Cómo contratar a tu primer empleado: proceso en 7 pasos
Eres propietario de una pequeña empresa y tu negocio está creciendo, estás cansado de trabajar 12 horas al día, siete días a la semana, y has decidido que necesitas ayuda.
Quizá necesites ayuda con esas tareas administrativas simples pero que consumen mucho tiempo, o con el aumento de ventas o el desarrollo de productos. Independientemente de quién sea tu nuevo empleado y lo que va a hacer, quieres asegurarte de haber cubierto todos los aspectos importantes y no dejar ningún cabo suelto.
Si estás listo para contratar a tu primer empleado y no quieres cometer errores, esta es la guía para ti.
Sigue leyendo—y sigue liderando de manera más inteligente
Crea una cuenta gratuita para terminar este artículo y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, guías prácticas e ideas para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
¿Por qué contratar a un empleado?
Contratar a un nuevo empleado es una gran responsabilidad y un coste importante, ¿así que por qué hacerlo?
- Mayor productividad: Con personal adicional, los proyectos pueden completarse de forma más eficiente y efectiva, aumentando la productividad general. Por ejemplo, un fundador ocupado podría necesitar contratar un asistente.
- Nuevas ideas: Los empleados nuevos aportan perspectivas frescas e ideas innovadoras, lo que puede llevar a soluciones creativas y mejoras en los procesos.
- Habilidades especializadas: Las nuevas contrataciones con experiencia específica pueden cubrir vacíos en el conjunto de habilidades de tu equipo, permitiendo a la organización abordar nuevos proyectos o mejorar operaciones existentes.
- Reducción del estrés: Compartir la carga de trabajo puede disminuir los niveles de estrés y promover un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Responsabilidades al contratar a alguien
Por supuesto, emplear a alguien es una tarea importante. De repente, eres responsable de:
- Remuneración y pago justo: Pagar a los empleados de manera justa y a tiempo y cumplir con las leyes de salario mínimo, regulaciones de horas extra, así como retención y declaración de impuestos.
- Condiciones de trabajo seguras: Proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable que cumpla con las leyes de salud y seguridad ocupacional.
- Adecuaciones razonables: Brindar adecuaciones razonables a los empleados con discapacidades, según lo requiere la ley.
- Beneficios: Ofrecer beneficios como seguro de salud, planes de retiro y días libres pagados según corresponda y se acuerde en los contratos de empleo.
- Equilibrio entre trabajo y vida personal: Apoyar el equilibrio entre trabajo y vida por medio de horarios razonables, flexibilidad en la planificación y políticas de permisos.
- Capacitación y desarrollo profesional: Proporcionar la formación necesaria para que los empleados desempeñen su trabajo de manera eficaz y segura, así como oportunidades de crecimiento profesional y desarrollo de carrera.
Hacer uso de soluciones de reclutamiento para pequeñas empresas puede hacer que la contratación de tu primer empleado sea una experiencia sencilla.
Cómo contratar a tu primer empleado: proceso de 7 pasos
Los empleadores primerizos pueden beneficiarse de las conferencias sobre dotación de personal donde aprenden estrategias efectivas para realizar su primera contratación. Pero aquí también tienes un resumen sencillo para usar. Sigue este proceso de 7 pasos para contratar con éxito a tu primer empleado.
1. Prepara el negocio legalmente
Antes de contratar a alguien, necesitas asegurarte de estar legalmente registrado como empleador y contar con la estructura necesaria para pagar a las personas, etc.
¡Administración, qué alegría!
Por suerte, no es tan complicado:
- Establece tu entidad empresarial: Primero, necesitas establecer legalmente tu empresa. Esto puede implicar registrarte como propietario único, sociedad, LLC o corporación. La estructura que elijas afectará tus impuestos, responsabilidad y otros aspectos legales.
- Obtén un número de identificación patronal (EIN): Solicita un EIN del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Este es un número único que identifica tu negocio para efectos fiscales y es necesario para reportar información sobre tus empleados.
- Regístrate en las agencias estatales: Dependiendo de tu ubicación, puede que debas registrarte en diversas agencias estatales:
- Departamento de Trabajo del Estado: Para el seguro de desempleo.
