4 tapaa automatisoida työntekijöiden perehdytysprosessi
Kattavan työntekijöiden perehdytyskokemuksen tarjoaminen on asia, jonka monet organisaatiot laiminlyövät. Gallupin mukaan vain 12 % työntekijöistä sanoo organisaationsa olevan erinomainen uusien työntekijöiden perehdyttämisessä.
Ymmärrämme sen: ihmisillä on kiire, ja käynnissä on samanaikaisesti valtava määrä projekteja.
Miten voit hoitaa perehdytysprosessin mahdollisimman tehokkaasti ja lyhyessä ajassa sekä auttaa uusia työntekijöitäsi pääsemään parhaalla mahdollisella tavalla alkuun?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vastaus: automatisoitu perehdytys.
Tässä artikkelissa kerron, miten uusien työntekijöiden perehdytystä voidaan tehostaa siirtämällä toistuvia tehtäviä HR:n ja esihenkilöiden vastuulta automaation hoidettaviksi. Automatisoitu perehdytysprosessi saa uudet työntekijäsi tuntemaan olonsa tervetulleiksi, osaksi työyhteisöä ja valmiiksi aloittamaan tehokkaasti.
Mitä automatisoitu perehdytys on?
Automatisoitu perehdytys tarkoittaa työntekijöiden perehdyttämistä digitaalisten työnkulkujen ja automaatio-ohjelmistojen yhdistelmällä.
Voit toteuttaa automatisoidun perehdytyksen useilla erilaisilla ohjelmistojärjestelmillä, kuten erillisellä perehdytysohjelmistolla, henkilöstöhallinnon järjestelmillä tai joskus jopa rekrytointiohjelmistolla.
Pohjimmiltaan voit käyttää näitä alustoja työntekijöiden perehdytyksen automatisointiin käynnistämällä ennalta määritettyjä toimintoja, jotka liittyvät uuden työntekijän elinkaaren keskeisiin tapahtumiin.
Voit käyttää niitä ilmoittamaan uusille työntekijöille, esihenkilöille tai koko HR-osastollesi keskeneräisistä perehdytystehtävistä ja kannustamaan heitä hienovaraisesti niiden suorittamiseen.
Toisinaan automatisoitu työntekijöiden perehdytysohjelmisto pyytää integroitua sovellusta muuttamaan tietoja. Kaiken kaikkiaan se on helppo tapa parantaa perehdytysprosessisi sijoitetun pääoman tuottoa.
Tässä on muutamia esimerkkejä perehdytystehtävistä, joita ohjelmisto voi helposti automatisoida:
- Luo uusia käyttäjätilejä yrityksen hakemistoon
- Myönnä käyttöoikeudet sovelluksiin tai muihin ohjelmistojärjestelmiin
- Pyydä uusien työntekijöiden tarvitsemat laitteet
- Varaa perehdytyskokoukset
- Pyydä allekirjoitukset perehdytysasiakirjoihin
- Luo yhteys uusien työntekijöiden ja heidän tukihenkilöidensä välille
- Jaa palautekyselyitä perehdytysprosessista.
Kaikki prosessit, jotka voidaan automatisoida HR-järjestelmän tai projektinhallintajärjestelmän avulla, pitäisi automatisoida. Tämä lisää tehokkuutta ja vähentää riskiä siitä, että asioita jää huomaamatta ja ne vaikuttavat kielteisesti uuden työntekijän käsitykseen organisaatiosta.
Mutta ennen kuin perehdymme tarkemmin automatisoidun perehdytyksen miksi-kysymykseen, kerrataan ensin, miksi se on ylipäätään ongelma.
Manuaalisen työntekijöiden perehdytyksen haasteet
Jos et ole tehnyt sitä vähään aikaan, mutta valmistaudut pian alkavaan uusien työntekijöiden tulvaan, tässä ovat asiat, joita sinun on vältettävä:
1. Heikompi tehokkuus
Manuaalinen perehdytysprosessi vie aikaa kaikilta siihen osallistuvilta. HR-henkilöstöstä IT-tukitiimeihin ja esihenkilöihin jokaisen uuden työntekijän perehdytyslistan läpikäyminen vie aikaa.
Kun olet lisäksi täysin keskittynyt paljon tuottaviin projekteihin, työntekijöiden perehdytys ei ole ensisijainen asia. Ja huomattavan vaivan käyttäminen uusien työntekijöiden perehdytyskokemuksen mukauttamiseen vie vain entistä enemmän aikaasi.
