Mikä HR on?
HR:n eli henkilöstöhallinnon tarkoitus on tukea sinua ja kollegojasi koko työuranne ajan yritykseen liittymisestä ja arjen työssä navigoinnista aina siirtymiseen seuraavaan vaiheeseen. Ajattele HR:ää kokonaisuutena, joka kattaa työsuhteen jokaisen vaiheen ja keskittyy siihen, että työpaikka toimii hyväksesi kaikissa vaiheissa. Tässä artikkelissa saat selkeän ja käytännönläheisen käsityksen siitä, mitä HR todella tekee työntekijän näkökulmasta.
Mitä HR on: lyhyt määritelmä
HR eli henkilöstöhallinto on yrityksen osasto, joka käsittelee kaikkea työntekijöihin liittyvää. Tähän kuuluvat rekrytointi, koulutus, henkilöstöedun hallinta, palkanlaskenta ja työpaikan käytäntöjen noudattamisen varmistaminen. HR auttaa myös luomaan myönteisen työympäristön käsittelemällä työntekijöiden huolenaiheita ja edistämällä yrityskulttuuria.
Yritystason HR-alustat tarjoavat kattavat työkalut rekrytoinnin, työntekijöiden kehittämisen ja vaatimustenmukaisuuden hallintaan laajassa mittakaavassa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miten HR toimii
Jokaisen esihenkilön tulisi ymmärtää HR:n nykyaikainen rooli ja tutustua HR-ratkaisujen luetteloihimme löytääkseen teknologiaa, joka tukee henkilöstöä. Käydään läpi HR-osaston eri roolit ja vastuut:
Työntekijän arvolupaus
Potentiaalisena työntekijänä aloitamme etsimällä organisaatiota, joka täyttää taloudellisten tarpeidemme lisäksi myös älylliset ja sosiaaliset tarpeemme sekä vastaa arvojamme.
Organisaatiot tiedostavat tämän ja haluavat löytää työntekijöitä, jotka jakavat niiden omat organisaation arvot tai joiden arvot ovat niiden kanssa linjassa. HR:n rooli tässä on niin sanotun työnantajan arvolupauksen (EVP) toteuttaminen.
EVP määrittelee, mitä organisaatio on valmis tarjoamaan sinulle. Se sisältää sekä saamasi palkkauksen (palkan ja ansiot) että edut, joita voit työntekijänä hyödyntää.
EVP:tä luodessaan tai täydentäessään HR-toiminto laatii luettelon eduista, jotka ovat linjassa organisaation laajempien arvojen kanssa. Sen jälkeen se karsii luettelosta edut, jotka ovat sekä kohtuuhintaisia että kiinnostavia mahdollisimman suurelle osalle organisaation tavoittelemaa henkilöstöä.
Esimerkkejä tällaisista EVP:n eduista ovat muun muassa koulutukseen tarkoitetut määrärahat, joita jokainen työntekijä voi hakea, lakisääteistä vähimmäistasoa pidempi äitiys- tai isyysvapaa, konferensseihin osallistumiseen saatavilla oleva rahoitus, alennukset työnantajan tuotteista sekä vartijan saattaminen autolle tai juna-asemalle työajan jälkeen.
EVP on tehokas työkalu, jonka avulla HR houkuttelee työntekijöitä. Eräs organisaatio, jonka kanssa työskentelin, tarjosi vartijan saattamaan sinut autolle tai juna-asemalle työajan jälkeen.
En tule koskaan käyttämään tätä etua – työskentelen yleensä päivänvalon aikaan. Olen kuitenkin kiinnostunut työskentelemään organisaatioissa, jotka välittävät työntekijöidensä turvallisuudesta.
Kun tämä tuli esiin keskustelussa kyseisen työnantajan kanssa, se antoi minulle käsityksen heidän kulttuuristaan, joka vastasi omia arvojani ja sitä, mitä työnantajalta odotan.
HR:llä on siis EVP:n kautta työkalu hakijoiden houkuttelemiseen, mutta HR:llä on myös tehtäviä rekrytoinnin ja valinnan parissa. Rekrytointitoiminto kuuluu joko HR-tiimiin tai HR hallinnoi organisaation ja sen käyttämän ulkopuolisen rekrytointiyrityksen välistä suhdetta.
