El Embudo de Reclutamiento: Guía Completa
De los muchos, uno. El reclutamiento consiste en lanzar tu red lo más ampliamente posible para encontrar una base de candidatos grande y diversa.
El embudo de reclutamiento es una forma útil de pensar en cómo lanzar esa red y luego, a medida que los candidatos avanzan por el embudo, reducir quién es el mejor ajuste y atraerlo a unirse.
¿Qué es el embudo de reclutamiento?
El embudo de reclutamiento es un modelo utilizado por reclutadores y profesionales de recursos humanos para describir las etapas que atraviesa un candidato, desde el conocimiento inicial hasta convertirse en empleado contratado. Ayuda a visualizar el proceso de selección y gestionarlo de manera más eficiente.
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Si imaginas el reclutamiento como ventas, siendo el producto un puesto en tu organización, entonces es muy similar al embudo de marketing utilizado por los equipos de marketing.
¿Por qué es importante el embudo de reclutamiento?
El embudo de reclutamiento es una herramienta útil para ayudar a gestionar el flujo de candidatos desde el conocimiento inicial hasta que aceptan un puesto en la organización.
El proceso de reclutamiento es conocido por ser caótico, pero usar el embudo ayuda a los equipos de selección a organizarse en torno a diferentes tareas y usar datos para identificar mejoras en distintas etapas del embudo.
Por ejemplo, la velocidad del embudo de reclutamiento es una métrica de selección común para vigilar la duración del proceso de selección y cuánto tiempo permanecen los candidatos en cada etapa.
Si los candidatos están tardando demasiado en la etapa de entrevistas, ¿a qué se debe? ¿No están dispuestos a pasar por una evaluación que les pides? Tal vez la completan pero esperan demasiado para recibir retroalimentación.
Etapas del embudo de reclutamiento
Conocimiento
Toda organización tiene dos marcas: la marca general (producto, atención al cliente, voz) y la marca empleadora (cómo se percibe como empleador).
Tu marca empleadora tiene un impacto significativo en tu capacidad para atraer (y retener) talento, así que, si aún no has pensado en tu marca empleadora, es hora de hacerlo.
El núcleo de tu marca empleadora es tu propuesta de valor como empleador (EVP), o lo que ofreces a alguien a cambio de sus servicios. Esto abarca propósito, misión y visión, valores, compensación total, oportunidades de desarrollo, cultura, cómo tratas a las personas, etc.
Una vez que tengas una EVP fuerte, puedes combinarla con todos los elementos externos como logotipos y elementos visuales que componen una marca.
Crear una marca empleadora sólida te ayudará a generar conocimiento sobre tu idoneidad como empleador y facilitará enormemente la búsqueda y retención de talento.
Puedes empezar a dar a conocer tu marca mediante publicidad, redes sociales y tu espacio digital, como la página de empleos en tu sitio web.
Atracción
Con una marca clara y fuerte, puedes empezar a darte a conocer y publicitar un poco más tu organización junto con los puestos específicos.
Este proceso, llamado marketing de reclutamiento, incluye actividades como:
- Redactar y publicar ofertas de empleo claras y atractivas
- Crear una página de empleos atractiva
- Contactar candidatos, es decir, búsqueda de candidatos
- Lanzar un programa de recomendación de empleados para incentivar y promover las recomendaciones.
- Crear perfiles en plataformas de selección
- Ser activo en redes sociales, por ejemplo, reclutamiento social.
Es una oportunidad para divertirse y mostrar lo que te hace único. A veces, sin embargo, puedes optar por trabajar con firmas de selección para ayudar a encontrar más o mejores candidatos y cubrir puestos difíciles de cubrir.
Tecnologías como el software de marketing de reclutamiento y los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) pueden ayudar a crear páginas de empleos y publicar ofertas.
Aplicar
Esta etapa es el punto entre que un candidato decide postularse y que formalmente envía su candidatura.
Es importante garantizar que el proceso de postulación sea ágil, elimine las duplicaciones, pueda completarse rápidamente y solo incluya preguntas relevantes (estas pueden no ser las mismas para cada puesto). Si este proceso no se gestiona adecuadamente, puede dejar a los candidatos exhaustos y hacer que la empresa aleje el talento.
En palabras del experto en reclutamiento, Liam Reese:
"La única información que realmente se requiere en este punto es la cantidad mínima necesaria para decidir si se debe entrevistar al candidato o no, además de información de contacto para comunicarse con él—no necesitas nada más, así que no pidas nada más."
