¿Qué es un sistema HRMS? Características, beneficios y antecedentes
Un HRMS (sistema de gestión de recursos humanos) es un software que ayuda a optimizar tareas de RR. HH. como la gestión de nóminas, la administración de beneficios, la contratación y el seguimiento del desempeño. En este artículo, explicaré qué es un HRMS, cómo funciona y te mostraré exactamente cómo puede hacer que tus procesos de RR. HH. sean más sencillos y eficientes.
¿Qué es un HRMS?
Un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) es una aplicación de software que utilizan los profesionales de RR. HH. para gestionar los recursos humanos, es decir, a las personas. Funcionan integrando varias funciones relacionadas con los RR. HH. en una sola plataforma.
Los sistemas HRMS están diseñados para respaldar distintas funciones de tu departamento de RR. HH., como la gestión de nóminas, la contratación, la administración de beneficios, la gestión de datos de los empleados, la gestión del desempeño de los empleados, la formación y el seguimiento de competencias.
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¿Cuál es la diferencia entre un HRMS y un HRIS?
HRIS es el acrónimo de sistema de información de recursos humanos y se utiliza indistintamente con HRMS. Su uso se remonta a la década de 1980, cuando las soluciones informáticas se denominaban habitualmente sistemas de información de gestión (MIS). Más adelante, cuando los sistemas de gestión de RR. HH. se actualizaron, MIS pasó a ser HRIS.
En la actualidad, tras la evolución tecnológica del sistema de gestión de RR. HH., que fue más allá del almacenamiento de los registros de los empleados, HRIS se utiliza para describir sistemas de gestión de RR. HH. más básicos, mientras que el término HRMS describe sistemas con funciones más avanzadas. Para alguien como un analista de HRMS, existe un conocimiento transversal útil, pero es necesario contar con conocimientos especializados de cada sistema para tener éxito en el puesto.
A pesar de las diferencias clave entre HRIS y HRMS, ambos términos se utilizan a menudo como sinónimos para describir el software de RR. HH. que utiliza una organización para gestionar los datos de los empleados.
Historia de los HRMS
La historia de los sistemas HRMS se remonta a la década de 1970, cuando las empresas esperaban automatizar las nóminas e impulsar una mejor gestión de la plantilla. En aquel entonces, el uso de ordenadores era limitado y las empresas dependían de la introducción manual de datos para realizar las evaluaciones de los empleados.
Se empezaron a utilizar ordenadores centrales para calcular las deducciones y los ingresos de los trabajadores, realizar el seguimiento de las obligaciones de nómina e imprimir cheques en papel.
Una de las primeras empresas en desarrollar un sistema completo de RR. HH. fue PeopleSoft en 1987. Su sistema incluía la gestión de registros de empleados, la administración de beneficios, el control del tiempo y la asistencia, la contratación de empleados, los informes de cumplimiento, las nóminas y los detalles de compensación. Los profesionales de RR. HH. ya podían automatizar mejor el ciclo de vida de los empleados y también mejorar la toma de decisiones sobre la plantilla.
La rápida evolución del uso de Internet hacia finales de la década de 1990 mejoró los procesos de RR. HH. Los anuncios de empleo en papel empezaron a desaparecer rápidamente y fueron sustituidos por bolsas de trabajo electrónicas. La gestión de nóminas se volvió completamente electrónica en el año 2000, cuando se generalizaron el autoservicio de los empleados y las herramientas de depósito directo.
Los servicios de RR. HH. alojados en la nube aparecieron por esa época y, para la década de 2010, este servicio se había generalizado y era accesible para organizaciones de todos los tamaños a precios asequibles.
En la actualidad, los HRMS y HRIS se han impuesto por completo y siguen incorporando las tecnologías más recientes. Por ejemplo, las plataformas HRMS impulsadas por IA ahora incluyen análisis predictivo e inteligencia artificial integrados, lo que ayuda a las organizaciones con tareas como detectar tendencias de la plantilla y analizar candidatos durante la contratación.
Funciones de un HRMS
Un HRMS ayuda a que tu función de RR. HH. trabaje de forma más eficiente y precisa al mantener registros seguros y automatizar procesos básicos. Un HRMS bien desarrollado respaldará a los equipos de RR. HH. en las siguientes áreas:
Gestión del ciclo de vida de los empleados
El mejor sistema HRMS ofrecerá apoyo a los empleados durante todo su ciclo de vida laboral, desde la solicitud de empleo hasta la formación continua, los ascensos e incluso la administración de beneficios. La gestión de empleados también puede incluir la recopilación, el almacenamiento y el análisis de documentos y datos del personal.
Otra función popular de los HRMS es el autoservicio de los empleados, que les permite acceder y actualizar su propia información, solicitar tiempo libre, etc.
Gestión de la plantilla
Las funciones de gestión de la fuerza laboral en un HRMS ayudan a las empresas a gestionar de manera eficiente los horarios de los empleados, la asistencia y la distribución de la carga de trabajo. Con automatización y actualizaciones en tiempo real, minimizan los conflictos, garantizan el cumplimiento de las leyes laborales y mantienen la productividad de la fuerza laboral. Los análisis avanzados permiten realizar mejores previsiones de las necesidades de recursos, reducir costes y mejorar la eficiencia operativa.
