Mitä työntekijöiden valvonta on?
Etätyön lisääntyessä myös työntekijöiden valvontatyökalujen käyttöönotto on lisääntynyt.
Työntekijöiden valvonnan tavoitteena on tarjota tietojen keräämisen avulla hallinnan tunnetta yritysorganisaation jäsenten toimintaan. Yritykset voivat käyttää työntekijöiden valvontaratkaisua tuottavuuden, tehokkuuden tai työntekijöiden sitoutumisen parantamiseen. Niiden ei kuitenkaan pidä aliarvioida luottamuksen merkitystä.
Olen työskennellyt IT-alalla yli 20 vuotta ja kokenut sekä tiukan valvonnan että vahvan luottamuksen yrityskulttuureja. Tässä artikkelissa kuvataan yleisimmin käytetyt työntekijöiden valvontamenetelmät ja esitellään yritysajattelutapa, jonka avulla niitä voidaan käyttää tehokkaasti työntekijöiden tuottavuuden, tehokkuuden ja sitoutumisen parantamiseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä työntekijöiden valvonta on?
Työntekijöiden valvonta voi olla mikä tahansa työntekijän toimintaan liittyvä tiedonkeruuprosessi.
Toiminta voi sisältää mitä tahansa työntekijän suorittamaa. Esimerkiksi:
- Internet-liikenne (vieraillut verkkosivustot, toiminta sosiaalisissa verkostoissa)
- Paikannus (GPS-sijaintitiedot)
- Terveyteen liittyvät tiedot (lääkärintarkastukset, aktiivisuutta seuraavat laitteet)
- Sovellusten käyttö (mitä sovelluksia työntekijä käyttää ja kuinka kauan)
Millaisia työntekijöiden valvontatyyppejä on?
Vaikka teknologia on avannut Pandoran lippaan ja tuonut käyttöön valtavan määrän vaihtoehtoja ja hinnoittelumalleja, kaikilla menetelmillä on kolme perustavanlaatuista elementtiä:
1 - Seuranta (useimmiten reaaliaikaisella valvonnalla ja kolmannen osapuolen ohjelmistojen integraatioilla)
2 - Raportointi (mukaan lukien push- ja sähköposti-ilmoitukset tai mukautetut raportit)
3 - Älä salli kahden edellisen vaiheen keskeyttämistä.
Internetin valvonta (verkkosivustot, sähköpostin valvonta ja sosiaalinen media)
Internet on tällä hetkellä työntekijöiden valvonnan pääpainopiste. Raportit voivat sisältää kaiken selainhistoriasta työaikakirjauksiin, joista käy ilmi sosiaalisessa mediassa käytetty aika.
Sähköpostista on vähitellen tulossa vanhanaikainen viestintäväline, koska sähköpostit ovat tehottomia ja tuottamattomia uudempiin viestintävälineisiin verrattuna.
Sähköpostia käytetään kuitenkin edelleen, ja monet organisaatiot luottavat niiden valvonnassa sähköpostin valvontaohjelmistoon. Työntekijöiden sähköposteista kerättyihin tietoihin kuuluvat tyypillisesti viestien sisältö, aihe ja vastaanottajat.
Käyttöjärjestelmän valvonta
Useimmat työntekijöiden valvontaohjelmistot tallentavat työntekijän tietokoneella tapahtuvaa toimintaa, mukaan lukien käyttäjän suorittamat ohjelmat ja niiden käyttöajan. Myös tietokoneen joutoaika tallennetaan usein.
Jotkin seurantaohjelmistot voivat myös luoda aikajanan verkkokameralla otetuista kuvista tai ottaa automaattisesti kuvakaappauksia.
Tietokoneen valvonta näppäilyntallentimilla
Näppäilyntallennus eli näppäinpainallusten tallennus on menetelmä, joka rekisteröi kaiken käyttäjän kirjoittaman ja voi myös ottaa kuvakaappauksia näytöstä.
