Mitä työntekijöiden seuranta on?
Etätyön lisääntyessä myös työntekijöiden valvontatyökalujen käyttöönotto on lisääntynyt.
Työntekijöiden valvonnan tavoitteena on antaa hallinnan tunne yritysorganisaation jäsenistä keräämällä tietoja. Yritykset voivat käyttää työntekijöiden valvontaratkaisua tuottavuuden, tehokkuuden tai työntekijöiden sitoutumisen parantamiseen. Luottamuksen merkitystä ei kuitenkaan pidä aliarvioida.
Olen työskennellyt IT-alalla yli 20 vuotta ja kokenut sekä vahvan valvonnan että vahvaan luottamukseen perustuvia yrityskulttuureja. Tässä artikkelissa esitellään yleisimmin käytetyt työntekijöiden valvontamenetelmät ja yrityksen toimintaperiaate, jonka avulla niitä voidaan käyttää tehokkaasti työntekijöiden tuottavuuden, tehokkuuden ja sitoutumisen parantamiseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä työntekijöiden valvonta on?
Työntekijöiden valvonta voi olla mikä tahansa prosessi, joka liittyy työntekijöiden toiminnasta kerättävien tietojen kokoamiseen.
Toiminta voi sisältää mitä tahansa työntekijän tekemää. Esimerkiksi:
- Internet-liikenne (vieraillut verkkosivustot, toiminta sosiaalisissa verkostoissa)
- Geopaikannus (GPS-sijaintitiedot)
- Terveystiedot (lääkärintarkastukset, kuntoa seuraavat laitteet)
- Sovellusten käyttö (mitä sovelluksia työntekijä käyttää ja kuinka kauan)
Millaisia työntekijöiden valvontatyyppejä on?
Vaikka teknologia on avannut Pandoran lippaan, joka tarjoaa valtavan määrän vaihtoehtoja ja hinnoittelumalleja, kaikilla menetelmillä on kolme perustavanlaatuista elementtiä:
1 - Tarkkailu (useimmissa menetelmissä on reaaliaikainen valvonta ja integraatiot kolmannen osapuolen ohjelmistoihin)
2 - Raportointi (mukaan lukien push- ja sähköposti-ilmoitukset tai mukautetut raportit)
3 - Älä salli kahden edellisen vaiheen keskeytymistä.
Internetin valvonta (verkkosivustot, sähköpostin valvonta ja sosiaalinen media)
Internet on tällä hetkellä työntekijöiden valvonnan pääasiallinen kohde. Raportit voivat sisältää kaiken selaushistoriasta työaikakirjauksiin, joista käy ilmi, kuinka paljon aikaa sosiaalisessa mediassa käytetään.
Sähköpostista on hitaasti tulossa vanhanaikainen viestintäväline, koska sähköpostit ovat tehottomia ja tuottamattomia uudempiin viestintävälineisiin verrattuna.
Niitä kuitenkin käytetään edelleen, ja monet organisaatiot luottavat sähköpostin valvontaohjelmistoon niiden valvomiseksi. Työntekijöiden sähköposteista kerättyihin tietoihin kuuluvat tyypillisesti viestien sisältö, aihe ja vastaanottajat.
Käyttöjärjestelmän valvonta
Useimmat työntekijöiden valvontaohjelmistot tallentavat työntekijän tietokoneelta tietoja tietokoneen käytöstä, mukaan lukien sen, mitä ohjelmia käyttäjä suoritti ja kuinka kauan. Myös tietokoneen käyttämättömyysaika tallennetaan usein.
Jotkin seurantaohjelmistot voivat myös luoda ajastetun videon verkkokameralla otetuista kuvista tai ottaa automaattisesti kuvakaappauksia.
Tietokoneen valvonta näppäinlokien tallentimilla
Näppäinlokien tallennus eli näppäinpainallusten kirjaaminen on menetelmä, joka rekisteröi kaiken käyttäjän kirjoittaman ja voi myös ottaa kuvakaappauksia näytöstä.
