8 Formas de Obtener Retroalimentación de los Empleados + Pros y Contras
Para obtener retroalimentación de los empleados, puedes usar métodos como herramientas de encuestas para empleados, reuniones individuales o conversaciones informales. Cada uno tiene sus propias ventajas y desafíos.
En este artículo, compartiré ocho técnicas prácticas que he utilizado para recopilar retroalimentación honesta, explicaré qué funciona para cada una y te ayudaré a elegir la mejor opción para tu equipo. Obtendrás una guía clara y directa sobre lo que más importa al elegir cómo obtener retroalimentación de los empleados.
¿Qué es la retroalimentación de los empleados?
Seguramente ya lo sabes de forma intuitiva, pero antes de entrar en cómo recopilar retroalimentación de los empleados, aquí te doy mi definición de lo que entiendo por retroalimentación de los empleados.
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La retroalimentación de los empleados es la información que un empleado proporciona a otro acerca de la organización y/o de su experiencia única trabajando en ella. Esta información puede ser pensamientos, ideas, opiniones o hechos, y puede comunicarse de manera verbal o no verbal. La información puede ser en forma de comentarios positivos, constructivos o negativos.
Esta definición abarca muchos aspectos, así que vamos a desglosarla un poco.
- La retroalimentación de los empleados puede ser recibida por cualquiera: un compañero de trabajo o colega, un amigo en otro equipo, el gerente del empleado u otro gerente. Esto último a veces se llama retroalimentación ascendente.
- La información puede ser sobre la organización en sí (por ejemplo: “Creo que las reuniones generales son una excelente forma de comunicarnos”) o sobre la experiencia única de alguien trabajando en ella (por ejemplo: “Me encanta estar aquí y le dije a mi amiga Beth que presente su solicitud”).
- Puedes recopilar comentarios positivos (por ejemplo: “¡Creo que el nuevo producto que lanzamos es increíble!”), retroalimentación constructiva (cuando se ofrecen sugerencias específicas de mejora, por ejemplo: “Nuestros gastos en redes sociales son demasiado altos y aquí está cómo podemos reducirlos.”), o retroalimentación negativa (por ejemplo: “Realmente no me agrada Dave de contabilidad”).
¿Por qué es importante la retroalimentación de los empleados?
Probablemente, si ya estás leyendo esto, no necesitas montones de investigaciones y estadísticas para convencerte de la importancia de recopilar retroalimentación de tus empleados.
La retroalimentación puede tener un gran impacto en el éxito general y la salud de una organización y de su gente, y puede ayudar a:
- Crear una experiencia positiva para los empleados
- Maximizar el compromiso y la satisfacción de los empleados
- Desarrollar una cultura organizacional de alto desempeño
- Fomentar una comunicación interna efectiva
- Apoyar un entorno de mejora continua
- Aumentar la retención de empleados y reducir la rotación.
Dicho esto, si todavía necesitas una estadística interesante que te convenza del valor de la retroalimentación de los empleados, mira esta cortesía de Salesforce:
"Los empleados que sienten que su voz es escuchada tienen 4,6 veces más probabilidades de sentirse empoderados para dar lo mejor de sí en el trabajo."
Por dónde empezar para recopilar retroalimentación de los empleados
Hay muchas formas de recopilar retroalimentación de los empleados, y todo comienza con estar muy enfocado en la pregunta, el problema o el desafío sobre el que esperas que te puedan ayudar a responder.
Una vez que lo hayas definido, puedes determinar de quién recopilarás la retroalimentación:
- Individuo o miembros individuales del equipo (por ejemplo, Jane de I+D, o Bill de contabilidad);
- Equipo (por ejemplo, marketing corporativo o un equipo de ventas regional);
- Grupo (por ejemplo, todos los gerentes de nivel Director en la empresa); y/o
- Organización (por ejemplo, toda la empresa).
