18 Mejores Software de Gestión de Espacios de Trabajo Híbridos en 2026

El software de gestión de espacios de trabajo híbridos te proporciona las herramientas para coordinar horarios flexibles, reservar escritorios y gestionar recursos de oficina entre equipos remotos y presenciales. Si estás buscando el mejor software de gestión de espacios híbridos, probablemente estés buscando formas de apoyar la flexibilidad laboral, hacer seguimiento de quién está en la oficina y sacar mejor provecho a tu espacio de trabajo. En esta guía, encontrarás mis selecciones de las mejores herramientas para que tu organización gestione el trabajo híbrido, con una descripción general de las funciones clave para que puedas comparar soluciones y elegir la que mejor se ajuste a tus necesidades.

Resumen del Mejor Software de Gestión de Espacios de Trabajo Híbridos

Esta tabla comparativa resume los detalles de precios de mis principales selecciones de software de gestión de espacios híbridos para ayudarte a encontrar el que mejor se adapte a tu presupuesto y necesidades empresariales.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	elia	Ideal para flujos de trabajo automatizados en la experiencia en oficinas	Plan gratuito + demo gratis disponible Book Demo	Desde $500/mes Get Custom Pricing	Website
2	Dibsido	Ideal para una incorporación y configuración rápidas	Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demo gratuita disponible	Desde $1.90/usuario/mes (facturación anual)	Website
3	Envoy	Ideal para entornos laborales orientados a la seguridad y el cumplimiento	Demo gratuita disponible	Desde $5/recurso reservable/mes (facturación anual)	Website
4	Robin	Ideal para análisis de oficinas impulsados por IA	Demostración gratuita disponible	Precio a consultar	Website
5	YAROOMS	Ideal para integración completa con Microsoft Teams y asistente de IA	Demostración gratuita disponible	Desde $99/mes	Website
6	Joan	Ideal para la gestión ultra sencilla de salas y escritorios	Prueba gratuita de 30 días disponible	Desde $51/mes	Website
7	Officely	Mejor para reservas integradas en Slack	Prueba gratuita + demostración gratis disponible	Desde $2.50/usuario/mes (facturado anualmente)	Website
8	Eptura	Mejor para colaboración planificada en equipo	Demo gratuita disponible	Precio a consultar	Website
9	FLYDESK	Ideal para el acceso global a espacios de coworking	Prueba gratuita de 14 días + demo gratis disponible	Desde $1.50/usuario/mes (facturación anual)	Website
10	HybridHero	Ideal para gestionar grandes espacios de trabajo en múltiples ubicaciones	Demo gratuita disponible	Precio a consultar	Website

Featured Tools

1. 

   Justworks

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   4.6

   Visit Website
2. 

   Homebase

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   4.2

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3. 

   Paycom

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   4.3

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Reseñas del Mejor Software de Gestión de Espacios de Trabajo Híbridos

A continuación, mis resúmenes detallados de los mejores programas de gestión de espacios híbridos que seleccioné. Mis reseñas ofrecen un vistazo profundo a las funcionalidades, casos de uso recomendados e integraciones de cada plataforma para ayudarte a encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.

1

elia

Ideal para flujos de trabajo automatizados en la experiencia en oficinas

• Plan gratuito + demo gratis disponible
• Desde $500/mes

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Rating: 4.7/5

elia es una plataforma de gestión de lugares de trabajo híbridos que reúne la reserva de escritorios, la reserva de salas, la gestión de visitantes, el seguimiento de ocupación y herramientas de automatización del espacio para equipos que gestionan oficinas flexibles.

¿Para quién es elia?

elia es ideal para responsables de instalaciones y gestores de espacios de trabajo en organizaciones medianas y grandes que coordinan equipos híbridos en varias sedes.

Por qué elegí elia

Elegí elia como una de las mejores porque su módulo de automatización va mucho más allá de las reglas básicas. Puedes crear flujos de trabajo con activadores, condiciones y acciones personalizables, de manera que procesos como cancelar automáticamente una reserva de escritorio si hay un ausente y reasignarlo, o enviar avisos de llegada de visitantes al anfitrión correspondiente, se realizan sin intervención manual. También destaco el registro de ejecuciones, que te proporciona visibilidad total sobre cuándo y cómo se ejecutó cada automatización, de modo que puedas resolver problemas o mejorar sin suposiciones.

Funciones clave de elia

• Reserva interactiva sobre plano: Reserva escritorios y salas directamente desde un mapa visual y en tiempo real de tu oficina, viendo la disponibilidad al instante.
• Panel de presencia de compañeros: Consulta qué compañeros tienen previsto acudir cada día, para que los empleados puedan coordinar su presencialidad con las personas con las que necesitan colaborar.
• Análisis de ocupación: Supervisa el uso de los espacios en tiempo real e histórico para detectar áreas infrautilizadas y tomar decisiones informadas sobre la capacidad de la oficina.
• Gestión de solicitudes en el espacio de trabajo: Solicita y gestiona peticiones de servicios (catering, TI, limpieza, mantenimiento) directamente desde la plataforma, con tareas asignadas a los equipos correctos.

