El Embudo de Reclutamiento: Una Guía Completa
De los muchos, uno. El reclutamiento consiste en lanzar la red lo más ampliamente posible para encontrar el grupo más grande y diverso posible de candidatos.
El embudo de reclutamiento es una forma útil de pensar en cómo se lanza esa red y luego, a medida que los candidatos avanzan por el embudo, reducir quién es el mejor candidato y atraerlo para que se una.
¿Qué es el embudo de reclutamiento?
El embudo de reclutamiento es un modelo utilizado por reclutadores y profesionales de RR. HH. para describir las etapas que atraviesa un candidato desde la primera toma de contacto hasta convertirse en un empleado contratado. Ayuda a visualizar el proceso de contratación y gestionarlo de manera más eficiente.
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Si imaginas el reclutamiento como ventas, donde el producto es un puesto en tu organización, es muy similar al embudo de marketing que usan los equipos de marketing.
¿Por qué es importante el embudo de reclutamiento?
El embudo de reclutamiento es una herramienta útil para ayudar a gestionar el flujo de candidatos desde la primera toma de contacto hasta que aceptan un puesto en la organización.
El reclutamiento es un proceso notoriamente caótico, pero el uso del embudo ayuda a los equipos de contratación a organizarse en torno a diferentes tareas y utilizar datos para identificar mejoras en diversas etapas del embudo.
Por ejemplo, la velocidad del embudo de reclutamiento es una métrica de reclutamiento común para controlar la duración del proceso de contratación y cuánto tiempo pasan los candidatos en cada etapa.
Si los candidatos pasan demasiado tiempo en la etapa de entrevistas, ¿por qué ocurre esto? ¿No están dispuestos a pasar por una evaluación que tienes para ellos? Tal vez la completan pero esperan demasiado para recibir una respuesta.
Etapas del embudo de reclutamiento
Concienciación
Cada organización tiene dos marcas: la marca general (producto, atención al cliente, comunicación) y la marca empleadora (cómo es percibida como empleador).
Tu marca empleadora tiene un impacto significativo en tu capacidad para atraer (y retener) talento, así que, si aún no has pensado en tu marca empleadora, es momento de hacerlo.
El núcleo de tu marca empleadora es tu propuesta de valor del empleador (EVP), es decir, lo que ofreces a alguien a cambio de sus servicios. Esto cubre propósito, misión y visión, valores, compensación total, oportunidades de desarrollo, cultura, cómo se trata a las personas, etc.
Una vez que tienes una EVP sólida, puedes combinarla con todos los elementos orientados al exterior, como logotipos e imágenes visuales que conforman una marca.
Crear una sólida marca empleadora ayudará a generar conciencia sobre tu idoneidad como empleador y hará mucho más fácil atraer y retener talento.
Puedes empezar a dar visibilidad a tu marca a través de publicidad, redes sociales y tu presencia digital como la página de carreras profesionales en tu sitio web.
Atracción
Con una marca clara y sólida, puedes empezar a posicionarte y promocionar tu organización de manera más visible junto con los puestos específicos.
Este proceso, llamado marketing de reclutamiento, abarca actividades como:
- Redactar y publicar anuncios de empleo claros y atractivos
- Crear una página de carreras atractiva
- Contactar candidatos, es decir, búsqueda de candidatos
- Lanzar un programa de recomendación de empleados para incentivar y fomentar las recomendaciones.
- Crear perfiles en plataformas de contratación
- Estar activo en redes sociales, es decir, reclutamiento en redes sociales.
Es una oportunidad para divertirse y mostrar lo que te hace único. Sin embargo, a veces puedes optar por trabajar con firmas de reclutamiento para encontrar más candidatos o mejores candidatos y cubrir puestos de difícil cobertura.
Tecnologías como software de marketing de reclutamiento y sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) pueden ayudar a crear páginas de carreras y publicar anuncios de empleo.
Solicitud
Esta etapa es el punto entre que un candidato decide postularse y un candidato envía formalmente una solicitud.
Es importante asegurarse de que el proceso de solicitud sea fluido, elimine duplicidades, pueda completarse rápidamente y solo haga preguntas relevantes (estas pueden no ser las mismas para cada puesto). Si te desvías aquí, puedes hacer que los candidatos se sientan exhaustos y causar que la empresa aleje al talento.
