Modèle et Guide de Plan d’Amélioration des Performances
Lorsqu’un employé ne répond pas aux attentes, il peut être difficile de savoir comment réagir. Ignorer les problèmes de performance peut nuire au moral et à la productivité de l’équipe, tandis qu’agir sans méthode structurée peut entraîner des risques juridiques et briser la confiance.
Les plans d’amélioration de la performance (PIP) offrent une voie claire et constructive. Un PIP bien conçu définit des objectifs précis, des échéances et un accompagnement pour aider les employés à progresser, tout en protégeant l’organisation et en posant des standards cohérents.
Avec plus de 15 ans d’expérience dans la gestion d’équipes de divers secteurs, j’ai rédigé, mis en œuvre et accompagné des dizaines de plans d’amélioration de la performance. J’ai vu comment les utiliser efficacement—comme outil de développement, de responsabilisation et pour de meilleurs résultats.
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Dans ce guide, je vais vous expliquer comment utiliser les plans d’amélioration de la performance au sein de votre organisation, avec la bonne implication des ressources humaines et du conseil juridique, afin que vous puissiez gérer les situations difficiles avec confiance et bienveillance.
Qu’est-ce qu’un plan d’amélioration de la performance (PIP) ?
Un plan d’amélioration de la performance est un processus structuré et documenté utilisé par les employeurs pour aider les employés à résoudre leurs problèmes de performance de manière claire et bienveillante. Il s’agit d’un document formel, généralement initié lorsqu’un employé ne répond pas aux attentes du poste, et qui définit les domaines spécifiques nécessitant une amélioration.
Le plan inclut des attentes claires, des objectifs définis, des échéances pour les atteindre, et les ressources ou soutiens disponibles—tels que coaching, formation ou réunions de retour régulier. Il précise aussi les conséquences potentielles si les problèmes ne sont pas résolus dans le délai imparti.
Au fond, un PIP est à la fois un outil formel de responsabilisation et une feuille de route pour l’amélioration. Il offre aux employés une chance équitable de comprendre les attentes, d’agir et de démontrer leurs progrès, tout en aidant les employeurs à gérer les préoccupations et les lacunes de compétences de façon transparente et cohérente.
Bénéfices d’un plan d’amélioration de la performance
Les PIP aident les membres de l’équipe à comprendre que leur performance actuelle n’est pas à la hauteur des attentes et constituent parfois un dernier recours pour ramener les employés sur la bonne voie avant un licenciement.
Cela fait partie du processus de gestion de la performance, cependant, un PIP ne devrait jamais être une surprise s’il est utilisé comme mesure corrective.
Dans d’autres cas, les PIP peuvent avoir une vocation très différente, en se concentrant sur le développement des employés pour les préparer à un nouveau rôle dans l’entreprise.
Dans ces situations, un PIP n’est pas considéré comme disciplinaire et n’inclut pas d’informations sur les mesures à venir si le plan n’aboutit pas. Ces cas sont bien plus rares que ceux impliquant une action disciplinaire.
Les avantages potentiels d’un PIP incluent :
Clarifie les attentes
Un PIP définit clairement les standards de performance et les attentes, aidant les employés à comprendre les écarts de performance et ce qui est nécessaire pour réussir.
Fournit un accompagnement structuré
Il offre des conseils et des ressources spécifiques, comme la formation ou le mentorat, pour aider les employés à résoudre les lacunes de performance et de compétences.
Améliore la performance
En ciblant des objectifs mesurables et en fournissant une feuille de route vers l’amélioration, les PIP peuvent conduire à de meilleures performances individuelles et collectives.
Favorise le développement des employés
Le plan peut aider les employés à identifier des axes de développement, favorisant l’acquisition de compétences et leur évolution de carrière.
Accroît l’engagement des employés
Approché positivement, un PIP montre que l’organisation investit dans la réussite de l’employé, ce qui peut accroître la motivation et l’engagement.
Réduit les risques juridiques
Documenter les problèmes de performance et les efforts de soutien peut protéger l’organisation si un licenciement s’avère nécessaire, réduisant ainsi les risques juridiques.
Permet de réaliser des économies sur le turnover
Conserver et accompagner un employé en difficulté de performance est souvent plus économique que de recruter et former un remplaçant.
Que doit contenir un PIP ?
Un plan d’amélioration de la performance (PIP) doit comporter les éléments clés suivants :
Spécifier les insuffisances de performance
Identifiez clairement les domaines où la performance de l’employé est insuffisante. Donnez des exemples concrets, tels que des délais non respectés, une productivité faible ou des comportements spécifiques préoccupants.
