Cómo contratar a tu primer empleado: proceso de 7 pasos
Eres propietario de una pequeña empresa y tu negocio está creciendo, estás cansado de trabajar 12 horas al día, siete días a la semana, y has decidido que necesitas ayuda.
Tal vez necesites ayuda con esas tareas administrativas sencillas pero que consumen mucho tiempo, o con el aumento de las ventas o el desarrollo de productos. Independientemente de quién sea tu nuevo empleado y de lo que vaya a hacer, quieres asegurarte de haber cubierto todos los aspectos, de haber puesto todos los puntos sobre las íes y de haber cruzado todas las tes.
Si estás listo para contratar a tu primer empleado y no quieres equivocarte, esta es la guía para ti.
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¿Por qué contratar a un empleado?
Contratar a un nuevo empleado es una gran responsabilidad y un coste considerable, así que ¿por qué hacerlo?
- Mayor productividad: Con personal adicional, los proyectos pueden completarse de manera más eficiente y eficaz, lo que aumenta la productividad general. Por ejemplo, un fundador muy ocupado podría necesitar contratar a un asistente.
- Nuevas ideas: Los nuevos empleados aportan perspectivas nuevas e ideas innovadoras, lo que puede dar lugar a soluciones creativas y mejoras en los procesos.
- Habilidades especializadas: Las nuevas contrataciones con conocimientos específicos pueden cubrir las carencias en el conjunto de habilidades de tu equipo, lo que permite a la organización asumir nuevos proyectos o mejorar las operaciones existentes.
- Menor estrés: Compartir la carga de trabajo puede reducir los niveles de estrés y promover un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Responsabilidades de contratar a alguien
Por supuesto, emplear a alguien es una tarea importante. De repente, eres responsable de:
- Compensación y pagos justos: Pagar a los empleados de manera justa y puntual, y cumplir las leyes sobre salario mínimo, las normativas sobre horas extraordinarias y las obligaciones de retención y declaración de impuestos.
- Condiciones de trabajo seguras: Proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable que cumpla las leyes de salud y seguridad ocupacional.
- Adaptaciones razonables: Proporcionar adaptaciones razonables a los empleados con discapacidades, según lo exija la ley.
- Beneficios: Ofrecer beneficios como seguro médico, planes de jubilación y permisos remunerados, según corresponda y según lo prometido en los contratos de trabajo.
- Equilibrio entre la vida laboral y personal: Apoyar el equilibrio entre la vida laboral y personal mediante horarios de trabajo razonables, una programación flexible y políticas de permisos.
- Formación y desarrollo profesional: Proporcionar la formación necesaria para ayudar a los empleados a desempeñar su trabajo de manera eficaz y segura, así como oportunidades de crecimiento profesional y desarrollo de su carrera.
Utilizar soluciones de contratación para pequeñas empresas puede hacer que contratar a tu primer empleado sea una experiencia sencilla.
Cómo contratar a tu primer empleado: proceso de 7 pasos
Los empleadores primerizos pueden beneficiarse de las conferencias sobre dotación de personal, donde aprenden estrategias eficaces para realizar su primera contratación. Pero aquí también tengo un resumen sencillo para ti. Sigue este proceso de 7 pasos para contratar con éxito a tu primer empleado.
1. Prepara legalmente la empresa
Antes de contratar a alguien, debes asegurarte de estar registrado legalmente como empleador y de contar con la infraestructura necesaria para pagar a las personas, etc.
Administración, ¡bien!
Por suerte, no es tan complicado:
- Establece tu entidad empresarial: Primero, debes establecer legalmente tu empresa. Esto puede implicar registrarte como empresario individual, sociedad, LLC o corporación. La estructura que elijas afectará tus impuestos, responsabilidad y otros aspectos legales.
- Obtén un número de identificación del empleador (EIN): Solicita un EIN al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Este es un número único que identifica a tu empresa a efectos fiscales y es necesario para declarar información sobre tus empleados.
- Regístrate ante las agencias estatales: Según tu ubicación, es posible que debas registrarte ante varias agencias estatales:
- Departamento de Trabajo estatal: Para el seguro de desempleo.
- Agencia Tributaria estatal: Para gestionar la retención de impuestos estatales.