Tähän menetelmään liittyy merkittäviä työntekijöiden yksityisyyteen ja tietomurtoihin liittyviä riskejä. Syynä on se, että lähes kaikki valvontaohjelmistot isännöidään nykyään verkossa, joten tällä menetelmällä kaikki luottokorttinumeroista liikesalaisuuksiin päätyy tallennettavaksi ja verkon kautta siirrettäväksi.
Organisaatiot, joiden on säilytettävä valvontatiedot omassa infrastruktuurissaan, voivat sen sijaan käyttää paikan päällä käytettävää työntekijöiden valvontaohjelmistoa.
Puheluiden ja keskustelujen valvonta
Jotkin valvontaohjelmistot mahdollistavat puheluiden tallentamisen ja pikaviestinnän valvonnan työaikana, jotta tiedot voidaan myöhemmin hakea analysoitaviksi.
Sijainnin seuranta
Yritykset voivat käyttää GPS-seurantaa autojen seuraamiseen sekä kannettavien tietokoneiden ja mobiililaitteiden paikantamiseen työntekijän työpäivän aikana.
Videovalvonta
Monet yritykset käyttävät videokameramateriaalia työntekijöiden läsnäolon ja toiminnan valvomiseen työaikana.
Työntekijöiden valvonnan edut vahvan luottamuksen ympäristössä
Työntekijöiden valvontaohjelmistolla on useita keskeisiä hyötyjä:
- Voit käyttää kerättyjä tietoja auttaaksesi työntekijöitä, joilla on vaikeuksia suoriutua työstään, sekä päättää, millaista koulutusta kukin tiimi tarvitsee.
- Se on myös erinomainen tilaisuus antaa palautetta ja keskustella siitä, miten kukin työntekijä voi vahvistaa taitojaan ja suunnitella uraansa hyödyntääkseen niitä parhaalla mahdollisella tavalla.
- Voit myös käyttää raportteja realistisempien tavoitteiden ja odotusten asettamiseen tiimeille ja auttaa niitä kehittymään saavuttamalla yhden virstanpylvään kerrallaan.
- Avoimien keskustelujen käyminen tiedoista osoittaa, että välität, ja lisää tiimin sitoutumista ja tyytyväisyyttä.
Työntekijöiden valvonnan käyttöönotossa huomioitavat seikat
Työntekijöiden valvontaan liittyviä alla kuvattuja riskejä on vähennettävä huolellisesti laaditulla valvontakäytännöllä.
Yksityisyys
Työntekijöiden valvontajärjestelmä avaa oven useille yksityisyyteen liittyville huolenaiheille.
Yritys- tai henkilötietojen paljastumisen riski kyberturvallisuusincidentin tai haittaohjelman, kuten troijalaisen tai tietokoneviruksen, kautta on suuri.
Valitettavasti mikään ratkaisu ei voi taata, että kerätyt tiedot ovat 100-prosenttisesti turvassa.
Työntekijöiden sitoutuminen
Jos et luota työntekijöihisi, miksi he luottaisivat sinuun?
Ja miksi he välittäisivät työstään, jos he eivät luota yritykseen, jossa työskentelevät?
Siksi on ratkaisevan tärkeää pohtia, miten lähestyt aihetta työntekijöiden kanssa, jotta et vaikuta työntekijöiden moraaliin.
Stressin lisääntyminen
Jotkut ihmiset käyttävät valta-asemaan päästyään vaikutusvaltaansa ja määräysvaltaansa muihin luonnostaan.
Kun heillä on käytössään työntekijöiden valvontatyökaluja ja muita HR-sovelluksia, heidän on paljon helpompi alkaa kohdella työntekijöitä väärin.
Lisäksi kun ihmiset tietävät, että heidän työnantajansa tarkkailee heitä, heidän stressitasonsa nousee ja heidän riskinsä uupua kasvaa.
Oikeudelliset kysymykset
Parempien työpaikkojen tavoitetta edistävän Society for Human Resource Managementin (SHRM) mukaan sinun tulisi hankkia oikeudellista neuvontaa ennen työpaikan valvontaohjelman käyttöönottoa.