- Agencia Tributaria Estatal: Para gestionar la retención de impuestos estatales.
- Compensación Laboral: Regístrate para obtener el seguro de compensación de trabajadores, que es obligatorio en la mayoría de los estados.
- Configura la nómina y retiene impuestos: Establece un sistema de nómina quincenal para retener los impuestos federales y estatales. Estos incluyen impuesto sobre la renta, Seguro Social y Medicare. Remite regularmente estas retenciones al IRS y la agencia tributaria estatal.
- Publica los avisos requeridos: Los empleadores deben exhibir ciertos avisos legales laborales en el lugar de trabajo, informando a los empleados sobre sus derechos bajo la ley laboral. Estos avisos varían según el estado y el tipo de empresa.
- Cumple con la normativa de seguridad y salud ocupacional: Comprende y cumple con las normas de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) para garantizar un entorno laboral seguro.
- Cumple con las leyes laborales: Mantente al tanto de las diversas leyes laborales federales, estatales y locales, incluidas las relacionadas con el salario mínimo, horas extra, discriminación laboral y licencias familiares.
- Crea un manual del empleado: Aunque no es legalmente obligatorio, tener un manual del empleado puede ayudar a aclarar las políticas y procedimientos de tu empresa y facilitar la aplicación coherente de las reglas.
- Busca asesoría legal: Considera consultar con un abogado especializado en derecho laboral para asegurarte de que cumples con todos los requisitos legales y mantenerte al día con los cambios en la legislación.
2. Escribe una descripción clara del puesto
Ya eres consciente de las habilidades que te faltan para desarrollar tu negocio y sabes el perfil de la persona que deseas atraer.
¡Es momento de escribir una descripción de puesto!
Una descripción de puesto (o JD, por sus siglas en inglés) es un documento que detalla los requisitos del puesto, habilidades, cualificaciones, actividades, responsabilidades y funciones de un rol específico dentro de una empresa. También puede incluir detalles como el rango salarial (de hecho, esto es obligatorio por ley en algunos estados).
El objetivo de un JD es promocionar tu vacante ante posibles candidatos e informarles sobre el puesto y sobre tu organización.
Debe contener suficiente información para despertar el interés de los buscadores de empleo y motivarlos a avanzar en el proceso de selección.
También es una oportunidad para mostrar una idea de la cultura, misión y valores de tu empresa.
Con eso en mente, aquí tienes cómo escribir una.
- Crea un título de puesto simple y fácil de entender
- Define las responsabilidades y resultados
- Describe las habilidades y atributos necesarios
- Destaca por qué tu empresa es un excelente lugar para trabajar.
Para profundizar más, revisa el excelente artículo de Mariya Hristova cómo escribir una descripción de puesto.
3. Busca candidatos
Con la descripción de puesto en mano, es hora de promocionar tu vacante y quizá buscar activamente algunos candidatos también. Si tu presupuesto de reclutamiento lo permite, usar una combinación de estos métodos para construir tu estrategia de búsqueda de candidatos te ayudará a encontrar mejores postulantes.
Algunos lugares potenciales donde puedes publicar tu descripción de puesto y buscar personas.
- Tu sitio web (usa esta guía para ayudarte a crear una página de carreras atractiva).
- Portales de empleo en línea: Indeed, LinkedIn, Glassdoor, etc. Dedica tiempo a investigar cuál es el mejor para tu sector y el puesto que ofreces.
- Redes sociales: Instagram, Facebook, TikTok
- Asociaciones profesionales: Muchos grupos y asociaciones profesionales tienen sus propios portales de empleo o boletines donde puedes publicar vacantes dirigidas a profesionales de sectores específicos.
- Comunidades en línea: descubre dónde se reúnen tus posibles contrataciones y verifica si puedes publicar tu descripción de puesto allí. Si las normas no son claras, ¡asegúrate de pedir permiso primero!
- Agencias de reclutamiento: Estas pueden ser especialmente útiles para roles especializados o para gestionar el proceso de selección en tu nombre. A menudo tienen acceso a una base de candidatos ya evaluados.