Ahora puedes empezar a averiguar las mejores prácticas para ayudarte a recopilar esa retroalimentación de los empleados, donde “mejor” puede variar de persona a persona y de organización a organización. Por ejemplo:
- Pequeñas startups y empresas en etapas iniciales con tiempo y recursos limitados pueden valorar formas rápidas y de bajo costo para recopilar retroalimentación.
- PYMEs (pequeñas y medianas empresas) pueden seguir buscando formas económicas de recopilar retroalimentación, pero cuentan con recursos para métodos y programas más estructurados.
- Grandes corporaciones pueden tener muchos recursos para recopilar retroalimentación de los empleados, pero luchar para obtener respuestas honestas y lidiar con equipos/grupos más grandes con necesidades diferentes.
Ocho métodos efectivos para obtener retroalimentación de los empleados
Encuestas de retroalimentación de empleados
Todos hemos oído hablar de, y probablemente hemos participado en, una encuesta de retroalimentación de empleados en algún momento.
Recuerdo que una empresa para la que trabajé realizaba una encuesta anual que llevaba unos 10-15 minutos completar. Las respuestas eran anónimas, y teníamos tasas de participación extremadamente altas (más del 90%).
Nos resultaba extremadamente útil para recopilar retroalimentación y evaluar el sentimiento de los empleados sobre una amplia variedad de temas, incluyendo:
- Experiencia general de los empleados y satisfacción laboral
- Desarrollo profesional y oportunidades de crecimiento
- Cultura laboral y ambiente de trabajo
- Compromiso y motivación de los empleados
- Compensación y programas de recompensas
Ventajas de las encuestas de retroalimentación de empleados
- Anonimato: A diferencia de otras formas de recopilar retroalimentación de uno a uno, tienes la opción de que las respuestas de los empleados a la encuesta sean anónimas. Suponiendo que los empleados crean que sus respuestas son realmente anónimas (todo un tema aparte), optar por esta opción puede incentivar a) mayor participación; y b) una retroalimentación de los empleados más honesta.
- Entrega eficiente: Una encuesta a los empleados te permite recopilar retroalimentación de un grupo grande de personas, que puede ir desde un solo equipo hasta toda la organización. Hacer las mismas preguntas a cada individuo, una por una, suele ser mucho más lento.
- Formato estructurado: A diferencia de una conversación casual e improvisada, tienes tiempo de definir el objetivo que quieres lograr, o las preguntas que quieres responder, con tu encuesta. También puedes preparar tu conjunto de preguntas y saber que serán entregadas exactamente de la misma manera a cada participante.
- Resultados cuantitativos: Una encuesta de empleados normalmente es una mezcla de preguntas abiertas (por ejemplo, «Describe cómo te sientes acerca del despido del director general.»), de opción múltiple y de calificación (por ejemplo, «En una escala del 1 al 10, ¿qué tan satisfecho estás con tu salario?»). Esto permite asignar un valor numérico a la retroalimentación del empleado, lo que permite realizar análisis cuantitativos, como calcular el promedio entre el grupo encuestado.
- Impacto organizacional: Si nueve de cada 10 empleados responden con comentarios negativos a una pregunta (por ejemplo, «¿Qué tan satisfecho estás con nuestro proceso de solicitud de vacaciones?»), existe una buena probabilidad de que abordar esa retroalimentación y hacer cambios tenga un impacto mucho mayor en el compromiso y la motivación general dentro de tu organización.
Desventajas de las encuestas de retroalimentación de empleados
- Anonimato: El anonimato puede ser un arma de doble filo y, en el caso de las encuestas a empleados, la desventaja es que no permite realizar un seguimiento individual ni aclarar dudas si se recibe retroalimentación constructiva o negativa. A veces puedes encontrarte rascándote la cabeza, preguntándote: “¿Qué hago con este comentario?”.
- Costoso: Las encuestas de retroalimentación para empleados pueden ser costosas. Puede haber un coste directo dependiendo de cómo realices la encuesta, por ejemplo, usando herramientas para encuestas de empleados, pero el mayor coste suele venir del tiempo para crear la encuesta; recopilar, tabular y analizar las respuestas; y comunicar los resultados. Antes de comenzar, estima el tiempo total y multiplícalo por el salario promedio para obtener una idea del coste de oportunidad total.
