Henkilöstöhallinnon vastuut: Mitä HR tekee?

Selitän tässä, mistä henkilöstöhallinto vastaa työntekijöiden ja liiketoiminnan palvelemisen näkökulmasta.

Mitä henkilöstöhallinto on?

Henkilöstöjohtamisen yhdistyksen (SHRM) mukaan henkilöstöjohtaminen “on organisaation työntekijöiden johtamisen prosessi. HRM sisältää kaikki ihmisten johtamisen osa-alueet organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi tehokkaasti.” 

Jos tämä kuulostaa laaja-alaiselta, se johtuu siitä, että sitä se on. Tilannetta monimutkaistaa entisestään se, että henkilöstöhallinnon vastuualueet kehittyvät jatkuvasti liiketoiminnan tarpeiden mukaan.

Henkilöstöhallinnon rooli pienyrityksissä ja suurissa yrityksissä ulottuu hallinnollisia tehtäviä pidemmälle työntekijöiden kehittämisen edistämiseen ja työyhteisön hallintaan.

Käsittelen joitakin näistä tarpeista ja keskeisistä vastuista jäljempänä.

Mitä henkilöstöosasto tekee?

Henkilöstöosasto vastaa itse monista prosesseista tai osallistuu niihin:

• Rekrytointi ja perehdytys
• Oppiminen ja kehittyminen
• Palkitsemisen hallinta
• Etiikka ja vaatimustenmukaisuus
• Organisaation suunnittelu ja kehittäminen
• Suorituksen johtaminen
• Myönteisen yrityskulttuurin vaaliminen
• Palkanmaksun hoitaminen
• Etujen ilmoittautumisen hoitaminen
• Työntekijäsuhteiden ja riitojen käsittely
• Hallinto (työntekijätietojen päivittäminen jne.)
• Henkilöstösuunnittelu
• Johdon tukeminen
• Työsuhteen päättämiseen liittyvien toimien hoitaminen.

Luettelo jatkuu. Jotta kokonaisuus pysyy hallinnassa, kannattaa ehkä käyttää aikaa henkilöstöhallinnon prosessien tarkistuslistojen laatimiseen. Ne auttavat pysymään ajan tasalla päivän haasteista riippuen.

Koska henkilöstöhallintoon kohdistuvat vaatimukset muuttuvat jatkuvasti (hoitaako HR palkanmaksun?), henkilöstötiimisi on saattanut luopua “henkilöstöhallinnon” nimityksestä ja käyttää sen sijaan muita termejä, kuten “ihmiset ja kulttuuri” tai “ihmistoiminnot”.

Tämä päivitetty brändäys vastaa paremmin sitä, mihin henkilöstöhallinnon vastuualueet ovat siirtymässä – strategisempaan ja empaattisempaan lähestymistapaan, jolla luodaan työntekijäkokemus, jossa kaikki työntekijät ja liiketoiminta voivat menestyä. 

Henkilöstöhallinnon vastuualueet 

Strategisesti suunnitellussa henkilöstöhallinnon toiminnossa henkilöstötiimi on linjattu toteuttamaan tehtäväänsä, saavuttamaan organisaation tavoitteet ja luomaan erinomaisen työpaikan.

Henkilöstöhallinnon vastuualueet jäsennetään usein työntekijän elinkaaren ympärille (josta käytetään joskus nimitystä työntekijäpolku). Sillä tarkoitetaan viittä keskeistä vaihetta, joissa työntekijäsi ovat vuorovaikutuksessa organisaatiosi kanssa.

Edellä kuvaamani vastuualueet ulottuvat kuitenkin tässä mallissa esitettyä viittä ydinvaihetta laajemmalle, jotta ymmärtäisit perusteellisemmin, miten henkilöstöhallinnon ammattilaiset tukevat johtajia ja työntekijöitä koko työsuhteen eri vaiheissa.

1. Rekrytointi

Rekrytointi ja osaajien hankinta on prosessi, jossa ehdokkaita houkutellaan, etsitään ja haastatellaan. Se on yksi henkilöstöhallinnon tärkeimmistä vastuualueista ja myös yksi haastavimmista, erityisesti nykyisillä erittäin kilpailuilla työmarkkinoilla.

