8 maneras de medir el éxito de tu programa de incorporación
Para medir el éxito del onboarding, necesitas rastrear métricas específicas e indicadores clave de rendimiento (KPI) que muestren qué tan bien está funcionando tu programa de integración. En este artículo, te mostraré exactamente qué datos debes observar—utilizando información de tu plataforma de onboarding, tu sistema de RRHH o tus herramientas de aprendizaje—para que puedas ver rápidamente qué funciona, detectar brechas y realizar mejoras reales en la experiencia de onboarding.
8 formas de medir el éxito del onboarding
Utiliza estas estrategias para ayudarte a optimizar tu experiencia de onboarding, monitorear la satisfacción de los nuevos empleados y garantizar que tu proceso de onboarding esté optimizado para el éxito.
1. Rotación de nuevos empleados (voluntaria e involuntaria)
Aproximadamente un tercio de los nuevos empleados no superará los primeros 90 días. Sin embargo, tu tasa de rotación no es una sola métrica estática, en realidad es una serie de datos que pueden ayudar a contar una historia sobre tu capacidad de retención de empleados.
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Tu tasa de retención de empleados se compone de dos métricas clave diferentes:
- Rotación voluntaria de nuevos empleados ocurre cuando un empleado recién contratado decide dejar la organización por su propia cuenta, normalmente dentro de los primeros meses de empleo. Esto puede ocurrir por razones como expectativas laborales no cumplidas, falta de adaptación a la cultura, mejores oportunidades en otro lugar o insatisfacción con la experiencia de integración.
- Rotación involuntaria, en cambio, se refiere a la finalización del empleo de un empleado iniciada por el empleador y no por el propio empleado. Esto suele ocurrir debido a factores como bajo rendimiento, problemas de comportamiento, reestructuración organizacional o recortes, y no por la elección personal del empleado de abandonar la organización.
Cualquier empresa va a tener la mala fortuna de contratar a algunos empleados que pueden verse bien en el currículum, pero que por una razón u otra rápidamente no encajan.
Sin embargo, si tus cifras de rotación voluntaria son altas, el problema puede ser mucho más profundo y podría solucionarse con un proceso de onboarding mejorado.
Al rastrear tus tasas de retención y rotación de nuevos empleados, especialmente durante el primer año de empleo, podrás evaluar si tu proceso de onboarding es probablemente parte del problema o no.
Si parece probable, intenta investigar más para descubrir cuáles son los puntos problemáticos comunes utilizando una encuesta anónima.
2. Tiempo hasta ser productivo para los nuevos empleados
¿Cuánto tiempo tardan tus nuevos empleados en adaptarse? ¿Los nuevos empleados se integran rápidamente y están listos para resolver problemas, o están trabajando demasiado lento, tardando mucho en aprender y cometiendo demasiados errores para tu nivel de comodidad?
Para medir el tiempo hasta la productividad de un empleado, primero debes definir qué significa "ser productivo" para cada puesto. Esto puede incluir hitos específicos, como completar su lista de verificación de onboarding, o puede medirse por el cumplimiento de objetivos concretos o la capacidad de gestionar tareas de manera autónoma.
Puedes medir el tiempo hasta la productividad de tus empleados utilizando el siguiente método:
- Calcula el número de días que tardan los nuevos empleados en ser productivos (debes definir qué significa ser productivo para cada puesto)
- Divide ese número por el número total de nuevos empleados en ese periodo dado
Si bien algunos puestos son más complejos que otros, un programa de onboarding integral debería colocar a los empleados en un camino rápido hacia el éxito. Para la mayoría de los empleados, debería ser cuestión de semanas, no meses, antes de que se acerquen a sus KPI y desempeñen su función de manera satisfactoria, especialmente si cuentan con las habilidades requeridas.
Si no están alcanzando estas métricas, podría haber un problema más significativo con tu programa de onboarding. Tal vez los empleados no entienden la importancia de cumplir estos KPI, o tal vez existe una deficiencia en la capacitación que deja a estos empleados sin avanzar.
Como el onboarding para gerentes es un poco diferente, querrás separarlos de tu análisis del tiempo hasta la productividad y utilizar hitos diferentes para determinar cuándo se considera que los nuevos gerentes son "productivos".
