Mikä on ATS? Ominaisuudet, hyödyt ja parhaat käytännöt

Mikä ATS on?

Hakijaseurantajärjestelmät ovat eräänlaisia rekrytointiohjelmistoja, jotka auttavat suunnittelemaan, seuraamaan ja toteuttamaan rekrytointisuunnitelmia.

Perusjärjestelmiin kuuluu hakijaseuranta ja työkalu työpaikkailmoitusten luomiseen. Kehittyneemmät osaajien hankintajärjestelmät tarjoavat kuitenkin urasivustoliitännäisiä, sisäänrakennettuja hakukanavia, tekoälyyn perustuvia hakijoiden vertailutyökaluja ja kehittynyttä rekrytoinnin analytiikkaa.

Kokemukseni mukaan ATS auttaa luomaan tehokkaamman rekrytointiprosessin ja tarjoaa paremman hakijakokemuksen, kun rekrytointien määrä ylittää tietyn rajan. 

EU:ssa on myös muita tietosuojaa koskevia lakeja, ja monissa ATS-järjestelmissä on työkaluja, jotka auttavat noudattamaan lakia (mihin taulukkolaskentaohjelmat eivät pysty).

ATS:n keskeiset ominaisuudet

ATS:n tärkeimpiä ominaisuuksia ovat:

• Hakijoiden seuranta: Järjestelmään luodaan rekrytointiprosessia vastaavat hakemuksen vaiheet (esimerkiksi ”haettu”, ”esikarsittu”, ”1. haastattelu” jne.). Voit siirtää hakijoita hakemusprosessissa eteenpäin ja varmistaa, että he saavat asiaankuuluvaa viestintää.
• Työpaikkailmoitukset: Sisäänrakennetut työpaikkasivustot tai urasivu, jonka voit myöhemmin yhdistää LinkedInin tai Remotiven kaltaisiin työpaikkasivustoihin.
• Viestintä: Joissakin ATS-järjestelmissä on sisäänrakennetut viestintä- tai sähköpostitoiminnot, joiden avulla voit hallita hakijaviestintää järjestelmässä.
• Haastattelujen järjestäminen: Olennainen ominaisuus, jos sinulla on useita samanaikaisia haastatteluja ja haluat varmistaa tietojen pysymisen hallinnassa. Voit järjestää haastattelut järjestelmässä ja lähettää haastattelupaketin (joka sisältää hakijan ansioluettelon ja tässä haastatteluvaiheessa esitettävät kysymykset).
• Urasivu: On tärkeää, että hakijoille on sivu, jolla he voivat tutustua avoimiin tehtäviisi, työnantajatarinaasi ja brändiisi. Joissakin ATS-järjestelmissä urasivun voi luoda osaksi yrityksen verkkosivustoa.
• Analytiikka: Sisäänrakennetut rekrytoinnin analytiikkatyökalut auttavat seuraamaan rekrytointimittareita ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä rekrytointiprosessin parantamiseksi. Jos esimerkiksi ihmiset saapuvat urasivullesi mutta eivät hae tehtäviä, mistä se johtuu?
• HRIS-integraatio: useimmat ATS-järjestelmät tarjoavat HRIS-, HRMS- tai perehdytysohjelmistointegraation, joten kun henkilö on palkattu, hänet voidaan siirtää automaattisesti muihin HR-teknologiapinosi järjestelmiin. Tämä toimii myös toiseen suuntaan: heti kun HRIS-järjestelmään ilmestyy avoin työpaikka, ATS-järjestelmään avautuu tehtävä.
• Hakijakyselyt: Kasvun aikana on hyvä seurata, miten hakijakokemus kehittyy. Usein kyse on automatisoiduista sähköposteista, joilla kerätään palautetta prosessistasi.
• Asiakassuhdetietokanta: Kehittyneisiin ATS-järjestelmiin voi sisältyä rekrytoinnin CRM-järjestelmä, johon voit rakentaa pätevien hakijoiden poolin ja pitää heidät ”lämpiminä” lähettämällä heille ajoittain sähköposteja yrityksesi kuulumisista ja avoimista tehtävistä.
• Hakutyökalut: Nämä yhdistävät useita erilaisia hakijalähteitä (esimerkiksi LinkedInin ja GitHubin), jotta voit löytää potentiaalisia hakijoita suoraan järjestelmästä ja lähettää heille viestejä samassa paikassa.
• Vaatimustenmukaisuustoiminnot: Työkalut, jotka auttavat noudattamaan paikallisia, kansallisia ja kansainvälisiä työlakeja, mukaan lukien GDPR.