Houkuttelevan työnantajabrändin luominen vetovoimaisen työnantajan arvolupauksen ympärille on ihannetilanne, koska se helpottaa tarvitsemasi osaajien palkkaamista huomattavasti. Lisähyötynä on, että tämä tukee myös henkilöstön pysyvyyttä, joka on toinen keskeinen HR:n huolenaihe.

Onneksi teknologiat, kuten hakijanhallintajärjestelmät ja osaajahakuohjelmistot, auttavat rakentamaan osaajapoolien ja -putkien verkostoja, julkaisemaan työpaikkakuvauksia ja hallitsemaan haastatteluprosessia.

2. Työntekijöiden perehdytys 

Perehdytys on prosessi, jonka kautta uudet työntekijät sulautetaan osaksi organisaatiota. Se alkaa heti, kun hakija hyväksyy työtarjouksen, ja voi joissakin tapauksissa kestää jopa vuoden.

Useimmat organisaatiot laativat 30–60–90 päivän suunnitelman varmistaakseen, että uudet työntekijät pääsevät mahdollisimman hyvään alkuun, ja hyvät perehdytysohjelmistoratkaisut auttavat koulutusmateriaalien jakamisessa ja edistymisen seurannassa.

3. Työntekijätietojen ylläpito

Toinen perehdytysprosessin olennainen osa on työntekijätietojen luominen ja ylläpitäminen.

Tämä on tärkeää esimerkiksi palkanmaksun ja etujen hallinnoinnin kannalta sekä keskeisten HR-mittareiden täsmällisen seurannan ja raportoinnin vuoksi.

Yleensä suurin osa työntekijätiedoista tallennetaan henkilöstöresurssien hallintajärjestelmään (HRMS) tai henkilöstötietojärjestelmään (HRIS).

Automaation ja jaetun käyttöoikeuden avulla nämä järjestelmät auttavat HR-tiimejä ja työntekijöitä tallentamaan ja päivittämään työsuhdetietoja. Niihin voi sisältyä myös muita ominaisuuksia, kuten palkanmaksu, suorituksen johtaminen ja etujen hallinnointi.

Vaikka teknologia voi auttaa, voit harkita asiakirjahallinnan sertifioinnin suorittamista, jotta saat asiasi pidettyä järjestyksessä.

4. Työntekijöiden pysyvyys 

Kun henkilö on perehdytetty, hän siirtyy siihen työntekijän elinkaaren osaan, jonka toivomme olevan pisin: työntekijöiden pysyvyyteen.

Tähän kuuluvat kaikki toimet, joiden tarkoituksena on tarjota erinomainen työntekijäkokemus ja varmistaa, että henkilöstölläsi on kaikki tarvittava, jotta he voivat pysyä menestyksekkäästi sitoutuneina organisaatioosi.

Hyvä tiedonhallinta, jonka avulla seurataan täsmällisesti esimerkiksi vaihtuvuus- ja ylennysasteita, on tässä ratkaisevan tärkeää, samoin kuin työntekijöiden kuunteleminen.

5. Erinomaisen työyhteisökulttuurin luominen

LinkedInin vuoden 2022 Globaalit osaajatrendit -raportissa todettiin, että "Jotta yritykset voivat houkutella, pitää palveluksessaan ja kehittää osaajia, jotka tuovat niille kestävää menestystä, niiden on hienosäädettävä tai uudistettava kulttuuriaan vastaamaan ammattilaisten odotuksia siitä, että heidät nähdään ensisijaisesti ihmisinä."

Tämä tarkoittaa, että HR, erityisesti HR-johtaminen, vastaa yhteistyöstä ylimmän johdon kanssa sekä yrityskulttuurin määrittelemiseksi että sen kehittämiseksi.

Tähän kuuluu yrityksen mission tai visiolauseen ja arvojen määrittelyn tukeminen sekä sen varmistaminen, että työntekijät ja johtajat kaikilla tasoilla toimivat yrityksen arvojen mukaisesti.