Integraciones de elia

elia ofrece integraciones nativas con Microsoft 365, Google Workspace, Slack y herramientas específicas dentro de esos ecosistemas, como Google Calendar, Microsoft Teams y Microsoft Outlook. 

Pros and Cons

Pros:

• Precio fijo independientemente del número de usuarios
• Seguimiento de ocupación con sensores IoT integrado
• Registro previo y notificaciones de visitantes integrado

Cons:

• La app móvil está menos pulida que la versión de escritorio
• Opciones de estado limitadas más allá de oficina o remoto

LEARN MORE ABOUT ELIA:

• Check out elia on their website
• Read my in-depth review of elia
• elia vs. Skedda
• elia vs. Robin
• elia vs. Microsoft Places

2

Dibsido

Ideal para una incorporación y configuración rápidas

• Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demo gratuita disponible
• Desde $1.90/usuario/mes (facturación anual)

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Rating: 4.7/5

Dibsido es una solución de software de gestión de espacios de trabajo híbridos que proporciona herramientas para reserva de escritorios, programación de salas de reuniones, gestión de estacionamientos y mapas interactivos de oficinas, con integraciones para Microsoft, Google y Slack.

¿Para quién es mejor Dibsido?

Dibsido es ideal para organizaciones pequeñas y medianas que buscan una gestión de espacios de trabajo híbridos rápida y sencilla.

Por qué elegí Dibsido

Elegí Dibsido como uno de los mejores porque puedo configurar reservas de escritorios, salas de reuniones y estacionamientos en minutos, incluso sin capacitación. En la práctica, mi equipo utiliza su plano interactivo desde el primer día para encontrar y reservar espacios.

Características clave de Dibsido

• Integración con Microsoft Teams: Los usuarios pueden reservar escritorios y recursos directamente desde su espacio de trabajo en Microsoft Teams.
• Gestión de plazas de estacionamiento: Asignar, reservar y administrar espacios de estacionamiento junto con la reserva de escritorios y salas.
• Horario y visibilidad del equipo: Visualizar los patrones de asistencia semanal para ver quién está en la oficina, trabajando remotamente o en estado personalizado, con registros de asistencia exportables.
• Análisis de uso de recursos: Consultar datos y tendencias de uso para ayudar a optimizar la distribución de la oficina y la planificación de recursos.

Integraciones de Dibsido

Dibsido ofrece integraciones nativas con Microsoft Teams y Slack, además de sincronización bidireccional de calendario con Microsoft Outlook y Google Calendar. El inicio de sesión único empresarial (SSO) es compatible a través de Microsoft Entra ID, Google Workspace y SAML 2.0, con una API disponible para integraciones personalizadas.

Pros and Cons

Pros:

• Planos interactivos para selección de escritorios y estacionamientos
• Soporte multilingüe para equipos híbridos globales
• Aplicaciones móviles nativas para iOS y Android

Cons:

• Automatizaciones de flujo de trabajo limitadas en comparación con la competencia
• Menos controles avanzados de instalaciones para empresas

LEARN MORE ABOUT DIBSIDO:

• Check out Dibsido on their website

3

Envoy

Ideal para entornos laborales orientados a la seguridad y el cumplimiento

• Demo gratuita disponible
• Desde $5/recurso reservable/mes (facturación anual)

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Rating: 4.8/5

Envoy es una plataforma de gestión de espacios de trabajo que abarca la gestión de visitantes, la reserva de escritorios y salas, la programación de empleados y el control de acceso físico en varias ubicaciones de oficinas.

¿Para quién es mejor Envoy?

Envoy es especialmente adecuado para empresas en industrias reguladas como finanzas, salud y contratos gubernamentales, donde la identidad de los visitantes, los registros de acceso y el cumplimiento legal son imprescindibles.

Por qué elegí Envoy

Elegí Envoy como uno de los mejores debido a la seriedad con la que aborda la seguridad física y el cumplimiento normativo como funciones centrales de la plataforma, y no como aspectos secundarios. El proceso de registro puede solicitar a los visitantes información sobre ciudadanía para el control ITAR, o requerir que vean un video de seguridad para el cumplimiento de OSHA; además, Envoy almacena automáticamente estos datos en registros listos para auditorías que pueden exportarse según un calendario. También me gusta la integración Visual Compliance, que revisa a los visitantes en tiempo real contra listas de partes restringidas.

Características clave de Envoy

• Programación de salas: Reserva salas de reuniones directamente desde Outlook, Google Calendar o la app de Envoy, con liberación automática para ausencias.
• Gestión de entregas: Registra los paquetes entrantes y notifica automáticamente a los destinatarios para evitar que las entregas se acumulen sin supervisión.
• Límites de capacidad: Establece y aplica límites de ocupación a nivel de ubicación o piso para controlar cuántas personas pueden estar en el lugar al mismo tiempo.
• Reserva de escritorios: Permite a los empleados reservar escritorios flexibles con antelación o encontrar asientos disponibles al llegar, usando un mapa interactivo del piso.

