Comment Mener Un Entretien De Sortie : Le Guide D’un Expert
Pour mener un entretien de départ, posez des questions réfléchies et créez un espace accueillant pour une rétroaction honnête, afin de comprendre pourquoi une personne quitte l’entreprise et repérer des axes d’amélioration au sein de votre organisation. J’ai moi-même animé d’innombrables entretiens de départ et vu comment des discussions franches peuvent entraîner de véritables changements. Dans cet article, je vais vous guider pas à pas tout au long du processus d’entretien de départ et vous montrer comment recueillir et utiliser un feedback réellement bénéfique pour votre équipe et votre organisation.
Qu’est-ce qu’un entretien de départ ?
Un entretien de départ est une entrevue entre un collaborateur sur le départ et un membre des ressources humaines (ou parfois un responsable) dans le but de comprendre les raisons de son départ.
C’est une étape cruciale de votre processus de départ global, car ce que vous apprendrez fournira des informations précieuses sur d’éventuels problèmes et vous aidera à améliorer l’expérience des salariés restants.
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Par exemple, si quelqu’un quitte son poste parce que son rôle ne correspondait pas à la description du poste, il y a manifestement un problème d’adéquation !
En même temps, l’entretien de départ aide aussi le collaborateur à obtenir un sentiment de clôture concernant sa transition. C’est l’occasion pour lui d’exprimer librement des ressentis et préoccupations souvent tus, sans crainte de représailles.
En l’aidant à se libérer de ce fardeau émotionnel, il quittera votre organisation sur une note plus positive que si vous ne lui aviez jamais demandé de feedback.
Qui doit mener un entretien de départ ?
Comme vous pouvez l’imaginer, mener un entretien de départ est une opération délicate. Cela nécessite de la finesse et de l’intelligence émotionnelle afin de tisser un lien authentique avec le salarié partant.
Établir une véritable connexion vous aidera à tirer le meilleur parti du processus d’entretien de départ.
Pour cette raison, la meilleure pratique consiste à confier la session à un responsable RH désigné ou à un membre de l’équipe RH. Idéalement, quelqu’un avec qui l’employé entretient déjà une relation neutre.
Pour normaliser la collecte des données issues des entretiens de départ, il vaut mieux que ce soit le même professionnel RH qui mène les entretiens autant que possible.
Si votre entreprise ne dispose pas d’une équipe RH, un responsable des opérations ou une autre personne de soutien peut diriger l’entretien. Sinon, vous pouvez aussi demander au salarié de remplir seul le questionnaire de départ.
Il ne faut jamais demander ou attendre qu’un manager du salarié sur le départ participe à l’entretien de départ.
Cela mettrait les deux parties mal à l’aise et rendrait l’entretien beaucoup moins efficace.
Qui doit participer à un entretien de départ ?
Demander un entretien de départ est pertinent pour la majorité des collaborateurs quittant l’entreprise, mais pas tous. Selon les bonnes pratiques, je ne recommande pas de prévoir cet entretien pour un salarié licencié.
Même s’ils estiment avoir des retours à apporter, leur vécu sera indéniablement affecté par le fait qu’ils ont été remerciés. Dans ce contexte, les chances de recevoir un feedback constructif sont bien moindres.
Je recommande en revanche de réaliser des entretiens de départ pour tous les autres départs. Même si vous pensez déjà connaître la raison du départ, il est impossible de deviner tous les retours potentiels sans poser la question.
Certains responsables RH jugent qu’il n’est pas utile de réaliser des entretiens de départ avec le personnel partant à la retraite, mais je suis d’un tout autre avis.
Le fait qu’une personne parte à la retraite ne rend pas son expérience au sein de votre organisation inintéressante ou inutile.
Comment mener un entretien de départ efficace
Comme nous l’avons évoqué, l’objectif de cette démarche est d’obtenir un maximum de feedback honnête afin d’améliorer l’expérience collaborateur pour l’équipe restante.
Dans ce contexte, voici ma méthode étape par étape avec des conseils pour que ces discussions soient aussi constructives que possible.
1. Préparer l’entretien
Une fois que le collaborateur a formellement annoncé son départ, faites en sorte qu’un responsable RH ou un chef d’équipe prenne contact avec lui afin de convenir d’un rendez-vous pour l’entretien de départ.
