Cómo contratar a tu primer empleado: proceso en 7 pasos
Eres propietario de una pequeña empresa y tu negocio está creciendo, estás cansado de trabajar 12 horas al día, siete días a la semana, y has decidido que necesitas ayuda.
Quizás se trate de ayuda con esas tareas administrativas simples pero que consumen mucho tiempo, o con el crecimiento de las ventas o el desarrollo de productos. Independientemente de quién sea tu nuevo empleado y de lo que vaya a hacer, quieres asegurarte de que has cubierto todos los aspectos, puesto todos los puntos sobre las íes y cruzado todas las tés.
Si estás listo para contratar a tu primer empleado y no quieres cometer errores, esta es la guía para ti.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
¿Por Qué Contratar a Un Empleado?
Contratar a un nuevo empleado es una gran responsabilidad y un coste importante, ¿entonces por qué hacerlo?
- Mayor productividad: Con más personal, los proyectos pueden completarse de forma más eficiente y efectiva, aumentando la productividad general. Por ejemplo, un fundador ocupado podría necesitar contratar un asistente.
- Nuevas ideas: Los nuevos empleados aportan puntos de vista frescos e ideas innovadoras, lo que puede llevar a soluciones creativas y mejoras en los procesos.
- Habilidades especializadas: Las nuevas contrataciones con experiencia específica pueden cubrir vacíos en el conjunto de habilidades de tu equipo, permitiendo que la organización asuma nuevos proyectos o mejore las operaciones existentes.
- Reducción del estrés: Compartir la carga de trabajo puede disminuir los niveles de estrés y promover un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Responsabilidades Al Contratar a Alguien
Por supuesto, emplear a alguien es una tarea significativa. De repente, eres responsable de:
- Compensación y pago justos: Pagar a los empleados de manera justa y a tiempo, y cumplir con las leyes de salario mínimo, regulaciones de horas extra, y retención y declaración de impuestos.
- Condiciones laborales seguras: Proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable que cumpla con las leyes de salud y seguridad ocupacional.
- Adecuaciones razonables: Brindar adecuaciones razonables para empleados con discapacidades, según lo exijan las leyes.
- Beneficios: Ofrecer beneficios como seguro médico, planes de jubilación y licencias pagadas, según corresponda y se haya prometido en los contratos de trabajo.
- Equilibrio entre trabajo y vida personal: Apoyar el equilibrio entre trabajo y vida personal mediante horarios laborales razonables, flexibilidad y políticas de permisos.
- Capacitación y desarrollo profesional: Proporcionar la formación necesaria para ayudar a los empleados a desempeñar sus funciones de manera eficaz y segura, y ofrecer oportunidades de crecimiento profesional y desarrollo de carrera.
Utilizar soluciones de reclutamiento para pequeñas empresas puede hacer que la contratación de tu primer empleado sea una experiencia sin complicaciones.
Cómo Contratar a Tu Primer Empleado: Proceso en 7 Pasos
Los empleadores primerizos pueden beneficiarse de conferencias sobre personal donde aprenden estrategias efectivas para realizar su primera contratación. Pero aquí también te explico de forma sencilla. Sigue este proceso de 7 pasos para contratar exitosamente a tu primer empleado.
1. Prepara tu negocio legalmente
Antes de contratar a alguien necesitas asegurarte de que estás legalmente registrado como empleador y de que tienes la infraestructura necesaria para pagar a las personas, etc.
¡Administración, qué alegría!
Afortunadamente, no es tan complicado:
- Establece tu entidad empresarial: Primero, debes establecer legalmente tu negocio. Esto puede implicar registrarte como propietario único, sociedad, LLC o corporación. La estructura que elijas afectará tus impuestos, responsabilidad y otros aspectos legales.
- Obtén un número de identificación del empleador (EIN): Solicita un EIN al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Este es un número único que identifica a tu empresa a efectos fiscales y es necesario para declarar información sobre tus empleados.
- Regístrate en agencias estatales: Dependiendo de tu ubicación, es posible que debas registrarte en varias agencias estatales:
- Departamento de Trabajo del Estado: Para el seguro de desempleo.