Integraciones de Envoy

Envoy ofrece más de 100 integraciones a través de su directorio de aplicaciones, incluyendo Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook, Okta, Salesforce, Brivo, Kisi, Avigilon Alta y DocuSign. También se conecta con Zapier y proporciona una API para integraciones personalizadas.

Pros and Cons

Pros:

• El registro de visitantes incluye evaluación de cumplimiento
• Monitoreo de ocupación en tiempo real en todas las ubicaciones
• Las notificaciones de emergencia llegan al personal en el sitio

Cons:

• Las desconexiones de emparejamiento de dispositivos requieren solución manual
• Las funciones clave están restringidas a los planes premium

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

• Check out Envoy on their website
• Read my in-depth review of Envoy
• Explore best alternatives to Envoy

4

Robin

Ideal para análisis de oficinas impulsados por IA

• Demostración gratuita disponible
• Precio a consultar

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Rating: 4.5/5

Robin es una plataforma de operaciones de lugares de trabajo impulsada por IA que abarca la reserva de escritorios y salas, la gestión de espacios, la gestión de visitantes y análisis de ocupación para entornos de oficinas híbridas.

¿Para quién es más adecuado Robin?

Robin es ideal para equipos de TI, instalaciones y operaciones de lugares de trabajo en empresas medianas y grandes que necesitan herramientas basadas en datos para gestionar oficinas flexibles e híbridas en el día a día.

Por qué elegí Robin

Elegí Robin como uno de los mejores por cómo utiliza la IA para ir más allá de los informes básicos de ocupación. Su asistente de IA para análisis permite hacer preguntas en lenguaje natural sobre el uso del espacio y recibir respuestas prácticas para obtener información clave como qué pisos están constantemente subutilizados o qué bienes raíces podrías consolidar. También me gusta la función CollabScore, que mide qué tan efectivamente los equipos realmente trabajan juntos en persona combinando datos de proximidad de escritorios, reuniones y ocupación.

Características clave de Robin

• Reserva de escritorios: Reserva escritorios con antelación o en el momento, con sugerencias impulsadas por IA basadas en el horario de tu equipo en la oficina.
• Servicios para reuniones: Solicita y gestiona servicios de catering, soporte AV y solicitudes de configuración de sala desde el flujo de trabajo de reserva de salas.
• Gestión de visitantes: Pre-registra invitados, gestiona los registros de entrada y mantiene los historiales de visita en un solo módulo de gestión de visitantes.
• Políticas en la oficina: Establece y comunica políticas de asistencia híbrida, y permite que los empleados hagan seguimiento de su propio progreso en la oficina frente a esos requisitos.

Integraciones de Robin

Robin ofrece integraciones nativas con todo el ecosistema de Microsoft, incluyendo Microsoft Teams, Outlook, Exchange, Entra ID, Intune y Microsoft 365, así como Google Calendar y Google Workspace. También se integra con Slack, Zoom, Okta, OneLogin, Rippling y sistemas de control de acceso como Avigilon, Brivo y Kisi. Cuenta con una API disponible para integraciones personalizadas.

Pros and Cons

Pros:

• Los datos de ocupación informan las decisiones de bienes raíces
• La protección contra reuniones abandonadas libera salas no utilizadas
• Mapas interactivos de la oficina muestran disponibilidad en vivo

Cons:

• Gestión de movimientos y planificación de espacios limitadas
• La notificación de incidencias es unidireccional

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• Check out Robin on their website
• Read my in-depth review of Robin

5

YAROOMS

Ideal para integración completa con Microsoft Teams y asistente de IA

• Demostración gratuita disponible
• Desde $99/mes

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Rating: 4.5/5

YAROOMS es una plataforma de gestión de espacios de trabajo que abarca la reserva de escritorios y salas, la programación de trabajo híbrido, la gestión de visitantes y la analítica del lugar de trabajo, todo operado a través de un asistente de IA nativo de Microsoft Teams llamado Yarvis.

¿Para quién es mejor YAROOMS?

YAROOMS es ideal para organizaciones medianas a grandes que ya utilizan Microsoft 365 y desean una gestión del lugar de trabajo integrada directamente en su entorno existente de Teams.

Por qué elegí YAROOMS

YAROOMS se gana su lugar en mi lista porque Yarvis, su asistente de IA, vive de forma nativa dentro de Microsoft Teams, por lo que los empleados pueden reservar un escritorio, encontrar una sala de reuniones disponible o consultar el horario de un colega sin salir de la aplicación que ya usan todo el día. Me gusta que Yarvis maneje solicitudes en lenguaje natural; esto significa que alguien puede escribir 'encuéntrame una sala para tres personas el martes por la tarde' y recibir opciones reservables al instante. Ese nivel de automatización nativa de Teams distingue a YAROOMS de las herramientas que tratan Microsoft 365 solo como una sincronización de calendario más.