Miten ATS-järjestelmät toimivat?

ATS-järjestelmät hyödyntävät useiden keskeisten teknologioiden yhdistelmää rekrytointiprosessin tehokkaaseen hallintaan.

Pohjimmiltaan järjestelmä käyttää tietokantojen hallintaa ja hakualgoritmeja hakijatietojen, kuten nimen, ansioluettelon, haettujen tehtävien, hakemuksen tilan, viestinnän ja haastattelupalautteen, tallentamiseen ja hakemiseen.

Tiedot esitetään sen jälkeen intuitiivisessa käyttöliittymässä, jonka avulla rekrytointitiimit voivat seurata hakijoita ja automatisoida rekrytointiprosessia esimerkiksi tekoälyä hyödyntävällä ansioluetteloiden esikarsinnalla, haastattelujen aikatauluttamisella sekä automaattisilla sähköposteilla ja muistutuksilla.

Rekrytointiohjelmiston muita ominaisuuksia ovat urasivujen rakentajat, edistynyt analytiikka sekä integraatiot työpaikkailmoitussivustoihin ja muihin HR-ohjelmistojärjestelmiin.

6 ATS:n käytön hyötyä

ATS-järjestelmät ovat monille rekrytointitiimeille todellinen siunaus. ATS-järjestelmien hyötyjä ovat:

1. Parempi tehokkuus

Hyvän ATS-järjestelmän pitäisi automatisoida ja sujuvoittaa rekrytointiprosessiasi, mikä säästää aikaa, jonka muuten käyttäisit laskentataulukossa, kalenterissa ja sähköpostissa kaiken tarkistamiseen manuaalisesti. 

Haastattelujen aikatauluttaminen voi olla erityisen kiireisten rekrytointijaksojen aikana aikaa vievää, joten elämääsi mullistaa järjestelmä, joka voi auttaa siinä!

2. Auta löytämään ehdokkaita

Hyvän ATS-järjestelmän pitäisi pystyä julkaisemaan työpaikkailmoituksesi automaattisesti ainakin muutamilla työpaikkailmoitussivustoilla, mikä lisää työpaikkailmoitustesi tavoittavuutta. Joissakin ATS-järjestelmissä on myös työkaluja, joiden avulla voit etsiä ehdokkaita useista lähteistä, mukaan lukien itse kokoamasi ehdokaspooli.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Ansioluetteloiden jäsentäminen

Tämä on hieman kiistanalainen aihe, sillä ansioluettelot voivat olla monenmuotoisia ja -kokoisia. Olen nähnyt ansioluetteloiden jäsentämisen menevän niin pahasti pieleen, että rekrytoiva esihenkilö luuli ehdokkaan lähettäneen hirveästi muotoillun ansioluettelon! 

Onneksi tiesin, että jäsentäminen oli sotkenut muotoilun, joten selitin tilanteen. Näin voi käydä myös sinulle, joten ole tarkkana! Muuten siitä on hyötyä perustietojen, kuten nimien, yhteystietojen ja työpaikan tietojen, keräämisessä sekä ehdokasprofiilin luomisessa.

4. Sähköpostit ja automaatio 

Joissakin ATS-järjestelmissä on sisäänrakennettu viestintätoiminto, joka auttaa hallitsemaan kaikkea viestintääsi. Voit esimerkiksi määrittää automaattisen viestimallin lähetettäväksi kaikille hakemuksen jättäneille ehdokkaille tai kaikille tietyssä vaiheessa hylätyille hakijoille.

