8 maneras de medir el éxito de tu programa de incorporación
La incorporación es una parte crucial, aunque a menudo pasada por alto, del ciclo de vida del empleado. Según una investigación publicada por Kallidus, una excelente integración de empleados puede mejorar la retención hasta en un 82%, pero el 88% de las organizaciones no realiza un buen proceso de incorporación.
¿Pero cómo se mide realmente el éxito de un programa de incorporación? ¿Qué métricas de incorporación o indicadores clave de desempeño (KPI) puedes utilizar para asegurarte de que tu proceso de incorporación está dando resultados?
Los datos de tu plataforma de incorporación, HRIS o LMS pueden ayudarte a medir la efectividad de tu proceso de incorporación, y es importante prestar atención a todas las formas de datos—no solo los números.
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En este artículo, te mostraré cómo medir el éxito de tu experiencia de incorporación utilizando diversas formas de datos.
8 maneras de medir el éxito de la incorporación
Utiliza estas estrategias para optimizar tu experiencia de incorporación, monitorear la satisfacción de los nuevos empleados, y asegurarte de que tu proceso de incorporación está optimizado para el éxito.
1. Rotación de nuevos empleados (voluntaria e involuntaria)
Aproximadamente un tercio de los nuevos empleados no supera los primeros 90 días. Sin embargo, tu tasa de rotación de empleados no es una métrica estática; en realidad, es una serie de puntos de datos que pueden ayudarte a contar una historia sobre la retención de tus empleados.
Tu tasa de retención de empleados se compone de dos métricas clave diferentes:
- Rotación voluntaria de nuevos empleados ocurre cuando un empleado recién contratado decide dejar la organización por voluntad propia, normalmente dentro de los primeros meses de trabajo. Esto puede suceder por motivos como expectativas laborales no cumplidas, falta de encaje cultural, mejores oportunidades en otro lugar o insatisfacción con la experiencia de incorporación.
- Rotación involuntaria, por otro lado, se refiere a la finalización del contrato de un empleado que es iniciada por el empleador y no por el empleado. Esto suele ocurrir por factores como bajo desempeño, problemas de comportamiento, reestructuración organizacional o recorte de personal, en lugar de que el empleado decida irse por su cuenta.
Cualquier empresa puede tener la mala fortuna de contratar empleados que parecen ideales sobre el papel, pero que por alguna razón, pronto demuestran que no funcionan.
Sin embargo, si tus cifras de rotación voluntaria son altas, el problema puede ser más profundo y podría mejorar con un buen proceso de incorporación.
Al hacer un seguimiento de la retención y la rotación de los nuevos empleados, especialmente durante el primer año de trabajo, podrás evaluar si tu proceso de incorporación es probablemente parte del problema o no.
Si parece probable, intenta investigar más para descubrir cuáles son los puntos de dolor más comunes mediante una encuesta anónima.
2. Tiempo hasta la productividad para nuevos empleados
¿Cuánto tiempo tardan tus nuevos empleados en adaptarse y ser productivos? ¿Se incorporan rápidamente y están listos para resolver problemas, o están trabajando demasiado lento, tardando mucho en aprender y cometiendo demasiados errores para tu nivel de comodidad?
Para medir el tiempo necesario para que tu empleado sea productivo, primero tendrás que definir qué significa "ser productivo" para cada puesto. Esto puede incluir ciertos hitos, como completar su lista de verificación de incorporación, alcanzar objetivos específicos o gestionar tareas de forma independiente con éxito.
Puedes medir el tiempo hasta la productividad de tus empleados utilizando el siguiente método:
- Calcula el número de días que tardan los nuevos empleados en ser productivos (debes definir qué significa productividad para cada puesto)
- Divide ese número por el total de nuevas contrataciones en ese periodo
Aunque algunos puestos son más complejos que otros, un programa de incorporación integral debería poner a los empleados en una vía rápida hacia el éxito. Para la mayoría, debería ser cuestión de semanas, no meses, antes de que se acerquen a los KPIs y logren un desempeño satisfactorio, especialmente si cuentan con las habilidades necesarias.
Si no están alcanzando estos indicadores, entonces puede haber un problema más importante en tu programa de incorporación. Tal vez no se enseña a los empleados la importancia de cumplir estos KPIs, o quizás existe un déficit de formación que mantiene a los empleados en punto muerto.