- Agencia Estatal de Impuestos: Para gestionar la retención de impuestos estatales.
- Compensación para Trabajadores: Regístrate para el seguro de compensación laboral, el cual es obligatorio en la mayoría de los estados.
- Configura la nómina y retén impuestos: Establece un sistema de nómina quincenal para retener impuestos federales y estatales. Estos incluyen el impuesto sobre la renta, el Seguro Social y Medicare. Remite periódicamente estas retenciones al IRS y a la agencia estatal correspondiente.
- Pon avisos requeridos: Los empleadores deben exhibir ciertos avisos de leyes laborales en su lugar de trabajo, informando a los empleados sobre sus derechos bajo la ley laboral. Estos avisos varían según el estado y el tipo de negocio.
- Cumple con las regulaciones de salud y seguridad ocupacional: Conoce y cumple con las regulaciones de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) para asegurar un entorno laboral seguro.
- Sigue las leyes laborales: Familiarízate con varias leyes laborales federales, estatales y locales, incluidas aquellas sobre salario mínimo, horas extra, discriminación laboral y licencias familiares.
- Crea un manual del empleado: Aunque no es obligatorio legalmente, tener un manual del empleado puede ayudar a aclarar las políticas y procedimientos de tu empresa y garantizar la aplicación consistente de las reglas.
- Busca asesoría legal: Considera consultar con un abogado especializado en derecho laboral para asegurarte de cumplir con todos los requisitos legales y estar actualizado ante posibles cambios normativos.
2. Escribe una descripción de puesto clara
Ya sabes qué habilidades te faltan para desarrollar tu negocio y conoces el perfil de la persona que deseas atraer.
¡Es momento de redactar una descripción de puesto!
Una descripción de puesto (JD, por sus siglas en inglés) es un documento que detalla los requisitos del puesto, habilidades, cualificaciones, actividades, responsabilidades y deberes de un rol específico dentro de la empresa. También puede incluir información como el rango salarial (de hecho, esto es obligatorio por ley en algunos estados).
El objetivo de la JD es dar a conocer tu vacante a los candidatos potenciales e informarles sobre el puesto y tu organización.
Debe ofrecer suficiente información para captar el interés del candidato y motivarlo a continuar con el proceso de selección.
También es una oportunidad para dar una idea de la cultura, misión y valores de tu empresa.
Con esto en mente, aquí tienes cómo redactarla.
- Crea un título del puesto simple y fácil de entender
- Define responsabilidades y resultados esperados
- Describe las habilidades y características necesarias
- Destaca por qué tu empresa es un gran lugar para trabajar.
Para profundizar más, consulta el excelente artículo de Mariya Hristova sobre cómo escribir una descripción de puesto.
3. Encuentra candidatos
Con tu descripción de puesto lista, es momento de promocionar tu vacante y tal vez buscar candidatos de forma directa. Si tu presupuesto de reclutamiento lo permite, utilizar una combinación de estos métodos te ayudará a construir una estrategia sólida de captación de talento y conseguir mejores candidatos.
Algunos lugares donde puedes publicar tu vacante y buscar personas.
- Tu sitio web (utiliza esta guía para ayudarte a crear una página de carreras atractiva).
- Portales de empleo en línea: Indeed, LinkedIn, Glassdoor, etc. Dedica un tiempo a investigar cuál es el más adecuado para tu sector y puesto.
- Redes sociales: Instagram, Facebook, TikTok
- Asociaciones profesionales: Muchos grupos y asociaciones profesionales cuentan con sus propios portales de empleo o boletines donde puedes publicar vacantes dirigidas a profesionales de sectores específicos.
- Comunidades en línea: averigua dónde se reúnen tus potenciales candidatos y si puedes publicar tu JD allí. Si las reglas no están claras, ¡asegúrate de pedir permiso primero!
- Agencias de reclutamiento: Pueden ser especialmente útiles para puestos especializados o para gestionar el proceso de contratación en tu nombre. Suelen tener acceso a una base de candidatos filtrados.
- Servicios de orientación profesional de universidades y colegios: Para prácticas e incorporaciones de nivel inicial, conectar con universidades y centros educativos te ayuda a acceder a un grupo de talento joven.