5. Paranna ehdokaskokemusta 

Voit lisätä paljon tietoa automaattisiin sähköpostimalleihin tai urasivulle, aikatauluttaa haastatteluja helposti sekä antaa olennaista ja oikea-aikaista palautetta. 

Kaikki tämä on juuri sitä, mitä ehdokkaat haluavat, joten pystyt toimimaan näin joka kerta. Voit myös seurata ehdokaskokemusta automaattisen kyselyn avulla!

6. Urasivu

Urasivulla voit kertoa, keitä olette, esitellä ehkä joitakin tiimin jäseniä sekä kertoa hieman lisää työkulttuuristanne.

Monet HR-tiimit tutustuvat ATS-järjestelmien etuihin henkilöstöalan konferensseissa, joissa ne voivat nähdä uusimmat ohjelmistot käytännössä. Konferensseihin osallistuminen auttaa usein HR-ammattilaisia ymmärtämään kattavasti, miten ATS parantaa rekrytoinnin tehokkuutta.

Näin valitset ATS-järjestelmän

ATS-alustoja on valtavasti! Jotkin niistä ovat valmiiksi paketoituina osaksi HRIS-järjestelmää tai HRMS-järjestelmää, jotkin ovat itsenäisiä ratkaisuja ja jotkin toimitetaan CRM-järjestelmien kanssa. 

Vaihtoehtoja löytyy kaikenlaisille budjeteille ja tarpeille, joten miten valitset?

Seuraavien kysymysten avulla pääset alkuun, osaat ohjata keskusteluja palveluntarjoajien kanssa oikeaan suuntaan ja voit valita itsellesi parhaan ATS-järjestelmän.

Kuinka monta henkilöä sinun on palkattava seuraavien 6–12 kuukauden aikana?

Tämä on hyvä lähtökohta, sillä jos aiot palkata seuraavan vuoden aikana vain 5 henkilöä, se tarkoittaa alle yhtä henkilöä joka toinen kuukausi, etkä todennäköisesti vielä tarvitse ATS-järjestelmää.

Jos määrä on kuitenkin huomattava, sinun kannattaa harkita ATS-järjestelmän hankkimista. En voi määrittää, mikä on sinulle huomattava määrä, mutta suuntaa-antavana ohjeena voidaan pitää ehkä noin 15–20 henkilöä vuodessa.

Palkattavien henkilöiden määrä ja rekrytointiin käytettävissä oleva aika voivat myös auttaa arvioimaan, tarvitsetko erittäin monipuolisen ATS-järjestelmän. (Jos tämä kuvaa organisaatiotasi, sinun on ehkä myös hyvä tietää, miten ATS-järjestelmän tarjouspyyntö laaditaan, jotta pääset aloittamaan.)

Jos olet esimerkiksi yksin ja sinun on palkattava 100 henkilöä vuodessa, valitse ehkä ATS-järjestelmä, jossa on ehdokkaiden etsintätoiminto ja työpaikkailmoitussivustojen integraatiot. Näin tavoitat enemmän ihmisiä ja pystyt tekemään tarvittavat rekrytoinnit.

Missä aiot rekrytoida?

Yhä useammat rekrytointiratkaisut pyrkivät toimimaan maailmanlaajuisesti ja useilla lainkäyttöalueilla. Jos kuitenkin olet EU:ssa (tai Isossa-Britanniassa), GDPR on vaikuttanut merkittävästi siihen, miten säilytät ja käsittelet ehdokkaiden tietoja (esimerkiksi jos käytät samoja tietoja myöhemmin avoinna oleviin tehtäviin, sinun on hankittava siihen lupa).

Yhdysvalloissa on osavaltiokohtaisia erityisvaatimuksia (mieleen tulevat esimerkiksi New York ja Colorado, joissa palkkatietojen ilmoittaminen on pakollista). Siksi sinun on mietittävä, missä aiot rekrytoida ja pystyykö ATS vastaamaan vaatimustenmukaisuustarpeisiisi.

