Modèle et Guide pour le Plan d’Amélioration de la Performance

Au fond, un PIP est à la fois un outil formel d'engagement à l'amélioration et une feuille de route pour progresser. Il donne aux employés une opportunité équitable de comprendre les attentes, d'agir et de démontrer leurs progrès, tout en aidant les employeurs à gérer les préoccupations et les écarts de compétences de manière transparente et cohérente.

Avantages d'un plan d'amélioration des performances

Les PIP aident les membres d'une équipe à comprendre que leurs performances actuelles ne répondent pas aux attentes et constituent parfois un dernier recours pour remettre un employé sur la bonne voie avant une rupture de contrat.

Cela fait partie intégrante du processus de gestion des performances ; cependant, un PIP ne doit jamais être une surprise lorsqu'il est utilisé dans le cadre d'une action corrective.

Dans d'autres cas, les PIP peuvent être utilisés de manière très différente, en se concentrant sur le développement des employés pour les préparer à un nouveau poste dans l'entreprise. 

Dans ces situations, un PIP n'est pas considéré comme une mesure disciplinaire et n'inclut pas d'information concernant la suite à donner si le PIP échoue. Ces cas sont cependant beaucoup moins fréquents que les PIP disciplinaires liés à l'action corrective.

Les avantages potentiels de l'utilisation d'un PIP incluent :

Clarifie les attentes

Un PIP décrit clairement les standards attendus et les attentes, aidant les employés à comprendre les écarts de performance et ce qui est requis pour réussir.

Apporte un soutien structuré

Il offre des orientations précises et des ressources, comme de la formation ou du mentorat, pour aider les employés à combler les lacunes de performance et de compétences.

Performance améliorée

En se concentrant sur des objectifs mesurables et en fournissant une feuille de route pour s'améliorer, les PIP peuvent conduire à de meilleures performances individuelles et collectives.

Encourage le développement des employés

Le plan peut aider les employés à identifier des axes de croissance et de développement, entraînant un renforcement des compétences et une évolution de carrière.

Renforce l'engagement des employés

Lorsqu'il est abordé positivement, un PIP montre que l'organisation s'investit dans la réussite de l'employé, ce qui peut accroître la motivation et l'engagement.

Minimise les risques juridiques

Documenter les problèmes de performance et les efforts pour soutenir l'amélioration peut protéger l'organisation si une rupture de contrat devient nécessaire, réduisant ainsi les risques juridiques.

Réalise des économies sur le turnover

Conserver et améliorer un employé en difficulté coûte souvent moins cher que de recruter et former un remplaçant.

Que doit contenir un PIP

Un plan d'amélioration des performances (PIP) doit inclure les éléments clés suivants :

Précisez les insuffisances de performance

Identifiez clairement les domaines où la performance de l'employé est insuffisante. Fournissez des exemples concrets, comme des échéances manquées, une productivité faible ou des comportements problématiques précis.

Objectifs d'amélioration

Fixez des objectifs mesurables et atteignables que l'employé doit remplir pour améliorer ses performances. 

Ces objectifs doivent être spécifiques, assortis d'une échéance, et liés aux problèmes de performance identifiés (par exemple, « augmenter les ventes de 20% en 60 jours » ou « respecter toutes les échéances de projet pendant les trois prochains mois »).

Plan d'action

Décrivez les étapes que l’employé doit suivre pour s’améliorer. Cela peut inclure des programmes de formation, des séances de mentorat, des changements dans les processus de travail ou d’autres activités pertinentes. Le plan doit également préciser qui fournira le soutien ou les ressources.

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Soutien et ressources

Dressez la liste des mécanismes de soutien mis à la disposition de l’employé, par exemple le coaching, la formation ou l’accès à des outils et ressources pouvant l’aider à réussir.

Cela démontre l’engagement de l’employeur à aider l’employé à progresser.

Délais et jalons

Précisez une période claire pour le plan d’amélioration de la performance, généralement de 30, 60 ou 90 jours, avec des jalons intermédiaires pour suivre les progrès à intervalles réguliers, tels que des points hebdomadaires ou toutes les deux semaines.

Critères d’évaluation

Définissez comment la réussite sera mesurée. Ces critères doivent être objectifs et quantifiables, en lien avec les objectifs énoncés dans le plan d’amélioration de la performance. 

Par exemple, les indicateurs peuvent inclure l’atteinte des objectifs de ventes, la réduction du taux d’erreurs ou l’amélioration du score de satisfaction client.

