¿Qué es el monitoreo de empleados?
Con el aumento del trabajo remoto también ha aumentado la adopción de herramientas de supervisión de empleados.
La supervisión de empleados tiene como objetivo proporcionar una sensación de control sobre los miembros de una organización corporativa mediante la recopilación de datos. Las empresas pueden utilizar una solución de supervisión de empleados para mejorar la productividad, la eficiencia o el compromiso de los empleados. Sin embargo, no deben subestimar la importancia de la confianza.
He trabajado en el sector de TI durante más de 20 años y he experimentado tanto culturas corporativas con un alto nivel de vigilancia como culturas basadas en un alto nivel de confianza. En este artículo describiré los métodos más utilizados para supervisar a los empleados y te presentaré una mentalidad corporativa para utilizarla de forma eficaz con el fin de mejorar la productividad, la eficiencia y el compromiso de los empleados.
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¿Qué es la supervisión de empleados?
La supervisión de empleados puede ser cualquier proceso relacionado con la recopilación de información sobre la actividad de los empleados.
La actividad puede incluir cualquier acción realizada por el empleado. Por ejemplo:
- Tráfico de Internet (sitios web visitados, actividad en redes sociales)
- Geolocalización (datos de posición del GPS)
- Datos de salud (exámenes médicos, dispositivos de seguimiento de la actividad física)
- Uso de aplicaciones (qué aplicaciones utiliza el empleado y durante cuánto tiempo)
¿Cuáles son los tipos de supervisión de empleados?
Aunque la tecnología ha abierto la caja de Pandora a un amplio abanico de opciones y precios, todos los métodos tienen tres elementos fundamentales:
1 - Vigilar (la mayoría con supervisión en tiempo real e integraciones con software de terceros)
2 - Informar (incluidas las notificaciones push y por correo electrónico o los informes personalizados)
3 - No permitir la interrupción de los dos pasos anteriores.
Supervisión de Internet (sitios web, supervisión del correo electrónico y redes sociales)
Internet es actualmente el principal foco de la supervisión de empleados. Los informes pueden incluir desde el historial del navegador hasta hojas de horas que muestran cuánto tiempo se dedica a las redes sociales.
Los correos electrónicos se están convirtiendo poco a poco en una herramienta de comunicación anticuada debido a lo improductivos e ineficientes que son en comparación con herramientas de comunicación más recientes.
Sin embargo, todavía se utilizan, y muchas organizaciones dependen del software de supervisión del correo electrónico de los empleados para supervisarlos. Los datos recopilados de los correos electrónicos de los empleados suelen incluir el cuerpo, el asunto y los destinatarios de los mensajes.
Vigilancia del sistema operativo
La mayoría del software de supervisión de empleados captura la actividad del ordenador del empleado, incluidos los programas que ejecuta el usuario y durante cuánto tiempo. El tiempo de inactividad del ordenador también suele registrarse.
Algunos programas de seguimiento también pueden crear un vídeo a cámara rápida utilizando imágenes tomadas por una cámara web o realizar capturas de pantalla automáticamente.
Supervisión del ordenador mediante registradores de pulsaciones
El registro de teclas, o registro de pulsaciones, es un método que registra todo lo que escribe un usuario y también puede realizar capturas de pantalla.
Este método conlleva riesgos importantes relacionados con la privacidad de los empleados y las filtraciones de datos. La razón es que, como casi todo el software de supervisión actual está alojado en línea, con este método todo, desde números de tarjetas de crédito hasta secretos comerciales, acaba siendo capturado y transmitido a través de una red.
Las organizaciones que necesitan mantener los datos de supervisión dentro de su propia infraestructura pueden utilizar en su lugar software de supervisión de empleados instalado localmente.
Supervisión de llamadas telefónicas y chats
Algunos programas de supervisión permiten grabar llamadas telefónicas y supervisar la mensajería instantánea durante el horario laboral para recuperar los datos posteriormente con fines de análisis.
Seguimiento de la ubicación
Las empresas pueden utilizar el seguimiento por GPS para rastrear vehículos y localizar ordenadores portátiles y dispositivos móviles durante la jornada laboral del empleado.