Lisähuomio: Jos rekrytoit etätyöhön, keskustele tästä palveluntarjoajan kanssa varmistaaksesi, että he ovat ottaneet käyttöön integraatiot etätyöpaikkasivustoihin ja että voit ilmoittaa tehtävän yleisesti etätyönä.

Millainen haastatteluprosessisi on?

Onko sinulla melko suoraviivainen prosessi, jossa on 2–3 noin tunnin mittaista haastattelua, joissa on joka kerta yksi henkilö, eikä tehtäviä tai muuta vastaavaa? Siinä tapauksessa yksinkertaisempi rakenne ja haastattelujen aikataulutustyökalu saattavat toimia.

Jos haastatteluprosessiin on kuitenkin osallistuttava esimerkiksi kokeneempia henkilöitä ja kaksi henkilöä samanaikaisesti tai kaksi henkilöä tietystä ryhmästä teknisten testien lisäksi, prosessi on monimutkaisempi!

Tässä vaiheessa sinun kannattaa kirjata haastatteluihin liittyvät vaatimuksesi muistiin ja keskustella niistä palveluntarjoajien kanssa puhelun aikana (voit ehkä kysyä heiltä, voitko lähettää testejä tai haastattelupaketteja automaattisesti).

Kuka tulee olemaan ATS:n pääasiallinen käyttäjä?

Onko se henkilöstöhallinto, erillinen kykyjenhallintatiimi vai rekrytoivat esihenkilöt suoraan?

Jos kyse on jälkimmäisestä, visuaalisempi Kanban-taulu, jossa on uimaradat, sekä yksinkertainen ehdokasnäkymä voivat auttaa rekrytoivia esihenkilöitä etenemään nopeammin. 

ATS:n on myös oltava helppokäyttöinen yhdessä muiden toimintojen, kuten haastattelujen ja palautteen seurannan sekä haastattelujen aikataulutuksen, kanssa, jotta ihmiset käyttävät sitä johdonmukaisesti, tiedot pysyvät laadukkaampina ja vaatimustenmukaisuus säilyy.

Jos organisaatiossa on kykyjenhallintatiimi, kehittyneemmät ominaisuudet, kuten analytiikka ja suorituskyvyn seuranta, alkavat olla entistä tärkeämpiä, jotta tiimi voi seurata toimiensa tehokkuutta. Haluat varmasti täydentää heidän työkalun käyttöoikeuttaan myös ATS-kohtaisella koulutuksella.

Anonymisointi

Lyhyt huomio anonymisoinnista eli siitä, että ATS poistaa ehdokkaan nimen ja muut tiedot ennakkoluulojen minimoimiseksi.

Siitä voi olla hyötyä, jos sinulla ei ole ollut aikaa kouluttaa kaikkia rekrytoivia esihenkilöitä ennakkoluulojen vähentämiseen, mutta itse ajattelen, että tämä on laastari ratkaisuun ja että tällä alueella tarvitaan yleisempää jatkuvaa koulutusta.

Kuinka kehittynyt työnantajabrändisi on?

Jos sinulla on kehittynyt työnantajabrändi, kannattaa selvittää, millainen urasivujen rakennustyökalu on ja onko ATS:ssä mahdollisuus upottaa urasivut suoraan verkkosivustollesi sen sijaan, että ne isännöitäisiin palveluntarjoajan verkkotunnuksessa.

Jos brändisi ei ole vielä kovin kehittynyt, vähemmän muokattavissa oleva mutta vankempi ja paremmin tuettu urasivujen rakennustyökalu voi auttaa.

Jos tämä ei ole ensimmäinen ATS:si, mitä on muutettava?

Voi hyvin olla, että sinulla on jo järjestelmä, mutta se ei yksinkertaisesti auta sinua saavuttamaan tarvitsemaasi. 