- Compensación laboral: Regístrate para obtener un seguro de compensación laboral, que es obligatorio en la mayoría de los estados.
- Configura la nómina y retén los impuestos: Establece un sistema de nómina quincenal para retener los impuestos federales y estatales. Estos incluyen el impuesto sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare. Remite periódicamente estas retenciones al IRS y a la agencia tributaria estatal.
- Publica los avisos obligatorios: Los empleadores deben exhibir determinados avisos sobre la legislación laboral en su lugar de trabajo, informando a los empleados sobre sus derechos conforme a las leyes laborales. Estos avisos varían según el estado y el tipo de empresa.
- Cumple las normas de seguridad y salud ocupacional: Comprende y cumple las normas de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) para garantizar un entorno de trabajo seguro.
- Cumple las leyes laborales: Conoce las diversas leyes laborales federales, estatales y locales, incluidas las relacionadas con el salario mínimo, las horas extra, la discriminación laboral y los permisos familiares.
- Crea un manual del empleado: Aunque no es legalmente obligatorio, contar con un manual del empleado puede ayudar a aclarar las políticas y procedimientos de tu empresa y garantizar una aplicación coherente de las normas.
- Busca asesoramiento jurídico: Considera consultar a un abogado especializado en derecho laboral para asegurarte de cumplir todos los requisitos legales y mantenerte al día de los cambios legislativos.
2. Redacta una descripción clara del puesto
Eres consciente de las habilidades que te faltan para desarrollar tu empresa y conoces el perfil de la persona que quieres atraer.
¡Es hora de redactar una descripción del puesto!
Una descripción del puesto (JD, por sus siglas en inglés) es un documento que describe los requisitos del puesto, las habilidades, las cualificaciones, las actividades, las responsabilidades y las funciones de un cargo específico dentro de una empresa. También puede incluir detalles como el rango salarial (de hecho, esto es obligatorio por ley en algunos estados).
El propósito de una JD es anunciar tu puesto a posibles candidatos e informarles sobre el cargo y tu organización.
Debe contener suficiente información para despertar el interés de quienes buscan empleo y motivarlos a avanzar en el proceso de contratación.
También es una oportunidad para ofrecer una visión de la cultura, la misión y los valores de tu empresa.
Con esto en mente, así es como puedes redactarla.
- Crea un título de puesto sencillo y fácil de entender
- Define las responsabilidades y los resultados esperados
- Describe las habilidades y características necesarias
- Destaca por qué tu empresa es un excelente lugar para trabajar.
Para profundizar, consulta el excelente artículo de Mariya Hristova sobre cómo redactar una descripción del puesto.
3. Encuentra candidatos
Con tu descripción del puesto lista, es hora de promocionar el cargo y quizá también buscar candidatos de forma directa. Si tu presupuesto de contratación lo permite, utilizar una combinación de estos métodos para crear tu estrategia de búsqueda de candidatos te ayudará a encontrar mejores candidatos.
Algunos lugares potenciales donde puedes publicar tu descripción del puesto y buscar personas.
- Tu sitio web (usa esta guía para ayudarte a crear una atractiva página de empleo).
- Portales de empleo en línea: Indeed, LinkedIn, Glassdoor, etc. Dedica algo de tiempo a investigar cuál es el mejor para tu sector y puesto.
- Redes sociales: Instagram, Facebook, TikTok
- Asociaciones profesionales: Muchos grupos y asociaciones profesionales tienen sus propios portales de empleo o boletines informativos donde puedes publicar ofertas dirigidas a profesionales de sectores específicos.
- Comunidades en línea: descubre dónde pasan el tiempo tus posibles contrataciones y comprueba si puedes publicar allí tu JD. Si las reglas no están claras, ¡asegúrate de pedir permiso primero!
- Agencias de contratación: Estas pueden ser especialmente útiles para puestos especializados o para gestionar el proceso de contratación en tu nombre. A menudo tienen acceso a un grupo de candidatos previamente evaluados.
- Servicios de empleo de institutos y universidades: Para prácticas y puestos de nivel inicial, conectar con institutos y universidades puede ayudarte a acceder a un grupo de talento nuevo.
- Eventos de contratación: Hay muchos eventos de contratación dirigidos a diferentes grupos de candidatos. Por ejemplo, hay ferias de empleo para recién graduados, empresas emergentes, puestos tecnológicos específicos, etc.