Conséquences en cas de non-atteinte des objectifs

Expliquez les conséquences possibles si l’employé n’atteint pas les objectifs du plan. Cela peut impliquer la prolongation du plan d’amélioration de la performance, la réaffectation à un autre poste ou, éventuellement, une rupture de contrat.

Signatures et reconnaissance

Incluez des espaces pour que le responsable et l’employé signent le document, attestant qu’ils ont examiné et compris le plan d’amélioration de la performance. Cela contribue à assurer la responsabilité et la compréhension mutuelle.

Utiliser les objectifs SMART dans les plans d’amélioration de la performance

Définir des objectifs efficaces est l’un des aspects les plus importants d’un plan d’amélioration de la performance. Sans attentes claires et résultats mesurables, il est difficile pour l’employé de réussir — ou pour les responsables d’évaluer objectivement les progrès réalisés.

C’est pourquoi il est recommandé d’intégrer les critères SMART lors de la formulation des objectifs du plan. SMART signifie Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent et Temporellement défini, et ce cadre garantit que chaque objectif du plan est clair, réalisable et aligné sur les besoins de l’entreprise.

Que signifie SMART dans le contexte d’un plan d’amélioration de la performance ?

Spécifique
Les objectifs doivent clairement indiquer ce que l’employé doit améliorer. Évitez les formulations vagues comme « être plus proactif » ; privilégiez plutôt les comportements ou résultats concrets.
Exemple : Répondre à tous les courriels des clients dans un délai d’un jour ouvrable.

Mesurable
L’objectif doit être traçable. Intégrez des indicateurs ou des repères permettant à la fois au manager et à l’employé d’évaluer la réussite.
Exemple : Augmenter le score mensuel de satisfaction client de 3,2 à au moins 4,0.

Atteignable
Les objectifs doivent être réalistes compte tenu du poste, des ressources et de l’échéance de l’employé. Des objectifs trop ambitieux peuvent générer frustration ou échec.
Exemple : Réduire de 50 % les erreurs de saisie de commande au cours des 30 prochains jours avec le support d’une liste de vérification QA.

Pertinent
Les objectifs doivent correspondre aux responsabilités principales de l’employé et contribuer aux objectifs de l’équipe ou de l’entreprise.
Exemple : Améliorer l’exactitude des rapports financiers afin de faciliter la clôture trimestrielle avec moins de corrections.

Temporellement défini
Tous les objectifs d’un plan d’amélioration doivent inclure un délai ou une période de révision clairement spécifiés. Cela crée une certaine responsabilité et permet aux deux parties de partager une même échéance d’amélioration.
Exemple : Terminer tous les modules de formation assignés avant la fin de la période d’amélioration de 45 jours.

Pourquoi les objectifs SMART améliorent les résultats des plans d’amélioration

L’utilisation des objectifs SMART dans les plans d’amélioration favorise la clarté et réduit l’ambiguïté quant à la définition de la « réussite ». Cela protège également l’organisation en montrant que l’employé a bénéficié d’une opportunité structurée et équitable de progresser.

Lorsque les objectifs sont vagues ou irréalistes, les échanges sur la performance peuvent devenir subjectifs et source de malentendus. Les objectifs SMART fournissent une base neutre et objective pour le coaching, le feedback et, en cas d’absence de progrès, pour la prise de décision concernant la poursuite de la collaboration.

Qui est responsable de la mise en œuvre d’un plan d’amélioration de la performance ?

La responsabilité principale de la mise en place d’un plan d’amélioration de la performance (PIP) incombe généralement au responsable ou au superviseur direct de l’employé. 

Cependant, même si le manager direct joue le rôle le plus important, une collaboration impliquant les ressources humaines et l’employé est essentielle pour assurer le succès du plan.

Voici comment chaque rôle contribue :

Responsable ou superviseur

• Initie le PIP : Le manager identifie une mauvaise performance et rédige le PIP, en définissant des objectifs spécifiques, des actions à entreprendre, des délais et des critères de réussite.
• Surveille les progrès : Il incombe au manager d'organiser des points réguliers pour suivre les progrès de l’employé, fournir un retour d'information et ajuster le plan si nécessaire.
• Fournit du soutien : Le manager veille à ce que l'employé ait accès aux ressources nécessaires, telles que des formations ou du mentorat, pour atteindre les objectifs du PIP.
• Évalue les résultats : À la fin de la période de PIP, le manager évalue si l’employé a atteint les objectifs fixés.