Objectifs d’amélioration
Définissez des objectifs mesurables et atteignables que l’employé devra atteindre pour améliorer sa performance.
Ces objectifs doivent être spécifiques, limités dans le temps et liés aux problèmes de performance identifiés (par exemple, « augmenter les ventes de 20 % en 60 jours » ou « respecter toutes les échéances des projets pendant les trois prochains mois »).
Plan d'action
Décrivez les étapes que l'employé doit suivre pour s'améliorer. Cela peut inclure des programmes de formation, des séances de mentorat, des changements dans les processus de travail ou d'autres activités pertinentes. Le plan doit également préciser qui fournira l'accompagnement ou les ressources.
Soutien et ressources
Énumérez les mécanismes de soutien mis à la disposition de l'employé, par exemple le coaching, la formation ou l'accès à des outils et ressources pouvant les aider à réussir.
Cela démontre l'engagement de l'employeur à aider l'employé à s'améliorer.
Délais et jalons
Précisez clairement la durée du PIP, généralement 30, 60 ou 90 jours, avec des jalons intermédiaires pour suivre les progrès à intervalles réguliers, comme des points d'étape hebdomadaires ou bihebdomadaires.
Critères d’évaluation
Définissez comment le succès sera mesuré. Ces critères doivent être objectifs et quantifiables, et liés aux objectifs fixés dans le PIP.
Par exemple, les indicateurs peuvent inclure l'atteinte des objectifs de vente, la réduction du taux d'erreur ou l'amélioration des scores de satisfaction client.
Conséquences en cas de non-atteinte des objectifs
Expliquez les conséquences éventuelles si l'employé n'atteint pas les objectifs du PIP. Cela peut inclure la prolongation du PIP, la réaffectation à un autre poste ou, éventuellement, la cessation d'emploi.
Signatures et accusé de réception
Prévoyez des espaces pour que le manager et l'employé signent le document, attestant qu'ils ont lu et compris le PIP. Cela favorise la responsabilisation et une compréhension mutuelle.
Utilisation des objectifs SMART dans les plans d'amélioration de la performance
La définition d’objectifs efficaces est l’un des éléments les plus importants d’un plan d’amélioration de la performance. Sans attentes claires ni résultats mesurables, il est difficile pour l’employé de réussir — ou pour les managers d’évaluer les progrès de manière équitable.
C’est pourquoi l'intégration des critères SMART dans les objectifs des PIP est considérée comme une bonne pratique. SMART signifie Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent et Temporellement défini, et ce cadre garantit que chaque objectif du plan est clair, actionnable et aligné sur les besoins de l'entreprise.
Que signifie SMART dans le contexte d'un PIP ?
Spécifique
Les objectifs doivent indiquer clairement ce que l'employé doit améliorer. Évitez les formulations vagues telles que « être plus proactif » et concentrez-vous plutôt sur des comportements ou des résultats concrets.
Exemple : Répondre à tous les emails clients sous un jour ouvré.
Mesurable
L’objectif doit pouvoir être suivi. Incluez des indicateurs ou des références qui permettent au manager et à l’employé d’évaluer la réussite.
Exemple : Faire passer la satisfaction mensuelle client de 3,2 à au moins 4,0.
Atteignable
Les objectifs doivent être réalistes compte tenu du poste de l’employé, des ressources et du délai disponible. Des objectifs trop ambitieux peuvent causer de la frustration ou l’échec.
Exemple : Réduire les erreurs de saisie de 50 % au cours des 30 prochains jours grâce à une checklist qualité.
Pertinent
Les objectifs doivent s’aligner avec les responsabilités principales de l’employé et soutenir les objectifs globaux de l’équipe ou de l’entreprise.
Exemple : Améliorer la précision dans les rapports financiers pour faciliter la clôture trimestrielle avec moins de corrections.
Temporellement défini
Chaque objectif d’un PIP doit inclure une échéance claire ou une période de revue. Cela crée de la responsabilisation et fournit aux deux parties un calendrier commun pour l’amélioration.
Exemple : Terminer tous les modules de formation assignés avant la fin de la période d'amélioration de 45 jours.
Pourquoi les objectifs SMART améliorent les résultats des PIP
L'utilisation d'objectifs SMART dans les PIP aide à instaurer une clarté mutuelle et à réduire l’ambiguïté sur la notion de « succès ». Cela protège également l’organisation en montrant que l’employé a bénéficié d’un cadre structuré et équitable pour s'améliorer.
Lorsque les objectifs sont vagues ou irréalistes, les discussions sur la performance peuvent devenir subjectives et mener à un manque d’alignement. Les objectifs SMART fournissent une base neutre et objective pour le coaching, le feedback et les décisions éventuelles concernant la situation de l’emploi si les progrès ne sont pas suffisants.
Qui est responsable de la mise en œuvre d’un PIP ?
La responsabilité principale de la mise en œuvre d’un Plan d’Amélioration de la Performance (PIP) incombe généralement au manager ou au superviseur direct de l’employé.
Toutefois, bien que le manager direct joue le rôle principal, une collaboration impliquant les RH et l’employé est cruciale pour assurer le succès du PIP.
Voici comment les différents rôles contribuent :
Manager ou superviseur
- Lance le PIP : Le manager identifie une performance insuffisante et rédige le PIP, en définissant des objectifs précis, des actions, des échéances et des critères de réussite.
- Suit les progrès : Il incombe au manager d'effectuer des points réguliers pour suivre l'amélioration de l'employé, fournir des retours et adapter le plan si nécessaire.
- Fournit un soutien : Le manager s'assure que l'employé dispose des ressources nécessaires, comme la formation ou le mentorat, pour atteindre les objectifs du PIP.
- Évalue les résultats : À la fin de la période du PIP, le manager évalue si l'employé a atteint les objectifs.
Ressources humaines
- Conseil et supervision : Les RH peuvent fournir des conseils sur la structuration du PIP afin de s'assurer qu'il est conforme aux politiques de l'entreprise et aux obligations légales.
- Documentation : Les RH s’assurent que le processus de PIP est correctement documenté, ce qui est essentiel en cas de mesure disciplinaire ultérieure.
- Soutien aux managers et aux employés : Les RH peuvent offrir des ressources ou des formations complémentaires aussi bien au manager qu'à l'employé pour faciliter le PIP.
Employé
- Participation active : L'employé est responsable de s'engager dans le processus de PIP, de prendre les mesures nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et de communiquer les difficultés rencontrées.
Types de plans d'amélioration de la performance
Il existe plusieurs types de plans d'amélioration de la performance qui peuvent aider à améliorer le rendement d'un employé. En général, ces plans sont soit correctifs/disciplinaires, soit axés sur le développement de l'employé.
Les types de plans comprennent :
1. Plan d'action correctif — ce type de plan implique l’identification et le traitement des niveaux de performance via la formation, le coaching et/ou des mesures disciplinaires.
2. Plan de développement — ce type de plan vise à offrir à l’employé des formations atteignables et des occasions d’évolution liées à son poste actuel ou afin de le préparer à des postes futurs potentiels dans l'organisation.
3. Plan de développement de carrière — ce type de plan vise à aider les employés à développer les compétences nécessaires pour progresser dans la voie de carrière qu'ils ont choisie.
Les informations suivantes dans cet article portent sur un PIP à caractère disciplinaire car ce sont les plus courants et ceux qui nécessitent une application rigoureuse des protocoles.
Poursuivez votre lecture ici si vous souhaitez en savoir plus sur les PIP disciplinaires ou liés à la performance.
Pourquoi mettre quelqu'un sous PIP ?
Les plans d'amélioration de la performance sont généralement mis en place lorsque quelqu’un ne répond pas aux attentes de son poste actuel.
D'après mon expérience personnelle, voici quelques raisons pour lesquelles on mettrait quelqu'un sous PIP :
Contre-performance
L'employé ne remplit pas les exigences de son poste et vos tentatives précédentes pour corriger la situation n'ont pas abouti.
Cette personne a besoin d’un dernier avertissement, avec une documentation claire et des conséquences connues, incluant généralement un licenciement ou une rétrogradation.
C’est une raison de PIP assez fréquente, mais souvent ce n’est pas un seul élément qui pose problème quand un salarié a atteint le stade du PIP.
Comportement non professionnel ou inapproprié
Si l'employé a eu un comportement non professionnel ou inapproprié, un PIP peut être mis en place afin qu'il comprenne et corrige son attitude.
Bien sûr, certains comportements non professionnels ou inappropriés justifient un licenciement immédiat.
Incapacité à suivre les procédures standard
Si quelqu’un fait constamment preuve d’incapacité à appliquer les procédures standard de l’organisation, un PIP peut fournir un cadre sur la façon de bien les appliquer et expliquer ce qu’il adviendra en cas de récidive.
Présence insuffisante/faible productivité
Si une personne a continuellement démontré une présence insuffisante et/ou perturbe les opérations de l’entreprise à cause d’une faible productivité, ou crée plus de problèmes que de valeur pour l’organisation dans son ensemble.
Quelle qu’en soit la cause, la décision de mettre quelqu’un sous PIP ne doit jamais être prise à la légère, car elle modifiera probablement la relation employé/manager, quel que soit le résultat du PIP.
Une fois qu’une personne est placée sous PIP, elle va souvent chercher un autre emploi et peut quitter l’organisation avant la fin du PIP, en particulier si elle ne juge pas le PIP raisonnable ou ne le considère pas comme facile ou réaliste à réussir.
Les PIP représentent souvent la dernière étape de la gestion de la performance avant le licenciement d’un employé sous-performant.
Selon Mark Carey, associé d’un cabinet d’avocats spécialisés en droit du travail, « seulement environ 5 % à 10 % des PIP aboutissent au maintien de l’employé » dans l’entreprise : utilisez donc cet outil avec précaution !
Un plan d’amélioration des performances est-il une sanction disciplinaire ?
Un PIP n’est pas nécessairement une sanction disciplinaire, mais il peut être perçu comme tel par les employés.
Bien qu’il vise à soutenir l’amélioration, il peut également servir de documentation si des mesures disciplinaires ultérieures, comme un licenciement, deviennent nécessaires en cas d’absence de progrès.
Les organisations le considèrent souvent comme une ultime tentative pour aider les employés à réussir avant d’envisager des conséquences plus sérieuses.
Toutefois, mal communiqué, il peut être perçu par les employés comme un précurseur d’une action disciplinaire.
Comment créer un plan d’amélioration des performances
Comme je l’ai dit, les PIP doivent être utilisés avec prudence. Pour être efficace, il faut élaborer un plan réalisable, adapté au rôle et aux objectifs de l’individu/de l’équipe, et veiller à ce que le membre de l’équipe bénéficie d’un soutien approprié tout au long du processus.
Cela peut se faire en quelques étapes simples et essentielles.
Étape 1 : Se demander si un PIP est adapté
La première étape pour créer un PIP est de vérifier qu’il s’agit du bon outil pour la situation. Un PIP ne doit jamais être une surprise.
Le membre de l’équipe doit avoir déjà reçu des retours et un coaching de la part de son manager (souvent à plusieurs reprises) concernant les problèmes identifiés qui doivent désormais être formalisés dans un PIP.
Si vous êtes un manager qui n’a pas encore abordé la performance avec le membre d’équipe que vous souhaitez mettre sous PIP, ce n’est pas encore le moment d’utiliser un PIP.
Si le membre d’équipe que vous envisagez de placer sous PIP est récent dans l’organisation, réfléchissez à son expérience d’intégration (a-t-il/elle reçu une formation efficace ? Une formation supplémentaire résoudrait-elle le problème ?).
La première étape pour mettre en place un PIP est de discuter en tête-à-tête avec le membre d’équipe de ses performances et de vos attentes, puis de toujours faire un suivi par e-mail pour documenter la discussion et confirmer vos attentes (les RH vous en remercieront).
Lorsque les entretiens et suivis successifs n’ont rien donné, il devient pertinent de recourir à un PIP.
Il existe quelques exceptions à cette règle, mais elles relèvent généralement de comportements inappropriés—vous les reconnaîtrez lorsque cela arrivera, ce sera évident (et négatif).
Tenez votre représentant ressources humaines informé tout au long du processus. Votre demande, en tant que manager, de placer un employé sous PIP ne doit pas non plus être une surprise pour les RH.
Étape 2 : Créez le plan
La première véritable étape documentée pour placer quelqu’un sous PIP consiste à discuter avec votre représentant RH des performances de l’employé, de vos tentatives précédentes pour fournir des retours et le coacher, et des raisons pour lesquelles vous estimez qu’il est désormais temps de placer le membre d’équipe sous PIP.
Fournir un retour constructif est essentiel pour favoriser le développement des employés. Pour que vos retours soient à la fois impactants et motivants, consultez des exemples de formulations pour les entretiens d’évaluation afin d’adapter votre message et favoriser un résultat positif.
Les RH doivent reconnaître votre demande et vous fournir, idéalement, un modèle de PIP spécifique à votre organisation et validé par les avocats spécialisés en relations sociales de l’entreprise.
Ne rédigez et ne remettez jamais un PIP sans l’intervention de votre représentant RH. Si la démarche n’est pas correctement réalisée et si l’employé subit un préjudice, vous pourriez être personnellement responsable. Consultez le service RH ou les conseillers juridiques de votre entreprise.
Si vous avez la chance de recevoir un modèle de la part de votre RH, commencez avec celui-ci et n’utilisez jamais de modèles alternatifs—alignez-vous toujours sur votre organisation. Si aucun modèle n’est disponible, vous pouvez télécharger le modèle à la fin de l’article.
Parlez du modèle avec votre représentant RH et assurez-vous de comprendre ce qui doit être documenté dans chaque section du modèle. Ensuite, il vous reviendra généralement, en tant que manager, de créer le plan documenté à l’aide du modèle.
Les modèles de PIP comprennent généralement les sections suivantes, auxquelles vous devrez contribuer en tant que manager :
- Sujets de préoccupation — qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Que s'est-il passé ? Utilisez des indicateurs et des données si possible.
- Observations, discussions précédentes et accompagnement — ce que vous avez remarqué et ce que vous avez déjà entrepris à ce sujet.
- Attentes ou objectifs de performance — ce qui est attendu en lien avec les préoccupations et le poste occupé, par exemple : indicateurs, comportements, résultats, livraison de projet, et plus encore (soyez précis).
- Changements recommandés — ce que vous attendez que l’employé change pour répondre aux attentes détaillées dans le plan et le poste.
- Ressources — ce dont l’employé dispose pour atteindre les attentes du plan et du poste.
- Soutien de la direction — ce que le manager fera pour accompagner l’employé dans son plan d’amélioration.
- Points d'étape — quand le manager et l’employé aborderont-ils spécifiquement le PIP à l’avenir ? Comment le progrès de l’employé sera-t-il suivi ?
- Calendrier et jalons — quelle est la durée du PIP et quand prendra-t-il fin ? 30, 60 ou 90 jours sont courants. Je préfère 60 jours car cela donne assez de temps pour constater une évolution sans que cela ne paraisse interminable.
- Attentes et conséquences pendant la période PIP — durant la période du PIP, quelles sont les attentes et conséquences en matière de comportement ? Sont-elles modifiées ? Listez les conséquences (souvent allant jusqu’au licenciement).
- Reconnaissance — veillez toujours à ce que l’employé, le manager et le représentant RH signent le document après sa remise à l’employé. Le document n’est considéré comme complet et remis que lorsqu’il est signé.
Lors de la création d’un PIP, relisez la fiche de poste de l’employé sous-performant et vérifiez que ce que vous lui demandez est clairement formulé et qu’il a eu suffisamment de temps pour apprendre à réussir dans ce poste.
Vous utiliserez la fiche de poste dans le PIP lui-même, gardez-la donc à portée de main !
Examinez dans quelle mesure l’employé répond ou non aux attentes de performance et réfléchissez à la possibilité d’en identifier les causes profondes.
Soyez prêt à décrire les aspects précis de l’effort et des comportements de l’employé qui favorisent ou nuisent à sa performance.
Passez en revue leur entretien d’évaluation le plus récent et recherchez des exemples concrets où vous leur avez déjà apporté des retours, un accompagnement ou du coaching au sujet des problèmes qui ont motivé la rédaction du PIP. Vérifiez si le manque de performance au travail est mesurable et, le cas échéant, assurez-vous que l’employé connaît le dispositif de mesure de performance.
Les employés en difficulté sont souvent conscients de leurs contre-performances, surtout si leur manager leur a régulièrement fait des retours.
Une communication claire sur les attentes est essentielle pour qu’un PIP ne soit pas une surprise et que les employés puissent collaborer avec les managers pour réussir leur plan d’amélioration de la performance.
Si un employé manifeste sa surprise ou indique qu’il est pris au dépourvu par un PIP, considérez cela comme un signal d’alerte et discutez-en immédiatement avec votre service RH.
Après avoir revu tous ces éléments en détail, formalisez le PIP par écrit. Vous pouvez utiliser notre modèle de PIP comme point de départ mais, bien entendu, revoyez-le toujours avec votre représentant RH et/ou votre conseiller juridique.
Étape 3 : Expliquer le plan à l’employé
Une fois le PIP rédigé, revoyez-le avec votre représentant RH, apportez les modifications ou clarifications nécessaires et planifiez ensemble la manière dont vous allez présenter le PIP à l’employé en direct/en présentiel ou en visioconférence.
D’après mon expérience personnelle, il est préférable que le manager et l’auteur du PIP le présentent à l’employé avec le soutien et la présence du RH durant toute la conversation.
Il est important qu’un membre des RH soit présent lors de cet échange en tant que témoin et pour montrer à l’employé qu’il s’agit d’un sujet sérieux aux conséquences réelles.
Très souvent, la seule présence d’un RH lors d’une discussion sur la performance suffit à faire prendre conscience à l’employé que sa façon de faire ne fonctionne pas et qu’il doit changer.
Il se peut que vous entendiez un employé demander : « Est-ce que je vais être licencié ? » dès qu’il voit le RH dans la salle.
Si cela se produit, répondez calmement « Non, nous sommes là pour discuter de vos performances et mettre en place un plan d’amélioration. » Des réponses claires et factuelles vous aideront à avancer dans la discussion.
Au début de cette conversation, exposez le cadre de l’échange et parcourez chaque élément du document que vous avez préparé à l’avance (remettez un exemplaire papier à chaque personne présente et/ou partagez votre écran en visioconférence). Restez autant que possible fidèle au document. Idéalement, vous pourriez quasiment le lire ligne par ligne si vous l’avez bien préparé.
En vous en tenant au document, vous vous assurez que tout ce dont vous parlez est consigné par écrit et que l’employé pourra s’y référer plus tard en repensant à la conversation et en essayant de comprendre ce qui s’est passé (il arrive souvent que ce moment soit confus à cause de la réaction naturelle du corps face à une menace ou au choc, alors tenez-vous au script !).
Au moment de clore la discussion sur la remise du PIP, assurez-vous que l’employé comprend qu’il recevra une copie du document présenté et qu’il devra signer ce document pour attester :
- Qu’il l’a reçu
- Que cela a été discuté avec lui
- Qu’il comprend le contenu et les actions correctives à mettre en œuvre ainsi que les conséquences potentielles en cas de non-respect.
Indiquez une date limite pour la signature, généralement inférieure à 3 jours.
Vous pouvez également envisager de le renvoyer chez lui ou de le mettre hors ligne pour le reste de la journée après la remise d’un PIP, car cela peut être un processus très émotionnel.
Étape 4 : Surveillez les progrès
Après la remise du PIP, la situation risque de paraître un peu étrange—voire tendue.
En tant que responsable de l’employé, vous êtes investi dans sa performance et son amélioration. Faites comprendre cela à l’employé et essayez de retrouver un état d’esprit positif et axé sur le développement.
Les plans les plus efficaces auxquels j’ai assisté étaient ceux où l’employé sollicitait l’aide de collègues proches ou de mentors pour l’aider à atteindre ses objectifs du PIP.
Pendant toute la durée du PIP, il est essentiel d’organiser des points réguliers entre le manager et l’employé, ainsi qu’entre le manager et le représentant RH, pour garantir un processus de gestion de la performance efficace.
Soyez proactif dans la mesure et le suivi des progrès. En tant que manager, ce n’est pas le moment de rester en retrait et d’attendre que l’employé change ; vous devez participer activement à son évolution.
N’oubliez pas les ressources et le soutien du manager mentionnés dans le plan ; il est de votre responsabilité de respecter vos engagements (et oui, il peut y avoir des conséquences juridiques en cas de manquement).
Je vous recommande de revoir la documentation du PIP directement avec l’employé toutes les deux semaines, en plus des entretiens individuels (idéalement hebdomadaires) que vous tenez déjà.
Cela permet d’intégrer le PIP dans certaines discussions, mais pas forcément toutes.
Mettez en place un rythme qui engage l’employé et le pousse à réfléchir à son développement sans lui rappeler le PIP à chaque interaction durant cette période. Si votre document prévoit des validations spécifiques de suivi, veillez à bien les consigner.
En surveillant les progrès, si rien ne change ou si vous constatez une évolution négative chez l’employé, soulevez-le. Demandez à l’employé comment il pense avancer par rapport aux objectifs fixés dans le PIP.
Entretenez des conversations honnêtes sur l’avancement—cela sera utile à la fin, surtout si des conséquences doivent être décidées.
Dans certains cas, il se peut que l’employé vous surprenne en exprimant son refus de poursuivre le PIP ou même son souhait de quitter son poste.
Si cela se produit, adaptez légèrement le ton de la conversation pour être plus consultatif et rappelez que l’employé est sous PIP avec une date de fin.
Si les objectifs de performance ne sont pas atteints à la date prévue, l’employé s’expose à des conséquences pouvant aller jusqu’au licenciement.
Ensuite, tenez informé votre référent RH du léger changement de situation et demandez conseil sur la meilleure conduite à tenir.
En procédant ainsi, vous continuez à gérer la performance et vous êtes en droit de mettre un terme au contrat de l’employé à la fin du PIP, mais il y a parfois d’autres voies possibles, en interne ou en externe—travaillez main dans la main avec les RH, ils peuvent vous accompagner.
Étape 5 : Évaluer les options
À l’approche de la fin du PIP, vous et l’employé devriez savoir clairement si les attentes et objectifs du PIP seront ou non atteints.
Si l’employé a atteint les objectifs :
Célébrez cette réussite. Reconnaissez l’effort fourni pour progresser, puis reconnectez l’employé à votre processus classique de gestion de la performance. Une reconnaissance—via une discussion individuelle, un écrit ou une planification de la prochaine étape—permet de renforcer les progrès et de soutenir leur motivation.
Si des progrès ont été faits mais que les objectifs ne sont pas complètement atteints :
Vous pouvez envisager de prolonger le PIP s’il existe une voie claire à suivre. Ajustez les délais ou les attentes en conséquence, et documentez cette décision avec l’appui des RH.
Si les objectifs n’ont pas été atteints :
Rencontrez les RH pour réexaminer l’ensemble du processus, y compris les retours et conseils déjà fournis. Si la décision est de mettre fin au contrat, suivez la procédure de licenciement et de départ de votre organisation. Cela doit inclure un entretien final avec les RH, le manager et l’employé, à gérer avec professionnalisme et dans le respect du cadre légal.
Quel que soit le résultat, documentez toujours la conclusion du PIP et maintenez une communication claire et respectueuse tout au long du processus. L’objectif n’est pas seulement de gérer la performance, mais aussi de garantir un processus équitable et transparent en accord avec les valeurs de votre entreprise.
Conseils pour réussir un PIP
Je me rends compte que j’ai inclus beaucoup d’informations ci-dessus, voici donc un résumé des conseils pour un PIP réussi :
1. Définition claire des objectifs
- Définissez des objectifs précis, réalisables, assortis d’indicateurs de performance clairs. Veillez à ce que les objectifs soient mesurables et limités dans le temps afin d’évaluer les progrès avec précision.
2. Collaborer avec le collaborateur
- Impliquez le collaborateur dans la création du PIP afin qu’il comprenne les attentes et se sente impliqué dans le processus. Demandez-lui ce dont il pourrait avoir besoin pour réussir.
3. Fournir un retour régulier
- Prévoyez des points réguliers pour discuter des progrès, des difficultés et des ajustements. Des retours continus aident le collaborateur à rester sur la bonne voie et permettent de résoudre rapidement les éventuels problèmes.
4. Offrir des ressources et de l’accompagnement
- Identifiez les formations, le mentorat ou autres ressources nécessaires pour permettre au collaborateur de s’améliorer. Fournissez les outils et l’encadrement nécessaires à son développement.
5. Tout documenter
- Tenez un compte rendu détaillé du processus PIP, y compris les réunions, les retours et les mises à jour sur l’avancement. Cela est primordial pour garantir la transparence et protéger à la fois l’organisation et le collaborateur.
6. Mettre l’accent sur le renforcement positif
- Soulignez les progrès et valorisez les petites réussites au fil du parcours. Le renforcement positif peut accroître la motivation et encourager la poursuite des efforts.
7. Fixer des délais réalistes
- Prévoyez un délai permettant au collaborateur de montrer son amélioration. Faites preuve de flexibilité si nécessaire, mais assurez-vous qu’il y ait une date de fin claire pour évaluer la réussite.
8. Rester objectif et bienveillant
- Abordez le PIP dans une optique constructive, en vous centrant sur la progression plutôt que sur la sanction. Faites preuve d’empathie et évitez de donner au collaborateur le sentiment d’être mis à l’écart.
9. Se préparer à différents scénarios
- Même si l’objectif est l’amélioration, soyez prêt à prendre les mesures appropriées si le collaborateur ne satisfait pas aux objectifs du PIP, que ce soit la prolongation, la réaffectation ou la rupture de contrat.
Exemples de plans d’amélioration des performances
Exemple 1 : Performance commerciale
Problème : Le collaborateur n’a pas atteint ses objectifs de vente au cours des trois derniers mois.
Objectifs :
- Augmenter les ventes mensuelles de 20 % en trois mois.
- Parvenir à un minimum de 10 nouvelles acquisitions clients par mois.
Actions :
- Suivre une formation commerciale axée sur la négociation au cours du premier mois.
- Planifier des réunions hebdomadaires en tête-à-tête avec le manager des ventes pour discuter des stratégies et de l’avancement.
- Effectuer au moins 30 appels sortants par jour à des clients potentiels.
Délais : Trois mois
Critères de réussite :
- Les objectifs de vente sont atteints ou dépassés pendant deux mois consécutifs.
- Les nouvelles acquisitions clients atteignent l’objectif minimum de 10 par mois.
Exemple 2 : Qualité du service client
Problème : Le collaborateur a reçu de multiples plaintes concernant la qualité de son service client.
Objectifs :
- Réduire les plaintes des clients à zéro dans les 60 prochains jours.
- Obtenir une note de satisfaction client de 4,5/5 ou plus.
Actions :
- Suivre une formation au service client dans les 30 prochains jours.
- Observer un représentant du service client à haute performance pendant trois jours.