En palabras del experto en reclutamiento, Liam Reese:
"La única información que realmente necesitas en este punto es la cantidad mínima de información que te permita decidir si entrevistas o no al candidato, más la información de contacto para poder comunicarte con él—no necesitas nada más, así que no pidas nada más."
Los ATS pueden ayudar aquí estandarizando ciertos aspectos del proceso de solicitud y asegurando que la información de cada postulante se registre para que pueda ser rastreada y respondida.
Otra funcionalidad interesante de los ATS es que se pueden programar para rechazar automáticamente a los candidatos que no cumplan con ciertos criterios, como la ubicación o el estatus de visa, y enviar información sobre los siguientes pasos a quienes sí cumplan.
Filtrado
El filtrado de candidatos es el proceso de evaluar las solicitudes y decidir quién pasará a la entrevista con el gerente de contratación.
El proceso de filtrado de candidatos implica revisar toda la información disponible sobre el candidato (currículum, carta de presentación, perfil de LinkedIn, etc.) y decidir si podría ser una buena opción.
Las empresas que utilizan herramientas para filtrar currículums suelen tener ciclos de contratación más rápidos y mejorar la calidad de los candidatos.
Si parecen prometedores, el proceso normalmente también incluye una primera llamada entre el candidato y alguien de recursos humanos, llamada ‘llamada de filtrado’, para profundizar un poco más y hablar sobre el puesto.
En este momento, puede que solo haya una persona involucrada en el proceso, pero eso seguramente cambiará.
A medida que más personas se involucren, no es mala idea tener un diagrama de flujo del proceso de reclutamiento para que todos sigan, y un único punto de contacto para que el candidato interactúe durante todo el proceso, que normalmente es la persona que realizó el primer filtrado. Esto se llama reclutamiento de ciclo completo.
Entrevistas y evaluaciones
Ahora estamos entrando en la parte clave del embudo de reclutamiento donde probablemente participen más personas.
Entrevistamos a los candidatos y les damos tareas para determinar sus cualificaciones, habilidades de comunicación y motivaciones, a la vez que verificamos la veracidad de la información que presentan.
Por otro lado, las personas que buscan empleo pueden demostrar sus capacidades, entender mejor el puesto y generar empatía con sus posibles empleadores.
Ambas partes pueden aclarar expectativas, negociar condiciones y tomar decisiones informadas sobre cómo avanzar.
En última instancia, a través de entrevistas y evaluaciones, queremos investigar a fondo las habilidades, comportamientos y motivaciones necesarias y crear una experiencia positiva para el candidato, independientemente del resultado.
Tener una estructura clara para las entrevistas es importante. En su excelente artículo sobre cómo entrevistar a alguien, Mariya Hristova recomienda estructurar las entrevistas como un embudo empezando con las habilidades imprescindibles en las primeras etapas, y pasando a las habilidades opcionales en las siguientes etapas.
Ejemplo:
- Primera etapa: Profundizar en la experiencia del candidato con preguntas específicas priorizando primero la experiencia imprescindible y luego avanzando hacia la experiencia opcional.
- Segunda etapa: Entrevista “técnica”, que puede implicar una tarea, donde puedes evaluar las habilidades imprescindibles y, potencialmente, comprender (según el desempeño del candidato en la primera entrevista) sus habilidades deseables.
- Tercera etapa: Enfoque en el aporte al ambiente y la adaptación al comportamiento.
¡Recomiendo mucho leer el artículo para profundizar más!
Oferta
Aunque la oferta laboral es el final del proceso de selección, conseguir que los candidatos la acepten (es decir, asegurarte de que acepten la oferta) comienza desde el primer momento en que hablas con ellos y su información entra en tu sistema de selección.
Las acciones que tomes en cada etapa del embudo te ayudarán a llevarlos a un estado de "cerrable", “¡Sí quiero trabajar en la empresa!” (o a lo contrario y que ellos mismos se descarten).
Crear una buena relación con el candidato es crucial, ya que esto mantendrá alto tu índice de aceptación de ofertas (OAR) (un buen OAR generalmente se considera de ~90%).
A medida que avancen en el proceso, descubrirás más sobre el candidato, lo que luego puedes usar para cerrarlo en la etapa de negociación.
Por ejemplo, si un desarrollador quiere ganar más experiencia utilizando una determinada tecnología, y esto es algo que realmente puedes ofrecer, entonces deberías destacarlo.
Para más información, consulta el excelente artículo de Mariya sobre cómo hacer una oferta de trabajo.