Ressources Humaines

• Conseil et supervision : Les RH peuvent conseiller sur la structure du PIP afin de garantir sa conformité avec les politiques de l'entreprise et les exigences légales.
• Documentation : Les RH s’assurent que le processus du PIP est bien documenté, ce qui est essentiel si des mesures disciplinaires supplémentaires s’avèrent nécessaires.
• Soutien aux managers et aux employés : Les RH peuvent proposer des ressources ou des formations complémentaires aussi bien au manager qu’à l’employé pour faciliter la mise en place du PIP.

Employé

• Participation active : L’employé est responsable de s’impliquer dans le processus de PIP, de prendre les mesures nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et de communiquer les difficultés rencontrées.

Types de plans d'amélioration de la performance

Il existe plusieurs types de plans d'amélioration de la performance qui peuvent être utilisés afin d’améliorer les résultats d’un employé. De manière générale, ces plans sont soit correctifs/disciplinaires, soit axés sur le développement de l’employé.

Les différents types de plans comprennent :

1. Plan d'action correctif — ce type de plan consiste à identifier et à corriger les niveaux de performance à l’aide de formations, d’un accompagnement personnalisé et/ou de mesures disciplinaires.

2. Plan de développement — ce plan vise à offrir aux employés des opportunités de formation et de croissance adaptées à leur poste actuel ou leur permettant de se préparer à des rôles futurs au sein de l’organisation.

3. Plan de développement de carrière — ce type de plan vise à aider les employés à développer les compétences nécessaires pour progresser dans la voie professionnelle qu’ils ont choisie.

Conseil de l'auteur

Les plans d’amélioration de la performance axés sur le développement ou la carrière ne sont généralement pas associés à des démarches disciplinaires. Méfiez-vous donc de les appeler un PIP !

 

Socialement, il est difficile pour les employés de faire la différence entre un PIP disciplinaire et un PIP non disciplinaire.

 

Essayez un autre terme comme “plan de développement” ou “plan d’action pour la performance de niveau supérieur”. L’utilisation d’une appellation différente évite à l’employé d’avoir à préciser que le plan n’est pas de nature disciplinaire, et il pourra en parler avec plus d’assurance.

Les informations suivantes de cet article sont axées sur un PIP à caractère disciplinaire, car ce sont les plus courants et ceux qui nécessitent le plus de rigueur dans leur mise en œuvre.

Poursuivez votre lecture ici si vous souhaitez en savoir plus sur les PIP liés à la discipline et à la performance.

Pourquoi mettre quelqu’un sous PIP ?

Les plans d'amélioration de la performance sont généralement mis en place lorsqu'une personne ne répond pas aux attentes de son poste actuel.

Selon mon expérience, voici quelques raisons pour lesquelles on pourrait placer quelqu’un sous PIP :

Sous-performance

L’employé n’atteint pas les objectifs de son poste et vos tentatives précédentes pour corriger la situation n'ont pas porté leurs fruits.

Cette personne nécessite un dernier avertissement assorti d'une documentation claire et de conséquences connues, généralement pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la rétrogradation.

Il s’agit d’une raison assez fréquente de mettre en place un PIP, mais il n’est pas rare que plusieurs aspects ne fonctionnent pas comme prévu lorsque l’employé a atteint le stade où un PIP est nécessaire.

Comportement non professionnel ou inapproprié

Si l’employé a eu un comportement non professionnel ou inapproprié, un PIP peut être mis en place pour l’aider à comprendre et à corriger le problème.

Bien entendu, certains comportements non professionnels ou inappropriés peuvent justifier un licenciement immédiat.

Incapacité à suivre les procédures standards

Si une personne démontre de façon répétée une incapacité à suivre les procédures standard définies par l'organisation, un PIP peut servir de guide sur la manière correcte d'appliquer ces processus et détailler ce qu'il adviendra si ces processus continuent à ne pas être respectés.

Présence insuffisante/faible productivité

Si une personne affiche continuellement une faible assiduité et/ou impacte négativement les opérations de l'entreprise en raison d'une basse productivité, ou cause globalement plus de problèmes que de valeur à l'organisation.

Quelle qu'en soit la cause, la décision de placer quelqu'un sous PIP ne doit pas être prise à la légère, car elle modifiera vraisemblablement la relation entre l'employé(e) et le manager, et ce, indépendamment de l'issue du PIP. 

Une fois placé sous PIP, il n'est pas rare qu'un(e) salarié(e) cherche un nouvel emploi et quitte l’organisation avant la fin du PIP, surtout si la personne considère que le programme n'est ni raisonnable, ni facile ou réaliste à réussir.

Les PIP représentent souvent la dernière étape de gestion de la performance avant la rupture du contrat de l'employé(e) sous-performant(e).