- Gestión de expectativas: Cuando envías una encuesta de empleados a un grupo de personas, automáticamente generas la expectativa de que tomarás acciones basadas en los comentarios que reciban. Prepárate para comunicar antes y después cómo usarás su retroalimentación para mejorar su experiencia laboral.
En cuanto a encuestas, es posible que quieras enviar una grande anualmente. Sin embargo, muchas empresas optan por enviar encuestas rápidas con regularidad para recopilar opiniones sobre decisiones empresariales o preguntas surgidas de otros tipos de retroalimentación.
Para saber más sobre encuestas a empleados, consulta: Encuestas a empleados: una guía fácil con preguntas.
Reuniones de salto de nivel
Una reunión de salto de nivel es una reunión entre tú y personas que reportan a alguien que te reporta a ti.
La reunión “salta” uno o varios niveles de gestión en una organización jerárquica típica para permitirte recibir retroalimentación de personas que no te reportan directamente y con quienes normalmente no interactúas.
Por ejemplo, si eres el Director Financiero y una de las personas de tu equipo es Jane, la Directora de Finanzas, realizarías una reunión de salto de nivel con quienes reportan directa o indirectamente a Jane (por ejemplo, tu Contralor, Auxiliar de Cuentas por Pagar, etc.).
Ventajas de las reuniones de salto de nivel
- Sinceridad: Una reunión de salto de nivel bien llevada puede resultar en una retroalimentación sincera sobre el gerente (Jane, en el ejemplo anterior), permitiendo discusiones y críticas constructivas sobre los sistemas y procesos del equipo. También puede crear una sensación de "seguridad en grupo", donde los compañeros se sienten más confiados para compartir comentarios negativos si saben que otros piensan igual.
- Impacto en el equipo: Puede que tengas más capacidad o autoridad para generar cambios positivos que alguien que te reporta. Escuchar comentarios constructivos o negativos directamente puede permitirte actuar más rápido que si recibes la información por medio de otra persona.
- Compromiso: Puede ser motivador y fomenta el compromiso sentir que alguien con un cargo más alto se preocupa lo suficiente por tu opinión como para sentarse a dialogar cara a cara. Recuerdo que me parecía muy interesante y emocionante tener la oportunidad de conversar como parte de un grupo con el CEO de mi antigua empresa.
Desventajas de las reuniones de salto de nivel
- Facilitación de la reunión: La eficacia de una reunión cara a cara depende en gran medida de tu capacidad para liderarla y facilitarla. Debes estar preparado para afrontar una amplia variedad de desafíos que pueden afectar la calidad de la retroalimentación recibida, incluyendo sesgos en las reuniones, fenómenos psicológicos como el pensamiento grupal y facilitar la participación de quienes se sienten incómodos hablando en público o compartiendo en grupo.
- Opiniones de segunda mano: Puede ser más difícil para una persona recibir comentarios sobre sí misma que escucha de un tercero, en vez de directamente de la persona que los dio. Por ejemplo, Jane probablemente preferiría recibir comentarios sobre cómo dirige las reuniones directamente de su equipo, en vez de ti.
Para saber más sobre reuniones de salto de nivel, consulta: Reuniones de salto de nivel, una poderosa herramienta de liderazgo.
Reuniones uno a uno / de evaluación de desempeño
Una reunión uno a uno (también llamada 1:1) es un encuentro cara a cara entre tú y otra persona, a menudo un subordinado directo.
Las evaluaciones formales de desempeño son, por definición, más formales que una reunión 1:1 regular, pero los pros y contras son similares. Puede haber un poco más de estructura en los tipos de preguntas que haces, pero normalmente buscas el mismo tipo de retroalimentación de tu empleado.
