Hoteling contre postes partagés : Principales différences, avantages et inconvénients
Depuis le retour au bureau après le Covid, le travail hybride est devenu la norme. Pourtant, la gestion efficace de l'espace de bureau peut s'avérer complexe dans un environnement hybride.
Les systèmes de gestion de bureau peuvent aider les entreprises à mettre en œuvre des solutions de partage de poste (hoteling) et de bureaux partagés (hot desking) pour des espaces de travail plus flexibles. Le hot desking et le hoteling sont tous deux des options permettant de proposer des arrangements de travail flexibles, mais quelle solution est la mieux adaptée au contexte de votre entreprise ?
Explorons en détail les différences fondamentales entre le hot desking et le hoteling, ainsi que les avantages et inconvénients de chaque méthode !
Continuez à lire—et continuez à diriger plus intelligemment
Créez un compte gratuit pour terminer cet article et rejoindre une communauté de leaders tournés vers l'avenir exploitant outils, guides pratiques et perspectives pour prospérer à l'ère de l'IA.
Have an account? Log In
Hot Desking vs Hoteling : principales différences
La différence principale entre le hoteling et le hot desking réside dans la façon dont les employés accèdent aux bureaux dans un espace de travail.
Le hot desking permet aux employés d'accéder aux bureaux selon le principe du premier arrivé, premier servi, tandis que le hoteling impose aux employés de réserver leur place à l'avance.
Le hot desking et le hoteling partagent également certaines similitudes. Par exemple, aucun des deux ne prévoit de sièges attribués comme dans un espace de travail traditionnel et tous deux se basent sur la disponibilité des bureaux, donc la place n'est jamais garantie.
Voici un tableau récapitulatif des principales différences :
| Hot Desking | Hoteling | |
| Définition | Les employés occupent n'importe quel bureau disponible selon le principe du premier arrivé, premier servi. | Les employés réservent à l'avance un bureau ou un espace de travail précis. |
| Attribution de l’espace | Aucun espace n'est attribué ; les postes de travail sont non attribués et utilisés temporairement. | Les espaces sont réservés et assignés via le système de réservation. |
| Flexibilité | Très grande flexibilité, les employés peuvent choisir n'importe quel bureau disponible. | Flexibilité modérée, mais les employés doivent planifier et réserver à l'avance. |
| Besoins technologiques | Technologie bureautique de base ; aucun besoin particulier à part un accès réseau partagé. | Nécessite un système de réservation ou logiciel pour gérer les réservations. |
| Expérience employé | Les employés peuvent avoir du mal à trouver une place lors des périodes d'affluence. | Expérience plus prévisible car chaque employé dispose d'une place réservée. |
| Adaptabilité | Idéal pour les organisations ayant des employés très mobiles ou une forte proportion de télétravailleurs. | Idéal pour les organisations qui souhaitent garantir la disponibilité des bureaux et préfèrent une utilisation structurée de l’espace. |
| Complexité de gestion | Facile à mettre en place mais peut nécessiter une supervision supplémentaire afin d'assurer la disponibilité des postes. | Gestion plus complexe en raison du besoin d'un système de réservation mais permet un meilleur contrôle de l'utilisation de l'espace. |
| Efficacité des coûts | Potentiellement plus efficient sur le plan des coûts grâce à une utilisation maximale de l'espace disponible. | Peut aussi être rentable, mais nécessite souvent un investissement dans un logiciel de réservation. |
| Interactions sociales | Favorise les interactions spontanées entre collègues, encourageant la collaboration. | Peut limiter les interactions spontanées du fait des espaces réservés et potentiellement isolés. |
| Personnalisation | Faible : les postes sont partagés et ne peuvent être personnalisés. | Plus élevée : les employés peuvent, dans une certaine mesure, personnaliser l'espace réservé durant leur utilisation. |
Je vais maintenant détailler les deux approches.
Qu’est-ce que le Hot Desking ?
Le hot desking est une organisation d'espaces de travail intelligente dans laquelle aucun employé ne possède de bureau attitré. À la place, les bureaux et salles de réunion disponibles sont occupés selon le principe du premier arrivé, premier servi.