Selon Mark Carey, associé dans un cabinet d’avocats spécialisé en droit du travail, « seuls environ 5 % à 10 % des PIP se soldent par le maintien de l’employé(e) » dans l’entreprise, alors utilisez cet outil avec précaution !

Un plan d'amélioration de la performance est-il une mesure disciplinaire ?

Un PIP n'est pas nécessairement une étape disciplinaire, mais il peut être perçu comme tel par les employés.

Même s’il vise à soutenir l’amélioration, il peut aussi servir de documentation si des mesures disciplinaires supplémentaires, comme un licenciement, deviennent nécessaires si les performances ne s’améliorent pas.

Les organisations le voient souvent comme une ultime tentative d’aider les employés à réussir avant d’envisager des conséquences plus sérieuses. 

Cependant, s’il n’est pas bien communiqué, les employés peuvent le percevoir comme un avant-goût d'une éventuelle sanction disciplinaire.

Comment créer un plan d'amélioration de la performance

Comme je l’ai mentionné, les PIP doivent être utilisés avec prudence. Pour être efficace, il faut élaborer un plan atteignable, aligné avec le rôle et les objectifs de la personne/l’équipe, et s’assurer que la personne bénéficie d’un accompagnement adéquat tout au long du processus.

Cela peut se faire en quelques étapes simples mais essentielles.

Étape 1 : Déterminer si un PIP est approprié

La première étape pour mettre en place un PIP est de s'assurer qu'il constitue l'outil adapté à la situation. Un PIP ne doit jamais être une surprise.

La personne concernée doit déjà avoir reçu du feedback et du coaching de la part de son manager (souvent à plusieurs reprises) concernant les comportements problématiques qui doivent désormais être traités via un PIP.

Si vous êtes un manager qui n’a pas encore discuté des performances avec la personne que vous souhaitez placer sous PIP, il n’est pas encore temps d’en utiliser un.

Si la personne que vous envisagez de soumettre à un PIP est récente dans l’organisation, réfléchissez à son expérience d’intégration (a-t-elle été formée correctement ? Une formation supplémentaire réglerait-elle le problème ?). 

La première étape pour instaurer un PIP consiste à avoir d’abord une discussion avec la personne concernée sur ses performances et vos attentes, puis faites systématiquement un suivi par email pour documenter l’échange et confirmer vos attentes (votre service RH vous en sera reconnaissant).

Une fois que vos conversations et suivis n’ont pas donné de résultat significatif dans la durée, alors il devient pertinent d’envisager un PIP.

Il existe quelques exceptions à cette règle, mais elles relèvent généralement du registre du comportement inapproprié — vous reconnaîtrez ces moments sans aucun doute, ils seront flagrants (malheureusement).

Tenez informé(e) votre personne référente RH tout au long du processus. Votre demande, en tant que manager, de placer un salarié sous PIP ne doit pas être une surprise pour les RH. 

Étape 2 : Élaborer le plan

La première étape véritablement formalisée pour placer quelqu’un sous PIP consiste à discuter avec votre référent RH du niveau de performance de la personne, des tentatives antérieures de feedback et de coaching, et des raisons pour lesquelles vous estimez qu’il est temps de mettre en place un PIP.

Fournir un retour constructif est essentiel pour le développement d’un(e) salarié(e). Pour que votre retour soit à la fois impactant et motivant, consulter des exemples de formulations pour les évaluations de performance peut vous aider à adapter votre message pour obtenir des résultats positifs.

Le service RH doit accuser réception de votre demande et, idéalement, vous fournir un modèle de PIP adapté à votre organisation et validé par les avocats spécialisés en relations de travail de l’entreprise. 

N’écrivez ni ne remettez jamais un PIP sans faire intervenir le service RH de votre entreprise. S’il est mal réalisé et qu’un préjudice est causé à l’employé(e), vous pourriez en être tenu(e) personnellement responsable. Consultez votre service RH et/ou le service juridique de votre société.

Si vous avez la chance de recevoir un modèle de la part de votre représentant RH, commencez par là et n'utilisez pas d'autres modèles—il est important de toujours s’aligner avec votre organisation. S’il n’en existe pas, vous pouvez télécharger le modèle à la fin de l’article.

Examinez le modèle avec votre représentant RH et assurez-vous de bien comprendre ce qui doit être documenté dans chaque section du modèle. Ensuite, en général, ce sera à vous, en tant que manager, de rédiger le plan dans le modèle fourni.