Esimerkiksi Yhdysvalloissa sinun on noudatettava liittovaltion ja osavaltioiden lakeja, ja jokainen tapaus on erilainen.
Puheluiden valvomisessa sinun on myös noudatettava sähköisen viestinnän yksityisyyttä koskevaa lakia (ECPA).
EU:ssa työntekijöillä on oikeus yksityisyyteen työpaikalla. Työnantajien on pyydettävä työntekijän suostumus henkilötietojen keräämiseen, ja heidän on kerrottava, miten ja miksi tietoja kerätään.
Sinun on myös noudatettava erityisiä tietosuojalakeja. GDPR-asetus (yleinen tietosuoja-asetus) sisältää tiukat vaatimukset arkaluonteisten tietojen säilyttämiselle ja siirtämiselle.
Seuraavia asioita kannattaa pohtia:
- Mitä menetelmiä saan käyttää toiminnan valvontaan?
- Milloin valvonta on sallittua ja missä sijainnissa?
- Onko minun hankittava työntekijöiden suostumus vai riittääkö, että ilmoitan heille asiasta?
Miten johtajana lähestyä työntekijöiden valvontaa tiimin jäsenten kanssa
On tärkeää käyttää aikaa niiden todellisten syiden pohtimiseen, jotka johtavat sinut tähän ajattelutapaan, seuraavien kysymysten avulla.
- Mitä tekosyitä keksin oikeuttaakseni tämän työntekijän mikromanageerauksen? Ajattelenko esimerkiksi, että olen ainoa henkilö, joka voi palauttaa tämän tehtävän?
- Miksi en näe kokonaisuutta? Johtajana on ratkaisevan tärkeää jättää yksityiskohdat tiimin hoidettaviksi ja keskittyä kokonaiskuvaan.
- Miten voin auttaa tätä työntekijää etenemään? Milloin hän on viimeksi raportoinut siitä? Onko aiempia tapahtumia, jotka voisivat saada sinut kyseenalaistamaan hänen kykynsä tai olemaan luottamatta häneen?
- Miten voin hyödyntää aktiivisuuden seurantaohjelmistoa myönteisesti? Pidätkö läsnäoloa tärkeämpänä kuin suoriutumista? Miltä sinusta työntekijänä tuntuisi, jos yrityksesi päättäisi seurata toimintaasi? Mitä menetelmiä harkitsisit käyttäväsi ja mitä et?
Tehokkaat HR-tapausten hallinta-alustat varmistavat, että työntekijöiden seurantakäytäntöihin liittyvät huolenaiheet käsitellään oikeudenmukaisesti ja avoimesti.
Täydellinen yritysajattelutapa työntekijöiden seurantaan
Jos haluat saavuttaa erinomaisia tuloksia työntekijöiden seurannalla, investoi resurssisi sellaisen vahvan luottamuksen yrityskulttuurin rakentamiseen, jossa työntekijät kokevat olevansa:
- Arvostettuja ammattilaisina
- Johtajien, eivät pomojen, alaisuudessa
- Yrityskulttuurin olevan pohjimmiltaan oikeudenmukainen
- Käytössä olevan harkiten laadittuja seurantakäytäntöjä.
Näin rakennat vahvaan luottamukseen perustuvan ympäristön
Great Place to Work on tutkinut yli 30 vuoden ajan vahvaan luottamukseen perustuvan kulttuurin ja yrityksen yleisen menestyksen välistä suhdetta.
Vuonna 2016 se julkaisi raportin ”Vahvaan luottamukseen perustuvan kulttuurin liiketoimintaperusteet”, joka sisälsi tärkeän havainnon:
Luottamukseen perustuvan kulttuurin yritykset menestyvät paremmin osakemarkkinoilla, niiden henkilöstön vaihtuvuus on huomattavasti vähäisempää ja ne ovat luovempia. Niiden työntekijät ovat sitoutuneempia ja tuottavampia. Lisäksi ne saavuttavat korkeampia asiakastyytyväisyyden tasoja.