3. Pruebas
Si alguna vez has hecho un examen al final de un curso de un año y te has esforzado por recordar información que aprendiste en la primera semana de estudio, recuerda que los nuevos empleados están viviendo una experiencia muy similar.
Desde su primer día se ven bombardeados con información y es difícil recordar todo en cualquier momento. Por eso, implementar evaluaciones en tu proceso de incorporación, como pruebas de evaluación de habilidades y cuestionarios, puede ser informativo.
Las pruebas pueden ayudarte a determinar si tus nuevos empleados comprenden completamente sus funciones y cómo se relacionan con los objetivos del negocio. También puedes evaluarlos sobre la historia relevante de la empresa (importante para puestos de atención al cliente) o los objetivos concretos que esperas que logren.
Los resultados positivos en los cuestionarios son agradables, pero los resultados negativos también dan información relevante. Si muchos empleados fallan en la misma pregunta, probablemente significa que la información no se entregó o se transmitió de una manera que no resonó con ellos. Estas métricas pueden ayudarte a realizar pequeños ajustes en tu material de capacitación para que el proceso de aprendizaje sea más efectivo.
4. Encuesta de Incorporación
Una forma efectiva de medir el éxito de la incorporación es encuestar al propio nuevo empleado. Pregúntale directamente si considera que el proceso de incorporación es efectivo y qué cree que se podría mejorar.
A menudo, integrar un software de reclutamiento en este proceso puede ser beneficioso, ya que puede gestionar y hacer seguimiento de estas encuestas, y usar flujos de trabajo automatizados para asegurarse de que se realicen en los momentos óptimos durante la fase de incorporación.
Otra alternativa para automatizar y agilizar tu encuesta de incorporación es una simple herramienta de encuestas para empleados. Muchas de ellas ofrecen plantillas que facilitan considerablemente el proceso.
Algunas preguntas básicas que puedes incluir en tu encuesta posterior a la incorporación son:
- ¿Cuál fue su primera impresión de la empresa?
- ¿Cómo ha cambiado esa impresión desde que se incorporó?
- ¿El proceso de incorporación representa con precisión la cultura de la empresa?
- ¿Se le proporcionó todo lo necesario para empezar de la mejor manera posible?
Recomendamos enviar varias mini-encuestas repartidas durante las diferentes fases de la incorporación, mientras la experiencia aún está fresca en su memoria. Y no te limites solo a estas preguntas. ¡Existen muchas otras preguntas útiles para encuestas de incorporación que también deberías considerar!
Dado que tu experiencia de incorporación será diferente para empleados presenciales y remotos, podrías plantearte enviar una encuesta separada para preguntar específicamente sobre el proceso de incorporación remota.
Recuerda, las encuestas no siempre deben ser anónimas. Las personas pueden dudar en responder si temen ser penalizadas por su honestidad. Las encuestas anónimas pueden ayudar a obtener respuestas verdaderas que, aunque puedan ser difíciles de aceptar, pueden ser la clave para realizar cambios significativos.
5. Tasa de Finalización de la Capacitación
Puedes tener un programa de capacitación muy completo, pero si tus empleados no participan activamente, probablemente no te esté favoreciendo en ningún sentido.
Incluso si crees ofrecer un programa de formación integral para los nuevos ingresos, tu tasa de finalización de la capacitación puede indicar que la capacitación no es tan efectiva como piensas.
Observa de cerca cuánta capacitación se realiza en un período determinado y qué tan exitosos son los empleados con esa capacitación. Luego, recuerda que acaban de comenzar un nuevo trabajo y tienen mucho que aprender al mismo tiempo. ¿Les estás dando suficiente tiempo para revisar la información a fondo y realmente asimilarla?
Si hay un problema de capacitación inconclusa, revisa si hay suficiente tiempo dentro del programa de incorporación para dedicarse a la formación. ¿Los participantes tienen algunas horas sin interrupciones para completar módulos en línea y revisar manuales, o se espera que estudien por la noche tras un día ya cansado?
Para ayudarte a hacer seguimiento de la tasa de finalización de formación y optimizar todo tu proceso de aprendizaje, puede ser útil depender de un software de formación, si aún no cuentas con alguno.
6. Tasa de Participación
La implicación de los empleados puede ser un reto para cualquier empleador, pero es especialmente importante cuando se trata de nuevos ingresos.