- Servicios de carreras universitarias y de colegios: Para prácticas profesionales y puestos de nivel inicial, conectar con universidades y colegios te ayuda a acceder a talento fresco.
- Eventos de reclutamiento: Existen muchos eventos de reclutamiento dedicados a diferentes perfiles de candidatos. Por ejemplo, ferias de empleo para recién graduados, start-ups, perfiles tecnológicos, etc.
- Programas de prácticas: Un programa de prácticas alineado estratégicamente te ayuda a captar talento, aporta ideas y perspectivas nuevas, y tiene un impacto positivo en la marca empleadora.
- Programas de retorno laboral: Una forma de prácticas remuneradas diseñadas específicamente para personas que han tomado un largo descanso profesional o están subempleadas.
Para profundizar, consulta estos artículos útiles sobre marketing de reclutamiento y búsqueda de candidatos.
4. Filtra candidatos
Ahora que has recibido algunas postulaciones, es momento de separar la paja del trigo, por así decirlo.
Esto es en parte arte y en parte ciencia, y recomiendo leer el artículo de Mariya sobre filtro de candidatos, pero aquí tienes algunas buenas prácticas generales y puntos a tener en cuenta:
- ¿Se mencionan las habilidades correctas?
- ¿Se mencionan las habilidades correctas de manera inesperada?
- ¿Puedes investigar si tienen las habilidades necesarias?
- ¿El candidato ha especificado claramente su cargo y responsabilidades en cada puesto?
- ¿Existe un enfoque en los resultados y comprensión del impacto de su trabajo?
- ¿El CV describe claramente cuál ha sido su trayectoria profesional hasta ahora?
- ¿El CV incluye las habilidades y experiencia que buscas?
- Si el trasfondo (por ejemplo, tamaño de la empresa, ubicación, etc.) es importante para el puesto, ¿se cumplen esos requisitos?
- A menos que lo haga ilegible, recuerda que a veces tu sistema de seguimiento de candidatos (ATS) puede estropear el formato del CV.
5. Entrevista a los candidatos
Probablemente, en algún momento de tu carrera, has salido de una entrevista sin saber realmente qué pensar.
Quizás hubo una confusión con el puesto o las preguntas fueron extrañas e irrelevantes.
Las entrevistas son una calle de doble sentido. Por supuesto, el candidato debe impresionar, pero también te están evaluando a ti. ¡Las entrevistas son fundamentales para una gran experiencia del candidato!
Como en todo, la clave para realizar una buena entrevista está en la preparación. Te recomiendo mucho leer la guía en profundidad de Mariya sobre cómo entrevistar a alguien, pero aquí tienes un resumen para comenzar.
Paso 5.1: Definir un objetivo
El primer paso es definir un objetivo para tus entrevistas. ¿El propósito es evaluar la competencia técnica, los comportamientos, o tal vez ambos?
Para entender esto, primero escribe todo lo que necesitas saber sobre una persona para poder contratarla con confianza para el puesto. Esto debe ser la base, tanto de la estructura como del contenido de la entrevista.
Luego, prioriza las preguntas cuyas respuestas necesitas con más urgencia para dedicarles más tiempo y empieza a crear los modelos de preguntas.
Una vez que hayas definido el objetivo, lo cual dará forma al diseño de tus preguntas, puedes pensar en cuál debe ser la estructura.
Mariya recomienda estructurar la entrevista como un embudo, comenzando con las competencias imprescindibles en las primeras etapas y avanzando hacia las opcionales en las siguientes.
Paso 5.2: Preparando las preguntas
La clave para una buena pregunta de entrevista es involucrar al candidato en una conversación.
Para lograr esto, haz preguntas abiertas (¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?, ¿Por qué?, ¿Dónde?) o pide ejemplos. Esto dará lugar a respuestas más largas de las que obtendrás mucho más valor gracias a los detalles en profundidad.
Utiliza estas preguntas para comprender la experiencia de la persona y su forma de tomar decisiones. ¡He aprendido tantas cosas entrevistando a personas!
Lo siguiente más importante: pelar la cebolla, es decir, las preguntas de seguimiento.