Funciones clave de YAROOMS

• Programación de trabajo híbrido: Los empleados pueden establecer su plan semanal de ubicación laboral (oficina, casa u otro) para que los equipos coordinen los días juntos en la oficina.
• Mapas interactivos de planta: Mapas visuales muestran la disponibilidad en tiempo real de escritorios y espacios en todos los pisos, permitiendo a los empleados elegir asientos específicos antes de llegar.
• Gestión de visitantes: Registra visitantes con antelación, envía indicaciones automáticas de llegada y lleva el registro de quienes están en el lugar para un historial completo de asistencia.
• Analítica del lugar de trabajo: Los paneles de control monitorizan la utilización de espacios, tendencias de ocupación y tasas de ausencias en todas las ubicaciones.

Integraciones de YAROOMS

YAROOMS ofrece integraciones nativas en todo el ecosistema de Microsoft, incluyendo Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook y Azure AD, junto con Google Calendar, Google Meet, Slack, Zoom, MappedIn y SAML 2.0 para SSO. También hay una API REST disponible para integraciones personalizadas.

Pros and Cons

Pros:

• Mapas de planta codificados por colores muestran disponibilidad en tiempo real
• La función de búsqueda localiza a colegas en los planos
• Incluye panel de control de carbono integrado del lugar de trabajo

Cons:

• La vista del plano es difícil de usar en iPhones
• Los límites de espacio por nivel obligan a realizar actualizaciones no deseadas

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6

Joan

Ideal para la gestión ultra sencilla de salas y escritorios

• Prueba gratuita de 30 días disponible
• Desde $51/mes

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Rating: 4.5/5

Joan es una plataforma de gestión de espacios de trabajo que abarca la reserva de salas, reservas de escritorios, estacionamiento, gestión de visitantes, señalización digital y analíticas, con su propia línea de pantallas de programación sin cables de tinta electrónica, lo que la diferencia de las soluciones solo de software.

¿Para Quién Es Mejor Joan?

Joan es ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan una manera sencilla de gestionar salas de reuniones y escritorios sin una instalación o capacitación dependiente de TI.

Por Qué Elegí Joan

Joan es una de mis principales elecciones porque me encanta lo rápido que puedes pasar del registro a una configuración completa de reservas de salas y escritorios. El portal MyJoan permite a los administradores configurar todo el entorno laboral en minutos, y el registro automático libera salas no utilizadas sin intervención alguna. También me gusta que los empleados puedan reservar directamente desde las pantallas físicas de tinta electrónica de Joan fuera de una sala, eliminando la dependencia de una aplicación o calendario aparte.

Características Clave de Joan

• Reserva de activos: Permite a los empleados reservar activos de la empresa como equipos y espacios de estacionamiento junto con su escritorio o sala.
• Vista general del plano: Muestra un plano en vivo de la oficina para que los empleados vean en tiempo real la disponibilidad de escritorios y salas en todo el piso.
• Monitoreo del clima interior: Supervisa datos de temperatura y humedad de la oficina directamente a través de los dispositivos Joan en el panel de análisis.
• Anuncios: Envía mensajes dirigidos solo a los empleados programados para estar en la oficina en un día específico.

Integraciones de Joan

Joan ofrece integraciones nativas con todo el ecosistema de Microsoft, incluyendo Microsoft 365, Microsoft Teams, Outlook, Exchange y Azure AD, así como Google Workspace, Google Calendar, Slack, Zoom, Cisco Webex, Okta, JumpCloud e iCal. También se conecta con Zapier e IFTTT, y brinda una API para integraciones personalizadas.

Pros and Cons

Pros:

• Las pantallas de tinta electrónica sin cables no requieren cableado
• La liberación automática de salas no ocupadas ahorra espacio
• Las reservas de escritorios se implementan en una semana

Cons:

• La respuesta de la pantalla táctil de tinta electrónica es lenta
• La batería se agota rápido en redes Wi-Fi malladas

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• Check out Joan on their website

7

Officely

Mejor para reservas integradas en Slack

• Prueba gratuita + demostración gratis disponible
• Desde $2.50/usuario/mes (facturado anualmente)

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Rating: 5/5

Officely es una herramienta de gestión de oficinas híbridas que funciona dentro de Slack y Microsoft Teams, gestionando la reserva de escritorios, la reserva de salas de reuniones, la gestión de estacionamiento, el seguimiento de asistencia y el cumplimiento de políticas híbridas.

¿Para quién es mejor Officely?

Officely es ideal para empresas pequeñas y medianas que ya utilizan Slack o Microsoft Teams y desean reservar escritorios y hacer seguimiento de asistencia sin pedir a los empleados que utilicen otra aplicación independiente.

Por qué elegí Officely

Incluí Officely en mis principales recomendaciones porque ninguna otra herramienta integra la reserva de escritorios tan profundamente en Slack. Los empleados reservan un escritorio, ven quién va a la oficina y reciben recordatorios sin salir de Slack. También me gusta la función de agrupación por vecindarios, que permite que los equipos agrupen sus reservas para que las personas siempre se sienten cerca de sus compañeros en los días compartidos de oficina.

