14 hakijaseurantajärjestelmän hyötyä
Hakijaseurantajärjestelmä (ATS) helpottaa rekrytointia järjestämällä ja tehostamalla koko rekrytointiprosessiasi. Saat nopeampia ja älykkäämpiä rekrytointipäätöksiä, paremman yhteistyön ja paremman hakijakokemuksen samalla, kun säästät aikaa ja vähennät manuaalista työtä. Tässä artikkelissa näytän tarkalleen, miten ATS hyödyttää sinua ja tiimiäsi.
Mikä on hakijaseurantajärjestelmä?
Hakijaseurantajärjestelmä (ATS) on eräänlainen rekrytointiohjelmisto, jota organisaatiot käyttävät rekrytointiprosessiensa hallintaan.
ATS:n ensisijainen tehtävä on helpottaa henkilöstöhallinnon osastojen ja rekrytointitiimien työtä hakijoiden hallinnassa rekrytointiprosessin aikana sekä tarjota erinomainen hakijakokemus.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Keskeisiä ATS-ominaisuuksia ovat hakijoiden seuranta, työpaikkailmoitusten julkaiseminen, haastattelujen aikatauluttaminen, automatisoitu viestintä hakijoiden kanssa ja rekrytointianalytiikka.
Pohjimmiltaan ATS-järjestelmien toimintaperiaate perustuu tietokantaan, johon tallennetaan hakijan tiedot ja hänen hakemukseensa liittyvät tiedot, kuten ansioluettelo, saatekirje ja haastattelupalaute.
Rekrytointitiimit voivat sitten määrittää työkalun vastaamaan rekrytointiprosessiaan ja siirtää hakijoita eteenpäin heidän edetessään prosessin eri vaiheissa.
14 hakijaseurantajärjestelmän keskeistä hyötyä
ATS-järjestelmät ovat hyödyllisiä työkaluja rekrytoinnin automatisointiin (ainakin ärsyttävimpien osuuksien osalta), ja hyvin valittu hakijaseurantajärjestelmä voi tarjota seuraavat hyödyt:
1. Parempi tehokkuus
ATS automatisoi monia aikaa vieviä tehtäviä, kuten työpaikkailmoitusten julkaisemisen, hakijoiden esikarsinnan sekä hakijoiden ja rekrytoivien esihenkilöiden muistuttamisen, jolloin rekrytoijat voivat keskittyä strategisempiin tehtäviin.
2. Keskitetty tietokanta
ATS-järjestelmät auttavat järjestämään ja tallentamaan hakijatiedot keskitettyyn tietokantaan. Organisaatiot voivat käyttää sitä potentiaalisten hakijoiden joukon rakentamiseen, mikä auttaa hakijoiden etsimisessä ja rekrytointimarkkinoinnissa.
3. Helpompi hakijoiden esikarsinta
ATS-ohjelmisto voidaan ohjelmoida esittämään tiettyjä kysymyksiä hakemusvaiheessa ja hylkäämään automaattisesti hakijat, jotka eivät täytä tiettyjä kriteerejä, kuten sijaintia tai viisumin voimassaoloa koskevia vaatimuksia.
Jotkin tekoälyä hyödyntävät ATS-järjestelmät väittävät voivansa käyttää tekoälyä hakijoiden suodattamiseen ja järjestämiseen, mutta suosittelemme suhtautumaan tähän varauksella.
4. Sujuvampi viestintä
ATS:n automatisoidut viestintätyökalut helpottavat oikea-aikaista ja johdonmukaista vuorovaikutusta hakijoiden ja rekrytointitiimien kanssa, parantavat hakijakokemusta kokonaisuudessaan ja pitävät hakijat ajan tasalla tilanteestaan.
5. Parempi yhteistyö ja koordinointi
Järjestelmä mahdollistaa paremman yhteistyön rekrytointitiimin jäsenten välillä, sillä he voivat jakaa hakijoita koskevia muistiinpanoja, palautetta ja arviointeja yhdessä paikassa.
6. Tietoon perustuvat päätökset
ATS-alustat auttavat tietoon perustuvassa rekrytoinnissa tarjoamalla analytiikka- ja raportointiominaisuuksia, jotka tuovat tietoa rekrytointiprosessin eri osa-alueista, kuten lähteiden tehokkuudesta, rekrytointiin kuluvasta ajasta ja rekrytoinnin kustannuksista. Näin organisaatiot voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä rekrytoinnin parantamiseksi.
7. Parempi hakijakokemus
Tarjoamalla sujuvan hakuprosessin, oikea-aikaisia päivityksiä ja hyödyllistä tietoa ATS-järjestelmät auttavat parantamaan hakijakokemusta, jolloin on todennäköisempää, että osaajat saavat organisaatiosta myönteisen vaikutelman lopputuloksesta riippumatta.
8. Kustannussäästöt
Automatisoimalla ja optimoimalla rekrytointiprosessin eri osa-alueita ATS voi tuottaa kustannussäästöjä vähentämällä hallinnollista työmäärää, nopeuttamalla rekrytointisyklejä, vähentämällä riippuvuutta ulkopuolisista konsultteista ja parantamalla rekrytoinnin tuloksia.
9. Vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus
ATS varmistaa, että hakijatiedot tallennetaan turvallisesti, ja auttaa organisaatioita noudattamaan lakisääteisiä vaatimuksia ja tietosuojasäännöksiä, mikä vähentää vaatimusten noudattamatta jättämisestä aiheutuvien seuraamusten riskiä.
10. Skaalautuvuus
ATS voidaan helposti skaalata kasvavien organisaatioiden tarpeisiin, jolloin ne voivat käsitellä kasvavia hakemus- ja työpaikkailmoitusmääriä ilman manuaalisen työmäärän vastaavaa kasvua. Kun käsittelet ATS-järjestelmässä enemmän työtä, voit myös pyytää toimittajalta ATS-koulutusta rekrytoijille ja rekrytoiville tiimeille.
11. Brändin yhdenmukaisuus
ATS-järjestelmät sisältävät usein muokattavia malleja urasivuille, työpaikkailmoituksiin ja viestintään, mikä varmistaa, että organisaation työnantajabrändi ja viestit ovat yhdenmukaisia kaikissa vuorovaikutustilanteissa hakijoiden kanssa.
12. Helpompi vaatimustenmukaisuus ja raportointi
ATS voi auttaa varmistamaan työoikeuden ja rekrytointisäännösten noudattamisen sekä pitää yksityiskohtaista kirjaa rekrytointiprosessista.
13. Integraatio muiden HR-ohjelmistojen kanssa
Integraatiot muiden HR-ohjelmistotyökalujen, taustatarkistusohjelmistojen, arviointialustojen, palkanlaskentaohjelmistojen ja kalenterijärjestelmien kanssa helpottavat tietojen sujuvaa siirtymistä työntekijöiden edetessä työntekijän elinkaaren eri vaiheissa.
14. Kansainvälinen rekrytointi
Kansainvälisesti toimiville organisaatioille ATS voi tukea kansainvälisten työntekijöiden palkkaamista mahdollistamalla useiden kielten ja aikavyöhykkeiden käytön sekä eri paikallisten säännösten noudattamisen.
Kansainvälistä palkkaamista tukevat ominaisuudet saattavat maksaa enemmän, joten tarkista, mitä ATS-hinnoitteluusi sisältyy.
Hakijanseurantajärjestelmän käytön mahdolliset haitat
Vaikka hakijanseurantajärjestelmät ovat suurimmaksi osaksi todella hyödyllisiä, niiden käytössä on joitakin mahdollisia haittoja, jotka on syytä ottaa huomioon:
Vähäisempi vuorovaikutus ihmisten välillä
Automaatio voi mahdollisesti vähentää rekrytoijien ja hakijoiden välisen henkilökohtaisen vuorovaikutuksen määrää, erityisesti kun on kyse palautteen antamisesta hakijoille ja hakijoiden hylkäämisestä. Joissakin asioissa tarvitaan ihmisen kosketusta!
Kustannukset
ATS:n käyttöönotto ja ylläpito voivat olla kalliita erityisesti pienille yrityksille tai startup-yrityksille, joiden budjetit ovat rajalliset. Siksi kokosimme luettelon pienyrityksille tarkoitetuista hakijanseurantajärjestelmistä.
Liioitellut väitteet
Kuten edellä mainittiin, jotkin ATS-järjestelmät väittävät voivansa käyttää tekoälyä hakijoiden suodattamiseen, järjestämiseen ja jopa hylkäämiseen. Rekrytointiasiantuntija Mariya Hristova kuitenkin ilmaisee asian näin:
“En ole vielä nähnyt ATS-järjestelmää, jossa olisi hyvin toteutettu “tekoäly”- tai edes “koneoppimismalli” ansioluetteloiden arviointiin tehtäväkohtaisesti. Jopa samannimiset tehtävät voivat olla niin erilaisia, etten näe minkään nykyisen työkalun pystyvän arvioimaan hakijoiden ansioluetteloita luotettavasti. Useimmat päätyvät vain SEO-sieppareiksi eli etsimään avainsanoja ja niiden käyttötiheyttä.”
Tästä syystä, vaikka voi olla houkuttelevaa käyttää niitä työtaakan jakamiseen, vältän näitä työkaluja. Sen sijaan ratkaisuni on olla antamatta ansioluetteloiden kasaantua ja tarkistaa ne säännöllisesti (käytä tähän 30 minuuttia päivittäin).”
Joillakin järjestelmillä on myös vaikeuksia skannata ja tulkita ansioluetteloita, joiden muotoilu poikkeaa tavanomaisesta.
Miten hakijanseurantajärjestelmät toimivat
ATS-järjestelmät toimivat automatisoimalla ja tehostamalla rekrytointiprosessin eri vaiheita:
1. Työpaikkailmoituksen julkaiseminen ja jakelu
- Luominen: Rekrytoijat luovat ATS-järjestelmässä työpaikkailmoituksia, joissa kuvataan tehtävät, vaatimukset ja muut asiaankuuluvat tiedot.