Perinteiset manuaaliset prosessit ovat hankalia myös vähemmän kypsille yrityksille, joiden henkilöstöresurssit ovat rajalliset. Esimerkiksi työntekijätietojen dokumentointi ja perehdytystehtävien jakaminen vievät suuren osan niiden ajasta.
Automaatio on tapa optimoida perehdytystä vähentämällä manuaalisten tehtävien määrää.
2. Uuden työntekijän innostuksen väheneminen
Jos uudet työntekijät käyttävät ensimmäisen päivän tai viikon yrittäessään saada käyttöoikeuksia sovelluksiin, etsiessään asiakirjoja yrityksen eri järjestelmistä ja pyytäessään esihenkilöä käymään läpi rooliin liittyvät odotukset, sinulla on ongelma.
Uudet työntekijät pääsevät vauhtiin uuden työnsä myötä. Jos yrität rakentaa motivoivaa perehdytyskokemusta manuaalisesti, saatat joutua tinkimään mukautettavuudesta nopeuden vuoksi, mikä latistaa uuden työntekijän innostusta.
Siksi on järkevää myös tuoda henkilökohtainen ote perehdytysprosessiin.
3. Enemmän inhimillisiä virheitä
Manuaaliset perehdytystehtävät ovat alttiita virheille. Esimerkiksi henkilöstöhallinnon tiimi saattaa myöhästyä kaikkien palkanmaksuun, etuihin ja perehdytyksen vaatimustenmukaisuuteen tarvittavien työntekijätietojen keräämisessä ja tallentamisessa.
He saattavat myös unohtaa tallentaa kyseiset tiedot kaikkiin vaadittuihin sijainteihin tai jopa unohtaa, minne ne tallennettiin.
Nämä virheet vaikuttavat myös kykyysi mitata perehdytyksen onnistumista.
Onneksi automaatio-ohjelmisto voi hoitaa nämä virheille alttiit tietojen syöttötehtävät ja muut hallinnolliset tehtävät puolestasi.
4. Manuaaliset prosessit eivät skaalaudu
Jos yrityksesi, kuten useimmat yritykset, suunnittelee kasvua, haluat poistaa monia manuaalisia prosesseja, jotta toiminta voi skaalautua.
Prosessit, joihin luotit perehdyttäessäsi ensimmäiset 10 tai 20 työntekijää, saattoivat toimia silloin, mutta asiat riistäytyvät nopeasti hallinnasta, kun perehdytettävien määrä kasvaa.
Ota sen sijaan askel taaksepäin ja etsi tapoja suunnitella perehdytysohjelmasi uudelleen, jotta voit hyödyntää paremmin automatisoituja työnkulkuja, itsepalvelutoimintoja ja helposti toistettavia prosesseja, kuten perehdytyskyselyiden tai eri työntekijätapauksiin tarkoitettujen mallipohjien lähettämistä.
Perehdytyksen pääasiallisena henkilöstöhallinnon yhteyshenkilönä kukaan ei olisi tiennyt, miten toimia, jos olisin ollut poissa. Prosessin keskeisten osien automatisointi auttoi todella sujuvoittamaan tätä. Kun hakija oli allekirjoittanut työsopimuksensa, joukko automatisoituja työnkulkuja ilmoitti keskeisille sidosryhmille kaikista heidän vaadituista tehtävistään, mikä tarkoitti, ettei mikään jäänyt hoitamatta manuaalisten prosessien vuoksi.
Siirrytään nyt yksityiskohtiin, joissa selitetään, mitä voit automatisoida ja miten.
4 vaihetta perehdytyksen automatisointiin
Jos pohdit, mitä vaiheita sinun on otettava manuaalisen perehdytysprosessisi automatisoimiseksi, me autamme sinua.
Alla olen korostanut useita keskeisiä alueita, joilla voit automatisoida rekrytointiprosessiasi riippumatta siitä, perehdytätkö uusia etätyöntekijöitä vai paikan päällä työskentelevää henkilöstöä.
1. Määritä perehdytystä edeltävät tehtävät
Teet yleensä muutamia asioita ennen uusien työntekijöiden aloituspäivää, eikö niin? Työntekijöiden perehdytyksen automatisointi voi auttaa tässä huomattavasti. Noudata vain seuraavia vaiheita.