Dado que el onboarding para gerentes es un poco diferente, deberías separarlos de tu análisis de tiempo hasta la productividad y usar hitos distintos para determinar cuándo los nuevos gerentes pueden considerarse "productivos".
3. Pruebas
Si alguna vez has hecho un examen al final de un curso de un año de duración y has tenido dificultades para recordar la información que aprendiste durante la primera semana de estudio, recuerda que los nuevos empleados están viviendo una experiencia muy similar.
Desde su primer día reciben una avalancha de información, y es difícil recordar todo en cualquier momento. Por eso, implementar pruebas en tu proceso de incorporación, como test de evaluación de habilidades y cuestionarios, puede ser muy útil.
Las pruebas pueden ayudarte a determinar si tus nuevas incorporaciones comprenden completamente sus funciones y cómo éstas se relacionan con los objetivos del negocio. También puedes evaluarlos sobre la historia relevante de la empresa (importante para puestos de atención al cliente), o sobre los objetivos específicos que esperas que alcancen.
Pasar los cuestionarios con éxito está bien, pero los resultados negativos también son reveladores. Si muchos empleados fallan en la misma pregunta, es probable que la información no haya sido transmitida o lo haya sido de una manera que no conectó con ellos. Estas métricas pueden ayudarte a hacer pequeños ajustes en tu material de formación para que el proceso de aprendizaje sea más efectivo.
4. Encuesta de Incorporación
Una manera eficaz de medir el éxito de la integración es encuestar al propio nuevo empleado. Pregúntales directamente si creen que es un proceso de incorporación efectivo y qué piensan que podría mejorarse.
A menudo, integrar un software de reclutamiento en este proceso puede ser beneficioso, ya que puede rastrear y gestionar estas encuestas y utilizar flujos de trabajo automatizados para garantizar que se realicen en los momentos óptimos durante la fase de incorporación.
Otra alternativa para automatizar y agilizar tu encuesta de bienvenida es utilizar una sencilla herramienta de encuestas para empleados. Normalmente ofrecen plantillas que simplifican mucho el proceso.
Algunas preguntas básicas que puedes incluir en tu encuesta posterior a la incorporación son:
- ¿Cuál fue su primera impresión de la empresa?
- ¿Cómo ha cambiado esa impresión desde que se unió?
- ¿El proceso de incorporación representa con precisión la cultura de la empresa?
- ¿Se les proporcionó todo lo necesario para empezar de la mejor manera posible?
Recomendamos enviar varias mini-encuestas repartidas a lo largo de las diferentes fases del proceso de incorporación, mientras la experiencia aún está fresca en su memoria. Y no te limites sólo a estas preguntas: hay muchas otras preguntas útiles para encuestas de onboarding que también deberías considerar.
Como tu proceso de incorporación será diferente para empleados presenciales y remotos, quizá debas considerar enviar una encuesta separada para consultar específicamente sobre el proceso de onboarding remoto.
Recuerda que las encuestas no siempre tienen que ser nominativas. Puede que las personas duden en responder si temen ser penalizadas por su sinceridad. Las encuestas anónimas pueden ayudarte a obtener respuestas reales que, aunque a veces sean difíciles de aceptar, pueden ser un catalizador clave para lograr cambios significativos.
5. Tasa de Finalización de la Formación
Puedes tener un programa de formación muy completo, pero si tus empleados no participan activamente en el proceso, probablemente no te esté aportando ningún beneficio.
Aun si crees que ofreces un programa de capacitación integral para las nuevas personas que se incorporan, la tasa de finalización de la formación puede indicar que la formación no es tan efectiva como piensas.
Observa más de cerca cuánto entrenamiento se realiza en un periodo determinado y cuán exitosos son los empleados con esa formación. Recuerda que acaban de comenzar en un nuevo empleo y tienen mucho que aprender al mismo tiempo. ¿Les das suficiente tiempo para revisar la información detenidamente y asimilar todo correctamente?
Si hay un problema con las formaciones incompletas, revisa si dentro del programa de onboarding se otorga suficiente tiempo para la formación en sí. ¿Los participantes tienen unas horas sin interrupciones para completar módulos online y revisar manuales, o se espera que estudien durante la noche tras una jornada ya agotadora?
Para ayudarte a rastrear tu tasa de finalización de formación y agilizar todo tu proceso de capacitación, quizás quieras apoyarte en un software de formación, si aún no cuentas con uno.