Expliquez au salarié ce qu’il peut attendre du processus d’entretien de départ. Informez-le des points suivants :
- L’objectif de l’entretien (c’est-à-dire comprendre comment éviter de perdre d’autres employés précieux comme eux)
- La durée de l’entretien (1 à 2 heures est habituel)
- Qui aura accès à leurs retours (généralement uniquement les membres clés de votre équipe RH et jamais le manager direct de l’employé)
- À quel moment les retours seront partagés (la bonne pratique consiste à ne transmettre les retours qu’après le dernier jour de l’employé, pour les rassurer)
- Envoyez-leur à l’avance la liste de questions de l’entretien de départ (cela les aide à se préparer mentalement à la réunion)
- Assurez-leur que tous leurs retours resteront strictement confidentiels.
Une fois la date et l’heure de l’entretien fixées, veillez à réserver un espace privé pour cette réunion.
Si possible, réservez une salle de réunion dans une zone peu fréquentée de vos locaux, idéalement sans fenêtres donnant vers l’intérieur. Les entretiens de départ peuvent être émotionnellement chargés, et il vaut mieux éviter que des curieux jettent un œil à travers la vitre.
Questions d’entretien de départ : élaborer votre modèle
Avant de réaliser votre premier entretien de départ, je vous conseille de préparer une liste de questions à poser.
Veillez à poser des questions ouvertes car elles permettent d’obtenir naturellement les réponses les plus utiles.
Par exemple :
- Avez-vous eu des entretiens d'évaluation ? (question fermée—vous attendez un oui ou un non)
- Comment avez-vous vécu le processus d'évaluation de la performance ? (question ouverte—vous obtiendrez plus de retours ainsi)
Une fois vos questions finalisées, transformez ce document en un modèle que vous pourrez alors envoyer aux employés avant leur entretien pour les aider à préparer leurs idées.
Ou, dans les cas où il n’est pas possible d’organiser un entretien en personne, le modèle peut être rempli de façon autonome à la place.
Si vous débutez dans le processus d’entretien de départ, il se peut que vous ayez besoin d’un peu d’aide pour déterminer quoi demander.
Voici une liste de questions puissantes pour l’entretien de départ (et un modèle) pour vous aider à intégrer cette étape dans votre routine de séparation des employés.
2. Mener l’entretien
Pour mener un entretien de départ efficace, il est important d’instaurer le bon climat avant d’aborder les questions. Je conseille d’aborder les points suivants :
- Remerciez la personne d’avoir accepté de vous rencontrer.
- Rappelez que votre entreprise accorde de l’importance aux retours
- Répétez que l’objectif de la rencontre est de comprendre leur expérience de salarié et les raisons de leur départ.
- Rassurez-les à nouveau sur le fait que tous les retours seront confidentiels et ne seront pas transmis à leur manager (d’après mon expérience, c’est la préoccupation principale).
Approfondir avec la technique des 5 pourquoi
Une fois l’entretien de départ commencé, suivez les questions prévues dans votre modèle. Cela permet d’uniformiser le processus et de rendre les données plus comparables que des questions posées au hasard.
Cependant, n’ayez pas peur de demander plus de détails si un employé aborde un sujet sensible.
Si un employé vous dit qu’il part parce qu’il s’est senti discriminé, ne vous contentez pas de le noter pour passer à la suite.
Demandez-lui de vous expliquer pourquoi il s’est senti ainsi. C’est votre dernière chance d’obtenir un retour sincère, alors n’hésitez pas à approfondir.
Parfois, les salariés sur le départ sont très réservés dans leurs retours, et vous avez l’impression de ne faire qu’effleurer leurs réels problèmes. Dans ces cas, une technique utile est la technique des 5 pourquoi.
Posez une première question ouverte et voyez leur réponse. Une fois reçue, reformulez leur propos puis enchaînez avec une nouvelle question commençant par pourquoi. Cela les amènera à approfondir leur réflexion.
Recommencez ce processus jusqu’à avoir posé cinq fois la question pourquoi.
Par exemple :
Q1 : Pourquoi avez-vous décidé de quitter l’entreprise ?
A1 : Parce que je n’ai aucune opportunité d’évolution ici.
Q2 : Pourquoi pensez-vous ne pas avoir d’opportunités d’évolution ici ?
A2 : Parce que je suis au même poste depuis 3 ans maintenant.
Q3 : Pourquoi pensez-vous être resté au même poste aussi longtemps ?
A3 : Parce que mon superviseur ne pense pas que je peux assumer des responsabilités plus avancées.
Q4 : Pourquoi pensez-vous que votre superviseur pense cela ?
A4 : Parce qu’on ne discute jamais de mes objectifs professionnels ni de mes ambitions.
Q5 : Pourquoi ne discutez-vous pas de vos objectifs et ambitions avec votre superviseur ?
