Mikä on tehtävienhallintaohjelmisto ja miten se voi auttaa sinua?
Tehtävienhallintaohjelmiston avulla voit järjestää, priorisoida ja seurata yksittäisiä tehtäviä, jotta voit saavuttaa tavoitteesi tai saada projektin valmiiksi. Ajattele sitä digitaalisena tehtävälistanasi. Se sopii erinomaisesti suurten projektien käsittelyyn yksi hallittava askel kerrallaan. Näin tämä työkalu pitää työsi tehokkaana ja stressittömänä.
Tehtävienhallinta vs. projektinhallinta
Paras ystäväsi haluaa järjestää kihlajaisjuhlat, ja sinä saat vastuullesi juhlien järjestämisen juhlasuunnittelutaitojesi ansiosta.
Juhlien suunnittelu on pohjimmiltaan projekti, joka sinun on saatettava päätökseen. Sinun on kuitenkin suoritettava joukko pienempiä tehtäviä (tilan, pitopalvelun ja niin edelleen varaaminen), jotta saat valmiiksi koko projektin (juhlat).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ero on häilyvä.
Kun hallinnoit projektia, pidät mielessäsi päivämäärän ja tavoitteen – kokonaisuuden. Projektinhallinnan laajuus on suurempi, ja projektipäällikön on tarkasteltava esimerkiksi kustannusten hallintaa, työnkulkuja ja käytettävissä olevia resursseja.
Tehtävienhallinnassa on kyse projektin yhden osa-alueen hallinnasta kerrallaan. Tehtäviä hallinnoidessasi sinun on esimerkiksi tarkasteltava tehtävän määräaikaa ja tärkeysjärjestystä, tehtävänantoa ja edistymistä. Hallittavaa on paljon , mutta tehtävienhallintatyökalu voi helpottaa työtäsi.
Tehtävienhallintaohjelmiston hyödyt
Tehtävienhallintaohjelmiston avulla voit seurata kaikkia tehtävienhallinnan osa-alueita yhdestä koontinäytöstä, mutta siinä ei ole vielä kaikki.
Kun laadit liiketoimintaperustelua uudelle ohjelmistolle, haluat tuoda johdon harkittavaksi esiin tiettyjä asioita. Tässä on joitakin keskeisiä tehtävienhallintaohjelmistoa koskevia kohtia:
- Vähentää tietojen menettämisen riskiä: Tehtävien suorittamisen aikana vaihdat tehtävien suorittajien kanssa mahdollisesti huimaavan määrän asiakirjoja, salasanoja ja tietoja. Tehtävienhallintatyökalu pienentää tietojen menettämisen riskiä, koska voit koota kaikki tiedot yhteen paikkaan.
- Helppo delegointi ja parempi yhteistyö: Sinun ei tarvitse lähettää tiimin jäsenille sähköpostia tai kutsua heitä toimistolle yksittäisten tehtävien delegoimiseksi. Kun annat jäsenelle tehtävän tehtävienhallintatyökalun avulla, hän saa ilmoituksen tehtävänannosta. Voit käyttää kommenttiosiota tiimin tehtävien parissa tehtävään etäyhteistyöhön.
- Tehokas priorisointi: Mahdollisuus priorisoida työntekijöidesi tehtäviä on yksi tehtävienhallintatyökalun merkittävimmistä hyödyistä. Tiimin jäsenten voi olla haastavaa vaihtaa tehtävästä toiseen. Priorisointi auttaa tiimin jäseniä hallitsemaan aikaansa paremmin ja antaa heille selkeämmän käsityksen siitä, missä järjestyksessä tehtävänannot tulisi suorittaa.
- Parempi keskittyminen: Tehtävienhallintatyökalu poistaa tunteen siitä, että suuri tehtävä pitäisi saada valmiiksi tietyn ajan kuluessa. Tämä johtuu siitä, että sen avulla tehtävät voidaan jakaa pienemmiksi ja helpommin käsiteltäviksi tehtäviksi, jolloin niihin on helpompi keskittyä.