Usein kyse on näiden yhdistelmästä: HR rekrytoi tehtäviin, jotka on helppo täyttää, kun taas erikoistuneet tai erittäin senioritason tehtävät annetaan ulkopuolisen rekrytointiyrityksen hoidettaviksi.
Rekrytointi ja palkkaaminen
Kun HR hoitaa rekrytoinnin, se tukee rekrytoivaa esihenkilöä työpaikkailmoituksen laatimisessa ja auttaa myös määrittämään, mitä kanavia tehtävän ilmoittamiseen käytetään (paikallinen tai valtakunnallinen sanomalehti, työpaikkasivustot, sosiaalinen media, erikoislehdet ja niin edelleen).
Myös pienille yrityksille ja startup-yrityksille maksuttomat HR-järjestelmät tarjoavat perustan rekrytoinnin ja työntekijäsuhteiden hallintaan.
Saapuneet hakemukset toimitetaan yleensä rekrytoivalle esihenkilölle tarkistettaviksi, ja joskus HR auttaa tässäkin vaiheessa, jos sitä pyydetään. Kun siirrytään valintavaiheeseen, HR:n rooli riippuu todella organisaatiosta ja tehtävästä.
Joskus HR tarjoaa esihenkilöille haastattelukoulutusta, joskus HR:n edustaja osallistuu haastatteluun, ja toisinaan asia voidaan jättää kokonaan rekrytoivan esihenkilön vastuulle.
Kun palkkauspäätös on tehty, HR osallistuu yleensä hallinnolliseen puoleen: se lähettää sopimuksen, vastaanottaa allekirjoitetun sopimuksen takaisin ja huolehtii uuden työntekijän lisäämisestä palkanlaskentajärjestelmään.
Kulkukorttien ja/tai IT-käyttöoikeuksien myöntämistä ei hoideta HR:ssä, mutta kun HR syöttää uuden työntekijän tiedot palkanlaskentajärjestelmään, se käynnistää myös näiden muiden asioiden etenemisen.
Joskus potentiaaliset työntekijät pyytävät korkeampaa palkkaa. HR:n rooli tässä on yleensä antaa ohjeita rekrytoivalle esihenkilölle. HR voi antaa palkkahaitarin, jota esihenkilö voi tarjota, tai pyytää esihenkilöä perustelemaan, miksi hän haluaa tarjota tälle ehdokkaalle suuremman summan.
Näissä tapauksissa HR ja rekrytoiva esihenkilö keskustelevat parhaasta etenemistavasta ja ottavat huomioon organisaation sisäisen oikeudenmukaisuuden sekä suorituskykyä koskevat odotukset.
Uuden työntekijän perehdyttäminen
Useimmat meistä muistavat työntekijän perehdytysprosessin, jonka kävimme läpi ensimmäisen viikon aikana. Perehdytyksen luo ja toteuttaa henkilöstöhallintosi tiimi.
He saavat suuntaviivansa ylemmältä johdolta (hallitukselta ja toimitusjohtajalta) ja kokoavat esityksen tai suunnitelman, jonka tarkoituksena on auttaa uusia työntekijöitä pääsemään mahdollisimman nopeasti vauhtiin.
Usein perehdytyksessä keskitytään enemmän työnantajan kulttuuriin ja odotuksiin ja paljon vähemmän työn tekniseen puoleen.
Se voi esimerkiksi sisältää osion organisaation historiasta, johtaja voi pitää 15 minuutin esityksen organisaatiosta tai omasta organisaation osa-alueestaan, tai siihen voi sisältyä vierailu jollakin liiketoiminnan tuotannon ydinalueella (tehtaalla, vähittäismyymälässä, varikolla tai puhelinpalvelukeskuksessa jne.).
Jotkin pienyritysten HR-työkalut tukevat tärkeitä toimintoja, kuten rekrytointia, palkanlaskentaa ja työntekijöiden suoritusten hallintaa, kaikki yhdessä, sillä startup-yrityksillä ei ole kapasiteettia kymmenille erillisille järjestelmille.