Les modèles de PIP comprennent généralement les sections suivantes, auxquelles vous devrez contribuer en tant que manager :

• Sujets de préoccupation—qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Que s’est-il passé ? Utilisez des indicateurs et des données si possible.
• Observations, discussions précédentes et conseils—ce que vous avez constaté et entrepris jusqu'à présent.
• Attentes ou objectifs de performance—ce qui est attendu concernant les sujets de préoccupation et le poste occupé, par exemple : indicateurs, comportements, résultats, livrables de projet, etc. (soyez précis).
• Changements recommandés—ce que vous attendez du collaborateur pour qu’il réponde aux attentes du plan et de son poste.
• Ressources—ce qui est mis à disposition de l’employé afin qu’il réponde aux attentes du plan et du poste.
• Soutien du management—les actions que le manager mettra en place pour soutenir l'employé dans son plan d'amélioration.
• Points de contrôle du progrès—à quel moment le manager et l’employé échangeront-ils spécifiquement sur le PIP à l’avenir ? Comment le progrès de l’employé sera-t-il suivi ?
• Calendrier et jalons—quelle est la durée du PIP, et quand prendra-t-il fin ? 30, 60 ou 90 jours sont la norme. Personnellement, je préfère 60 jours car cela laisse le temps de voir du changement tout en restant assez court pour que le processus ne paraisse pas interminable.
• Attentes et conséquences durant la période de PIP—pendant le délai imparti, quels sont les comportements attendus et quelles sont les conséquences durant la période de PIP ? Sont-elles modifiées ? Listez toutes les conséquences (souvent jusqu’à la rupture du contrat, y compris le licenciement le cas échéant).
• Accusé de réception—faites toujours signer le document par l’employé, le manager, et le représentant RH après qu’il a été remis à l’employé. Le document n’est considéré comme complet que lorsqu’il est signé par toutes les parties.

Lors de la création d’un PIP, relisez la fiche de poste de l’employé en difficulté et assurez-vous que ce que vous lui demandez est bien décrit et qu’il a eu assez de temps dans son rôle pour apprendre à réussir.

Vous utiliserez la fiche de poste directement dans le PIP, gardez-la donc à portée de main !

Évaluez dans quelle mesure l’employé répond ou pas aux attentes de performance, puis essayez d’identifier les causes profondes du problème.

Soyez prêt à décrire précisément les efforts et comportements qui contribuent à une performance efficace, ainsi que ceux qui ne le font pas.

Passez en revue son entretien d’évaluation le plus récent et recherchez les situations précises où vous avez déjà fourni un retour, un accompagnement ou des conseils sur les sujets qui vous amènent à rédiger un PIP. Demandez-vous si la baisse de performance de l’employé est mesurable et, le cas échéant, assurez-vous qu’il connaît le mode d’évaluation de la performance.

Les employés en difficulté sont souvent conscients de leur sous-performance, surtout lorsque leur manager leur donne du feedback au fur et à mesure.

Une communication claire sur les attentes est essentielle afin qu’un PIP ne soit pas une surprise et que les salariés puissent s’impliquer avec leurs managers pour établir un plan d’amélioration efficace.

Si un employé est surpris ou dit se sentir pris au dépourvu par un PIP, considérez cela comme un signe d’alerte et discutez immédiatement avec votre représentant RH.

Une fois que tous ces points ont été étudiés attentivement, rédigez le PIP par écrit. Vous pouvez utiliser notre modèle de PIP comme point de départ tout en le soumettant, bien entendu, à la validation de votre représentant RH et/ou du conseil juridique de votre entreprise.

Étape 3 : Expliquer le plan à l’employé

Une fois que vous avez rédigé le PIP, revoyez-le avec votre représentant RH, apportez les modifications ou clarifications nécessaires, puis discutez ensemble de la manière dont vous allez présenter le PIP à l’employé : en présentiel ou lors d’un appel vidéo.

À titre personnel, je considère que la meilleure approche est que le manager, auteur du PIP, le présente à l’employé, accompagné du soutien et de la présence du service RH pendant toute la conversation.

Il est important que les RH soient présents lors de cet échange afin d’en être témoins et de signaler à l’employé le sérieux de la situation et ses conséquences réelles.

Souvent, la seule présence des RH dans une discussion sur la performance amènera l’employé à réaliser que ce qu’il fait ne fonctionne pas et qu’il doit changer.

Il se peut que l’employé demande : « Vais-je être licencié ? » dès qu’il voit les RH dans la salle.

Si cela se produit, répondez calmement : « Non, nous sommes ici pour discuter de votre performance et mettre en place un plan d’amélioration. » Des réponses claires, simples et factuelles seront vos alliées pour mener à bien cette conversation.

