7 tapaa parantaa työntekijäsuhteita organisaatiossasi

ER on yksi HR:n keskeisistä pilareista, ja vaikka se kuulostaa yksinkertaiselta, todellisuus on paljon vivahteikkaampi – jopa kokeneille ammattilaisille!

Miten työntekijäsuhteita voi parantaa organisaatiossasi?

Vuosien mittaan olen oppinut, että hyvien työntekijäsuhteiden salaisuus piilee järjestelmissä ja prosesseissa, kuten säännöllisissä suoritusarvioinneissa ja avoimessa viestinnässä.

Hyvien työntekijäsuhteiden ylläpitäminen on paljon helpompaa ja tiimin jäsenet ovat yleensä tyytyväisempiä, kun yrityksellä on käytössä järjestelmät, jotka varmistavat työntekijöiden ja johtajien osallistumisen säännölliseen palautteeseen ja viestintään, kehittymismahdollisuuksiin, tunnustuksen saamiseen ja hyvinvointia edistävään toimintaan.

1. Varusta esihenkilöt paremmin työntekijäsuhteiden ensisijaisiksi yhteyshenkilöiksi

Esihenkilöillä on ratkaiseva rooli hyvien työntekijäsuhteiden ylläpitämisessä, sillä he ovat useimpien työntekijöiden asioiden ensisijainen yhteyshenkilö.

Kokemukseni mukaan työntekijäsuhteiden ensisijaisena yhteyshenkilönä toimiminen ei tule useimmille esihenkilöille luonnostaan, mutta onneksi olen havainnut, että sen voi oppia nopeasti. 

Laadin johtajan työkalupakin, jonka jaoin osana laajempaa ”uusien johtajien koulutusta” edellisessä tehtävässäni, ja työskentelen parhaillani vastaavan aloitteen parissa. 

Se sisältää seuraavat asiat: 

Ajanhallinta ja delegointi

Esihenkilömme joutuvat usein toimimaan monien erilaisten vaatimusten keskellä, joten ajanhallinta ja delegointi ovat keskeisiä heidän työmääränsä tehokkaassa hallinnassa ja antavat heille aikaa tiimiensä johtamiseen. Ajanhallintatyökalut voivat auttaa tehtävien priorisoinnissa, ja Asanan ja Trellon kaltaiset alustat sopivat erinomaisesti projektinhallintaan ja yhteistyöhön. 

Delegointi on keskeinen osa ajanhallintaa ja toinen johtamisen osa-alue, joka opitaan usein käytännön kautta. Kannustan esihenkilöitä tunnistamaan tehtävät, jotka voidaan delegoida muille tiimin jäsenille, ja asettamaan niiden suorittamiselle selkeät odotukset. 

Palautteen antaminen

Esihenkilöt voivat kannustaa säännölliseen työntekijäpalautteeseen varaamalla säännöllisiä kahdenkeskisiä tapaamisia suoraan alaisilleen. 

Muistutan esihenkilöitä varmistamaan, että he antavat tiiminsä jäsenille sekä myönteistä että rakentavaa palautetta. Tämä voi parantaa työntekijöiden sitoutumista ja tiimin ilmapiiriä antamalla työntekijöille mahdollisuuden kokea, että heitä kuunnellaan.

Työntekijäpalautteen ohjelmistot voivat myös auttaa tässä prosessissa.

Ristiriitojen ratkaiseminen

Laadin selkeän ja yksinkertaisen prosessin esihenkilöiden ja heidän työntekijöidensä välisten ristiriitojen käsittelemiseksi. Kaikki työntekijät ymmärtävät prosessin helposti, ja se sopii organisaatiomme kulttuuriin. 

Prosessi alkaa ”avoimien ovien” periaatteella, jossa työntekijöitä kannustetaan ottamaan huolensa esiin johdon kanssa. 

Asiasta käydään keskustelu, jossa molemmille osapuolille annetaan oma puheenvuoronsa ja jonka aikana he ymmärtävät, ettei toinen osapuoli keskeytä heitä. 

Molemmat osapuolet sitoutuvat kuuntelemaan toisiaan loppuun asti eivätkä valmistele vastaväitteitään. Kun molemmilla on ollut tilaisuus puhua, he päättävät yhdessä, miten asiassa edetään. 