Ventajas
- Retroalimentación más profunda: Un software de reuniones uno a uno efectivo registra estas reuniones íntimas, permitiéndote el tiempo y espacio para discutir la retroalimentación de manera más profunda que otros métodos de uno a muchos como encuestas y reuniones entre niveles. Es una oportunidad para dar retroalimentación a tu empleado, así como para solicitar la suya, ya sea sobre ti, el equipo o el lugar de trabajo.
- Menos estructuradas: Las reuniones 1:1 te permiten hacer preguntas más abiertas como, “¿Cómo puedo apoyarte para lograr tus objetivos?” o, “¿Cómo se está integrando tu nuevo compañero al equipo?”. Su retroalimentación puede motivar nuevas preguntas que ni siquiera habías considerado.
- Impacto individual: La naturaleza colaborativa de una 1:1 permite que tú y tu empleado determinen qué cambios se pueden hacer como resultado de su retroalimentación que los impacten directamente. Por ejemplo, si no están satisfechos con su compensación, probablemente eres quien está en la mejor posición para responder y, si es necesario, tomar acción.
Contras
- Honestidad: Es posible que los empleados se sientan incómodos dando retroalimentación sobre su experiencia laboral o sobre ti personalmente. Puede haber muchas razones para esto, desde el miedo a represalias o a ser percibidos como “quejumbrosos”, o porque simplemente no creen que vaya a servir de algo.
- Una sola voz: Recuerda que la retroalimentación en una reunión 1:1 es solo la perspectiva u opinión de una persona. Si esa retroalimentación es sobre sistemas o procesos del equipo o de la organización, por ejemplo, es importante verificar si otras personas opinan igual antes de tomar decisiones o hacer cambios.
- Desviaciones: El formato menos estructurado de una 1:1 hace que sea fácil desviarse hacia preguntas o discusiones que realmente no ayudan a que el empleado u organización avancen. Esto requiere buenas habilidades de facilitación para mantener la conversación enfocada.
Recursos relacionados:
- Cómo realizar una mejor evaluación del desempeño
- Cómo dirigir una reunión uno a uno eficaz [Plantilla]
Evaluaciones de desempeño 360 grados
La retroalimentación de 360 grados, también conocida como retroalimentación de múltiples fuentes o de múltiples evaluadores, se refiere a comentarios sobre el desempeño o comportamientos observados de un empleado, reunidos de diversas fuentes, como pares, gerentes, subordinados e incluso clientes.
He tenido mis propias experiencias con retroalimentación 360, y encontré que cada una fue positiva (y desafiante) a su manera.
En una empresa para la que trabajé, contrataron a un facilitador profesional para liderar un proceso de evaluación 360 para todo el equipo de liderazgo. Usaron formularios muy detallados para recopilar la retroalimentación y luego presentaron a cada persona su propio informe integral. Después tuvimos una sesión de equipo de liderazgo donde cada uno presentó y discutió con el grupo sus conclusiones personales.
El proceso en otra empresa fue más informal pero se alineó con nuestro proceso anual de evaluación del desempeño. El área de recursos humanos recogía la retroalimentación 360 usando un formulario sencillo. Luego, era el gerente quien revisaba y presentaba las piezas más relevantes de la retroalimentación durante la evaluación del desempeño, procurando mantener en el anonimato a las fuentes.
Ventajas
- Específica: Este mecanismo de gestión del desempeño, que suele incorporarse en evaluaciones formales, te permite recopilar retroalimentación sobre ti específicamente. Se centra menos en los sistemas y procesos organizacionales y más en tus habilidades personales, eficacia, estilo de gestión, etc.
- Anónima: Como en las encuestas de empleados, la retroalimentación recopilada puede mantenerse en el anonimato, por lo que tus pares y subordinados pueden estar más dispuestos a brindarte comentarios honestos.
- Impacto organizacional: Si eres un líder senior o miembro del equipo directivo de tu organización, la retroalimentación sobre el desempeño que se traduce en cambios positivos en tu liderazgo y gestión puede tener un impacto muy amplio.