Videovigilancia
Muchas empresas integran imágenes de cámaras de vídeo para supervisar la presencia y las acciones de los empleados durante su jornada laboral.
Ventajas de la supervisión de empleados en un entorno de alta confianza
Hay varios beneficios del software de supervisión de empleados clave:
- Puedes utilizar los datos recopilados para ayudar a los empleados que tienen dificultades para realizar su trabajo y decidir qué tipo de formación se necesita para cada equipo.
- También es una excelente oportunidad para proporcionar comentarios y hablar sobre cómo cada empleado puede fortalecer sus habilidades y planificar su carrera para sacarles el máximo partido.
- También puedes utilizar los informes para ayudar a establecer objetivos y expectativas más realistas para los equipos, ayudándoles a mejorar al alcanzar un hito cada vez.
- Crear debates abiertos sobre los datos demuestra que te importa y aumenta la implicación y la felicidad del equipo.
Consideraciones al implementar la supervisión de empleados
Los riesgos asociados a la supervisión de empleados que se indican a continuación deben mitigarse mediante una política de supervisión cuidadosamente elaborada.
Privacidad
Contar con un sistema de supervisión de empleados abre la puerta a varios problemas de privacidad.
Existe un alto riesgo de divulgar datos de la empresa o personales a través de un incidente de ciberseguridad o de un programa malicioso, como un troyano o un virus informático.
Por desgracia, ninguna solución puede garantizar que los datos recopilados estén 100 % seguros.
Compromiso de los empleados
Si no confías en tus empleados, ¿por qué iban ellos a confiar en ti?
¿Y por qué deberían preocuparse por su trabajo si no confían en la empresa para la que trabajan?
Por lo tanto, es fundamental considerar cómo abordar el tema con los empleados para evitar afectar a su moral.
Aumento del estrés
Algunas personas, cuando reciben autoridad, tienden a ejercer su influencia y control sobre los demás de forma natural.
Cuando tienen a su disposición herramientas de supervisión de empleados y otras aplicaciones de recursos humanos, les resulta mucho más fácil abusar de los empleados.
Además, cuando las personas saben que la empresa para la que trabajan las está espiando, sus niveles de estrés aumentan y tienen un mayor riesgo de agotarse.
Problemas legales
Según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), cuyo objetivo es crear mejores lugares de trabajo, deberías buscar asesoramiento jurídico antes de establecer cualquier programa de supervisión en el lugar de trabajo.
En Estados Unidos, por ejemplo, tendrás que cumplir las leyes federales y estatales, y cada caso es diferente.
También tienes que cumplir la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA) para supervisar las llamadas telefónicas.
En la UE existe el derecho a la privacidad en el trabajo. Los empleadores deben pedir el consentimiento del empleado para recopilar datos personales y deben indicar cómo y por qué los recopilan.
También debes cumplir leyes de privacidad específicas. El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) establece requisitos estrictos para almacenar y transferir información confidencial.
Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta:
- ¿Qué métodos puedo utilizar legalmente para supervisar la actividad?
- ¿Cuándo está permitido supervisar y en qué ubicación?
- ¿Tengo que obtener el consentimiento de los empleados o solo notificárselo?
Cómo abordar la supervisión de empleados con los miembros del equipo como líder
Es fundamental dedicar un tiempo a reflexionar sobre las verdaderas razones que te llevan a adoptar esta mentalidad mediante las siguientes preguntas.
- ¿Qué excusas estoy poniendo para justificar la microgestión de este empleado? Por ejemplo, ¿creo que soy la única persona que puede entregar esta tarea?
- ¿Por qué no puedo ver el panorama general? Como líder, es fundamental dejar que el equipo se encargue de los detalles y centrarse en el panorama general.
- ¿Cómo puedo ayudar a este empleado a progresar? ¿Cuándo fue la última vez que informó sobre ello? ¿Hay algún acontecimiento pasado que pueda hacerte cuestionar sus capacidades o desconfiar de él?
- ¿Cómo puedo utilizar positivamente el software de seguimiento de la actividad? ¿Crees que la presencia es más importante que el rendimiento? ¿Cómo te sentirías como empleado si tu empresa decidiera supervisar tus acciones? ¿Qué métodos consideraría utilizar y cuáles no?