6. Työntekijäkokemus 

Yksi tapa, jolla organisaatiot pysyvät ajan tasalla työntekijäkokemuksesta, on toteuttaa pulssikyselyjä, kuuntelutilaisuuksia tai käyttää muita tiedonkeruumenetelmiä.  

Vaikka liiketoimintajohtajilla on keskeinen rooli työntekijöiden sitoutumisen edistämisessä omilla vastuualueillaan, HR on strategisesti hyvässä asemassa toimimaan kulttuurilähettiläänä ja auttamaan liiketoimintajohtajia keskittymään työntekijäkokemuksen kehittämiseen sekä tunnistamaan kehitysmahdollisuuksia ja ehdottamaan ja toteuttamaan ratkaisuja.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

7. Työntekijöiden avustaminen

Jos kysyt huoneelliselta HR-ammattilaisia, mistä he pitävät työssään eniten, kuulet yleensä saman vastauksen: “Mahdollisuus auttaa ihmisiä.”   

Työntekijöiden tukeminen, valmentaminen ja palautteen antaminen muodostavat perustan, jonka avulla henkilöstöhallinto voi auttaa luomaan organisaatioonsa myönteisen työympäristön. 

Tämä voi tarkoittaa mitä tahansa työntekijöiden auttamisesta heidän työsuhteeseensa liittyvien tietojen löytämisessä (kuten palkallisia vapaita (PTO) koskevissa asioissa, etuja koskevissa kysymyksissä ja niin edelleen) tai se voi olla monimutkaisempaa, kuten heidän urapolkunsa tukemista.

8. Strategiset kumppanuudet

Henkilöstöhallinto on myös strateginen kumppani. HR Business Partner (HRBP) -roolit on usein sijoitettu organisaation eri osiin, jotta henkilöstöhallinnon ammattilainen voi tehdä suoraan yhteistyötä kunkin tiimin ylimmän johdon kanssa auttaakseen määrittelemään niiden liiketoimintastrategiat ja sovittamaan henkilöstöstrategiat tukemaan liiketoiminnan suuntaa.

Lisäksi organisaatioiden kasvaessa tai muuttuessa henkilöstöhallinto osallistuu organisaation suunnitteluun: prosessiin, jossa tiimit rakennetaan siten, että ne ovat tehokkaita, toimivia ja rakenteellisesti kykeneviä saavuttamaan tavoitteensa.

9. Palkitseminen ja henkilöstöedut

Merkittävä osa työntekijöiden pysyvyyden parantamista on sellaisen palkitsemis- ja henkilöstöetujen rakenteen luominen, joka auttaa työntekijöitä tuntemaan, että heidän panoksensa on arvostettua. Tämä tehdään maksamalla heidän tuottamansa arvon mukainen oikeudenmukainen ja tasapuolinen korvaus.

Palkitsemisfilosofiasi, henkilöstöetuohjelmasi ja henkilöstöetujen hallinnointiprosessisi ovat keskeinen osa sen varmistamista, että työntekijäsi pysyvät terveinä ja saavat tarvitsemaansa huolenpitoa.

Oikein toteutettuina sekä palkitseminen että henkilöstöedut voivat edistää merkittävästi työntekijöiden sitoutumista, lojaaliutta ja pysyvyyttä.

10. Palkanlaskenta

Palkitsemis- ja henkilöstöetuohjelman periaatteellisten osien lisäksi on yhtä tärkeää, että työntekijät saavat palkkansa säännöllisesti ajallaan, oikeansuuruisena ja verolakien mukaisesti. 

Henkilöstöhallinnon tiimit ovat osittain vastuussa henkilöstöhallinnon palkanlaskentaohjelmiston käytöstä ja siitä, että organisaatiossa on vastuullisuuskulttuuri, jossa työntekijät voivat luottaa saavansa täsmällisen ja oikea-aikaisen korvauksen. Tähän sisältyvät peruspalkka, muut kannustimet, bonukset, palkallinen vapaa (PTO) ja vähennykset.

Laajempia taloudellisia näkökohtia varten on saatavilla myös kaksikäyttöisiä henkilöstöhallinnon kirjanpitoratkaisuja.