Kaikki ymmärtävät, että HR tai seuraavan tason johtaja otetaan mukaan vasta, kun tämä prosessi on käyty hyvässä uskossa loppuun. 

Lainsäädännön noudattaminen

Lopuksi tarjoan yleiskatsauksen esihenkilönä toimimiseen liittyvistä oikeudellisista vastuista.

Perehdytän uudet esihenkilöt henkilöstöhallinnon käytäntöihin, työlainsäädäntöön sekä syrjinnän ja häirinnän ehkäisemiseen liittyvään koulutukseen. Kaikkein tärkeintä on muistuttaa esihenkilöitä siitä, että HR on täällä tukemassa heitä eikä heidän tarvitse selviytyä tästä yksin. 

Parhaassa tapauksessa jokainen uusi esihenkilö saisi juuri tarvitsemansa koulutuksen ennen siirtymistään henkilöstöjohtajan rooliin. Valitettavasti näin ei kuitenkaan usein ole.

HR:nä voimme tarjota kaikilla tasoilla toimiville esihenkilöille valmennusta ja koulutusta, jotta he pystyvät käsittelemään haastavia tilanteita.

2. Rakenna HR:nä hyvät suhteet työntekijöihin ja tule luotetuksi kumppaniksi

Ollakseen tehokas HR:n on oltava organisaation kaikilla tasoilla työskentelevien työntekijöiden luotettu liiketoimintakumppani.

Saavutan tämän olemalla ohjeistuksessani selkeä ja johdonmukainen, noudattamalla aina ammatillisia standardeja ja kohtelemalla työntekijöitä oikeudenmukaisesti. 

Aloittaessani uudessa tehtävässä viime vuonna minun piti ansaita useiden keskeisten johtajien luottamus, sillä he suhtautuivat yhteistyöhön kanssani epäröiden. 

Vaikka tilanne oli toisinaan turhauttava ja minusta tuntui, että jouduin todistamaan arvoni heille yhä uudelleen, rakensin lopulta hyvät suhteet heihin ja ansaitsin heidän luottamuksensa.

Viestinnässä näiden keskeisten johtajien kanssa minun oli otettava aloite ja sovittava tapaamisaikoja heidän kanssaan sen sijaan, että olisin odottanut heidän tulevan luokseni. 

Pystyin sen jälkeen laatimaan esityslistan, ja menin ensimmäisiin tapaamisiin kysyen heidän osastojensa tavoitteista ja haasteista. Näin pystyin osoittamaan arvoni auttamalla heitä konkreettisilla ja heidän tarpeisiinsa sopivilla tavoilla.

Muita tapoja rakentaa luottamusta:

Kehitä liiketoimintaosaamistasi

Liiketoimintaosaamisen kehittäminen on olennaista, jotta pystyt valmentamaan ja neuvomaan esihenkilöitä ja työntekijöitä asiantuntevasti. 

Voit hankkia toimialatuntemusta seuraavilla tavoilla:

• Liity toimialan ammattilaisten verkostoitumisryhmään ja tilaa toimialan uutiskirjeitä.
• Perehdy organisaatiosi liiketoimintamalliin
• Tutustu talousraportteihisi saadaksesi käsityksen organisaatiosi taloudellisesta asemasta.

Tutustu tiimeihisi

Tutustu myös tukemiisi tiimeihin ja opi tuntemaan niiden toimintatavat, sillä tämä antaa sinulle arvokasta näkökulmaa ongelmatilanteiden ilmetessä. 

Se tekee HR:n näkyväksi työntekijöille ja auttaa heitä ymmärtämään HR:n tehtävää organisaatiossa, sillä työntekijät ymmärtävät tämän usein väärin.

Voit tehdä tämän tapaamalla tiimejä ja työntekijöitä oppiaksesi heidän rooleistaan. Pyydä esihenkilöitä ottamaan sinut mukaan tiimikokoukseen, jotta sinut voidaan esitellä tiimille ja voit kertoa roolistasi. Voit myös järjestää osastolla joko virtuaalisia tai kasvokkain pidettäviä ”vastaanottoaikoja”, jolloin olet yksinomaan kyseisen tiimin tavoitettavissa. 