Le hot desking permet d’optimiser l’utilisation de l’espace de bureau et de réduire les coûts immobiliers quand les salariés travaillent en mode hybride.
Découvrons plus en détail les avantages et les inconvénients du hot desking.
Avantages du Hot Desking
Cette organisation peut extrêmement bien fonctionner lorsqu’elle est mise en place correctement.
Par exemple, Telenor (une entreprise norvégienne de télécommunications) a mis en place un système de bureaux partagés dès 2003. Le PDG de la société, Jon Fredrik Baksaas, attribue la mise en place des bureaux partagés comme un facteur clé de la croissance de l'entreprise.
Voici quelques avantages spécifiques du bureau partagé :
1. Rentabilité
Le bureau partagé réduit votre coût par poste de travail, car un même poste peut être utilisé par plusieurs employés (généralement plusieurs par jour). C'est également facile à mettre en place et cela offre une grande flexibilité.
2. Disponible à court terme
Le bureau partagé est idéal pour les employés qui travaillent habituellement à domicile mais qui ont besoin de changer d’environnement. Ou lorsque les membres de l’équipe veulent collaborer en personne. Ils peuvent simplement se rendre au bureau et commencer à travailler.
3. Donne de l’autonomie aux employés
Les employés apprécient la liberté qu’offre le travail à distance. Le bureau partagé permet aux employés de travailler selon leurs propres conditions, ce qui montre que vous leur faites confiance pour mener à bien les projets sans trop de supervision.
4. Encourage l’innovation et la créativité
Changer de place chaque jour peut être un excellent stimulant pour la créativité. Travailler toujours au même endroit peut devenir monotone à la longue, et le bureau partagé apporte une solution idéale.
De plus, la possibilité de collaborer en personne avec des collègues peut favoriser un meilleur travail d’équipe et plus d’innovation au sein de vos équipes, ce qui est particulièrement important dans une culture de travail hybride.
Inconvénients du bureau partagé
Bien sûr, il existe quelques inconvénients liés au fait de ne pas avoir un bureau attribué à chaque employé. Voici quelques éléments à prendre en compte :
1. Disponibilité du bureau non garantie
Le bureau partagé présente une limite inhérente. Certains jours, il se peut que aucun des bureaux ne soit disponible. Vous devrez soit trouver un autre espace de travail, soit attendre qu’un poste se libère. Cela peut entraîner une perte de temps et de la frustration.
2. Manque de choix
Même si vous trouvez un bureau, il se peut que toutes les meilleures places soient déjà prises et qu’il ne reste que des zones bruyantes où il est difficile de se concentrer. Si vous êtes sans cesse distrait par le passage autour de votre bureau, vous ne serez pas au maximum de votre productivité.
3. Problèmes de santé
Plusieurs personnes peuvent utiliser le même bureau chaque jour, ce qui augmente le risque de contamination par une personne malade. Il faudra dépenser davantage pour sensibiliser les employés aux risques sanitaires et aux mesures de sécurité, fournir des désinfectants et embaucher plus de personnel pour nettoyer les bureaux après utilisation lorsque vous mettez en place le bureau partagé.
Qu’est-ce que le bureau « hoteling » ?
Le bureau « hoteling » est un autre type de gestion de l’espace pour les bureaux hybrides, où les employés réservent un poste de travail à l’avance et s’enregistrent à leur arrivée.
Cela implique généralement un système de réservation ou un logiciel de gestion de l’espace de bureau permettant aux employés de choisir un bureau ou un espace précis, un peu comme on réserve une chambre d’hôtel.
Comme le bureau partagé, le bureau hoteling permet une utilisation efficace de l’espace et peut entraîner une diminution des coûts immobiliers.
Avantages du bureau hoteling
L’aspect de planification à l’avance apporte certains avantages spécifiques au bureau hoteling par rapport au bureau partagé. En voici quelques-uns :
1. Utilisation efficace de l’espace de travail
Puisque le bureau hoteling prévoit l’attribution des postes à l’avance, il permet d’optimiser l’utilisation de l’espace. Le taux d’occupation du bureau est donc plus élevé, car le bureau hoteling élimine l’incertitude liée à la disponibilité des bureaux.