- Eventos de reclutamiento: Existen muchos eventos de reclutamiento orientados a distintos grupos de candidatos. Por ejemplo, hay ferias de empleo para graduados, start-ups, puestos tecnológicos, etc.
- Programas de prácticas: Un programa de prácticas estratégico ayuda a reclutar talento, aporta ideas y perspectivas nuevas, y mejora tu marca empleadora.
- Programas de retorno laboral: Una modalidad de prácticas remuneradas diseñada específicamente para personas que han tenido una larga pausa profesional o están subempleadas.
Para profundizar más, consulta estos artículos útiles sobre marketing de reclutamiento y captación de candidatos.
4. Filtra a los candidatos
Ahora que has recibido algunas postulaciones, es momento de separar el grano de la paja, por así decirlo.
Esto es parte arte, parte ciencia, y te recomiendo leer el artículo de Mariya sobre filtrado de candidatos, pero aquí tienes algunas prácticas recomendadas y aspectos a tener en cuenta:
- ¿Se mencionan las habilidades adecuadas?
- ¿Se mencionan las habilidades adecuadas de formas inesperadas?
- ¿Puedes investigar si tienen las habilidades correctas?
- ¿El candidato ha indicado claramente su puesto y responsabilidades en cada trabajo?
- ¿Hay un enfoque en los resultados y comprensión del impacto de su trabajo?
- ¿El CV describe claramente cuál ha sido su trayectoria profesional hasta ahora?
- ¿Aparecen en el CV las habilidades y experiencia correcta que buscas?
- Si el contexto (por ejemplo, tamaño de empresa, localización, etc.) es importante para el puesto, ¿se cubren esos requisitos?
- A menos que lo vuelva ilegible, recuerda que a veces tu sistema de seguimiento de candidatos (ATS) puede estropear el formato de un CV.
5. Entrevista a los candidatos
Probablemente, en algún momento de tu carrera, has salido de una entrevista sin saber muy bien qué pensar.
Quizá hubo una confusión sobre el puesto o las preguntas resultaron extrañas o irrelevantes.
La entrevista es una vía de doble sentido. Por supuesto, el candidato debe impresionar, pero también te está evaluando a ti. ¡Las entrevistas son fundamentales para una excelente experiencia del candidato!
Como casi todo, la clave para hacer una buena entrevista está en la preparación. Te recomiendo mucho leer la guía detallada de Mariya sobre cómo entrevistar a alguien, pero aquí tienes un resumen para comenzar.
Paso 5.1: Establecer un objetivo
El primer paso es definir un propósito para tus entrevistas. ¿El objetivo es evaluar competencias técnicas, conductas o quizá ambas?
Para comprenderlo, primero anota todo lo que necesitas saber sobre alguien para poder contratarlo con confianza para el puesto. Esto debería ser la base tanto de la estructura como del contenido de la entrevista.
Luego, prioriza las preguntas cuyas respuestas necesitas con mayor urgencia para poder dedicarles más tiempo y empieza a crear los modelos de preguntas.
Una vez que hayas definido el objetivo, que sirve de guía para el diseño de las preguntas, puedes pensar en cómo debe ser la estructura.
Mariya recomienda estructurar la entrevista como un embudo: comienza por las competencias imprescindibles en las primeras etapas y avanza hacia las opcionales en las siguientes.
Paso 5.2: Preparar las preguntas
La clave para una excelente pregunta de entrevista es involucrar al candidato en una conversación.
Para lograrlo, haz preguntas abiertas (¿Quién, Cuándo, Cómo, Por qué, Dónde?) o pide ejemplos. Esto resultará en respuestas más largas que aportarán mucho más valor gracias al detalle en profundidad.
Utiliza estas preguntas para comprender la experiencia y la toma de decisiones de la persona. ¡He aprendido muchísimas cosas entrevistando a personas!
Lo siguiente más importante: ir "pelando la cebolla", es decir, hacer preguntas de seguimiento.
Esto identifica a los expertos en su campo y ayuda a que las personas con más potencial se destaquen. Normalmente, si alguien trata de inventar una historia para aparentar experiencia, se desmorona en la segunda o tercera pregunta de seguimiento.