Estas marcan a los expertos en su campo y ayudan a que las personas con mayor potencial se destaquen. Normalmente, si alguien intenta inventar una historia para aparentar experiencia, suelen caer en la segunda o tercera pregunta de seguimiento.
6. Hacer una oferta
Has hecho un gran trabajo publicando descripciones de puestos, buscando candidatos, evaluándolos y manteniéndolos interesados durante todo tu proceso de selección.
El candidato seleccionado es una excelente elección, así que te gustaría hacerle una oferta laboral. ¡Momentos emocionantes! Pero, ¿cómo deberías abordar la oferta y una posible negociación?
Pista: ¡el proceso comenzó mucho antes, durante la selección!
Nuevamente, recomiendo leer el artículo de Mariya sobre cómo hacer una oferta de trabajo para una guía completa, pero aquí tienes algunas mejores prácticas:
Genera empatía
Construir empatía y una relación con el candidato es importante para poder comprenderlo y entender sus motivaciones para un posible cambio.
Aunque la remuneración siempre será un factor importante (¡todos tenemos cuentas que pagar!), probablemente habrá otros factores que influyan en la decisión, por ejemplo: tiempo de traslado, oportunidades de desarrollo, flexibilidad.
Tu tarea es averiguar cuáles son para poder saber si tu oferta de trabajo también cubre esos requisitos.
“Vende” tu organización
“Vender” está entre comillas porque esto es muy diferente a vender tomates en el mercado.
Ante todo, tu labor debe ser brindar información.
Ahora que tienes una idea de qué los motiva, aquí tienes algunas ideas sobre cómo conectar eso con tu empresa:
- Habla sobre el potencial de tu empresa, tus lanzamientos más recientes o rondas de financiación, y tus aspiraciones
- Delimita la oportunidad—¡no temas ayudar al candidato a calcular el potencial del mercado!
- Comparte la hoja de ruta del producto, el futuro de lo que planeas construir y cómo este puesto encajará en ello
- Habla sobre el resto del equipo y su nivel profesional
- Habla sobre el desarrollo (no necesariamente el ascenso profesional) y lo que los candidatos pueden aprender (y lo que tú puedes aprender de ellos a su vez). En lugar de hablar de marcos de progreso profesional (hay demasiada incertidumbre para eso), quizás cuenta tu propia historia de crecimiento en la empresa en términos de impacto y responsabilidad.
- Habla sobre cómo tú y tu equipo viven sus valores cada día, por ejemplo, una ocasión en que tú o alguien del equipo usaron sus valores para tomar decisiones.
Consejo: Los servicios de verificación de empleados o servicios de control de drogas pueden ayudar a garantizar que cualquier comprobación de antecedentes necesaria se realice de forma ágil y eficiente.
7. Integración
¡Es un match! El candidato ha aceptado tu oferta y están dispuestos a probar la experiencia juntos.
Pero ya sabes, nada está escrito en piedra y quieres continuar la gran experiencia que han tenido hasta ahora.
En esta etapa, lo más importante es dejar claro cuáles son los siguientes pasos y asegurarse de que todo esté preparado legalmente.
Algunas mejores prácticas:
- Mantente en contacto regular con la nueva contratación.
- Asegúrate de que la mayor cantidad de documentación posible esté lista antes de la incorporación.
- Asegúrate de hablar (no solo por mensaje o email) con el candidato durante esta parte del proceso. Esperar para iniciar un nuevo empleo es un momento de incertidumbre, así que involúcralo.
- Automatiza todo lo que sea posible en esta parte del proceso según lo permitan tus sistemas (cualquier cosa automatizada también apoya un proceso de selección remoto).
- Deja muy claro para la nueva persona qué ocurrirá el primer día/semana/mes.
Algunas fuentes adicionales aquí son nuestras guías de preincorporación, para crear un plan de integración de 30/60/90 días y para completar toda la documentación necesaria para nuevas contrataciones.
Contratación de tu primer empleado: mejores prácticas
Las personas son personas y a veces hacen cosas extrañas. Lo que las motiva no siempre es claro y la vida sucede.
Un proceso de reclutamiento exitoso se basa en la confianza, la transparencia, la organización, la perseverancia y la comunicación.