Tähän menetelmään liittyy merkittäviä työntekijöiden yksityisyyteen ja tietomurtoihin liittyviä riskejä. Koska lähes kaikki valvontaohjelmistot ovat nykyään verkossa isännöityjä, tällä menetelmällä kaikki luottokorttinumeroista liikesalaisuuksiin päätyy tallennettavaksi ja verkon kautta lähetettäväksi.
Puheluiden ja keskustelujen valvonta
Jotkin valvontaohjelmistot mahdollistavat puheluiden tallentamisen ja pikaviestinnän valvonnan työaikana, jotta tiedot voidaan hakea myöhemmin analysoitaviksi.
Sijainnin seuranta
Yritykset voivat käyttää GPS-seurantaa autojen seuraamiseen sekä kannettavien tietokoneiden ja mobiililaitteiden paikantamiseen työntekijän työpäivän aikana.
Videovalvonta
Monet yritykset yhdistävät videokameramateriaalia valvoakseen työntekijöiden läsnäoloa ja toimintaa työaikana.
Työntekijöiden valvonnan edut vahvan luottamuksen ympäristössä
Työntekijöiden valvontaohjelmistoilla on useita keskeisiä etuja:
- Voit käyttää kerättyjä tietoja auttaaksesi työntekijöitä, joilla on vaikeuksia suoriutua työstään, ja päättääksesi, millaista koulutusta kukin tiimi tarvitsee.
- Se on myös erinomainen tilaisuus antaa palautetta ja keskustella siitä, miten kukin työntekijä voi vahvistaa taitojaan ja suunnitella uraansa hyödyntääkseen niitä parhaalla mahdollisella tavalla.
- Voit myös käyttää raportteja apuna realistisempien tavoitteiden ja odotusten asettamisessa tiimeille sekä auttaa niitä kehittymään saavuttamalla yhden virstanpylvään kerrallaan.
- Avoimien keskustelujen käyminen tiedoista osoittaa, että välität tiimistä, ja lisää sen sitoutuneisuutta ja tyytyväisyyttä.
Työntekijöiden valvonnan käyttöönotossa huomioitavaa
Työntekijöiden valvontaan liittyviä alla mainittuja riskejä on vähennettävä huolellisesti laaditulla valvontakäytännöllä.
Yksityisyys
Työntekijöiden valvontajärjestelmän käyttöönotto herättää useita yksityisyyteen liittyviä huolenaiheita.
Yrityksen tai henkilötietojen paljastumisen riski kyberturvallisuuspoikkeaman tai haittaohjelman, kuten troijalaisen tai tietokoneviruksen, seurauksena on suuri.
Valitettavasti mikään ratkaisu ei voi taata, että kerätyt tiedot ovat 100-prosenttisesti turvassa.
Työntekijöiden sitoutuminen
Jos et luota työntekijöihisi, miksi he luottaisivat sinuun?
Ja miksi he välittäisivät työstään, jos he eivät luota yritykseen, jossa työskentelevät?
Siksi on tärkeää pohtia, miten käsittelet aihetta työntekijöiden kanssa, jotta et vaikuta kielteisesti työntekijöiden työmotivaatioon.
Stressin lisääntyminen
Jotkut ihmiset käyttävät valta-aseman saatuaan vaikutusvaltaansa ja määräysvaltaansa luonnostaan muihin.
Kun heillä on käytössään työntekijöiden valvontatyökaluja ja muita henkilöstöhallinnon sovelluksia, heidän on paljon helpompi alkaa käyttää työntekijöitä hyväkseen.
Lisäksi kun ihmiset tietävät, että heidän työnantajansa vakoilee heitä, heidän stressitasonsa nousee ja heidän työuupumuksen riskinsä kasvaa.
Oikeudelliset kysymykset
Parempien työpaikkojen tavoitteen mukaisesti toimivan Society for Human Resource Managementin (SHRM) mukaan sinun kannattaa hankkia oikeudellista neuvontaa ennen työpaikan valvontaohjelman käyttöönottoa.
Esimerkiksi Yhdysvalloissa sinun on noudatettava liittovaltion ja osavaltioiden lakeja, ja jokainen tapaus on erilainen.
Puheluiden valvonnassa sinun on myös noudatettava sähköisen viestinnän tietosuojalakia (ECPA).
EU:ssa työntekijöillä on oikeus yksityisyyteen työpaikalla. Työnantajien on pyydettävä työntekijän suostumus henkilötietojen keräämiseen, ja heidän on kerrottava, miten ja miksi tietoja kerätään.
Sinun on myös noudatettava erityisiä yksityisyyttä koskevia lakeja. GDPR-asetuksessa (yleinen tietosuoja-asetus) on tiukat vaatimukset arkaluonteisten tietojen säilyttämiselle ja siirtämiselle.
Tässä on joitakin asioita, joita kannattaa pohtia:
- Mitä menetelmiä saan käyttää toiminnan valvontaan?
- Milloin valvonta on sallittua ja missä paikassa?
- Tarvitseeko minun pyytää työntekijöiltä suostumus vai riittääkö, että ilmoitan heille asiasta?
Miten johtajana lähestyä työntekijöiden valvontaa tiimin jäsenten kanssa
On tärkeää käyttää aikaa pohtiaksesi todellisia syitä, jotka johtavat sinut tähän ajattelutapaan, seuraavien kysymysten avulla.
- Mitä tekosyitä esitän perustellakseni tämän työntekijän mikromanageeraamista? Ajattelenko esimerkiksi, että olen ainoa henkilö, joka voi palauttaa tämän tehtävän?
- Miksi en näe kokonaiskuvaa? Johtajana on tärkeää jättää yksityiskohdat tiimin hoidettaviksi ja keskittyä kokonaisuuteen.
- Miten voin auttaa tätä työntekijää edistymään? Milloin hän on viimeksi raportoinut asiasta? Onko menneisyydessä tapahtunut jotain, mikä voisi saada sinut kyseenalaistamaan hänen kykynsä tai olemaan luottamatta häneen?
- Miten voin käyttää toiminnan seurantaan tarkoitettua ohjelmistoa myönteisesti? Uskotko läsnäolon olevan suoriutumista tärkeämpää? Miltä sinusta tuntuisi työntekijänä, jos yrityksesi päättäisi valvoa toimintaasi? Mitä menetelmiä harkitsisin käyttäväni ja mitä en?
Tehokkaat HR-tapausten hallinta-alustat varmistavat, että työntekijöiden valvontakäytäntöihin liittyvät huolenaiheet käsitellään oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi.
Täydellinen yritysajattelutapa työntekijöiden valvontaan
Jos haluat saavuttaa erinomaisia tuloksia työntekijöiden valvonnassa, sijoita resurssisi sellaisen vahvan luottamuksen yrityskulttuurin rakentamiseen, jossa työntekijät tuntevat olevansa:
- Arvostettuja ammattilaisina
- Johtajien, eivätkä pomojen, alaisia
- Yrityskulttuuri on pohjimmiltaan oikeudenmukainen
- Käytössä on harkiten laadittuja valvontakäytäntöjä.
Kuinka rakentaa vahvan luottamuksen ympäristö
Great Place to Work on tutkinut yli 30 vuoden ajan vahvan luottamuksen kulttuurin ja yrityksen kokonaismenestyksen välistä suhdetta.
Vuonna 2016 se julkaisi raportin ”Vahvan luottamuksen kulttuurin liiketoimintaperusteet”, joka sisälsi tärkeän havainnon:
Luottamukseen perustuvan kulttuurin yritykset menestyvät paremmin osakemarkkinoilla, niiden henkilöstön vaihtuvuus on paljon vähäisempää ja ne ovat luovempia, ja niiden työntekijät ovat sitoutuneempia ja tuottavampia. Niissä on myös korkeampi asiakastyytyväisyyden taso.
Lisäksi GPW:n mukaan yksikään yritys, jolla ei ole vahvan luottamuksen kulttuuria, ei ole koskaan päässyt listalle ”100 parasta työpaikkaa Fortune-lehden mukaan”.