Las plataformas eficaces de gestión de casos de RR. HH. garantizan que las preocupaciones de los empleados sobre las prácticas de supervisión se aborden de forma justa y transparente.
La mentalidad corporativa perfecta para acompañar la supervisión de los empleados
Si quieres obtener resultados extraordinarios al utilizar la supervisión de empleados, invierte tus recursos en construir una cultura empresarial basada en la alta confianza, en la que los empleados se sientan:
- Respetados como profesionales
- Con líderes, no jefes
- Que la cultura corporativa es fundamentalmente justa
- Que existen políticas de supervisión elaboradas con inteligencia.
Cómo construir un entorno de alta confianza
Durante más de 30 años, Great Place to Work ha estudiado la relación entre una cultura de alta confianza y el éxito general de una empresa.
En 2016, publicaron "El argumento empresarial a favor de una cultura de alta confianza", que incluía un hallazgo crucial:
Las empresas con culturas basadas en la confianza obtienen mejores resultados en los mercados bursátiles, tienen una rotación mucho menor y son más creativas, con empleados más comprometidos y productivos. También muestran niveles más altos de satisfacción del cliente.
Además, según GPW, ninguna empresa sin una cultura de alta confianza ha conseguido entrar en la lista de "Las 100 mejores empresas para trabajar de Fortune".
En 2020, un estudio de la London School of Economics (LSE) concluyó que "los líderes y directivos deberán aprender cada vez más que la confianza es fundamental para el rendimiento, el compromiso, la implicación y la retención de los empleados productivos".
Doist, una empresa de software de productividad que está redefiniendo el futuro del trabajo, tiene un enfoque interesante para afrontar este desafío.
Empiezan por contratar a las personas adecuadas, buscando características fáciles de identificar que indiquen que alguien probablemente será digno de confianza.
No encontrarás ofertas de empleo con requisitos poco realistas, como la capacidad de realizar varias tareas a la vez y la disponibilidad para trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
El proceso de selección es tan transparente como pueden hacerlo, con comentarios frecuentes tanto por parte del candidato como de la empresa.
Después de decidir contratar al candidato, construyen la confianza desde el primer día mediante un proceso de incorporación específico que incluye lo siguiente:
- Invitar a alguien del equipo a convertirse en mentor de la persona recién contratada. También se aseguran de que reserve algo de tiempo en su agenda para estar disponible durante el primer mes y responder a cualquier pregunta que pueda tener.
- Comunicarse con frecuencia y ser siempre sinceros al proporcionar comentarios.
- Ofrecer a los nuevos empleados oportunidades reales de contribuir a la empresa desde el primer día.
- Establecer expectativas claras sobre el resultado de su trabajo y cualquier indicador de rendimiento que utilizarás para evaluarlo.
- Crear momentos de conversación informal para que las nuevas incorporaciones socialicen con sus compañeros y puedan conocerse mejor.
Después de unas semanas, siguen reafirmando su confianza al dar a los nuevos miembros del equipo autonomía para realizar su trabajo.
Una lección aprendida aquí es que los líderes deben dominar la asignación de tareas a otras personas para generar confianza; deben sustituir su impulso de microgestión por habilidades de liderazgo.
No es una tarea fácil, pero se compensa con un resultado sorprendente:
Los empleados responderán automáticamente a esta mentalidad con una mayor productividad, sintiéndose responsables y motivados.
Reflexiones finales
Debes utilizar la supervisión de empleados dentro de un entorno de alta confianza para aumentar el impacto positivo en el rendimiento, la eficiencia y el compromiso de los empleados.
Recuerda que el punto central es construir una cultura empresarial basada en la alta confianza.
Contrata a las personas adecuadas, establece un proceso de incorporación cuidadosamente diseñado y ofrece a los empleados la autonomía que necesitan para realizar su trabajo.
Es fundamental que los líderes se preocupen por eliminar aquello que obstaculiza el flujo de trabajo y, al mismo tiempo, por conseguir que los empleados estén más implicados y motivados. La supervisión de empleados puede ser una herramienta excelente para ayudarles a alcanzar este objetivo.
Una vez que hayas establecido una cultura de alta confianza junto con las herramientas adecuadas, el éxito de la organización llegará.
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