GPW:n mukaan yksikään yritys, jolla ei ole vahvaan luottamukseen perustuvaa kulttuuria, ei ole koskaan päässyt ”Fortunen 100 parasta työpaikkaa” -listalle.
Vuonna 2020 London School of Economicsin (LSE) tutkimuksessa todettiin, että ”johtajien ja esihenkilöiden on tulevaisuudessa opittava yhä enemmän, että luottamus on tuottavien työntekijöiden suoriutumisen, sitoutumisen, osallistumisen ja pysyvyyden keskiössä”.
Doist, työn tulevaisuutta uudelleen määrittelevä tuottavuusohjelmistoyritys, lähestyy tätä haastetta kiinnostavalla tavalla.
Se aloittaa palkkaamalla oikeat ihmiset etsimällä helposti havaittavia piirteitä, jotka osoittavat henkilön olevan todennäköisesti luotettava.
Et näe sen työpaikkailmoituksissa epärealistisia vaatimuksia, kuten moniajon hallintaa ja valmiutta työskennellä ympäri vuorokauden.
Hakijoiden arviointiprosessi on mahdollisimman avoin, ja sekä hakijalta että yritykseltä pyydetään usein palautetta.
Kun se on päättänyt palkata hakijan, se alkaa rakentaa luottamusta heti ensimmäisestä päivästä lähtien perehdytysprosessilla, joka sisältää seuraavat asiat:
- Tiimin jäsenen kutsuminen uuden työntekijän mentoriksi. Lisäksi varmistetaan, että mentorin kalenteriin varataan aikaa ensimmäisen kuukauden aikana uuden työntekijän kysymyksiin vastaamista varten.
- Viestintä usein ja aina rehellisesti palautetta annettaessa.
- Uusille työntekijöille annetaan todellisia mahdollisuuksia osallistua yrityksen toimintaan heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
- Työn lopputulosta ja työn arvioinnissa käytettäviä suorituskykymittareita koskevien selkeiden odotusten asettaminen.
- Uusille työntekijöille järjestetään epämuodollisia keskusteluhetkiä kollegoihin tutustumista varten, jotta he voivat oppia tuntemaan toisensa paremmin.
Jo muutaman viikon jälkeen se vahvistaa edelleen luottamusta antamalla uusille tiimin jäsenille itsenäisyyden hoitaa työnsä.
Yksi tästä opittu asia on, että johtajien on hallittava tehtävien jakaminen muille luottamuksen rakentamiseksi ja vaihdettava mikromanageeraukseen kannustava taipumuksensa johtamistaitoihin.
Tehtävä ei ole helppo, mutta se tuottaa yllättävän tuloksen:
Työntekijät vastaavat tähän ajattelutapaan automaattisesti paremmalla tuottavuudella sekä tuntemalla itsensä vastuullisiksi ja motivoituneiksi.
Lopuksi
Työntekijöiden seurantaa kannattaa käyttää vahvaan luottamukseen perustuvassa ympäristössä, jotta voidaan parantaa työntekijöiden suoriutumista, tehokkuutta ja sitoutumista.
Muista, että keskeistä on vahvaan luottamukseen perustuvan yrityskulttuurin rakentaminen.
Palkkaa oikeat ihmiset, laadi huolellinen perehdytysprosessi ja anna työntekijöille heidän työnsä suorittamiseen tarvitsemansa itsenäisyys.
On olennaista, että johto keskittyy poistamaan työnkulun esteet ja samalla lisää työntekijöiden sitoutumista ja motivaatiota. Työntekijöiden seuranta voi olla erinomainen väline tämän tavoitteen saavuttamisessa.
Kun olette yhdessä luoneet vahvan luottamuksen kulttuurin ja ottaneet käyttöön oikeat työkalut, organisaation menestys seuraa perässä.
Avuksi voit tutustua valikoimaamme markkinoiden parhaista työntekijöiden seurantaan tarkoitetuista ohjelmistoista.
Aiheeseen liittyvää luettavaa: Parhaat tuottavuuden seurantaohjelmistot hybridityöryhmille