Yrityskulttuurin ja arvojen määrittäminen
Valtaosalla työntekijöistä on hyvin vähän, jos lainkaan, kasvokkaista vuorovaikutusta HR:n kanssa. He saattavat nähdä HR-asiantuntijan ainoastaan esityksen tai muun vastaavan ryhmätilaisuuden aikana.
Työntekijät kuitenkin ovat tekemisissä niiden HR:n vastuulla olevien käytäntöjen ja menettelytapojen kanssa. Jos olet joskus hakenut minkä tahansa tyyppistä vapaata tai koulutusta, täyttänyt työaikakirjauksen, irtisanoutunut työstä, täyttänyt henkilöstökyselyn, saanut palkankorotuksen tai tullut irtisanotuksi, olet ollut tekemisissä HR:n omistaman ja ylläpitämän käytännön tai menettelytavan kanssa.
HR-asiantuntijat viettävät paljon kasvokkaista aikaa työntekijöiden ja heidän esihenkilöidensä kanssa suoriutumisen puutteiden hallintaan ja muutoksenhallintaan liittyvissä asioissa.
Heikosti suoriutuvan työntekijän tapauksessa HR keskustelee ongelmista esihenkilön kanssa ja laatii suunnitelman. He osallistuvat usein tapaamisiin heikosti suoriutuvan työntekijän kanssa ja seuraavat työntekijän edistymistä, kunnes tämän suoriutuminen paranee tai hän poistuu organisaatiosta.
Toinen alue, jolla HR-asiantuntijat viettävät melko paljon kasvokkaista aikaa, liittyy muutoksiin. Kyse voi olla jonkin alueen uudelleenjärjestelystä, toiminnon ulkoistamisesta tai henkilöstövähennyksistä.
Muutos on usein raskas kokemus, joten HR:n tehtävänä on vastata kysymyksiin ja varmistaa, että liiketoiminnalle ja työntekijöille aiheutuu mahdollisimman vähän häiriöitä.
Ohjelmistojen ja järjestelmien hallinta
HR:llä on käytössään erilaisia HR-ohjelmistoja ja työkaluja. Esimerkiksi henkilöstöhallinnon järjestelmiä (HRMS) käytetään työntekijätietojen hallinnan, palkanlaskennan ja etuuksien hallinnoinnin kaltaisten tehtävien tehostamiseen.
Lisäksi hakijaseurantajärjestelmät (ATS) auttavat rekrytoinnissa järjestämällä ja hallinnoimalla ehdokkaiden tietoja, kun taas suorituskyvyn hallintaohjelmiston avulla HR-tiimit voivat seurata työntekijöiden edistymistä ja asettaa tavoitteita. Nämä työkalut eivät ainoastaan paranna tehokkuutta, vaan varmistavat myös työlainsäädännön noudattamisen ja tarjoavat analytiikan avulla näkemyksiä, joiden ansiosta HR-ammattilaiset voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
HR-osastot luottavat nykyään yhä enemmän pilvipohjaisiin HR-työkaluihin hallitakseen henkilöstöään tehokkaasti mistä tahansa.
Työntekijän työsuhteen päättäminen
Useimmissa tapauksissa, kun työntekijä lähtee organisaatiosta, hänen ainoa yhteydenpitonsa HR:n kanssa on vastaaminen lähtökyselyyn. Hyvin harvinaisissa tapauksissa työntekijän esihenkilö saattaa pyytää HR:ää laatimaan vastatarjouksen työntekijän pitämiseksi organisaatiossa.
Olen seurannut sivusta muutamaa vastatarjoustilannetta palkitsemiseen liittyvissä tehtävissäni. Ne ovat harvinaisia, koska useimmat meistä ovat melko helposti korvattavissa eivätkä vastatarjoukset yleensä toimi. Ne voivat toki pitää työntekijän organisaatiossa lyhyen aikaa, mutta havaintojeni ja kollegojeni kanssa käymieni keskustelujen perusteella sama työntekijä lähtee yleensä muutaman kuukauden kuluessa.
Yhteenveto
Olen käsitellyt edellä lyhyesti monia aiheita selittäessäni, mitä HR tekee, mutta tietysti vastuisiin kuuluu paljon muutakin, kuten henkilöstösuunnittelu.
Jos haluat perehtyä HR:n eri osa-alueisiin tarkemmin, tutustu ihmeessä sivustoon.