Jos näin on, ennen markkinoille lähtemistä on tärkeää pohtia, mikä toimii hyvin, mitä haluat säilyttää ja mitä on muutettava. Tämä auttaa sinua keskustelemaan uusien palveluntarjoajien kanssa sujuvammin ja keskittyneemmin.

Käännä kysymys heille: mitkä ovat heidän USP:nsä?

On aina hyvä nähdä, mihin kukin palveluntarjoaja on päättänyt keskittyä järjestelmää luodessaan, ja huomata, mitä ominaisuuksia heillä on, joita et edes ajatellut mahdollisiksi!

6 ATS:n parasta käytäntöä

ATS:t ovat vain työkaluja – tärkeintä on se, miten niitä käytät. Seuraavassa on joitakin parhaita käytäntöjä, joiden avulla saat ATS:stäsi mahdollisimman paljon irti.

1. Edistä käyttöä

Mitä useampi ihminen käyttää ATS:ää, sitä parempia tiedot ovat ja sitä parempi kokemus sinulla ja ehdokkaillasi on. Varmista, että autat ihmisiä ymmärtämään, että kaikki ehdokkaiden kanssa käytävä viestintä, palaute ja tiedot on pidettävä ATS:ssä.

2. Varaa riittävästi resursseja asianmukaiseen käyttöönottoon

Varaa käyttöönoton alussa riittävästi aikaa ja työskentele palveluntarjoajan kanssa, jotta järjestelmä määritetään juuri tarpeidesi mukaan. Useimmissa järjestelmissä on jonkinlaisia mukautusmahdollisuuksia, joten varmista, että omasi on räätälöity organisaatiosi tarpeisiin.

3. Ota käyttöönottoon kuluva aika huomioon

Kun päätät hankkia ATS:n, käyttöönotto tai järjestelmän vaihto (jos olet vaihtamassa järjestelmää) kestää todennäköisesti 2–6 viikkoa. Keskustele jokaisen palveluntarjoajan kanssa erikseen, mutta pidä mielessä, että sinun kannattaa aloittaa prosessi aiemmin kuin silloin, kun tarvitset rekrytointia.

4. Hyödynnä malleja ja automaatiota

Useimmissa nykyaikaisissa ATS-järjestelmissä on malleja, joita voit lähettää ehdokkaille esimerkiksi heti heidän haettuaan tehtävää, jos haluat lähettää heille lisätietoja tai hylkäyksen yhteydessä. Voit myös määrittää, että nämä sähköpostit lähetetään automaattisesti yleisestä sähköpostilaatikosta tai omasta sähköpostilaatikostasi tietyissä vaiheissa.

Ole varovainen automaation kanssa, sillä se voi myös kääntyä itseään vastaan. Tiedä, milloin sitä kannattaa käyttää ja milloin siitä kannattaa luopua. Mitä pidemmälle hakija on esimerkiksi edennyt rekrytointiprosessissasi, sitä vähemmän sinun tulisi luottaa automaatioon – erityisesti, jos sinun täytyy hylätä hänet!

5. Varo yrityksiä, jotka puhuvat hakijoiden automaattisesta pisteytyksestä

Joillakin on automaattinen ansioluetteloiden tarkistusjärjestelmä, joka yrittää poimia olennaiset avainsanat ja antaa hakijalle pisteytyksen ennen kuin tarkistat hakemuksen.

Tämä voi kuitenkin rajoittaa hakijajoukkoasi huomattavasti, ja saatat päätyä menettämään erinomaisia hakijoita, joten varmista, että pidät tätä ominaisuutta silmällä ja voit kytkeä sen pois käytöstä.

6. Seuraa työpaikkojen ja tiimien suorituskykyä

Rekrytointimittarit, kuten konversioaste, kertovat, tarvitseeko sinun muuttaa jotakin työpaikan tai haastatteluprosessin osalta.