3. Selkeä ja jatkuva viestintä

Olen huomannut epäjohdonmukaisen viestinnän olevan monien työntekijäsuhteisiin liittyvien ongelmien taustalla. 

Kannusta avointa viestintää johdon kaikilla tasoilla työskentelevien ja työntekijöiden välillä, ei ainoastaan lähiesihenkilöiden ja heidän alaistensa välillä. 

Kuten edellä mainitsin, ”avoimien ovien” käytäntö voi helpottaa tätä, mutta se on vasta ensimmäinen askel avoimen viestinnän kulttuurin rakentamisessa.

Muita tapoja edistää avointa ja johdonmukaista viestintää:

• Selkeät viestintäkäytännöt ja -ohjeet: Tämä tarkoittaa eri viestintätyypeille (sähköpostit, kokoukset, sisäiset viestintäjärjestelmät, intranet) tarkoitettujen ensisijaisten kanavien määrittämistä ja vastausajoille asetettujen odotusten täsmentämistä.
• Koulutus: HR voi tarjota esihenkilöille ja työntekijöille koulutusta tehokkaista viestintätaidoista, jotta he pystyvät välittämään viestinsä selkeästi ja tehokkaasti.
• Palautekanavat: Työntekijäpalautetta varten käyttöön otettujen järjestelmien, kuten kyselyiden ja pysyvyyskeskustelujen, avulla työntekijät voivat tuoda ajatuksensa ja palautteensa johdonmukaisesti esiin.

4. Säännölliset suorituksen arvioinnit

Suorituksen arvioinnit ovat tärkeitä työntekijäsuhteiden kannalta, sillä ne tarjoavat muodollisen alustan palautteelle (jota työntekijät kaipaavat).

Säännölliset työntekijöiden suorituksen arvioinnit auttavat tunnistamaan kehittämiskohteita ja huomioimaan saavutukset.

Tehokas suoritusarviointikierros on sellainen, jossa työntekijät tietävät, mitä odottaa, eikä vuoden lopussa tule yllätyksiä.

Odotukset, tavoitteet ja suorituskyvyn mittarit annetaan työntekijöiden saataville, ja esihenkilöt varmistavat, että ne ymmärretään täysin.

Esihenkilöiden ja työntekijöiden tulisi tavata säännöllisesti vuoden aikana tarkastellakseen keskeisten suorituskykymittareiden edistymistä. Näiden tapaamisten tulisi olla vähintään neljännesvuosittaisia, ja niitä voidaan järjestää tarvittaessa useammin.

Nämä toistuvat tapaamiset ovat olennaisia onnistuneen ja tehokkaan suoritusarviointiprosessin kannalta. Vuoden lopun suoritusarvioinnin tulisi sen jälkeen olla yhteenveto kaikista vuoden aikana tehdyistä aiemmista arvioinneista. 

Suorituksen johtamisen ohjelmisto, kuten Workday tai BambooHR, auttaa vakiinnuttamaan ja tehostamaan prosessia, jos käytössänne ei vielä ole alustaa osana HRIS-kokonaisuuttanne.

Muita tapoja varmistaa säännöllinen palaute ja yhteydenpito:

• Säännölliset kahdenkeskiset tapaamiset esihenkilöiden ja suoraan raportoivien työntekijöiden välillä
• Koulutuksen tarjoaminen tehokkaan palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta.

5. Kehitä työntekijöiden huomioimisohjelma

Työntekijöiden huomioimisohjelmat helpottavat niiden työntekijöiden ponnistelujen tunnustamista ja arvostamista, jotka edistävät organisaation tarkoitusta, missiota ja arvoja.

Muodollinen huomioimisohjelma auttaa parantamaan työntekijöiden moraalia ja motivaatiota sekä tuottaa tietoa ohjelman tehokkuuden arviointia varten.