Aquí tienes algunas mejores prácticas para ayudarte a atraer y retener el talento que necesitas.
Crea una propuesta de valor para el empleador (EVP)
Una EVP es un conjunto de beneficios y ofertas únicas que un empleador promete ofrecer a sus empleados a cambio de sus habilidades, experiencia y compromiso.
Básicamente, es el valor que una organización brinda a sus empleados por sus aportaciones.
La EVP ayuda a atraer, retener y comprometer al talento mediante la comunicación y promoción efectiva de lo que hace que la organización sea un lugar atractivo para trabajar. Incluye componentes como:
- Propósito, visión y misión
- Valores organizacionales
- Compensación total
- Cultura
- Oportunidades de desarrollo profesional
- Flexibilidad
- Equilibrio entre trabajo y vida personal
- La experiencia general del empleado.
Si quieres profundizar más, te recomiendo la excelente guía de Mariya sobre cómo crear una EVP.
Cultiva una marca empleadora fuerte
Después de crear tu EVP, el siguiente paso es cultivar tu marca empleadora.
En esencia, tu marca empleadora es tu reputación como empleador. Es cómo te presentas en redes sociales, descripciones de puestos, entrevistas y cualquier elemento que esté de cara al candidato.
También es cómo actúas como empresa. ¿Eres ético?, ¿tus trabajadores son tratados correctamente?, ¿vives según tus valores?
Una cita que siempre me ha marcado sobre la marca es de Warren Buffet: “Se tarda 20 años en construir una reputación y cinco minutos en arruinarla. Si lo piensas bien, harás las cosas de manera diferente.”
Para profundizar, consulta la guía de Mariya sobre marca empleadora.
Utiliza un proceso de entrevista estructurado
Mencionamos antes la importancia de las entrevistas y lo repito aquí.
Crear una estructura de entrevista consistente es importante para asegurar que todos los candidatos sean evaluados con los mismos criterios. Esto ayuda a crear una experiencia consistente para los candidatos y puede ayudar a reducir sesgos y hacer el proceso más justo.
Haz uso de la tecnología
En los primeros días, probablemente puedas arreglártelas con un simple sistema de gestión de empleados para ayudarte a construir tu equipo.
Sin embargo, si la contratación aumenta existen algunas herramientas útiles que pueden mejorar el proceso para todas las partes involucradas. Tus necesidades pueden ir más allá de las ventajas que ofrecen las herramientas de gestión de empleados.
El indiscutible rey/reina del software de reclutamiento es el sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Estos sistemas utilizan la automatización para ayudar a publicar vacantes, programar entrevistas, hacer seguimiento y comunicarse con los candidatos durante todo el proceso de contratación, filtrar currículums e interpretar retroalimentación.
Para más información, revisa nuestra selección de los mejores sistemas de seguimiento de candidatos.
Haz uso de profesionales
Contratar es notoriamente complicado, especialmente la parte de búsqueda, así que a veces es beneficioso contratar o subcontratar a un profesional. Aquí tienes varias opciones:
- Crear un equipo interno de reclutamiento.
- Utilizar una agencia de reclutamiento especializada, ya sea mediante retención o pago por entrega. Estas suelen ser especialmente útiles para reclutar ejecutivos o candidatos difíciles de encontrar.
- Utilizar una organización profesional de empleadores o un empleador registrado. Son particularmente útiles para contratar talento fuera de tu jurisdicción, donde el cumplimiento en reclutamiento puede ser complicado.
Para más información, consulta nuestro artículo sobre cómo contratar un reclutador.
Aprende más sobre contrataciones
Si quieres mantenerte al día con todos los últimos desarrollos en contrataciones, hay algunas cosas que puedes hacer.
Una opción es considerar tomar un curso de contratación que te ayudará a mantener en perspectiva toda la tecnología más actual y las demandas del mercado en relación con tu negocio.
Otra opción es suscribirte al boletín de People Managing People. Siempre estamos trabajando para mantenernos informados sobre lo que sucede en el ámbito de las contrataciones y compartiendo ideas obtenidas a partir de paneles de discusión y entrevistas con expertos, ¡y puedes recibir toda esa información directamente en tu bandeja de entrada!