Cómo crear un embudo de reclutamiento
Aquí tienes un proceso rápido para ayudarte a crear un embudo de reclutamiento:
- Desarrolla tu EVP y tu marca empleadora
- Define tus objetivos de reclutamiento
- Define tu candidato ideal
- Crea plantillas de correo electrónico para cada etapa del embudo de reclutamiento para optimizar la comunicación con los candidatos.
- Redacta y publica algunas descripciones de puestos
- Busca y selecciona candidatos
- Desarrolla un proceso de entrevistas
- Hazles una oferta que no puedan rechazar
- Desarrolla métricas de reclutamiento útiles para ayudarte a optimizar tu embudo.
Consejo profesional: Las herramientas de reclutamiento gratuitas te ayudan a visualizar y perfeccionar tu embudo de reclutamiento para obtener mejores resultados de contratación.
Métricas del embudo de reclutamiento
Existe un viejo dicho que dice "Lo que se mide, se gestiona", lo que significa que monitorizar la efectividad de algo mediante métricas claras es esencial para mejorarlo.
Cuando se trata de medir la efectividad del embudo de reclutamiento, hay bastantes métricas entre las que elegir:
Las métricas del embudo de reclutamiento son cruciales para evaluar la efectividad de y agilizar tu proceso de contratación.
Aquí tienes algunas métricas clave a tener en cuenta:
- Tiempo para cubrir la vacante: Mide el número de días necesarios para cubrir un puesto desde que se publica la oferta hasta la aceptación de la misma.
- Tiempo para contratar: Mide el número de días desde que un candidato entra en el proceso de selección (por ejemplo, postula o es identificado) hasta que acepta la oferta de trabajo.
- Fuente de contratación: Rastrea de dónde provienen los candidatos (por ejemplo, portales de empleo, redes sociales, referencias de empleados, agencias de reclutamiento).
- Tasa de finalización de solicitudes: Mide el porcentaje de candidatos que completan el proceso de solicitud después de iniciarlo.
- Ratio de filtro a entrevista: Mide el número de candidatos evaluados frente al número de candidatos entrevistados.
- Ratio de entrevista a oferta: Mide el número de candidatos entrevistados frente al número de ofertas de trabajo realizadas.
- Tasa de aceptación de ofertas: Mide el porcentaje de ofertas de trabajo aceptadas por los candidatos.
Afortunadamente, puedes apoyarte en tu sistema de reclutamiento para ayudarte a seguir estas métricas, ya que muchos sistemas cuentan con informes integrados sobre estas métricas (o informes que puedes personalizar para tus necesidades específicas).
Mejores prácticas para el embudo de reclutamiento
Sigue estas mejores prácticas para ayudarte a crear y optimizar tu embudo de reclutamiento:
- La marca siempre presente: Tu marca es valiosa, lidera con tus valores y protégela a toda costa.
- Desarrolla perfiles de candidato: Crea perfiles detallados de tus candidatos ideales, incluyendo habilidades, experiencia y compatibilidad cultural, para guiar tus esfuerzos de búsqueda y selección.
- Aprovecha a los empleados actuales: Utiliza a los empleados existentes para que recomienden candidatos y participen en tus esfuerzos de marketing de reclutamiento.
- Implementa un ATS: Cuando el nivel de contrataciones lo requiera, utiliza un ATS para gestionar y optimizar el proceso de solicitud, hacer seguimiento a los candidatos y mantener los registros organizados. Aquí tienes nuestra selección de los mejores sistemas de seguimiento de candidatos.
- Comunicación y colaboración frecuentes: La contratación debe ser un esfuerzo colaborativo entre reclutadores y responsables de contratación.
- Una reserva diversa de talento y equipo de entrevistadores: Importante para aportar nuevas ideas y perspectivas en ambos lados de la mesa de entrevistas.
- Estandariza los procesos de selección y entrevistas: Desarrolla criterios de selección y preguntas de entrevistas consistentes para garantizar la equidad y objetividad, y asegúrate de que los entrevistadores estén capacitados en mejores prácticas para realizar entrevistas efectivas e imparciales.
- Sé transparente y honesto: Ser abierto y honesto abre la puerta a una variedad de preguntas que te permitirán evaluar si la persona es un buen candidato para el puesto.
Puedes optimizar tu proceso de reclutamiento utilizando sistemas de reclutamiento para pequeñas empresas que automatizan estos procesos clave.
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