6. Hacer una oferta
Has hecho un gran trabajo publicando descripciones de puestos, buscando candidatos, evaluándolos y manteniéndolos involucrados durante todo tu proceso de contratación.
El candidato seleccionado es un excelente ajuste, así que te gustaría hacerle una oferta de trabajo. ¡Qué emoción! Pero, ¿cómo abordas la oferta y la posible negociación?
Pista: ¡el proceso comenzó mucho antes, desde el inicio del proceso de contratación!
De nuevo, recomiendo leer el artículo de Mariya sobre cómo hacer una oferta de trabajo para ver el proceso completo, pero aquí tienes algunas mejores prácticas:
Crea empatía
Crear empatía y una relación con el candidato es importante para que puedas entenderlo y conocer sus motivaciones para un posible cambio.
Si bien la compensación siempre será un factor importante (¡las personas tienen cuentas que pagar!), probablemente habrá otros factores que influyan en la decisión, por ejemplo: tiempo de desplazamiento, oportunidades de desarrollo, flexibilidad.
Tu trabajo es descubrir cuáles son para que puedas ver si tu oferta laboral también cumple con esos requisitos.
“Vende” tu organización
"Vender" está entre comillas porque esto es muy diferente a vender tomates en el mercado.
Ante todo, tu misión debe ser proporcionar información.
Ahora que tienes una idea de cuáles son sus motivadores, aquí tienes algunas ideas sobre cómo conectarlos con tu empresa:
- Habla sobre el potencial de tu empresa, tus últimos lanzamientos o rondas de financiación, y tus aspiraciones
- Describe la oportunidad; ¡no dudes en ayudar a los candidatos a hacer cálculos sobre el potencial del mercado!
- Comparte la hoja de ruta del producto, el futuro de lo que planeas construir y cómo encaja este puesto en todo ello
- Habla sobre las demás personas del equipo y su nivel
- Habla sobre el desarrollo (no necesariamente sobre progresión profesional) y sobre las cosas que los candidatos pueden aprender (y lo que tú puedes aprender de ellos también). En vez de marcos de progresión (hay demasiada incertidumbre para eso), quizá cuenta tu propia historia de crecimiento en la empresa, en términos de impacto y responsabilidad.
- Habla sobre cómo tú y tu equipo viven los valores todos los días, por ejemplo, un momento en el que tú u otra persona del equipo usaron sus valores para tomar una decisión.
Consejo: Los servicios de verificación de empleados o los servicios de pruebas de drogas pueden ayudar a asegurar que cualquier control de antecedentes necesario se complete de forma fluida y eficiente.
7. Incorporación
¡Es un match! El candidato ha aceptado tu oferta y están dispuestos a darse una oportunidad mutuamente.
Pero, como sabes, nada está definido para siempre y quieres continuar con la gran experiencia que han tenido hasta ahora.
Las cosas más importantes en las que debes enfocarte aquí son dejar claro cuáles son los siguientes pasos y dejar todo preparado legalmente.
Algunas mejores prácticas:
- Contacta regularmente con la nueva contratación.
- Asegúrate de que toda la documentación esté completada en la medida de lo posible antes de que comience a trabajar.
- Asegúrate de hablar (no por mensaje o correo) con la persona para explicarle esta parte del proceso. Esperar para comenzar un nuevo trabajo es un periodo extraño, así que involúcralo activamente.
- Automatiza al máximo esta parte del proceso según lo permitan tus sistemas (todo lo automatizado también apoyará un proceso de contratación remoto).
- Asegúrate de que quede súper claro para la nueva persona qué ocurrirá en su primer día/semana/mes.
Algunos recursos adicionales aquí son nuestras guías sobre preboarding, cómo crear un plan de incorporación de 30/60/90 días y completar toda la documentación necesaria para nuevas contrataciones.
Contratando a tu primer empleado: Mejores prácticas
Las personas son personas y hacen cosas extrañas. Lo que las motiva no siempre es claro y la vida sucede.
Un reclutamiento exitoso se basa en la confianza, la transparencia, la organización, la determinación y la comunicación.
