Puhutaan henkilöstöhallinnosta: Deittisovellukset, terapiakoirat ja muuta
Tervetuloa Talk HR to Me -palstalle, jossa People Managing People -sivuston henkilöstöhallinnon neuvoja antaa Alana Fallis, Quantum Metricin henkilöstöjohtaja ja henkilöstöasioista vastaava varapääjohtaja.
Joka toinen viikko Talk HR to Me pureutuu polttaviin henkilöstöhallinnon kysymyksiisi ja tarjoaa neuvoja, jotka auttavat sinua selviytymään haastavimmistakin tilanteista.
Tällä viikolla hän käsittelee useita henkilöstöhallinnon haasteita, jotka on lähetetty meille anonyymin kyselylomakkeemme kautta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Joten sen pidemmittä puheitta...
KYSYMYS 1
Olemme parhaillaan käymässä läpi suurta organisaatiomuutosta ja uudelleenjärjestelyä. Joidenkin muutosten kohdalla on vaikea hahmottaa, miten meillä menee ja missä vaiheessa matkaa olemme. Onko sinulla suosikkia muutosjohtamisen kypsyysmalliksi? Miten voin auttaa selkeyttämään sitä, missä vaiheessa matkaa olemme?
Ooh, hauskaa! Organisaatiomuutos on yksi mehukkaimmista tehtävistä, joita henkilöstöhallinnon ammattilaisina saamme tehdä – se tarjoaa mahdollisuuden hyödyntää strategisen toteuttamisen taitoja, ja itse rakastan pulmien ratkaisemista.
Alla ovat kolme parasta muutoskypsyysmallia sekä parhaat käyttötarkoitukset kullekin niistä.
1. Proscin muutosjohtamisen kypsyysmallikehys – kuvaa organisaation muutosjohtamisen kypsyyden viisi tasoa. Sitä kannattaa käyttää, kun sinun on arvioitava organisaatiosi muutoskyvykkyyttä (ja kun sinun on perusteltava investoinnin tarve).
2. ACMP:n muutosjohtamisen standardi – viitekehys, joka määrittelee kestävän muutoksen käytännöt, prosessit, tehtävät ja toiminnot ja joka voidaan mukauttaa kypsyyskehykseksi. Sitä kannattaa käyttää rakenteiseen prosessien yhdenmukaistamiseen tähtäävään lähestymistapaan (PMP) tai muodollista sertifiointia hyödyntävien ammattilaisten kanssa.
3. Bridgesin muutoksen siirtymämalli (enemmän psykologinen lähestymistapa, mutta se voidaan mukauttaa kypsyysmalliksi). Tämä ensisijaisesti siirtymämallina toimiva viitekehys soveltuu arvioimaan, kuinka hyvin organisaatiosi tukee yksilöitä muutoksen emotionaalisen matkan aikana, erityisesti kulttuurin, ajattelutavan ja emotionaalisen valmiuden osalta.
Vaikka edellä mainituilla viitekehyksillä on erilaiset parhaat käyttötarkoitukset, neuvoni on ottaa kustakin se, mikä sopii yrityksellesi, ja keskittyä työntekijöiden kuuntelemisen strategian priorisointiin.
- Tunnista muutoksen vaikutuspiirissä olevat tärkeimmät henkilöprofiilit, heidän tasonsa, johtamisrakenteensa ja jokapäiväinen kokemuksensa.
- Mitkä ovat kunkin henkilöprofiilin tärkeimmät tarpeet prosessin jokaisessa vaiheessa? Mitkä tiedot heidän on ehdottomasti tiedettävä ja milloin?
- Järjestä kyselyitä (anonyymejä tai muita) tai kohderyhmäkeskusteluja näiden henkilöprofiilien edustajille. Esitä kohdennettuja kysymyksiä saadaksesi käsityksen siitä, missä vaiheessa muutosprosessia he ovat ja miten he yleisesti kokevat asioiden sujuvan.
Onnea!
KYSYMYS 2
Yksi työntekijöistämme löysi työtoverinsa treffisovelluksesta ja kertoi kaikille nähneensä tämän kollegan profiilin. Profiilinsa treffisovelluksessa olevan työntekijän kannalta aiheesta on muutamaan otteeseen tullut kiusallinen puheenaihe, mikä on tullut tietooni. Hän ei kuitenkaan ole tullut puhumaan kanssani asiasta eikä halua tehdä siitä henkilöstöhallinnon asiaa. Mitä minun pitäisi tehdä?