Hyvä työntekijöiden huomioimisohjelma 

• Henkilökohtainen: Antaa työntekijöille mahdollisuuden saada tunnustusta tavalla, jota he arvostavat, sekä kannustimilla, jotka motivoivat heitä.
• Edistää vertaisten välistä tunnustamista: Tämä vahvistaa arvostuksen kulttuuria kaikilla organisaation tasoilla ja voi olla merkityksellisempää, koska vertaiset näkevät toistensa työn läheltä.
• Läpinäkyvät kriteerit ja prosessi: Kerro selkeästi, miten työntekijät voivat saada tunnustusta. Läpinäkyvät kriteerit ja prosessit ehkäisevät sekaannuksia ja varmistavat oikeudenmukaisuuden.
• Johdon osallistuminen: Johtajat ja esihenkilöt osallistuvat aktiivisesti ohjelmaan osoittaen tunnustamisen tärkeyden yrityskulttuurissa.

Organisaatiossanne saattaa jo olla käytössä työntekijöiden huomioimiseen tarkoitettu ohjelmisto. Jos näin on, tarkastele käyttöä ja analysoi trendejä käyttöasteen määrittämiseksi. 

Jos käyttöaste on heikko, markkinoi alustaa ja sen käytön syitä. Anna esimerkkejä käyttäytymisestä, jonka haluat tulevan tunnustetuksi, ja tuo esiin saatavilla olevat kannustinvaihtoehdot.

Kuten aina, käyttäytymismallit lähtevät ylhäältä alaspäin, joten ylimmän johdon on näytettävä esimerkkiä!

6. Varmista työntekijöiden hyvinvointi

Kukaan ei arvosta loppuun asti työskentelyä, ja stressi sekä työuupumus ovat todellisia ongelmia nykyaikaisella työpaikalla.

Tapoja edistää hyvinvointia:

• Joustavat työjärjestelyt: Etätyö, joustavat työajat ja työn jakaminen ovat työntekijöiden keskuudessa erittäin arvostettuja työn ja muun elämän tasapainon kannalta.
• Tarjoa selkeyttä: Rooliin ja odotuksiin liittyvä selkeys auttaa vähentämään epävarmuutta ja stressiä.
• Anna säännöllistä palautetta: Tämä auttaa jälleen poistamaan epävarmuutta ja varmistaa, että työntekijät priorisoivat asiat oikein.
• Kuuntele: Työntekijöiden kuunteleminen auttaa tunnistamaan huolenaiheita ja kerää palautetta paremman työntekijäkokemuksen luomiseksi.
• Tarjoa tukevia resursseja: Tarjoa resursseja ja tukea, jotka voivat auttaa työntekijöitä haastavina aikoina, kuten pääsy neuvontapalveluihin, mielenterveyspäivät tai joustavuus työjärjestelyissä.
• Seuraa työkuormia: Varmista, etteivät työntekijät ole jatkuvasti liian kuormitettuja. Tarkastele työkuormia säännöllisesti ja jaa tehtäviä uudelleen tarvittaessa työuupumuksen ehkäisemiseksi.

Yrityksesi tarjoaa todennäköisesti jo työntekijöiden tukiohjelman (EAP) tukeakseen työntekijöitä, jotka saattavat käsitellä henkilökohtaisia tai työhön liittyviä ongelmia.

Jos näin on, tuo EAP esiin esihenkilöille ja työntekijöille korostamalla joitakin saatavilla olevista resursseista. Työntekijöiden tukiohjelmia hyödynnetään liian vähän, eivätkä työntekijät usein tiedä, mitä heidän käytettävissään on EAP:n kautta.

7. Lähesty haastavia tilanteita empaattisesti

Empatian osoittaminen työpaikalla edellyttää, että HR on helposti lähestyttävä, ymmärtäväinen ja valmis tarjoamaan työntekijöille tukea silloin, kun he sitä eniten tarvitsevat.

Tapoja, joilla HR voi edistää empatiaa:

• Aktiivinen kuunteleminen: työntekijöiden kuunteleminen tuomitsematta sekä tuen tai resurssien tarjoaminen heidän ongelmiensa tai huolenaiheidensa käsittelemiseksi. Voit vahvistaa henkilön tunteet ja emootiot ilman, että välttämättä hyväksyt hänen toimintaansa.
• Osallistavat käytännöt ja toimintaperiaatteet: edistä ja toteuta toimintaperiaatteita ja käytäntöjä, jotka ovat osallistavia ja huomioivat kaikkien työntekijöiden erilaiset tarpeet.
• Avoin ja helposti lähestyttävä viestintä: luo ympäristö, jossa työntekijät tuntevat olonsa mukavaksi jakaessaan huolenaiheitaan ja ongelmiaan. HR:n tulisi olla helposti lähestyttävä ja tavoitettavissa keskusteluja varten, olivatpa ne muodollisia tai epämuodollisia. Voit hyödyntää myös työntekijäviestinnän ohjelmistoa.
• Kulttuurinen sensitiivisyys: ole tietoinen työpaikan kulttuurieroista ja huomioi ne herkästi. Tähän kuuluu erilaisten kulttuuristen näkökulmien ymmärtäminen sekä viestinnän ja tuen mukauttaminen niiden mukaisesti.