Aiheeseen liittyvää luettavaa: 10 parasta integroidun riskienhallinnan ohjelmistoa
Tehtävienhallintaohjelmiston ominaisuudet
Tehtävienhallintatyökalujen ominaisuudet ovat osajoukko Trellon ja Asanan kaltaisten projektinhallintaohjelmistojen ominaisuuksista. Seuraavassa ovat tehtävienhallintaohjelmistojen yleisimmät ominaisuudet:
1. Suunnittelu ja aikataulutus
Suunnittelu ja aikataulutus ovat tehtävienhallintatyökalun perusominaisuuksia. Suunnittelussa koko työnkulku jaetaan yksinkertaisiksi tehtäviksi. Kun tehtävät ovat valmiina annettaviksi, voit asettaa määräajat tai määrittää ne toistuviksi tehtäviksi.
Voit esimerkiksi luoda tehtävälistan, jossa on kolme tehtävää: uuden työntekijän perehdyttäminen, hänen työpisteensä valmistelu ja ensimmäisen viikon arviointi sen selvittämiseksi, onko uusi työntekijä sopeutunut hyvin. Olet antanut nämä tehtävät eri tiimin jäsenille. Kun olet antanut tehtävät, seuraat edistymistä jäsenten jatkaessa tehtävien parissa työskentelyä.
2. Yhteistyö
Yhteistyö voi olla vaikeaa ilman järjestelmää, erityisesti etätyöympäristössä. Tiimin jäsenet eivät voi luottaa monimutkaisissa tehtävissä laskentataulukoihin ainakaan ilman, että he repivät hiuksiaan, koska tehtävissä voi olla useita alitehtäviä, tehtävien välisiä riippuvuuksia tai virstanpylväitä.
Tehokas verkossa toimiva tehtävienhallintajärjestelmä sujuvoittaa tiimityön prosesseja. Tiimin jäsenet voivat vaihtaa tietoja ja saada päivityksiä käynnissä olevista tehtävistä, ja esihenkilöt voivat tarjota vastauksia yksittäisiä tehtäviä koskeviin kysymyksiin sekä seurata tehtävien edistymistä tehtävienhallintajärjestelmän avulla.
3. Automaatio
Automaatio yksinkertaistaa monimutkaisten tehtävien hallintaa. Ajattele esimerkiksi tehtäviä, jotka edellyttävät useiden projektitiimien yhteistyötä, esihenkilöiden hyväksyntää eri vaiheissa ja tiimin jäsenten ilmoittamista useaan kertaan tehtävän edetessä.
Monimutkaisten tehtävien hallinta manuaalisesti on tehotonta, minkä vuoksi monet tehtävienhallintajärjestelmät tarjoavat automatisoituja ratkaisuja. Automaatio voi vapauttaa huomattavan osan ajastasi, jonka muuten käyttäisit rutiininomaisiin tehtäviin.
Sinun ei kuitenkaan tarvitse rajoittua tehtävienhallintajärjestelmääsi sisäänrakennettuihin automatisoituihin ratkaisuihin. Voit automatisoida prosesseja myös itse integraatioiden avulla.
Jos esimerkiksi haluat muistuttaa tehtävän suorittajaa tehtävästä, jonka määräaika umpeutuu 24 tunnin kuluessa, voit käyttää Zapier-integraatiota muistuttamaan työntekijää tehtävienhallintatyökalusi kommenttiosiossa tai Slack-viestillä.
4. Näkymät
Tehtävienhallintaohjelmisto tarjoaa useita yhteistyönäkymiä mieltymystesi mukaan. Useimmissa on vähintään kalenterinäkymä ja kanban-taulut. Jotkin työkalut tarjoavat kuitenkin enemmän vaihtoehtoja, kuten Gantt-kaavioita, aikajanoja, luetteloita ja ruudukkonäkymän.
Kanban-mallit ovat erityisen suosittuja. Ne tarjoavat yksinkertaisen ja tehokkaan asettelun prosessin jokaiseen vaiheeseen. Voit delegoida tehtäviä projektin jokaisessa vaiheessa ja olla vuorovaikutuksessa tehtävien suorittajien kanssa reaaliajassa.
5. Ajan seuranta
Ajan seuranta on tärkeä ominaisuus, jota sinun kannattaa etsiä tehtävienhallintajärjestelmästä. Tiedot siitä, kuinka paljon aikaa kuhunkin projektin tehtävään käytettiin, auttavat tunnistamaan pullonkaulat ja paljon resursseja kuluttavat kohteet.