Contras
- Anónima: De nuevo, la retroalimentación anónima no permite una conversación o aclaración individual posterior si recibes comentarios constructivos o negativos.
- Desempoderante: Si sientes que tienes que tomar decisiones únicamente en base a la retroalimentación de otros, puedes sentir que esto te quita autonomía y capacidad de decisión para tus equipos.
- Costo: Al igual que las encuestas de retroalimentación para empleados, la inversión en tiempo y dinero (si se utiliza un consultor o facilitador externo, o se implementa un software de retroalimentación 360 grados) puede ser mayor que en otras formas de recolección de retroalimentación.
Entrevistas de integración
Las entrevistas de incorporación pueden tener lugar en cualquier momento, e incluso más de una vez, durante el proceso de incorporación. La incorporación es una fase del ciclo de vida del empleado que muchos definen como aquella que incluye el reclutamiento, la contratación y la formación de los empleados.
Las preguntas en una entrevista de incorporación pueden incluir:
- “¿Qué tan precisa fue la descripción del puesto en el anuncio con respecto al trabajo que estás haciendo?”
- “¿Qué información adicional podríamos haber proporcionado sobre nuestra empresa y/o el puesto para ayudarte a tomar una decisión más informada?”
- “¿Cómo describirías tus dos primeras semanas en la empresa?”
Pros y contras
Los pros y contras generales de las entrevistas de incorporación son muy similares a los de las reuniones uno a uno. Sin embargo, son una forma muy útil de medir el éxito de tu programa de incorporación.
Las entrevistas de incorporación son mejores si las lleva a cabo un líder o profesional de RRHH, ya que suelen supervisar muchos aspectos de los procesos de incorporación.
Sin embargo, si tu organización no cuenta con una persona dedicada a recursos humanos, considera realizar tú mismo la(s) entrevista(s).
Entrevistas de salida (Desvinculación)
Las entrevistas de salida son una parte importante de la fase de desvinculación del ciclo de vida del empleado y pueden utilizarse para obtener comentarios valiosos sobre la retención de empleados, la cultura laboral y la satisfacción en el trabajo.
Todos hemos escuchado sobre la “Gran Renuncia” que se está dando en los lugares de trabajo actuales, y las entrevistas de salida pueden aportar información valiosa sobre por qué alguien decide dejar tu organización.
Pros y contras
Las entrevistas de salida tienen ventajas y desventajas similares a las entrevistas de incorporación y a las 1:1.
Sin embargo, es posible que recibas comentarios más honestos por parte del empleado, ya sean negativos o constructivos, ya que el temor a consecuencias negativas podría ser menor.
Para garantizar mayor sinceridad, lo mejor es que la entrevista la realice alguien más neutral u objetivo, como el líder de RRHH o algún compañero/a gerente.
Lectura relacionada: 3 pasos para realizar una entrevista de salida efectiva
Buzones de sugerencias reales / virtuales
Parece que los buzones de sugerencias están pasados de moda, pero todavía pueden desempeñar un papel importante en demostrar el compromiso de la empresa con la experiencia del empleado y la mejora continua. ¡Y por supuesto, también puedes recibir ideas excelentes!
Además, los buzones de sugerencias se pueden modernizar utilizando software de retroalimentación para empleados para ofrecer a tus colaboradores una forma organizada de dar su opinión de manera virtual.
Ventajas de los buzones de sugerencias
- Forma sencilla para que los empleados envíen ideas de forma anónima u otra
- Se enfoca en soluciones a los problemas, no solo en los problemas mismos
- Fomenta la innovación y la resolución de problemas.
Desventajas de los buzones de sugerencias
- Pude llevar tiempo revisar todas las sugerencias
- Tras la emoción inicial, el uso puede disminuir con el tiempo. Combate esto situándolos en sitios visibles y reconociendo las sugerencias recibidas.
Conversaciones informales
La última, pero no menos efectiva, forma de recolectar retroalimentación es a través de conversaciones informales.