Los ATS pueden ayudar aquí al estandarizar ciertos aspectos del proceso de postulación y garantizar que la información de cada solicitante se capture para poder rastrearla y darle respuesta.
Otra característica interesante de los ATS es que se pueden programar para rechazar automáticamente a los candidatos que no cumplen ciertos criterios, como ubicación o estatus de visa, y enviar información sobre los siguientes pasos a quienes sí los cumplen.
Filtrado
El filtrado de candidatos es el proceso de evaluar las postulaciones y decidir quién pasará a la entrevista con el responsable de contratación.
El proceso de filtrado de candidatos implica revisar la información disponible sobre el candidato (currículum, carta de presentación, perfil de LinkedIn, etc.) y decidir si podría ser adecuado para el puesto.
Las empresas que emplean herramientas de filtrado de currículums suelen experimentar ciclos de contratación más rápidos y una mejor calidad de los candidatos.
Si el candidato parece prometedor, el proceso normalmente también incluiría una llamada inicial entre el candidato y alguien de RRHH, llamada 'llamada de filtro', para profundizar un poco y conversar sobre el puesto.
En este punto, probablemente solo participe una persona en el proceso, pero esto puede cambiar.
A medida que más personas se involucran, no es mala idea tener un diagrama de flujo del proceso de reclutamiento que todos puedan seguir, así como un punto de contacto único para que la persona candidata interactúe durante todo el proceso, normalmente la persona que realiza la preselección inicial. A esto se le llama reclutamiento de ciclo completo.
Entrevistas y evaluaciones
Ahora entramos en lo más importante del embudo de reclutamiento, donde probablemente más personas estén involucradas.
Entrevistamos a las personas candidatas y les asignamos pruebas o ejercicios para determinar sus calificaciones, habilidades de comunicación y motivaciones, verificando al mismo tiempo la veracidad de su postulación.
Por otro lado, las personas que buscan empleo pueden demostrar sus habilidades, entender mejor el puesto y crear vínculos con los posibles empleadores.
Ambas partes pueden aclarar expectativas, negociar condiciones y tomar decisiones informadas sobre avanzar o no en el proceso.
En definitiva, mediante entrevistas y evaluaciones, queremos investigar a fondo las habilidades, conductas y motivaciones necesarias, y lograr una experiencia positiva para el candidato sin importar el resultado.
Tener una estructura clara para las entrevistas es importante. En su excelente artículo sobre cómo entrevistar a alguien, Mariya Hristova recomienda estructurar las entrevistas como un embudo: comenzar con las habilidades imprescindibles en las primeras etapas y pasar a las opcionales en las siguientes fases.
Ejemplo:
- Primera etapa: Profundizar en su experiencia con preguntas específicas, priorizando las experiencias imprescindibles y luego ampliando hacia las opcionales.
- Segunda etapa: Entrevista “técnica”, quizás con una prueba o ejercicio, donde se evalúan las habilidades fundamentales y, potencialmente, se identifican habilidades deseables basadas en el desempeño de la primera entrevista.
- Tercera etapa: Enfocarse en el aporte a la cultura y el ajuste comportamental.
Recomiendo mucho leer el artículo para profundizar en el tema.
Oferta
Aunque la oferta de trabajo es el final del proceso de selección, cerrar la postulación (es decir, asegurar que la persona acepte la oferta) comienza desde el primer momento en el que hablas con ella y su información entra en tu software de selección.
Las acciones que tomes en cada fase del embudo te ayudan a llevarlos a un estado "cerrable", es decir, que digan “¡Sí, quiero trabajar en la empresa!” (o lo contrario, y que decidan autoexcluirse).
Crear una buena relación con la persona candidata es clave, ya que esto mantendrá alta tu tasa de aceptación de ofertas (OAR) (una buena OAR se considera generalmente que esté en torno al 90%).
A medida que avanzan en el proceso, irás descubriendo más información de la persona candidata que luego puedes utilizar en la etapa de negociación para cerrar la oferta.
Por ejemplo, si un desarrollador quiere adquirir más experiencia utilizando cierta tecnología, y esto es algo que realmente puedes ofrecer, entonces eso es algo que debes destacar.
Para más información, consulta el excelente artículo de Mariya sobre cómo hacer una oferta de trabajo.