- Jakelu: ATS sisältää työpaikkailmoitusten julkaisemiseen tarkoitettuja työkaluja, jotka jakavat ilmoitukset eri työpaikkasivustoille, yritysten urasivuille ja sosiaalisen median alustoille suuremman yleisön tavoittamiseksi.
2. Hakemusten vastaanotto
- Verkkohakemukset: Ehdokkaat hakevat työpaikkoja ATS-järjestelmän kautta lähettäen ansioluettelonsa, saatekirjeensä ja muut vaaditut asiakirjat.
- Sähköpostihakemukset: Jotkin ATS-alustat voivat myös vastaanottaa sähköpostitse lähetettyjä hakemuksia ja tuoda ne automaattisesti järjestelmään.
4. Ehdokkaiden seulonta
- Avainsanojen vastaavuus: ATS vertaa ehdokkaan pätevyyttä ja kokemusta työpaikan vaatimuksiin avainsanojen vastaavuuden ja muiden kriteerien avulla.
- Automaattinen järjestäminen: Teoriassa ehdokkaat järjestetään automaattisesti tehtävään sopivuutensa perusteella, jolloin rekrytoijat voivat asettaa pätevimmät hakijat etusijalle.
- Seulontakysymykset: Joihinkin ATS-alustoihin sisältyy mukautettavia seulontakysymyksiä, joiden avulla ehdokkaita voidaan suodattaa tarkemmin tiettyjen pätevyyksien tai kriteerien perusteella.
5. Ehdokkaiden hallinta
- Profiilit: ATS luo jokaiselle ehdokkaalle oman profiilin, johon tallennetaan kaikki olennaiset tiedot, asiakirjat ja viestintähistoria.
- Rekrytointiprosessin seuranta: Rekrytoijat voivat seurata ehdokkaita rekrytointiprosessin eri vaiheissa, kuten hakemusten tarkastelussa, haastattelujen aikatauluttamisessa ja tarjousten hallinnassa.
6. Viestintä ja sitouttaminen
- Automaattiset sähköpostit: ATS voi lähettää ehdokkaille automaattisia sähköposteja rekrytointiprosessin eri vaiheissa, kuten hakemuksen vahvistuksia, haastattelukutsuja ja hylkäysilmoituksia.
- Haastattelujen aikataulutus: Rekrytoijat voivat käyttää ATS:ää yhdessä integroidun haastattelujen aikataulutusohjelmiston kanssa. Ohjelmisto integroituu kalentereihin ja auttaa välttämään aikatauluristiriitoja.
7. Yhteistyö ja palaute
- Rekrytointitiimin yhteistyö: Rekrytointitiimin jäsenet voivat jakaa ATS-järjestelmässä ehdokkaita koskevia muistiinpanoja, palautetta ja arvioita, mikä helpottaa yhteistyöhön perustuvaa päätöksentekoa.
- Arvioinnit ja kommentit: Rekrytoijat ja rekrytoivat esihenkilöt voivat arvioida ehdokkaita ja jättää kommentteja, mikä auttaa muodostamaan kattavan kuvan jokaisesta hakijasta.
8. Raportointi ja analytiikka
- Data-analyysi: ATS tarjoaa rekrytoinnin analytiikkatyökaluja, jotka tarjoavat tietoa rekrytointiprosessin eri osa-alueista, kuten lähteiden tehokkuudesta, rekrytointiin kuluvasta ajasta ja ehdokkaiden laadusta.
- Mukautetut raportit: Rekrytoijat voivat luoda mukautettuja raportteja tiettyjen mittareiden seuraamiseksi ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
9. Vaatimustenmukaisuus ja tietoturva
- Tietosuoja: ATS varmistaa, että ehdokkaiden tiedot säilytetään turvallisesti tietosuojasäännösten mukaisesti.
- Tarkastusketjut: Järjestelmä ylläpitää yksityiskohtaisia tarkastusketjuja ja dokumentoi kaikki ATS-järjestelmässä tehdyt toimet vaatimustenmukaisuuden ja vastuullisuuden varmistamiseksi.
10. Integrointi muihin järjestelmiin
- HRIS-integraatio: ATS voidaan integroida henkilöstöhallinnon järjestelmiin (HRMS) ja muihin henkilöstöhallinnon työkaluihin, jotta siirtyminen ehdokkaasta uudeksi työntekijäksi sujuu saumattomasti.
- Kolmannen osapuolen palvelut: Jotkin ATS-alustat integroituvat taustantarkistuspalveluihin, arviointityökaluihin ja muihin kolmannen osapuolen palveluntarjoajiin rekrytointiprosessin tehostamiseksi.
Hanki asiantuntija-apua
Uuden ATS:n valintaprosessin aloittamisen tueksi olemme koonneet kätevän luettelon parhaista hakijanseurantajärjestelmistä. Voit myös keskustella jonkin henkilöstöhallinnon ohjelmistoasiantuntijamme kanssa.