Ymmärsinkö oikein – työntekijä löysi työtoverinsa treffisovelluksesta ja kailottaa siitä kaikille? Sivuhuomautuksena: tämä olisi ollut pahin painajaiseni parikymppisenä nuorena naisena New Yorkissa, kun aloitin uraani ja halusin, että minut otetaan vakavasti, mutta halusin myös löytää tavan tavata ihmisiä.
Keskustele asian löytäneen työntekijän kanssa kahden kesken ja pyydä häntä kohteliaasti (ja ammatillisesti) pitämään suunsa kiinni. Toisen työntekijän asioita ei tarvitse levittää, eikä hän todennäköisesti arvosta sitä, että hänestä juoruillaan työpaikalla.
Tästä ei tarvitse tehdä ”henkilöstöhallinnon asiaa”, vaan asian voi ottaa puheeksi hieman epämuodollisesti esimerkiksi näin: ”Hei, kuulin sinun puhuvan toisen tiimin jäsenen treffisovellusprofiilista. Pyydän sinua pitämään asian jatkossa omana tietonasi. Olen varma, että monet työntekijät käyttävät treffisovelluksia, sinä itse mukaan lukien, eivätkä jotkut heistä ehkä halua asian olevan julkinen tai siitä puhuttavan työpaikalla. Voitko toimia näin?”
Työntekijät väistämättä näkevät toisensa joskus vapaa-ajalla, joten kysymys kuuluu: miten voit auttaa heitä rakentamaan hienotunteisuuteen, kunnioitukseen ja ammattimaisuuteen perustuvaa kulttuuria?
KYSYMYS 3
Miten puutut tilanteeseen, jossa esihenkilö on paperilla erinomainen ja esimiestensä rakastama, mutta kuluttaa hitaasti tiiminsä energiaa rikkomatta kuitenkaan yhtäkään sääntöä?
Ilman tarkempia tietoja siitä, miten hän kuluttaa tiiminsä voimavaroja, neuvoisin sinua täsmentämään, mitä haluat hänen tekevän toisin. Kyse on ”kuilusta” – siitä, mitä odotat näkeväsi verrattuna siihen, mitä näet.
Kun pystyt siihen, etsi tapa istua tämän henkilön kanssa kahden kesken ja antaa hänelle tämä palaute. Sisällytä mukaan kaikki sinulle jaettu, kuten muilta kuulemasi palaute (luottamuksellisuutta suojaten), joka tukee näkemystäsi.
Erittäin yksinkertainen nyrkkisääntö, jota käytän, on: "Tiedän, että tarkoituksesi on x, mutta toimintasi tahaton vaikutus on y, ja tiedän, että haluaisit olla siitä tietoinen."
Mutta aloitetaan aivan perusteista: määrittele asia ja täsmennä, mitä heidän pitäisi tehdä toisin.
KYSYMYS 4
Henkilön kognitiivinen tyyli (esim. neuroepätyypillisyys tai vahva kyky tunnistaa malleja) saa hänet suoriutumaan muita paremmin, mutta samalla horjuttaa ryhmän yhteenkuuluvuutta. Kumpaa suojellaan: tiimiä vai poikkeusyksilöä?
Esitit vaihtoehdoiksi tiimin ja poikkeusyksilön, mutta oletan, että tarkoitat oikeasti "tiimiä ilman tätä poikkeusyksilöä vastaan poikkeusyksilöä." Tähän vastaan: koko tiimin dynamiikkaa suojellaan. Tiimin tehokkuutta suojellaan. Tässä on pari asiaa, joita ehdotan sinulle:
- Järjestä tiimidynamiikkaa käsittelevä tilaisuus, joka auttaa teitä selvittämään parhaat työskentely- ja viestintätyylit. Pidän erityisesti Predictive Indexistä, joka on auttanut tiimiäni löytämään parhaat tavat työskennellä ryhmänä.
- Määrittele vastuualueet selkeästi. Tämä tiimin jäsen saattaa suoriutua erinomaisesti, mutta aiheuttaako jännitteitä osaltaan se, että hän suoriutuu erinomaisesti jonkun toisen vastuualueella? Roolien selkeä määrittely voi auttaa tässä.
- Toivottavasti edellä mainitut asiat auttavat vahvistamaan luottamusta, jota tarvitsette tätä viimeistä kohtaa varten. Kehittäkää toimintatapa, jonka avulla ihmiset voivat ilmoittaa, kun jokin ei toimi. Voimmeko luoda tilan, jossa asiasta voidaan puhua, jotta tiimin jäsenet voivat nostaa ongelmat esiin ja tehdä yhteistyötä, jos ajaudumme pois raiteilta?
Palauta suorat alaisesi tässä asiassa tavoitteen äärelle: toimimme tiiminä.
KYSYMYS 5
Keskitasoinen esihenkilö alkoi hiljattain käyttää tekoälytyökaluja tiimin viestien, suoritusarviointien ja jopa kahdenkeskisten keskustelujen osien luonnosteluun. Sisältö ei ole huonoa tai kielteistä, mutta tiimistä tuntuu, että jokin on pielessä, ja olen saanut epäsuoraa palautetta aitouden ja luottamuksen menettämisestä. Hän ei ole rikkonut mitään sääntöjä. Pitäisikö minun puuttua asiaan? Ja miten käsittelen tätä, kun ongelma on tunneperäinen eikä menettelytapoihin liittyvä?
Hyvä uutinen on, että tämä on helposti korjattavissa. Kuulostaa siltä, että tämä palaute sai alkunsa suoraan tekoälyn liiallisesta käytöstä tämän esihenkilön työssä, ja voit osoittaa näiden välisen yhteyden.
Lähde siitä oletuksesta, ettei esihenkilösi tiedä tiimin kokevan asiaa näin eikä halua tulla tunnetuksi tällaisena johtajana.
Jaa tämä palaute ja kannusta häntä lukemaan kaikki tekoälyn tuottama sisältö uudelleen ennen sen lähettämistä työntekijöilleen varmistaakseen, että se kuulostaa hänen omalta puheeltaan.
Aluksi voit jopa kehottaa (heh) häntä käyttämään tekoälyä yleisten puheenaiheiden luonnosteluun, mutta kannusta häntä täydentämään sisältö ja yksityiskohdat itse. Tavoitteena ei ole piilotella tekoälyn käyttöä missään tiimin työssä, mutta erityisesti palautteen tai suoritusarviointien kaltaisissa asioissa työntekijät haluavat edelleen nähdä inhimillisen puolen. Eikö meistä kaikista tunnu samalta?
KYSYMYS 6
Työntekijä on alkanut tuoda terapiakoiransa toimistolle muutamana päivänä viikossa. Hän ei käynyt läpi mitään virallista mukauttamisprosessia... se vain tavallaan tapahtui, eikä kukaan sanonut mitään. Nyt toinen työntekijä on kysynyt, voisiko hän tuoda koiransa toimistolle "myös henkiseksi tueksi". Johto haluaa olla empaattinen mutta johdonmukainen. Miten käsittelemme tämän vieraannuttamatta ketään tai kutsumatta paikalle lemmikkieläinten paraatia?
Ystäväni! Mitä tässä tapahtui? Epäilen, että vältimme vaikeaa keskustelua, ja nyt olemme pulassa. Ensimmäiseksi lue toimistosi vuokrasopimusasiakirjat ja selvitä rakennuksen kanta koiriin.
Toiseksi pyydä ensimmäistä työntekijää hakemaan mukautusta koiran tuomiseksi työpaikalle.
Hän saattaa täyttää ehdot tai olla täyttämättä niitä sen perusteella, onko koira avustajaeläin vai henkisen tuen eläin, ja harmaalla alueella toimiessasi haluat todennäköisesti lakiasiantuntijan tueksesi.
Lopuksi tarvitsette yrityksen toimintaperiaatteen koirien tuomisesta toimistolle, jotta teillä on tasapuolinen toimintatapa kaikkia tiimin jäseniä varten.
Jos tällä ensimmäisellä (tai toisella) työntekijällä todella on lääketieteellisesti todettu tarve avustajaeläimen mukanaololle, teidän on todennäköisesti sallittava hänen tuoda koira mukanaan (ellei siitä aiheudu kohtuutonta haittaa liiketoiminnalle), mutta voitte aina sopia työjärjestelystä, jossa hän vuorottelee etätyön ja toimistolla työskentelyn välillä.
Kokemukseni mukaan koiraystävälliset toimistot eivät lähes koskaan toimi. Jossain vaiheessa uusi työntekijä tulee väistämättä paikalle allergisena. Olkaa varuillanne!
Mitä seuraavaksi?
Haluatko lisää tällaisia neuvoja? Muista tilata People Managing People -uutiskirje ja seurata People Managing People -podcastia haluamallasi podcastien kuuntelualustalla. Saat tasaisesti asiantuntijoiden näkemyksiä, rehellisiä haastatteluja ja hyödyllisiä vinkkejä työpaikallasi sovellettaviksi.