Ensimmäinen vaihe on luetella perehdytystä edeltävät tehtävät, joita yleensä teet, kuten:
- Työntekijäprofiilin luominen henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään (HRIS), jotta voit tallentaa hänen tehtävänsä, yhteystietonsa, pankkitietonsa ja verotietonsa
- Tervetuloviestin ja lomakkeen lähettäminen uudelle työntekijälle tietojen, kuten vaatekokojen (yrityksen oheistuotteita varten!), keräämiseksi tervetuliaispaketin valmistelua varten
- Uuden käyttäjätilin lisääminen identiteetinhallinta-alustallesi (esim. Active Directory, Okta jne.)
- Uuden työntekijän tilin perustaminen IT-palvelunhallintajärjestelmääsi
- Keskeisten sidosryhmien informoiminen uuden työntekijän tiedoista
- Uuden työntekijän lisääminen yrityksesi viestintäalustan asianmukaisiin kanaviin
- Esihenkilön pyytäminen ilmoittamaan sovellukset, joita työntekijä tarvitsee työssään (sekä tarvittavan käyttöoikeustason)
- IT-tukitiimin pyytäminen tarkistamaan saatavilla olevat käyttöoikeudet ja myöntämään käyttöoikeudet
- Uuden työntekijän esihenkilön ja tiimikavereiden kehottaminen varaamaan kalentereistaan aikaa esittelypuheluille.
Tässä vaiheessa perehdytysprosessia olet valmistautunut uusien työntekijöiden ensimmäiseen päivään. Tämä tarkoittaa, että olet askeleen lähempänä tuottavaa uutta työntekijää
2. Standardoi perehdytysvaiheet
Uuden työntekijän perehdytyksen aikana suosittelemme, että:
- Järjestät perehdytyskokouksen uusille työntekijöille heidän ensimmäisenä työpäivänään
- Tutustutat uudet työntekijät toisiinsa
- Järjestät heille henkilökohtaiset tapaamiset uusien tiiminjäsentensä kanssa
- Toimitat uuden työntekijän paperit ja
- Annat uusille työntekijöille kattavan työntekijän käsikirjan tai erityisesti uusille työntekijöille tarkoitetun lyhennetyn käsikirjan.
Se saattaa aluksi kuulostaa haastavalta. Automatisoidun perehdytysprosessin avulla sinun ei kuitenkaan tarvitse tehdä kaikkea manuaalisesti. Sen sijaan voit käyttää automatisoituja työnkulkuja apunasi.
Sinun on vain tiedettävä tarkasti, mitä vaiheita perehdytyksen työnkulku sisältää, jotta voit määrittää oikean ohjelmistoratkaisun noudattamaan niitä. Näin nopeutat prosessia ja saavutat yhdenmukaisuuden suorittamalla täsmälleen samat vaiheet aina, kun perehdytät uuden työntekijän.
Voit esimerkiksi määrittää, että perehdytyksen työnkulkuun kuuluu jokaisen uuden työntekijän lisääminen Microsoft SharePoint -työtilaan tai uusille työntekijöille tarkoitettuun yrityksen viestintäkanavaan.
3. Rakenna perehdytyksen työnkulku
Olemme tähän mennessä käsitelleet perehdytystä, mutta perehdytyksen työnkulku ei pääty siihen. Prosessi sisältää muita työnkulkuja, kuten
- Dokumentaation työnkulut (mukaan lukien käyttäjätilien käyttöoikeudet)
- Koulutuksen työnkulut (mukaan lukien seurantaan liittyvät arviointikyselyt)
- Edistymisen seurannan työnkulut (mukaan lukien säännölliset seurantatapaamiset)
- Palautteen työnkulut (mukaan lukien tyytyväisyyskyselyt)
Ensimmäiseksi sinun on kuitenkin suunniteltava selkeä prosessi, joka yhdenmukaistaa perehdytyskokemuksen mahdollisimman pitkälle ja tarjoaa HR-prosessin tarkistuslistan perehdytystä toteuttaville henkilöille. Suosittelemme laatimaan 30–60–90 päivän suunnitelman.
Jos et tiedä, mikä se on tai miten se tehdään, tutustu oppaaseemme, joka käsittelee 30–60–90 päivän suunnitelman laatimista organisaatiosi perehdytystä varten ja sisältää myös mallin.
Jos olet jo laatinut 30–60–90 päivän perehdytyssuunnitelman, seuraava vaihe on määritellä asiat suunnitelman jokaisessa vaiheessa. Sen tulisi sisältää seuraavat osat:
- Dokumenttikansiot ja asiakirjat, joita uusien työntekijöiden on voitava käyttää
- Koulutuskurssit tai sisäiset koulutusmateriaalit, jotka heidän on suoritettava
- Seurantatapaamiset, joihin heidän on osallistuttava
- Tyytyväisyyskyselyt, jotka heidän on täytettävä
Kun tämä on tehty, olet valmis automatisoimaan juuri jäsentämäsi ja määrittelemäsi perehdytystehtävät.
