Kuinka automatisoida suorituskyvyn hallinta viidessä vaiheessa
Suorituksen johtamiseen liittyvien tehtävien automatisoimiseksi keskity toistuvien vaiheiden, kuten tavoitteiden seurannan, palautteen keräämisen ja arviointien aikatauluttamisen, tehostamiseen teknologian avulla. Tässä artikkelissa kerrotaan, mitkä suorituksen johtamisen osa-alueet on helpointa automatisoida, miksi automaatio on tärkeää ja millainen käytännöllinen tarkistuslista auttaa sinua keventämään HR-työtaakkaasi ja vähentämään loppuunpalamisen riskiä luottavaisin mielin.
Automatisoitujen suorituksen johtamisen järjestelmien hyödyt
Automaatio, mukaan lukien tekoälyn käyttö suorituksen johtamisessa, tarjoaa HR-ammattilaisille useita hyötyjä, kuten työnkulkujen tehostamisen, ajanhallinnan vaatimusten vähentämisen ja prosessien yksinkertaistamisen.
Seuraavassa on neljä keskeistä hyötyä tehtävien automatisoinnista osana suorituksen johtamisen ohjelmaa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tehokkuuden ja tarkkuuden parantaminen
Esimerkiksi tietojen syöttäminen ja raporttien luominen voivat viedä paljon aikaa ja olla alttiita työntekijöiden virheille. Automatisoimalla nämä tehtävät HR-ammattilaiset voivat poistaa niihin liittyvän hallinnollisen taakan, vähentää virheitä ja käyttää enemmän aikaa strategisempiin tehtäviin.
Johdonmukaisuus ja standardointi
Perinteisten suorituksen johtamisen tehtävien automatisointi edellyttää, että prosessit noudattavat johdonmukaisia sääntöjä ja kriteerejä.
Tämän periaatteen sisällyttäminen suorituksen johtamisen prosessiin voi vähentää ennakkoluulojen tai syrjinnän riskiä ja varmistaa oikeudenmukaisemman ja tasa-arvoisemman lähestymistavan työntekijöiden suoritusten arviointiin.
Työntekijöiden arviointiratkaisut tukevat jatkuvaa palautetta, mikä tekee suorituksen johtamisesta jatkuvan prosessin.
Reaaliaikainen palaute
Automaatio voi käynnistää lähes välittömän palautteen sekä työntekijöille että esihenkilöille reaaliajassa, jolloin he voivat seurata jatkuvasti tavoitteiden saavuttamisen edistymistä.
Tämä auttaa työntekijöitä havaitsemaan, milloin heidän tavoitteensa tai prioriteettinsa ovat jääneet taka-alalle, ja auttaa esihenkilöitä viestimään ajoissa, mitä tilanteen korjaamiseksi on tehtävä.
Sujuvan toteutuksen varmistamiseksi suorituksen johtamisen tehtävien automatisointi edellyttää HRMS-työkaluja, joissa on kattavat keskeiset toiminnot. Palautteen automatisoinnin keskeisiin toimintoihin kuuluvat reaaliaikainen tavoitteiden seuranta, palautemuistutukset ja suoritusanalytiikan koontinäytöt.
Työntekijöiden sitoutumisen parantaminen
Automatisoidut suorituksen johtamisen tehtävät mahdollistavat esimerkiksi tavoitteiden seurannan sekä työntekijöiden oppimis- ja kehittymissuunnitelmien yhdistämisen prosessiin. Näin työntekijät voivat luoda oman kehittymisstrategiansa, mikä lisää motivaatiota ja sitoutumista uudelle tasolle.
”Vuosittaiset tavoitteet eivät toimi nykyisessä ajassamme”, Liz Lockhart Lance, Performican henkilöstöpäällikkö, sanoi. ”Neljännesvuosittaiset tavoitteet sopivat paremmin, mutta niiden on keskityttävä tuloksiin ja liityttävä siihen, mikä on tärkeintä korkeimmalla tasolla. Jos ihmiset voivat yhdistää työnsä organisaation korkean tason haluttuihin tuloksiin, he näkevät, miten heidän panoksensa edistää niitä, ja löytävät merkityksen työstään.”
Mitä automatisoida
Kun automaation käyttötarkoitus on selkeästi määritelty, voit aloittaa tavoitteiden asettamisen, päättää, mitkä prosessit ja niihin liittyvät tehtävät automatisoidaan, sekä pohtia, mitkä suorituksen johtamisen työkalut kannattaa valita.
Seuraavat neljä suorituksen johtamisen osa-aluetta soveltuvat hyvin automatisoitaviksi.
Suoritusarvioinnit
Suoritusarviointiprosessiin liittyvien materiaalien aikatauluttamisen, jakelun ja keräämisen automatisointi voi säästää aikaa ja tehdä materiaalien järjestämisestä huomattavasti yksinkertaisempaa.