A5 : Parce qu’il/elle ne me consacre jamais de temps et semble ne pas s’en soucier. Je n’ai d’ailleurs pas eu d’entretien d’évaluation depuis deux ans.
En posant ces questions supplémentaires du type "pourquoi", nous avons découvert beaucoup plus d'informations. Dans ce cas, nous pouvons voir que la raison du départ de l'employé est triple :
- Il y avait un manque général de soutien et de retours de la part de leur responsable.
- Leurs objectifs de développement de carrière n'ont pas été soutenus ou reconnus.
- Ils n'ont pas eu d'entretien d'évaluation depuis deux ans.
Si vous vous retrouvez face à un employé sur le départ qui vous donne très peu d’informations,
utilisez cette technique pour creuser un peu plus ses réponses.
Mais n’en abusez pas pour chaque question. Votre rôle est de découvrir des informations utiles, pas d’interroger l’employé partant sur chaque petit détail.
3. Revue après l'entretien
Une fois la session terminée, remerciez à nouveau l’employé d’avoir partagé ses retours. Donnez-lui la possibilité de relire par écrit ses commentaires avant qu’ils ne soient ajoutés à son dossier salarié.
C’est une occasion utile pour les employés de réfléchir à ce qu’ils ont dit, surtout si la réunion a soulevé de nombreux problèmes négatifs. Après tout, vous êtes dans un cadre professionnel, il est donc important que leurs retours soient aussi formulés de manière professionnelle.
L'entretien de départ est une occasion de repérer d’éventuels problèmes au sein de l’entreprise du point de vue du salarié. Cependant, en tant qu’animateur, il est important de veiller à ce que les retours soient aussi bien reçus par la direction.
Ce n’est pas parce qu’un employé s’en va qu’il souhaite couper les ponts définitivement avec l’entreprise.
Autres éléments à prendre en compte
Bien qu'il soit généralement préférable de réaliser un entretien de départ en face à face (ou par visioconférence ou appel téléphonique), il y a des situations où cela n'est pas possible, ou n’a pas de sens.
Dans ces cas-là, vous pouvez demander à l'employé de remplir lui-même les questions et de vous les envoyer pour révision.
Les retours que vous recevrez n’iront peut-être pas très en profondeur sur leurs problèmes, mais il vaut mieux leur demander leur avis que de ne rien obtenir du tout.
Si le temps le permet, vous pouvez également utiliser la technique des 5 pourquoi ci-dessus pour leur demander un peu plus de détails sur certaines réponses.
Passez en revue leurs commentaires et si un point semble nécessiter des précisions, signalez-le en commentaire et demandez « Pouvez-vous préciser cela davantage ? » ou posez simplement la question « Pourquoi ? »
Bonnes pratiques pour l’entretien de départ
Pour vous aider à résumer ce que j’ai abordé ci-dessus, voici quelques bonnes pratiques en résumé :
- Un entretien de départ ne devrait jamais être mené par le supérieur hiérarchique direct du salarié partant.
- Posez des questions ouvertes et approfondissez à l’aide de la technique des 5 pourquoi
- Préparez une liste de questions à partager avec l'employé avant l'entretien
- Laissez à l’employé partant la possibilité de revoir ses commentaires par écrit après l’échange
- Ne réalisez pas d’entretien pour les salariés licenciés.
- Dans la mesure du possible, essayez toujours de réaliser l’entretien de départ en face à face ou, à défaut, en visioconférence.
Les entretiens de départ dans le cadre d’une stratégie globale d’écoute des salariés
Suivre ce processus vous aidera à recueillir des retours précieux qui viendront alimenter vos stratégies de recrutement, de fidélisation, de développement et d’engagement des collaborateurs.
Consultez nos questions pour l’entretien de départ pour vous aider à mettre en pratique ce que vous venez d’apprendre. Vous pouvez également télécharger notre modèle personnalisable de questionnaire d’entretien de départ :
Téléchargez notre modèle d'entretien de départ !
Mais, même s’il est important de recueillir ce type de retours de la part de vos salariés partants, il est tout aussi fondamental de maintenir un dialogue ouvert avec vos salariés actuels.
Les entretiens de fidélisation, les enquêtes, les points individuels réguliers et les groupes-ressources employés sont aussi des dispositifs utiles pour recueillir les retours des salariés.
Quelques ressources utiles ici :
- 8 moyens efficaces de recueillir les retours des employés (+ avantages et inconvénients)
- 5 stratégies d’écoute des employés, méthodes et meilleures pratiques
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