Cómo crear un embudo de reclutamiento
Aquí tienes un proceso rápido que te ayudará a crear un embudo de reclutamiento:
- Desarrolla tu propuesta de valor para el empleado (EVP) y la marca empleadora
- Define tus objetivos de reclutamiento
- Define tu candidato ideal
- Crea plantillas de correo electrónico para cada etapa del embudo de reclutamiento para optimizar la comunicación con los candidatos.
- Redacta y publica algunas descripciones de puestos
- Busca y selecciona candidatos
- Desarrolla un proceso de entrevistas
- Hazles una oferta que no puedan rechazar
- Desarrolla algunos indicadores útiles de reclutamiento para ayudarte a optimizar tu embudo.
Consejo profesional: Las herramientas gratuitas de reclutamiento ayudan a visualizar y perfeccionar tu embudo de reclutamiento para obtener mejores resultados en la contratación.
Métricas del embudo de reclutamiento
Hay un viejo dicho que dice: “Lo que se mide se gestiona”, lo que significa que es esencial monitorizar la eficacia de algo usando métricas claras para poder mejorarlo.
Cuando se trata de medir la eficacia del embudo de reclutamiento, hay bastantes opciones entre las que elegir:
Las métricas del embudo de reclutamiento son cruciales para evaluar la eficacia y optimizar tu proceso de contratación.
A continuación te presentamos algunas métricas clave a considerar:
- Tiempo para cubrir el puesto: Mide el número de días que se tarda en cubrir una vacante desde que se publica el puesto hasta que se acepta la oferta.
- Tiempo para contratar: Mide el número de días desde que un candidato entra en el proceso (por ejemplo, solicita o es buscado) hasta que acepta la oferta de trabajo.
- Fuente de contratación: Rastrea de dónde provienen los candidatos (por ejemplo, bolsas de trabajo, redes sociales, referencias de empleados, agencias de reclutamiento).
- Tasa de finalización de solicitudes: Mide el porcentaje de candidatos que completan el proceso de solicitud después de iniciarlo.
- Relación selección/entrevista: Mide el número de candidatos seleccionados frente al número de entrevistados.
- Relación entrevista/oferta: Mide el número de candidatos entrevistados frente al número de ofertas de trabajo realizadas.
- Tasa de aceptación de la oferta: Mide el porcentaje de ofertas de trabajo aceptadas por los candidatos. Como se ment
Afortunadamente, puedes apoyarte en tu sistema de reclutamiento para ayudarte a realizar el seguimiento de estas métricas ya que muchos tendrán informes integrados para estas métricas (o informes que puedes personalizar según tus necesidades específicas).
Mejores prácticas para el embudo de reclutamiento
Sigue estas mejores prácticas para ayudarte a crear y optimizar tu embudo de reclutamiento:
- Sé siempre fiel a tu marca: Tu marca es valiosa, lidera con tus valores y ¡protégela a toda costa!
- Desarrolla perfiles de candidato: Crea perfiles detallados de tus candidatos ideales, incluyendo habilidades, experiencia y compatibilidad cultural, para guiar tus esfuerzos de búsqueda y selección.
- Aprovecha a los empleados actuales: Utiliza a los empleados actuales para referir candidatos y participar en tus esfuerzos de marketing de reclutamiento.
- Implementa un ATS: Cuando tu proceso de contratación se vuelve lo suficientemente activo, utiliza un ATS para gestionar y optimizar el proceso de aplicaciones, hacer seguimiento de candidatos y mantener los registros organizados. Aquí tienes nuestra selección de los mejores sistemas de seguimiento de candidatos.
- Comunicación y colaboración frecuente: La contratación debe ser un esfuerzo colaborativo entre los reclutadores y los responsables de contratación.
- Equipo de entrevistas y público de talento diverso: Es importante para traer nuevas ideas y perspectivas a ambos lados de la mesa de entrevistas.
- Estandariza los procesos de selección y entrevistas: Desarrolla criterios de selección y preguntas de entrevista consistentes para garantizar la equidad y objetividad; además, asegúrate de que los entrevistadores estén formados en las mejores prácticas para realizar entrevistas eficaces e imparciales.
- Sé transparente y honesto: Ser abierto y honesto abre la puerta a una variedad de preguntas que te permitirán evaluar si la persona es un buen candidato para el puesto.
Puedes optimizar tu embudo de reclutamiento utilizando sistemas de reclutamiento para pequeñas empresas que automaticen estos procesos clave.
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