2. Plus de contrôle et de confort pour les employés
La possibilité de réserver des bureaux selon leurs préférences offre aux employés davantage de contrôle. Par exemple, si vos locaux comportent des regroupements de bureaux avec une fonction précise, le bureau hoteling permet de choisir une place plus proche de collègues d’un département particulier pour collaborer.
Le système hoteling offre également un meilleur contrôle sur l’espace de travail sans devoir attribuer de responsable. La plupart des entreprises utilisent des logiciels de réservation de bureaux pour automatiser la gestion de l’environnement de travail. Il n’est donc guère nécessaire qu’un manager supervise l’allocation des espaces lorsque qu’un système d’office hoteling est en place.
3. Favorise les travailleurs à distance
Les employés en télétravail n’aiment pas forcément l’idée de ne pas avoir de bureau sur lequel poser leur ordinateur portable lorsqu’ils se rendent au bureau. Le système hoteling leur donne la certitude d’obtenir un bureau, ce qui les encourage à venir plus souvent sur site.
4. Améliore la satisfaction des employés
Un modèle de travail hybride offre un équilibre entre travailler dans son propre espace et établir des liens au bureau, améliorant ainsi la satisfaction des employés.
Créer des liens au bureau n’est pas très pratique avec le hot desking car cela peut devenir désordonné. Il est impossible de savoir qui occupera le bureau voisin. L’hoteling permet aux salariés de choisir des postes proches de ceux avec qui ils souhaitent renforcer leur relation.
Inconvénients du système hoteling
Aussi avantageux que soit le système hoteling, certains inconvénients doivent toujours être pris en compte. Il est important de les évaluer :
1. Mise en place plus complexe
L’hoteling nécessite un peu plus de planification de l’espace bureau. Il faut créer un plan d’étage virtuel de vos locaux et l’intégrer dans votre logiciel hoteling. Il s’agit là du strict minimum nécessaire pour adopter ce système. Cela reste relativement peu, mais c’est tout de même plus de travail que le hot desking.
2. Problèmes de sécurité
Si vous gérez des informations confidentielles, le partage de bureaux peut représenter un risque. D’autres employés pourraient voir votre écran, ou même accéder à certains documents si vous les laissez sans surveillance.
Vous pouvez protéger les informations sensibles en demandant aux collaborateurs — notamment à ceux manipulant des données confidentielles — de ranger le bureau avant de partir et de ne pas laisser traîner de documents.
Cependant, mettre en place cette solution demande des ressources et peut s’avérer peu pratique dans certains cas.
3. Peu adapté aux urgences
Lorsque des bureaux sont réservés pour de longues périodes, il se peut que vous ne puissiez pas organiser un espace pour une réunion d’urgence. Par exemple, si vous devez improviser une zone de travail pour un partenaire d'affaires de passage, le manque de disponibilité des postes peut vite devenir un problème complexe à résoudre.
Hoteling et hot desking : quel est le verdict ?
Au final, le choix entre hoteling et hot desking dépendra du contexte de votre entreprise. De nombreux organismes opteront également pour une forme de combinaison des deux approches.
Par exemple, vous pourriez adopter le hot desking pour les postes dans des espaces ouverts, tout en mettant en place le système hoteling pour les salles de réunion, les bureaux privés ou les espaces de coworking.
Il existe de nombreux types d’environnements de travail hybrides et plusieurs approches de la gestion de l’espace de bureau.
Demandez-vous si vos collaborateurs bénéficieraient de la possibilité de sélectionner leur espace de travail à l’avance via un système de réservation de bureau flexible.
Pensez à la structure qui augmenterait la fréquentation des bureaux si cela est important pour vous, ou simplement à la manière d’offrir la meilleure expérience de travail hybride. N’oubliez pas qu’une bonne pratique du travail hybride est de recueillir l’avis de vos employés, alors tirez-en parti !
Enfin, selon votre secteur d’activité, créer un environnement de travail agile avec de multiples types d’espaces selon les besoins peut offrir encore plus d’avantages.