- Programas de prácticas: Un programa de prácticas alineado estratégicamente ayuda a contratar talento, aporta ideas y perspectivas nuevas, y tiene un impacto positivo en tu marca empleadora.
- Programas de reincorporación profesional: Una modalidad de prácticas remuneradas diseñada específicamente para personas que han hecho una pausa prolongada en su carrera profesional o que están subempleadas.
Para obtener más información, consulta estos artículos útiles sobre marketing de contratación y búsqueda de candidatos.
4. Filtra a los candidatos
Ahora que has recibido algunas candidaturas, es hora de separar el grano de la paja, por así decirlo.
Esto es en parte un arte y en parte una ciencia, y recomiendo leer el artículo de Mariya sobre el filtrado de candidatos, pero aquí tienes algunas buenas prácticas generales y aspectos a los que debes prestar atención:
- ¿Se mencionan las habilidades adecuadas?
- ¿Se mencionan las habilidades adecuadas de formas inesperadas?
- ¿Puedes investigar si tienen las habilidades adecuadas?
- ¿El candidato ha indicado claramente su cargo y responsabilidades en cada puesto?
- ¿Se centra en los resultados y demuestra comprender el impacto de su trabajo?
- ¿El CV describe claramente cuál ha sido su trayectoria profesional hasta ahora?
- ¿El CV contiene las habilidades y la experiencia adecuadas que buscas?
- Si los antecedentes (por ejemplo, el tamaño de la empresa, la ubicación, etc.) son importantes para el puesto, ¿se incluyen esos requisitos?
- A menos que lo haga ilegible, recuerda que a veces tu sistema de seguimiento de candidatos (ATS) puede estropear el formato de un CV.
5. Entrevista a los candidatos
Lo más probable es que, en algún momento de tu carrera, hayas salido de una entrevista sin saber realmente qué pensar.
Quizá hubiera habido una confusión con el puesto, o las preguntas planteadas fueran un poco extrañas e irrelevantes.
Las entrevistas son una vía de doble sentido. Por supuesto, el candidato tiene que causar una buena impresión, pero también te está evaluando a ti. ¡Las entrevistas son fundamentales para ofrecer una excelente experiencia al candidato!
Como ocurre con la mayoría de las cosas, la clave para realizar una buena entrevista está en la preparación. Recomiendo encarecidamente leer la guía detallada de Mariya sobre cómo entrevistar a alguien, pero aquí tienes un resumen para empezar.
Paso 5.1: Establecer un objetivo
El primer paso es establecer un objetivo para tus entrevistas. ¿El propósito es evaluar la competencia técnica, los comportamientos o quizá ambos?
Para comprenderlo, primero anota todo lo que necesitas saber sobre una persona para poder contratarla con confianza para el puesto. Esto debería ser la base tanto de la estructura como del contenido de la entrevista.
A continuación, prioriza las preguntas cuyas respuestas necesitas más, para poder dedicarles el mayor tiempo posible y empezar a crear las plantillas de preguntas.
Una vez establecido el objetivo, que informa el diseño de tus preguntas, puedes pensar en cuál debe ser la estructura.
Mariya recomienda estructurar la entrevista como un embudo: comenzar con las habilidades imprescindibles en las primeras etapas y avanzar hacia las opcionales en las siguientes.
Paso 5.2: Preparar preguntas
La clave para una excelente pregunta de entrevista es involucrar al candidato en una conversación.
Para lograrlo, haz preguntas abiertas (Quién, Cuándo, Cómo, Por qué, Dónde) o pide ejemplos. Esto dará lugar a respuestas más largas, de las que se podrá extraer mucho más valor gracias a sus detalles.
Utiliza estas preguntas para comprender la experiencia y la toma de decisiones de la persona. ¡He aprendido muchísimas cosas entrevistando a personas!
Lo siguiente más importante: profundizar, es decir, hacer preguntas de seguimiento.
Estas preguntas permiten identificar a los expertos en su campo y ayudan a las personas con mayor potencial a destacar. Por lo general, si alguien intenta inventar una historia para hacer creer que tiene experiencia, queda en evidencia en la segunda o tercera pregunta de seguimiento.