Aquí tienes algunas mejores prácticas para ayudarte a atraer y retener el talento que necesitas
Crea una propuesta de valor para el empleador (EVP)
Una EVP es un conjunto de beneficios y ofertas únicas que un empleador promete entregar a sus empleados a cambio de sus habilidades, experiencia y compromiso.
Es, esencialmente, el valor que una organización proporciona a sus empleados a cambio de sus contribuciones.
La EVP ayuda a atraer, retener y comprometer el talento al comunicar de manera efectiva y resaltar lo que hace que la organización sea un lugar deseable para trabajar. Abarca diversos componentes como:
- Propósito, visión y misión
- Valores organizacionales
- Compensación total
- Cultura
- Oportunidades de desarrollo profesional
- Flexibilidad
- Equilibrio entre trabajo y vida personal
- La experiencia general del empleado.
Para profundizar más, te sugiero la excelente guía de Mariya sobre cómo crear una EVP.
Cultiva una marca empleadora sólida
Después de crear tu EVP, tocará cultivar tu marca empleadora.
En esencia, tu marca empleadora es tu reputación como empleador. Es cómo te presentas en tus redes sociales, descripciones de puestos, entrevistas y cualquier cosa orientada a los candidatos.
También es cómo te comportas como empresa. ¿Eres ético, los trabajadores son tratados bien, vives según tus valores?
Una cita que siempre se me ha quedado grabada sobre branding es de Warren Buffet: “Se necesitan 20 años para construir una reputación y cinco minutos para arruinarla. Si piensas en eso, harás las cosas de manera diferente.”
Para profundizar más, revisa la guía de Mariya sobre marca empleadora.
Utiliza un proceso de entrevistas estructurado
Mencionamos la importancia de las entrevistas antes y lo repito aquí.
Construir una estructura de entrevistas coherente es importante para asegurar que todos los candidatos sean evaluados bajo los mismos criterios. Esto ayuda a crear una experiencia consistente para los candidatos y puede ayudar a reducir sesgos y hacer que el proceso sea más justo.
Aprovecha la tecnología
En los primeros días, probablemente puedas arreglártelas con un simple sistema de gestión de empleados para ayudarte a formar tu equipo.
Sin embargo, si el ritmo de contratación aumenta, existen herramientas útiles para mejorar el proceso para todas las partes involucradas. Tus necesidades pueden ir más allá de las ventajas que ofrecen las herramientas de gestión de empleados.
El rey/reina indiscutible del software de reclutamiento es el sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Estos sistemas usan la automatización para ayudar a publicar vacantes, programar entrevistas, hacer seguimiento y comunicarse con los candidatos durante el proceso de contratación, filtrar currículos e interpretar retroalimentación.
Para más información, consulta nuestra selección de los mejores sistemas de seguimiento de candidatos.
Aprovecha los profesionales
Contratar es notoriamente complicado, especialmente la parte de búsqueda, por lo que a veces es conveniente contratar o subcontratar a un profesional. Tienes algunas opciones aquí:
- Crear un equipo interno de reclutamiento.
- Utilizar una agencia de reclutamiento especializada, ya sea bajo una tarifa fija o pago por entrega. Estas suelen ser especialmente útiles para contratar ejecutivos o candidatos difíciles de encontrar.
- Hacer uso de una organización profesional de empleadores o empleador registrado. Estas son particularmente útiles para reclutar talento fuera de tu jurisdicción, donde el cumplimiento normativo en reclutamiento puede ser complicado.
Para más información, consulta nuestro artículo sobre cómo contratar a un reclutador.
Aprende más sobre contratación
Si buscas mantenerte al día con los últimos avances en contratación, hay algunas cosas que puedes hacer.
Una es considerar tomar un curso de contratación que te ayudará a mantener en perspectiva toda la tecnología más reciente y las demandas del mercado en relación con tu negocio.
La otra es suscribirte al boletín de People Managing People. Siempre estamos trabajando para mantenernos al tanto de lo que ocurre en el área de contratación y compartiendo los conocimientos que obtenemos de paneles de discusión y entrevistas con expertos, ¡y puedes recibirlo todo directamente en tu bandeja de entrada!