11. Yrityksen toimintaperiaatteiden laatiminen

Henkilöstöhallinnon toimintaperiaatteet ovat sääntöjä ja prosesseja, jotka ohjaavat työsuhdetta sinun ja tiimisi jäsenten välillä.

Organisaatioiden kasvaessa toimintaperiaatteiden dokumentoinnista tulee olennaista, jotta työntekijöille ja esihenkilöille voidaan tarjota itsepalvelutukea.

Nämä vahvistetut henkilöstöhallinnon toimintaperiaatteet ja menettelytavat auttavat henkilöstöä käsittelemään monimutkaisia asioita eettisesti ja varmistavat, että kaikkia kohdellaan oikeudenmukaisesti, tasapuolisesti ja johdonmukaisesti.

On olemassa monia esimerkkejä henkilöstöhallinnon toimintaperiaatteista, jotka koskevat esimerkiksi työntekijöiden käytöstä, teknologian käyttöä, palkallista vapaata sekä työterveys- ja työturvallisuusstandardeja. 

12. Eettisyys ja vaatimustenmukaisuus

Jokaisen liiketoiminnan harjoittamisen todellisuus on, että on olennaista, että organisaation henkilöstö toimii eettisesti ja noudattaa sääntöjä. Henkilöstöhallinnon tiimeillä on tärkeä rooli eettisten periaatteiden ja vaatimustenmukaisuusstandardien määrittämisessä. 

Tähän sisältyy toimintaperiaatteiden määrittelyn, työntekijöiden koulutuksen, tapausten hallinnan ja kolmansien osapuolten auditointien tukeminen.

Vaatimustenmukaisuus on keskeistä organisaation toimialalla saavuttaman maineen ylläpitämisessä, organisaatioon kohdistuvien riskien vähentämisessä ja sääntörikkomuksiin liittyvien ei-toivottujen kustannusten ehkäisemisessä. 

Eettisyys ja vaatimustenmukaisuus voivat auttaa rakentamaan vastuullisuuskulttuuria ja varmistamaan, että työntekijät noudattavat yrityksen arvoja. Jessica Cieslinkin opas aiheesta henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuus on tässä hyvä tietolähde.

13. Työntekijäsuhteet

Työntekijäsuhteiden parantaminen on toinen keskeinen henkilöstöhallinnon vastuualue. Tämä tarkoittaa työntekijöiden suoriutumiseen, vuorovaikutukseen muiden työntekijöiden kanssa tai muihin yrityksen yleiseen työkokemukseen liittyviin asioihin vaikuttavien tekijöiden käsittelyä.

Henkilöstöhallinnolla on tärkeä rooli puolueettomana sovittelijana työtovereiden tai johdon välisten konfliktien käsittelyssä, suoritusongelmien ratkaisemisessa ja organisaation kurinpitostandardien valvonnassa. 

Tämä edellyttää tutkintamenettelyjen ja kurinpitokäytäntöjen luomista sekä toimimista työntekijöiden ja esihenkilöiden tukena sen perusteella, millaisia huolenaiheita henkilö tuo esiin.

14. Koulutus ja kehittäminen

Koulutus ja kehittäminen (josta käytetään myös nimitystä oppiminen ja kehittäminen) on prosessi, jossa työntekijöiden osaaminen sovitetaan organisaation strategian ja vision mukaiseksi. 

Henkilöstöhallinnon tiimit ovat strategisesti hyvässä asemassa auttamaan työntekijöiden kehittymistarpeita koskevassa neuvonnassa ja rakentamaan strategioita, jotka tukevat henkilöstön osaamisen kasvua ja kehittymistä. Monimutkaisuudesta riippuen tämä voi vaihdella, mutta sisältää usein seuraavat:

• Johdon neuvominen kehitystarpeissa ja L&D-strategioiden rakentamisen tukeminen työntekijöiden kasvun edistämiseksi
• Työntekijöiden ja johtajien valmentaminen henkilökohtaisten kehityssuunnitelmien (IDP) laatimisessa, jotta työntekijät voivat ottaa vastuun kehittymisestään
• Opetussuunnitelmien laatiminen, mukaan lukien kurssimateriaalien suunnittelu ja toteutus (ohjaajan johtama koulutus, verkkokoulutus, työssäoppiminen)
• Sisäisten uraliikkuvuusratkaisujen kehittäminen työntekijöiden yhdistämiseksi uusiin kasvumahdollisuuksiin, kuten seuraavaan tehtävään ja mentorointiin.

