de la nómina e imprimir cheques en papel.
Entre las primeras empresas que desarrollaron un sistema de RRHH completo estuvo PeopleSoft en 1987. Su sistema incluía la gestión de registros de empleados, administración de beneficios, control de tiempo y asistencia, reclutamiento de empleados, informes de cumplimiento, nómina y detalles de compensación. Los profesionales de RRHH podían ahora automatizar mejor el ciclo de vida del empleado y también tomar mejores decisiones sobre la fuerza laboral.
La rápida evolución en el uso de Internet a finales de la década de 1990 mejoró los procesos de RRHH. Los anuncios de trabajo en papel rápidamente fueron reemplazados por bolsas de trabajo electrónicas. La gestión de nóminas se hizo completamente electrónica para el año 2000, cuando las herramientas de autoservicio para empleados y depósitos directos se popularizaron.
Los servicios de RRHH en la nube surgieron en esa época y para la década de 2010 este servicio ya era corriente, accesible para organizaciones de todos los tamaños a precios asequibles.
Hoy en día, los HRMS y HRIS han tomado el control por completo y continúan incorporando las tecnologías más recientes. Por ejemplo, el software de RRHH integral ahora viene con análisis predictivo y con inteligencia artificial incorporada, ayudando a las organizaciones con tareas como detectar tendencias de fuerza laboral y analizar candidatos durante el reclutamiento.
Características de un HRMS
Un HRMS ayuda a que la función de RRHH trabaje de manera más eficiente y precisa manteniendo registros seguros y automatizando procesos básicos. Un HRMS bien desarrollado apoyará a los equipos de RRHH en áreas como:
Gestión del ciclo de vida del empleado
El mejor sistema HRMS ofrecerá soporte a los empleados a lo largo de su ciclo de vida laboral, desde la solicitud de empleo, capacitación continua, promociones e incluso administración de beneficios. La gestión de empleados también puede incluir la recopilación, almacenamiento y análisis de documentos y datos del personal.
Otra función popular de los HRMS es el autoservicio del empleado, que les permite acceder y actualizar su propia información, solicitar días libres, etc.
Gestión de la fuerza laboral
Las funciones de gestión de la fuerza laboral en un HRMS ayudan a las empresas a gestionar los horarios de los empleados, la asistencia y la distribución de la carga laboral de manera eficiente. Con la automatización y las actualizaciones en tiempo real, se minimizan los conflictos, se garantiza el cumplimiento de las leyes laborales y se mantiene la productividad de la fuerza laboral. Los análisis avanzados permiten una mejor previsión de las necesidades de recursos, reduciendo costos y mejorando la eficiencia operativa.
También existen sistemas de gestión de la fuerza laboral independientes si eso es todo lo que necesitas.
Compromiso del Empleado
Un HRMS puede ayudar a mantener a tus empleados comprometidos, asistiendo en la adquisición de nuevas habilidades, desarrollando un camino de carrera y brindando reconocimiento (por ejemplo, revisiones o premios) para tu personal. Contratar, despedir y jubilarse no deberían ser las únicas oportunidades para interactuar con los empleados. Un HRMS facilita ciclos de retroalimentación positiva, crecimiento continuo y satisfacción personal.
Gestión de Nóminas
Una de las funciones principales del software HRMS desde sus inicios ha sido la gestión de nóminas. A través de las funciones de autoservicio en el sistema HRMS, los empleados pueden cambiar deducciones electivas, retenciones fiscales, cuentas de depósito directo y también recuperar sus estados de ingresos.
Gestión del Desempeño
Las plataformas HRMS suelen incluir herramientas para establecer metas claras para los empleados, alinearlas con los objetivos de la empresa y realizar evaluaciones de desempeño periódicas. Estos sistemas proporcionan mecanismos estructurados de retroalimentación, ayudando a los gerentes a identificar fortalezas y áreas de mejora en tiempo real. Fomentando el desarrollo continuo, apoyan el crecimiento profesional y aseguran que los empleados permanezcan comprometidos y motivados.