Työntekijäsuhteiden hyödyt ja haasteet

Myönteisten työntekijäsuhteiden ylläpitäminen ei ole helppoa, mutta olen huomannut, että edellä mainitut strategiat auttavat tekemään siitä helpompaa ja johdonmukaisempaa koko organisaatiossa.

Se muistuttaa hieman tositelevisiota siinä mielessä, että jotkut pitävät siitä ja jotkut todella eivät (eikä vertaus välttämättä lopu tähänkään!).

More Articles

• Toimistolle palaamisen taustalla oleva voima on yhteistyön kaipuu
• Jälkeen jääneet miehet: Miksi kukaan ei puhu miesten poistumisesta työelämästä
• Työvoiman hallintaohjelmisto: tyypit ja keskeiset ominaisuudet

Vahvojen työntekijäsuhteiden hyödyt

• Työntekijöiden sitoutuminen: työntekijät tuntevat olevansa arvostetumpia ja paremmin huomioituja, mikä lisää heidän sitoutumistaan.
• Vähemmän konflikteja: kaikkien niiden viestintä- ja palautemekanismien, joita otat käyttöön läpinäkyvyyden ja yhteisen linjan lisäämiseksi, pitäisi johtaa konfliktien ja tutkintojen vähenemiseen.
• Työpaikkakulttuurin parantuminen: parempia yhteyksiä syntyy koko organisaatiossa, mikä luo vahvemman kulttuurin.
• Osallisuus: kaikilla organisaation tasoilla työskentelevät tuntevat olevansa enemmän mukana ja sitoutuneempia organisaation tehtävään.

Yleiset työntekijäsuhteisiin liittyvät haasteet 

Tietenkään edes paras työntekijäsuhdestrategia ei voi estää kaikkia ongelmia.

Seuraavassa ovat yleisimmät haasteet, joita kannattaa tarkkailla: 

• Palkkariidat & palkkavarkaudet 
• Työsuhde-etuihin liittyvät rikkomukset
• Turvallisuusmääräysten rikkomukset
• Häirintä 
• Suosiminen.

Ei ole aukotonta suunnitelmaa, jolla tämä saataisiin onnistumaan 100 %:sti joka kerta, vaan työntekijäsuhteista vastaavien esihenkilöiden on hyödynnettävä omaa intuitiotaan ja kokemustaan menestyäkseen (myös edellä oleva luettelo auttaa).

Tämä on alue, jolla onnistuminen on erittäin tärkeää ja joka vaatii paljon panostusta ja työtä, mutta tehokkaasti toteutettuna tulokset ylittävät kaikki ponnistelut. 

Paranna työntekijäsuhteita pysyvästi

Tässä artikkelissa käsitellyt seitsemän strategiaa voivat auttaa merkittävästi myönteisen työympäristön edistämisessä.

Toteuttamalla nämä strategiat HR-tiimit voivat auttaa rakentamaan vahvoja suhteita työntekijöiden ja yrityksen välille, mikä johtaa sitoutuneempaan ja tuottavampaan henkilöstöön. 

Kun käytössä ovat oikeat järjestelmät ja prosessit, voit auttaa organisaatiotasi ylläpitämään terveitä työntekijäsuhteita ja luomaan kulttuurin, joka tukee ja voimaannuttaa työntekijöitä. Tämä johtaa lopulta menestyvämpään ja kestävämpään organisaatioon.

Tilaa People Managing People -uutiskirje ja saat säännöllisesti sisältöä, joka auttaa sinua kehittämään organisaatiosi henkilöstötoimintoa ja edistymään urallasi.