Comment automatiser la gestion des performances en 5 étapes
Pour automatiser les tâches de gestion de la performance, concentrez-vous sur la simplification des étapes répétitives, comme le suivi des objectifs, la collecte des commentaires et la planification des évaluations, grâce à la technologie. Dans cet article, vous découvrirez quelles parties de la gestion de la performance sont les plus faciles à automatiser, pourquoi l’automatisation est importante et trouverez une liste de contrôle pratique pour alléger votre charge de travail RH en toute confiance et réduire l’épuisement professionnel.
Avantages des systèmes automatisés de gestion de la performance
L’automatisation, notamment l’utilisation croissante de l’IA dans la gestion de la performance, présente plusieurs avantages pour les professionnels des RH, tels que l’amélioration des flux de travail, la réduction des contraintes liées à la gestion du temps et la simplification des processus.
Voici 4 avantages majeurs de l’automatisation des tâches au sein de votre programme de gestion de la performance.
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Amélioration de l’efficacité et de la précision
Les tâches telles que la saisie de données ou la génération de rapports peuvent être chronophages et sujettes aux erreurs des employés. En les automatisant, les professionnels des RH peuvent supprimer la charge administrative liée à ces tâches, réduire les erreurs et consacrer davantage de temps à un travail plus stratégique.
Cohérence et standardisation
Pour automatiser les tâches traditionnelles de gestion de la performance, la technologie d’automatisation exige que les processus suivent des règles et des critères cohérents.
Intégrer ce principe au processus de gestion de la performance peut réduire le risque de partialité ou de discrimination, en garantissant la mise en place d’une approche plus juste et équitable des évaluations de la performance des employés.
Les solutions d’évaluation des employés favorisent les commentaires continus, faisant de la gestion de la performance un processus permanent.
Commentaires en temps réel
L’automatisation peut déclencher des commentaires quasi instantanés pour les employés et les managers en temps réel, leur permettant de suivre en continu leur progression par rapport aux objectifs.
Cela aidera les employés à identifier le moment où ils ont perdu de vue leurs objectifs ou leurs priorités et aidera les managers à communiquer rapidement ce qui doit être fait pour y remédier.
Pour garantir une exécution fluide, l’automatisation des tâches de gestion de la performance nécessite des outils SIRH dotés de fonctionnalités clés robustes. Les fonctionnalités clés pour automatiser les commentaires comprennent le suivi des objectifs en temps réel, ainsi que des rappels de commentaires et des tableaux de bord d’analyse de la performance.
Amélioration de l’engagement des employés
Les tâches automatisées de gestion de la performance permettent d’intégrer des fonctionnalités telles que le suivi des objectifs et les plans d’apprentissage et de développement pour les employés. Cela permet aux employés de créer leur propre stratégie de développement, stimulant ainsi leur motivation et leur engagement à un niveau supérieur.
« Les objectifs annuels ne fonctionnent pas à notre époque », a déclaré Liz Lockhart Lance, directrice de cabinet chez Performica. « Les objectifs trimestriels conviennent mieux, mais ils doivent être axés sur les résultats et liés à ce qui est le plus important au plus haut niveau. Si les personnes peuvent relier leur travail aux résultats souhaités par l’organisation au plus haut niveau, elles peuvent voir comment leurs efforts y contribuent et donner du sens à leur travail. »
Que faut-il automatiser ?
Maintenant que les raisons pour lesquelles vous souhaitez automatiser sont clairement définies, vous pouvez commencer le processus de définition des objectifs, déterminer quels processus et tâches vous allez automatiser et réfléchir aux outils de gestion de la performance à choisir.
Voici quatre aspects de la gestion de la performance qui se prêtent particulièrement bien à l’automatisation.
Évaluations de la performance
L’automatisation de la planification, de la distribution et de la collecte des documents liés au processus d’évaluation de la performance peut faire gagner du temps et simplifier considérablement l’organisation de ces documents.
Elle peut également vous aider à affiner votre cycle d’évaluation afin de maintenir vos objectifs de gestion des talents.
Ressource : Comment mener une meilleure évaluation de la performance
Définition et suivi des objectifs
Un système automatisé pour la création et le suivi des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis) aidera les managers et les employés à rester alignés sur les objectifs de l’entreprise. Mais SMART n’est qu’un modèle de définition des objectifs.
Parmi les autres modèles figurent le modèle OKR (objectifs et résultats clés) ou le modèle des objectifs en cascade. Vous devrez déterminer lequel convient le mieux à votre organisation et comment vous pourrez automatiser les processus qui s’y rapportent.
Accompagnement et retours d’information
La mise en place d’une culture des retours d’information continus peut être facilitée par des mécanismes automatisés qui fournissent régulièrement des informations aux employés afin de les aider à rester sur la bonne voie, à améliorer leurs performances, à reconnaître les étapes importantes et à évoluer professionnellement.
Mais les retours d’information fonctionnent dans les deux sens. Vous devrez également créer un mécanisme qui invite les employés à vous faire part de leurs retours lorsque les choses ne fonctionnent pas.
« Une approche pratique du changement consiste à actionner deux leviers en même temps », a déclaré Lauren Scholtz, responsable de l’apprentissage et du développement chez intelliHR. « Si nous parlions d’un bateau, il s’agirait de se débarrasser des ancres et de hisser les voiles ; nous avons besoin des deux pour pouvoir avancer rapidement. La construction d’une culture des retours d’information continus en est un excellent exemple. Ce sont les ancres qui donnent l’impression que les choses avancent difficilement. Il peut y avoir de gros problèmes, comme un employé qui a le sentiment de ne pas disposer de tout ce dont il a besoin pour son poste ou qui trouve le processus annuel d’évaluation des performances chronophage et inutile. Ouvrir un canal permettant aux employés de vous faire part de ces problèmes peut vous aider à hisser ces voiles. »
Ressource utile : Expressions clés pour les évaluations de performance
Analyse des données
L’automatisation de l’analyse des données avec des outils de gestion des performances fondés sur l’IA aidera à identifier les tendances en matière de performance ainsi que les domaines à améliorer. Elle peut contribuer à prévenir les récits erronés, à fournir davantage de contexte concernant l’influence exercée par l’employé sur les objectifs globaux de l’entreprise et à faciliter la prise de décision lors des futurs exercices de définition d’objectifs et des promotions.