15. Suorituksen johtaminen

HR:n tehtäviin kuuluu myös suorituksen johtamisen prosessien määrittely ja ylläpito, jotta yritys ja sen työntekijät voivat saavuttaa organisaation tavoitteet.  

Hyvin suunniteltu suorituksen johtamisen prosessi lisää yrityksen tavoitteiden läpinäkyvyyttä ja auttaa ymmärtämään paremmin, miten kaikki työntekijät osallistuvat näiden tavoitteiden saavuttamiseen. Se luo myös yhteistyöhön perustuvan prosessin, jossa työntekijät ja heidän esihenkilönsä voivat työskennellä yhdessä suorituksen parantamiseksi.  

Suorituksen johtaminen liittyy usein myös organisaation palkitsemislinjauksiin. Suoritukseen perustuvassa palkitsemismallissa palkankorotukset, bonukset ja muut kannustimet sidotaan usein suoraan sekä yrityksen että/tai työntekijän henkilökohtaiseen suoritukseen kalenterivuoden aikana.

16. Seuraajasuunnittelu 

Seuraajasuunnittelu eli prosessi, jossa ”rakennetaan järjestelmiä ja prosesseja organisaation tulevan johtamisen jatkuvuuden varmistamiseksi”, on keskeinen tapa, jolla organisaatiot tunnistavat ja kehittävät potentiaalisia osaajia.  

Usein seuraajasuunnittelu on osa laajempaa henkilöstön suunnitteluprosessia, josta käytetään joskus nimitystä ”osaamiskatsaus”. Sen aikana johtajat ja HR-kumppanit arvioivat työntekijöitä heidän suorituksensa ja potentiaalinsa perusteella (9-box-arviointi).  

Säännölliset HR:n fasilitoimat keskustelut korkean potentiaalin osaajista ja johtamisen aukoista varmistavat, että organisaatiot kehittävät valmiiden osaajien joukkoa täyttämään tulevaisuuden johtotehtävät.

17. Monimuotoisuus, yhdenvertaisuus ja osallisuus 

Monimuotoisuus, yhdenvertaisuus ja osallisuus (DEI) on edelleen sekä keskeinen henkilöstöhallinnon vastuualue että pyrkimys, jota kaikkien johtoryhmän jäsenten on edistettävä.

DEI-työhön kuuluu monia osa-alueita, mutta sen tarkoituksena on rakentaa osallistavampia ja yhdenvertaisempia organisaatioita, jotka edustavat yhteisöjä, joissa elämme ja joita palvelemme. 

On tärkeää huomata, että DEI-toimet liittyvät tiiviisti kaikkiin työntekijän elinkaaren ja henkilöstöhallinnon vastuiden osa-alueisiin aina monimuotoisten osaajien rekrytoinnista sellaisen johtajien seuraajaluettelon kehittämiseen, joka edustaa organisaation työntekijäväestöä.  

Yksi yleinen tapa, jolla organisaatiot juhlistavat monimuotoisuutta ja rakentavat empaattisempia työntekijäsuhteita, on työntekijöiden resurssiryhmien perustamisen ja toiminnan tukeminen. Ne tarjoavat vähemmistöihin kuuluville työntekijöille erinomaisen mahdollisuuden kokoontua yhteen juhlistamaan kiinnostuksenkohteitaan ja vaikuttamaan muutokseen orgaanisesti.

18. Työntekijän työsuhteen päättäminen 

Henkilöstöhallinnon vastuut ulottuvat myös työntekijän työsuhteen päättämiseen eli työntekijöiden erottamiseen tai työsuhteen päättämiseen organisaatiossa. Yleensä HR vastaa työsuhteen päättämisprosessin määrittelystä (joka esitetään usein työsuhteen päättämisen tarkistuslistana) ja työntekijöiden ohjaamisesta tämän tapahtuman läpi. 