- Mettre en œuvre les retours reçus lors des contrôles qualité hebdomadaires.
Délais : 60 jours
Critères de réussite :
- Aucune plainte client pendant la période de 60 jours.
- Un score de satisfaction client de 4,5 ou plus sur les enquêtes post-appel.
Exemple 3 : Performance en gestion de projet
Problème : L’employé(e) dépasse régulièrement les délais des projets.
Objectifs :
- Respecter 100 % des échéances pour les trois prochains projets.
- Améliorer les compétences en planification de projet pour identifier les risques et limiter les retards.
Actions :
- Participer à un atelier de gestion du temps et de planification de projet.
- Utiliser un outil de gestion de projet pour suivre les tâches et les échéances, avec un point hebdomadaire remis au superviseur.
- Élaborer un plan d’évaluation des risques pour les projets à venir.
Délais : Trois mois
Critères de réussite :
- Toutes les échéances sont respectées pour les projets spécifiés.
- Capacité démontrée à anticiper et à traiter les éventuels risques liés aux projets.
Exemple 4 : Présence et ponctualité
Problème : L’employé(e) présente un schéma de retards ou d’absences répétées.
Objectifs :
- Arriver à l’heure à chaque poste prévu pendant les 90 prochains jours.
- Prévenir en avance pour toute absence planifiée.
Actions :
- Programmer des rappels quotidiens pour se préparer à la journée de travail.
- Remettre un rapport hebdomadaire de suivi des horaires d’arrivée.
- Participer à un atelier de gestion du temps.
Délais : 90 jours
Critères de réussite :
- Présence ponctuelle à 100 % sur toute la période des 90 jours.
- Aucune absence imprévue sans validation préalable.
Considérations juridiques & éthiques lors de l’élaboration d’un plan d’amélioration des performances
Gérer un plan d’amélioration des performances pour les employés peut être une tâche complexe et intimidante pour les managers et les salariés.
Il est important que toutes les parties concernées soient bien informées des attentes, des objectifs et des droits liés au processus de PIP afin d’assurer sa mise en œuvre et son aboutissement dans de bonnes conditions.
Lors de la création d’un plan d’amélioration des performances, il convient de garder à l’esprit certains points clés, tels que :
- Classes protégées — assurez-vous que tous les membres de l'équipe sont traités équitablement et avec respect, quelle que soit leur race, leur genre, leur origine ethnique ou toute autre classe protégée.
- Législation nationale — respectez la législation du travail applicable à votre pays lors de la création et de la mise en œuvre des PIPs. Consultez votre responsable RH et/ou le conseiller juridique de votre entreprise.
- Discrimination et harcèlement — veillez à ce que les PIPs n'entraînent aucune forme de discrimination ou de harcèlement envers les employés, sur la base de leurs classes protégées.
- Procédure régulière — fournissez aux membres de l'équipe une procédure régulière appropriée lors de l'établissement et de l'évaluation des progrès réalisés par rapport aux objectifs d'un PIP.
- Documentation écrite — documentez par écrit chaque étape du processus pour éviter tout malentendu entre les parties impliquées dans la mise en place d’un PIP.
- Spécificité — décrivez en détail chaque attente, objectif et étape d'action tout en évitant toute ambiguïté.
- Équité et cohérence — assurez-vous que les attentes et les objectifs sont appliqués de manière équitable à tous les membres de l'équipe et font l'objet d'un suivi cohérent au sein de chaque service ou équipe.
- Droits d'appel — donnez aux employés le droit de faire appel s'ils ne sont pas d'accord avec les décisions prises concernant leurs PIPs.
- Adaptabilité — prévoyez une flexibilité dans les PIPs pour tenir compte des changements de planning ou des circonstances imprévues susceptibles de survenir au cours d’un plan d’amélioration des performances pour un employé.
- Avis et retours des employés — sollicitez les retours des employés lors du processus de mise en place de leur PIP, ainsi qu'après son achèvement, afin de vérifier son efficacité et l’atteinte des résultats escomptés.
Lorsque vous élaborez un plan d’amélioration des performances, il est également essentiel d’utiliser des outils pour optimiser la collecte de vos données. Des outils comme les logiciels de gestion de la performance et les logiciels de gestion du temps et des présences peuvent vous aider à gérer, analyser et améliorer l’assiduité et la performance globale de vos employés.
Téléchargez notre modèle gratuit de plan d'amélioration des performances
Utilisez notre modèle de plan d'amélioration des performances pour débuter la réflexion sur un PIP. N’oubliez pas de ne pas utiliser ce modèle sans consulter votre responsable RH ou le conseiller juridique de votre entreprise.
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