La cantidad de empleados que participan activamente en la cultura de la empresa frente a los que están desconectados y mirando el reloj marca una gran diferencia en el éxito organizacional.
Una métrica integral para evaluar esto es el puntaje neto del promotor del empleado (eNPS). Al realizar encuestas, pregunta a los empleados cuánto recomendarían trabajar en tu empresa a un amigo o colega.
El cálculo de eNPS es el porcentaje de empleados que te califican altamente menos el porcentaje que te califica bajo en la escala. Tu NPS de empleados puede ayudar a medir la calidad de la experiencia de incorporación que te has esforzado en crear, así como la satisfacción general de los empleados.
7. Entrevistas de permanencia
Las entrevistas de salida suelen verse como una herramienta para obtener información antes de que alguien deje la empresa, pero las entrevistas de permanencia se centran en saber por qué tus empleados vienen cada día.
Haz un seguimiento con las nuevas incorporaciones cuando hayan tenido oportunidad de adaptarse y pregunta acerca del proceso de onboarding y cómo se sienten en general. ¿Qué funcionó bien? ¿Qué fue demasiado rápido o lento? ¿Se omitió alguna actividad de orientación? ¿Sienten que necesitan más formación en algún área clave?
Las entrevistas de permanencia pueden hacer maravillas para la retención de empleados, especialmente cuando se realizan de forma rutinaria. Demuestran a los empleados que te involucras y te importa su desarrollo futuro. Más importante aún, muestran que quieres abordar los problemas rápidamente antes de que algo se salga de control.
No dudes en hacer preguntas y profundizar en las respuestas de un empleado. Una vez que confíen en que realmente existe un foro abierto para la comunicación, estarán dispuestos a brindarte las respuestas que necesitas escuchar.
Obtén más información sobre las entrevistas de permanencia y qué tipo de preguntas puedes hacer.
8. Costos de la incorporación
Llevar un control de los costos de tu programa de onboarding también puede ayudarte a monitorear su éxito. Al analizar tus costos de incorporación (incluyendo gastos directos e indirectos), puedes evaluar si tu proceso de onboarding está generando un buen retorno de la inversión (ROI) de la incorporación.
Estos son los diferentes costos de incorporación que deberías considerar:
- Materiales de onboarding y capacitación, como costos de licencias de software de onboarding y kits de orientación.
- Costos de capacitación, incluidos sesiones de capacitación formal, certificaciones o cursos de formación externa.
- Horas dedicadas a la capacitación por gerentes y otros miembros del equipo. Recuerda que el tiempo no es gratis, especialmente en ambientes de trabajo donde se facturan horas a los clientes.
- Costos de pérdida de productividad. Similar al punto anterior, habrá una pérdida temporal de productividad mientras los nuevos empleados aprenden sus funciones y requieren la ayuda de otros para alcanzar el pleno rendimiento.
Después de analizar estos costos, tendrás una mejor idea de si tu estrategia de onboarding necesita optimizarse para, quizá, distribuir algunos ítems costosos (como los cursos de formación externa) a una etapa posterior, cuando los nuevos empleados no estén tan abrumados con tareas nuevas. Este enfoque puede ayudar a limitar los costos iniciales hasta que determines si tu nueva incorporación permanecerá a largo plazo o no.
¿Lo más importante? Mantente involucrado
Existen diferentes maneras de medir el éxito del onboarding, pero lo más importante es que prestes atención al éxito de tu programa de incorporación al menos a algún nivel.
Lo que funcione puede aplicarse en tu proceso de incorporación para contratistas independientes y empleados remotos.
Si bien existen mejores prácticas para el onboarding que permanecerán constantes, nuestro proceso de incorporación nunca debe ser algo de “configurar y olvidar”. Ese enfoque es equivalente a dejar que tu empresa se estanque y suponer que tus ventas serán igual de altas dentro de 5 años sin ningún crecimiento o desarrollo.
Pon mucha atención a la eficacia de tus esfuerzos de onboarding y observa el impacto que tienen en el éxito de tus nuevas contrataciones y de la organización en general.
Para más información, consulta nuestros recursos sobre cómo automatizar tu onboarding y cómo personalizar la incorporación de empleados.