Riippuen olosuhteista, joissa työntekijä lähtee organisaatiosta, lisävastuisiin voi kuulua esimerkiksi lähtöhaastattelujen tai kyselyjen järjestäminen.

Yhteistoimintaneuvotteluihin liittyvässä irtisanomis- tai tehtävän lakkauttamisen tilanteessa lisätehtäviin kuuluu erokorvauksen laatiminen, jotta työntekijöitä voidaan tukea heidän siirtyessään pois yrityksestä ja organisaation oikeudellisia riskejä voidaan vähentää.  

19. Osaamisen suunnittelu ja strategia

Asianmukainen osaamisen suunnittelu ja strategia ovat keskeisiä organisaation menestyksen kannalta, ja HR vastaa yhteistyöstä johtajien kanssa varmistaakseen, että heidän tiimeillään on tavoitteiden saavuttamiseen tarvittava osaaminen.

HR:llä on tärkeä rooli auttaessaan tiimejä määrittämään tarvitsemansa osaamisen ja hyödyntämään sisäistä ja ulkoista tietämystään osaamisvajeiden täyttämiseksi.

Tähän liittyen HR vastaa tehokkaan henkilöstösuunnitteluprosessin kehittämisestä.

Miten henkilöstöhallinto tukee liiketoimintaa

Henkilöstöhallinto tukee organisaatioita auttamalla varmistamaan, että niillä on tavoitteidensa saavuttamiseen tarvittavat osaajat ja että nämä osaajat voivat hyvin, ovat sitoutuneita ja että heillä on kaikki, mitä he tarvitsevat suoriutuakseen tehtävistään ja saavuttaakseen potentiaalinsa.

Yhdessä lauseessa tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta kuten edellä on käsitelty, siihen liittyy paljon. Toivottavasti tätä lukevat henkilöstöhallinnon ulkopuoliset ymmärtävät nyt paremmin ja arvostavat enemmän tätä toimintoa ja sitä, mitä teemme!

Yhtenä päivänä saatamme valmentaa esihenkilöitä antamaan parempaa palautetta ja seuraavana auttaa päivittämään palkitsemisrakennetta. Mikään päivä ei ole samanlainen, mutta yhteisenä teemana on organisaation tavoitteiden saavuttamisen tukeminen tehokkaiden osaamisen johtamisen strategioiden avulla.

Kuten mainittiin, henkilöstöhallinto tukee liiketoimintaa myös varmistamalla asiaankuuluvien lakien ja säädösten noudattamisen.

Miten henkilöstöhallinto tukee työntekijöitä

Työntekijöiden osalta henkilöstöhallinto tukee heitä:

• Varmistamalla, että heidän lakisääteisiä oikeuksiaan työntekijöinä kunnioitetaan
• Auttamalla heitä kaikissa työsuhteeseen liittyvissä kysymyksissä
• Varmistamalla, että heille maksetaan palkka ajallaan ja oikein
• Avustamalla etujen ilmoittautumisessa
• Toivottamalla heidät tervetulleiksi organisaatioon ja auttamalla heitä saavuttamaan täyden potentiaalinsa palvelussuhteensa aikana
• Auttamalla varmistamaan turvallisen ja miellyttävän työympäristön, joka tukee heidän tarpeitaan
• Valmentamalla ja toimimalla mentorina.

Henkilöstöhallinnon työtehtävät

Henkilöstöhallinnossa on monia mahdollisia urapolkuja, ja luettelo laajenee jatkuvasti. Tehtävät vaihtelevat henkilöstöhallinnon yleistyöntekijästä, joka käsittelee lähes kaikkia osa-alueita, erittäin erikoistuneisiin tehtäviin, kuten yritysjärjestelyjen asiantuntijaan.

Tässä olen jaotellut henkilöstöhallinnon tehtävänimikkeet tehtäväalueittain.