Características clave de Officely

• Reserva de salas de reuniones: Reserva espacios de reunión directamente en Slack o Microsoft Teams, con disponibilidad en tiempo real para evitar reservas dobles.
• Analítica de uso de la oficina: Hace seguimiento de la asistencia diaria, las tendencias de capacidad y los días infrautilizados en un solo panel.
• Gestión de estacionamiento: Permite que los empleados reserven espacios de estacionamiento junto con sus escritorios directamente desde Slack o Teams.
• Seguimiento del cumplimiento de políticas híbridas: Registra automáticamente la asistencia conforme a tu política híbrida y muestra las brechas de cumplimiento por equipo.

Integraciones de Officely

Officely ofrece más de 30 integraciones nativas, principalmente con sistemas de RR.HH. y calendarios, incluyendo Slack, Microsoft Teams, BambooHR, HiBob, Personio, Workday, Rippling, Deel, Google Calendar y Microsoft Outlook. También se conecta con Azure AD para la gestión de identidades y SAP SuccessFactors para flujos de trabajo empresariales de RR.HH.

Pros and Cons

Pros:

• No se necesita onboarding dentro de Slack o Teams
• Visibilidad en tiempo real de la asistencia diaria en la oficina
• Incluye reservas de estacionamiento y salas de reuniones

Cons:

• No tiene funciones integradas de gestión de visitantes
• Los planos de planta son estrictamente en 2D

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• Check out Officely on their website
• Read my in-depth review of Officely

8

Eptura

Mejor para colaboración planificada en equipo

• Demo gratuita disponible
• Precio a consultar

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Eptura Workplace es una plataforma de gestión de lugares de trabajo híbridos con herramientas para la reserva de escritorios, programación de salas de reuniones, planificación de espacios, gestión de mudanzas y datos de ocupación, diseñada para organizaciones con múltiples sedes.

¿Para quién es mejor Eptura?

Eptura Workplace es ideal para equipos de instalaciones y bienes raíces que gestionan grandes carteras de oficinas distribuidas en varias regiones o países.

Por qué elegí Eptura

Eptura Workplace merece su lugar en mi lista por la forma en que gestiona la visibilidad de carteras en un entorno inmobiliario grande y distribuido. Me impresionan especialmente los paneles de rendimiento inmobiliario, que te ofrecen una vista en tiempo real de la ocupación, utilización y uso del espacio en todos los locales a la vez. Las herramientas de planificación de escenarios te permiten modelar cambios de disposición y ajustar el tamaño de sitios infrautilizados antes de tomar una decisión. Para equipos que gestionan docenas de oficinas en todo el mundo, ese tipo de toma de decisiones respaldada por datos es difícil de replicar en una herramienta más ligera.

Características clave de Eptura

• Reserva de escritorios: Reserva puestos de trabajo individuales por adelantado para que los empleados puedan planificar sus días en la oficina según el horario de su equipo.
• Programación de salas de reuniones: Reserva y gestiona salas de reuniones en todas tus ubicaciones desde una sola interfaz.
• Experiencia de visitante sin contacto: Registra a los invitados sin necesidad de asistencia en recepción, utilizando un flujo digital y de autoservicio.
• Guía de orientación: Ayuda a empleados y visitantes a navegar por la oficina utilizando mapas interactivos mostrados en dispositivos del lugar.

Integraciones de Eptura

Eptura ofrece más de 30 integraciones nativas, incluyendo el ecosistema de Microsoft, Zoom, Salesforce, Dropbox, Azure, AWS, Power BI y Slack. Se integra con Zapier, y también dispone de una API para integraciones personalizadas.

Pros and Cons

Pros:

• Los módulos de espacio y mudanzas apoyan la gestión de carteras globales
• Los planos interactivos muestran la disponibilidad en tiempo real de los puestos
• Unifica reservas de escritorios, salas y visitantes en una sola plataforma

Cons:

• La generación de informes y análisis integrados carecen de profundidad de personalización
• Las reservas de salas en Outlook no siempre se sincronizan de vuelta

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• Check out Eptura on their website

9

FLYDESK

Ideal para el acceso global a espacios de coworking

• Prueba gratuita de 14 días + demo gratis disponible
• Desde $1.50/usuario/mes (facturación anual)

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Rating: 4.9/5

FLYDESK es una plataforma de gestión de lugares de trabajo híbridos que cubre la reserva de escritorios, la programación del lugar de trabajo, la gestión de ausencias y el acceso bajo demanda a espacios de coworking y oficinas con servicios en todo el mundo.

¿Para quién es mejor FLYDESK?

FLYDESK es ideal para empresas distribuidas a nivel global cuyos empleados trabajan en varios países y necesitan acceso flexible a oficinas locales.