Étapes de mise en œuvre de l’automatisation de la gestion des performances
Automatiser la gestion des performances en tenant compte de l’expérience collaborateur nécessite de comprendre tous les points de contact et les variables concernés.
Cela nécessite un processus étape par étape afin de garantir que l’automatisation soutient l’expérience collaborateur que vous souhaitez offrir et contribue à vos efforts de fidélisation et d’engagement.
Étape 1 : Évaluation
Pour comprendre comment améliorer les actions de gestion des performances, vous devez d’abord avoir une vision claire du processus actuel.
Toutes les étapes concernées doivent être documentées afin d’identifier les points de friction et les possibilités d’améliorer l’efficacité, ainsi que de définir l’objectif de l’automatisation.
Dans ce cadre, vous devrez également établir une liste des tâches efficaces de gestion des performances, déterminer lesquelles pourraient être automatisées et réaliser une analyse coûts-avantages de l’automatisation.
Étape 2 : Analyse et sélection des outils
Comprendre les outils qui peuvent vous aider à automatiser la gestion des performances et réaliser un audit de votre infrastructure actuelle vous aidera à déterminer quelles fonctionnalités sont actuellement absentes et si votre écosystème technologique RH est capable de prendre en charge l’automatisation des tâches que vous avez identifiées.
Il s’agit notamment de comprendre ce que vous n’avez pas besoin de faire avec de nouveaux outils et ce à quoi vos employés ont déjà recours. Sunder Nookala, cofondateur et PDG de Huminos, aborde ce sujet lorsqu’il parle d’expériences collaborateur sans friction.
« La seule chose que nous puissions concrètement faire pour construire un monde du travail meilleur est de repenser les processus allant de l’embauche au départ à la retraite et de les simplifier afin que le travail puisse rejoindre le travailleur à l’endroit qu’il préfère, au lieu de le contraindre à parcourir plusieurs systèmes pour accomplir son travail », a déclaré Nookala.
« Prenons par exemple les processus de définition des objectifs et d’évaluation des performances : les systèmes modernes d’intelligence comme Huminos permettent d’effectuer des tâches quotidiennes telles que les points d’avancement, la planification de conversations individuelles, l’envoi ou la réception de retours de reconnaissance et de développement, etc., directement dans Slack ou Microsoft Teams, sans avoir à passer à une autre application logicielle. »
Pour commencer, consultez notre sélection des meilleurs logiciels de gestion des performances.
Étape 3 : Considérations relatives aux données
Le respect des réglementations en matière de sécurité et de confidentialité des données n’est que la partie émergée de l’iceberg en ce qui concerne les considérations relatives aux données liées à l’automatisation.
Comprendre quels types de données peuvent être collectés, quels indicateurs clés de performance (KPIs) ils peuvent prendre en charge, ainsi que la manière dont ils peuvent être utilisés et par qui sont autant de facteurs qui permettront de déterminer comment la collecte et l’analyse des données amélioreront le processus de gestion de la performance des employés.
Vous devrez également définir avec votre équipe informatique comment la migration des données depuis les systèmes existants vers de nouvelles solutions technologiques permettra d’assurer une transition fluide entre les processus que vous utilisez actuellement et les nouveaux processus que vous allez créer.
Étape 4 : Personnalisation
Les flux de travail, les hiérarchies et les structures de reporting de chaque organisation sont différents. Quels que soient les outils d’évaluation et les processus que vous choisissez, ils doivent être personnalisés pour répondre aux besoins et aux objectifs de votre organisation, tout en étant intégrés à votre HRIS afin de rationaliser la collecte et l’analyse des données.
Des programmes pilotes visant à tester la faisabilité et l’efficacité de l’automatisation à plus petite échelle peuvent vous aider à affiner davantage les outils et les processus, ainsi qu’à créer un plan de gestion du changement qui répond aux préoccupations des employés concernant les conséquences possibles de l’automatisation sur leur travail.
Étape 5 : Formation
Une formation complète destinée aux équipes RH et aux managers jouera un rôle important dans l’adoption réussie de l’automatisation.
Intégrer les retours des parties prenantes impliquées dans un programme de formation peut vous aider à affiner les processus et l’expérience utilisateur de vos solutions technologiques avant leur déploiement à grande échelle.
Mesurer l’impact de l’automatisation de la gestion de la performance
L’impact de vos efforts d’automatisation peut se manifester à différents niveaux, des retours des employés aux enquêtes sur leur expérience, en passant par diverses métriques qui aideront les responsables RH à se faire une idée plus précise de la situation.
Voici quelques métriques importantes à suivre pour évaluer la performance :
- Temps gagné
- Réduction des erreurs
- Satisfaction des employés
- Précision et taux d’achèvement de chaque étape du processus de gestion de la performance
- Résultats globaux en matière de performance.
Ces éléments sont importants lorsque vous calculez votre retour sur investissement (ROI) pour l’automatisation et que vous faites évoluer votre analyse coûts-bénéfices au fil du temps.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’amélioration de votre approche de la gestion de la performance ? Consultez notre article sur les types de systèmes de gestion de la performance et les bonnes pratiques pour leur mise en œuvre.