También existen sistemas independientes de gestión de la fuerza laboral, si eso es todo lo que necesitas.
Compromiso de los empleados
Un HRMS puede ayudar a mantener el compromiso de tus empleados al facilitar la adquisición de nuevas habilidades, desarrollar una trayectoria profesional y ofrecer reconocimiento (es decir, evaluaciones o premios) a tu personal. La contratación, el despido y la jubilación no deberían ser las únicas oportunidades para mantener el contacto con los empleados. Un HRMS facilita ciclos de comentarios positivos, el crecimiento continuo y la satisfacción personal.
Gestión de nóminas
Una de las funciones principales del software HRMS desde sus inicios ha sido la gestión de nóminas. Mediante las funciones de autoservicio del sistema HRMS, los empleados pueden modificar las deducciones voluntarias, las retenciones fiscales y las cuentas de depósito directo, así como consultar sus recibos de nómina.
Gestión del desempeño
Las plataformas HRMS suelen incluir herramientas para establecer objetivos claros para los empleados, alinearlos con los objetivos de la empresa y realizar evaluaciones periódicas del desempeño. Estos sistemas proporcionan mecanismos estructurados de retroalimentación que ayudan a los gerentes a identificar fortalezas y áreas de mejora en tiempo real. Al fomentar el desarrollo continuo, apoyan el crecimiento profesional y garantizan que los empleados sigan comprometidos y motivados.
Planificación de la fuerza laboral
Para retener al mejor talento y mejorar el compromiso de los empleados, la mayoría de las empresas se encargan de optimizar su fuerza laboral para mantener la resiliencia durante los cambios (a veces denominado gestión del capital humano o planificación de la fuerza laboral). Los sistemas HRMS pueden proporcionar los datos de información empresarial que necesitas para saber qué funciona dentro de tu fuerza laboral y qué debe mejorarse.
Beneficios de un HRMS
Los HRMS se consideran un tipo de software de RR. HH. central. Ayudan a que las empresas actuales funcionen sin problemas. Los beneficios de un HRMS incluyen:
Ahorro de tiempo
Los especialistas en RR. HH. ya no tienen que dedicar tanto tiempo a actualizaciones rutinarias, como actualizar manualmente la información de los empleados. Los sistemas HRMS capturan e integran con precisión toda la información en el sistema.
Precisión
Los informes financieros sin errores se encuentran entre los muchos beneficios que las organizaciones han podido disfrutar mediante el uso de sistemas HRMS modernos.
Autoservicio para empleados
Las funciones seguras de autoservicio integradas en los sistemas HRMS han generado una mayor productividad. Se pierde menos tiempo consultando a los profesionales de RR. HH. sobre información que ya está disponible en los sistemas HRMS. Por ejemplo, los empleados pueden acceder fácilmente por sí mismos a formularios como los W-2 y también generar recibos de pago.
Almacenamiento centralizado
Todos los datos de los empleados se integran en un solo lugar, lo que facilita su recuperación y uso compartido con solo unos clics. Esto mejora la seguridad de la información confidencial, ya que el acceso a diferentes archivos y datos puede cifrarse y ocultarse tras permisos asignados.
Informes bajo demanda
Compartir informes con otros departamentos es tan sencillo como hacer clic con el ratón del ordenador. No hay que realizar el tedioso trabajo de ordenar diferentes hojas de Excel.
Promueve una cultura de autoservicio
Los empleados dependen de sí mismos para realizar diversas tareas, como generar recibos de pago y formularios W-2.
Mejor gestión de datos
Los profesionales de RR. HH. pueden navegar y gestionar grandes cantidades de datos con la ayuda de una solución HRMS. Buscar, filtrar y elaborar informes sobre los datos también resulta mucho más sencillo.
Menos sistemas que gestionar
Un buen HRMS es suficiente para prestar servicio a toda una organización con diversos propósitos cruciales. Los procesos de RR. HH. están unificados, en lugar de contar con herramientas independientes para las nóminas, la contratación, la administración de beneficios y otros aspectos. Comprender la estructura de costes de las soluciones HRMS ayuda a las organizaciones a tomar decisiones informadas sobre este enfoque unificado.
Procesos rápidos de incorporación
Los profesionales de RR. HH. pueden confiar en soluciones de automatización de la incorporación que eliminan parte de las cargas administrativas de incorporar a nuevos empleados sin comprometer el proceso de contratación.
Seguridad de los HRMS
La seguridad es una de las características más importantes de los HRMS que las empresas no deberían pasar por alto. Tu HRMS debería contar con acceso basado en roles para su plantilla, segmentación del sistema para los distintos departamentos, autenticación de dos factores, cifrado de datos y una contraseña segura con buenas políticas de restablecimiento.
Cómo elegir un HRMS
Espero que ahora tengas una buena respuesta a la pregunta «¿Qué es un sistema HRMS?», así como información sobre sus características y beneficios. Ahora estás listo para el siguiente paso: descubrir cómo elegir el mejor sistema HRMS para tus necesidades.
Por suerte, nosotros ya hemos hecho el trabajo preliminar por ti. Así que consulta a continuación nuestra lista de los mejores HRMS o de los mejores HRMS para pequeñas empresas. Estas listas te ayudarán a comparar fácilmente los mejores sistemas disponibles para identificar la opción que mejor se adapte a tus necesidades.
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