Por qué elegí FLYDESK

FLYDESK se gana su lugar en mi lista porque ninguna otra herramienta en esta categoría combina la reserva interna de escritorios con una red global de coworking en tiempo real. A través de FLYDESK Space, los empleados pueden reservar al instante escritorios, salas de reuniones y oficinas privadas en miles de ubicaciones de más de 200 socios de espacios de trabajo en todo el mundo. También me gusta que esto esté integrado directamente en la misma plataforma que tu equipo utiliza para la programación diaria, así un empleado que viaja puede intercambiar su día de oficina en casa por un coworking local sin cambiar de herramienta ni enviar una solicitud adicional.

Funciones clave de FLYDESK

• Programación semanal: Establece tu ubicación de trabajo para cada día de la semana, ya sea en la oficina, remoto o descanso, para que tus compañeros siempre sepan dónde estará trabajando cada persona.
• Gestión de ausencias: Solicita, aprueba y realiza un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre directamente en la plataforma junto a la programación diaria.
• Seguimiento de horas trabajadas: Registra y monitorea las horas trabajadas por los empleados como complemento opcional vinculado a la configuración de políticas de RR. HH. de tu empresa.
• Mapa interactivo del espacio: Navega por un mapa visual e interactivo de tu oficina para ver la disponibilidad de escritorios y reservar lugares específicos según ubicación.

Integraciones de FLYDESK

FLYDESK ofrece un pequeño conjunto de integraciones nativas enfocadas en colaboración y calendarios, incluyendo Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook y Microsoft Teams Calendar. También se conecta con plataformas HRIS como BambooHR y Payfit para sincronizar los datos de ausencias con los flujos de trabajo de nómina. La compatibilidad con Zapier y API no está listada públicamente.

Pros and Cons

Pros:

• Reserva de espacios de coworking global integrada
• Combina programación, escritorios y seguimiento de ausencias
• Los empleados lo adoptan con mínima capacitación

Cons:

• La analítica de espacios de trabajo es limitada respecto a herramientas dedicadas a planificación de espacios
• No tiene integraciones nativas con sistemas de credenciales o control de acceso para oficinas

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10

HybridHero

Ideal para gestionar grandes espacios de trabajo en múltiples ubicaciones

• Demo gratuita disponible
• Precio a consultar

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HybridHero es una plataforma operativa para lugares de trabajo que reúne la reserva de escritorios, gestión de salas, gestión de visitantes, estacionamiento, RRHH y análisis de espacios en múltiples ubicaciones en un único sistema conectado diseñado para organizaciones empresariales.

¿Para quién es mejor HybridHero?

HybridHero es ideal para grandes empresas globales con 500 o más empleados que gestionan equipos híbridos en varias ubicaciones de oficinas, especialmente en sectores como la banca, construcción, salud y consultoría.

Por qué elegí HybridHero

HybridHero se gana su lugar en mi lista porque ninguna otra herramienta en esta categoría gestiona tan bien la verdadera complejidad empresarial en múltiples ubicaciones. Me gusta especialmente el reporte de utilización a nivel de portafolio, que proporciona a los líderes de lugar de trabajo, finanzas y bienes raíces un solo conjunto de datos para todas las oficinas, en lugar de tableros aislados por ubicación. La función de vecindario de equipos también permite que las grandes organizaciones mantengan la proximidad de los equipos incluso al gestionar cientos de escritorios flotantes en diferentes pisos y ciudades. Además, destacaría el Programa Switch, que permite que las empresas se migren y estén en funcionamiento en cinco días laborables.

Funciones clave de HybridHero

• Gestión de visitantes: Realiza check-in con quiosco, impresión de credenciales, notificaciones a anfitriones, captura de NDA y rastreo completo de auditoría en un solo módulo.
• Gestión de estacionamiento: Permite a los empleados reservar espacios antes de llegar, con liberación automática de plazas no utilizadas y soporte para carga de vehículos eléctricos.
• Mapas de calor de utilización: Visualiza tendencias de días pico y seguimiento de ausencias en todos los módulos en un informe listo para presentar.
• Módulo de RRHH: Conecta agendas híbridas, registro de asistencia y coordinación de equipos en un único sistema junto con tus datos de escritorios y salas.

Integraciones de HybridHero

HybridHero ofrece integraciones nativas con el ecosistema de Microsoft, incluyendo Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Office 365 y Azure AD, además de Google Workspace, Slack, Okta y más. Dispone de una API REST y webhooks para integraciones personalizadas con sistemas de RRHH, control de acceso y sistemas internos.