Yleistason ja esihenkilötehtävät

• Henkilöstöhallinnon assistentti
• Henkilöstöhallinnon yleistyöntekijä
• Henkilöstöhallinnon asiantuntija
• Henkilöstöpäällikkö
• Henkilöstöhallinnon liiketoimintakumppani
• Henkilöstöjohtaja
• Henkilöstöhallinnon varatoimitusjohtaja
• Henkilöstöjohtaja (CHRO)

Rekrytointi/osaajien hankinta

• Rekrytoija
• Osaajien hankinnan asiantuntija
• Osaajahankinnan asiantuntija
• Rekrytointikoordinaattori
• Rekrytointipäällikkö

Koulutus ja kehittäminen

• Koulutuskoordinaattori
• Oppimisen ja kehittämisen asiantuntija
• Yrityskouluttaja
• Koulutuspäällikkö
• Oppimisesta ja kehittämisestä vastaava johtaja

Palkitseminen ja henkilöstöedut

• Palkitsemisanalyytikko
• Henkilöstöetujen ylläpitäjä
• Palkkahallinnon asiantuntija
• Palkitsemis- ja henkilöstöetupäällikkö

Työntekijäsuhteet

• Työntekijäsuhteiden asiantuntija
• Työmarkkinasuhteiden asiantuntija
• Työntekijäsuhteiden päällikkö

Henkilöstötietojärjestelmät (HRIS)

• HRIS-analyytikko
• HRIS-koordinaattori
• Henkilöstöteknologian asiantuntija

Suorituksen johtaminen

• Suorituskykypäällikkö
• Suorituksen parantamisen asiantuntija

Vaatimustenmukaisuus ja riskienhallinta

• Henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuudesta vastaava asiantuntija
• Työturvallisuudesta vastaava asiantuntija

Monimuotoisuus ja osallisuus

• Monimuotoisuus- ja osallisuusasiantuntija
• Monimuotoisuusvastaava

Organisaation kehittäminen

• Organisaation kehittämisen asiantuntija
• Muutoksenhallinnan asiantuntija
• Organisaation kehittämiskonsultti

HR-taidot

Kuten voit nähdä, HR:n vastuualueet ovat varsin monipuoliset, ja HR-ammattilaiset kartuttavat uransa aikana laajan valikoiman teknisiä ja vuorovaikutustaitoja. Se on yksi tämän ammatin hienoista puolista.

Eräitä keskeisiä HR-taitoja ovat:

• Viestintätaidot: Tehokas suullinen ja kirjallinen viestintä on olennaista työntekijöiden, johdon ja ulkoisten kumppaneiden kanssa toimittaessa.
• Vuorovaikutustaidot: Kyky rakentaa ja ylläpitää hyviä suhteita on ratkaisevan tärkeää työntekijäsuhteiden hallinnassa ja työpaikan dynamiikan ymmärtämisessä.
• Konfliktien ratkaiseminen: HR-ammattilaisten on osattava ratkaista työntekijöiden välisiä tai työntekijöiden ja johdon välisiä konflikteja oikeudenmukaisesti ja tehokkaasti.
• Organisointi- ja projektinhallintataidot: Useiden tehtävien, määräaikojen ja projektien tehokas hallinta on ratkaisevan tärkeää nopeasti muuttuvassa HR-ympäristössä.
• Hienotunteisuus ja luottamuksellisuus: Arkaluonteisten tietojen käsittely hienotunteisesti ja luottamuksellisuuden varmistaminen ovat HR:ssä kriittisen tärkeitä.
• Empatia: Muiden tunteiden ymmärtäminen ja jakaminen on tärkeää työntekijöiden huolenaiheiden käsittelemiseksi ja kannustavan työympäristön luomiseksi.
• Neuvottelutaidot: Palkoista, eduista ja työpaikan konflikteista neuvotteleminen edellyttää tahdikkuutta ja diplomatiaa.
• Lainsäädännön noudattaminen: Työlainsäädännön ja määräysten tuntemus on olennaista, jotta organisaatio noudattaa kaikkia lakisääteisiä vaatimuksia.
• Sopeutumiskyky: Kyky mukauttaa strategioita ja käytäntöjä muuttuvien liiketoimintaympäristöjen ja työvoiman tarpeiden mukaan.
• Liiketoimintaosaaminen: Laajemman liiketoimintaympäristön ymmärtäminen ja HR-strategioiden yhteensovittaminen organisaation tavoitteiden kanssa.
• Data-analytiikka: Kyky kerätä, analysoida ja tulkita HR-dataa päätöksenteon tueksi ja prosessien parantamiseksi.
• Teknologian hallinta: HR-tietojärjestelmien (HRIS), palkanlaskentaohjelmistojen ja muiden HR-hallinnossa käytettävien teknisten työkalujen tuntemus.
• Suorituksen johtaminen: Taidot sellaisten suoritusarviointijärjestelmien kehittämisessä ja toteuttamisessa, jotka ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja liiketoiminnan tavoitteiden mukaisia.
• Rekrytointi ja valinta: Kyky tunnistaa, houkutella ja valita paras osaaminen organisaation tarpeiden täyttämiseksi.
• Koulutus ja kehittäminen: Työntekijöiden taitoja ja organisaation suorituskykyä kehittävien koulutusohjelmien suunnittelu ja toteuttaminen.
• Kulttuurinen tietoisuus: Monimuotoisuuden ymmärtäminen ja arvostaminen osallistavan työympäristön edistämiseksi.
• Johtajuus: Ohjauksen ja suunnan tarjoaminen HR-tiimille sekä yrityksen arvojen esikuvana toimiminen.
• Muutoksenhallinta: Organisaation muutoshankkeiden johtaminen ja hallinta tavalla, joka minimoi vastarinnan ja maksimoi sitoutumisen.
• Ongelmanratkaisu: Ongelmien nopea tunnistaminen ja tehokkaiden ratkaisujen kehittäminen niiden ratkaisemiseksi.
• Taloudellinen lukutaito: Usein unohdettu, mutta HR:n taloudellinen lukutaito on tärkeää hankkeiden hyväksynnän saamiseksi.

Kannattaako HR ulkoistaa?

On selvää, että henkilöstöhallinnon vastuualueet ovat laajoja, monimutkaisia ja organisaatiosi menestyksen kannalta olennaisia. Miten hallitset niitä kaikkia?

Yleinen toimintatapa on ulkoistaa osa HR-toiminnoista (tai mahdollisesti kaikki). Suosittelen kuitenkin, että organisaatiossasi säilytetään vähintään pieni, strateginen henkilöstöhallinnon toiminto.

Pidän organisaation omaa HR-tiimiä välttämättömänä työntekijöiden tarpeiden ymmärtämiseksi, strategisen ajattelukumppanuuden ja valmennuksen tarjoamiseksi esihenkilöille ja johtajille sekä sen varmistamiseksi, että HR-vastuualueesi auttavat yritystä toteuttamaan tarkoitustaan, saavuttamaan organisaation tavoitteet ja luomaan ihmisille erinomaisen työpaikan.  

Suhteiden kehittäminen

Vaikka henkilöstöhallinnolla voi olla itsenäisiä vastuualueita, henkilöstöjohtajilla ja HR-ammattilaisilla on monia yhteisiä tavoitteita.

Loppujen lopuksi HR-ammattilaiset tulisi asemoida auttamaan työntekijöiden koko elinkaaren paremmassa hallinnassa ja tarjoamaan strategista panosta liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi.

Joitakin lisäresursseja, jotka auttavat sinua matkallasi:

• HR:n asemoiminen strategiseksi kumppaniksi
• Henkilöstöhallinnon tehtävänimikkeet
• HR:n johtaminen pk-yrityksissä

Liity People Managing People -yhteisöön 

Jos haluat lisäohjeita HR-toiminnon vastuista ja henkilöstöresurssien tehokkaasta johtamisesta organisaatiossasi, liity kannustavaan HR- ja yritysjohtajien yhteisöömme, jossa jaetaan tietoa ja asiantuntemusta, jotta voit kehittyä urallasi ja saada aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.