Planificación de la Fuerza Laboral
Para retener el mejor talento y mejorar el compromiso de los empleados, la mayoría de las empresas optan por optimizar su fuerza laboral para permanecer resilientes ante los cambios (a esto a veces se le denomina gestión del capital humano o planificación de la fuerza laboral). Los sistemas HRMS pueden proporcionarte los datos empresariales que necesitas para ver qué está funcionando en tu plantilla y qué necesita mejorarse.
Beneficios de un HRMS
Los HRMS se consideran un tipo de software Core HR. Ayudan a mantener lubricados los ejes de las empresas que funcionan de manera eficiente hoy en día. Los beneficios de un HRMS incluyen:
Ahorro de Tiempo
Los especialistas en recursos humanos ya no tienen que dedicar tanto tiempo a actualizaciones rutinarias, como actualizar manualmente la información de los empleados. Los sistemas HRMS capturan e integran con precisión toda la información en el sistema.
Precisión
Los informes financieros sin errores son uno de los muchos beneficios que las organizaciones han podido disfrutar gracias al uso de sistemas HRMS modernos.
Autoservicio del Empleado
Las funciones seguras de autoservicio integradas en los sistemas HRMS han dado lugar a una mayor productividad. Se pierde menos tiempo consultando a profesionales de RRHH sobre lo que ya es accesible desde los sistemas HRMS. Por ejemplo, los empleados pueden acceder fácilmente a formularios como los W-2 por sí mismos y también generar estados de pago.
Almacenamiento Centralizado
Todos los datos de los empleados se integran en un solo lugar, lo que facilita su recuperación y compartirlos con solo unos clics. Esto mejora la seguridad de la información sensible, ya que el acceso a diferentes archivos e información puede cifrarse y protegerse a través de permisos asignados.
Informes Bajo Demanda
Compartir informes con otros departamentos es tan fácil como hacer clic con el ratón. No es necesario realizar un trabajo tedioso clasificando diferentes hojas de Excel.
Promueve una Cultura de Autoservicio
Los empleados confían en sí mismos para diversas tareas, como generar estados de pago y formularios W-2.
Gestión Mejorada de Datos
Los profesionales de RRHH pueden navegar y gestionar grandes cantidades de datos con la ayuda de una solución HRMS. Buscar, filtrar e informar sobre datos también se vuelve mucho más sencillo.
Menos Sistemas para Gestionar
Un buen HRMS es suficiente para servir a toda una organización para una variedad de propósitos cruciales. Los procesos de RRHH se unifican en lugar de tener herramientas separadas para nómina, contratación, administración de beneficios, y así sucesivamente. Entender la estructura de costos de las soluciones HRMS ayuda a las organizaciones a tomar decisiones informadas sobre este enfoque unificado.
Procesos de Incorporación Rápidos
Los profesionales de RRHH pueden confiar en soluciones de automatización de incorporación que eliminan parte de la carga administrativa de incorporar nuevos empleados sin comprometer el proceso de reclutamiento.
Seguridad en el HRMS
La seguridad es una de las características más importantes de un HRMS que las empresas no deben pasar por alto. Tu HRMS debería contar con acceso basado en roles para su personal, segmentación del sistema para varios departamentos, autenticación de dos factores, cifrado de datos y contraseñas robustas con buenas políticas de restablecimiento.
Cómo elegir un HRMS
Espero que ahora tengas una buena respuesta a la pregunta “¿Qué es un sistema HRMS?” así como a sus características y beneficios. Ahora estás preparado para el siguiente paso; es decir, averiguar cómo elegir el mejor sistema HRMS para tus necesidades.
Por suerte para ti, ya hemos hecho el trabajo duro. Así que echa un vistazo a nuestra lista de los mejores HRMS o los mejores HRMS para pequeñas empresas. Estas listas te ayudarán a comparar fácilmente los mejores sistemas y así identificar la opción que mejor se adapte a tus necesidades.
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