Pros and Cons

Pros:

• Incluye módulos integrados de RRHH y estacionamiento
• Soporta 11 idiomas para equipos globales
• Clona instantáneamente las reservas de la semana anterior

Cons:

• La aplicación móvil no muestra la ocupación de escritorios
• El modelo de precio por usuario incrementa los costes para equipos híbridos reales

LEARN MORE ABOUT HYBRIDHERO:

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Otros Software de Gestión de Espacios de Trabajo Híbridos

Aquí tienes algunas opciones adicionales de software de gestión de espacios de trabajo híbridos que no entraron en mi lista corta, pero que igualmente merece la pena revisar:

1. Maptician

   Ideal para la planificación de espacios en tiempo real

2. Yoffix

   Mejor para la personalización de Microsoft 365

3. OfficeSpace

   La mejor plataforma integral de agentes de IA

4. Flowscape

   Las mejores herramientas de visualización 3D para oficinas

Criterios de Selección para Software de Gestión de Espacios de Trabajo Híbridos

Al seleccionar el mejor software de gestión de espacios de trabajo híbridos para incluir en esta lista, consideré necesidades comunes de los compradores y desafíos como la gestión de agendas híbridas y la optimización del uso del espacio de oficina. También utilicé el siguiente marco para mantener mi evaluación estructurada y justa:

Funcionalidad Principal (25% de la puntuación total)
Para ser considerado en esta lista, cada solución debía cumplir con estos casos de uso comunes:

• Reservar escritorios y salas de reuniones
• Gestionar los horarios de trabajo de los empleados
• Monitorear la asistencia y ocupación de la oficina
• Soportar el registro y gestión de visitantes
• Integración con calendarios de oficina

Otras Funciones Destacadas (25% de la puntuación total)
Para ayudar a filtrar aún más la competencia, también busqué características únicas, como:

• Análisis automatizado de utilización del espacio
• Recomendaciones de escritorios o salas basadas en IA
• Soporte nativo para reservas de plazas de estacionamiento
• Zonificación configurable y reglas basadas en departamentos
• Módulos de control de salud o bienestar para empleados

Usabilidad (10% de la puntuación total)
Para valorar la usabilidad de cada sistema, consideré lo siguiente:

• Interfaz sencilla e intuitiva para todos los usuarios
• Navegación clara entre las herramientas y módulos
• Calidad de la experiencia en la aplicación móvil
• Paneles o visualizaciones personalizables
• Opciones de accesibilidad para equipos diversos

Onboarding (10% de la puntuación total)
Para evaluar la experiencia de incorporación de cada plataforma, tuve en cuenta lo siguiente:

• Acceso a videos de formación y documentación
• Disponibilidad de plantillas o configuraciones de ejemplo
• Tours interactivos del producto para la incorporación
• Chatbots receptivos o soporte en vivo para la incorporación
• Webinarios posteriores a la compra o formación grupal

Soporte al cliente (10% de la puntuación total)
Para evaluar los servicios de soporte al cliente de cada proveedor de software, consideré lo siguiente:

• Tiempo de respuesta rápido a los tickets de soporte
• Acceso a chat en vivo o soporte telefónico
• Disponibilidad de un centro de ayuda con función de búsqueda
• Gestores de cuentas dedicados para equipos grandes
• Actualizaciones periódicas de la documentación y las preguntas frecuentes

Relación calidad-precio (10% de la puntuación total)
Para evaluar la relación calidad-precio de cada plataforma, consideré los siguientes aspectos:

• Estructura de precios y planes transparentes
• Precios flexibles por usuario o puesto
• Funciones incluidas en el paquete básico
• Costo de complementos o funciones premium
• Prueba gratuita o garantía de devolución de dinero

Opiniones de los clientes (10% de la puntuación total)
Para tener una idea de la satisfacción general de los clientes, tuve en cuenta los siguientes aspectos al leer las reseñas de clientes:

• Comentarios positivos sobre la fiabilidad y el tiempo de actividad
• Experiencias de soporte reportadas por usuarios reales
• Elogios o críticas sobre funciones principales y destacadas
• Comentarios sobre la facilidad de adopción e incorporación
• Menciones específicas sobre problemas recurrentes

Cómo elegir un software de gestión de lugares de trabajo híbridos

Es fácil perderse en listas de funciones extensas y estructuras de precios complejas. Para ayudarte a mantenerte enfocado durante tu propio proceso de selección de software, aquí tienes una lista de factores a tener en cuenta:

¿Qué es un software de gestión de lugares de trabajo híbridos?

Un software de gestión de lugares de trabajo híbridos es una plataforma digital diseñada para gestionar entornos de oficina flexibles coordinando la reserva de escritorios, reservas de salas de reuniones, seguimiento de asistencia y horarios de trabajo híbridos. Estas herramientas ayudan a los equipos de RRHH y de gestión de espacios a optimizar el uso de instalaciones, fomentar la colaboración entre empleados tanto en la oficina como a distancia, y monitorear la ocupación del edificio para cumplir con objetivos de seguridad o cumplimiento.