Lorsque vous commencez la conversation, présentez le cadre de la discussion et parcourez chaque élément du document que vous avez préparé à l’avance (remettez-en une copie imprimée à chaque personne présente en personne et/ou partagez votre écran si l'appel est en visioconférence). Restez fidèle au document autant que possible. Vous pouvez presque le lire ligne par ligne s’il a été bien préparé. 

En suivant le document, vous vous assurez que tout ce dont vous parlez est bien consigné et que l’employé pourra s’y référer plus tard lorsqu’il se rappellera la conversation et tentera de comprendre ce qui s’est passé (souvent, cela devient flou ou confus à cause de la réaction naturelle du corps à la menace ou au choc, alors tenez-vous en au script !).

Lorsque vous concluez la conversation relative à la remise du PIP, assurez-vous que l’employé comprend qu’il recevra un exemplaire du document présenté et qu’il doit signer le document pour attester :

1. Qu’il l’a reçu
2. Qu’il en a discuté avec vous
3. Qu’il comprend le contenu et les actions correctives nécessaires, ainsi que les conséquences potentielles en cas de non-respect.

Fixez une date limite pour la signature, généralement inférieure à 3 jours. 

Vous pourriez aussi envisager de lui proposer de rentrer chez lui ou de se déconnecter pour le reste de la journée après la remise d’un PIP, car cela peut être un processus assez émotionnel. 

Étape 4 : Suivez les progrès

Après avoir remis le PIP, il est normal que l’atmosphère soit étrange, voire tendue.

En tant que manager de l’employé, vous êtes investi dans sa performance et son amélioration. Positionnez-vous ainsi face à l’employé et essayez de revenir à un état d’esprit positif et tourné vers la progression.

Les plans les plus réussis dont j’ai été témoin sont ceux où l’employé a sollicité l’aide de proches collègues ou de mentors pour atteindre les objectifs de son PIP.

Pendant toute la durée du PIP, des entretiens réguliers entre le manager et l’employé, ainsi qu’entre le manager et le représentant RH, sont essentiels pour favoriser un processus de gestion de la performance efficace. 

Soyez proactif dans l’évaluation et le suivi des progrès. En tant que manager, ce n’est pas le moment de rester en retrait pour voir si l’employé change ; vous devez prendre part activement à son développement.

N’oubliez pas les ressources et l’accompagnement du manager précisés dans le plan : il vous appartient de respecter vos engagements (et oui, il existe des conséquences juridiques si vous ne le faites pas). 

Je conseille de vous engager à revoir la documentation du PIP directement avec l’employé toutes les deux semaines, en plus des entretiens individuels (hebdomadaires si possible) que vous avez déjà.

Cela permet que certaines discussions portent directement sur le PIP et d’autres non. 

Créez un rythme qui maintient l’employé engagé et l’amène à réfléchir à sa progression, sans que le document PIP ne soit un rappel systématique à chaque interaction. Si votre document requiert des validations spécifiques lors des suivis, assurez-vous qu’elles soient bien consignées.

Pendant que vous suivez les progrès, si la situation n’évolue pas ou si vous constatez une dégradation chez l’employé, signalez-le. Demandez à l’employé comment il estime avancer par rapport aux objectifs du PIP.

Ayez des discussions sincères sur le déroulement de la procédure : cela sera utile à l’approche de la fin, surtout si des conséquences sont à prévoir.

Dans certains cas, il se peut que vous ayez affaire à une situation inattendue où l’employé déclare simplement ne pas vouloir compléter le PIP ou continuer dans le poste.

Si cela arrive, modifiez légèrement le ton de la conversation pour adopter une approche plus consultative, et rappelez à l’employé qu’il est sous PIP avec une date de fin.

Si les objectifs de performance ne sont pas atteints à la date de fin, l’employé s’expose à des conséquences pouvant aller jusqu’au licenciement.

Ensuite, informez votre représentant RH de ce léger changement de situation et consultez-le sur la meilleure marche à suivre.

En procédant ainsi, vous continuez à gérer la performance et aurez une raison valable de vous séparer de l’employé à la fin du PIP, mais il existe peut-être une meilleure solution, que ce soit en interne ou en dehors de l’organisation : associez-vous aux RH, ils peuvent vous accompagner.

Étape 5 : Évaluer les options

À l’approche de la fin de la période PIP, vous et l’employé devriez avoir une vision claire de la possibilité ou non d’atteindre les attentes et les objectifs fixés. 

Si l’employé a atteint les objectifs :
Félicitez sa réussite. Saluez les efforts fournis pour s’améliorer, et réintégrez l’employé dans votre processus régulier de gestion de la performance. La reconnaissance — qu’elle se fasse par un échange individuel, une validation écrite, ou l’élaboration d’étapes suivantes — contribue à renforcer la progression positive et à stimuler le moral.