4. Investoi oikeaan ohjelmistoon
Huomioi 30–60–90 päivän suunnitelmasi vaiheet ja aikataulu sekä kuhunkin vaiheeseen liittyvät roolit. Näitä tietoja tarvitset määrittäessäsi automatisoidun työntekijöiden perehdytysohjelmiston suorittamaan juuri määrittelemäsi työnkulut.
Tarvitset itse asiassa myös riittävän työkalukokonaisuuden, jossa on automatisoidun perehdytyksen ominaisuudet. Toisin sanoen tarvitset joitakin tai kaikki seuraavista järjestelmistä:
- Hakijanseurantajärjestelmä (ATS)
- HRIS
- Sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoratkaisu
- Yrityksen viestintäalusta
- Työntekijän käsikirja-alusta tai dokumenttienhallintajärjestelmä
- Verkkolomakkeiden luontisovellus
- Pilvitallennussovellus
- Oppimisen hallintajärjestelmä (LMS)
- Työnkulkujen automatisointiohjelmisto, joka integroi kaikki edellä mainitut sovellukset
Saatat huomata, että jotkin järjestelmät on jo rakennettu toistensa sisään tai integroitu toisiinsa. Esimerkiksi joissakin HRIS-järjestelmissä on sisäänrakennettu sähköisen allekirjoituksen ohjelmisto, ja jotkin LMS-järjestelmät integroituvat yritysviestintäalustoihin.
Sinun on arvioitava, tarvitsetko kokonaan uuden työkalun vai voitko pärjätä jo käytössäsi olevilla HR-ratkaisuilla. Sinun on myös valittava, minkä tyyppinen perehdytysohjelmisto kannattaa hankkia: alustat, joissa on mahdollisimman paljon sisäänrakennettuja toimintoja, vai erilliset HR-järjestelmät.
Sinun on myös arvioitava perehdytysohjelmiston hinnoittelua määrittääksesi budjettiisi parhaiten sopivan vaihtoehdon.
Mitä nämä ohjelmistojärjestelmät voivat automatisoida?
Minkä tahansa vaihtoehdon valitsetkin, työnkulkujen automaatioalusta voi tehdä puolestasi (automaattisesti) esimerkiksi seuraavaa:
- Käynnistää perehdyttämistä edeltävän työnkulun heti, kun merkitset ehdokkaan palkatuksi ATS:ssä
- Pyytää sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoa
- Lähettämään työsopimukset kaikkien vaadittujen osapuolten tarkistettaviksi ja allekirjoitettaviksi ennalta määritellyssä järjestyksessä (tässä voi auttaa myös AI sopimushallinnassa)
- Muistuttamaan kyseisiä osapuolia määräajoista
- Ilmoittamaan heille kerätyistä allekirjoituksista reaaliajassa
- Välittämään allekirjoitetut sopimukset pilvitallennussovellukseesi
- Ohjeistamaan HRIS-järjestelmää lähettämään uusille työntekijöille verkkolomakkeita työntekijätietojen keräämistä varten
- Pyytämään yritysviestintäalustaa
- Lisäämään uudet työntekijät perehdytyskanavalle
- Esittelemään heidät omille perehdytyskummeilleen
- Ehdottamaan uusille työntekijöille, että he tutustuvat pilvitallennussovelluksessa oleviin yritysvideoihin, toimintaohjeisiin ja menettelytapaoppaisiin, henkilöstöetuuksia koskeviin asiakirjoihin sekä organisaatiokaavioihin
- Olemaan yhteydessä LMS-järjestelmään
- Ilmoittamaan uudet työntekijät asiaankuuluville oppimispoluille
- Jakamaan linkit sopiville koulutuskursseille tai -moduuleihin oikean ajankohdan koittaessa
- Ilmoittamaan kyseisille perehdytyskummeille uusien työntekijöiden edistymisestä perehdytyskoulutusohjelmassa
Lisäksi työnkulkujen automaatio-ohjelmisto hoitaa puolestasi seuraavat tehtävät:
- Antaa IT-tukitiimille tehtäväksi asentaa ohjelmistot uudelle työntekijälle
- Nimeää jokaiselle uudelle työntekijälle perehdytyskummin
- Ilmoittaa kyseisille kummeille nimeämisestä
- Aikatauluttaa perehdytystapaamiset, tiimiin tutustumista koskevat puhelut ja säännölliset tapaamiset uusien työntekijöiden kanssa kaikkien osallistujien kalentereihin
- Lähettää kyseisille henkilöille oikea-aikaisia muistutuksia
Miten työntekijän poistumisprosessi automatisoidaan
Aivan kuten automaatio tehostaa perehdytystä, se voi myös yksinkertaistaa ja sujuvoittaa työntekijän poistumisprosessia.