Tarvitset ajan seurantatoiminnallisuutta myös, jos yrityksesi palkkaa usein työntekijöitä tuntiperusteisesti tai ottaa vastaan tuntihintaan laskutettavia projekteja.
Voit antaa työntekijöiden tai alihankkijoiden kirjata aikatietonsa suoraan tehtävienhallintaohjelmistoon. Johto voi sen jälkeen tarkastella työaikatietoja säännöllisesti resurssienhallinnan parantamiseksi, palkanmaksun tarkastamista tai laskutusta varten.
Aiheeseen liittyvää: 20 alihankkijoiden hallintaohjelmistoa alihankkijoiden aikatauluttamiseen ja maksamiseen
Tehtävien hallinta
Useimmat tehtävienhallintatyökalut noudattavat yleistä prosessia. Jos mietit, miltä prosessi näyttää, olemme havainnollistaneet sitä pääpiirteissään alla.
1. Luo ja määritä tehtäviä
Tehtävien luominen ja määrittäminen on yleensä nopeaa ja helppoa. Luot tehtävän, lisäät tehtävän suorittajalle olennaiset tiedot, asetat määräajan ja määrität kortin.
Kun esimerkiksi perehdytät uuden työntekijän, sinun on määritettävä dokumentointiin liittyviä tehtäviä, kerrottava hänelle, kenen puoleen hän voi kääntyä saadakseen apua tai resursseja, ja koordinoitava henkilöstön kanssa työpisteen valmistelu. Voit määrittää kaikki tehtävät tehtävienhallintatyökalussa.
Joissakin työkaluissa laskentataulukoiden tuonti voi olla mahdollista, jos tehtävät on jo täytetty Excel-tiedostoon. Kun olet lisännyt tehtävät, voit luoda malleja, jotta sinun ei tarvitse luoda tehtäviä tulevaisuudessa alusta alkaen.
2. Tee yhteistyötä
Tehtävienhallintatyökalut voivat tarjota vuorovaikutteisen käyttöliittymän, joka tekee työnkulun hallinnasta ja yhteistyöstä helppoa. Kun olet määrittänyt tehtävän, tehtävän suorittaja voi kysyä tuotoksista tai ilmoittaa esihenkilölle mahdollisista viivästyksistä kommenttiosion avulla.
3. Seuraa edistymistä
Tiimisi voi päivittää tehtäviensä edistymistä tehtävienhallintaratkaisun avulla.
Kuvittele tämä.
Olet antanut tiimin jäsenelle tehtäväksi valmistautua ensi viikolle ajoitettuun uusien työntekijöiden perehdytykseen. Olet lisännyt tehtävälistan, jossa on kolme kohtaa — järjestä projektori, pyydä työntekijää järjestämään tuolit sekä tilaa kahvia ja donitseja.
Olet antanut samanlaisia tarkistuslistoja sisältäviä tehtäviä neljälle muulle tiimin jäsenelle. Jäsenet rastittavat ruudut, kun he saavat tehtävät valmiiksi, ja mainitsevat sinut kommenteissa, kun he tarvitsevat apua.
Kuulostaako hyvältä tähän asti? Mieti nyt, miltä saman asian tekeminen näyttäisi ilman tehtävienhallintatyökalua.
Ymmärrätkö, mitä tarkoitan?
Pyri yksinkertaisuuteen ja helppokäyttöisyyteen
Hienot ominaisuudet, joita et todennäköisesti koskaan käytä, on helppo kokea houkutteleviksi ja investoida järeään tehtävienhallintatyökaluun. Tehtävienhallintaohjelmistossa yksinkertaisuus on kuitenkin valttia.
Tavoitteenasi on tehdä tehtävien antamisesta, yhteistyöstä ja tehtävien suorittamisesta helpompaa sinulle ja tiimillesi. Jyrkempi oppimiskäyrä tekee muutoksesta tiimillesi hankalan ja edellyttää, että käytät enemmän aikaa uusien työntekijöiden perehdyttämiseen tehtävienhallintajärjestelmääsi.
Tutustu myös näihin:
