Retour au bureau : avantages, inconvénients et conseils pour réussir
PWC a récemment annoncé qu'à partir de janvier 2025, elle commencera à surveiller les lieux de travail de ses employés. La raison, qui n'a pas été officiellement confirmée mais est largement supposée, serait d’assurer le respect de leur politique RTO de trois jours par semaine au bureau.
En résumé, dans de nombreux cas, les employés traînent des pieds à l’idée de revenir au bureau. Il est évident que les salariés ne sont pas ravis d’être obligés d’y retourner, mais de nombreuses organisations – en particulier les grands groupes – l’exigent tout de même.
Alors, que faire ? Quels sont les avantages et les défis potentiels du retour au bureau et comment réussir sa mise en œuvre ?
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À quoi ressemble le retour au bureau aujourd’hui ?
Quelques années se sont écoulées depuis que la pandémie a imposé le travail à distance et plusieurs organisations sont revenues sur leur parole concernant cette option.
Selon un rapport Gallup sur le travail hybride, publié en mai 2024, 27 % des organisations travaillent désormais entièrement à distance, 53 % en mode hybride et 21 % complètement en présentiel.
Comme le montre le graphique ci-dessous, de plus en plus d’organisations exigent un retour au bureau de leurs employés selon un modèle hybride. De plus, une étude KPMG récente menée auprès de 1 500 PDG indique que 64 % d’entre eux prédisent un retour complet au bureau d’ici 2026.
La question demeure : pourquoi ?
Avantages potentiels du retour au bureau
Les organisations sont très enthousiastes à l’idée d’un retour au bureau et mettent en avant une collaboration renforcée et une culture d’entreprise plus forte comme principales raisons.
Mais ces affirmations sont-elles fondées ? Que dit la recherche sur les bénéfices possibles du retour au bureau ?
Collaboration interdisciplinaire renforcée
- Étude MIT : Une étude du MIT a montré que le fait de travailler à proximité favorise la recherche interdisciplinaire dans la rédaction d’articles et de brevets.
- Étude de l’Université de Stanford : Des recherches de l’Université de Stanford ont révélé que, bien que le télétravail puisse accroître la productivité pour certaines tâches, il diminue la collaboration et l’innovation par rapport au travail en présentiel où les échanges spontanés sont facilités.
- Université de Chicago : Des travaux de l’université de Chicago ont montré que les employés ont réduit le champ de leurs interactions et échangé avec moins de personnes et d’unités de l’entreprise, tant en interne qu’en externe.
Des réunions plus efficaces pour les grands groupes
- CEPR : Les recherches du CEPR ont montré que, globalement, le télétravail est très efficace pour les petites équipes, alors que les réunions en présentiel sont plus adaptées pour les grands groupes.
- Analyse MRFR : Le marché des logiciels de réservation de salles de réunion devrait passer de 1,1 milliard USD en 2023 à 2,51 milliards USD en 2032, ce qui montre que de plus en plus de personnes devraient organiser des réunions en présentiel.
Les jeunes travailleurs apprécient un minimum de présence physique
- Seramount : Une étude récente de Seramount a révélé que 74 % des membres de la génération Z préfèrent un mode de travail hybride contre 52 % pour les autres catégories d’employés. Seuls 11 % des répondants de la génération Z préféraient être totalement à distance, contre 34 % parmi les autres travailleurs.
Plus d’opportunités de mentorat
- Projet de recherche sur le télétravail (WFH) : Une étude menée par le Projet de Recherche sur le Télétravail (WFH) a révélé que les employés en présentiel passent près de 40 % de temps en plus à encadrer leurs collègues que ceux qui travaillent à distance.
Liens plus forts
- Atlassian : Les équipes d’Atlassian se réunissent dans l’un de leurs bureaux environ trois fois par an afin de renforcer leurs liens et de faire avancer des projets importants. Leurs recherches montrent que ces rassemblements intentionnels d’équipe entraînent une augmentation de 27 % du sentiment de connexion, en particulier chez les nouveaux diplômés et les nouveaux embauchés, et que cet effet se prolonge pendant environ 4 à 5 mois.
Défis du retour au bureau
À l’inverse, quels sont les défis potentiels liés à la mise en place du retour au bureau ?
Mécontentement des salariés
- Perte de flexibilité : De nombreuses personnes se sont habituées à la flexibilité du télétravail. Selon une étude de FlexJobs, 95 % des employés souhaitent conserver une forme de travail à distance.
- Trajet domicile-travail : Une autre enquête menée par FlexJobs a révélé que 79 % des personnes interrogées considèrent l’absence de trajet domicile-travail comme la principale raison de préférer le télétravail.
Baisse de productivité pour certains salariés
- Distractions au bureau : Tous les employés ne travaillent pas mieux dans un environnement de bureau. Certains peuvent y trouver des distractions (bruits, interruptions fréquentes, etc.). Une étude du Pew Research a montré que 56 % des travailleurs considèrent que le télétravail les aide à accomplir leur travail et à respecter les délais.
Défis juridiques
- Poursuites judiciaires : Les employés embauchés en tant que télétravailleurs à plein temps peuvent avoir le droit de poursuivre leur employeur en cas de licenciement suite à un refus de retourner au bureau. La validité de cette démarche dépend du type de contrat et du motif du licenciement.
- Protection du télétravail : Dans certaines juridictions, des lois protègent le droit des salariés à poursuivre le télétravail sous certaines conditions. Par exemple, en Allemagne, des réglementations protègent les employés contre l’obligation de revenir au bureau, sauf si l’employeur peut justifier un besoin professionnel impérieux.
- Americans with Disabilities Act (ADA) : Selon l’ADA aux États-Unis, les employés dont l’état de santé les expose à des risques accrus liés à la COVID-19 ou à d’autres problématiques de santé peuvent demander une adaptation raisonnable pour continuer à travailler à distance.
Hausse des problématiques humaines
- Conflits accrus : En réalisant son article sur la collaboration et les conflits liés au retour au bureau, Gleb Tsipursky a constaté que 57 % des personnes interrogées déclaraient faire face à davantage de problématiques humaines en travaillant au bureau. À l’inverse, seulement 12 % ont signalé une telle hausse en télétravail.
Différentes politiques de retour au bureau
Donc, si vous envisagez de mettre en place un retour au bureau, quelles sont les différentes options ?
Retour au bureau facultatif
Le retour au bureau facultatif permet aux collaborateurs de choisir s’ils souhaitent travailler sur site ou à distance, offrant ainsi une flexibilité maximale. Certains pourront venir au bureau chaque jour, d’autres une ou deux fois par semaine, tandis que d’autres viendront rarement.
Les avantages potentiels incluent la fidélisation, le recrutement et la productivité des employés.
Modèle hybride
Les employés doivent venir au bureau un certain nombre de jours par semaine. Il est possible d’offrir une certaine souplesse : nombre de jours, choix des jours, durée de présence, etc.
Les avantages potentiels incluent une meilleure collaboration interdisciplinaire et le renforcement des liens d’équipe.
Retour au bureau à temps plein
Tous les employés sont tenus de revenir au bureau à temps plein, avec quelques exceptions. Honnêtement, en regardant la recherche et en parlant avec de vraies personnes, je ne vois pas bien quels pourraient être les bénéfices potentiels par rapport à un modèle hybride, si ce n’est peut-être un plus grand contrôle sur la façon dont les gens passent leur temps au bureau. Pour le dire poliment, cela reviendrait à avoir une visibilité complète sur ce que font les gens en permanence (ce n'est pas un environnement dans lequel cette rédactrice aimerait travailler).
6 conseils pour une stratégie de retour au bureau réussie
Suivez ces meilleures pratiques pour que le retour au bureau ait l’impact souhaité :
1. Communiquez de manière claire et transparente
Il devrait y avoir peu d’ambiguïté concernant le plan de retour au bureau. Cela signifie fournir des informations détaillées, notamment les délais, les plannings et les attentes.
De plus, il est important d’être transparent quant aux raisons de cette décision. Comme le souligne Matt Erhard, associé directeur chez Summit Search Group, « La première chose que vous devriez faire, avant de commencer à élaborer votre politique de retour au bureau, est de clarifier précisément pourquoi vous souhaitez faire revenir les employés sur site.
La raison à cela est double. D'abord, les travailleurs seront plus susceptibles de comprendre et d’accepter la consigne de retour au bureau si elle est étayée par une réflexion claire — et, dans le même ordre d’idées, si vous partagez cette réflexion et le "pourquoi" de votre décision avec eux.
La seconde raison, c’est qu’il est essentiel de maintenir l’engagement des employés tout au long de cette transition et d’élaborer votre politique de manière à ce que les objectifs annoncés ne soient pas seulement atteints, mais constituent le cœur des changements mis en place.
Par exemple, si vous affirmez ramener les collaborateurs au bureau afin qu’ils puissent mieux collaborer, alors votre plan de retour doit s’assurer que les membres des équipes qui travaillent ensemble sur des projets soient présents sur site en même temps.
Si vous ne montrez pas concrètement en quoi la présence au bureau servira vos objectifs pour ce retour, votre argumentaire apparaîtra alors comme une excuse vide et peu sincère aux yeux des collaborateurs, avec, probablement, la perte de certains membres de l’équipe à la clé. »
Autre conseil : accordez aux employés suffisamment de temps pour s’adapter à la nouvelle organisation, notamment s’ils doivent effectuer des démarches personnelles comme trouver un mode de garde ou un moyen de transport. Amazon, par exemple, a donné à ses salariés au moins trois mois complets pour préparer ce retour à temps plein au bureau.
2. Favorisez le dialogue ouvert et les retours
Mettez en place des canaux d’écoute des employés comme des logiciels d’enquête auprès des employés, afin qu’ils puissent exprimer leurs préoccupations ou préférences concernant le retour au bureau.
Par exemple, American Express s’est beaucoup appuyé sur les enquêtes auprès des employés pour concevoir et affiner son programme hybride Amex Flex.
3. Soutenez la transition et l’adaptation
Comme l’a découvert Gleb Turpinsky, certaines personnes ont oublié ce que c’est de travailler dans un bureau, et certains jeunes actifs n’en ont peut-être même jamais fait l’expérience !
C’est pourquoi il est judicieux de proposer des ressources ou des formations pour aider les employés à se réadapter à l’environnement du bureau, comme des ateliers sur la gestion du temps ou la restauration des compétences de communication en présentiel, la résolution de conflits, et les relations interpersonnelles au travail.
Si vous avez recruté en télétravail, pensez à un programme d’intégration spécifique via des logiciels d’onboarding pour aider ces nouveaux arrivants à s’adapter à la culture et à l’environnement du bureau.
Certaines organisations proposent aussi des avantages sociaux complémentaires comme la prise en charge du stationnement ou des frais de transport public pour aider les employés à compenser les coûts liés aux trajets domicile-travail.
De plus, les systèmes de gestion de bureau permettent aux entreprises de préserver un environnement de travail sûr, tout en réintégrant progressivement les équipes en présentiel.
4. Montrez l’exemple
Comme toujours, les dirigeants doivent montrer l’exemple en matière de retour au bureau. Cela signifie que la direction doit aussi être présente sur site, pour donner l’exemple au sein de l’organisation.
Il est aussi primordial que tous les managers et dirigeants soient alignés sur leur discours concernant le retour au bureau, afin d’afficher une position cohérente.
5. Tenez compte des besoins et situations individuelles
En gardant à l’esprit les éventuelles répercussions juridiques, reconnaissez que certains employés peuvent avoir des raisons valables de préférer ou d’avoir besoin de continuer à travailler à distance (par exemple, des problèmes de santé, des responsabilités de soins).
Adaptez votre approche en fonction des rôles et responsabilités des différentes équipes ou individus. Par exemple, les rôles nécessitant à la fois une forte concentration et de la collaboration pourraient profiter d’une flexibilité continue.
Comme le souligne Gevorg Nazaryan, CTO et co-fondateur de Docus : « Nous avons constaté que la présence au bureau pour les activités critiques et collaboratives telles que les sprints de conception produit est nécessaire, rien de plus. Pour le reste, les outils numériques sont utilisés pour connecter l’équipe mondiale. »
6. Améliorer le bureau
Pour optimiser l’utilisation de l’espace de bureau et potentiellement économiser sur les coûts immobiliers, certaines organisations mettent en place le bureau partagé (hot-desking) ou la gestion des espaces de travail à la demande (hoteling) pour encourager cette approche.
Ces méthodes s’appuient sur des logiciels de réservation de bureau partagé ou des logiciels de gestion d’espace de bureau pour offrir aux salariés une flexibilité quant à leur emplacement de travail au sein du bureau.
Comme pour des politiques RTO efficaces, une planification de l’espace de bureau réussie doit être centrée sur les besoins des collaborateurs et de l’organisation.
Par exemple, le cabinet d’architecture HUB a utilisé les retours des employés et des données sur l’utilisation du bureau pour concevoir de nouveaux bureaux hybrides avec une répartition adaptée des espaces de travail en accord avec leur processus de conception.
Point de vue de la rédaction
Je peux voir certains avantages à un modèle hybride, mais vraiment flexible. Étant à 90 % en télétravail, les moments occasionnels en présentiel sont utiles pour susciter des échanges avec des collègues d’autres équipes, avancer sur des projets conséquents et renforcer les liens. En discutant avec mes collègues, je sais qu’ils ressentent la même chose.
De plus, être au bureau aide à lutter contre l’isolement social, à prendre des pauses et à instaurer des limites entre vie privée et vie professionnelle. Pour ces raisons, certains de mes collègues qui peuvent se rendre au bureau le font presque tous les jours.
Personnellement, je trouve qu’un court trajet, idéalement 20 à 30 minutes à pied ou à vélo, peut être agréable et aide à séparer travail et vie personnelle.
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