Se voi myös auttaa hienosäätämään arviointisykliä lahjakkuuksien johtamisen tavoitteiden ylläpitämiseksi.
Lisämateriaali: Näin toteutat paremman suoritusarvioinnin
Tavoitteiden asettaminen ja seuranta
SMART (täsmällisten, mitattavien, saavutettavissa olevien, olennaisten ja aikaan sidottujen) -tavoitteiden luomiseen ja seurantaan tarkoitettu automatisoitu järjestelmä auttaa esihenkilöitä ja työntekijöitä pysymään linjassa organisaation tavoitteiden kanssa. SMART on kuitenkin vain yksi tavoitteenasettamisen malli.
Muita ovat OKR-malli (tavoitteet ja avaintulokset) sekä porrastettujen tavoitteiden malli. Kannattaa selvittää, mikä niistä toimii parhaiten organisaatiossasi ja miten siihen liittyviä prosesseja voidaan automatisoida.
Valmennus ja palaute
Jatkuvan palautteen kulttuurin juurruttamista voivat tukea automatisoidut mekanismit, jotka tarjoavat työntekijöille säännöllisesti palautetta ja auttavat heitä pysymään tavoitteissaan, parantamaan suoritustaan, tunnistamaan merkkipaaluja ja kehittymään ammatillisesti.
Palaute toimii kuitenkin molempiin suuntiin. Kannattaa myös luoda mekanismi, joka kannustaa työntekijöitä antamaan sinulle palautetta silloin, kun asiat eivät toimi.
”Käytännöllinen lähestymistapa muutokseen tarkoittaa kahden vivun vetämistä samanaikaisesti”, Lauren Scholtz, intelliHR:n oppimisesta ja kehityksestä vastaava johtaja, sanoi. ”Jos puhuisimme veneestä, kyse olisi ankkureista luopumisesta ja purjeiden nostamisesta; tarvitsemme molempia voidaksemme edetä nopeasti. Jatkuvan palautteen kulttuurin rakentaminen on tästä hyvä käytännön esimerkki. Ankkurit saavat asiat tuntumaan raskailta ja hidastavat etenemistä. Ongelmana voi olla esimerkiksi se, että työntekijästä tuntuu, ettei hänellä ole kaikkea tehtävässään tarvitsemaansa tai että vuosittainen suoritusarviointiprosessi vie paljon aikaa eikä siitä ole hyötyä. Kun ihmisille avataan kanava, jossa he voivat kertoa tästä sinulle, voit auttaa nostamaan purjeet.”
Hyödyllinen resurssi: Keskeisiä suoritusarvioinnin ilmauksia
Data-analytiikka
Data-analyysin automatisointi tekoälyä hyödyntävillä suorituskyvyn hallinnan työkaluilla auttaa tunnistamaan suorituskyvyn kehityssuuntia ja parannettavia alueita. Se voi auttaa ehkäisemään virheellisiä tulkintoja, tarjota laajemman kontekstin työntekijän vaikutuksesta organisaation suurempiin liiketoimintatavoitteisiin sekä tukea tulevia tavoitteenasetteluun ja ylennyksiin liittyviä päätöksiä.
Suorituskyvyn hallinnan automatisoinnin toteutusvaiheet
Suorituskyvyn hallinnan automatisointi työntekijäkokemus huomioiden edellyttää kaikkien asiaan liittyvien kosketuspisteiden ja muuttujien ymmärtämistä.
Tämä edellyttää vaiheittaista prosessia, jotta automaatio tukee haluamaasi työntekijäkokemusta ja auttaa säilyttämis- ja sitouttamistoimissasi.
Vaihe 1: Arviointi
Jotta ymmärtäisit, miten suorituskyvyn hallintaan liittyviä toimia voidaan parantaa, sinulla on ensin oltava selkeä kuva nykyisestä prosessista.
Kaikki prosessiin kuuluvat vaiheet on dokumentoitava, jotta voidaan tunnistaa ongelmakohdat ja mahdollisuudet tehokkuuden parantamiseen sekä määritellä, mikä automaation tavoite on.
Osana tätä kannattaa myös laatia luettelo tehokkaista suorituskyvyn hallinnan tehtävistä, pohtia, mitkä niistä voitaisiin automatisoida, ja tehdä automaatiosta kustannus-hyötyanalyysi.
Vaihe 2: Työkalujen analysointi ja valinta
Suorituskyvyn hallinnan automatisointiin soveltuvien työkalujen ymmärtäminen ja nykyisen infrastruktuurisi tarkastaminen auttavat selvittämään, mitä toiminnallisuuksia tällä hetkellä puuttuu ja pystyykö HR-teknologiakokonaisuutesi tukemaan tunnistamiesi tehtävien automatisointia.
Osana tätä on tärkeää ymmärtää, mihin et tarvitse uusia työkaluja ja mihin työntekijäsi jo osallistuvat. Huminosin perustaja ja toimitusjohtaja Sunder Nookala käsittelee tätä puhuessaan kitkattomista henkilöstökokemuksista.
”Yksi käytännön asia, jonka voimme tehdä paremman työelämän rakentamiseksi, on kuvitella rekrytoinnista eläkkeelle -prosessit uudelleen ja yksinkertaistaa niitä niin, että työ voi kohdata työntekijän hänen mieluisimmassa paikassaan sen sijaan, että työntekijä pakotetaan kulkemaan useiden järjestelmien läpi saadakseen työnsä tehtyä”, Nookala sanoi.
”Tarkastellaan esimerkiksi tavoitteenasettelun ja suoritusarvioinnin prosesseja: Huminosin kaltaiset modernit älykkyysjärjestelmät mahdollistavat päivittäisten tehtävien, kuten edistymisen tarkistusten, kahdenkeskisten keskustelujen aikatauluttamisen sekä kannustavan ja kehittävän palautteen antamisen tai vastaanottamisen, hoitamisen Slackissa tai Microsoft Teamsissa ilman vaihtamista toiseen ohjelmistosovellukseen.”
Hyvänä lähtökohtana voit tutustua valintaamme: parhaat suorituskyvyn hallinnan ohjelmistot.
Vaihe 3: Tietoja koskevat näkökohdat
Tietoturvaa ja tietosuojaa koskevien säädösten noudattaminen on vasta jäävuoren huippu, kun tarkastellaan automaatioon liittyviä tietoja koskevia näkökohtia.
Sen ymmärtäminen, millaista tietoa voidaan kerätä, mitä keskeisiä suorituskykymittareita (KPIs) se voi tukea sekä miten ja kenen toimesta sitä voidaan käyttää, ovat kaikki tekijöitä, jotka auttavat määrittämään, miten tietojen kerääminen ja analysointi parantavat työntekijöiden suoritusten hallintaprosessia.
Kannattaa myös kartoittaa IT-tiimin kanssa, miten tietojen siirtäminen nykyisistä järjestelmistä uusiin teknologiaratkaisuihin mahdollistaa saumattoman siirtymän nykyisten prosessien ja luotavien uusien prosessien välillä.
Vaihe 4: Mukauttaminen
Jokaisen organisaation työnkulut, hierarkiat ja raportointirakenteet ovat erilaisia. Valitsemiesi arviointityökalujen ja prosessien on oltava mukautettavissa organisaatiosi tarpeisiin ja tavoitteisiin, ja niiden on samalla integroiduttava HRIS-järjestelmääsi tietojen keräämisen ja analysoinnin tehostamiseksi.
Pienemmässä mittakaavassa toteutettavat pilottiohjelmat, joilla testataan automaation toteutettavuutta ja tehokkuutta, voivat auttaa hienosäätämään työkaluja ja prosesseja entisestään sekä laatimaan muutosjohtamissuunnitelman, jossa käsitellään työntekijöiden huolia siitä, mitä automaatio voi merkitä heidän työlleen.
Vaihe 5: Koulutus
Henkilöstöhallinnon tiimien ja esihenkilöiden kattavalla koulutuksella on tärkeä rooli automaation onnistuneessa käyttöönotossa.
Koulutusohjelmaan osallistuvilta sidosryhmiltä saadun palautteen huomioiminen voi auttaa hiomaan prosesseja ja teknologiaratkaisujen käyttäjäkokemusta ennen laajamittaista käyttöönottoa.
Suoritusten hallinnan automaation vaikutusten mittaaminen
Automaatioon liittyvien toimien vaikutukset voivat näkyä monissa paikoissa aina työntekijöiden palautteesta kokemuskyselyihin ja erilaisiin mittareihin, jotka auttavat henkilöstöhallinnon johtajia muodostamaan selkeämmän kokonaiskuvan.
Merkittäviä suorituskyvyn seurantamittareita ovat esimerkiksi:
- Säästetty aika
- Virheiden vähentyminen
- Työntekijöiden tyytyväisyys
- Suoritusten hallintaprosessin kunkin vaiheen tarkkuus ja valmistumisaste
- Suoritusten kokonaistulokset.
Nämä ovat tärkeitä tekijöitä, kun lasket automaation sijoitetun pääoman tuottoa (ROI) ja kehität kustannus-hyötyanalyysiäsi ajan mittaan.
Haluatko oppia lisää suoritusten hallinnan kehittämisestä? Lue artikkelimme suoritusten hallintajärjestelmien tyypeistä ja niiden käyttöönoton parhaista käytännöistä.