Las reuniones, ya sean reuniones a salto de nivel, 1:1 o revisiones de desempeño, a veces pueden parecer más formales y estructuradas. Esto puede afectar la disposición de los empleados para compartir opiniones críticas o constructivas.
Ya sea en el dispensador de agua, durante un paseo soleado al aire libre, o durante el almuerzo o un café, mantener las cosas ligeras puede ayudar a que un empleado se sienta más cómodo compartiendo sus pensamientos y opiniones.
No salgas con la intención de recolectar (o dar) retroalimentación. Simplemente está atento, si surge una oportunidad durante un amigable sushi o una hamburguesa, para ser curioso, hacer preguntas generales y ver a dónde va la conversación.
Formas de recopilar la retroalimentación de empleados—calificadas
Ahora que ya hemos analizado las formas más efectivas de recopilar la retroalimentación de los empleados y presentado algunas ventajas y desventajas de cada una, resumamos las principales diferencias entre ellas en cuanto a:
- Alcance: ¿es el método más efectivo para recopilar retroalimentación de uno o más equipos (incluida toda la organización) o de uno o más individuos?
- Costo: en términos de tiempo y dinero, ¿el método es de alto, medio o bajo costo?
- Estructura: ¿el método es más formal y estructurado, o informal y casual?
- Frecuencia: ¿el método es más efectivo cuando se usa con frecuencia o solo a veces?
- Honestidad: ¿el método generalmente brindará más o menos honestidad que otros métodos?
- Alcance temático: ¿el método es más efectivo para obtener retroalimentación general sobre diversos aspectos del entorno laboral o la experiencia del empleado, o retroalimentación más específica sobre un tema en particular?
| Tipo de retroalimentación | Alcance | Costo | Estructura | Frecuencia | Honestidad | Alcance temático |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Encuesta a empleados | Equipo(s) | Más alto | Más | A veces | Más alto | General |
| Reunión de nivel superior | Equipo(s) | Más bajo | Menos | A veces | Más alto | General |
| Reunión uno a uno | Individuo(s) | Más bajo | Más | A menudo | Más bajo | Específico |
| Evaluación 360° | Equipo(s) | Más alto | Más | A veces | Más alto | Específico |
| Entrevista de incorporación | Individuo(s) | Más bajo | Menos | A veces | Más bajo | Específico |
| Entrevista de salida | Individuo(s) | Más bajo | Más | A veces | Más alto | General |
| Buzón de sugerencias | Equipo(s) | Más bajo | Menos | A menudo | Más alto | General |
| Conversación casual | Individuo(s) | Más bajo | Menos | A menudo | Más alto | General |
Algunas reflexiones finales sobre la retroalimentación de los empleados: una cultura de empresa inclusiva
Al igual que en la gestión de productos o en la mejora de la experiencia del cliente, lo mejor es recopilar retroalimentación de forma regular usando una variedad de métodos diferentes.
De este modo, contrarrestas las limitaciones de cada uno de los métodos mencionados arriba y... ¡más sushi!
Además, nada desmotivará a los empleados más rápido que pedirles que dediquen su tiempo a dar retroalimentación y luego no hacer nada con los resultados.
Si, por ejemplo, descubres que los empleados sienten que no reciben suficiente reconocimiento, busca formas de reconocer a quienes logran resultados o viven los valores de tu empresa (aquí tienes algunas ideas divertidas). Así de simple.
Para recopilar la retroalimentación más sincera (y por lo tanto la más útil), el estándar de oro es trabajar en crear una cultura de empresa inclusiva en la que todos los miembros del equipo se sientan psicológicamente seguros para aportar sus ideas y opiniones.
Un gran pódcast para ayudarte a comenzar con esto: Cómo crear una organización basada en la diversidad, equidad e inclusión (con Katie Zink de Social Construct Consulting)
Lecturas adicionales que te ayudarán a recopilar retroalimentación y mejorar la experiencia del empleado:
