45 keskeistä HR-mittaria ja tiedonhallinnan parasta käytäntöä

HR-mittarit ovat organisaatiosi tosiasioita. Ne eivät ole mielipiteitä eivätkä arvioita, vaan ne ovat tosiasioita organisaatiosi ihmisistä. 

Yksinään ne eivät kerro tarinaa, mutta kun yhdistät ne yksityiskohtaisempaan tietoon sekä muihin liiketoiminnan tietoihin ja mittareihin, voit muodostaa tarkan kuvan siitä, mikä edistää menestystä.

45 keskeistä henkilöstöhallinnon mittaria, joita sinun kannattaa seurata, ja miten niitä arvioidaan

Henkilöstömäärä

Tavoitteena on esittää työntekijöidesi määrä (vakinaiset työntekijät ja alihankkijat, jos se on liiketoimintasi kannalta olennaista) sekä se, missä he työskentelevät, missä toimistossa ja missä johtotason osastossa he työskentelevät.

5 vaihtuvuus- ja pysyvyysastemittaria

1. Vaihtuvuusaste. Kuinka moni lähtee ja mistä sijainnista, johtotason osastosta tai demografisesta ryhmästä?
2. Miksi he lähtevät – vapaaehtoisesti vai tahattomasti? 
3. Lähtijöiden keskimääräinen palvelusaika 
4. Mikä on vaihtuvuusasteesi? (Laskentatavan on oltava tässä johdonmukainen.) Ehdotukseni vaihtuvuuden laskemiseksi on: 
   
   Lähtijöiden määrä viimeisten 12 kuukauden aikana / ((vakinaisen henkilöstön määrä 12 kuukautta sitten + vakinaisen henkilöstön määrä tänään) / 2)
   
   Monet haluavat mitata vaihtuvuutta vain vapaaehtoisesti lähteneiden perusteella. Molempia mittareita tarvitaan, ja voit valita, kumpaa käytät pääasiallisena menetelmänä.
5. Mikä on pysyvyysasteesi? Se lasketaan yleensä vuosittain:
   
   Koko mittausjakson ajan työsuhteessa pysyneiden yksittäisten työntekijöiden määrä / työntekijöiden määrä mittausjakson alussa x 100

10 rekrytointimittaria

1. Kuinka monta henkilöä palkkaat ja mihin sijaintiin tai johtotason osastoon?  
2. Rekrytointiin kuluva aika
3. Parhaat rekrytointikanavat, esimerkiksi suosittelut 
4. Kuinka paljon rekrytointi maksaa, esimerkiksi keskimääräiset kustannukset rekrytointia kohden
5. Avoimet työpaikat rekrytoijaa kohden
6. Hakemusten määrä 
7. Haastattelujen määrä
8. Työtarjousten hyväksymisaste (%)  
9. LinkedIn-seuraajien määrä (tai muiden sosiaalisen median kanavien seuraajien määrä?) 
10. Glassdoor-arvio.

4 demografiamittaria. Keitä työntekijäsi ovat?

1. Sukupuolijakauma
2. Kansalaisuus
3. Palvelusaika
4. Monimuotoisuutta kuvaavat mittarit, kuten ikä, koulutustaso ja etninen tausta. Näitä voidaan jakaa edelleen sijainnin tai johtotason osaston mukaan (riippuen siitä, mitä tietoja sinulla tällä hetkellä on ja mikä on organisaatiollesi tärkeää).

5 organisaatiomittaria

1. Esihenkilöiden prosenttiosuus
2. Esihenkilön vastuulla olevien työntekijöiden määrä
3. Liiketoiminnan kullakin organisaatiotasolla työskentelevien henkilöiden määrä
4. Avoimien työpaikkojen määrä
5. Kasvu ajan kuluessa.

4 poissaolomittaria

1. Kuinka monta lomapäivää yksittäiset työntekijät ja koko organisaatio ovat käyttäneet ja kuinka monta on jäljellä
2. Sairauspoissaolot
3. Etätyö- tai ulkomaantyöjärjestelyt 
4. Käytetty tai jäljellä oleva lomakiintiö.

8 oppimisen ja kehityksen mittaria

1. Oppimiseen käytetyt tunnit
2. Haluttu muutos, kuten käyttäytymisessä tai liiketoimintamittarissa
3. Taitojen kehittyminen
4. Tiedon omaksuminen
5. Mentorointisuhteiden määrä
6. Pakollisen koulutusohjelman suorittamisaste
7. Oppimisen tyyppi (verkko-opetus vai lähiopetus)
8. Käytetty koulutusbudjetti.

2 suorituskykymittaria

1. Niiden työntekijöiden prosenttiosuus, joilla on tavoitteita
2. Suorituskyvyn, potentiaalin ja menetyksen vaikutuksen arviointi sijainnin ja johtamistoiminnon mukaan.

4 palkitsemisen mittaria

1. Palkkakustannukset yhteensä
2. Palkkakustannukset prosenttiosuutena liikevaihdosta
3. Sukupuolten välinen palkkaero
4. Etuihin osallistumisasteet.

3 sitoutumisen mittaria

Tämä riippuu siitä, mitä työntekijöiden sitoutumisen työkaluja (jos mitään) organisaatiollasi on käytössä sitoutumisen mittaamiseen, ja tulos riippuu kyseisestä menetelmästä.

1. Työntekijöiden sitoutumispisteet sijainnin ja johtavan osaston mukaan
2. Aikomus pysyä organisaatiossa
3. Suositteluindeksi.

Nämä eivät ehkä ole täydellinen joukko organisaatiosi mittareita, mutta ne ovat lähtökohta, joka auttaa pohtimaan, mikä on tarkoituksenmukaista.

Vaikka joillakin näistä on hyvin ilmeiset laskentamenetelmät, toiset jättävät enemmän tilaa tulkinnalle.

Tärkeintä on huolehtia siitä, että mittarin laskentatavasta ja siten myös sen merkityksestä ollaan johdonmukaisia ja selkeitä.

Miten määrität keskeiset HR-mittarisi

Organisaatioiden seuraamat keskeiset HR-mittarit vaihtelevat yrityksestä toiseen.

Tässä on muutamia ohjeita sen päättämiseen, mitkä mittarit asetetaan etusijalle.

Yhdistä ne organisaation tavoitteisiin 

Seuraamasi mittarit vaikuttavat suoraan HR:n KPI-mittareihisi, ja niiden tulisi olla linjassa organisaation laajempien tavoitteiden kanssa.

Jos esimerkiksi kasvatat liiketoimintaa ja tarvitset lisää työntekijöitä, rekrytointiin kuluva aika ja rekrytointikustannukset ovat todennäköisesti mittareita, joita seuraat tarkasti.

Selvitä, mikä kiinnostaa sidosryhmiäsi

HR-mittarit eivät ole vain HR-osastoja varten. Ylin johto, yksittäiset esihenkilöt ja jopa yksittäiset työntekijät voivat hyötyä näistä tiedoista.

Kun olet alkanut kerätä luotettavaa työntekijätietoa, jaa sitä keskeisten sidosryhmiesi kanssa ja selvitä, mikä heitä kiinnostaa.

Ehkä huomaat, että jollakin osastolla on ongelmia uusien työntekijöiden lähtemisen kanssa ensimmäisen työvuoden aikana. Joku todennäköisesti kiinnostuu tästä!

Yksi markkinoinnista lainaamani hyödyllinen menetelmä on luoda sisäiset persoonat kullekin sidosryhmäryhmällesi. Tämä auttaa pohtimaan, kuka tarvitsee mitäkin tietoa ja miten se kannattaa esittää.

Miten HR-mittareita kerätään

HR-tietosi sijaitsevat todennäköisesti useissa eri paikoissa, kuten HR-tietokannassasi, oppimisenhallintajärjestelmässäsi, hakijaseurantajärjestelmässäsi, työntekijöiden sitoutumisen ohjelmistossa tai jopa taulukkolaskentatiedostoissa.

On myös erikoistunutta henkilöstöanalytiikkaohjelmistoa, joka auttaa keräämään ja analysoimaan määrällistä ja laadullista tietoa.

Kuten edellä todettiin, jokaisen mittarin kohdalla on oltava selvää, mikä se on, mikä on tietolähde, miten se lasketaan ja miten mittaria tukeva taustalla oleva prosessi auditoidaan.

Jos siis mittaamme kuukauden aikana lähteneiden työntekijöiden määrää, se voisi olla:

• Mikä se on? Tiettynä kalenterikuukautena sijainnista, toiminnosta, yrityksestä tai tiimistä lähtevät vakituiset työntekijät.
• Tietolähde. HRIS-raportti – lähtijät kuukausittain.
• Miten se lasketaan. Vakituiset työntekijät, jotka lähtevät kuukauden 1. ja viimeisen päivän välisenä aikana (irtisanomisajan vapaa lasketaan työsuhteen viimeisen päivän mukaan). Jos joitakin lähtijöitä jää huomaamatta, laskemme aiempien kuukausien luvut uudelleen ja teemme siitä merkinnän mittaripakettiin.
• Taustalla olevat prosessit. Tarkista, että palkkahallinto on ajan tasalla lähtijöiden osalta, samoin kuin mahdolliset lähtijöiden tarkistuslistat ja irtisanomislistat. Palaa aiempien kuukausien virheisiin ja varmista selkeä jäljitettävyys lähteeseen, jotta näet, mikä meni pieleen.

Kun varmistat tämän tasoisen huolellisuuden jokaisen mittarin kohdalla, rakennat vakaata ja laadukasta taustalla olevaa dataa ja prosesseja, jotka tukevat kehittyneemmän analytiikkakyvykkyyden kehittämistä tulevaisuudessa sekä koko HR-tiimin toimintaa tukevia vankkoja prosesseja.

HR-mittareiden esittäminen

Seuraava haaste on se, miten jaat nämä tiedot. Tietojen visualisointi on ratkaisevan tärkeää, sillä kun keräät näitä tietoja ja jaat niitä ajan mittaan, ne kertovat tarinan. 

Kasvaako organisaatiosi (kasvatko riittävän nopeasti), ja kasvaako sukupuolten välinen palkkaero?

Kaikki nämä ovat vertailukelpoisia mittareita, jotka ovat mahdollisia vain kokoamalla ja raportoimalla näitä tietoja säännöllisesti.

Kun mietit, miten tiedot visualisoidaan, tässä on muutama ohje.

• Käytä mahdollisuuksien mukaan kaavioita numeroista koostuvan taulukon sijaan; Excel on tässä erinomainen työkalu
• Rakenna esitys niin, että voit seurata kehitystä ajan mittaan (kuukausittain tai neljännesvuosittain)
• Käytä yrityksesi värimaailmaa ja esityksen rakennetta
• Lisää esitykseen yksinkertaisia kommentteja selittämään asioita, jotka eivät ole selkeitä, tai taustoittamaan muutosta.

Aiemmin mainitsemani persoonien idea voi auttaa tässä.

Tarkkojen HR-mittareiden periaatteet

Liityin kerran yritykseen perustamaan rekrytointitoimintoa. Ensimmäisten kuuden kuukauden aikana keräsin mahdollisimman paljon tietoa rekrytointikäytännöistämme: lähde/kustannus/aika/sijainti/toiminto/roolityyppi – kaikki tavanomaiset rekrytointitiedot, joita voit odottaa.

Koostin näistä erilaisia esityksiä perustellakseni tarpeellisiksi katsomani muutokset. Sitten eräänä päivänä meille tuli ongelma.

Sijoittajapuhelussa joku kysyi henkilöstömäärästämme, koska luvut eivät näyttäneet oikeilta. Arvaa mitä – hän oli oikeassa ja me väärässä!

Ongelma päätyi ratkaistavakseni. En muista miksi, mutta todennäköisesti siksi, että olin yrittänyt käyttää dataa toimien ohjaamiseen. Muistan kuitenkin istuneeni tunkkaisessa neuvotteluhuoneessa ikuisuudelta tuntuneen ajan ja jäljittäneeni taloustiimillemme lähetettyjä tietoja, niiden alkuperää ja paikkansapitävyyttä selvittääkseni, miten ne saattoivat olla virheellisiä julkisissa lausunnoissamme.

Ongelma johtui kahdesta yksinkertaisesta asiasta:

1) Lähetimme heille tietoja (erittäin vanhasta ja surkeasta) HR-järjestelmästämme tiettynä päivänä, ja kävi ilmi, että ihmiset päivittivät järjestelmään uudet työntekijät ja lähtijät palkanmaksua varten, eivät tämän raportin toimittamiseen mennessä. Tiedot eivät siis koskaan olleet oikein – eivätkä ne olisi voineetkaan olla.

2) Lähetimme heille kootun henkilöstömäärän, joka sisälsi sopimustyöntekijät (koska kyseinen raportti oli aina lähetetty), eikä kukaan, tietääkseni, koskaan kyseenalaistanut lukuja tai kysynyt, mitä ne tarkoittivat.

Muitakin ongelmia oli, mutta nämä olivat kaksi keskeistä kohtaa. Uudistimme lopulta perehdytys- ja työsuhteen päättämisen prosessimme, teimme uudelleen jakamamme henkilöstömäärän laskentatavan ja yhtenäistimme nämä prosessit.

Tiedän, että tämä vaikuttaa perustavanlaatuiselta, mutta se on hyvä esimerkki siitä, miten helposti tällaiset asiat voivat mennä pieleen. Tässä siis muutamia keskeisiä periaatteita tarkan datan keräämisen avuksi:

1) Määrittele selkeästi, mikä mittari on

2) Määrittele selkeästi, miten se lasketaan ja mitkä ovat tietolähteesi

3) Varmista selkeästi, että ymmärrät mittariin vaikuttavat prosessit ja pystyt auditoimaan ne.

Kun sinulla on vakaa joukko mittareita, voit yhdistää ja tulkita niitä muodostaaksesi kuvan siitä, mitä organisaatiossasi tapahtuu ja mitä haluat ehkä tehdä tilanteen muuttamiseksi. 

Jos esimerkiksi rekrytointiaika ja rekrytoijan keskimääräinen työpaikkapyyntöjen määrä kasvavat, voisivatko lisärekrytoijat olla mahdollinen ratkaisu?

Ohjaa päätöksentekoa HR-mittareiden avulla

HR-mittarisi ovat keskeisiä sekä muutoksen seuraamisessa että sen toteuttamisessa. Monimutkainen HR-datan analysointi voidaan kuitenkin toteuttaa vain hyvän datan avulla – seuraavat vaiheet luovat sille erinomaiset edellytykset:

• Sopikaa mittareistanne
• Varmistakaa, että laskentatapa on selkeä, auditoitavissa ja johdonmukainen
• Esittäkää ne selkeästi
• Toistakaa tämä johdonmukaisesti.

Kun toimit näin, rakennat uskottavuutta henkilöstötietojen hyödyntämisessä ja luot yrityksellesi edellytykset yksityiskohtaisempaan analyysiin. 

Jos haluat oppia lisää henkilöstöanalytiikasta näiden toimien edistämiseksi, tutustu tähän henkilöstöanalytiikan kurssien luetteloon, joka voi auttaa sinua eteenpäin.

Liity People Managing People -yhteisöön

Jos tarvitset lisää tukea tietojen hyödyntämiseen osaamisstrategian tukena, liity People Managing People -yhteisöön. Se on kannustava henkilöstöalan ja liiketoiminnan johtajien yhteisö, jossa jaetaan tietoa ja asiantuntemusta, jotta voit edetä urallasi ja saada aikaan suurempia vaikutuksia organisaatiossasi.

More Articles

• 4 menetelmää, jotka auttavat sinua navigoimaan vuoden 2023 vastatuulissa
• Selätä kriisi tekemällä pieni määrä suuria ja merkityksellisiä muutoksia
• Strategisen linjauksen käyttöönotto yleistyy: tässä syy

Usein kysytyt kysymykset

Miksi tarvitsemme henkilöstömittareita?

Henkilöstö on yleensä suurin kustannuserä ja ratkaiseva menestystekijä jokaisen yrityksen jatkuvalle menestykselle.

Koska mittaamme liiketoimintamme kasvua asiakkaiden määrällä, liikevaihdolla, voitolla ja arvolla, on täysin järkevää mitata samalla myös henkilöstöön liittyviä tekijöitä. 

Niiden avulla voidaan tehdä tietoon perustuvia päätöksiä, hienosäätää henkilöstöprosesseja ja luoda uusia innostavia aloitteita.

Mitä ovat laadulliset henkilöstömittarit?

Suuri osa edellä kuvatuista tiedoista on määrällistä eli numeerista tietoa. Laadullinen tieto on kvalitatiivista, eli sitä on vaikea esittää numeerisesti. Laadullinen tieto sisältää havaintojen, haastattelujen, kyselyjen ja mielipideanalyysin avulla kerättyä tietoa. Se tuo määrälliseen tietoon lisää syvyyttä ja voi olla yhtä arvokasta.

Mitkä ovat tärkeimmät henkilöstömittarit?

Kuten edellä todettiin, tärkeimmät henkilöstömittarit vaihtelevat organisaatiosta toiseen. Siitä huolimatta henkilöstön pysyvyys, henkilöstön vaihtuvuus, rekrytointiin kuluva aika ja demografiset tiedot ovat yleensä kaikille organisaatioille arvokkaita.