6. Tasa de Compromiso
El compromiso de los empleados puede ser un reto para las empresas con una plantilla en cualquier etapa, pero es especialmente importante cuando trabajas con nuevas incorporaciones.
La cantidad de empleados que están realmente comprometidos con la cultura de la empresa, frente a los que se han desconectado y sólo miran el reloj, marca una gran diferencia en el éxito organizacional.
Una métrica completa para evaluar esto es el "employee net promoter score" (eNPS). Al realizar encuestas, pide a tus empleados que califiquen qué tan probable sería que recomendaran trabajar en tu empresa a un amigo o colega.
El cálculo de eNPS es el porcentaje de empleados que te califican de manera alta menos el porcentaje de quienes te califican bajo en la escala. Tu NPS de empleados puede ayudarte a medir la calidad de la experiencia de los nuevos empleados que has trabajado para crear, así como la satisfacción general de los empleados.
7. Entrevistas de permanencia
Solemos pensar en las entrevistas de salida como una herramienta para obtener información antes de que alguien se marche, pero las entrevistas de permanencia examinan por qué tus empleados llegan cada día al trabajo.
Haz un seguimiento con los nuevos empleados una vez que hayan tenido la oportunidad de adaptarse y pregúntales sobre el proceso de incorporación y cómo se sienten en general. ¿Qué salió bien? ¿Qué sucedió demasiado rápido o lento? ¿Se pasó por alto alguna actividad de orientación? ¿Sienten que necesitan más formación en alguna área clave?
Las entrevistas de permanencia pueden hacer maravillas por la retención de empleados, especialmente si se realizan de manera rutinaria. Demuestran a los empleados que estás comprometido y te importa su futuro desarrollo. Más importante aún, muestran que quieres abordar los problemas rápidamente antes de que algo se descontrole.
No dudes en hacer preguntas y profundizar en las respuestas de los empleados. Una vez que confíen en que realmente es un foro abierto para la comunicación, estarán dispuestos a proporcionarte las respuestas que necesitas escuchar.
Aprende más sobre las entrevistas de permanencia y qué tipo de preguntas puedes hacer.
8. Costos de onboarding
Hacer un seguimiento de los costos de tu programa de onboarding también puede ayudarte a monitorear cuán exitoso es. Al analizar tus costos de onboarding (incluidos los gastos directos e indirectos), puedes evaluar si tu proceso de incorporación está generando un buen retorno de inversión (ROI) del onboarding.
A continuación, te mostramos los diferentes costos de onboarding que debes considerar:
- Materiales de onboarding y capacitación, como costos de licencias de software de onboarding y kits de orientación.
- Costos de capacitación, incluidos cursos formales, certificaciones o cursos de capacitación externos.
- Horas dedicadas a la formación por parte de gerentes y otros miembros del equipo. Recuerda que el tiempo no es gratuito, especialmente en entornos donde se facturan horas a los clientes.
- Costos por pérdida de productividad. Similar al punto anterior, habrá una pérdida temporal de productividad mientras los nuevos empleados aprenden y necesitan la ayuda de otros hasta lograr un desempeño óptimo.
Después de analizar estos costos, tendrás una mejor idea de si tu estrategia de onboarding debe optimizarse para, por ejemplo, posponer los elementos más costosos (como los cursos externos) para más adelante, una vez que los nuevos empleados no se encuentren tan abrumados con nuevas tareas. Este enfoque puede ayudar a limitar los costos iniciales hasta que determines si el nuevo empleado se quedará a largo plazo o no.
¿Lo más importante? Mantente involucrado
Existen muchas formas diferentes de medir el éxito del onboarding, pero lo más importante es que prestes atención al éxito de tu programa de incorporación al menos en algún nivel.
Lo que funciona puede trasladarse a tu proceso de onboarding para contratistas independientes y empleados remotos.
Aunque existen las mejores prácticas de onboarding que seguirán siendo consistentes, nuestro proceso de incorporación nunca debería ser algo que "se instala y se olvida". Ese enfoque equivale a dejar que tu negocio se estanque y asumir que tus ventas serán igual de altas dentro de 5 años sin absolutamente ningún crecimiento ni desarrollo.
Presta mucha atención a la eficacia de tus esfuerzos de onboarding y observa el impacto que tiene en el éxito de tus nuevos empleados y de la organización en general.
Para más información, consulta nuestros recursos sobre cómo automatizar tu onboarding y cómo personalizar el onboarding de tus empleados.