Vuonna 2020 London School of Economicsin (LSE) tutkimuksessa todettiin, että ”johtajien ja esihenkilöiden on tulevaisuudessa yhä useammin opittava, että luottamus on tuottavien työntekijöiden suoriutumisen, sitoutumisen, osallistumisen ja pysyvyyden keskiössä.”
Doist, työn tulevaisuutta uudelleen määrittelevä tuottavuusohjelmistoyritys, lähestyy tätä haastetta kiinnostavalla tavalla.
Se aloittaa palkkaamalla oikeat ihmiset etsimällä helposti havaittavia ominaisuuksia, jotka osoittavat henkilön todennäköisesti olevan luotettava.
Et näe siellä työpaikkailmoituksia, joissa olisi epärealistisia vaatimuksia, kuten moniajoa ja valmiutta työskennellä ympäri vuorokauden.
Valintaprosessi on mahdollisimman läpinäkyvä, ja sekä ehdokas että yritys antavat usein palautetta.
Kun he ovat päättäneet palkata ehdokkaan, he alkavat rakentaa luottamusta heti ensimmäisestä päivästä lähtien järjestämällä perehdytysprosessin, joka sisältää seuraavat asiat:
- Tiimin jäsenen kutsuminen uuden työntekijän mentoriksi. He myös varmistavat, että tämä varaa kalenteristaan aikaa ollakseen ensimmäisen kuukauden aikana käytettävissä ja vastatakseen kaikkiin uuden työntekijän kysymyksiin.
- Viestiminen usein ja rehellisyys aina palautetta annettaessa.
- Uusille työntekijöille todellisten mahdollisuuksien antaminen osallistua yrityksen toimintaan heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
- Selkeiden odotusten asettaminen heidän työnsä tuloksille sekä niiden suorituskykymittareiden määrittäminen, joita heidän työnsä arvioinnissa käytetään.
- Epämuodollisten keskusteluhetkien järjestäminen uusille työntekijöille, jotta he voivat seurustella kollegoidensa kanssa ja tutustua toisiinsa paremmin.
Muutaman viikon kuluttua he vahvistavat luottamustaan edelleen antamalla uusille tiimin jäsenille itsenäisyyttä työnsä tekemiseen.
Yksi tästä opittu asia on, että johtajien on hallittava tehtävien delegointi luottamuksen rakentamiseksi ja vaihdettava mikromanageerauksen tarve johtamistaitoihin.
Se ei ole helppo tehtävä, mutta se tuottaa yllättävän lopputuloksen:
Työntekijät reagoivat tähän ajattelutapaan automaattisesti suuremmalla tuottavuudella sekä tuntemalla itsensä vastuullisiksi ja motivoituneiksi.
Lopuksi
Työntekijöiden valvontaa tulisi käyttää vahvan luottamuksen ympäristössä, jotta sen myönteinen vaikutus työntekijöiden suoriutumiseen, tehokkuuteen ja sitoutumiseen vahvistuisi.
Muista, että keskeistä on vahvan luottamuksen yrityskulttuurin rakentaminen.
Palkkaa oikeat ihmiset, järjestä huolellisesti suunniteltu perehdytysprosessi ja anna työntekijöille itsenäisyys, jota he tarvitsevat työnsä suorittamiseen.
On ratkaisevan tärkeää, että johto keskittyy poistamaan työnkulun esteet ja samalla lisää työntekijöiden sitoutumista ja motivaatiota. Työntekijöiden valvonta voi olla erinomainen väline tämän tavoitteen saavuttamiseen.
Kun olet luonut vahvan luottamuksen kulttuurin yhdessä oikeiden työkalujen kanssa, organisaation menestys seuraa perässä.
Katso avuksi valintamme markkinoiden parhaasta työntekijöiden valvontaohjelmistosta.
Aiheeseen liittyvää luettavaa: Paras tuottavuuden seurantaohjelmisto hybridityöryhmille