6. Hacer una oferta
Has hecho un gran esfuerzo al publicar descripciones de puestos, buscar candidatos, evaluarlos y mantener su interés durante todo el proceso de contratación.
El candidato seleccionado encaja muy bien, así que te gustaría hacerle una oferta de empleo. ¡Son tiempos emocionantes! Pero ¿cómo abordar la oferta y una posible negociación?
Consejo: ¡el proceso comenzó desde el principio del proceso de contratación!
De nuevo, recomiendo leer el artículo de Mariya sobre cómo hacer una oferta de empleo para conocer todo el proceso, pero estas son algunas buenas prácticas:
Crear una buena relación
Crear una buena relación con el candidato es importante para que puedas comprenderlo, así como sus motivaciones para un posible cambio.
Aunque la compensación siempre será un factor importante (¡las personas tienen facturas que pagar!), probablemente habrá otros factores que influyan en la decisión, como el tiempo de desplazamiento, las oportunidades de desarrollo y la flexibilidad.
Tu trabajo consiste en averiguar cuáles son para que puedas comprobar si tu oferta de empleo también cumple esos requisitos.
“Vender” tu organización
“Vender” aparece entre comillas porque ¡esto es bastante diferente de vender tomates en el mercado!
Ante todo, tu trabajo debe consistir en proporcionar información.
Ahora que tienes una idea de cuáles son sus motivaciones, aquí tienes algunas ideas sobre cómo relacionarlas con tu empresa:
- Habla sobre el potencial de tu empresa, tus implementaciones más recientes o la última ronda de financiación, así como sobre tus ambiciones
- Explica el alcance de la oportunidad; ¡no tengas miedo de ayudar a los candidatos a hacer cálculos sobre el potencial del mercado!
- Comparte la hoja de ruta del producto, lo que planeas desarrollar en el futuro y cómo encajará este puesto
- Habla sobre las demás personas del equipo y su nivel profesional
- Habla sobre el desarrollo (no necesariamente sobre la progresión profesional) y las cosas que los candidatos podrían aprender (y lo que tú puedes aprender de ellos a cambio). En lugar de marcos de progresión (hay demasiada incertidumbre para eso), quizá puedas contar tu propia historia de crecimiento en la empresa en términos de impacto y responsabilidad.
- Habla sobre cómo tú y tu equipo viven sus valores cada día, por ejemplo, una ocasión en la que tú o alguien de tu equipo utilizó sus valores para tomar una decisión.
Consejo: los servicios de verificación de empleados o los servicios de pruebas de drogas para empleados pueden ayudar a garantizar que las comprobaciones de antecedentes necesarias se completen de manera fluida y eficiente.
7. Incorporación
¡Hay coincidencia! El candidato ha aceptado tu oferta y ambos están dispuestos a darse una oportunidad.
Pero, ya sabes, nada está escrito en piedra y quieres mantener la excelente experiencia que ha tenido hasta ahora.
Lo más importante en lo que debes centrarte aquí es tener claros los próximos pasos y preparar todo de forma legal.
Algunas buenas prácticas:
- Mantén el contacto periódicamente con la nueva persona contratada.
- Asegúrate de completar la mayor cantidad posible de documentación antes de que la persona contratada comience.
- Asegúrate de hablar (no enviar mensajes de texto ni correos electrónicos) con el candidato para explicarle esta parte del proceso. Esperar para comenzar un nuevo trabajo es un momento extraño, así que mantén el contacto con él.
- Automatiza todo lo posible en esta parte del proceso, dentro de lo que permitan tus sistemas (cualquier elemento automatizado también facilitará un proceso de contratación remota).
- Asegúrate de que la nueva persona tenga totalmente claro qué ocurrirá durante su primer día, semana y mes.
Algunos recursos adicionales son nuestras guías sobre la preincorporación, la creación de un plan de incorporación de 30/60/90 días y la finalización de toda la documentación necesaria para las nuevas contrataciones.
Contratar a tu primer empleado: mejores prácticas
Las personas son personas y hacen cosas extrañas. No siempre está claro qué las motiva y la vida sucede.
La contratación exitosa se basa en la confianza, la transparencia, la organización, la perseverancia y la comunicación.
A continuación, encontrarás algunas mejores prácticas que te ayudarán a atraer y conservar el talento que necesitas.