Automaation ja AI:n käyttämisellä työntekijän poistumisprosessissa tässä työntekijän elinkaaren viimeisessä vaiheessa voidaan vähentää hallinnollista taakkaa ja varmistaa, ettei mikään tärkeä asia jää huomaamatta.
Tässä on useita tapoja automatisoida työntekijän poistumisprosessi HR-ohjelmiston avulla:
- Aikatauluta lähtöhaastattelu. Määritä automaatio lähettämään lähteville työntekijöille automaattisesti kutsu lähtöhaastatteluun, joka sisältää ajanvarauslinkin ja kopion lähtöhaastattelukyselystäsi. Tämä auttaa tiimiäsi keräämään arvokasta palautetta ja tekee siirtymästä työntekijälle sujuvan.
- Ilmoita työntekijöille, milloin heidän etuusturvansa päättyy. Lähtevät työntekijät haluavat tietää, milloin heidän etuutensa päättyvät ja onko heillä mahdollisuutta jatkaa vakuutusturvaa yksityisesti, kuten Yhdysvalloissa COBRA-järjestelyn tai muissa maissa vastaavien suunnitelmien avulla. Tämä varmistaa avoimuuden ja auttaa työntekijöitä tekemään tietoon perustuvia päätöksiä etuusturvastaan.
- Peruuta järjestelmä- ja käyttäjätilien käyttöoikeudet automaattisesti. Automaation avulla voit poistaa lähtevän työntekijän tilit käytöstä kaikissa yrityksen järjestelmissä, kuten sähköpostissa, projektinhallintatyökaluissa ja HR-ohjelmistossa, hänen viimeisenä työpäivänään. Tämä ehkäisee tietoturvariskejä ja varmistaa tietosuojakäytäntöjen noudattamisen.
- Luo vakiomuotoiset asiakirjat lähteville työntekijöille. Jos yritykselläsi on suojattavaa luottamuksellista tietoa, voit pyytää lähteviä työntekijöitä täyttämään salassapitosopimuksen. Voit automatisoida tämän prosessin varmistaaksesi, että kaikki luottamuksellista tietoa käsittelevät työntekijät saavat tämän lomakkeen.
- Seuraa ja ota yrityksen omaisuus takaisin. Määritä automaattinen työnkulku, joka ilmoittaa IT- ja toimitilatiimeille palautettavista yrityksen omistamista välineistä (esim. kannettavista tietokoneista, kulkukorteista ja mobiililaitteista). Näin omaisuusrekisterit pysyvät ajan tasalla ja arvokkaiden resurssien katoaminen voidaan estää.
- Poista työntekijä sisäisistä hakemistoista ja tiimirakenteista. Päivitä organisaatiokaaviot, sähköpostiryhmät, Slack-kanavat ja sisäiset hakemistot automaattisesti HR-ohjelmiston automaation avulla. Näin viestintätyökalut pysyvät ajan tasalla ja työntekijän asemaan liittyvä epäselvyys voidaan estää.
- Lähetä jäähyväisilmoitus. Automatisoi koko yritykselle tai tietylle tiimille lähetettävä jäähyväissähköposti, jossa tunnustetaan työntekijän panos ja kerrotaan hänen lähtöönsä liittyvistä yksityiskohdista. Tämä edistää myönteistä työsuhteen päättämisen kokemusta ja auttaa jäljelle jääviä työntekijöitä valmistautumaan mahdollisiin muutoksiin.
Tällaisten vaiheiden koordinointiin yhdessä paikassa tiimit voivat käyttää perehdytys- ja työsuhteen päättämisohjelmistoa työnkulkujen automatisointiin, käyttöoikeusmuutosten hallintaan, tehtävien jakamiseen ja edistymisen seurantaan.
Mitä seuraavaksi?
Jos haluat lisää neuvoja perehdytykseen, tilaa HR- ja liiketoimintajohtajille suunnattu viikoittainen uutiskirjeemme. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kehittymään urallasi ja vaikuttamaan organisaatiossasi entistä enemmän.