Si des progrès ont été réalisés mais que tous les objectifs ne sont pas atteints :
Vous pouvez envisager de prolonger le PIP s’il existe une voie d’amélioration claire. Ajustez alors le calendrier ou les attentes, et documentez la décision avec l’avis des RH.

Si les objectifs n'ont pas été atteints :
Rencontrez les RH pour examiner l'ensemble du processus, y compris les retours donnés et le coaching fourni. Si la décision est la rupture du contrat de travail, suivez les procédures de licenciement et de départ de votre organisation. Cela doit inclure une dernière discussion avec les RH, le manager et le collaborateur, et être géré avec attention et supervision juridique.

Quelle que soit l'issue, documentez toujours la conclusion du PIP et maintenez une communication claire et respectueuse tout au long du processus. L'objectif n'est pas seulement de gérer la performance, mais aussi d'assurer un processus équitable et transparent, conforme aux valeurs de votre entreprise.

Conseils pour réussir un PIP

J'ai conscience d'avoir inclus beaucoup d'informations ci-dessus, voici donc un résumé des conseils pour réussir un PIP :

1. Définir des objectifs clairs

• Définissez des objectifs précis et atteignables avec des indicateurs de performance clairs. Veillez à ce que les objectifs soient mesurables et limités dans le temps pour pouvoir évaluer les progrès de façon précise.

2. Collaborez avec le collaborateur

• Impliquez le collaborateur dans l'élaboration du PIP afin qu'il comprenne les attentes et qu'il se sente concerné par le processus. Recueillez son avis sur le soutien dont il aurait besoin pour réussir.

3. Fournissez des retours réguliers

• Organisez des points de suivi fréquents pour discuter des progrès, des difficultés et des ajustements nécessaires. Des retours continus aident à garder le collaborateur sur la bonne voie et permettent de réagir rapidement en cas de problème.

4. Offrez des ressources et du soutien

• Identifiez les formations, le mentorat ou autres ressources nécessaires pour aider le collaborateur à progresser. Donnez-lui les outils et l'accompagnement indispensables à son développement.

5. Documentez tout

• Gardez un compte rendu détaillé du processus PIP, comprenant réunions, retours et rapports de progrès. C'est essentiel pour protéger à la fois l'organisation et le salarié grâce à la transparence apportée.

6. Misez sur le renforcement positif

• Reconnaissez les progrès et célébrez les petites victoires tout au long du parcours. Le renforcement positif peut motiver davantage et encourager la progression continue.

7. Fixez des délais réalistes

• Déterminez une période suffisante pour que le collaborateur puisse démontrer ses progrès. Restez flexible si besoin, mais fixez une date limite claire pour évaluer le succès.

8. Restez objectif et bienveillant

• Abordez le PIP avec un esprit constructif, axé sur l'amélioration plutôt que sur la sanction. Soyez empathique et évitez de donner au collaborateur le sentiment d'être ciblé.

9. Préparez-vous à différents scénarios

• Bien que l'objectif soit l'amélioration, soyez prêt à agir en conséquence si le salarié ne remplit pas les critères du PIP, que ce soit une prolongation, une mobilité interne ou une rupture du contrat.

Exemples de plans d'amélioration des performances

Exemple 1 : Performance commerciale

Problème : Le collaborateur n'a pas atteint ses objectifs de vente au cours des trois derniers mois.

Objectifs :

• Augmenter les ventes mensuelles de 20 % en trois mois.
• Atteindre un minimum de 10 nouvelles acquisitions clients chaque mois.

Actions :

• Suivre une formation en vente axée sur les compétences de négociation au cours du premier mois.
• Prévoir des réunions individuelles hebdomadaires avec le manager commercial pour discuter des stratégies et des avancées.
• Effectuer au minimum 30 appels sortants par jour auprès de clients potentiels.

Échéance : Trois mois

Critères de réussite :

• Les objectifs de vente sont atteints ou dépassés pendant au moins deux mois consécutifs.
• Les nouvelles acquisitions de clients atteignent l'objectif de 10 par mois.

---

Exemple 2 : Qualité du service client

Problème : L'employé a reçu plusieurs plaintes concernant la mauvaise qualité du service client.

Objectifs :

• Réduire les plaintes des clients à zéro dans les 60 prochains jours.
• Atteindre une note de satisfaction client de 4,5/5 ou plus.

Actions :

• Suivre une formation en service client dans les 30 prochains jours.
• Observer un représentant du service client performant pendant trois jours.
• Mettre en œuvre les retours reçus lors des contrôles qualité hebdomadaires.

Échéancier : 60 jours

Critères de réussite :

• Aucune plainte client pendant la période de 60 jours.
• Un score de satisfaction client de 4,5 ou plus lors des enquêtes post-appel.

---

Exemple 3 : Performance en gestion de projet

Problème : L'employé manque systématiquement les délais de projet.

Objectifs :

• Respecter 100 % des échéances des trois prochains projets.
• Améliorer les compétences en planification de projets pour identifier les risques et réduire les retards.

Actions :

• Suivre un atelier sur la gestion du temps et la planification de projet.
• Utiliser un outil de gestion de projet pour suivre les tâches et les délais, avec des mises à jour hebdomadaires au superviseur.
• Élaborer un plan d'évaluation des risques pour les projets à venir.

Échéancier : Trois mois

Critères de réussite :

• Toutes les échéances de projet sont respectées pour les projets indiqués.
• Capacité démontrée à anticiper et traiter les risques potentiels des projets.

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Exemple 4 : Présence et ponctualité

Problème : L'employé a tendance à arriver en retard ou à manquer le travail.

Objectifs :

• Arriver à l'heure à chaque quart de travail prévu pour les 90 prochains jours.
• Prévenir à l'avance pour toute absence prévue.

Actions :

• Programmer des rappels quotidiens pour se préparer à la journée de travail.
• Remettre un rapport hebdomadaire faisant état des horaires d'arrivée.
• Participer à un atelier de gestion du temps.

Échéancier : 90 jours

Critères de réussite :

• Présence ponctuelle à 100 % pendant la période de 90 jours.
• Aucune absence imprévue sans approbation préalable.

Considérations juridiques et éthiques lors de l'élaboration d'un plan d'amélioration des performances

Piloter des plans d'amélioration des performances des employés peut être une tâche complexe et intimidante pour les managers comme pour les employés.

Il est important de veiller à ce que toutes les parties concernées soient bien informées des attentes, objectifs et droits liés au processus de plan d'amélioration afin d'assurer sa bonne mise en œuvre et son aboutissement.

Lors de la création d'un plan d'amélioration des performances, il est important de garder à l'esprit certains points clés, tels que :

1. Classes protégées — assurez-vous que tous les membres de l’équipe soient traités équitablement et avec respect, quelle que soit leur race, leur genre, leur origine ethnique ou toute autre classe protégée.
2. Législation nationale — respectez les lois du travail applicables dans votre pays lors de la création et de la mise en œuvre des PIP. Consultez votre représentant RH et/ou votre conseiller juridique.
3. Discrimination et harcèlement — veillez à ce que les PIP n’entraînent aucune discrimination ni aucun harcèlement à l’égard des employés en raison de leur appartenance à une classe protégée.
4. Procédure régulière — offrez aux membres de l’équipe une procédure régulière appropriée lors de l’établissement et de l’évaluation des progrès vers les objectifs d’un PIP.
5. Documentation écrite — consignez chaque étape du processus par écrit afin d’éviter tout malentendu entre les parties impliquées dans la mise en œuvre d’un PIP.
6. Spécificité — détaillez chaque attente, objectif et action en évitant toute ambiguïté.
7. Équité et cohérence — assurez-vous que les attentes et objectifs soient appliqués équitablement à l’ensemble des membres de l’équipe et contrôlés de manière cohérente dans chaque service ou équipe.
8. Droit d’appel — accordez aux employés le droit de faire appel s’ils ne sont pas d’accord avec les décisions prises concernant leur PIP.
9. Adaptabilité — prévoyez une certaine flexibilité dans les PIP pour tenir compte des changements d’emploi du temps ou des circonstances imprévues qui peuvent survenir pendant l’application du plan d’amélioration de la performance.
10. Implication et retours des employés — sollicitez les commentaires des employés pendant la mise en place de leur PIP, ainsi qu’après la fin du processus, afin de vous assurer de son efficacité et de l’atteinte des résultats souhaités.

Lorsque vous élaborez un plan d’amélioration de la performance, il est également essentiel d’utiliser des outils pour améliorer votre collecte de données. Des outils comme les logiciels de gestion de la performance et les logiciels de gestion du temps et de présence peuvent vous aider à gérer, analyser et optimiser la présence et la performance globale de vos employés.

Téléchargez notre modèle gratuit de Plan d’Amélioration de la Performance

Utilisez notre modèle de plan d’amélioration de la performance pour commencer à réfléchir à un PIP. Rappelez-vous, n’utilisez pas ce modèle sans consulter votre représentant RH ou un conseiller juridique.

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