Crea una propuesta de valor para los empleados (EVP)
Una EVP es un conjunto de beneficios y propuestas únicas que un empleador se compromete a ofrecer a sus empleados a cambio de sus habilidades, conocimientos especializados y compromiso.
En esencia, es el valor que una organización proporciona a sus empleados a cambio de sus contribuciones.
La EVP ayuda a atraer, conservar y comprometer al talento al comunicar e impulsar eficazmente aquello que convierte a la organización en un lugar atractivo para trabajar. Abarca diversos componentes, como:
- Propósito, visión y misión
- Valores de la organización
- Compensación total
- Cultura
- Oportunidades de desarrollo profesional
- Flexibilidad
- Equilibrio entre vida laboral y personal
- La experiencia general del empleado.
Para profundizar, te recomiendo la excelente guía de Mariya sobre cómo crear una EVP.
Cultiva una sólida marca empleadora
Después de crear tu EVP, el siguiente paso es cultivar tu marca empleadora.
En esencia, tu marca empleadora es tu reputación como empleador. Es la forma en que te presentas en tus redes sociales, descripciones de puestos, entrevistas y en cualquier espacio dirigido a candidatos.
También es la forma en que te comportas como empresa. ¿Eres ético?, ¿se trata bien a los trabajadores?, ¿vives de acuerdo con tus valores?
Una cita sobre la marca que siempre se me ha quedado grabada es de Warren Buffet: “Se necesitan 20 años para construir una reputación y cinco minutos para arruinarla. Si piensas en eso, harás las cosas de otra manera”.
Para profundizar, consulta la guía de Mariya sobre marca empleadora.
Utiliza un proceso de entrevistas estructurado
Ya mencionamos anteriormente la importancia de las entrevistas y aquí vuelvo a destacarla.
Crear una estructura de entrevistas coherente es importante para garantizar que todos los candidatos sean evaluados según los mismos criterios. Esto ayuda a crear una experiencia coherente para los candidatos y puede contribuir a reducir los sesgos y hacer que el proceso sea más justo.
Aprovecha la tecnología
Durante las primeras etapas, probablemente puedas arreglártelas con un simple sistema de gestión de empleados para ayudarte a formar tu equipo.
Sin embargo, si el ritmo de contratación aumenta, existen algunas herramientas útiles que pueden mejorar el proceso para todas las partes involucradas. Es posible que tus necesidades vayan más allá de las ventajas que ofrecen las herramientas de gestión de empleados.
El rey o la reina indiscutible del software de contratación es el sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Estos sistemas utilizan la automatización para publicar ofertas de empleo, programar entrevistas, hacer seguimiento de los candidatos y comunicarse con ellos durante todo el proceso de contratación, filtrar currículos e interpretar comentarios.
Para obtener más información, consulta nuestra selección de los mejores sistemas de seguimiento de candidatos.
Recurre a profesionales
La contratación es especialmente complicada, sobre todo la parte de búsqueda de candidatos, por lo que a veces resulta beneficioso contratar a un profesional o recurrir a sus servicios. Aquí tienes algunas opciones:
- Crear un equipo interno de contratación.
- Asegúrate de contar con una agencia de contratación especializada, ya sea mediante una tarifa fija o con pago contra entrega. Estas agencias suelen ser especialmente útiles para contratar a ejecutivos o candidatos difíciles de encontrar.
- Utiliza una organización profesional de empleadores o un empleador registrado. Estas opciones son especialmente útiles para contratar talento fuera de tu jurisdicción de origen, donde el cumplimiento de la normativa de contratación puede ser complicado.
Para obtener más información, consulta nuestro artículo sobre cómo contratar a un reclutador.
Obtén más información sobre la contratación
Si quieres mantenerte al día con las últimas novedades en materia de contratación, hay varias cosas que puedes hacer.
Una de ellas es considerar hacer un curso de contratación que te ayude a tener en perspectiva las últimas tecnologías y las demandas del mercado en lo que respecta a tu empresa.
La otra es suscribirte al boletín de People Managing People. Siempre trabajamos para mantenernos al tanto de lo que ocurre en el ámbito de la contratación y compartir los conocimientos que obtenemos de los debates de expertos y las entrevistas con especialistas. ¡Puedes recibirlo todo directamente en tu bandeja de entrada!