Funciones del software de gestión de lugares de trabajo híbridos

Al seleccionar un software de gestión de lugares de trabajo híbridos, presta atención a las siguientes características clave:

• Reserva de escritorios: Permite a los empleados reservar escritorios para días u horarios específicos, ayudando a garantizar la disponibilidad del espacio de trabajo y reduciendo conflictos en entornos de oficina compartidos.
• Gestión de salas de reuniones: Permite reservar, liberar y hacer seguimiento de las salas de conferencias, a menudo con funciones para gestionar equipos y programación, maximizando así el uso de las salas.
• Analíticas de utilización del espacio: Ofrece datos en tiempo real e históricos sobre cómo se utilizan los espacios de trabajo y áreas de reuniones, ayudando a los equipos a optimizar distribuciones y políticas.
• Gestión de horarios híbridos: Permite a los empleados indicar días de trabajo remoto o presencial, promoviendo la visibilidad entre equipos y reduciendo el exceso de aforo en la oficina.
• Gestión de visitantes: Realiza el seguimiento de los registros y aprobaciones de visitantes, imprime credenciales y registra visitas, apoyando la seguridad y el cumplimiento de protocolos de seguridad.
• Integración con sistemas de calendario: Sincroniza reservas, horarios y uso de salas con plataformas como Microsoft 365 o Google Workspace para evitar doble reservas y organizar la planificación.
• Acceso vía aplicación móvil: Permite a los usuarios reservar escritorios, salas o gestionar horarios desde sus teléfonos inteligentes, fomentando el uso y la flexibilidad en equipos híbridos.
• Integración con control de acceso: Se conecta con sistemas de seguridad del edificio o de credenciales para autorizar el ingreso solo a empleados y visitantes programados o registrados.
• Zonificación y permisos: Permite a los administradores definir reglas de reservas y permisos por departamento, equipo o piso, asegurando que los espacios sean utilizados según lo previsto.
• Cumplimiento de salud y capacidad: Ofrece herramientas integradas para gestionar niveles seguros de ocupación y hacer cumplir pautas de salud en la oficina, como distanciamiento o controles de higiene.

Funciones Comunes de IA en Software de Gestión de Espacios de Trabajo Híbridos

Además de las funciones estándar mencionadas anteriormente, muchas de estas soluciones están incorporando IA con características como:

• Recomendaciones inteligentes de espacios de trabajo: Utiliza IA para sugerir escritorios o salas ideales basándose en las preferencias de los empleados, políticas de la empresa y tendencias recientes de reservas, ayudando a maximizar el uso del espacio y la satisfacción de los empleados.
• Planificación predictiva de capacidad: Analiza patrones históricos de uso para predecir la demanda futura de escritorios, salas de reuniones u otros recursos, permitiendo ajustes proactivos en la organización y las políticas del espacio de oficina.
• Optimización automatizada de horarios híbridos: Recomienda días de trabajo en oficina para equipos o individuos a fin de fomentar la colaboración entre equipos y reducir el exceso de aforo, aprovechando ideas obtenidas de horarios pasados y prioridades de proyectos.
• Detección de anomalías en el uso de la oficina: Supervisa los datos de ocupación para alertar a los administradores sobre patrones inusuales, como doble reservas, sobreocupación o espacios infrautilizados, permitiendo abordar problemas de manera proactiva.
• Asistentes de reserva con lenguaje natural: Permiten a los usuarios reservar espacios o actualizar horarios mediante chatbots o asistentes virtuales impulsados por IA, agilizando la experiencia y reduciendo obstáculos para los empleados.

Beneficios del Software de Gestión de Espacios de Trabajo Híbridos

La implementación de un software de gestión de espacios de trabajo híbridos proporciona varios beneficios para tu equipo y tu empresa. Estos son algunos a los que puedes aspirar:

• Mayor eficiencia en el uso del espacio: Las reservas automáticas y el análisis ayudan a reducir el despilfarro de espacio y aseguran que cada área se utilice de forma óptima.
• Mejor coordinación de equipos: La visibilidad compartida de horarios, reservas y presencia en oficina favorece la colaboración entre empleados en remoto y en persona.
• Menor carga administrativa: Las herramientas de autoservicio para reservas y los flujos de aprobación automáticos minimizan la programación manual y las tareas administrativas para RRHH y gestores de oficina.
• Mejor experiencia para los empleados: Los sistemas sencillos para reservas, acceso móvil y recomendaciones respaldadas por IA facilitan y flexibilizan la asistencia a la oficina.
• Mayor cumplimiento normativo y seguridad: Funciones para seguimiento de asistencia, controles de salud y límites de capacidad ayudan a mantener el cumplimiento y fomentan la seguridad laboral.
• Mejor planificación de recursos: Las analíticas predictivas y los reportes permiten que los gestores tomen decisiones basadas en datos sobre las necesidades de espacio e inversiones en la oficina.
• Gestión eficiente de visitantes: Un control de acceso fluido, seguimiento y medidas de seguridad ofrecen una experiencia profesional y segura para visitantes y contratistas.

Costes y Precios del Software de Gestión de Espacios de Trabajo Híbridos

Seleccionar un software de gestión de espacios de trabajo híbridos requiere comprender los distintos modelos y planes de precios disponibles. Los costes varían según las funciones, el tamaño del equipo, los complementos y más. La tabla siguiente resume los planes más comunes, sus precios medios y características típicas incluidas en las soluciones de gestión de espacios de trabajo híbridos:

Tabla comparativa de planes para software de gestión de espacios de trabajo híbridos