Hakijoiden seurantajärjestelmien tulevaisuus

Monien henkilöstöhallinnon ohjelmistotyökalujen tavoin hakijoiden seurantajärjestelmien (ATS) tulevaisuuteen vaikuttavat voimakkaasti tekoälyn ja koneoppimisen edistysaskeleet, jotka johtavat kehittyneempään hakijoiden yhteensovittamiseen ja ennakoivaan analytiikkaan.

Näiden teknologioiden ansiosta ATS-alustat voivat oppia aiemmista rekrytointipäätöksistä ja tehdä tarkempia työvoimaa koskevia ennusteita, mikä parantaa parhaiden hakijoiden tunnistamisen tarkkuutta ja vähentää tiedostamattomia ennakkoluuloja. 

Lisäksi hakijakokemuksesta tulee yksilöllisempi ja paremmin mobiililaitteille sopiva, ja integraatio eri henkilöstöhallinnon työkalujen välillä lisääntyy, mikä tekee koko rekrytointiprosessista tehokkaamman ja käyttäjäystävällisemmän.

Hakijoiden seurantajärjestelmän usein kysytyt kysymykset

Mitä eroa on ATS:llä ja CRM:llä?

ATS hallinnoi rekrytointiprosessia keskittyen esimerkiksi työpaikkailmoitusten julkaisemiseen, ansioluetteloiden seulontaan ja hakijoiden etenemiseen rekrytointivaiheiden läpi.

Sen sijaan CRM-järjestelmä (hakijasuhteiden hallinta) on suunniteltu luomaan ja ylläpitämään pitkäaikaisia suhteita potentiaalisiin hakijoihin, myös niihin, jotka eivät aktiivisesti hae työpaikkoja.

ATS keskittyy aktiivisten hakijoiden hallintaan, kun taas CRM:n tarkoituksena on sitouttaa ja ylläpitää osaajapoolia tulevia rekrytointitarpeita varten.

Miten ATS:n ansioluetteloiden tarkistus toimii?

ATS:n ansioluetteloiden tarkistus käyttää ansioluetteloiden jäsennysteknologiaa hakijan ansioluettelon skannaamiseen ja keskeisten tietojen, kuten yhteystietojen, työkokemuksen, koulutuksen ja taitojen, poimimiseen.

Sen jälkeen se vertaa poimittuja tietoja työpaikkailmoitukseen avainsanojen vastaavuuden ja ennalta määritettyjen kriteerien avulla määrittääkseen, kuinka hyvin ansioluettelo vastaa tehtävän vaatimuksia.

Järjestelmä asettaa ansioluettelot paremmuusjärjestykseen tai pisteyttää ne olennaisten avainsanojen, pätevyyksien ja kokonaisvastaavuuden perusteella, mikä auttaa rekrytoijia tunnistamaan nopeasti sopivimmat hakijat.

Kuka käyttää hakijoiden seurantajärjestelmää?

ATS:t ovat maailmanlaajuisesti erikokoisten organisaatioiden käyttämien rekrytointiohjelmistojen ykkösmarkkina. Organisaatioissa ATS:ää käyttävät ensisijaisesti henkilöstöhallinnon ammattilaiset ja rekrytoijat, vaikka myös esihenkilöt käyttävät ATS-alustoja hakijaprofiilien tarkasteluun, palautteen antamiseen ja yhteistyöhön rekrytointitiimin kanssa.

Lisäksi henkilöstövuokrausyritykset ja rekrytointiyritykset käyttävät usein ATS-järjestelmiä hallinnoidakseen suuria hakemusmääriä, joita ne käsittelevät useiden asiakkaiden puolesta.

Ovatko ATS:t tekoälyä?

Vaikka hakijoiden seurantajärjestelmät ja tekoälyohjelmat ovat pohjimmiltaan eri teknologioita, jotkin ATS:t hyödyntävät tekoälyä tiettyjen tehtävien, kuten hakijoiden seulonnan, keskustelubottien käytön ja haastattelukysymysten laatimisen, tukena. Lisätietoja saat artikkelistamme, joka käsittelee aihetta Tekoälyn hyödyntäminen rekrytoinnissa.